Autor: Firma ECOVIS AG Steuerberatungsgesellschaft

Unternehmen in unsicheren Zeiten besser aufstellen (Seminar | Rostock)

Unternehmen in unsicheren Zeiten besser aufstellen (Seminar | Rostock)

Datum

07.12.2021

Uhrzeit

10:00 – 12:00

Veranstaltungsort

Creditreform Mecklenburg-Vorpommern

Ernst-Barlach-Str. 12
18055 Rostock

Corona hat die Welt verändert. Viele erprobte Wege und Methoden haben sich verändert. Lockdowns, Lieferengpässe oder Preissteigerungen führen dazu, dass Unternehmer mit zunehmender Unsicherheit zu kämpfen haben.

Wir teilen dazu Einblicke aus unserer Beratungspraxis.

In unserem Seminar geht es um die Themen:

  • Welche Aufgaben hat ein Geschäftsführer, wenn ein Unternehmen in schwieriges Fahrwasser gerät
  • Liquidität planen und besser steuern
  • Risiken identifizieren & bewerten und managen
  • Wir zeigen praktische Tools, mit denen dies in der täglichen Arbeit umsetzbar ist

Referent

  • Robert Kowalski

Weitere Informationen und Anmeldung

Alle Termine im Überblick

07.12.2021: 10:00 – 12:00 Uhr, Creditreform Mecklenburg-Vorpommern Ernst-Barlach-Str. 12 (Seminarraum), 18055 Rostock
oder
09.12.2021: 10:00 – 12:00 Uhr, Handwerkskammer Schwerin Berufsbildungs- und Technologiezentrum Werkstr. 600, 19061 Schwerin

Eventdatum: Dienstag, 07. Dezember 2021 10:00 – 12:00

Eventort: Rostock

Firmenkontakt und Herausgeber der Eventbeschreibung:

ECOVIS AG Steuerberatungsgesellschaft
Ernst-Reuter-Platz 10
10587 Berlin
Telefon: +49 (30) 310008555
Telefax: +49 (30) 310008556
http://www.ecovis.com

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verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber der Eventbeschreibung, sowie der angehängten
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Praxisgründung: Miete, Arbeitsvertrag, Geräteleasing – welche Verträge Sie wirklich brauchen Teil 3 (Seminar | Online)

Praxisgründung: Miete, Arbeitsvertrag, Geräteleasing – welche Verträge Sie wirklich brauchen Teil 3 (Seminar | Online)

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Praxisgründung.

Wir stellen Ihnen die wichtigsten Tipps und Tricks in drei Online-Veranstaltungen anhand von Praxisbeispielen anschaulich vor und nehmen Ihnen viel Gedankenarbeit auf dem Weg zur eigenen Niederlassung ab.

Miete, Arbeitsvertrag, Geräteleasing – welche Verträge Sie wirklich brauchen (Teil 3)

Im dritten Teil unserer Online-Seminar-Reihe legen wir den Fokus auf Verträge rund um die Gründung und den Praxisalltag. Vom Arbeitsvertrag bis hin zur Miete von Praxisgeräten oder Räumlichkeiten: Musterverträge findet man im Internet. Besser ist es, wenn Sie die Verträge mit einem Rechtsanwalt gezielt auf die Bedürfnisse Ihrer Praxis abstimmen und passgenau formulieren. Dies vermeidet nachtägliches Abändern.

Diese Verträge werden wir im dritten Seminarteil erläutern:

  • Arbeitsverträge mit MFA und angestellten Ärzten
  • Praxisvertretung
  • Mietvertrag
  • Leasingverträge
  • Apparategemeinschaft
  • Kooperationen mit nichtärztlichen Leistungserbringern
  • Jameda und andere Ärzteportale

Im Anschluss nehmen wir uns Zeit für Ihre Fragen, welche Sie über eine Fragen-Funktion stellen können.

Wir freuen uns, Sie zu dieser spannenden Online-Veranstaltung begrüßen zu dürfen.

Referenten

  • Tim Müller, Ecovis-Rechtsanwalt in München, Fachanwalt für Medizinrecht
  • Axel Keller, Ecovis-Rechtsanwalt in Rostock

So einfach können Sie dabei sein:

Alle Termine im Überblick

Eventdatum: Freitag, 08. Oktober 2021 15:30 – 16:15

Eventort: Online

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Praxisgründung: Finanzierung, Förderung, Abschreibung (Seminar | Online)

Praxisgründung: Finanzierung, Förderung, Abschreibung (Seminar | Online)

Praxisgründung: Finanzierung, Förderung, Abschreibung – als Ärztin oder Arzt brauchen Sie kaufmännisches Know-how (Teil 2)

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Praxisgründung.

Wir stellen Ihnen die wichtigsten Tipps und Tricks in drei Online-Veranstaltungen anhand von Praxisbeispielen anschaulich vor und nehmen Ihnen viel Gedankenarbeit auf dem Weg zur eigenen Niederlassung ab.

Finanzierung, Förderung, Abschreibung – als Ärztin oder Arzt brauchen Sie kaufmännisches Know-how (Teil 2)

Im zweiten Teil unserer Online-Seminar-Reihe stellen wir viele betriebswirtschaftliche und steuerliche Themen anschaulich und anhand von konkreten Rechenbeispielen dar. Unsere Referenten haben sich auf die Beratung von niedergelassene Ärzten spezialisiert und unterstützen regelmäßig Praxisgründungen.

