Falsche Zurückhaltung beim Thema Nachhaltigkeit – ein gutes Gewissen kann auch die Unternehmenskasse entlasten
Schon seit einigen Jahren steht der Begriff Nachhaltigkeit ganz weit oben auf der Liste der Themen, die den Alltag vieler Menschen mitbestimmen. Dies betrifft sowohl Verbraucher, die sich bewusst für einen Lebensstil entscheiden, der von der individuellen Verantwortung für die Umwelt, das Klima und natürliche Ressourcen geprägt ist als auch Unternehmen als gesellschaftliche Akteure. In beiden Bereichen, im Privatleben wie auch in der Wirtschaft, erweist sich die Konzentration auf das Thema Nachhaltigkeit schnell als Herausforderung. Welches Verhalten kann als nachhaltig betrachtet werden und welches nicht? Wie setzt man Nachhaltigkeit praktisch um und nicht zuletzt: was kostet das alles? Gerade Unternehmen finden sich hier im Spannungsverhältnis zwischen eigenem Anspruch sowie wachsender Bedeutung des Themas im Wettbewerb und dem vermeintlichen Aufwand.
„Unternehmen befürchten meist, dass Nachhaltigkeit gleichbedeutend mit zusätzlichem Aufwand, Kosten und gleichzeitig Einbußen in der Effizienz ist“, weiß Marc Eberhart, Geschäftsführer des Spezialisten für IT-System-Lösungen, E-PROJECTA GmbH. „Dabei ist in vielen Fällen genau das Gegenteil der Fall: Unternehmen können nachhaltig handeln, dabei die Effizienz im Arbeitsalltag steigern und Kosten senken.“
Um Aspekte der Nachhaltigkeit im Unternehmensalltag zu berücksichtigen, gilt es im ersten Schritt zu klären, wo überhaupt Optimierungspotenzial vorhanden ist. Dazu bedarf es eines kritischen Blicks auf alltägliche Arbeitsabläufe. Hier sind es vor allen Dingen energie- und materialaufwendige Arbeiten, die hinsichtlich der CO2-Emission und ihrem Ressourcen-Verbrauch auffallen. In der Produktion ist die Optimierung meist eine besondere Herausforderung. In Planung, Organisation und Verwaltung hingegen lassen sich mit vergleichsweise geringem Aufwand effektive Veränderungen vornehmen.
„Deutsche Unternehmen sind zum Beispiel vom vielbeschworenen papierlosen Büro noch weit entfernt“, weiß Marc Eberhart. „Alleine auf Ebene der Geschäftsführung werden in Unternehmen laut Statistik täglich mehr als 40 Seiten Papier pro Mitarbeiter bedruckt. Damit ist einerseits ein enormer Papierverbrauch verbunden, andererseits erreicht ein professioneller Laserdrucker leicht eine Stromaufnahme von 1.000 Watt und produzieren zudem in zum Teil bedenklichem Maße Feinstaub.“
Digitales Dokumentenmanagement bietet hier eine sinnvolle Alternative, die mittelfristig nicht nur die Umwelt schont, sondern auch Kosten einsparen kann. Zudem erweist sich ein zentrales Dokumentenmanagement als deutlich effizienter, indem es zum Beispiel Änderungen an wichtige Unterlagen in Echtzeit für alle Nutzer durchführt.
Auch die klassische Computerarbeit zeigt sich in vielen Unternehmen bei genauer Betrachtung in Hinblick auf den Aspekt Nachhaltigkeit nicht mehr als zeitgemäß.
„Einerseits sind in vielen Unternehmen alltägliche Prozesse noch gar nicht digitalisiert“ erklärt Eberhart, „andererseits arbeiten die meisten Firmen in weiten Teilen noch mit umfangreicher lokaler Infrastruktur.“
Auch wenn die Investitionen in die Digitalisierung in Deutschland in den letzten Jahren kontinuierlich wachsen, hinkt insbesondere der Mittelstand den Möglichkeiten noch erkennbar hinterher. Nur rund ein Drittel aller KMU kann abgeschlossene Digitalisierungsprojekte nachweisen. Dabei arbeiten gerade kleinere Unternehmen unverändert mit klassischen, eigenständigen Arbeitsplatzrechnern oder maximal mit eigener Server-Infrastruktur. Neben der Anschaffung entstehen hier enormer Aufwand und Kosten für Betrieb, Wartung und Instandhaltung. Zudem sind lokale Systeme deutlich anfälliger und insofern anspruchsvoller im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz.
