Die verpflichtende Einführung der elektronischen Aktenführung, der so genannten „E-Akte“ – verpflichtet Bund, Länder und Gemeinden, die Aktenführung vollständig zu digitalisieren. Dazu muss ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem implementiert und die entsprechenden Prozesse konzipiert und eingeführt werden. Diese sollen den Arbeitsalltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vereinfachen und nicht weiter komplizieren. Automatisierte Prozesssteuerung, nach Vorgaben u. a. von Fachverfahren, wird eine zunehmend bedeutende Rolle spielen. Das Dokumentmanagementsystem muss den Mitarbeitern in der Dienststelle selbst, anderen Behörden sowie den Bürgerinnen und Bürgern den möglichst direkten und einfachen Zugang zu elektronischen Dokumenten ermöglichen. Dazu sind leistungsfähige Suchfunktionen notwendig und die Anforderungen an die einfache Bedienbarkeit des Systems, den „Ease of use“, sind hoch.

Von essentieller Bedeutung für den Datenschutz sind natürlich flexible und fein strukturierbare Funktionen für die Definition eines nachvollziehbaren Berechtigungskonzepts für den Zugriff auf die Akten ausschließlich durch die dazu berechtigten Personen. Die Bearbeitung der Akten im Verwaltungsprozess muss möglichst lückenlos nachvollziehbar sein. Dabei muss die Archivierung im System den allgemeinen Gesetzen und den Vorschriften der jeweiligen Organisation entsprechen. Das System muss möglichst nahtlos in die bestehende IT-Umgebung integrierbar sein. Erforderlich ist etwa die Kompatibilität mit Anwendungen zur elektronischen Identifikation, mit E-Mail-Programmen sowie sämtlichen Microsoft Office-Applikationen. Die Hintergrundprozesse müssen zudem leicht anpassbar sein, um Veränderungen der jeweiligen Organisation effizient abbilden zu können – ein Beispiel mag die Zusammenlegung mehrerer Behörden sein.

Das Erfordernis der vollständigen Digitalisierung bedeutet auch, dass bestehende Aktenbestände und die zumindest in einer Übergangszeit weiter anfallenden papierbasierten Akten gescannt und in das System übernommen werden müssen. Danach müssen die gedruckten Dokumente, soweit möglich, vernichtet werden – ansonsten lassen sich die Vorteile in Bezug auf die Prozesse und deren Wirtschaftlichkeit sowie die Bürgernähe nicht erschließen.

Weitere Informationen zum Thema Enterprise Information Management in der „Öffentlichen Verwaltung“ erhalten Sie auf der lobonet am 22. Juni 2017 in der Stadthalle Erding. Einblicke zum Thema lobodms und Aktenverwaltung bieten interessante Vorträge wie bspw. „Langfristige Beweissicherung von mobil oder per Scan erfassten Daten“ von Ulrich Emmert, esb Rechtsanwälte.

Zur Anmeldung: www.lobonet.eu.