Mittelstand im Wandel – Digitale Weiterbildung als Antwort auf den Fachkräftebedarf
Unternehmen müssen die Qualifizierung ihrer Mitarbeitenden selbst in die Hand nehmen, um Personallücken zu schließen. Mit der Digitalisierung hat sich dabei nicht nur die Art und Weise, wie wir arbeiten grundlegend verändert, sondern auch wie wir lernen. Diese Entwicklung hat die DPS Business Solutions GmbH erkannt. Mit „reteach for business“ bietet das Unternehmen ein digitales Learning- & Compliance Managementsystem für den Mittelstand an, welches es Unternehmen ermöglicht, seine Mitarbeitenden selbst auszubilden und zu schulen. Ein großer Vorteil ist, dass die digitale Lernplattform direkt in bestehende HR Systeme integriert werden kann.
Trend zur digitalen Weiterbildung
DPS|BS, ein mittelständisches Software- und IT-Unternehmen mit Hauptsitz in München, beschäftigt sich seit über 20 Jahren mit der Digitalisierung in Klein- und Mittelständischen Unternehmen (KMU) in Deutschland. Ein Weg, den Fachkräftebedarf für die Firmen zu decken ist, diese selbst auszubilden. Digitale Lernplattformen schaffen dafür die besten Voraussetzungen.
"Die Umstellung auf virtuelle Schulungen ermöglicht nicht nur eine ortsunabhängige Teilnahme, sondern eröffnet auch neue und vor allem zeitnahe Lernmöglichkeiten, die in Präsenzveranstaltungen nicht realisierbar wären." betont Linda Neugebauer, Trainerin an der Akademie der DPS Business Solutions GmbH, die zunehmende Bedeutung von flexiblen Lernformaten.
Von Unterweisungen bis Onboarding: Digitale Lernplattformen als Basis für kontinuierliche Wissensvermittlung
Die eigenen Fachkräfte stetig weiter zu entwickeln und den Wissenstransfer im Unternehmen aktuell zu gestalten – dafür leisten digitale Lernplattformen flexible und effiziente Unterstützung. Mit dem Learning- & Compliance Management System „reteach for business“ bietet die DPS|BS Akademie eine moderne Lernplattform für den Mittelstand an und rundet damit auch ihr digitales Portfolio weiter ab. Unternehmen können den eigenen Mitarbeitenden individuelle Lerninhalte, wie Unterweisungen, Schulungen und Trainings sowie Onboardings und E-Learnings gezielt zugänglich machen. Auch Wissen und Know-How, z.B. über kleine Tutorials für Abteilungen, lassen sich darüber einfach im Unternehmen teilen.
Integration in bestehende HR Softwaresysteme
Der Clou: Im Bereich Unterweisungen stehen bereits viele Vorlagen und fertige Module, z.B. zur Arbeitssicherheit oder Cyber Security, u.v.m. zur Verfügung. Über eine Schnittstelle lässt sich „reteach for business“ mit der HR Managementlösung Sage HR Suite oder weiteren HR Systemen einsetzen. Digitale Weiterbildungen lassen sich somit direkt aus der Personalsoftware auf der Lernplattform einstellen. Die geplanten Weiterbildungsmaßnahmen können nahtlos in das neue LMS überführt und Teilnehmerinformationen bidirektional gemanaged werden.
Antwort auf den wachsenden Schulungsbedarf
In 60 Prozent aller Jobs werden sich bis 2030 die Jobprofile ändern, über 6,5 Millionen Arbeitnehmende in Deutschland müssen laut McKinsey umgeschult oder weitergebildet werden. Diese große Schulungsnachfrage erfordert flexible Lernangebote, welche die DPS|BS mit ihrem Learning- & Compliance Managementsystem „reteach for business“ erfolgreich bereitstellt.
Vielfältige Lernformate für individuelle Bedürfnisse
Neben klassischen digitalen Lernformen wie E- oder Blended-Learning gewinnen vor allem Microlearnings, Videos oder Erklärfilme an Popularität. Mit „reteach for business“ setzt die DPS|BS Akademie auf ein breites Spektrum an Lerninhalten, um unterschiedlichen Lerntypen gerecht zu werden. Durch interaktive Elemente werden zudem abwechslungsreiche Lernerlebnisse geschaffen.
Die Vorteile digitaler Schulungen liegen in ihrer Flexibilität, vielfältigen Formaten und Medien, Reichweite und Kosteneffizienz. Mitarbeitende können selbstbestimmt lernen, unabhängig von Zeit und Ort. Sie können sich aufgrund dieser Flexibilität neben ihrer Haupttätigkeit weiterbilden. Die digitalen Formate ermöglichen eine größere Reichweite und sparen gleichzeitig Kosten im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen. Auch wenn digitale Weiterbildungen die Präsenzveranstaltungen nicht in Gänze ersetzen, stellen sie eine sinnvolle Ergänzung dar und zielen vor allem auch auf die schnelle Wissensvermittlung benötigter Kenntnisse und Fähigkeiten innerhalb eines Unternehmens ab. Die Effektivität hängt nicht nur von der Form, sondern auch von der Qualität der Schulungsinhalte ab. Weiterführende Informationen zu reatech for business finden Sie hier auf der Webseite.
DPS|BS Akademie – Ihr Partner für zukunftsorientierte Weiterbildung
Die Akademie der DPS Business Solutions GmbH ist ein durch den TÜV Süd zertifizierter Bildungsträger in Deutschland und AZAV zugelassen. Die Zertifizierung bestätigt, dass der Bildungsträger bestimmte Qualitätsstandards erfüllt und ein hohes Niveau an Bildung und Training bietet. Regelmäßige Überprüfungen der zertifizierten Bildungsträger stellen sicher, dass diese weiterhin den Anforderungen entsprechen. Mit ihrem Learning- & Compliance Management System bietet die DPS|BS Akademie eine ideale Plattform für individuelle und gezielte Wissensvermittlung an.
Seit über 20 Jahren arbeitet die DPS Business Solutions GmbH gemeinsam mit mittelständischen Unternehmen aller Branchen an der perfekten Implementierung von ERP (Enterprise Resource Planning) und HR (Human Resource) Software. Mit einem leistungsstarken Angebot an Kern- und Zusatzlösungen begleitet die DPS|BS ihre Anwender bei der Digitalisierung ihrer kaufmännischen Prozesse.
Die DPS|BS gehört zu den größten Sage Business Partnern der DACH-Region mit über 1.200 Kunden. Neben den Lösungen Sage 100 und Sage HR Suite bietet die DPS Business Solutions GmbH Eigenentwicklungen sowie ein umfassendes IT-, Dienstleistungs- und Serviceangebot für den modernen Mittelstand. Zudem unterstützt die DPS|BS Akademie mit innovativen Lösungen für die Weiterbildung Unternehmen beim digitalen Wandel.
Um regional vor Ort zu sein, werden die mittelständischen Kunden von über 130 Mitarbeitern an neun Standorten betreut.
www.dps-bs.de
DPS Business Solutions GmbH
Am Moosfeld 3
81829 München
Telefon: +49 89 248835000
Telefax: +49 89 248835001
http://www.dps-bs.de
Ansprechpartnerin HR
Telefon: +49 (89) 248835041
E-Mail: susann.schneider@dps-bs.de
Arbeitszeiterfassung: Gute Gründe, die Pflicht als Chance zu verstehen
Ende Dezember 2022 gab es eine weitere Rechtsprechung: Arbeitgeber:innen haben demnach gegenüber ihren Beschäftigten eine Hinweispflicht für Urlaubsanspruch, Urlaubsübertragung und Urlaubsverfall. Das BAG entschied, dass Urlaubsansprüche grundsätzlich nicht mehr verjähren können, es sei denn Arbeitgeber:innen weisen ihre Belegschaft zuvor darauf hin, dass ihnen Urlaubstage zustehen, die verfallen könnten. Bleibt dieser Hinweis aus, können Beschäftigte auch Ansprüche aus früheren Jahren geltend machen. Auch hier folgte das BAG einem Urteil des EuGH.
Eines ist sicher: Es tut sich einiges rund um die Zeitwirtschaft im Unternehmen. Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung wird kommen. Die Dokumentation von Zeiten, Abwesenheiten oder Urlaubsansprüchen lässt sich zudem elektronisch übersichtlicher und einfacher gestalten.
Machen Sie also die Pflicht zur Chance! Wir zeigen, warum jetzt ein guter Zeitpunkt ist, Ihre Unternehmensprozesse unter die Lupe zu nehmen und diese vor allem mit einer Software zur Zeiterfassung digital zu optimieren.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Nach den Urteilen des EuGH sowie des BAG steht nun fest, dass Unternehmen in Zukunft dazu verpflichtet werden sollen, ein System einzuführen, mit dem täglich die geleistete Arbeitszeit von ihren Beschäftigten gemessen werden kann.
Derzeit müssen nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz lediglich die Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden. Durch das Urteil des BAG wird es aber allen Erwartungen nach für alle Arbeitgeber:innen zur Pflicht werden, die tägliche Arbeitsdauer (Beginn, Ende, Pausen) zu erfassen. Die Arbeitszeiterfassung durch eine Software kann dabei von großem Nutzen sein.
Warum eine Zeiterfassung Software?
Viele Unternehmen arbeiten bereits seit vielen Jahren erfolgreich mit einer Zeiterfassungssoftware, die es ermöglicht, dass die Arbeitszeiten verlässlich und digital erfasst werden können.
Eine Zeiterfassungssoftware kann auf direkte und verlässliche Weise die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im System verzeichnen: Arbeitszeiten sowie etwaige Abwesenheiten werden übersichtlich dargestellt und aufgenommen. Aufgrund von Zugangsberechtigungen und Sicherheitskonzepten können Manipulationen und Fehler in der Zeiterfassung so gut wie ausgeschlossen werden. Die Daten können für alle Berechtigten zugänglich gemacht werden, während sie stets selbständig überprüfbar bleiben. Eine moderne Zeiterfassung mittels Software macht es möglich, Aufgaben effizient zu planen.
Für welche Unternehmen ist eine Zeiterfassung mittels Software sinnvoll?
Grundsätzlich ist eine Software zur Zeiterfassung schon für alle Unternehmen sinnvoll, die einfach ihre Arbeitszeiten gesetzeskonform erfassen wollen. Für Unternehmen, die mit Personalmanagement, ERP-Systemen, Workflow-Management oder Produktionssteuerung arbeiten, ist eine solche Softwarelösung in jedem Fall ratsam. Arbeitszeiten werden als Basis verschiedener Aufgaben im Unternehmen als Planungs-, Steuerungs- und Abrechnungsgrundlage benötigt und fließen in die entsprechenden Anwendungen mit ein:
Personalmanagementlösungen:
In den meisten Unternehmen wird im Personalbereich schon mit einer Personalsoftware gearbeitet. Diese lässt sich ideal mit einer Zeiterfassung Software verbinden. So fließen sowohl Planungs- und Abrechnungsprozesse sowie Zeitdaten für deren genaue Bearbeitung mit ein. Auch, oder gerade bei Projektmanagementthemen ist das hilfreich. Projektzeiten können so abgerechnet und neu geplant werden und der Personaleinsatz kann optimiert und angepasst werden.
ERP-Systeme:
Im Bereich des Rechnungswesens sind solche Zeitdaten wichtig für die vorausgehende Kalkulation und Nachkalkulation. Besonders gegenüber Kunden und Auftraggebern ist hier eine genaue Abrechnung nach Zeiterfassung wichtig.