„Cloudbasierte Lösungen bieten in diesem Sinne enorme Vorzüge“, betont Eberhart. „Software als Service zu nutzen, wie es zum Beispiel mit Microsoft 365 möglich ist, hält Systeme dauerhaft auf dem neuesten Stand, macht sie unabhängig von einzelnen Arbeitsplätzen und verschlankt die lokale Infrastruktur maßgeblich.“
Studien zeigen, dass zum Beispiel der Einsatz eines cloudbasierten CRM-Systems bis zu 95 % der CO2-Produktion einer lokalen On-Premise-Lösung einsparen kann. Hier kommen vor allen Dingen die Effizienz solcher System sowie die Verteilung der Emission auf eine Vielzahl von Nutzern zum Tragen.
„Nachhaltigkeit ist weder ein Bremsklotz noch eine Kostenfalle“, schlussfolgert Marc Eberhart von E-PROJECTA. „Vielmehr ist sie, mit der richtigen Strategie, eine Konsequenz aus kostenbewusstem und auf Effizienz bedachtem Handeln.“
Mit 20 Mitarbeitern bietet die E-PROJECTA GmbH, aus Balingen bei Stuttgart, seit mehr als 20 Jahren IT-Lösungen für mittelständische Unternehmen und Behörden. Das Angebot umfasst ITK-Infrastruktur-Lösungen, Softwarelösungen, Cloud Services, IT-Security sowie umfassende Beratungsleistungen, bis hin zur Betreuung als externe IT-Abteilung. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der zertifizierten Entwicklung eigener Software-Produkte. Zu den Kunden der E-PROJECTA GmbH zählen neben Unternehmen auch Sicherheitsbehörden und Hilfsorganisationen.
E-PROJECTA GmbH
In der Täschen 20/1
72336 Balingen
Telefon: +49 (7433) 99934-0
Telefax: +49 (7433) 99934-200
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Herausforderung Digitalisierung im Mittelstand – Probleme sind meist hausgemacht
Über die Gründe wird ausführlich diskutiert und immer mehr Experten sehen die Grundursachen in Fehlern bei einer erforderlichen infrastrukturellen Weichenstellung, die bereits vor Jahrzehnten gemacht wurden. Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie hat deshalb eine buchstäbliche Aufholjagd begonnen, um mit den vorhandenen Möglichkeiten doch noch angemessen von technologischen Möglichkeiten zu profitieren und nicht dauerhaft auf der Strecke zu bleiben. Dabei steht in Deutschland strukturell der Mittelstand im Fokus. Er ist nicht nur mit mehr als 99 Prozent Anteil die zahlenmäßig größte Gruppe unter den Unternehmen, er beschäftigt auch mehr als 60 Prozent der Arbeitnehmer und erwirtschaftet rund die Hälfte der Nettowertschöpfung. Gleichzeitig sind es diese kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), die sich bei der Digitalisierung besonders schwer tun. Dabei spielt der Faktor Mensch eine weit bedeutendere Rolle als die tatsächlichen technischen Hürden.
„Digitalisierung ist nach unserer Erfahrung in den meisten Fällen keine Frage von Hard- und Software, sondern eine Herausforderung für die Unternehmenskommunikation“, weiß Marc Eberhart, Geschäftsführer der E-Projecta GmbH, Spezialist für Bereitstellung und Betreuung individueller Digitalisierungs-Lösungen. „Wenn Digitalisierungsstrategien scheitern, dann in den meisten Fällen an mangelnder Akzeptanz, die aus mangelhafter Kommunikation erwächst.“
Einfach ausgedrückt: Viele Mitarbeiter haben Angst vor der Digitalisierung und versperren sich ihr zumindest unbewusst. Selbst wenn Defizite in Prozessen offenkundig sind, wenn zum Beispiel mit inkompatiblen Daten, Behelfslösungen und allzu häufig mit papierbasierten Prozessen gearbeitet wird, haben sich Anwender damit arrangiert und ziehen das Altbewährte dem ungewissen Neuen vor.
Prozessbegleitendes Changemanagement ist deshalb bei der Umsetzung von Digitalisierungsstrategien gerade im Mittelstand unverzichtbar. Zu glauben, man könne ein bestehendes System einfach per Knopfdruck durch ein neues ersetzen, wird sich dagegen in vielen Fällen als Trugschluss erweisen.
