In vier Schritten zur Einhaltung der DSGVO – ein klarer Leitfaden
Grundlegende und ausführlichere Informationen zur DSGVO unter https://www.dmsfactory.com/….
Bereits der immaterielle Schaden, den eine Person davongetragen haben kann, ist dem Betroffenen zu ersetzen. Deshalb gilt es, rechtzeitig zu reagieren. Auf ihrem Blog unter https://www.dmsfactory.com/… hat die DMSFACTORY einen Fahrplan zusammengestellt, der zeigt, wie man die DSGVO im eigenen Unternehmen künftig sicher umsetzen kann.
Je nach Größe und Art des Unternehmens können Art und Menge der erfassten personenbezogenen Daten sehr unterschiedlich ausfallen. Demnach variiert auch das detaillierte Vorgehen, um einen entsprechenden Schutz für die Daten herzustellen, so dass eine detaillierte DSGVO-Konformität gegeben ist. Die vorgestellten vier Schritte bilden eine Grundlage, um notwendige Maßnahmen zu identifizieren und gezielt und vorbereitet in Richtung „Einhaltung der DSGVO“ gehen zu können.
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DMSFACTORY implementiert elektronische Kreditakte bei Starpool
Starpool beschäftigt sich mit dem Vertrieb von Finanzdienstleistungen. Das Unternehmen vermittelt zwischen dem Baufinanzierungsmakler und mehr als 300 in Frage kommenden Produktanbietern, sammelt die Unterlagen des Antragsstellers ein, prüft sie auf Vollständigkeit und leitet sie weiter.
Die eingeschickten Unterlagen mussten bisher sortiert, E-Mails ausgedruckt und alles in Papierform in die Kreditantragsakte einsortiert werden, die dann der jeweilige Produktanbieter erhält. Fehlende oder nicht mehr aktuelle Unterlagen verlängern den Prozess zusätzlich, wenn diese dann noch nachgefordert werden müssen. Gab es eine Absage und musste ein anderer Finanzierer gefunden werden, ging das Prozedere von vorne los.
Ausgestattet mit der Technologie der DMSFACTORY, kann der Starpool-Bearbeiter den an die Bank zu versendenden vollständigen Antrag inklusiver aller Unterlagen nun per Knopfdruck erzeugen. Er sortiert die eingereichten Unterlagen nach Vorgabe der jeweiligen Bank mit der Kofax-Software und überprüft dabei, ob der Makler die Daten korrekt erfasst hat – eine Art Qualitätssicherung, damit die Bank eine entscheidungsreife Kreditakte erhält.
Christian Niemann, Geschäftsführer von Starpool: „Die Antragsakte lässt sich in elektronischer Form wesentlich besser und einfacher handhaben: Ihre Bearbeitung ist gesteuert und nachvollziehbar und der Antrag ist als elektronische Akte von Beginn an archiviert und kann wiederverwendet werden. Die DMS-FACTORY hat uns in diesem Projekt hervorragend unterstützt und eine exakt auf unsere Anforderungen zugeschnittene Lösung entworfen.“
Derzeit plant Starpool den Einsatz der Kreditakte in weiteren Geschäftsbereichen und an zusätzlichen Standorten. Außerdem wird überlegt, den Prozess nach vorne zu verlagern. So könnten künftig auch die Makler die Lösung der DMSFACTORY nutzen, um ebenfalls von der elektronischen Akte von Starpool zu profitieren.
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DIGITAL FUTUREcongress 2018: DMSFACTORY stellt Digitalisierungsstrategien für den Mittelstand vor
DMSFACTORY ist unter den rund 150 ausstellenden Firmen ein Spezialist für Dokumentenerfassung, Business Process Management, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management. In ihrem Speaker Slot (11.00 Uhr, Bühne 2, Vortragstitel „Erfolgreich digital – Digitalisierung im eigenen Unternehmen“) widmet sich die DMSFACTORY der Frage, wie Mittelständler die Digitalisierung dazu nutzen können, ihre eigenen Prozesse effizienter und sicherer zu gestalten und so einen Wettbewerbsvorteil zu erreichen.
Die digitale Bauakte ermöglicht es Bauunternehmen, einheitliche Prozesse im Büro und auf der Baustelle zu realisieren. Eine schnelle und mobile Baustellendoku-mentation ist die Voraussetzung, um den Rechnungs- und Berechnungsfluss in der Baubranche nachvollziehen und überwachen zu können. Gezeigt wird auch eine Lösung für das Qualitätsmanagement, mit der sich vorgegebene Betriebsabläufe (Standard Operating Procedures, SOPs) einhalten und dokumentieren lassen. Basis ist die ECM-Plattform von M-Files der finnischen M-Files Corporation, die im aktuellen Report des Marktforschungsunternehmen Gartner als Visionär im Magic Quadrant für Content Services Platforms 2017 eingestuft wurde. DMSFACTORY ist Goldpartner von M-Files und setzt in ihren Lösungen neben der M-Files-Technologie weitere führende Produkte wie Saperion, Abbyy und Kofax ein.