Das haben wir für Sie vorbereitet:

  • Finanzierung: Tilgungsdarlehen vs. Tilgungsaussetzung; Leasing als Alternative?
  • Liquiditätsplanung: Besonders in der Phase der Existenzgründung wichtig, aber auch danach!
  • Abschreibungsfalle: kurze Abschreibungsdauer vs. lange Finanzierung
  • Steuern: Nicht nur Einkommensteuer sondern auch Umsatzsteuer und Gewerbesteuer können eine Rolle spielen
  • Dienstwagen: Höhere betriebliche Nutzung nicht gleich höhere Steuerersparnis
  • Förderung: Durch Kassenärztliche Vereinigung bei (drohender) Unterversorgung

Im Anschluss nehmen wir uns Zeit für Ihre Fragen, welche Sie über eine Fragen-Funktion stellen können.

Wir freuen uns, Sie zu dieser spannenden Online-Veranstaltung begrüßen zu dürfen.

Referenten

  • Mathias Parbs, Ecovis-Steuerberater in Rostock
  • Tim Müller, Ecovis-Rechtsanwalt in München, Fachanwalt für Medizinrecht

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Eventdatum: Mittwoch, 21. Juli 2021 15:30 – 16:15

Eventort: Online

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Praxisgründung: Ausschreibung, Zulassung, Gesellschaftsform (Seminar | Online)

Praxisgründung: Ausschreibung, Zulassung, Gesellschaftsform (Seminar | Online)

Praxisgründung: Ausschreibung, Zulassung, Gesellschaftsform – was rund um das Thema Recht bei der Praxisgründung wichtig ist (Teil 1)

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Praxisgründung.

Wir stellen Ihnen die wichtigsten Tipps und Tricks in drei Online-Veranstaltungen anhand von Praxisbeispielen anschaulich vor und nehmen Ihnen viel Gedankenarbeit auf dem Weg zur eigenen Niederlassung ab.

Ausschreibung, Zulassung, Gesellschaftsform – was rund um das Thema Recht bei der Praxisgründung wichtig ist (Teil 1)

Im ersten Teil unserer Online-Seminar-Reihe erläutern wir Ihnen alle wichtigen Grundbausteine für eine Praxisgründung und was es jeweils zu beachten gilt.

Das haben wir für Sie vorbereitet:

  • Privatpraxis vs. Vertragsarztpraxis: Vor- und Nachteile beider Varianten
  • Wie komme ich an eine Zulassung?
  • Wie läuft das mit der Ausschreibung?
  • Einzeln oder gemeinsam? Wie groß soll die Praxis werden?
  • Welche Organisationsform? Praxisgemeinschaft, Gemeinschaftspraxis, MVZ u.a.
  • Was ist von einer Partnerschaftsgesellschaft zu halten?
  • Was spielt die Ärztekammer bei der Gründung für eine Rolle?
  • Wie funktioniert eine Praxis-Überleitung: Hospitation, Schnupperassistent vor Übergabe, Anstellung des Abgebers?

Im Anschluss nehmen wir uns Zeit für Ihre Fragen, welche Sie über eine Fragen-Funktion stellen können.

Wir freuen uns, Sie zu dieser spannenden Online-Veranstaltung begrüßen zu dürfen.

Referenten

  • Tim Müller, Ecovis-Rechtsanwalt in München, Fachanwalt für Medizinrecht
  • Axel Keller, Ecovis-Rechtsanwalt in Rostock

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Eventdatum: Dienstag, 13. Juli 2021 15:30 – 16:15

Eventort: Online

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Auto- & Bulldogkino 2021 (Sonstige Veranstaltung | Landau an der Isar)

Auto- & Bulldogkino 2021 (Sonstige Veranstaltung | Landau an der Isar)

Datum

28.07.2021 – 31.07.2021

Uhrzeit

siehe unten

Veranstaltungsort

Parkplatz der Diskothek Upstairs/Castello

Kleegartenstr. 45
94405 Landau a.d. Isar

Das Team von Ecovis Ostbayern veranstaltet in Kooperation mit der Diskothek Upstairs und dem Kultkino Kuki Landau auch in diesem Jahr ein Auto- & Bulldogkino mit tollem Rahmenprogramm ganz unter dem Motto „Fernweh“. Gleich an das Gelände für die Autos und Bulldogs angeschlossen befindet sich in diesem Jahr ein Biergarten, welcher gerne besucht werden kann – vorausgesetzt das Wetter passt.

Vom 28.-31. Juli zeigen wir

4 bayerische Kultkino-Klassiker zum Thema „Fernweh“

  • Mittwoch, 28.07. Beste Gegend
  • Donnerstag, 29.07. Maria Mafiosi
  • Freitag, 30.07. Grenzverkehr
  • Samstag, 31.07. Ausgrissn! – In der Lederhosn nach Las Vegas

Ins Kino können Sie entweder mit dem Auto oder mit dem Bulldog. Die Bulldog-Fahrer haben wieder die Chance auf einen Gewinn.

Uhrzeit/Filmstart

  • Start des Biergartenbetriebs: 18 Uhr
  • Start der Filme: ca. 21 Uhr

Anmeldung und weitere Informationen

  • Anmeldung auf dieser Seite sind ab dem 07.07.2021, 14:00 Uhr möglich! Die ersten 50 Anmeldungen erhalten freien Eintritt.
  • Auf der Website des Kult-Kinos Landau können Sie reguläre Tickets bestellen: https://kuki-landau.de
  • Alle weiteren Informationen und Hinweise zur Veranstaltung finden Sie hier: https://upstairs-landau.de

Eventdatum: 28.07.21 – 31.07.21

Eventort: Landau an der Isar

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Ecovis Online: Die Vorteile des Serviceportals

Ecovis Online: Die Vorteile des Serviceportals

Vier Unternehmer, vier Meinungen – und eine Gemeinsamkeit: Das Serviceportal Ecovis Online kommt gut an. Warum das so ist, berichten vier Ecovis-Mandanten.