„Um überhaupt zu wissen, welche Digitalisierungslösungen in einem Unternehmen sinnvoll umgesetzt werden sollten, ist es unbedingt erforderlich, die Mitarbeiter als eigentliche Anwender einzubeziehen“, betont Eberhart. „Sie wissen sprichwörtlich am besten, wo genau der Schuh drückt. Ihnen einfach ein System von der Stange vorzusetzen, ist dagegen kurzsichtig.“
Mitarbeiter müssen für Neuerungen im Vorfeld begeistert werden. Dabei steht der erkennbare Mehrwert im Fokus und nicht technische Details. Erst wenn dieser Nutzwert erkannt wird, öffnen sich Mitarbeiter für die unverzichtbaren Schulungen und Einweisungen in ein neues System, an dessen Konfiguration sie im besten Fall von Anfang an beteiligt sind.
Auch die Wahl eines professionellen IT-Dienstleisters, der Unternehmen bei der Einführung begleitet und unterstützt, sollte vor diesem Hintergrund sorgfältig durchdacht sein.
„Gerade bei der Umsetzung individueller Digitalisierungs-Lösungen kann zum Beispiel das agile Projektmanagement den Change-Prozess maßgeblich unterstützen“, erklärt Eberhart. „In kleinen Schritten werden Erwartungen, Vorgaben und Lösungsansätze immer wieder auf den Prüfstand gestellt und gegebenenfalls angepasst. Dabei geschieht die Umstellung auch in Teilschritten und nicht als furchteinflößender Tag X. So kann die begleitende Kommunikation den Mitarbeiter viel leichter einbinden, informieren und motivieren.“
Mit maßgeschneiderten IT-Lösungen sowie mit der Implementierung führender Systeme wie Office 365 berät und betreut E-Projecta Kunden aus dem Mittelstand bei ihren individuellen Digitalisierungsvorhaben. Auf der Grundlage langjähriger Erfahrung werden dabei die Voraussetzungen geschaffen, die erforderlichen Prozesse mit der internen Unternehmenskommunikation eng zu vernetzen und so alle betroffenen Mitarbeiter lückenlos und konstruktiv einzubeziehen.
Seit 2000 betreut E-PROJECTA mittelständische und international aufgestellte Unternehmen, sowie öffentliche Verwaltungen auf allen Ebenen der digitalen Vernetzung. Sie decken das komplette Spektrum der IT, Consulting und Software ab. Das Ziel: Prozesse zu vereinfachen, Informationen nutzbar zu machen und Potenziale zu bergen, um mehr Freiräume zu schaffen. Als Branchenexperte der öffentlichen Verwaltungen verfügt E-PROJECTA über einen umfassenden Erfahrungsschatz und gewährt Know-How und Sicherheit im Umgang mit sensiblen Daten. Eine gesunde IT-Infrastruktur ist Teil eines erfolgreichen Unternehmens und vergleichbar mit dem Adersystem eines Lebewesend – darauf muss man sich verlassen können!
E-PROJECTA – die schwäbische Qualitätsschmiede für Ihre IT-Lösungen!
E-PROJECTA GmbH
In der Täschen 20/1
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Think Tank zum Thema Digitalisierung – Die Chance für den effizienteren IT-Einsatz?
Auch wenn Privatpersonen wie auch Unternehmen und Institutionen mehrheitlich den digitalen Wandel befürworten, zeigt sich Deutschland in Fragen der Digitalisierung vergleichsweise undynamisch. Im europäischen Vergleich schafft es Deutschland in Fragen der Digitalisierung so nur auf einen unbefriedigenden zwölften Platz, gemessen am Index für digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI).
Diese Bewertung bezieht sich sowohl auf den Bereich der Konnektivität als auch der digitalen Kompetenz. Wenn es um Unternehmen geht, sind es vor allen Dingen die großen Akteure, die in der Digitalisierung erkennbare Schritte in die Zukunft machen. Die in Deutschland mit mehr als 90 Prozent Anteil mit Abstand am stärksten vertretenen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) hingegen nutzen digitale Technologien nur sehr begrenzt.
„Viele Unternehmen finden einfach nicht die passende Lösung, um über viele Jahre etablierte Arbeitsabläufe sinnvoll und effizient zu digitalisieren“, weiß Marc Eberhart, Geschäftsführer der E-Projecta GmbH. „Gefragt sind hier einerseits individuelle Lösungsansätze, die andererseits als Vorbild und Blaupause für andere Unternehmen dienen können.“
Mit dem Aufbau einer Community zum Thema Digitalisierung will E-Projecta einen Think Tank etablieren, der für die täglichen Herausforderungen der Digitalisierung in Unternehmen gemeinsam eben diese Lösungen entwickelt.
