Die Zeugniserstellung ist ein ungeliebtes Kind in vielen Personalabteilungen.

Oft gibt es aktuell dringendere Dinge zu erledigen und so müssen Beschäftigte manchmal lange auf ihre Zeugnisse warten. Nicht anders war es bislang bei der Axel Springer SE. Um dies zu ändern, hat der Medienkonzern für die Zeugniserstellung einen SAP-integrierten Prozess der EASY SOFTWARE AG installiert. Er unterstützt Führungs-kräfte und den Personalbereich effektiv bei der Zeugniserstellung. Die Beschäftigten erhalten dadurch zeitnah rechtsichere und hochwertige Zeugnisse.

Die Personalabteilungen an den Standorten Hamburg und Berlin der Axel Springer SE betreuen rund 5.000 Beschäftigte und erstellen pro Jahr durchschnittlich 500 Zeugnisse. Dies geschah in der Vergangenheit in Handarbeit unter Nutzung verschiedenster Kommunikationsmittel und dauerte entsprechend lang.

"Wir brauchen bei der Zeugniserstellung eine Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung", sagt Ulrike Fuhrmann, Teamleiterin HR Administration in der Personalabteilung der Axel Springer SE, "jeder Mitarbeiter möchte gern ein individuelles Zeugnis.

Im HR-Team müssen wir aber auch effizienter und schneller werden und wollten den Zeugnisprozess deswegen durch Softwareeinsatz unterstützen."

Dies löste Axel Springer über zwei Wege: einen elektronischen Prozess für das Anstoßen und Weiterbearbeiten des Zeugniswunsches sowie das Bereitstellen vorgefertigter Textmodule, die sich in Variationen immer wieder verwenden lassen. Zum Einsatz kommt das Produkt EASY PCM Process2Design der EASY SOFTWARE.

Browserbasierte Anwendung

Technische Herausforderung in diesem Projekt war, dass im Konzern mit unterschiedlichen Betriebssystemen gearbeitet wird. Es musste daher eine browserbasierte Anwendung sein, die auf allen Betriebssystemen läuft und gleichzeitig zwecks Datenexport und -import SAP-integriert ist. Sie sollte außerdem erweiterbar sein, denn komplexe Organisationsstrukturen wie bei Axel Springer erschweren den Roll-out einer standardisierten Anwendung, wie Ulrike Fuhrmann weiß. Die EASY SOFTWARE AG punktete bei allen diesen Kriterien und wurde deshalb ausgewählt.

Betriebsrat einbinden

Nicht im ganzen Konzern ist das System bereits im Einsatz, sondern wird zunächst bei den Konzerntöchtern Media Impact GmbH & Co. KG und Bild Digital GmbH & Co. KG drei Monate lang getestet. Im Verlaufe des Jahres 2013 soll der Nutzen dann mit dem Gesamtbetriebsrat besprochen werden. Die Arbeitnehmervertretung wirft stets ein waches Auge auf technische Neuerungen im Personalwesen. Ist eine standardisierte Zeugniserstellung wirklich im Sinne der Beschäftigten und wie profitieren sie davon? Die gesamte Vorbereitungs- und Roll-out-Phase waren geprägt von enger Abstimmung mit dem Gesamt- und Konzernbetriebsrat.

Sicherheit bei der Formulierung durch Textmodule

So dauerte es vom Formulieren des Anforderungskataloges über Ausschreibung, Produktauswahl und Feinkonzeption bis zur fertigen Umsetzung ein ganzes Jahr. Bevor der erste Zeugnisworkflow starten konnte, musste die Personalabteilung erst einmal die Basis schaffen in Form von Textmodulen, die mit EASY PCM Process2Design entworfen und im SAP-System hinterlegt werden. Ein weites Feld mit hohem Customizing-Aufwand, bei dem sich Axel Springer für eine Kategorisierung nach elf Themenfeldern und eine Benotung von sehr gut bis ausreichend entschieden hat. Es sind die klassischen Themenfelder aus der Personalbeurteilung:

Fachwissen, Weiterbildung, Auffassungsgabe, Denk- und Urteilsvermögen, Leistungsbereitschaft usw. Im ersten Schritt hat die Personalabteilung Texte für kaufmännische Angestellte entworfen, im nächsten Schritt sollen solche für Redakteure folgen.

Pro Themenfeld und Note gibt es sechs Textmodule, und dies jeweils einmal für Abschluss- und Zwischenzeugnis. Die Aufgabenbeschreibungen sind teilweise bereits im System vorhanden, können ergänzt und weiterbearbeitet bzw. auch neu angelegt werden.

All diese Texte sind nun im SAP Backend- System abgelegt und werden bei der Zeugniserstellung mit PCM Process2Design herangezogen. Für Führungskräfte und Personalabteilung heißt das: Sie müssen nicht mehr jedes Mal aufs Neue Texte kreieren, sondern greifen auf standardisierte Module zurück.

Damit das Ganze nicht zu starr wird, kann der Ersteller die Standardtexte beliebig ergänzen oder erweitern und die neuen Versionen wiederum als Textvorlage speichern. So ist trotz Standardisierung eine immer weiter steigende Individualisierung von Zeugnissen möglich.

Personaler und Führungskräfte stoßen Prozess an

Mit den Textmodulen steht einer Zeugniserstellung per Knopfdruck damit nichts mehr im Weg. In der Praxis funktioniert dies so: Jede disziplinarische Führungskraft kann im Manager Self Service- Bereich des SAP-Personalportals für einen ihm unterstellten Mitarbeiter die Erstellung eines Zwischenzeugnisses initiieren. Auslösendes Moment dafür ist in der Regel der entsprechende Wunsch des Mitarbeiters. Analog tun dies die Personalsachbearbeiter, jedoch nicht über das Personalportal, sondern den Business Workplace des SAP Backend- Systems. Sie können, anders als die Führungskraft, für alle Beschäftigten Prozesse anstoßen und außerdem auch Abschlusszeugnisse initiieren – für die in der Regel ein Ausscheiden den Anlass darstellt.

Im ersten Schritt des Workflows werden aus SAP HCM zunächst die Stammdaten des Mitarbeiters übertragen.

Dann schlägt das System zum Zeugnisempfänger automatisch nach dem Organisationsmanagementsystem eine Führungskraft vor, welche die Beurteilung vornimmt und das Zeugnis letztlich unterschreibt. Der Initiator schreibt eine Eingangsformulierung; die Führungskraft hinterlegt bzw. ergänzt die Aufgabenbeschreibung anschließend und nimmt die Beurteilung aus den elf Themenfeldern über die entsprechende Note vor, wobei sie aus den sechs Textmodulen den passenden wählt.