Beispielhaft und direkt aus der Praxis zeigt der IT-Lösungsdienstleiter in Frankfurt die Realisierung eines Systems für die Rechnungseingangsverarbeitung bei Abwasserverbänden. Bei einem Kunden der Branche hat die DMSFACTORY eine Purchase-to-Pay-Lösung implementiert, die vom Beschaffungsprozess bis hin zum Eingangsrechnungsprozess alle Schritte in einem Szenario abdeckt.
Auf der Webseite der DMSFACTORY unter https://goo.gl/19BhWE gibt es die Möglichkeit, Freikarten im Wert von je 69,00 Euro zur Veranstaltung zu erhalten.
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DMSFACTORY beim DIGITAL FUTUREcongress 2018
„Mittelstand trifft Digitalisierung“ heißt das Motto 2018 der größten IT-Management-Veranstaltung in Hessen, die in Kooperation mit mittlerweile über 70 Partnern stattfindet. Entscheider haben auf dem DIGITAL FUTUREcongress die Möglichkeit, an einem Tag alle für sie wichtigen Themen auf der eigenen Digitalisierungsagenda mit Experten zu besprechen und Lösungen kennenzulernen. Im vergangenen Jahr zählten die Veranstalter über 3.500 Besucher/innen.
Die Kongressmesse stellt weniger technische Aspekte in den Vordergrund als vielmehr die Wahl der richtigen Strategie, das Verständnis für die Thematik und praktikable Lösungen für Unternehmen. Unter den rund 150 ausstellenden Firmen präsentiert sich die DMSFACTORY mit ihrer über zwanzigjährigen Expertise als einer der erfahrensten Spezialisten für Dokumentenerfassung, Business Process Management, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management in Deutschland. Sie ist u.a. Gold-Partner der finnischen M-Files Corporation und realisiert erfolgreich Projekte auf der Basis der ECM-Plattform von M-Files, die im aktuellen Report des Marktforschungsunternehmen Gartner als Visionär im Magic Quadrant für Content Services Platforms 2017 eingestuft wurde.
In einem Speaker Slot um 11.00 Uhr auf der Bühne 2 informiert Nikolas Forst, Mitarbeiter im Professional Service der DMSFACTORY und zuständig für die Optimierung von Prozessen, darüber, wie Mittelständler die Digitalisierung dazu nutzen können, ihre eigenen Prozesse effizienter und sicherer zu gestalten und so einen Wettbewerbsvorteil zu erreichen. Der Titel seines Vortrags: „Erfolgreich digital – Digitalisierung im eigenen Unternehmen.“
Auf der Webseite der DMSFACTORY unter https://goo.gl/19BhWE gibt es die Möglichkeit, Freikarten im Wert von je 69,00 Euro zur Veranstaltung zu erhalten.
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DMSFACTORY-Webinar zum Vertragsmanagement mit M-Files
„M-Files für Vertragsmanagement“ unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, zentralen Handhabung und Verwaltung ihres gesamten Vertragswerks. Erhältlich ist die Lösung zur effizienten Vertragsverwaltung bei der DMSFACTORY. Im Webinar zeigt der zertifizierte M-Files-Partner, wie Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung mit M-Files funktionieren. Die ECM-Lösung verwaltet alle Verträge an einem Ort, bietet so einen kompletten Überblick über Vertragsinhalte und informiert rechtzeitig über zu beachtende Kündigungsfristen. Das Vertragsmanagement bietet neben der Verwaltung auch Unterstützung bei der Vertragserstellung über freigegebene Musterverträge. M-Files für Vertragsmanagement steht als Out-of-the-Box-Lösung in der Cloud oder als anpassbares Template für lokale M-Files Installationen zur Verfügung.
Mit dem Thema Vertragsmanagement startet die DMSFACTORY eine neue Reihe von Webinaren, in denen sie künftig über verschiedene aktuelle Themen im Umfeld von ECM und Geschäftsprozessmanagement informiert.
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DMSFACTORY mit neuer Lösung für Vertragsmanagement von M-Files
Verträge werden in vielen Unternehmen nicht zentral verwaltet, sondern verteilt in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens an Arbeitsplätzen des einzelnen Beschäftigten. So verstreichen Vertragsfristen ungewollt und Vertragsdokumente sind oft nicht auffindbar. M-Files hat in einer Umfrage herausgefunden, dass mehr als jedes zehnte Unternehmen durch derart mangelnde Transparenz bereits betriebliche Verluste erlitten hat (Quelle: M-Files Contract Management Survey).