In Arbeitskreisen aus 10 bis 15 Teilnehmern sollen in Workshops die Erfahrungen und Kompetenzen einzelner Unternehmen gebündelt und Lösungsansätze entwickelt werden.
„Über eine Dauer von 10 Wochen wollen wir uns gemeinsam in virtuellen Meetings ein bis zwei Stunden pro Woche mit den Herausforderungen auseinandersetzen, denen Unternehmen verschiedener Branchen beim Thema Digitalisierung begegnen“, beschreibt Eberhart die Arbeit der Community. „Niemand kennt die Fragen, die sich täglich stellen und die Aufgaben, die zu bewältigen sind, besser als diese Unternehmen. Wir wiederum verfügen über das Know-How, technische Möglichkeiten aufzuzeigen. Beides konstruktiv und auf Augenhöhe zusammengebracht, kann einen für beide Seiten, Entwickler und Anwender, wertvollen Erkenntnisgewinn liefern.“
Im ersten Workshop geht es um das Thema Dokumentenverwaltung für Feuerwehren und damit um die Digitalisierung im institutionellen Umfeld, ein Thema, das sich in den letzten Jahren als besondere Herausforderung präsentiert und großes Potenzial für eine zeitgemäße Weiterentwicklung aufweist. Themen für folgende Arbeitskreise sind bereits in Planung und orientieren sich an den Fragestellungen, die den IT-Profis aus Baden-Württemberg bei der täglichen Arbeit immer wieder begegnen und für viele Unternehmen noch mit vielen Fragezeichen versehen sind. So wird einer der nächsten Workshops sich zum Beispiel mit dem Thema künstliche Intelligenz und deren Nutzung in der Datenverwaltung befassen.
Mehr Informationen über die „einfach genial digital“-Community finden Sie unter folgendem Link: https://einfachgenial.digital/
Seit 2000 betreut E-PROJECTA mittelständische und international aufgestellte Unternehmen, sowie öffentliche Verwaltungen auf allen Ebenen der digitalen Vernetzung. Sie decken das komplette Spektrum der IT, Consulting und Software ab. Das Ziel: Prozesse zu vereinfachen, Informationen nutzbar zu machen und Potenziale zu bergen, um mehr Freiräume zu schaffen. Als Branchenexperte der öffentlichen Verwaltungen verfügt E-PROJECTA über einen umfassenden Erfahrungsschatz und gewährt Know-How und Sicherheit im Umgang mit sensiblen Daten. Eine gesunde IT-Infrastruktur ist Teil eines erfolgreichen Unternehmens und vergleichbar mit dem Adersystem eines Lebewesend – darauf muss man sich verlassen können!
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Nachhaltigkeit im Home Office – Pflicht und Kür beim Arbeiten von zu Hause
Durch die aktuelle Entscheidung der Bundesregierung, über die Arbeitsschutzverordnung Unternehmen letztlich dazu zu zwingen, Mitarbeiter wo möglich ins Home Office zu schicken, nimmt ihnen gewissermaßen das Heft aus der Hand. Viele Unternehmen stehen nun unter Druck und müssen schnellstmöglich Bedingungen schaffen, die das Arbeiten im Home Office ermöglichen. Dabei sollten Arbeitgeber jetzt Chancen nutzen und Mehrwert erkennen. Das Arbeiten im Home Office muss keine Notlösung sein, sondern präsentiert sich mit der passenden Strategie und den richtigen IT-Lösungen als echte nachhaltige Alternative.
„Grundvoraussetzung für effektives, effizientes und letztlich nachhaltiges Arbeiten im Home Office ist die individuell passende IT-Infrastruktur“, weiß Marc Eberhart, Geschäftsführer der E-PROJECTA GmbH. „Je weiter in Unternehmen die Digitalisierung fortgeschritten ist, desto leichter ist es, Prozesse ortsunabhängig vernetzt zu betreiben.“
Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen ist zudem ein Faktor, durch den das Arbeiten im Home Office auch aus dem Blickwinkel der Nachhaltigkeit sinnvoll ist. Im Unternehmensalltag ist zum Beispiel das papierlose Büro in vielen Fällen bis heute eine unerreichte Idealvorstellung. Arbeiten Unternehmen jedoch überwiegend mit Mitarbeitern im Home Office, sind papierlose Prozesse unverzichtbar. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist für diese Fälle eine wichtige Grundlage. Nur so ist gewährleistet, dass Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff auf wichtige Dokumente haben, die in vielen Fällen bis heute in Aktenschränken ruhen. Gleiches gilt für Kundendaten, die ebenfalls für jeden Mitarbeiter jederzeit einsehbar und bei Bedarf in Echtzeit anpassbar sein müssen. Diese Voraussetzungen erfüllt ein zeitgemäßes Cutomer Relationship Management System (CRM).