Der Tipp, mit Ecovis Online zu arbeiten, kam von Steuerberaterin Nadine Gerber von der Kanzlei in Falkenstein. Und Ina Preuß von HDR Forst- und Erdarbeiten Roberto Preuß in Muldenhammer war gleich dabei, sogar als Pilotmandant. „Ich nutze Ecovis Online schon seit über einem Jahr“, sagt sie. Sie findet, dass das Portal verständlich aufgebaut und leicht zu bedienen ist. Besonders wichtig für sie: Man kann schnell etwas nachlesen, hat alle wichtigen Informationen und Telefonnummern auf einen Blick, wenn es Fragen an die Beraterin gibt.

Die Vorteile des Serviceportals Ecovis Online nutzt Thomas Strack von der NOBA Schlüsselfertigbau GmbH in Greifswald seit Juli 2019. Da kam das Unternehmen, das rund 100 Mitarbeiter beschäftigt, zu Ecovis. „Mein Berater Thomas Wallis hat mir Ecovis Online gleich ans Herz gelegt. Jetzt übermitteln wir unsere Ausgangsrechnungen aus dem Rechnungsschreibungsprogramm direkt an die Kanzlei“, erklärt der Baukaufmann. Dazu kommen rund 1.000 Eingangsrechnungen, die über den „Belegmanager“ elektronisch zu Ecovis hochgeladen werden. „Ganz toll wäre es, wenn wir künftig im Serviceportal nach Belegen suchen könnten. Das wäre eine echte Erleichterung für uns.“

Alle Möglichkeiten von Ecovis Online nutzen

Joachim Greiner führt seit 1990 eine private Musikschule in Bayreuth. Neben Musikunterricht bietet er auch Workshops, beispielsweise zu Aufnahmetechnik, an. Das alles hat sich nach und nach entwickelt. Eine große Veränderung gab es zu Beginn der Corona- Pandemie: Ecovis-Steuerberater Christopher Gampert machte Joachim Greiner auf Ecovis Online aufmerksam. „Ich habe im Serviceportal viele Antworten rund um Corona gefunden, und das jederzeit. Man merkt schon, wenn die Informationen auf fundiertem Wissen basieren. Das hat mir die Arbeit in den vergangenen Wochen sehr erleichtert. Außerdem überzeugt mich die Möglichkeit, in Zukunft auf zahlreiche Rundschreiben und Informationen zurückgreifen zu können und so immer auf dem aktuellen Stand zu sein“, sagt er. Was er sich wünscht? Er hätte gern eine übersichtliche Zusammenfassung, was das Portal alles bietet. Denn: „Ich will die Möglichkeiten, die Ecovis Online für die Zusammenarbeit mit meinem Berater bietet, voll ausschöpfen.“

Spannend und effektiv findet der 48-jährige Oliver Just der neu gegründeten TV-Produktionsgesellschaft just5media GmbH die sehr gute Zusammenarbeit mit Ecovis. Mit seiner Beraterin Cornelia Haaske von Ecovis in Grafing hat der kaufmännische Leiter die Software „Datev Unternehmen Online“ nach den Bedürfnissen des Unternehmens eingerichtet. „Jetzt können wir auf die entsprechenden Kostenstellen buchen und die jeweiligen Projektauswertungen erstellen“, sagt Just, „wir arbeiten seit Anfang 2020 mit Ecovis zusammen und haben seither jede Menge dazugelernt.“ Was Just bei Ecovis Online fehlt? „Ich muss gestehen, dass ich mich in den vergangenen Monaten mit vielen Themen wie Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung beschäftigt habe und mich nicht so intensiv um Ecovis Online kümmern konnte.“ Die Beiträge und Informationen über das Kurzarbeitergeld und die Soforthilfen haben dem Unternehmen in dieser schwierigen Zeit aber viel geholfen.

Über ECOVIS AG Steuerberatungsgesellschaft

Das Beratungsunternehmen Ecovis unterstützt mittelständische Unternehmen. In Deutschland zählt es zu den Top 10 der Branche. In über 100 deutschen Büros arbeiten fast 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Weltweit sind es fast 8.500 in nahezu 80 Ländern. Ecovis betreut und berät Familienunternehmen, inhabergeführte Betriebe sowie Freiberufler und Privatpersonen. Um das wirtschaftliche Handeln seiner Mandanten nachhaltig zu sichern und zu fördern, bündelt Ecovis die nationale und internationale Fach- und Branchenexpertise aller Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmensberater. Jede Ecovis-Kanzlei kann auf diesen Wissenspool zurückgreifen.

Darüber hinaus steht die Ecovis Akademie für fundierte Ausbildung sowie für kontinuierliche und aktuelle Weiterbildung. All dies gewährleistet, dass die Beraterinnen und Berater ihre Mandanten vor Ort persönlich gut beraten.

www.ecovis.com

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Ansprechpartner:
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Digitalisierung: Wie Mittelständler die Corona-Krise als Chance nutzen können

Digitalisierung: Wie Mittelständler die Corona-Krise als Chance nutzen können

Ob Blumenbestellung über Instagram, Yogastunden via Videokonferenz oder ein schneller Antrag für Soforthilfe dank digitaler Finanzplanung: Die vergangenen Wochen seit Beginn der Corona-Pandemie haben deutlich gezeigt, wie sehr die Digitalisierung auch für kleine und mittlere Unternehmen den maßgeblichen Unterschied machen kann, wenn es gilt, den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten.