Workforce Managementsysteme:
Hier unterstützt die Software ein Unternehmen dabei, Mitarbeiter richtig einzuplanen und den Einsatz auszusteuern. Welche Mitarbeiter werden in welchem Bereich und zu welcher Zeit, mit welcher Kapazität benötigt? Durch eine Zeiterfassung mithilfe einer Software kann verfügbare, benötigte sowie eingesetzte Zeit optimal erfasst und geplant werden.
Produktionssteuerung:
Auch hier wird der Personaleinsatz geplant. Neben Betriebsdaten, Prozessdaten, Maschinendaten und Leistungsdaten sind hier auch die Zeitdaten essentiell, um die Produktionsabläufe zu optimieren.
TIPP: INFORMIEREN SIE SICH JETZT ÜBER ZEITERFASSUNGSLÖSUNGEN!
Die systematische Zeiterfassung wird kommen. Die Pflicht ist aber auch eine Chance zur Digitalisierung weiterer Unternehmensprozesse. Elektronische Arbeitszeiterfassung mit Software bietet viele Vorteile. Lernen Sie die Zeiterfassung Software von Sage HR Suite & GFOS kennen und erfahren Sie mehr über die unterschiedlichen individuellen Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen.
Wie erleichtert eine Software die Arbeitszeiterfassung?
Eine Software zur Zeiterfassung dient dazu, Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten der Mitarbeitenden zuverlässig und digital zu dokumentieren sowie An- und Abwesenheiten zu planen. Das verringert die Verwaltungsarbeit, die bei der manuellen Erfassung entsteht. Diese Art der digitalen Zeiterfassung bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten. So kann sie an die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens angepasst und mit weiteren Unternehmenslösungen eingesetzt werden.
Neben der selbständigen Arbeitszeiterfassung können Sie über zusätzliche Portalerweiterungen Ihre Mitarbeitenden auch in die Erfassung von planbaren Fehlzeiten mit einbeziehen, wie z.B die Dienstreisenplanung, geplante Kranktage oder auch die Urlaubsplanung. Somit verfügen Ihre Mitarbeitenden im Mitarbeiterportal auch über eine aktuelle Übersicht zu ihrem Urlaubsstand und Resturlaubsansprüchen, was Ihnen in der Personalabteilung gerade im Hinblick auf die aktuelle Rechtsprechung bezüglich Ihrer Hinweispflicht auf den Urlaubsverfall einiges an Rückfragen und Aufwand für Auswertungen und Berichte erspart.
Nicht zuletzt bildet eine Zeiterfassungssoftware auch die zunehmenden digitalen Anforderungen von Behörden oder SV-Trägern zuverlässig ab, wie bspw. die digitale Krankmeldung (eAU) seit diesem Jahr. Bei der Anschaffung können Unternehmen flexibel zwischen Miet- und Kaufmodellen einer solchen Software wählen. Auch ist es möglich, sowohl webbasierte als auch mobile Programme zur Arbeitszeiterfassung zu nutzen.
Wo liegen die Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mittels Software?
Vorteile:
- flexibel: Die Arbeitszeit lässt sich im Büro, im Homeoffice und von unterwegs erfassen. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle sind kein Problem.
- modern: Die Softwarelösung bietet eine zeitgemäße Methode der Zeiterfassung, mit der die Daten umso einfacher zu verarbeiten sind.
- digital: Software zur Zeiterfassung digitalisiert wichtige Abläufe im Unternehmen
- automatisch: Von der Zeiterfassungssoftware ist der Datenaustausch mit anderen Systemen automatisiert möglich.
- umfassend: Die digitale, umfassende Auswertung der Daten wird vereinfacht.
Nachteile:
- Vertrauen: In manchen Fällen reagieren Mitarbeitende eventuell eher negativ auf ein solches Zeiterfassungsmodell. Arbeitgeber:innen sollten darauf achten, die Zeiterfassung lediglich für die oben genannten Unternehmensgründe zu nutzen und kein Gefühl der Kontrolle und Überwachung zu vermitteln. Das könnte sonst zu einer Verschlechterung des Betriebsklimas führen.
- Zeitorientierung: Die Zeiterfassung sollte nicht stärker gewichtet sein als die Zielorientierung. Am Ende sind die Produktivität und das Ergebnis für die Firma immer noch wichtiger als die abgearbeiteten Stunden.
- Investition: Die Einführung einer Software zur Zeiterfassung ist natürlich mit Kosten verbunden, die das Unternehmen tragen muss.
- Datenschutz: Arbeitgeber:innen müssen stets darauf bedacht sein, datenschutzkonform vorzugehen, wenn eine Zeiterfassung Software im Unternehmen zum Einsatz kommt.
Worauf müssen Unternehmen bei der Zeiterfassung mittels Software achten?
Ein wichtiger Punkt, der hier nicht vernachlässigt werden darf, ist der Datenschutz der Mitarbeiter:innen. Bei der Zeiterfassung mittels Software werden personenbezogene Daten aufgenommen. Sie unterliegen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) der Europäischen Union und dürfen demnach auch nicht missbraucht werden. Arbeitgeber:innen ist es untersagt, durch die Software Bewegungsprofile der Angestellten zu erstellen oder ihre Leistung und ihr Verhalten anderweitig zu überwachen. Es darf lediglich die erbrachte Arbeitszeit erfasst werden.
- Ganz besonders biometrische Daten müssen hier geschützt werden. Iris- oder Fingerscans werden beispielsweise in Laboren, die erhöhten Sicherheitsstandards unterliegen, angewendet und gelten als sehr sensible Daten.
Welches Lösung zur Arbeitszeiterfassung ist die richtige?
Welche Software für welches Unternehmen geeignet ist, hängt vom jeweiligen Unternehmenstyp und den Schwerpunkten ab. DPS|BS bietet zwei Lösungen an, die jeweils einen unterschiedlichen Fokus haben.
Sage HR Suite: Eine umfassende Softwarelösung zum Personalmanagement. Sie enthält ein System zur Zeitwirtschaft inklusive Zeiterfassung und deckt vor allem die HR-Sicht eines Unternehmens ab.
GFOS: Eignet sich vor allem für größere und auch für produktionsintensive Unternehmen. Damit können Personalkapazitäten ausgesteuert werden. Mit dieser Softwarelösung wird besonders die Unternehmenssicht selbst abgedeckt.
Fazit:
Die Zeiterfassung mittels Software findet bereits in vielen Unternehmen Anwendung und unterstützt Arbeitgeber:innen und Mitarbeitende in den täglichen Arbeitsprozessen. Die Software ermöglicht die digitale Zeiterfassung, wodurch sowohl Abrechnungsvorgänge als auch Einsatzplanung und Kapazitätenaussteuerung vereinfacht werden. Durch das BAG-Urteil wird es in Zukunft für alle Unternehmen verpflichtend sein, eine Form der Zeiterfassung einzuführen. Je nach individuellen Anforderungen im Unternehmen bietet DPS|BS passende Lösungen an.
DPS Business Solutions GmbH
Am Moosfeld 3
81829 München
Telefon: +49 89 248835000
Telefax: +49 89 248835001
http://www.dps-bs.de
Ansprechpartnerin HR
Telefon: +49 (89) 248835041
E-Mail: susann.schneider@dps-bs.de
IT-Sicherheit im Unternehmen – so schützen Sie sich erfolgreich vor Hackerangriffen
IT-Sicherheit – Weshalb sie so wichtig ist
Cyber-Kriminalität und IT-Sicherheit sind in Zeiten der Digitalisierung große Themen. Als Cyber-Angriff bezeichnet man geplante und durchgeführte Angriffe auf informationstechnische Systeme (IT-Systeme). Dabei kann es sich beispielsweise um den Serverraum Ihres Unternehmens, Mobiltelefone oder sogar Maschinen, die über WLAN gesteuert werden, handeln. Personen, die Angriffe dieser Art durchführen, werden "Hacker" genannt. Und ein Hacker-Angriff kann großen Schaden anrichten. In der Regel zielt er darauf ab, vertrauliche Informationen und sensible Daten zu erlangen, Geschäftsprozesse einzuschränken oder sogar komplett einzustellen oder auch die Reputation eines Unternehmens nachhaltig zu schädigen.
Um sich präventiv vor Cyber-Angriffen zu schützen, sollte Ihr Unternehmen die Standards des IT-Sicherheitsmanagements einhalten und einen risikoarmen und sicheren Umgang mit technischen Systemen jeglicher Art pflegen.
Die häufigsten Angriffsarten
Wenn Sie sich über die IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen Gedanken machen, ist es natürlich zunächst von Vorteil, zu wissen, mit welchen Angriffen in der Regel zu rechnen ist. Indem Sie sich über die einzelnen Arten informieren, fällt es Ihnen leichter, passende Präventionsstrategien einzuführen. Übrigens: Neben den hier genannten Angriffsarten existieren noch viele weitere. Wir haben uns in unserem Beitrag jedoch auf die häufigsten Arten beschränkt.
Malware/Schadsoftware
Als Malware (Malicious Software) oder auch Schadsoftware wird Software bezeichnet, die lediglich mit einem Ziel entwickelt wurde: Schädliche Funktionen auf einem IT-System auszuführen. Sie kann sich beispielsweise auf Servern, Smartphones oder auch Routern einschleichen und hier Daten stehlen oder Unterbrechungen verursachen. Das Gefährliche: In der Regel bemerken Benutzer überhaupt nicht, dass ihr System von einer Malware betroffen ist. Sie werden zum Beispiel über E-Mail-Anhänge, manipulierte Webseiten oder Datenträger verbreitet.
Ransomware
Laut Schabhüser bergen Ransomware-Angriffe für Unternehmen die größte Bedrohung. Es handelt sich dabei um Schadsoftware, die ganze Systeme oder aber auch lediglich bestimmte Nutzerinformationen verschlüsseln. Dadurch haben Sie keinerlei Zugriff mehr auf Ihr System. Den Zugriff erhalten Sie erst wieder, wenn Sie den Hackern Lösegeld zahlen. Daher stammt auch der Name: "ransom" = engl. Lösegeld.
Spam- und Phishing-Mail
Mit Spam-Mails hat wohl jeder schon Erfahrungen gemacht. Doch nicht immer handelt es sich dabei "nur" um lästige Werbung. Im Gegenteil, Spam kann sogar richtig gefährlich werden, beispielsweise in Form von Phishing-Mails. Diese zielen darauf ab, Ihre Passwörter oder andere persönliche Daten zu erlangen (oder zu "angeln"). In Mails dieser Art werden Sie in der Regel dazu aufgefordert, einen bestimmten Link anzuklicken oder sich auf einem Portal anzumelden, zum Beispiel, damit Ihr Bankkonto o. ä. nicht gesperrt wird. Natürlich handelt es sich dabei um eine leere Drohung und nicht tatsächlich um eine Mail Ihrer Bank oder einer anderen bekannten Organisation. Doch nicht immer ist es leicht, den Unterschied auszumachen, weshalb Maßnahmen zur IT-Sicherheit essentiell sind.
