Sparkassen räumen auf!
Leider verhindern bestimmte Konstellationen, wie z. B. die Verknüpfung einer Person ohne Geschäftsbeziehung mit einer, zu der noch eine Geschäftsbeziehung besteht, zu einem Familienverbund, das rechtzeitige Setzen des Löschkennzeichens. Hierdurch finden sich in den Datenbanken tausende von Datensätzen, die mit einem verkehrten, zum Teil um mehrere Jahre abweichenden Löschdatum versehen sind. Die Löschung dieser Datensätze erfolgt dann naturgemäß nicht zum richtigen Zeitpunkt.
Um hier Abhilfe zu schaffen, hat die emagixx GmbH eine softwarebasierte Dienstleistung entwickelt, die für Datensätze mit Löschkennzeichen das hinterlegte Datum mit anderen im System vorhandenen Informationen wie historischen Konten etc. abgleicht und bei Abweichungen das korrekte Datum vorschlägt. Die ermittelten Daten können nachfolgend automatisch korrigiert werden.
Wie erfolgreich dieser Ansatz ist, zeigen Informationen aus der Datenlöschung im Januar dieses Jahres. Hier konnten 20 Sparkassen insgesamt mehrere Millionen Datensätze früher als geplant löschen und sind dem Ziel einer DSGVO-konformen Datenbasis so ein deutliches Stück näher gekommen.
Seit 20 Jahren entwickelt die emagixx GmbH unter dem Motto "Einfach bessere Daten"
Softwareprodukte und Dienstleistungen insbesondere für Sparkassen. Kern aller Angebote ist die eigene, regelbasierte, leistungsstarke Software enfoxx, die je nach Produkt mit speziellen bankfachlichen Prüfregeln kombiniert wird. Dies ermöglicht es, Lösungen zu kreieren, die schnell konkrete Problemstellungen beseitigen. www.emagixx.de
emagixx GmbH
Nagelsweg 55
20097 Hamburg
Telefon: +49 (40) 466 553 300
Telefax: +49 (40) 466 553 999
https://www.emagixx.de
Marketingleiter
Telefon: +49 (40) 466553300
E-Mail: bettina.ihlenfeldt@emagixx.de
Kosten sparen dank DSGVO-konformer Daten
Alle nicht benötigten Daten sollten so schnell wie möglich gelöscht werden, da ihr Wert häufig zeitlich begrenzt ist, sie gleichzeitig aber das Risiko in sich bergen, gegen gesetzliche Bestimmungen zu verstoßen. Außerdem verursachen sie unnötige Kosten – in Zeiten von Niedrigzinsen und verstärktem Wettbewerb ein nicht zu unterschätzendes Argument.
In Banken und Sparkassen gilt dies insbesondere für sogenannte inaktive Kunden, also Kunden, zu denen keine Geschäftsbeziehung mehr besteht. Diese müssen gemäß DSGVO nach Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Gleichzeitig verursachen sie neben Speicherkosten auch Kosten, die aufgrund mangelnder Aktualität der Daten entstehen, wie z. B. Postrückläufer, aber auch Kosten für das unnötige Bearbeiten von Daten und für Prozessabbrüche.
Bei Sparkassen werden inaktive Kunden vom operativen System OSPlus automatisch mit einem Löschkennzeichen versehen. Dieses sorgt dafür, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist eine automatische Löschung erfolgt. Leider gibt es Konstellationen, bei denen dieser Mechanismus nicht greifen kann, da Spezialfälle ein allgemeines Vorgehen verhindern. Dies betrifft z. B. Verbünde, bei denen Daten verschiedener Kunden verknüpft sind. Ist ein inaktiver Kunde Vormund für ein minderjähriges Kind, muss er im Datenbestand verbleiben. Bei einem Eheleuteverbund, bei dem ein Partner inaktiv ist, sollte der betroffene Datensatz aber so schnell wie möglich gelöscht werden. Da das operative System in der Regel keine Möglichkeit hat, Spezialfälle als solche zu erkennen, schließt es bei der Vergabe des Löschkennzeichens generell alle Verbünde aus. Das Resultat sind große Mengen an unnötig und unzulässig aufbewahrten Daten.