Wo diese Voraussetzungen gegeben sind, schonen Unternehmen nicht nur durch den deutlich reduzierten Einsatz von Papier und Druckern die Umwelt, sie ersparen ihren Mitarbeitern auch Arbeitswege und verbessern über die Reduzierung des Berufsverkehrs ebenfalls ihre Umweltbilanz.
Ein zentrales Element der Arbeit im Home Office sind Kommunikationslösungen. Da der „kleine Dienstweg“ entfällt und auch Geschäftsreisen weitgehend vermieden werden sollen, bietet die Online-Kommunikation eine sinnvolle Alternative. Neben Video-Konferenz-Lösungen wie Microsoft Teams als Bestandteil von MS Office 365 sind individuelle Telefonanlagen eine Voraussetzung, um insbesondere die Kundenkommunikation reibungslos auch aus dem Home Office aufrecht zu erhalten.
„Gerade kleine und kleine mittelständische Unternehmen fürchten den technischen Aufwand, der mit dem ortsunabhängigen Arbeiten verbunden ist“, weiß Marc Eberhard. „Eigene IT-Infrastruktur zu schaffen, zum Beispiel Server bereitzustellen, ist für sie ein unverhältnismäßiger Aufwand. Gerade die zentrale Speicherung und Verfügbarkeit von Software und Daten ist jedoch ein Kernelement für Effizienz und Nachhaltigkeit. Eine lokale Datenspeicherung, zum Beispiel auf Datenträgern im Homeoffice, ist dagegen unpraktisch, unsicher und alles andere als nachhaltig.“
Für viele Unternehmen sind Cloudlösungen deshalb im Home Office unverzichtbar. Sowohl Daten als auch Anwendungen stehen so ortsunabhängig zur Verfügung und entlasten die lokale Hardware sowie deren Stromverbrauch.
„Als mittelständische IT-Systemhaus können wir Unternehmen dabei unterstützen, die passenden effizienten und nachhaltigen Lösungen für die Home Office Strategie zu finden“, verspricht Marc Eberhard. „Dabei stützen wir uns sowohl auf bewährte Produkte, wie Microsoft Office 365 als auch auf individuelle Lösungen. Allem voran verstehen wir uns jedoch als externe IT-Abteilung unserer Kunden, die wir bei der Herausforderung Home Office und Nachhaltigkeit umfassend beraten und unterstützen können.“
Mit 20 Mitarbeitern bietet die E-PROJECTA GmbH, aus Balingen bei Stuttgart, seit mehr als 20 Jahren IT-Lösungen für mittelständische Unternehmen und Behörden. Das Angebot umfasst ITK-Infrastruktur-Lösungen, Softwarelösungen, Cloud Services, IT-Security sowie umfassende Beratungsleistungen, bis hin zur Betreuung als externe IT-Abteilung. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der zertifizierten Entwicklung eigener Software-Produkte. Zu den Kunden der E-PROJECTA GmbH zählen neben Unternehmen auch Sicherheitsbehörden und Hilfsorganisationen.
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Digitalisierung im Mittelstand – Motivation durch Corona effektiv nutzen
„Während Behörden und Konzerne meist bereits vor Corona Grundlagen geschaffen haben und zudem über die erforderlichen Ressourcen verfügen, die Digitalisierung kurzfristig voranzutreiben, sind Mittelständler alleine oft überfordert“, weiß Marc Eberhart, Geschäftsführer der E-PROJECTA GmbH, einem mittelständischen IT-Systemhaus aus dem baden-württembergischen Balingen. „Seit zwei Jahrzehnten unterstützen wir mittelständische Unternehmen dabei, individuelle Digitalisierungsstrategien zu entwickeln und diese umzusetzen. Gemeinsam mit unseren Kunden finden wir auch kurzfristig Lösungen für drängende Probleme.“
Laut IT-Mittelstandsindex verfügen 90 Prozent aller deutschen Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern nicht über eine eigene IT-Abteilung. Viele von ihnen verlassen sich so auf IT-Lösungen „von der Stange“, wenn es um Dokumentenmanagement, Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) geht. Dabei stellt das zunehmend drängende Thema IT-Security Verantwortliche zusätzlich unter Druck. Die Einführung individueller Softwarelösungen ist bei vielen Anbietern ein langwieriger, aufwendiger und im Ergebnis oft unbefriedigender Prozess.