Abhilfe schafft die neue Lösung M-Files für Vertragsmanagement. Sie verwaltet alle Verträge an einem Ort, bietet so einen kompletten Überblick über Vertragsinhalte und informiert rechtzeitig über zu beachtende Kündigungsfristen. Angaben aus Verträgen müssen damit nicht mehr in Papierform oder mit Excel-Tabellen geführt werden. Volltextsuche und dynamische Ansichten helfen bei einfachem Zugriff und schneller Recherche. Mit der 360-Grad-Sicht von M-Files erhält der Nutzer zudem eine Übersicht aller mit den Verträgen verknüpfter Dokumenten und weiterer Informationen. Für die Nutzung des Systems müssen alle bestehenden Verträge zunächst gescannt, nach vordefinierten Indexkriterien wie Geschäftspartner, Niederlassung oder Kündigungsfrist verschlagwortet und in M-Files abgelegt werden.
Das Vertragsmanagement bietet neben der Verwaltung auch Unterstützung bei der Vertragserstellung über freigegebene Musterverträge. So werden gesetzliche Vorschriften und unternehmensinterne Standards eingehalten, das Risiko inhaltlicher Fehler minimiert sich. Im Voraus können Freigabeprozesse mit Hilfe integrierter Workflows definiert werden. Zu jedem Zeitpunkt kann der Anwender Änderungen an allen Verträgen nachvollziehen sowie Vertragsinhalte der verschiedenen Versionen miteinander vergleichen.
M-Files für Vertragsmanagement steht als Out-of-the-Box-Lösung in der Cloud oder als anpassbares Template für lokale M-Files Installationen zur Verfügung. Weitere Informationen unter https://www.dmsfactory.com/loesungen/vertragsmanagement/.
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Erfolgreiche CeBIT-Teilnahme für die DMSFACTORY
Präsentiert wurden in Hannover metadatenbasierte ECM-Lösungsansätze und wie diese das Informationsmanagement der Zukunft verändern. Als zertifizierter Partner mit tiefem M-Files-Know-how realisiert die DMSFACTORY erfolgreich Projekte auf der Basis von M-Files und informierte darüber auf der CeBIT. DMSFACTORY ist zertifizierter Partner der finnischen M-Files Corporation – seit 2016 mit Gold-Status – und entwickelt als IT-Lösungsanbieter für Geschäftsprozessmanagement Lösungen auf Basis der ECM-Technologie von M-Files.
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CeBIT 2017: ECM-Architekten der DMSFACTORY bei M-Files
Die DMSFACTORY ist seit 2014 Partner der finnischen M-Files Corporation – seit 2016 mit Gold-Status – und setzt die erfolgreiche CeBIT-Teilnahme der letzten Jahre am Partnerstand in 2017 fort. Als IT-Lösungsanbieter für Geschäftsprozessmanagement entwickelt sie ihre Lösungen auf Basis der ECM-Technologie von M-Files. So entstehen individuelle Dokumentarchitekturen für jeden Einsatzzweck.
Das Marktforschungsunternehmen Gartner hat einzig M-Files als Visionär im "ECM Magic Quadrant" eingestuft. Das Konzept der Finnen: Daten werden nicht nach ihrem Speicherort gesucht, sondern nach ihrem Inhalt. Die Software verwaltet Informationsobjekte also mit ihren Metadaten, anstatt sie ordnerbasiert abzulegen. Das erleichtert das Verwalten, Sichern und Teilen von Informationen und sorgt für höhere Effizienz im Unternehmen. Informationsinseln werden abgelöst, die Redundanz von Daten reduziert sich massiv. Durch seine intuitive Bedienbarkeit lässt sich das System schnell einführen und garantiert eine hohe Benutzerakzeptanz.
Auf der Webseite der DMSFACTORY unter https://www.dmsfactory.com/… gibt es die Möglichkeit, Freikarten zur CeBIT zu erhalten.
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Besucherrekord der IT&Media 2017 – DMSFACTORY punktet mit Lösungen für digitale Geschäftsprozesse
Volle Gänge und Kongressräume, zufriedene Aussteller und Besucher – der Aufwärtstrend der Messeveranstalter spiegelte sich am Stand der DMSFACTORY wider. Rund um die Uhr erklärten die ECM-Architekten, wie sich Prozesse durch die richtige IT-Infrastruktur effizienter gestalten lassen. Bis auf den letzten Platz belegt war auch das Auditorium beim Vortrag von DMSFACTORY-Vertriebsleiter Jörg Eckhard zum Einsatz der digitalen Bauakte anhand eines konkreten Kundenbeispiels. Die Digitale Bauakte gehörte neben Qualitätsmanagement, Email-Archivierung und DMS-Integration in MS Office zu den Schwerpunktthemen der DMSFACTORY auf der IT&Media 2017.