Trotzdem gibt es immer noch Unternehmen, die den entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung des eigenen Unternehmens scheuen. Ein häufiger Grund dafür ist, dass Unternehmer der Meinung sind, ihr Geschäft eigne sich nicht für eine Digitalisierung. „Ein Irrtum“, klärt Thomas Born, Unternehmensberater bei Ecovis in Rostock, auf. „Denn ein digitales Unternehmen zu sein bedeutet eben nicht notwendigerweise, dass das Kernprodukt selbst digital sein muss.“ Sicher, ein Haarschnitt lässt sich nicht ins Internet verlegen. Die Online-Terminvergabe aber schon. Auch digitale Finanzplanung, passende Software für die Bestellung der Pflegeprodukte oder ein gelungener Internet auftritt für den eigenen Laden können das Geschäft erheblich voranbringen. Wer kreativ ist und seinen Kundennutzen in den Mittelpunkt seiner Überlegungen stellt, der kann mit dem Einsatz neuer Technologien viel erreichen.

Erste Überlegungen anstellen

Aber was steht denn nun am Anfang eines erfolgreichen Digitalisierungsprozesses? Die eine einzige gute Idee? „Natürlich kommen auch Kunden mit einem konkreten Vorhaben zu uns, beispielsweise dem Wunsch, die Papierberge im Büro in den Griff zu bekommen“, sagt Unternehmensberater Born. Erfolgversprechender aber ist es, das Thema ganzheitlich zu betrachten und einen strukturierten Prozess aufzusetzen. Die digitalisierte Ablage ist dann ein Baustein. Wenn Born und seine Kollegen das Digitalisierungspotenzial eines Unternehmens untersuchen, nehmen sie daher gleich fünf relevante Themen unter die Lupe:

  • Technologie
  • Prozesse
  • Geschäftsmodell
  • Strategie
  • Mensch

Der Digitalisierungsprozess startet mit einer Bestandsaufnahme im Betrieb: Sind die Computer auf einem guten technischen Stand? Sind die Mitarbeiter ausreichend qualifiziert für die digitale Welt? Was erwarten meine Kunden von mir? Das sind nur einige Fragen, die dabei helfen, ein komplettes Bild des Betriebs in Bezug auf seinen digitalen Reifegrad zu bekommen. Dieser zeigt an, wie weit ein Unternehmen in der datenbasierten Welt angekommen ist und wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Individuelle Lösungen finden

Anschließend lassen sich gezielte und passgenaue Maßnahmen ableiten, um das Unternehmen ins digitale Zeitalter zu führen. Das kann in einem Wirtshaus mit Biergarten zum Beispiel ein automatisiertes Warenbestellsystem sein, das mit Wetterdaten arbeitet: Ist Sonnenschein angesagt, werden mehr Getränke bestellt. Für einen Blumenladen bedeutet es vielleicht, dass die Werbung künftig auf der Social-Media-Plattform Instagram stattfinden sollte. Es hängt ganz vom einzelnen Unternehmen ab. „Schließlich ist Digitalisierung kein Selbstzweck“, sagt Born. Vielmehr geht es darum, die Digitalisierung zu nutzen, um effizienter und effektiver zu arbeiten. „Wer als Unternehmer die richtige Einstellung mitbringt, also Kundenwünsche genauso im Blick hat wie datengetriebene Innovationen, der hat das Einmaleins der Digitalisierung verstanden“, sagt Born.

Gibt es denn den einen alles entscheidenden Faktor, der über den Erfolg oder Misserfolg eines Digitalisierungsprozesses entscheidet? Unternehmensberater Born ist sich sicher: „Der Faktor Mensch wird häufig unterschätzt. Dieser spielt aus unserer Erfahrung die wichtigste Rolle.“ Das bedeutet: Geschäftsführung und auch Mitarbeiter müssen bereit sein, sich auf Unbekanntes einzulassen, eingespielte Prozesse zu hinterfragen und auch jede Menge Neues zu lernen. Also keine Angst vor sperrigen Begriffen wie Social Media, künstliche Intelligenz oder Internet of Things.

Aber was ist mit den Risiken der Digitalisierung, etwa mit den Stolpersteinen rund um Datenschutz und Datensicherheit? „Diese Aspekte im Auge zu behalten gehört zum Digitalisierungsprozess dazu“, sagt Born und ergänzt: „Wichtig aber ist: Für den Mittelstand wird es von großer Bedeutung sein, digitale Geschäftsmodelle einzuführen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Digitalisierung sollte daher nicht als Risiko, sondern als Chance aufgefasst werden.“

Wie sich Digitalisierung finanzieren

lässt Eine Reihe von Fördermitteln auf Bundes- oder Landesebene helfen speziell kleinen und mittelständischen Betrieben, diese neuen Chancen zu finanzieren. „Auch für Beratung gibt es Zuschüsse. Und anhand unseres Fördermittel-Guides, den wir zusammengestellt haben, finden wir für unsere Mandanten die besten Fördermöglichkeiten. Natürlich unterstützen wir auch bei den entsprechenden Anträgen und helfen, die einzureichenden Business-Pläne zu erstellen“, sagt Digitalisierungsexperte Thomas Born.