Eine schnelle Abhilfe schafft das auf Basis der Prüfsoftware enfoxx entwickelte Dienstleistungsprodukt Inaktive Kunden. Mit seiner Hilfe werden diejenigen inaktiven Kunden, die gemäß der organisatorischen Richtlinien und Wünsche der beauftragenden Sparkasse nicht aufbewahrt werden müssen, aber bisher nicht mit einem Löschkennzeichen versehen werden konnten, sicher identifiziert. Die zur Löschung notwendige Kennzeichnung erfolgt im Anschluss per Massendatenänderung. Erfahrungsgemäß lassen sich auf diese Weise – abhängig von den bereits im Vorwege durchgeführten Maßnahmen – 10% bis 30% der Kundenbasis zusätzlich als inaktiv kennzeichnen und dem etablierten Löschprozess der Sparkasse zuführen. Aufgrund der großen Menge ist dies ein wichtiger Schritt hin zu einer DSGVO-konformen Datenbasis. Außerdem entfallen bereits durch diese Maßnahme Kosten, die ansonsten durch die unnötige Pflege dieser häufig nicht mehr aktuellen Daten entstehen würden.
Die endgültige Löschung nicht mehr benötigter Datensätze erfolgt nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zweimal jährlich auf Grundlage des hinterlegten Löschdatums in sogenannten Reorganisationsläufen. Untersuchungen in den Datenbeständen einer Reihe von Sparkassen haben allerdings gezeigt, dass das hinterlegte Löschdatum zum Teil erheblich vom eigentlich korrekten Datum abweicht. Ein Grund hierfür ist, dass in manchen Sparkassen bei der Migration auf OSPlus bereits zur Löschung vorgemerkte Datensätze statt des tatsächlichen, das Migrationsdatum als Löschdatum erhalten haben. Bei anderen Instituten erfolgte das Setzen des Löschkennzeichens erst nachdem vorhandene Verbünde oder auch generische Konstrukte mit zum Teil deutlich zeitlicher Verzögerung aufgelöst wurden. Als Folge werden viele Datensätze länger aufbewahrt als dies gesetzlich vorgeschrieben ist und verursachen zudem unnötige Speicherkosten. Zur Lösung dieses Problems bietet die emagixx GmbH das Dienstleistungsprodukt Reorganisation an.
Softwaregestützt werden hierbei alle im Datenbestand vorhandenen Datensätze mit Löschkennzeichen untersucht. Durch einen Abgleich des hinterlegten Löschdatums mit anderen in OSPlus zur Verfügung stehenden Informationen wie z. B. historischen Konten u. ä. wird innerhalb weniger Stunden ermittelt, ob das hinterlegte Löschdatum korrekt ist. Wenn nicht, wird auf Basis der zur Verfügung stehenden Informationen ein neues Datum vorgeschlagen. Die Ergebnisse werden den Sparkassen als csv-Datei zur Verfügung gestellt, so dass sie über den Änderungsservice der FinanzInformatik maschinell in den Datenbestand eingepflegt werden können. Auf diese Weise ist es in der Regel möglich, mehrere tausend Datensätze früher aus dem Datenbestand zu entfernen.