Passwortangriffe
Bei Passwortangriffen geht es darum, die Anmeldeinformationen von Benutzer – beispielsweise eines Mitarbeiter in Ihrer Firma – offenzulegen. Anhand verschiedener Techniken – wie etwa in Form von Phishing-Mails – findet der Hacker die Anmeldedaten heraus und kann im Anschluss Berechtigungen und Identität der betroffenen Person übernehmen. Dieses Eindringen in das System kann dafür sorgen, dass Cyber-Kriminelle zum Beispiel Zugriff auf sensible Daten erlangen.
DDoS-Angriffe
Auch bei dieser Art eines Cyber-Angriffes geht es darum, Systeme außer Betrieb zu setzen oder zumindest zu verlangsamen. Das Besondere an einem DDoS-Angriff (Distributed Denial-of-Service): Hier wird der anvisierte Server von einer Vielzahl an unterschiedlichen Systemen angegriffen. Sie bombardieren den Server mit so vielen Aufgaben, dass er dem nicht länger standhalten kann und zusammenbricht. Es kommt also zu einer großflächig koordinierten Attacke, weshalb es besonders schwer ist, diese abzuwehren. Übrigens: Neben DDoS-Angriffen gibt es auch DoS-Angriffe (Denial-of-Service). Hier geht die Attacke jedoch lediglich von einem System aus. Das Prinzip bleibt aber dasselbe.
So können Cyber-Angriffe ins System eindringen
- Fremde Links und Dateien (z. B. in Mail-Anhängen)
- Datenträger (z. B. USB-Sticks)
- Manipulierte Webseiten
Die möglichen Auswirkungen eines Cyber-Angriffes – Wovor Sie sich mit IT-Sicherheit schützen können
- Verlust von Kunden und/oder Mitarbeiter aufgrund von Imageschäden und Vertrauensverlusten
- Verlust von sensiblen Daten
- Finanzielle Verluste
- Lösegeld-Zahlungen (z. B. durch Ransomware)
- Unterbrechung des Geschäftsbetriebes
IT-Sicherheit – So können Sie Ihr Unternehmen schützen
Maßnahmen der IT-Sicherheit lassen sich in vier Kategorien einteilen:
- Präventive IT-Sicherheit: Digitale Einbruchsversuche werden vorbeugend verhindert.
- Detektivische IT-Sicherheit: Eine zentrale Überwachung sorgt dafür, dass Cyber-Angriffe schnellstmöglich erkannt werden.
- Repressive IT-Sicherheit: Dank Schadensbegrenzung können mögliche Auswirkungen eines Angriffs möglichst klein gehalten werden.
- Korrektive IT-Sicherheit: Im besten Fall kann eine Schadensbekämpfung dafür sorgen, dass keine negativen Auswirkungen entstehen.
Wie bereits erwähnt, schreibt das BSI der präventiven IT-Sicherheit einen besonders hohen Stellenwert zu. Indem Sie die IT-Sicherheit Ihres Unternehmens erhöhen und potenzielle Schwachstellen bereits im Voraus beseitigen, geben Sie Hackern keine Angriffsfläche. Folgende Maßnahmen sind für eine funktionierende IT-Sicherheit unerlässlich:
Technische IT-Sicherheit:
Um Ihr Unternehmen effektiv schützen zu können, muss die IT-Security, also die Sicherheit Ihrer Systeme, gewährleistet sein. In eine gute IT-Infrastruktur zu investieren, ist ein wichtiger Faktor, um Ihr Unternehmen erfolgreich gegen virtuelle Angriffe schützen zu können.
Technische IT-Sicherheit erreichen Sie beispielsweise, indem Sie Ihre Firewall regelmäßig aktualisieren und nach potenziellen Schwachstellen überprüfen. Denn sie ist besonders gerne Ziel eines Angriffs, da es sich dabei um die letzte Hürde zwischen Internet und Ihrem Server handelt. Aufgrund dessen sollten Sie die Firewall kontinuierlich überprüfen und überwachen (lassen).
Auch Ihrem Virenschutz sollten Sie regelmäßige Aufmerksamkeit zuteilwerden lassen. Es reicht nicht, diesen nur zu installieren, um sich vor infizierten Dateien und Schadsoftware zu schützen. Denn nur, wenn Sie Ihren Antivirenprogrammen eine fachgerechte Wartung zukommen lassen, können diese für sicheren und langfristigen Schutz sorgen und somit IT-Sicherheit gewährleisten.
Um Passwortangriffe zu vermeiden, sollten Sie auf eine 2-Faktor-Authentisierung zurückgreifen. Was genau ist das? Es handelt sich hierbei um ein Verfahren, das die Sicherheit von Online-Konten zusätzlich verstärkt. Sie sind in diesem Fall nicht nur passwortgeschützt, sondern haben noch eine weitere "Schutzschicht", die ein Hacker zusätzlich durchdringen müsste, um auf das Konto zugreifen zu können – die IT-Sicherheit wird also durch zwei Faktoren sichergestellt. Neben einem Kennwort kann der zweite Faktor beispielsweise etwas sein, das der legitime Benutzer des Kontos besitzt (z. B. Smartphone).
Besonders heikel in Bezug auf die IT-Sicherheit ist es, wenn sensible Daten oder vertrauliche Dateien online gespeichert oder versendet werden müssen. Denn dadurch kann es schnell zu Sicherheitsverlusten kommen, die Hacker möglicherweise ausnutzen. In diesem Fall lohnt sich ein Programm, in welchem die Speicherung, Teilung und Bearbeitung der Daten DSGVO-konform und gleichzeitig besonders sicher möglich sind. Hierfür eignet sich beispielsweise die IT-Sicherheits-Lösung von DPS BS: Der Data Protection Safe.
IT-Sicherheit durch Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter
IT-Sicherheit lässt sich nicht ausschließlich in Form von technischen Lösungen umsetzen. Besonders wichtig ist auch die Sensibilisierung Ihrer Angestellten. Indem Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Hinblick auf IT-Sicherheit schulen, können die Erfolgschancen der meisten Cyber-Angriffe erheblich eingeschränkt werden. Denn Social Engineering (also Cyber-Angriffe, die nicht rein technischer Natur sind, sondern auf die Manipulation von User abzielen) ist besonders häufig: Laut einer Studie von PurpleSec beinhalten 98 Prozent aller Cyber-Attacken eine Form des Social Engineerings (vgl.: https://purplesec.us/…). Indem Sie Ihre Mitarbeiter auf diese Risiken aufmerksam machen und Ihnen IT-Sicherheit näherbringen, kann also bereits eine Vielzahl an Angriffen verhindert werden. In sogenannten Awareness-Schulungen (Problembewusstseins-Schulungen) von IT-Sicherheitsexperten lernen Ihre Mitarbeiter zum Beispiel, wie sie Phishing-Mails erkennen, wie sie sich im Falle eines Passwortangriffes verhalten müssen oder welche Vorkehrungen sie zur Datensicherung treffen sollten. IT-Sicherheit ist ein Thema, mit dem sich das ganze Unternehmen auseinandersetzen sollte!
Digital sicher dank DPS|BS
IT-Sicherheit ist in 2024 weiterhin ein großes Thema. Um sich vor Cyber-Angriffen, zum Beispiel in Form von Malware, Ransomware oder Phishing-Mails zu schützen, sollten Sie bei Ihrem Unternehmen besonders auf digitale Sicherheit – IT-Sicherheit – achten. Die Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter, zum Beispiel in Form von Awareness-Schulungen, ist dabei besonders wichtig. Doch auch technische IT-Sicherheitsvorkehrungen dürfen auf keinen Fall unterschätzt werden. Mit der IT-Security von DPS|BS schützen Sie Ihre Systeme und Netzwerke ganzheitlich und langfristig. Informieren Sie sich jetzt!
DPS Business Solutions GmbH
Am Moosfeld 3
81829 München
Telefon: +49 89 248835000
Telefax: +49 89 248835001
http://www.dps-bs.de
Ansprechpartnerin ERP
Telefon: +49 (89) 248835033
E-Mail: patricia.eichhorn@dps-bs.de
B2B Shop im Großhandel – Worauf es in Zukunft bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ankommt
Warum ist ein optimierter B2B Shop so wichtig?
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen müssen darauf achten, den Anschluss nicht zu verlieren. Denn ihr Marktanteil wird stetig kleiner. Aufgrund von Konzentrationsprozessen werden insbesondere kleine Großhändler langfristig vom Markt verschwinden. Um weiterhin wettbewerbsfähig und zukunftssicher zu bleiben, brauchen Sie Differenzierungsmerkmale, die Sie von den großen Händlern abheben. Zum einen kann es sich dabei um eine Spezialisierung auf Nischenprodukte handeln. Besonders wichtig ist es jedoch, einen besseren Service in Form eines B2B Shops anzubieten und Prozesse zu automatisieren. Nur so kann für eine langfristige Kundschaftsbindung gesorgt werden.
Warum steigen die Kundenerwartungen überhaupt immer weiter an? Der Generationenwandel im beruflichen Kontext spielt eine entscheidende Rolle. Boomer gehen langsam in Rente und der Markt wird bald geprägt sein von Millennials und der Generation Z: bis 2030 werden 75 Prozent der Belegschaft Millennials sein. Und die setzen die Möglichkeit einer digitalen Produktbeschaffung und einen funktionierenden B2B Shop voraus. Schließlich sind sie das auch von online B2C Shops gewöhnt. Denn hier ist eine schnelle und unkomplizierte Abwicklung einer Bestellung bereits Normalität. Kunden kennen also die Möglichkeiten für E-Commerce aus ihrem privaten Leben und erwarten die entsprechenden Annehmlichkeiten auch bei beruflichen Einkäufen. Immer mehr automatisierte B2C Prozesse werden von B2B Shops adaptiert. Und E-Commerce im B2B Bereich steigt stetig an. Im Jahr 2025 soll bereits ein Viertel aller Umsätze aus dem Großhandel durch E-Commerce erreicht werden. Wer also jetzt nicht in einen guten B2B Shop investiert, wird in Zukunft Probleme haben, wettbewerbsfähig zu bleiben.
Heißt das, dass auch auf Stellen im Außendienst zukünftig verzichtet werden kann, da alles im B2B Online Shop stattfindet? Nein. 79 Prozent sehen den Außendienst auch noch in fünf Jahren als zentralen Faktor im Vertrieb. Und 82 Prozent sind sogar der Meinung, dass die Beratung von Außendienstmitarbeiter nie vollständig durch digitale Lösungen ersetzt werden kann. Das bedeutet: Ein optimierter B2B Shop soll die Arbeit der Außendienstler nicht ersetzen, sondern sie stattdessen unterstützen. Generell kommen automatisierte Prozesse und ein B2B Shop in der Selling Journey allen Mitarbeiter und damit auch dem ganzen Unternehmen zu Gute.
Der Online-Handelsanteil eines erfolgreichen B2B-Händlers steigt
Steigende Kundenansprüche, Coronapandemie, Digitalisierung: Die Rahmenbedingungen für den B2B-Handel haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Denn: Im B2B-Bereich werden Onlineshops und Gewohnheiten, die man aus dem privaten Einkauf kennt, immer wichtiger.
Der B2B-Internethandel[1] der Hersteller und Großhändler ist 2021 im Vergleich zum Vorjahr um 30,7 Prozent gewachsen und verzeichnet damit einen Gesamtumsatz von 352 Milliarden Euro netto. Insgesamt haben Hersteller und Großhandel 2021 9,4 Prozent der Gesamtumsätze online (exkl. EDI) umgesetzt.