„Um mit Experten über aktuelle und zukünftige Digitalisierungsstrategien ins Gespräch zu kommen, benötigen wir einen kontinuierlichen Austausch. Der Kongress ist dafür ein ausgezeichnetes Forum“, so Hessens CO-CIO Roland Jabkowski im Rahmen seiner Eröffnungsrede. Diesen suchten und fanden die Besucher/innen bei der DMSFACTORY. „Allgemein und im besonderen auf Veranstaltungen wie der IT&Media stellen wir ein stark wachsendes Interesse an unseren Themen Dokumentenerfassung, Business Process Management, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management fest“, so Jörg Eckhard. „Die Produktivität lässt sich dadurch deutlich steigern, Unternehmen machen sich fit für die digitale Transformation.“
Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister für das Gebiet Geschäftsprozessmanagement mit den Schwerpunkten Document Capture, Business Process Management (BPM), Dokumenten-Management (DMS) und Archivierung. Das Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. DMSFACTORY ist Partner der Lexmark, M-Files, Kofax, Abbyy und u.a. für die Softwareprodukte Saperion ECM, M-Files ECM, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules, Kofax TotalAgility und Abbyy FlexiCapture zertifiziert.
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DMSFACTORY mit Lösungen für digitale Geschäftsprozesse auf der IT&Media 2017
Neun von zehn Unternehmen sehen in der Digitalisierung eine Chance für ihr Geschäft. So konnte in der Bauindustrie die Produktivität in den letzten zehn Jahren lediglich um 4,1% gesteigert werden. Hier birgt die Digitalisierung ein enormes Verbesserungspotenzial. Jörg Eckhard, Vetriebsleiter der DMSFACTORY, erklärt in seinem Speaker Slot (11:00 Uhr, Bühne 2) den Einsatz der digitalen Bauakte anhand eines konkreten Kundenbeispiels. Die komplette Baustellendokumentation ist mit Dokumentenmanagement-Technologie online über Tablet oder Notebook stets in der aktuellsten Version verfügbar. Alle wichtigen Informationen werden direkt auf der Baustelle per Smartphone oder Tablett erfasst und im Bautagebuch abgelegt. Möglich mit der digitalen Bauakte ist auch ein standardisiertes Vorlagenmanagement zur Kommunikation und perfekte E-Mail Integration aller ein- und ausgehenden Korrespondenz.
DMSFACTORY stellt auf der IT&Media auch ihren EmailStore vor, eine Erweitung eines bestehenden Dokumentenmanagement-Systems für die E-Mail-Archivierung. Die persönliche Ordnerstruktur in Outlook ist dabei die direkte Verbindung zum DMS: vorgangsbezogene E-Mails werden einzeln oder im Stapel auf den DMS-Ordner gezogen, nicht vorbelegte Indexwerte werden eingegeben und alles andere geschieht automatisch – von der Formatkonvertierung und der Volltexterschließung der E-Mail bis hin zur Ablage der Anhänge der E-Mail zum Beispiel in einer Kundenakte des DMS.
Qualitätsmanagementrichtlinien einhalten mit DMS
Bei der Herstellung von Produkten, die strengen Qualitätskontrollen und Compliancerichtlinien unterliegen, müssen ganz bestimmte Betriebsabläufe (Standard Operating Procedures, SOPs) eingehalten und dokumentiert werden. Die DMSFACTORY stellt auf der IT&MEDIA die passende Lösung für diese Anforderungen vor. Präsentiert wird in Frankfurt außerdem der DMSFACTORY DokStore, ein Produkt für die Verbindung von MS Office mit DMS-, ECM- und Archivsystemen. Anders als bisherige Lösungen berücksichtigt der DokStore die gestiegenen Anforderungen der Anwender an Funktionalität und Usability. In Bearbeitung befindliche Dokumente lassen sich mit weniger Klicks, in kürzerer Zeit und fehlerfrei ins DMS übertragen und dort rechtskonform verwalten.
Die DMSFACTORY zählt seit über 20 Jahren zu den erfahrensten Spezialisten für Dokumentenerfassung, Business Process Management, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management in Deutschland. Besucher/innen der IT&MEDIA haben die Möglichkeit, sich im direkten Kontakt mit den Experten der DMSFACTORY zu innovativen IT-Themen und der optimalen Lösung für ihr Unternehmen auszutauschen. Auf der Webseite der DMSFACTORY unter https://www.dmsfactory.com/… gibt es die Möglichkeit, Freikarten zur Veranstaltung zu bekommen.
Weitere Informationen unter www.dmsfactory.com oder www.itandmedia.de.
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