Tipp: Fördermittel für die Digitalisierung

Sie planen Digitalisierungsprojekte? Informieren Sie sich bei Ihrem Ecovis-Berater und hier:

udem gibt es verschiedene Förderprogramme der Bundesländer. Mehr dazu hier: https://transformation-it.de/foerderprogramme-digitalisierungsprojekten-durch-die-bundeslaender/

Thomas Born, Unternehmensberater bei Ecovis in Rostock

Über ECOVIS AG Steuerberatungsgesellschaft

Das Beratungsunternehmen Ecovis unterstützt mittelständische Unternehmen. In Deutschland zählt es zu den Top 10 der Branche. In über 100 deutschen Büros arbeiten fast 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Weltweit sind es fast 8.500 in nahezu 80 Ländern. Ecovis betreut und berät Familienunternehmen, inhabergeführte Betriebe sowie Freiberufler und Privatpersonen. Um das wirtschaftliche Handeln seiner Mandanten nachhaltig zu sichern und zu fördern, bündelt Ecovis die nationale und internationale Fach- und Branchenexpertise aller Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmensberater. Jede Ecovis-Kanzlei kann auf diesen Wissenspool zurückgreifen.

Darüber hinaus steht die Ecovis Akademie für fundierte Ausbildung sowie für kontinuierliche und aktuelle Weiterbildung. All dies gewährleistet, dass die Beraterinnen und Berater ihre Mandanten vor Ort persönlich gut beraten.

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Verfahrensdokumentation: Chancen für Unternehmer

Verfahrensdokumentation: Chancen für Unternehmer

Bei einer Betriebsprüfung ist eine Verfahrensdokumentation vorzulegen – schon seit fünf Jahren. Kein Problem, wenn sich Unternehmen mit ihrem Betrieb eingehend und kontinuierlich beschäftigen. Denn die Chancen und Vorteile überwiegen.

Alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften müssen bei einer Betriebsprüfung grundsätzlich eine Verfahrensdokumentation vorlegen. Die Anforderung betrifft nicht nur bilanzierende Unternehmen, sondern auch nicht buchführungspflichtige Unternehmer und Freiberufler, die ihre Ergebnisse mithilfe einer Einnahmen- Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Die Finanzverwaltung leitet die Notwendigkeit der Verfahrensdokumentation ab aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD.

Was sich künftig ändert

Die GoBD-Regelungen gelten zwar schon seit 2015, wurden aber seitens der Finanzverwaltung bislang nicht umfassend umgesetzt. Das hat sich jetzt geändert. „Der Dornröschenschlaf der Finanzverwaltung ist vorbei. Aus deren internen Kreisen wissen wir, dass das Thema massiv in den Fokus rückt“, sagt Lars Rinkewitz, Steuerberater bei Ecovis in Düsseldorf. „Mittlerweile fordern die Betriebsprüfer beim Versand von Prüfungsanordnungen die Verfahrensdokumentationen gleich mit an“, ergänzt Armin Weber, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in München.

Es ist Pflicht, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Das ist unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens, seines IT-gestützten Buchführungssystems sowie der dabei verwendeten Hard- und Software. Denn auch bei kleineren Unternehmen können EDV-Systeme im Einsatz sein, deren Aufbau und Abläufe nicht selbsterklärend sind.

Die Konsequenzen einer nicht ordnungsgemäßen oder gar nicht vorhandenen Verfahrensdokumentation können massiv sein. Denn in diesem Fall erhält ein Betriebsprüfer keinen Einblick in die steuerrelevanten Prozesse des Unternehmens. Je nach Lage des Einzelfalls kann es dann zu empfindlichen Hinzuschätzungen „aufgrund von formellen Mängeln kommen“, erklärt Weber.

Die guten Seiten und Vorteile des Aufwands

Wird eine Verfahrensdokumentation erstellt, hat das auch positive Aspekte. Sie gehen teils weit über die Pflichterfüllung hinaus. „Wird die Verfahrensdokumentation erstellt, beschäftigt sich der Unternehmer mit seinem Unternehmen“, sagt Rinkewitz. In jedem Betrieb existieren Prozesse und Strukturen, die der Unternehmensleitung oft gar nicht oder nicht im Detail bekannt sind. „Das sehen wir häufig in der Praxis“, ergänzt Robert Kowalski, Unternehmensberater bei Ecovis in Rostock.

Wird eine Verfahrensdokumentation erstellt, ist das für die Unternehmen eine Chance, sich in ihre Betriebe zu vertiefen. Jahrelang gelebte Prozesse werden durch eine externe „Beraterbrille“ unter die Lupe genommen. Einige Vorteile im Detail:

  • Eigene Strukturen und Prozesse werden optimiert. Steuerung und Organisation lassen sich anpassen und etwa einheitliche Standards für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter schaffen.
  • Effizienzsteigerungen können durch revisionssichere Schnittstellensysteme realisiert werden, etwa weil Bearbeitungszeiten reduziert werden.
  • Arbeitsanweisungen, beispielsweise einheitliche Vertretungsregelungen, werden transparent oder können neu geschaffen werden.
  • Risiken werden aufgedeckt.

Dazu gehört zum Beispiel die Erkenntnis, dass selbst in größeren Unternehmen kein revisionssicheres Fakturaprogramm eingesetzt wird und Rechnungen mit Word und/oder Excel ohne Dokumentenmanagementsystem (DMS) erstellt werden. Oder dass es keine digitale Archivierung digitaler Eingangsrechnungen gibt und nur ein mangelhaftes Datensicherheitskonzept vorhanden ist. „Auf lange Sicht verbessert eine gute Verfahrensdokumentation das Rating bei Banken oder die Kommunikation mit einem Erwerber, wenn das Unternehmen verkauft werden soll“, weiß Kowalski.