Insgesamt erfordert die sich wandelnde B2B-Branche von Händlern ein Umdenken und eine Neu-Ausrichtung. Indem sie sich den neuen Anforderungen anpassen, können sie sich erfolgreich im Wettbewerb behaupten und Chancen nutzen.
[1] Nur Umsätze über Onlineshops und Marktplätze (ohne EDI) von Herstellern und Großhandel.
Quelle: https://www.ifhkoeln.de/b2b-marktmonitor-2022-mehr-als-jeder-vierte-euro-im-b2b-internethandel-ueber-marktplaetze/
So profitiert Ihr Unternehmen von einem B2B Shop und automatisierten Prozessen – Beispiel Selling Journey
- Vorbereitung:Mithilfe eines CRM-Systems und eines B2B Shops haben Mitarbeitende im Vertrieb mobilen Zugriff auf alle relevanten Kundschaftsdaten und können somit vor dem Kundschaftsgespräch Steckbriefe und die individuelle Historie der Kunden direkt einsehen. Diese Informationen können dabei helfen, mögliche Upselling-Potenziale frühzeitig zu erkennen und komplett auszuschöpfen. Gleichzeitig schafft dieses Wissen Vertrauen beim Kunden oder der Kundin und sorgt somit für eine bessere Kundschaftsbindung.
- Kundenbetreuung:Bisher werden nur 46 Prozent der Außendienstmitarbeiter mit digitalen Tools unterstützt. Dabei birgt diese Vorgehensweise viele Vorteile. Denn mit einer digitalen Lösung haben Außendienstler direkten Zugriff auf jegliche Informationen, die während eines Kundschaftstermins wichtig sein könnten. So können sie beispielsweise sofort nachschauen, ob ein bestimmtes Produkt in der gewünschten Menge auf Lager ist, mit welchen Preisen gerechnet werden muss und wann eine Lieferung möglich wäre – auch dank eines B2B Shops. Die Kunden erhalten Informationen also in Echtzeit und der Entscheidungsprozess und die Reaktionszeiten werden durch einen B2B Shop deutlich verkürzt.
- Bestellung: In den meisten Unternehmen sind vollends automatisierte Bestellprozesse mithilfe eines B2B Shops noch nicht gegeben. Ganze 71 Prozent der KMU Großhändler gaben an, dass sie Bestellungen manuell erfassen. 70 Prozent bearbeiten außerdem den Bestelleingang ebenfalls noch manuell. Das sorgt nicht nur für einen höheren Arbeitsaufwand, sondern außerdem für eine hohe Fehleranfälligkeit. Schließlich müssen Informationen regelmäßig manuell von einem Medium in ein anderes übertragen werden. Schnittstellenbasierte Lösungen und ein B2B Shop reduzieren die Fehlerquote und optimieren Prozessabläufe nachhaltig.
- Lieferung:Ähnlich wie bei der Kundenberatung ist es hier besonders wichtig, den Kunden relevante Informationen in Echtzeit zu liefern. Das beinhaltet zuverlässige Verfügbarkeitsinformationen und genaue Angaben über Lieferzeiträume, welche beispielsweise in einem Kundenportal des B2B Shops angezeigt werden können. Aktuell wickeln 68 Prozent der KMU Großhändler Wareneingang und -verwaltung noch manuell ab. Das führt zu Verzögerungen und einem hohen Fehlerpotenzial. Außerdem ist eine größtmögliche Transparenz für die Kundschaft nicht gegeben.
- Nachbereitung:Auch der Prozess des After Sales kann mithilfe von automatisierten Prozessen und einem optimierten B2B Shop nachhaltig gestärkt werden. Dadurch lassen sich Retouren schnell und einfach bearbeiten. Außendienstmitarbeitende können außerdem zum Beispiel mithilfe eines Drop Down Checks mit intuitiver Maske schnelle Dokumentationen von Kundschaftsterminen erstellen und sparen somit manuelle Arbeit ein. Bisher bearbeiten 79 Prozent der KMU Großhändler Retouren noch manuell und nur 18 Prozent setzen Kundenportale für Bestellungen ein. Genau wie bei den anderen Punkten der Selling Journey besteht also auch hier noch ein großes Verbesserungspotenzial, das dank eines B2B Shops und automatisierter Prozesse erreicht werden kann.
Zusammenfassend kann man sagen, dass sich in Bezug auf die Selling Journey folgende Möglichkeiten zur Verbesserung ergeben: Sie sollten Teilprozesse wie Außendienst und Kundenportale in Form eines B2B Shops integrieren. Außerdem ist es von großem Vorteil, wenn mangelhafte Schnittstellen in Ihrem Unternehmen von optimierten Lösungen ersetzt werden. Eine umfassende Digitalisierung, auch in Form eines B2B Shops, und Prozessoptimierungen sind also wichtige Schritte, damit Sie auch in Zukunft auf dem Markt bestehen und sich langfristig erfolgreich von der Konkurrenz abheben können.
Ein B2B Shop und automatisierte Prozesse – Die Vorteile
- Zeitersparnis:Durch digitalisierte, automatisierte Prozesse und einen B2B Shop können Ihre Mitarbeiter viel Zeit einsparen. Das Ausdrucken von Dokumenten oder die manuelle Erfassung von Bestellungen und Waren- und Retourenverwaltung kosten Zeit, die mit digitalen Lösungen, unter anderem in Form eines B2B Shops, eingespart werden kann. 60 Prozent aller Kundschaftsanfragen betreffen die Verfügbarkeit oder Preise von Artikeln oder Informationen zur individuellen Historie. Ein B2B Shop mit Kundenportal kann hierbei Abhilfe schaffen. Denn Kunden können die Informationen in diesem Fall online einfach selbst abfragen. Bei etwa sechs Stunden Aufwand pro Tag für Anfragen profitiert man im Jahr bereits von einer Zeitersparnis von 83 Tagen. Ist dann dank des B2B Shops zusätzlich eine digitale Auftragserfassung möglich, können bei 30.000 Bestellpositionen pro Jahr auch hier etwa 63 Arbeitstage eingespart werden. Insgesamt lässt sich der Zeitaufwand für Routinearbeiten mit einem B2B Online Shop also um etwa 146 Tage pro Jahr reduzieren. Die neu gewonnenen Kapazitäten können dann für andere wichtige Arbeiten verwendet werden, zum Beispiel für den Support hochwertiger Aufträge.
- Reduziertes Fehlerpotenzial: Wenn Ihr Unternehmen nicht über durchgängige Prozesse ohne Schnittstellen und einen B2B Shop verfügt, kann es schnell zu Fehlern kommen. Das lässt sich gut anhand des Außendienstes feststellen. Arbeitet der Außendienst (fast) ausschließlich offline, müssen Bestellungen oder Dokumentationen von Kundenterminen im Nachgang in bestehende Softwarelösungen eingepflegt werden. Diese manuelle Übertragung bietet ein hohes Fehlerpotenzial. Wenn Sie jedoch mit einer schnittstellenbasierten Lösung und einem B2B Shop arbeiten, sind die Außendienstmitarbeiter in der Lage, Bestellungen schon bei den Kunden vor Ort loszuschicken und diesen die Verfolgung der Lieferung zu ermöglichen. Aufgrund des geringen manuellen Aufwands und weil Informationen nicht von einem Medium in ein anderes übertragen werden müssen, reduziert sich das Fehlerpotenzial deutlich. Ein weiterer Vorteil des Einsatzes von digitalen Tools im Außendienst: Die Anzahl der Verkaufsabschlüsse steigt laut 72 Prozent der Unternehmen mit Außendienststelle.
- Kundenzufriedenheit: Ein B2B Shop erhöht die Zufriedenheit der Kunden. Denn diese sind in der Lage, relevante Informationen, wie Lieferungszeiträume, Preise oder ihre individuelle Historie selbstständig einsehen zu können. Da es außerdem zu weniger Fehlern kommt, wie eben beschrieben wurde, profitieren davon natürlich auch die Kunden. Dank der Verwendung von digitalen Tools und der Einsparung von manueller Arbeit haben Außendienstmitarbeiter außerdem mehr Zeit, sich vollends auf die Kunden und den Vertrieb zu konzentrieren. Dies merkt natürlich auch die Kundschaft und fühlt sich besser beraten und unterstützt. Digitalisierte Prozesse und B2B Shops sorgen zusätzlich für schnellere Reaktionszeiten vonseiten Ihres Unternehmens. Die hohe Zufriedenheit der Kunden führt zu einer besseren Kundschaftsbindung und einem daraus resultierenden festen Kundenstamm.
B2B Shop und digitalisierte Prozesse – So lässt sich der Wandel in Ihrem Unternehmen umsetzen
In der Theorie klingen ein optimierter B2B Shop und vollends digitalisierte und automatisierte Prozesse sicherlich zunächst einmal einleuchtend. Doch wie lässt sich dieser Schritt für kleine und mittelständische Unternehmen in der Praxis umsetzen? Es bedarf hierbei einer passenden Softwarelösung.
Da ein B2B Shop mit Kundenportal für eigene Bestellungen von Großhändlern aktuell noch sehr verhalten eingesetzt wird, kann ein in der ERP Software integriertes B2B Portal ein echtes Alleinstellungsmerkmal sein und so zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Doch gibt es überhaupt IT-Lösungen dieser Art? Ja. Elements ist eine umfassende Branchenlösung für den B2B Handel, die genau darauf abzielt. Es handelt sich hierbei um eine Kombination aus der ERP-Software Sage 100 und der modernen Cloudlösung Elements. Sie wurde nicht nur speziell für die Anforderungen von Großhändlern und Herstellern mit einem hohen Handelsanteil entwickelt, sondern ist außerdem explizit auf die künftigen Herausforderungen des B2B Handels ausgerichtet, wie etwa die erhöhten Serviceansprüche der Kundschaft.
Elements hält die Option zur umfassenden Digitalisierung bereit, genauso wie eine ortsunabhängige Nutzung und hohe Funktionalität für Außendienstmitarbeitende. Außerdem können damit alle Unternehmensprozesse automatisiert werden und zwar vom Bestelleingang und der -weiterverarbeitung bis hin zu Rechnungsstellung und Warenverwaltung. Die daraus resultierenden freigesetzten Zeit-Potenziale können Sie beispielsweise für die Verbesserung Ihres Services nutzen. Mit dem Elements B2B Shop können Kunden ihre Bestellungen direkt anlegen und haben außerdem Zugriff auf relevante Informationen sowie Dokumente aus Ihrem ERP-System. Das ermöglicht größtmögliche Transparenz und eigenständiges Handeln der Kunden.
Von dem B2B Shop Elements profitieren also sowohl Ihre Mitarbeiter aufgrund von höherer Zeit- und Arbeitseffizienz als auch Ihre Kunden, die mit schnelleren Reaktionszeiten rechnen können und in Prozesse außerdem direkt mit einbezogen werden. Der B2B Shop Elements ist ein starkes Alleinstellungsmerkmal zur Differenzierung gegenüber der Konkurrenz und kann Ihnen somit dabei helfen, in einem zunehmend konzentrierten Markt auch als kleines oder mittelständisches Unternehmen zu bestehen.
Elements live erleben!
Die Zukunft des Mittelstandes: Mit Elements E-Commerce Software zum Erfolg!
In einer sich ständig wandelnden digitalen Landschaft ist es unerlässlich, manuelle Prozesse zu minimieren und den Online-Handel zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unser Webcast bietet Ihnen die einzigartige Möglichkeit, mehr über die vielseitigen Vorteile der Elements E-Commerce Software zu erfahren.