„Wenn individuelle Lösungen gefragt sind, nutzen wir Methoden des agilen Projektmanagements und arbeiten in enger, kontinuierlicher Abstimmung mit dem Kunden“, erklärt Eberhart. „Darüber hinaus betreuen wir unsere Kunden auch langfristig, als externe IT-Abteilung und ermöglichen so auch mittelständischen Unternehmen die dauerhaft reibungslose Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie.“
Mit 20 Mitarbeitern bietet die E-PROJECTA GmbH, aus Balingen bei Stuttgart, seit mehr als 20 Jahren IT-Lösungen für mittelständische Unternehmen und Behörden. Das Angebot umfasst ITK-Infrastruktur-Lösungen, Softwarelösungen, Cloud Services, IT-Security sowie umfassende Beratungsleistungen, bis hin zur Betreuung als externe IT-Abteilung. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der zertifizierten Entwicklung eigener Software-Produkte. Zu den Kunden der E-PROJECTA GmbH zählen neben Unternehmen auch Sicherheitsbehörden und Hilfsorganisationen.
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EPRO.CARE schafft digitale Grundlagen für die Organisation eines Corona-Impfprogramms
Die baden-württembergische E-PROJECTA GmbH liefert mit EPRO.CARE eine Anwendung zur umfassenden Abwicklung von Testverfahren, die sich bereits im praktischen Einsatz bewähren konnte.
Trotz aller Anstrengungen wird zunehmend deutlich, dass eine Bewältigung der Corona-Pandemie letztendlich erst durch möglichst umfassende Impfungen gelingen kann. Die ersten Impfstoffe erweisen sich in Tests als wirksam und die zuständigen Behörden beginnen zunehmend damit, Voraussetzungen für einen möglichst reibungslosen Ablauf der zu erwartenden Mammutaufgabe zu schaffen.
Auch E-PROJECTA schafft mit einer Erweiterung des Funktionsumfangs von EPRO.CARE Grundlagen für eine Ausweitung der Nutzung auf die Abwicklung von Impfvorgängen.
„Mit der Integration weiterer Funktionen wird es zukünftig möglich sein, Impf-Kontingente zu verwalten, Impftermine zu vergeben, Patienten durch den Impfprozess zu leiten und den gesamten Ablauf zuverlässig zu dokumentieren“, verspricht Marc Eberhart, Geschäftsführer der E-PROJECTA GmbH. „Wenn zumindest anfänglich Impf-Kapazitäten gezielt einzelnen Personengruppen zugeordnet werden, kann unser System dem Nutzer über die App mitteilen, ob für ihn persönlich eine Terminvergabe möglich ist und diese dann auch praktisch durchführen.“
Auch eine voraussichtlich erforderliche zweite Impfung kann über EPRO.CARE geplant und über eine Erinnerungs-Funktion sichergestellt werden.
„Damit geht der gesamte Funktionsumfang von EPRO.CARE weit über die Möglichkeiten der bisher von Behörden genutzten IT-Lösungen zum reinen Kontaktpersonenmanagement hinaus und ermöglicht eine vollständig digitalisierte, zuverlässige Abwicklung, sowohl von Covid-19-Tests als auch von Impf-Maßnahmen“, betont Marc Eberhart. „DSGVO konforme Kommunikation über SMS und e-Brief bilden dabei die Basis für eine gesicherte Kommunikation.“
Mit 20 Mitarbeitern bietet die E-PROJECTA GmbH, aus Balingen bei Stuttgart, seit mehr als 20 Jahren IT-Lösungen für mittelständische Unternehmen und Behörden. Das Angebot umfasst ITK-Infrastruktur-Lösungen, Softwarelösungen, Cloud Services, IT-Security sowie umfassende Beratungsleistungen, bis hin zur Betreuung als externe IT-Abteilung. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der zertifizierten Entwicklung eigener Software-Produkte. Zu den Kunden der E-PROJECTA GmbH zählen neben Unternehmen auch Sicherheitsbehörden und Hilfsorganisationen.