Die Kombination der beiden Dienstleistungsprodukte ermöglicht es Sparkassen, inaktive Kunden gemäß ihrer eigenen Richtlinien als solche zu identifizieren und mit einem Löschdatum zu versehen. Außerdem werden bereits zur Löschung vorgemerkte Kunden zum Teil erheblich früher als geplant der Löschung zugeführt. Durch diese Maßnahmen entsteht ein DSGVO-konformer Datenbestand und gleichzeitig können deutliche Kosteneinsparpotentiale realisiert werden. Bereits 70 Sparkassen sind diesen Weg gegangen. Für Sparkassen, die Interesse an den Dienstleistungsprodukten haben, sich aber erst einmal einen Überblick über die Situation in ihrem Haus verschaffen möchten, bietet emagixx mit „DSGVO-Status“ eine sehr kostengünstige Möglichkeit. Bei dieser maximal zweitägigen Dienstleistung wird ermittelt, wie viele bisher nicht gekennzeichnete inaktive Kunden in der Datenbank vorhanden sind und für wie viele Datensätze eine frühere Reorganisation möglich wäre. Auf dieser Basis können Sparkassen faktenbasiert entscheiden, ob eine Bereinigung des Datenbestandes mit Hilfe der Dienstleistungsprodukte Inaktive Kunden und Reorganisation aus Risiko- und Kostengründen sinnvoll ist.
Seit 20 Jahren entwickelt die emagixx GmbH unter dem Motto "Einfach bessere Daten"
Softwareprodukte und Dienstleistungen insbesondere für Sparkassen. Kern aller Angebote ist die eigene, regelbasierte, leistungsstarke Software enfoxx, die je nach Produkt mit speziellen bankfachlichen Prüfregeln kombiniert wird. Dies ermöglicht es, Lösungen zu kreieren, die schnell konkrete Problemstellungen beseitigen. www.emagixx.de
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Nicht nur lästige Pflicht: DSGVO-konforme Daten ermöglichen deutliche Kosteneinsparungen
Daten von Personen, zu denen keine Geschäftsbeziehung mehr besteht, müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Dieses „Recht auf Vergessen“ wurde mit der DSGVO noch einmal verschärft. In Sparkassen werden die sogenannten inaktiven Kunden deshalb vom operativen System mit einem Löschkennzeichen samt Löschdatum versehen, das nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch dafür sorgt, dass der betroffene Datensatz gelöscht wird. Bestimmte Konstellationen wie z. B. Verbünde, also verknüpfte Datensätze, werden bei diesem Automatismus allerdings nicht berücksichtigt, da ein fallspezifisches Vorgehen notwendig wäre. Als Folge bestehen erfahrungsgemäß 10% bis 30% des aktiven Datenbestandes aus bisher nicht als solche gekennzeichnete, inaktiven Kunden, die dementsprechend auch nicht rechtzeitig gelöscht werden können. Dies stellt nicht nur einen Verstoß gegen die DSGVO dar, sondern es fallen für die Daten auch eine Reihe von unnötigen Kosten an. Neben Kosten für Datenabfragen sind dies vor allem Kosten, die entstehen, weil diese Daten nicht gepflegt sind, wie z. B. Postrückläufer bei Marketingaktionen, aber auch Kosten für in diesem Fall nicht sinnvollen Pflegeaufwand bei durchgeführten Datenqualitätssicherungsmaßnahmen.
Eine weitere Schwachstelle in dem automatisierten Prozess der Sparkassen ist das hinterlegte Löschdatum. Es bestimmt, wann ein Datensatz gelöscht wird. In manchen Sparkassen wurde allerdings bei Datensätzen, die bereits vor der Migration auf das heutige operative System OSPlus zur Löschung vorgemerkt waren, das Migrationsdatum als Löschdatum hinterlegt. Hierdurch werden die betroffenen Datensätze deutlich länger bevorratet, als dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Aber auch bei Sparkassen, die dieses Problem nicht haben, finden sich regelmäßig mehrere tausend Datensätze, die zu spät gelöscht werden, da Verbünde oder bestimmte generische Konstrukte die Vergabe des Löschkennzeichens bis zur Bearbeitung verzögert haben. Auch hierdurch wird der DSGVO nicht genüge getan und es fallen unnötige Kosten für z. B. für die Datenspeicherung an.
Durch die Identifikation bisher nicht erkannter inaktiver Kunden und einer schnelleren Löschung durch Korrektur des Löschdatum können erfahrungsgemäß Kosteneinsparpotentiale in fünf- oder auch sechsstelliger Höhe realisiert und gleichzeitig der DSGVO genüge getan werden. emagixx bietet hierfür mit den Dienstleistungsprodukten Inaktive Kunden und Reorganisation konkrete und effektive Lösungen an.