Mit einem B2B Shop und automatisierten Prozessen die Zukunft Ihres Unternehmens sichern
Der Wandel im B2B Handel ist bereits deutlich zu spüren. Die Digitalisierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse sowie das Einrichten eines B2B Shops sind unerlässlich, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Denn durch einen B2B Shop kann effektiv Zeit gespart und Fehler weitestgehend vermieden werden. Außerdem steigt durch den verbesserten Service die Zufriedenheit der Kunden, was merklich dabei helfen kann, dass sich Ihr Unternehmen gegen andere Wettbewerber erfolgreich durchsetzen kann. Da der Online Handel im B2B Bereich in den nächsten Jahren stetig wachsen wird, ist die Einrichtung eines B2B Shops und die Automatisierung jeglicher Prozesse unerlässlich, wenn Sie auch weiterhin auf dem Markt bestehen wollen.
Um diesen Wandel bestmöglich umsetzen zu können, hilft Ihnen Elements. Diese Software Lösung sorgt für automatisierte Prozesse und einen B2B Shop, der die Zufriedenheit der Kundschaft in Ihrem Unternehmen sichtlich verbessern wird. Sie möchten mehr darüber wissen oder sind auf der Suche nach einem EDV-Dienstleister? Dann kontaktieren Sie uns! Wir freuen uns darauf, Ihnen weiterhelfen zu können.
Quelle: https://www.ifhkoeln.de
DPS Business Solutions GmbH
Am Moosfeld 3
81829 München
Telefon: +49 89 248835000
Telefax: +49 89 248835001
http://www.dps-bs.de
Ansprechpartnerin ERP
Telefon: +49 (89) 248835033
E-Mail: patricia.eichhorn@dps-bs.de
5 Gründe, warum soziale Einrichtungen in digitale Prozesse investieren sollten
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen 5 Gründe vor, warum soziale Einrichtungen in digitale Prozesse investieren sollten. Zudem werden herausragende Lösungen wie Sage HR Suite, Sage 100, IT-Dienstleistungen und der Abrechnungsservice der DPS|BS vorgestellt, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Effizienz und Produktivität zu steigern.
Potenziale und Herausforderungen der Digitalisierung in der Sozialwirtschaft
Soziale Einrichtungen sind durch ihre komplexen Strukturen und vielfältigen Interessen geprägt. Im Zuge der digitalen Transformation ist es entscheidend, die Bedürfnisse aller Beteiligten zu berücksichtigen, darunter die Anbieter sozialer Dienstleistungen wie Wohlfahrtsverbände und soziale Unternehmen, die Beschäftigten, die Klientinnen und Klienten sowie staatliche Kostenträger.
Der Einsatz digitaler Technologien bietet der Sozialwirtschaft zahlreiche Möglichkeiten. Dazu zählen die Schaffung neuer Angebotsstrukturen, die Optimierung von Arbeitsabläufen, eine flexible Arbeitsorganisation und eine verbesserte Kommunikation innerhalb der Versorgungsteams.
Allerdings bestehen in der Branche auch berechtigte Bedenken und Vorbehalte. Insbesondere die Beschäftigten fürchten, dass die Arbeit durch die fortschreitende Digitalisierung intensiver wird, da beispielsweise die Anforderungen an die Dokumentation steigen und digitale Angebotsstrukturen zu einer Vermischung von Freizeit und Arbeit führen könnten. Der Schutz von Sozialdaten und die Sicherheit der Mitarbeiterdaten sind ebenfalls wichtige Baustellen.
Obwohl nicht erwartet wird, dass die Digitalisierung in der Sozialwirtschaft zu einem massiven Arbeitsplatzverlust führt, werden sich die Anforderungsprofile verändern. Der Bedarf an Weiterbildung wird zunehmen, um den neuen Herausforderungen gerecht zu werden.
1. Effiziente Verwaltung von Personalressourcen mit einer HR-Software:
In sozialen Einrichtungen ist das Personal eine der wichtigsten Ressourcen. Die Verwaltung von Mitarbeiter:innen, Einsatzplänen, Gehaltsabrechnungen, Urlaubstagen und Qualifikationen kann eine komplexe Aufgabe sein. Hier kommt eine HR-Software zum Einsatz, die die Personalverwaltung vereinfacht und automatisiert. Durch den Einsatz solcher Softwarelösungen lassen sich administrative Aufgaben reduzieren, Fehler minimieren und Daten der Mitarbeitenden zentral und sicher verwalten. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Mitarbeiter:innen mehr Zeit für die Betreuung von Bedürftigen aufwenden und die Qualität der Dienstleistungen verbessern.
Die Sage HR Suite ist eine umfassende Lösung, die Sie bei der effizienten Verwaltung ihrer Personalressourcen unterstützt. Mit dieser Software können Sie problemlos Personalinformationen, Arbeitszeiten und Urlaubsanträge verwalten.
2. Optimierung von Geschäftsprozessen mit einem ERP-System:
Mit einem umfassenden ERP-System können verschiedene Abteilungen, wie beispielsweise Verwaltung, Buchhaltung und Lager, miteinander vernetzt werden. Dies führt zu einem reibungslosen Informationsfluss und einer effizienteren Zusammenarbeit. Darüber hinaus ermöglicht ein ERP-System die Analyse von Daten und die Identifizierung von Optimierungspotenzialen, was langfristig zu einer besseren Entscheidungsfindung und Kostenersparnis führt.
Die Sage 100 bietet für sozialen Einrichtungen eine umfassende Lösung und ermöglicht eine nahtlose Integration. Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsabläufen können soziale Einrichtungen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und Ressourcen effektiver nutzen.
3. IT-Dienstleistungen für eine sichere und stabile Infrastruktur:
Moderne soziale Einrichtungen sind auf eine zuverlässige IT-Infrastruktur angewiesen. Durch die Zusammenarbeit mit professionellen IT-Dienstleistern können diese Einrichtungen sicherstellen, dass ihre Systeme optimal funktionieren und geschützt sind. IT-Experten unterstützen bei der Einrichtung und Wartung von Servern, Netzwerken und Datenbanken, um eine reibungslose und sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten.
4. Effiziente Abrechnungsprozesse mit einem Abrechnungsservice:
Die Abrechnung von Leistungen und Dienstleistungen ist in sozialen Einrichtungen ein zeitintensiver Prozess, der oft mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden ist. Ein spezialisierter Abrechnungsservice kann diesen Prozess optimieren und automatisieren. Durch die Auslagerung der Abrechnungsaufgaben wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Abrechnungen verbessert. Zudem können Abrechnungsfehler minimiert werden, was das Vertrauen der Kunden in die Einrichtung stärkt.
Der Abrechnungsservice der DPS|BS bietet eine professionelle Lösung für die Abwicklung von Abrechnungsprozessen. Mit dieser Dienstleistung können Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten Leistungen korrekt abrechnen und finanzielle Engpässe vermeiden.
5. Steigerung der Servicequalität und Kundenbindung:
Investitionen in digitale Prozesse ermöglichen sozialen Einrichtungen eine verbesserte Servicequalität und eine höhere Kundenzufriedenheit. Durch den Einsatz moderner Technologien können Einrichtungen die Kommunikation mit Kunden optimieren, schnellere Reaktionszeiten gewährleisten und individuellauf die Bedürfnisse der Bedürftigen eingehen. Dies trägt zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei und stärkt die Kundenbindung.
Fazit:
Die Vernetzung und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Einrichtungen, Behörden und Organisationen ist in der sozialen Arbeit oft von großer Bedeutung. Digitale Prozesse ermöglichen eine nahtlose Kommunikation und den Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Akteuren. Das trägt zu einer effizienten Koordination der Dienstleistungen und zur Vermeidung von Doppelarbeit bei. Durch die gemeinsame Nutzung digitaler Plattformen können soziale Einrichtungen von den Erfahrungen anderer profitieren und voneinander lernen.
Die Sage HR Suite und Sage 100 bieten umfassende Lösungen zur effizienten Verwaltung von Personalressourcen und zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Zusammen mit den IT-Dienstleistungen von erfahrenen Experten und dem Abrechnungsservice der DPS|BS können die Kosten gesenkt, die Transparent erhöht und die Servicequalität verbessert werden. Durch Investitionen in digitale Prozesse können diese Einrichtungen ihre wichtige Arbeit effektiver und effizienter gestalten sowie gleichzeitig eine bessere Unterstützung für bedürftige Menschen bieten. Lassen Sie Ihre soziale Einrichtung von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und investieren Sie in die Zukunft. Jetzt informieren!
DPS Business Solutions GmbH
Am Moosfeld 3
81829 München
Telefon: +49 89 248835000
Telefax: +49 89 248835001
http://www.dps-bs.de
Ansprechpartnerin ERP
Telefon: +49 (89) 248835033
E-Mail: patricia.eichhorn@dps-bs.de
ERP-Einführung: Diese 5 Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden
1. Unzureichende Anforderungsanalyse und fehlende Ziele
Ein häufiger Fehler bei der ERP-Einführung ist eine unzureichende Anforderungsanalyse und das Fehlen klar definierter Ziele. Bevor Sie ein ERP-System einführen, sollten Sie die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens genau analysieren. Häufig gehen diese Ziele mit der strategischen Planung Ihres Unternehmens einher. Für die Auswahl einer passenden Software und eines geeigneten Softwareanbieters spielt dies eine entscheidende Rolle.
Daher ist es besonders wichtig, folgende Fragen vorab zu klären:
- Wie sieht der Ist-Zustand im Unternehmen aus?
- Welche Kernprozesse sollen durch die Einführung des ERP-Systems verbessert werden?
- In welchen Bereichen und Abteilungen besteht dringend Handlungsbedarf?
- Welche Geschäftsbereiche können bzw. sollen am meisten von der ERP-Einführung profitieren?
Ohne eine klare Zielsetzung kann die Auswahl eines passenden ERP-Systems zur Herausforderung werden.
Tipp: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für eine umfassende Analyse. Befragen Sie alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter:innen, um ein umfassendes Bild der Anforderungen zu erhalten. Setzen Sie klare Ziele für die ERP-Einführung, die messbar und realistisch sind.
2. Wahl des falschen ERP-Anbieters
Die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Einführung. Viele Unternehmen begehen den Fehler, sich ausschließlich von den Kosten leiten zu lassen und vernachlässigen dabei wichtige Aspekte wie die Erfahrung und Kompetenz des Anbieters, die Flexibilität der Software oder die Qualität des Kundensupports.
Tipp: Führen Sie eine umfassende Marktrecherche durch und erstellen Sie eine Liste potenzieller ERP-Anbieter. Prüfen Sie deren Referenzen, Kundenbewertungen und Erfahrungen in Ihrer Branche. Planen Sie Präsentationstermine mit vorab festgelegte Bewertungskriterien und stellen Sie sicher, dass das ERP-System Ihren Anforderungen gerecht wird.