Was eine Dokumentation enthalten muss

Zum einen sind die Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erstellung der eigentlichen Buchhaltung zu beschreiben. Zum anderen sind auch alle weiteren Geschäftsfelder des Unternehmens zu skizzieren, die sich mittelbar auf die Buchhaltung auswirken. Zudem hat eine Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) zu erfolgen. Die Finanzverwaltung gibt in ihren GoBD lediglich Hinweise, wie die Dokumentation aufzubauen ist. Vier Bestandteile sind gefordert:

  • eine allgemeine Beschreibung,
  • eine Anwenderdokumentation,
  • eine technische Systemdokumentation und
  • eine Betriebsdokumentation.

Nach den GoBD müssen alle System- oder Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert sein. Nur so ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gewährleistet. „Der Umfang der zu dokumentierenden Aspekte wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher, Aufzeichnungen und der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist“, sagt Weber.

Buchhaltungsrelevante IT-Systeme sind beispielsweise:

  • Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung
  • Kassensystem (PC- oder Registrierkasse, eigene Kassendokumentation bei bargeldintensiven Unternehmen)
  • Warenwirtschafts- und Faktura-Systeme, Auftrags-/Projektverwaltung, Materialwirtschaft
  • Zahlungsverkehr-Systeme
  • Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen
  • Cloud-Systeme
  • Dokumentenmanagementsysteme, Archivsysteme
  • Fahrtenbuch
  • Zeiterfassungssysteme
  • Rechnungseingangsbuch
  • Onlineshop
  • Schnittstellen

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit aller buchhaltungsrelevanten Systeme trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie etwa auf Steuerberater.

So wird eine Dokumentation erstellt

Noch immer ist festzustellen, dass es nach wie vor Unternehmen gibt, die über die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation nicht oder noch nicht ausreichend informiert sind.

„Wir bei Ecovis haben schon lange über das Thema informiert und arbeiten gemeinsam mit unseren Mandanten an der Bearbeitung der Dokumentationserstellung“, erklärt Kowalski. „Basierend auf der Grundlage der in den GoBD aufgeführten Bestandteilen haben wir ein Erstellungssystem entwickelt, mit dem es möglich ist, im Wechselspiel zwischen Berater und Mandant eine Verfahrensdokumentation sehr effizient zu erstellen.“

Bei der Entwicklung dieses Systems wurden fortlaufend die Berater- und Mandantenerfahrungen sowie Bedürfnisse aus der Praxis berücksichtigt. Mittlerweile kann auf einen standardisierten Erstellungsprozess zurückgegriffen werden, „der sich inzwischen in der Praxis bewährt hat“, sagt Kowalski.

Auf enge Zusammenarbeit bauen

Im Rahmen der Bearbeitung tragen die Berater in enger Zusammenarbeit mit dem Mandanten die benötigten Daten und Informationen zusammen. Letztlich erstellen sie unter Einsatz spezieller Tools auf dieser Basis die revisionssichere Verfahrensdokumentation. „Häufig erweist sich eine enge Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten bei dieser Projektarbeit als sinnvoll und notwendig. Denn im Rahmen der Verfahrensdokumentation sind Ausführungen, beispielsweise zu den Themen Datenschutz und Geldwäsche, zu machen“, kommentiert Ecovis-Experte Kowalski.

Zu beachten ist, dass für jeden Veranlagungszeitraum eine separate, jeweils gültige Verfahrensdokumentation vorzuhalten ist. Ist eine Dokumentation erstmalig erstellt, sind in den Folgejahren mit wenig Aufwand etwaige Änderungen von Prozessen und Strukturen durch Revisionen zu erfassen.

Kassendokumentation

Bargeldintensive Unternehmen müssen zusätzlich zu den anderen Anforderungen eine Kassendokumentation erstellen. „Im Hinblick auf die seit 1. Januar 2018 geschaffenen Möglichkeiten zur Kassennachschau der Finanzverwaltung ist das immens wichtig“, erklärt Rinkewitz. „Alle geforderten Punkte richtig und umfassend zu realisieren, klingt nach viel Arbeit und Kosten“, sagt Rinkewitz. Allerdings kann auf staatliche Förderungsmöglichkeiten zurückgegriffen werden, wenn Unternehmen im Vorfeld der Dokumentation eine Prozessberatung in Anspruch nehmen. „Unternehmer können in diesem Fall zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und neben der geforderten Verfahrensdokumentation auch ihre eigenen betrieblichen Prozesse unter die Lupe nehmen und anpassen“, erläutert Kowalski.

Tipp

Sie haben ein bargeldintensives Unternehmen? Informieren Sie sich hier, was Sie über finanzamtstaugliche Kassen wissen sollten: www.ecovis.com/kasse

Mit Ecovis die Verfahrensdokumentation (VFD) standardisiert erstellen

Der Prozess läuft in neun Schritten in enger Zusammenarbeit zwischen Mandant und Berater ab. Am Ende steht die Verfahrensdokumentation.