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Prozessdigitalisierung im Corona-Testverfahren mit EPRO.CARE am Beispiel des Gesundheitsamts Aschaffenburg
Mit EPRO.CARE bietet der schwäbische IT-Dienstleister E-Projecta ein cloudbasiertes System, das die Digitalisierung der Planung und Dokumentation von CoViD-19-Tests ermöglicht und so eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Patienten, Ambulanzen, Testcentern, Kliniken und Laboren ermöglicht.
Im Interview berichtet Justus Roos, Leiter des Contact Tracing Team (CTT), der für Überwachung von Quarantänemaßnahmen verantwortlichen Abteilung im Gesundheitsamt Aschaffenburg, über die Einführung von EPRO.CARE und die Erfahrungen, die seither mit dem System gesammelt wurden.
Herr Roos, unter welchen Voraussetzungen fiel im Gesundheitsamt Aschaffenburg die Entscheidung zur Einführung von EPRO.CARE?
„Mit zwei Standorten und bis zu 500 CoViD-19-PCR-Tests pro Tag zeigte sich, dass eine Terminvergabe über den Outlook-Kalender, die Arbeit mit ausgedruckten ÖGD-Formularen und die telefonische Übermittlung von Befunden die Mitarbeiter des Gesundheitsamts schnell überlasten. Die insgesamt komplizierte Handhabung führte zudem immer wieder zu Datenverlust, zum Beispiel bei der gleichzeitigen Terminvergabe durch mehrere Mitarbeiter, und damit zu zusätzlicher Mehrarbeit. Aus diesem Grund suchte das Gesundheitsamt Aschaffenburg gezielt nach einer Digitalisierungsmöglichkeit zur Prozessoptimierung, nicht zuletzt im Interesse einer erkennbaren Entlastung der Mitarbeiter.“
Was waren die ausschlaggebenden Gründe, dass Sie sich für EPRO.CARE und E-Projecta entschieden haben?
„Die Empfehlung kam von Seiten der EDV-Administration der kreisfreien Stadt Aschaffenburg. Nach dem ersten Kontakt wurde schnell klar, dass wir in E-Projecta einen lösungsorientierten Ansprechpartner gefunden haben, der in seiner unkomplizierten Kundenorientierung unseren Anforderungen entspricht.“
Welche Probleme konnten mit EPRO.CARE gelöst werden?
„In einem ersten Schritt konnten mit EPRO.CARE Überschneidungen in der Termin-Koordination vermieden werden. Es folgten schrittweise die weitere Digitalisierung grundlegender Prozesse. Durch den Import von Excel-Tabellen konnte zum Beispiel die händische Eingabe von Reihenterminen ersetzt werden und auch Reihenbenachrichtigungen wurden vollständig implementiert. Insgesamt konnten so wiederkehrende, für den Mitarbeiter zeitraubende und monotone Arbeiten durch digitale Abläufe ersetzt werden.“
Welche messbaren Veränderungen zeigen sich seit der Einführung von EPRO.CARE?
„Vor der Einführung von EPRO.CARE lag der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter des Gesundheitsamts pro Test bei durchschnittlich bis zu 20 Minuten. Dank Digitalisierung und Prozessoptimierung konnte dieser zeitliche Aufwand Schritt für Schritt auf aktuell etwa sechs Minuten pro Test gesenkt werden. Bei aktuell rund 2.500 Tests pro Woche summiert sich das zu einer täglichen Zeitersparnis von bis zu 100 Arbeitsstunden.“
Welche Erfahrungen haben Sie im Rahmen der Einführung des Systems und in der Zusammenarbeit mit E-Projecta gemacht?
„EPRO.CARE ist im Laufe der praktischen Umsetzung gewissermaßen mit unseren Anforderungen zusammengewachsen. An einigen Stellen musste gezielt nachjustiert und Funktionen weiterentwickelt werden. Trotz aller Professionalität auf beiden Seiten erforderten die besonderen Voraussetzungen eine schrittweise Annäherung an den Optimalzustand des Systems. Dabei hat uns vom ersten Tag an die Tatsache begeistert, dass wir uns stets freundlich angenommen und verstanden gefühlt haben. Unsere Umsetzungswünsche wurden immer zeitnah erledigt und es gab zu keinem Zeitpunkt das Gefühl, wir wären mit unseren Veränderungswünschen lästig. Das betrachten wir nicht als Selbstverständlichkeit. Die Zusammenarbeit mit E-Projecta war dabei stets geprägt von Lösungsorientierung, Aufgeschlossenheit, Freundlichkeit und ausgesprochen kurzen Reaktionszeiten.“
Wie sind Ihre ersten Erfahrungen mit dem „Handling“ der APP? Gibt es bereits Feedback von Nutzern?