3. Fehlende Einbeziehung der Mitarbeitenden oder bestehender Dienstleister
Ein weiterer, häufig unterschätzter Faktor bei der ERP-Einführung ist die Einbeziehung der Mitarbeitenden und Dienstleister. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das neue System nicht akzeptieren oder nicht wissen, wie sie es effektiv nutzen können, führt dies gegebenenfalls zu Widerstand und Ineffizienz. Es kann unter Umständen erforderlich sein, dass die bestehende IT-Infrastruktur angepasst werden muss, oder es gibt wichtige Kriterien aus Sicht der IT, die das zukünftige ERP-System erfüllen sollte. Denken Sie beispielsweise daran, dass es ein großer Unterschied ist, ob Sie sich für eine cloudbasierte oder eine lokal installierte ERP-Lösung entscheiden. Ist die interne IT bzw. der IT-Dienstleister nicht von Beginn an am Projekt beteiligt, führt dies sehr oft dazu, dass die erforderlichen Maßnahmen und die damit verbundenen Kosten nicht berücksichtigt werden.
Tipp: Kommunizieren Sie frühzeitig und transparent über die geplante ERP-Einführung. Bieten Sie Schulungen und Workshops an, um mit der Software vertraut zu machen. Hören Sie auf Feedback und berücksichtigen Sie Bedenken.
4. Mangelndes Zeitmanagement
Eine schlechte Zeitplanung kann das gesamte ERP-Einführungsprojekt gefährden. Mitarbeiter:innen müssen neben ihren regulären Aufgaben zusätzliche Zeit für die ERP-Auswahl und die Einführung aufwenden. Gleichzeitig müssen weitere Aspekte wie Parallelprojekte, Urlaubszeiten und saisonale Geschäftsaktivitäten berücksichtigt werden. Häufig unterschätzen Unternehmen den Zeitaufwand für die Implementierung und die Schulung der Anwender:innen.
Tipp: Es ist ratsam, eine solide Planung zu erstellen und klare Meilensteine festzulegen, bis wann die ERP-Auswahl abgeschlossen sein soll und in welchem Zeitrahmen die Projektumsetzung erfolgen kann. Teilen Sie diesen Plan mit Ihrem Team und ergreifen rechtzeitig Maßnahmen, um die benötigten Ressourcen im Zugriff zu haben. Eine transparente Kommunikation und die Bereitstellung entsprechender Kapazitäten sind essentiell, um die Herausforderungen während des Auswahl- und Implementierungsprozesses erfolgreich zu bewältigen.
5. Schlechte Kalkulation
Die Implementierung eines ERP-Systems stellt zweifellos eine der bedeutendsten Investitionen für Ihr Unternehmen dar. Daher sind eine sorgfältige Budgetplanung sowie eine durchdachte Finanzierungsstrategie von entscheidender Bedeutung. Es ist unerlässlich, nicht nur die anfängliche Einführung des ERP-Systems zu berücksichtigen, sondern auch die Kosten für potenzielle IT-Modernisierungen und den fortlaufenden Betrieb der ERP-Software.
Zum laufenden Budget sollten Sie auch Ausgaben für Wartungs- bzw. Nutzungsgebühren einberechnen, sowie Ressourcen für Hotline und Support, um Ihre Mitarbeiter:innen zu unterstützen und regelmäßige administrative Aufgaben zu bewältigen.
Ihr Unternehmen agiert in einem dynamischen Umfeld, das häufig neue Anforderungen an das ERP-System stellt. Denken Sie zum Beispiel an Szenarien, in denen Ihr wichtigster Kunde nur noch elektronische Rechnungen akzeptiert oder ein neuer Online-Marktplatz entsteht, auf dem Sie Ihre Produkte anbieten möchten. Es ist ratsam, ein kontinuierliches Budget für Optimierungen, Konfigurationen und Anpassungen Ihrer Software vorzusehen, um flexibel auf diese sich ändernden Anforderungen reagieren zu können.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Kostenfaktoren berücksichtigen, einschließlich Lizenzkosten, Implementierungskosten, Schulungsaufwand und laufende Wartungskosten. Planen Sie einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben ein
Probleme bei der ERP-Einführung – Was können Sie tun?
Bei der ERP-Einführung können verschiedene Herausforderungen auftreten. Um diese zu bewältigen, ist eine sorgfältige Planung und eine ganzheitliche Herangehensweise entscheidend. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Abteilungen und Mitarbeitenden in den Prozess eingebunden sind und nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters. Ein durchdachtes Zeitmanagement und eine realistische Budgetkalkulation sind ebenfalls unerlässlich. Indem Sie diese Fehler vermeiden und die Tipps beherzigen, können Sie die ERP-Einführung erfolgreich gestalten und von den zahlreichen Vorteilen eines effizienten ERP-Systems profitieren.
Gerne unterstützen wir Sie professionell. Sprechen Sie uns an! Mit unserer umfassenden Erfahrung beraten wir Sie gerne und entwickeln gemeinsam die optimale Lösung für Ihre Anforderungen! Jetzt mehr erfahren.
DPS Business Solutions GmbH
Am Moosfeld 3
81829 München
Telefon: +49 89 248835000
Telefax: +49 89 248835001
http://www.dps-bs.de
Ansprechpartnerin ERP
Telefon: +49 (89) 248835033
E-Mail: patricia.eichhorn@dps-bs.de
IT-Outsourcing als Lösung: Fachkräftemangel zwingt zum Umdenken
Beeindruckende Zahlen vom Marktforschungsunternehmen Gartner verdeutlichen diesen Trend: Bis 2025 könnten bis zu 80 Prozent der firmeneigenen Rechenzentren der Vergangenheit angehören. Unterhaltung und Investition in hardwareintensive Ressourcen im eigenen Gebäude lohnen sich immer weniger. Diese veraltete Herangehensweise hemmt außerdem die digitale Transformation der Unternehmen.
Was ist IT-Outsourcing
Bevor wir auf die Vorzüge des IT-Outsourcings eingehen, ist es wichtig, den Begriff zu verstehen. IT-Outsourcing bezieht sich auf die Auslagerung von IT-Dienstleistungen wie Softwareentwicklung, Datenverarbeitung, Netzwerkmanagement oder IT-Support an externe Dienstleister. Unternehmen können entweder Teile ihrer IT-Aufgaben oder sogar die gesamte IT-Infrastruktur an externe Partner auslagern. Dadurch können sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig von der Fachkenntnis und den Ressourcen der Outsourcing-Partner profitieren.
Je größer das Unternehmen, desto mehr Outsourcing
Start-ups und kleinere Unternehmen sind oft bestrebt, Prozesse und Anwendungen intern zu betreuen. Eine geringere Firmengröße ermöglicht agiles Handeln, das jedoch mit zunehmendem Wachstum statisch werden kann. Daher zeichnet sich der Trend ab, dass insbesondere mittelständische Unternehmen geeignete Partner suchen, um ihre IT zu transformieren. Eigenentwicklungen sollen vermehrt durch Software-as-a-Service-Lösungen ersetzt werden. Idealerweise sollten Unternehmen und Dienstleister eine ähnliche Größe aufweisen. Ist der Anbieter zu klein, kann er den Anforderungen großer Kunden oft nicht gerecht werden. Auch kann es passieren, dass ein kleineres Unternehmen eine unkomplizierte Abwicklung wünscht, die durch die Sicherheitsstandards und möglicherweise starre Strukturen größerer Dienstleister nicht erfüllt werden können.
9 Monate bis zur passenden IT-Fachkraft
Der Mangel an IT-Spezialisten bringt vor allem mittelständische Unternehmen in Schwierigkeiten. Ohne qualifizierte Fachkräfte ist es schwierig, zu wachsen und Innovationen voranzutreiben. Die Situation kann für Unternehmen existenziell werden. Laut der Bundesagentur für Arbeit dauert es durchschnittlich 132 Tage, um die passende IT-Fachkraft zu finden. Im Jahr 2018 blieben laut dem Digitalverband Bitkom insgesamt 82.000 Stellen im IT-Bereich unbesetzt – eine Steigerung um 50% gegenüber dem Vorjahr. Einige Unternehmen geben sogar an, bis zu 9 Monate nach der richtigen Mitarbeiterin oder dem richtigen Mitarbeiter zu suchen, sofern sie den hohen Gehaltsforderungen der Kandidaten überhaupt noch gerecht werden können. Der Mangel an IT-Fachkräften ist ein strukturelles Problem, das zu einer ernsthaften Wachstumsbremse werden könnte. Denn schließlich muss jemand die Arbeit erledigen – ein Restaurant kann nur dann köstliche Speisen anbieten, wenn der Koch sein Handwerk versteht.
5 Vorteile von IT-Outsourcing1. Planbare und geringere Kosten
Ein großer Vorteil des IT-Outsourcings sind die planbaren und geringeren Kosten. Anstatt hohe Investitionen in die interne IT-Infrastruktur zu tätigen, können Unternehmen die Kosten für IT-Dienstleistungen genau kalkulieren und budgetieren. Durch die Auslagerung der IT-Aufgaben entfallen außerdem Kosten für die Schulung und Weiterbildung des internen IT-Personals. Externe Dienstleister bieten in der Regel flexible Preismodelle, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Ausgaben an die tatsächliche Nutzung anzupassen.
2. Effizienzsteigerung durch IT-Outsourcing
IT-Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig die IT-Infrastruktur in die Hände von Experten zu legen. Externe Dienstleister verfügen oft über spezialisiertes Fachwissen und modernste Technologien, die eine höhere Effizienz und Produktivität ermöglichen. Sie sind mit den neuesten Trends und Best Practices in der IT-Branche vertraut und können Lösungen bereitstellen, die den Geschäftsanforderungen entsprechen. Unternehmen können sich somit auf ihre wichtigsten Geschäftsprozesse konzentrieren und gleichzeitig von der Expertise der Outsourcing-Partner profitieren.
3. Garantierte Servicequalität durch IT-Outsourcing
Durch den Abschluss von Service Level Agreements (SLAs) können Unternehmen die gewünschte Servicequalität mit ihren IT-Outsourcing-Partnern vereinbaren. Externe Dienstleister sind bestrebt, die vereinbarten Leistungsstandards einzuhalten und garantieren so eine zuverlässige und qualitativ hochwertige IT-Unterstützung. Dies kann zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit beitragen und das Vertrauen in die IT-Systeme stärken.
4. Sicherheit erhöhen mit IT-Outsourcing
IT-Sicherheit ist für Unternehmen heutzutage von entscheidender Bedeutung. Durch IT-Outsourcing können Unternehmen von den fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen und den besten Praktiken externer Dienstleister profitieren. Diese verfügen oft über dedizierte Sicherheitsteams und setzen erstklassige Sicherheitstechnologien ein, um Unternehmensdaten und -systeme zu schützen. Durch die Auslagerung der IT-Funktionen an Experten können Unternehmen ihre IT-Sicherheit erhöhen und potenzielle Sicherheitslücken minimieren. Externe Dienstleister können auch regelmäßige Sicherheitsaudits durchführen, um sicherzustellen, dass die Systeme und Daten vor Bedrohungen geschützt sind.
5. Konzentration auf das Kerngeschäft
Ein weiterer wichtiger Vorteil des IT-Outsourcings besteht darin, dass Unternehmen sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Durch die Auslagerung der IT-Aufgaben können interne Ressourcen freigesetzt werden, um sich auf strategische Projekte und geschäftskritische Aufgaben zu konzentrieren. Die Outsourcing-Partner übernehmen die Verantwortung für die IT-Infrastruktur und gewährleisten deren reibungslosen Betrieb. Dies kann zu einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und einer verbesserten Geschäftsentwicklung führen.
Was muss ich bei der Einführung beachten?