Sparkassen, die sich vor der Investition in diese Lösungen ein Bild über die Lage in ihrem Haus verschaffen wollen, können dies mit dem Dienstleistungsprodukt DSGVO-Status auf besonders kostengünstige Art und Weise tun. Innerhalb weniger Stunden ermittelt ein emagixx-Mitarbeiter softwaregestützt, wie viele bisher nicht erkannte inaktive Kunden sich im aktiven Datenbestand verbergen. Außerdem wird auf Grundlage anderer in OSPlus zur Verfügung stehender Informationen untersucht, wie viele bereits mit einem Löschkennzeichen versehene Datensätze früher als bisher geplant, gelöscht werden sollten. Auf Grundlage dieser Zahlen lässt sich faktenbasiert einschätzen, ob das bestehende Risiko und das Kosteneinsparpotential eine Investition in Korrekturmaßnahmen rechtfertigt.
Seit 20 Jahren entwickelt die emagixx GmbH unter dem Motto "Einfach bessere Daten" Softwareprodukte und Dienstleistungen insbesondere für Sparkassen. Kern aller Angebote ist die eigene, regelbasierte, leistungsstarke Software enfoxx, die je nach Produkt mit speziellen bankfachlichen Prüfregeln kombiniert wird. Dies ermöglicht es, Lösungen zu kreieren, die schnell konkrete Problemstellungen beseitigen. www.emagixx.de
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Zwanzig Jahre gute Daten
Diese technischen Voraussetzungen ermöglichten es emagixx, eine Reihe von Sparkassen bei ihrer Migration auf das bis 2011 eingeführte Gesamtbanksteuerungssystem OSPlus zu unterstützen. Das eingesetzte Produkt enfoxx sorgte dafür, dass die zu migrierenden Daten so aufbereitet wurden, dass sie den Anforderungen des neuen Systems entsprachen und es zu keinen Abbrüchen bei der Datenüberführung kam. Hiermit waren die ersten Schritte hin zu einem Datenqualitätswerkzeug getan.
Die Erfahrungen aus der Migration und eine nachfolgende intensive Zusammenarbeit mit einzelnen Sparkassen ermöglichten die Aufnahme von Prüfregeln zu bestimmten Datenqualitätsproblemen in enfoxx. Über die Jahre entstand so ein umfassendes, an die Datenqualitätsprobleme von Sparkassen angepasstes Regelwerk mit über 2.500 Prüfregeln. Um Ressourcenproblemen in den Sparkassen entgegen zu wirken, wurde parallel an den Möglichkeiten der Automatisierung gearbeitet, so dass heute bereits viele notwendige Korrekturen über Massenänderungen durchführbar sind. enfoxx bietet somit Sparkassen die Möglichkeit ein umfassendes, aber auch ressourcenschonendes und effektives Datenqualitätsmanagement zu betreiben.
Für Sparkassen, die nur bestimmte Datenqualitätsprobleme projektbasiert lösen möchten, sind in den letzten Jahren themenspezifische Dienstleistungsprodukte ins Produktportfolio aufgenommen worden. Diese zeichnen sich durch kurze Realisierungszeiträume und überschaubare Kosten aus,. Verstöße gegen die DSGVO, aber auch unnötige Kosten durch die Speicherung nicht mehr benötigter Daten lassen sich so schnell beseitigen.
Nach zwanzig Jahren intensiver Zusammenarbeit mit Sparkassen besitzt die emagixx GmbH mittlerweile ein profundes Wissen darüber, wie sich die Datenqualität effektiv und ressourcenschonend erhöhen lässt und stellt dieses Wissen auch gerne anderen Finanzdienstleistern zur Verfügung.
Seit 20 Jahren entwickelt die emagixx GmbH unter dem Motto "Einfach bessere Daten"
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