  1. Informationen für Mandanten, Rundschreiben, Info-Abende
  2. Kick-off-Meeting, um die VFD zu besprechen
  3. Checklisten werden an den Mandanten geschickt
  4. Termin, um die Prozesse zum Laufen zu bringen
  5. Die Daten werden von Ecovis verarbeitet
  6. Klärung von offenen Punkten und interne Qualitätssicherung (QS)
  7. Entwurf der VFD wird an den Mandanten geschickt
  8. Mögliche Änderungen und Ergänzungen werden eingearbeitet
  9. VFD wird fertiggestellt und gesichert (revisionssicher)

Lars Rinkewitz, Steuerberater bei Ecovis in Düsseldorf

Robert Kowalski, Unternehmensberater bei Ecovis in Rostock

Armin Weber, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in München

Über ECOVIS AG Steuerberatungsgesellschaft

Das Beratungsunternehmen Ecovis unterstützt mittelständische Unternehmen. In Deutschland zählt es zu den Top 10 der Branche. Etwa 7.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten in den mehr als 100 deutschen Büros sowie weltweit in Partnerkanzleien in über 75 Ländern. Ecovis betreut und berät Familienunternehmen, inhabergeführte Betriebe sowie Freiberufler und Privatpersonen. Um das wirtschaftliche Handeln seiner Mandanten nachhaltig zu sichern und zu fördern, bündelt Ecovis die nationale und internationale Fach- und Branchenexpertise aller Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmensberater. Jede Ecovis-Kanzlei kann auf diesen Wissenspool zurückgreifen.

Darüber hinaus steht die Ecovis Akademie für fundierte Ausbildung sowie für kontinuierliche und aktuelle Weiterbildung. All dies gewährleistet, dass die Beraterinnen und Berater ihre Mandanten vor Ort persönlich gut beraten.

www.ecovis.com

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

ECOVIS AG Steuerberatungsgesellschaft
Ernst-Reuter-Platz 10
10587 Berlin
Telefon: +49 89 5898-266
Telefax: +49 (30) 310008556
http://www.ecovis.com

Ansprechpartner:
Gudrun Bergdolt
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E-Mail: gudrun.bergdolt@ecovis.com
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Diebstahl in der Praxis: Diese Vorsichtsmaßnahmen sollten Ärzte treffen

Diebstahl in der Praxis: Diese Vorsichtsmaßnahmen sollten Ärzte treffen

Werden Rezeptformulare oder der Arztstempel aus der Praxis gestohlen, kann das für Ärzte weitreichende Folgen haben. Mit einigen Vorsichtsmaßnahmen ist das Problem aber in den Griff zu kriegen.

Um im hektischen Praxisbetrieb die Arbeitsorganisation etwas zu entzerren, wird gern ein Vorrat an Rezepten an der Anmeldung deponiert. Eine gute Gelegenheit für Langfinger, in einem unbeobachteten Moment zuzugreifen.

Auch wenn der Arzt der Geschädigte ist, können ihm juristische Konsequenzen drohen, wenn er nicht nachweisen kann, dass er Vordrucke und Stempel sorgfältig aufbewahrt oder einer missbräuchlichen Verwendung, also beispielsweise Diebstahl, keinen Vorschub leistet. Das ist in der Musterberufsordnung- Ärzte sowie im Bundesmantelvertrag- Ärzte geregelt.

„Gelingt dem Arzt kein entsprechender Nachweis, können die Kassenärztlichen Vereinigungen mit Disziplinarmaßnahmen, Regresszahlungen oder auch Schadensersatz drohen“, sagt Daniela Groove, Rechtsanwältin bei Ecovis in München. Auch die Landesärztekammern können beispielsweise Geldbußen verhängen. Wurden sogar unterschriebene Blankorezepte gestohlen, kann dies eine grobe Pflichtverletzung sein. „Hinzu kommt, dass auch die Krankenkassen entstandenen Schaden gegenüber dem Vertragsarzt geltend machen können, wenn ein Rezept später missbräuchlich verwendet wird“, sagt Groove.

So können sich Ärzte absichern

Von den Kassenärztlichen Vereinigungen wird empfohlen:

  • Rezeptvordrucke und Arztstempel für Unbefugte unzugänglich und an unterschiedlichen Orten aufbewahren
  • Betäubungsmittel-(BtM-)Rezepte unter Verschluss aufbewahren
  • Das Manipulationsrisiko verringern und Namen des Arzneimittels und Dosierungen leserlich schreiben
  • Rezepte niemals blanko unterzeichnen
  • Rezepte unmittelbar unter der letzten Verordnung unterschreiben oder den Leerraum zur Unterschrift entwerten
  • Ergänzungen und Änderungen auf Rezeptvordrucken mit Unterschrift und Datum versehen
  • Die Mitarbeiter schulen
  • Bei Hausbesuchen Formulare und Arztstempel nicht im Auto lassen

Was bei Diebstahl zu tun ist

Sollte es trotzdem zum Diebstahl kommen oder ein Verdacht auf einen Rezeptdiebstahl oder eine Rezeptfälschung vorliegen, sollte der Arzt

  • den Sachverhalt dokumentieren,
  • bei der Polizei Anzeige gegen Unbekannt erstatten,
  • die Apothekerkammer, die Kassenärztliche Vereinigung und die Haftpflichtversicherung informieren,
  • die Bundesopiumstelle schriftlich informieren, wenn BtM-Rezepte gestohlen wurden.

„Ärzte sollten sehr genau darauf achten, wie sie mit Vordrucken und Stempeln umgehen“, empfiehlt Groove.

Diebstahl von BtM-Rezepten

Wird ein Betäubungsmittel-(BtM-)Rezept gestohlen, ist das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte/die Bundesopiumstelle schriftlich mit der Nummer des Rezepts zu informieren.

Fax: 0228/207-59 85

E-Mail: btm-rezepte@bfarm.de

www.bfarm.de

Daniela Groove, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Medizinrecht bei Ecovis in München

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Telematikinfrastruktur: Welche Gefahren es dabei gibt

Telematikinfrastruktur: Welche Gefahren es dabei gibt

Viele Ärzte und Apotheker verweigern sich der Telematikinfrastruktur. Zu hoch sei das Risiko von Datenlecks. Denn die Bußgelder für solche Pannen sind höher als die für die fehlende Telematikinfrastruktur.