Bei der Einführung von IT-Outsourcing gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten. Eine sorgfältige Auswahl des Outsourcing-Partners ist entscheidend, um sicherzustellen, dass er über das erforderliche Fachwissen, die Erfahrung und die Ressourcen verfügt, um die gewünschten IT-Dienstleistungen bereitzustellen.
- Präzision ist von Vorteil. Das Service-Level-Agreement (SLA) sollte unbedingt ein Statement of Work (SOW) enthalten, das die genauen Leistungen und Verantwortlichkeiten beschreibt. Dies umfasst beispielsweise die Verfügbarkeit der Server oder die maximale Bearbeitungszeit von Supportanfragen. Auf diese Weise können unangenehme Überraschungen vermieden werden.
- Die Wahl der richtigen Vertragslaufzeit. Die IT-Branche ist von kurzen Innovationszyklen, starkem Wettbewerb und sich ändernden Preisstrukturen geprägt. Es ist ratsam, Vertragslaufzeiten von mehr als fünf Jahren zu vermeiden, um flexibel zu bleiben.
- Preiswert statt billig. Wenn ein Anbieter mit besonders niedrigen Preisen wirbt, gibt es normalerweise einen Grund dafür. Es könnte beispielsweise bedeuten, dass Cloud-Services in Ländern mit bedenklichen Datenschutzbestimmungen ausgelagert werden. Es ist wichtig, hier keine Kompromisse einzugehen, die sich später als teuer erweisen könnten. Um eine realistische Preisvorstellung zu erhalten, können auf den Marktpreis-Benchmark-Report eines unabhängigen Beratungsunternehmens zurückgegriffen werden.
Lohnt sich IT-Outsourcing?
IT-Outsourcing bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, darunter planbare und geringere Kosten, höhere Effizienz, garantierte Servicequalität, erhöhte IT-Sicherheit und die Möglichkeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Bei der Einführung von IT-Outsourcing sollten jedoch sorgfältige Überlegungen angestellt werden, um den richtigen Partner auszuwählen, die Zusammenarbeit effektiv zu gestalten und rechtliche Aspekte zu berücksichtigen. Mit der richtigen Planung und Umsetzung kann IT-Outsourcing für Unternehmen eine äußerst lohnende Strategie sein, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und Wettbewerbsvorteile zu erlangen.
Sie sind auf der Suche nach einem Partner, der sich um Ihre IT kümmert?
Vor dem Hintergrund des akuten Fachkräftemangels in der IT und der extremen Zunahme an Cyberangriffen ist es schwieriger denn je, die Performance und Sicherheit der eingesetzten IT-Infrastruktur zu gewährleisten. Unsere IT-Betreuung kann hierbei eine erhebliche Entlastung für Ihre IT-Beauftragten im Unternehmen darstellen und zu einem reibungslosen Arbeitsalltag beitragen.
Als zentraler Ansprechpartner für alle Software- und Hardwarethemen stehen wir Ihnen für Fragen und Unterstützung rund um eine individuelle IT-Betreuung und IT-Support gerne zur Verfügung. Jetzt Kontakt aufnehmen!
Lernen Sie unsere IT-Lösungen kennen
In unserem unverbindlichen Präsentationstermin zeigen wir Ihnen, wie eine gute IT-Infrastruktur und eine gezielte Schulung der Mitarbeiter:innen dazu beitragen, Ihre Daten und Systeme zu schützen und somit langfristig den Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern.
DPS Business Solutions GmbH
Am Moosfeld 3
81829 München
Telefon: +49 89 248835000
Telefax: +49 89 248835001
http://www.dps-bs.de
Ansprechpartnerin ERP
Telefon: +49 (89) 248835033
E-Mail: patricia.eichhorn@dps-bs.de
Pflicht zur eRechnung – Ein lohnender Kraftakt
Was ist eine eRechnung?
Manch ein Unternehmen geht davon aus, das es sich bei einer PDF-Datei bereits um eine elektronische Rechnung handelt. Doch das ist ein Missverständnis: PDF-Dokumente stellen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerade keine elektronische Rechnung dar. Es handelt sich hierbei lediglich um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung.
Eine echte eRechnung kann hingegen automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Es handelt sich daher um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur. Hierfür gibt es unterschiedliche Formate: Die in Deutschland bekanntesten Dateiformate sind die XRechnung und das ZUGFeRD. Doch auch mittels EDI-Verfahren werden Rechnungsdaten ausgetauscht.
Wichtig: Auch bei einer elektronischen Rechnung müssen alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz beachtet werden und die Dateien aufbewahrt werden. Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung ist ein Vorsteuerabzug möglich.
Die Pflicht zur eRechnung ab 2025
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat erste Vorabhinweise zur geplanten Einführung der elektronischen Rechnung, kurz eRechnung, für inländische B2B-Umsätze gegeben. Diese Neuerung wird im Rahmen des Wachstumschancengesetzes umgesetzt und hat das Potenzial, die Geschäftsabläufe von Unternehmern in Deutschland grundlegend zu verändern.
Der aktuelle Zeitplan des BMF sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2025 jeder Unternehmer verpflichtet sein wird, elektronische Rechnungen entgegennehmen zu können. Dies bedeutet, dass die Fähigkeit zur elektronischen Rechnungsbearbeitung zur Pflicht wird. Für die Pflicht zum Ausstellen einer elektronischen Rechnung ist eine gestaffelte Übergangsregelung vorgesehen, um den Unternehmen ausreichend Vorbereitungszeit zu gewähren.
Was ist eine eRechnung?
Eine elektronische Rechnung, oder eRechnung, ist definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieser Schritt zielt darauf ab, Prozesse zu optimieren, Ressourcen zu schonen und die Bürokratie zu reduzieren.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gemäß der oben genannten Definition gilt ausschließlich für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Zusätzlich müssen der liefernde Unternehmer und der Empfänger der Leistung im Inland (oder in Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ihren Sitz haben.
Bitte beachten Sie: Die Ansässigkeit im Inland erfordert entweder einen Sitz, eine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland, die an dem betreffenden Umsatz beteiligt ist. Sollte kein Sitz vorhanden sein, genügen auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt im Inland (gemäß § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E). Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland, ohne gleichzeitig ansässig zu sein, würde daher keine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen auslösen.
Ausnahmen von der Verpflichtung
Nicht in jedem Fall ist eine eRechnung im o.g. Sinne verpflichtend. So können z. B. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) weiterhin als "sonstige Rechnungen" im o.g. Sinne übermittelt werden, also z.B. in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Formate, die den Anforderungen entsprechen
Das BMF hat bereits erste Hinweise gegeben, ob die bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung erfüllen werden. Das Ergebnis zeigt, dass sowohl das XStandard-Format als auch das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich den geplanten Anforderungen entsprechen. Dies ist eine wichtige Information für Unternehmen, die bereits eines dieser Formate nutzen oder planen, es zu implementieren. Es erhöht die Planungssicherheit und gibt Unternehmen mehr Zeit, sich auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten.
Einsatz von EDI-Verfahren
Das BMF hat sich auch zum Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren geäußert. Hierbei handelt es sich um elektronische Datenaustauschverfahren, die in vielen Unternehmen bereits etabliert sind. Das BMF arbeitet derzeit an einer Lösung, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen sicherstellen soll. Allerdings ist es nicht ausgeschlossen, dass technische Anpassungen erforderlich sein werden. Dennoch ist das BMF bestrebt, den Umstellungsaufwand für Unternehmen auf das Notwendige zu begrenzen.
Ausblick
Die Bedeutung der elektronischen Rechnungsstellung ist unbestreitbar, insbesondere angesichts der offensichtlichen Effizienzvorteile, die sich aus der automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten ergeben. Im öffentlichen Beschaffungswesen sind elektronische Rechnungen bereits verpflichtend, und auch im privaten Sektor wächst die Erwartung, dass Geschäftspartner in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen.
Unabhängig von den nationalen oder EU-Gesetzgebungsplänen wächst der Druck zur Umstellung stetig. Die Zeit- und Ressourcenaufwendungen für diese Umstellung können je nach Unternehmensgröße und Systemlandschaft erheblich sein. Es ist daher ratsam, zeitnah geeignete Projektstrukturen zu implementieren, sofern dies noch nicht geschehen ist. Dies erleichtert eine rechtzeitige Umsetzung, sobald die endgültigen rechtlichen und technischen Details festgelegt sind. Unternehmen sollten sich aktiv auf die unausweichliche Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten.
Mit dem Komfortpaket "Kommunikation & Belege" der Sage 100 wird jede Rechnung, die Sie aus dem System heraus versenden, automatisch um das ZUGFeRD-Format ergänzt. Damit können Rechnungsempfänger Ihre Rechnungen automatisch einlesen und schneller bearbeiten. So verkürzen Sie spürbar die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang.
DPS Business Solutions GmbH
Am Moosfeld 3
81829 München
Telefon: +49 89 248835000
Telefax: +49 89 248835001
http://www.dps-bs.de
Ansprechpartnerin ERP
Telefon: +49 (89) 248835033
E-Mail: patricia.eichhorn@dps-bs.de
EDI einfach erklärt – Definition, Vorteile und die wichtigsten Formate
Was ist EDI
EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den elektronischen Datenaustausch. Anstelle von Rechnungen, Lieferscheinen oder Bestellungen per Post oder Fax werden diese als elektronische Dateien verschickt. Dies geschieht in der Regel über APIs, wodurch eine effiziente und schnelle Kommunikation ermöglicht wird. In Verbindung mit ERP-Software ermöglicht EDI eine nahtlose Integration von Daten, indem es manuelle Prozesse durch einen automatisierten Datenaustausch ersetzt. Dabei ist EDI keine spezifische Technologie, sondern bezeichnet das Zusammenwirken verschiedener elektronischer Prozesse, Austauschprotokolle und Dokumentenstandards.
Die Welt des EDI: Fluch und Segen seit 1977
Die Electronic Data Interchange (EDI) existiert seit 1977 und hat sich im Laufe der Jahre zu einem "Standard" für viele Unternehmen entwickelt. Doch was auf den ersten Blick einfach erscheint, entpuppt sich im Detail als etwas komplexer. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen.
EDI definiert nicht nur das Format der Datei, sondern auch den Übertragungsweg. Mit EDI sprechen Sie die gleiche Sprache wie Ihre Kunden oder Lieferanten. Wenn Sie beispielsweise "Menge 1,5" angeben, versteht Ihr Gegenüber, dass es sich um 1,5 Kilogramm handelt. Im Vergleich dazu erfordert eine API-Integration, dass Sie sich mit jedem Partner auf die Bedeutung der Daten einigen – ein zeitaufwendiger und kostspieliger Prozess.
Obwohl EDI seit 1977 existiert und den Anspruch hat, alle Branchen abzudecken, gibt es unterschiedlichste branchenspezifische EDI-Standards, Verfahren und Kommunikationswege. EDI ist nicht gleich EDI – es ist vergleichbar mit verschiedenen Dialekten. Jeder spricht Deutsch, aber es gibt Unterschiede wie zwischen Switzerdütsch und Plattdeutsch. Diese Vielfalt an Dialekten hat sich im Laufe der Zeit entwickelt und kann eine Implementierung herausfordernd machen.
Vorteile von EDI für Unternehmen
Die Einführung von EDI in Ihr Unternehmen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
ZEITERSPARNIS
Echzeit-Abwicklung von Geschäftsprozesse ohne Papierformulare oder manuelle Eingaben.