„Aktuell zeigen sich noch Komplikationen im Bereich der Nutzung einer Schnittstelle zu einem unserer Labore, die weiterer Ursachenforschung bedürfen. Für den Bürger tritt die App bisher nur in Erscheinung, wenn vom System über einen vereinbarten Termin oder ein Testergebnis informiert wird. Dabei zeigen sich erwartungsgemäß in einzelnen Fällen Verständnisprobleme hinsichtlich der Tatsache, dass Nachrichten automatisiert von einem digitalen System erzeugt wurden und entsprechend nicht über die Absenderadresse beantwortet werden können.“
Welche Erweiterungen oder zusätzlichen Funktionen wünschen Sie sich?
„Wir gehen schon heute davon aus, dass wir EPRO.CARE mittelfristig nicht nur für die Abwicklung von CoViD-19-Tests nutzen werden, sondern zum Beispiel auch die Verwaltung geplanter Impfzentren damit unterstützen. Hierzu werden sicherlich diverse Anpassungen und Erweiterungen erforderlich sein. Darüber hinaus fallen uns immer wieder kleine und größere Funktionserweiterungen ein, die den Nutzen des Systems sinnvoll erweitern könnten, wie zum Beispiel Suchfilter für Geburtsdaten, den Serienbriefversand oder eine Änderung der Rechtevergabe für den Excel-Import.“
Mit 20 Mitarbeitern bietet die E-PROJECTA GmbH, aus Balingen bei Stuttgart, seit mehr als 20 Jahren IT-Lösungen für mittelständische Unternehmen und Behörden. Das Angebot umfasst ITK-Infrastruktur-Lösungen, Softwarelösungen, Cloud Services, IT-Security sowie umfassende Beratungsleistungen, bis hin zur Betreuung als externe IT-Abteilung. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der zertifizierten Entwicklung eigener Software-Produkte. Zu den Kunden der E-PROJECTA GmbH zählen neben Unternehmen auch Sicherheitsbehörden und Hilfsorganisationen.
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Cloud beschleunigt Datenerfassung!
EPRO.CARE ist eine web-basierte Softwarelösung, die in einer gesicherten Cloud per Browser nutzbar ist und für eine schnelle, sichere und digitale Kommunikation zwischen Arzt, Patient, der Corona-Ambulanz und dem Labor sorgt. Das hat den riesigen Vorteil, dass der Verwaltungsaufwand um einiges verringert wird und der gesamte Corona Testprozess vereinfacht abläuft. Dies spart für alle Beteiligen Zeit und Geld.
EPRO.CARE bietet als cloudbasierte Lösung die zentrale Erfassung, Verwaltung, Auswertung und Kommunikation des kompletten Corona-Test-Prozess-Ablauf.
Digitale Lösung für den/die:
- Bürger/Patienten
- Arzt/Schwerpunktlinik
- Registrierungsprozess
- Testcenter-Daten, Kapazitäten und Abstrich Daten
- Labor-Rückmeldungen
- Online-Kommunikationskanal mit dem Bürger
- Ergebnisübermittlung
- Auswertung für den Corona Stab/Gesundheitsamt
EPRO.CARE ist bereits in mehreren Landkreisen mit großem Erfolg im Einsatz und verbessert bei den eingesetzten Teststrecken effektiv die Koordination zwischen allen Beteiligten, verringert die Kommunikationszeit und die Fehlerquote enorm.
Zitat Marc Eberhart: Wir sind Stolz darauf, diese App entwickelt zu haben, um mit dieser Lösung einen guten Impact im Kampf gegen Corona beizutragen.
E-PROJECTA GmbH begleitet Unternehmen auf ihrem Weg in die Digitalisierung und realisiert individuelle Softwarelösungen – passgenau auf die Kundenwünsche abgestimmt. E-PROJECTA betreut seit über 20 Jahren erfolgreich mittelständische und international aufgestellt Unternehmen, sowie öffentliche Verwaltungen auf allen Ebenen der digitalen Vernetzung. Sie decken die komplette IT, Consulting und Software ab. Das Ziel ist, Prozesse zu vereinfachen, Informationen nutzbar zu machen und Potenziale zu bergen, um mehr Freiräume zu schaffen. Eine gesunde IT-Infrastruktur ist Teil eines erfolgreichen Unternehmens und vergleichbar mit dem Adersystem eines Lebewesend – darauf muss man sich verlassen können!
E-PROJECTA – mehr als ein IT-Systemhaus!
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