Ärzte, Apotheker und Krankenhäuser, aufgepasst: Seit März 2020 soll der Zugriff aller Heilberufler auf Patientendaten einfacher sein. Dafür sorgen soll das IT-System Telematikinfrastruktur, kurz TI. Das Ziel dabei ist, den Datenaustausch zu verbessern. Voraussetzung ist die elektronische Patientenakte (ePA) für alle gesetzlich Krankenversicherten. Die Daten der Versicherten werden dabei in einem zentralen IT-System gespeichert und sind von Ärzten, Apothekern und Krankenhäusern einsehbar.

Für den Anschluss wird vor Ort, beispielsweise in einer ärztlichen Praxis, ein Konnektor installiert. Das ist ein spezieller VPN-Router, der eine Verbindung zur Telematikinfrastruktur herstellt. „Diese ist an sich genommen gesichert. Im Zuge der Installation des Konnektors werden vorhandene Firewalls und Virenschutzprogramme aber häufig deaktiviert“, sagt Unternehmensberater Markus Bergmaier bei Ecovis in Dingolfing, „sie können den Konnektor stören.“ Damit sensible Patientendaten aber nicht gestohlen werden können, ist die Firewall richtig zu konfigurieren.

Konsequenzen drohen

Heilberufler, die das Risiko eines Datenlecks scheuen und sich nicht an die TI anschließen, riskieren seit März 2020 Abzüge der Krankenkassen. Bis zu 2,5 Prozent der Honorare können die Versicherer einbehalten. Bislang lag der Abzug bei einem Prozent. „Die Bußgelder aus Verstößen der Datenschutzgrundverordnung belaufen sich dagegen auf vier Prozent des Umsatzes“, erklärt Axel Keller, Rechtsanwalt und Datenschutzbeauftragter bei Ecovis in Rostock. Hinzu kommt, dass auch betroffene Patienten, deren Daten unbefugt öffentlich verfügbar werden, weil das System Lücken aufweist, einen Schadensersatzanspruch gegenüber dem Verantwortlichen haben. In der Regel ist das der Praxisinhaber. Selbst der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Ulrich Kelber, bemängelt die Probleme der Telematikinfrastruktur und weist auf die möglichen Bußgelder aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) hin.

Wie sich Ärzte verhalten sollten

„Ärzte sollten sich gut überlegen, ob sie sich der gesetzlichen Forderung beugen oder noch abwarten, bis die Systeme wirklich sicher sind“, rät Keller. „Dass die TI noch nicht ausgereift und der Umgang für Heilberufler nicht einfach ist, ist unbestritten“ (siehe „Wissenswertes zur Telematikinfrastruktur“).

Wissenswertes zur Telematikinfrastruktur

Warum die Telematikinfrastruktur (TI) noch nicht sicher ist und was Heilberufler beachten müssen

  1. Wie kann ein Arzt wissen, ob die eigene Telematikinfrastruktur sicher ist?
    Ohne tiefgehende IT-Kenntnisse bezüglich Netzwerktechnik und IT-Sicherheit ist nicht festzustellen, ob die Konfiguration korrekt ist. In der Regel wird der Arzt ein IT-Systemhaus beauftragen, um die Installation des Konnektors vornehmen oder um die Konfiguration des Konnektors überprüfen zu lassen.
  2. Fehler im Internet-Router: Vor allem in den von der Telekom eingesetzten und daher weitverbreiteten Routern namens „Digitalisierungsbox Premium“ gab es einen Fehler im Betriebssystem. Dieser ermöglichte deutlich mehr Zugänge von außen auf das Netzwerk einer Arztpraxis, als beabsichtigt waren. Erst ein Update der Telekom konnte diesen Fehler beheben. Wichtig: Ärzte, Apotheker und Krankenhäuser sind selbst dafür verantwortlich, dass dieses Update auch installiert wird. Dies passiert nicht immer automatisch.
  3. Falsche Konfiguration: Computersysteme, auf denen Daten gespeichert sind, sollten vom Internet getrennt sein. Das verhindert, dass Patientendaten über das Internet von Unbefugten abrufbar sind. Meist ist das aber nicht praktikabel. Aus diesem Grund muss eine Firewall installiert sein, die den Netzwerkzugriff auf und von den betreffenden Computern regelt. Die interne Firewall des Routers ist dafür nicht ausreichend.

[*] Sicherheitslücken im Konnektor: Mitte Januar 2020 wurde bekannt, dass auf den Konnektoren der Telekom mit der Bezeichnung „Medical Access Port“ viele Zusatzdienste installiert sind, in denen eklatante Sicherheitslücken stecken. Dies gefährdet die Praxen und die gesamte TI.

Anschluss an die Telematikinfrastruktur

Apotheken müssen sich bis Ende September 2020 und Krankenhäuser bis Januar 2021 an die Telematikinfrastruktur (TI) anschließen. Hebammen, Physiotherapeuten und Pflegeeinrichtungen können sich freiwillig an die TI anschließen. Ihnen werden die Kosten dafür erstattet. Für Ärzte galt März 2020 als Stichtag. Mediziner, die sich weiterhin nicht anschließen, müssen seit März 2020 mit einem Honorarabzug von 2,5 Prozent rechnen (bislang 1 Prozent).

Markus Bergmaier, Unternehmensberater und Datenschutzbeauftragter bei Ecovis in Dingolfing

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