KOSTENEINSPARUNG
Reduzierung von Kosten für Porto, Papier, Personal und Minimierung von Fehlern bei der Dateneingabe dank EDI.
EFFIZIENZSTEIGERUNG
Beschleunigung und Fehlervermeidung durch automatisierten Datenaustausch mit EDI.
STEIGERUNG DER KUNDENZUFRIEDENHEIT
Verkürzung von Lieferzeiten und Verbesserung der Genauigkeit von Bestellungen und Lieferungen durch EDI.
QUALITÄTSVERBESSERUNG DER DATEN
Automatische Validierung und Fehlererkennung vor der Weiterverarbeitung durch EDI, um die Datenqualität zu verbessern.
ERHÖHUNG DER AGILITÄT
Schnelle und automatische Anpassung von Geschäftsprozessen an Marktveränderungen dank EDI.
Voraussetzungen für eine erfolgreiche EDI Anbindung in Ihr ERP-System
Die Integration von EDI in Ihr ERP-System ermöglicht eine effektive Prozessoptimierung. Diese nahtlose Integration führt zu einer automatisierten und optimierten Ausführung Ihrer Geschäftsprozesse. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens lässt sich EDI problemlos skalieren und anpassen.
Eine wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche Anbindung bilden sorgfältig gepflegte Stammdaten. Einheitliche Artikelinformationen und Kontokorrentdaten sind entscheidend. Die Nutzung von global standardisierten Nummern wie EAN und GLN erleichtert die Eindeutigkeit der Daten.
Mit EAN und GLN haben Sie zwei Standards für Artikel und Kontokorrentdaten, die weltweit normiert sind. Eine GLN (Global Location Number) für Ihr Unternehmen können Sie sich bei der GS1-Germany beantragen. Diese Nummer zusammen mit der Artikelnummer mündet in der EAN.
Kommunikationswege und WebEDI
Für den Datenaustausch zwischen EDI-Partnern werden verschiedene Kommunikationswege wie AS2, OFTP2 (OFTP) oder X400 genutzt. Hierbei können Sie auf Dienstleister oder das EDI Gateway der DPS BS zurückgreifen.
Es gibt auch den Ansatz des WebEDI, bei dem nur einer der EDI-Partner eine Integration bereitstellt und der andere Partner Daten manuell über eine Online-Plattform erfasst.
Wie profitieren Geschäftsführer, Projektleiter und der Vertrieb von EDI?
Geschäftsführer können von einer optimierten Ressourcennutzung profitieren, da Mitarbeiter nicht mehr mit zeitaufwendigen manuellen Prozessen belastet sind. Projekt- und Teamleiter gewinnen durch EDI eine verbesserte Transparenz über laufende Projekte, da Echtzeitdaten den aktuellen Status widerspiegeln.
Vertriebsleiter profitieren ebenfalls von der beschleunigten Auftragsabwicklung durch EDI, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Die Möglichkeit, Echtzeitdaten abzurufen, unterstützt Vertriebsleiter bei fundierten Entscheidungen und Strategien.
Einsatz von EDI-Verfahren bei eRechnungen
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat erste Vorabhinweise zur geplanten Einführung der elektronischen Rechnung, kurz eRechnung, für inländische B2B-Umsätze gegeben. Diese Neuerung wird im Rahmen des Wachstumschancengesetzes umgesetzt und hat das Potenzial, die Geschäftsabläufe von Unternehmern in Deutschland grundlegend zu verändern.
Der aktuelle Zeitplan des BMF sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2025 jeder Unternehmer verpflichtet sein wird, elektronische Rechnungen entgegennehmen zu können. Die elektronische Rechnungsbearbeitung wird zur Pflicht, und mit EDI lassen sich Rechnungsdaten problemlos übermitteln.
Fazit
EDI ist trotz seiner langen Existenz relevanter denn je. Es ermöglicht eine effiziente, standardisierte und fehlerfreie Kommunikation zwischen Unternehmen. Wenn Sie weitere Fragen haben oder eine EDI-Anbindung in Ihre Sage 100 in Erwägung ziehen, stehen unsere Consultants zur Verfügung. Jetzt Kontakt aufnehmen!
DPS Business Solutions GmbH
Am Moosfeld 3
81829 München
Telefon: +49 89 248835000
Telefax: +49 89 248835001
http://www.dps-bs.de
Ansprechpartnerin ERP
Telefon: 089 248835033
E-Mail: patricia.eichhorn@dps-bs.de
Datenschutz und Compliance in der digitalen Ära
Herausforderungen beim Datenschutz und Compliance-Richtlinien
Datenschutz-Herausforderungen
- Datenschutzgesetze und -regelungen:
Unternehmen müssen Gesetze wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den California Consumer Privacy Act (CCPA) einhalten. Diese Regeln legen fest, wie Unternehmen persönliche Daten sammeln, speichern und verarbeiten dürfen. - Datensicherheit:
Mit mehr Nutzung von Daten steigt das Risiko von Datenschutzverletzungen. Fortschrittliche Sicherheitstechnologien und -protokolle sind nötig, um Daten vor unbefugtem Zugriff und Cyberangriffen zu schützen. - Transparenz und Einwilligung:
Kunden müssen über Datenerfassung und -verarbeitung informiert werden. Klare Richtlinien zur Nutzung von Kundendaten und Einholung von Zustimmung sind entscheidend.
Compliance-Herausforderungen:
- Einhaltung verschiedener Gesetze:
Unternehmen müssen Datenschutzgesetze in den Ländern, in denen sie tätig sind, verstehen und einhalten. - Regelmäßige Überprüfungen und Berichte:
Mittelständische Unternehmen sollten regelmäßige Audits durchführen, um sicherzustellen, dass die implementierten Datenschutzmaßnahmen wirksam sind und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. - Schulung und Bewusstsein:
Alle Mitarbeiter müssen über Datenschutz- und Compliance-Anforderungen informiert sein. Regelmäßige Schulungen und Awareness-Programme sind daher unerlässlich.
Wie können mittelständische Unternehmen sicherstellen, dass ihre ERP- und HR-Systeme den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen?
Mittelständische Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre ERP- und HR-Systeme im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen stehen. Dies erfordert eine gründliche Überprüfung der Prozesse und Technologien, um sicherzustellen, dass persönliche Daten sicher erfasst, gespeichert und verarbeitet werden.
- Durchführung einer Datenschutzanalyse:
Vor allem zu Beginn und in regelmäßigen Abständen sollten mittelständische Unternehmen eine gründliche Datenschutzanalyse für ihre ERP- und HR-Systeme durchführen. Diese Analyse identifiziert sensible Daten, prüft, wie sie erfasst, gespeichert und verarbeitet werden, und erkennt potenzielle Datenschutzrisiken. - Implementierung von Datenschutzrichtlinien und -protokollen:
Auf Grundlage der Datenschutzanalyse sollten klare Datenschutzrichtlinien und -protokolle erstellt und in die ERP- und HR-Systeme integriert werden. Dies umfasst auch die Festlegung von Zugriffsrechten, Verschlüsselungsstandards und anderen Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. - Reaktion auf neue Datenschutzvorschriften:
Datenschutzgesetze ändern sich, und mittelständische Unternehmen sollten flexibel genug sein, um auf neue Vorschriften zu reagieren. Dies erfordert eine ständige Aktualisierung von Datenschutzrichtlinien und gegebenenfalls die Anpassung von Systemen, um den neuesten Anforderungen gerecht zu werden. - Zusammenarbeit mit externen Experten:
Die Zusammenarbeit mit externen Datenschutzexperten oder IT-Dienstleistern, die auf Datenschutz spezialisiert sind, kann eine effektive Möglichkeit sein, sicherzustellen, dass die Systeme stets den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen. Diese Experten können bei der Bewertung, Implementierung und Überwachung unterstützen.
Wie die DPS|BS Ihnen als externer IT-Dienstleister Unterstützung bieten kann
- Umfassende Systembewertung:
Wir führen eine umfassende Bewertung der vorhandenen ERP– und HR-Systeme durch. Dies umfasst die Identifizierung potenzieller Datenschutzrisiken und die Überprüfung der bestehenden Sicherheitsmaßnahmen. Durch diese Analyse können Schwachstellen erkannt und Maßnahmen zur Verbesserung vorgeschlagen werden.
- Maßgeschneiderte Lösungen:
Basierend auf der Systembewertung entwickeln wir maßgeschneiderte IT-Lösungen, die den spezifischen Anforderungen und Compliance-Richtlinien des Unternehmens entsprechen. Dies kann die Implementierung zusätzlicher Sicherheitsprotokolle, die Aktualisierung von Software oder die Integration neuer Technologien umfassen, um höchste Standards zu gewährleisten.
- Schulungen und Sensibilisierung:
Auf Wunsch führen wir Schulungen und Sensibilisierungsprogramme für Mitarbeiter durchführen, um das Bewusstsein für Datenschutz und Compliance zu stärken. Dies umfasst nicht nur die technischen Aspekte, sondern auch die Förderung einer Datenschutzkultur im gesamten Unternehmen.
- Regelmäßige Überwachung und Aktualisierung:
Durch kontinuierliche Überwachung der Systeme stellen wir sicher, dass die implementierten Lösungen wirksam sind und den sich ständig ändernden Anforderungen entsprechen. Regelmäßige Aktualisierungen und Anpassungen können somit proaktiv vorgenommen werden, um auf neue Bedrohungen oder gesetzliche Änderungen zu reagieren.
- Notfallmanagement und Reaktion:
Im Falle von Datenschutzverletzungen oder Cyberangriffen erstellen wir ein Notfallmanagementplan. Dies beinhaltet schnelle Reaktionen, Wiederherstellungsmaßnahmen und die Zusammenarbeit mit den Behörden, um den Schaden zu minimieren und die Einhaltung von Meldepflichten zu gewährleisten.
Welche Rolle spielt die Einhaltung von Compliance-Richtlinien für Geschäftsführer und EDV-Leiter?
Geschäftsführer und EDV-Leiter spielen eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung der Compliance. Sie müssen nicht nur die Gesetze verstehen, sondern auch sicherstellen, dass ihre Organisation regelmäßige Überprüfungen durchführt, Schulungen anbietet und eine Kultur der Datensicherheit fördert. Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien trägt nicht nur zur rechtlichen Sicherheit bei, sondern stärkt auch das Vertrauen von Kunden und Partnern.
Zusammenfassung und Fazit:
Die erfolgreiche Integration von Datenschutz und Compliance erfordern im Unternehmen eine ganzheitliche Herangehensweise. Die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter, unterstützt durch Schulungen, klare Richtlinien sowie externe IT-Dienstleister sind der Schlüssel. Geschäftsführer und EDV-Leiter spielen dabei eine entscheidende Rolle, um nicht nur die Einhaltung von Gesetzen sicherzustellen, sondern auch das Vertrauen der Stakeholder zu stärken. In dieser dynamischen digitalen Landschaft ist eine proaktive Herangehensweise an Datenschutz und Compliance entscheidend für den langfristigen Erfolg von mittelständischen Unternehmen.
Unsere Experten stehen Ihnen für eine individuelle Beratung gerne zur Verfügung. Jetzt Kontakt aufnehmen!
DPS Business Solutions GmbH
Am Moosfeld 3
81829 München
Telefon: +49 89 248835000
Telefax: +49 89 248835001
http://www.dps-bs.de
Ansprechpartnerin ERP
Telefon: 089 248835033
E-Mail: patricia.eichhorn@dps-bs.de
