So unterstützt ein in das ERP-System integrierter Webshop
Manuelle Arbeit band Ressourcen
Um die Produkte unter anderem auch online zu vertreiben, nutzte die VENDOSOFT GmbH in der Vergangenheit einen einfachen WooCommerce-Shop in WordPress. Dieser Shop lief komplett unabhängig zu den anderen Software-Lösungen und Systemen im Unternehmen. Es war keine Daten-Synchronität vorhanden und alle Bestellungen und Produkte mussten manuell in den verschiedenen Systemen angelegt werden. Auch die Lagerbestände bedurften einer manuellen Pflege und Abgleich.
Doch durch dieses beeindruckende Wachstum wurde die VENDOSOFT auch mit neuen Herausforderungen konfrontiert, wie z.B. dem Umgang mit schnellem und unvorhergesehenem Wachstum, der Schaffung von Skalierbarkeit und der Abwicklung einer Vielzahl von Shop-Bestellungen. Dadurch wurde der alte „Offline-Shop“ zum Problem: Die manuelle Arbeit band nicht nur eine große Menge personeller Ressourcen, sondern war auch fehleranfällig. Nach Bestelleingang erhielt der Kunde erst noch ein Angebot, worauf er die Bestellung final auslösen konnte. Die Dauer, bis er seine Lizenzen bekommen hat, war also auch noch um ein Vielfaches länger.
Automatisierung durch integrierten Webshop
Die VENDOSOFT GmbH setzt bereits seit Jahren erfolgreich das myfactory Cloud ERP als Unternehmenslösung für die kaufmännische Abwicklung ein. Daher war es naheliegend, auch künftig auf das myfactory B2B Portal als Shopsystem zu setzen. Das sorgt schon in der Standard-Installation für die bestmögliche Integration, da alle Prozesse in einer ERP-Plattform ablaufen und keine Schnittstellen nötig sind.
Der Shop-Nutzende bleibt über alle Prozesse hinweg in einer Web-Lösung. Zeitgleich findet im Hintergrund eine höchstmögliche Automatisierung statt, bei der unter anderem Lagebestände automatisch abgeglichen und Auftragsbestätigungen versandt werden. Im Self-Service-Backend des Shops steht der Kundschaft im jeweiligen Auftrag nun auch die entsprechende Lizenznummer zur Verfügung. Er kann rund um die Uhr abgerufen werden.
Erfahren Sie mehr über das Shop-Projekt: https://die-digital-weber.de/…
Die DIGITAL-WEBER sind entstanden aus dem Quality-IT-Team (QITT). Daraus ist eine EAS-Agentur entstanden, sodass wir mit der Expertise des QITT nun als DIGITAL-WEBER gemeinsam mit der Kundschaft am Erfolg arbeiten. Mit unserer Expertise aus den Bereichen Web-Entwicklung, Marketing & PR und Business Consulting helfen wir Ihnen dabei beim digitalen Unternehmenswachstum. Unternehmenserfolg beginnt schon bei der Wahl der richtigen Digitalisierungspartnerschaft. Wir gehen den Weg deswegen mit Ihnen gemeinsam und beraten Sie bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsstrategien. Wir wissen: Jedes Unternehmen ist anders und benötigt daher ein eigenes Segel. Und genau so individuell wie Ihr Segel sind deshalb auch unsere Ansätze und Möglichkeiten. Seit mehr als 20 Jahren befahren wir den Datenfluss, um unsere Kundschaft sicher von Analogien ins DigiTAL zu begleiten. Dabei arbeiten wir agil und flexibel und sind so auf jeden Wetterwechsel sowie auch Sturm vorbereitet.
DIE DIGITAL-WEBER (part of mwbsc GmbH)
Schleißheimer Str. 39
85748 Garching bei München
Telefon: +49 (911) 47778330
https://die-digital-weber.de
Online-Marketing
E-Mail: sandra.mandelsperger@mwbsc.de
Optimieren des Außendienstes mit einer Applikation für die Tourenplanung
Herausforderungen:
- Sehr große Menge an Stammdaten, speziell Adressen, aufgeteilt in verschiedene Kategorien (A, B und C-Kundschaft)
- Möglichkeit für mobilen Zugriff über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets
- Anbindung an das ERP-System zum Verwalten und Bearbeiten der Stammdaten, und Besuchs-Aufgaben
Lösung:
Die Software-Experten der Digital-Weber entwickelten in enger Absprache und Zusammenarbeit mit dem Team von NUBIUS eine Individuallösung in Form einer eigenständigen Applikation für die Tourenverwaltung. Dabei handelt es sich um ein autonomes System, welches an das ERP-System angebunden ist. Früher an Steps Business Solution – heute an Haufe X360.
Die Tourenplanung bezieht alle relevanten Informationen aus dem ERP-System und erstellt basierend auf diesen Daten eine optimale Tour, individuell für jeden Mitarbeitenden im Außendienst. Jeder Außendienstmitarbeitende bekommt automatisch einen tagesaktuellen Plan mit 15-20 Adressen präsentiert, die über den optimalen Weg und in kürzester Zeit angefahren werden können.
Die Applikation verwendet dazu nicht nur die Adresse aus dem ERP-System, sondern bewertet auch, ob es sich dabei um Kundschaft der Kategorie A, B oder C handelt. Kundschaft der Kategorie A sind priorisierte Kontakte werden daher häufiger angefahren als beispielsweise Kundschaft der Kategorie B oder C. Zu Beginn lief die mobile Bearbeitung der Tour in einer separaten App, mit der Umstellung auf Haufe X360 wird nun die mobile App des ERP-Systems genutzt, um eine nahtlosere Integration zu gewährleisten.
Mehr Informationen sowie Details zur Tourenplanung: https://die-digital-weber.de/…
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Flexibles Onboarding mit einer Lernwelt
ANFORDERUNGEN
- Die größte Anforderung an den Onboarding-Prozess stellte das kleine Team von Schmid Industrie dar. Aufgrund des Tagesgeschäfts konnte nicht das gesamte Team komplett für Schulungstage auffallen.
- Durch verschiedene Zuständigkeiten im Team gibt es nur wenige gemeinsame Verfügbarkeiten für das Onboarding. Daher muss es eine Möglichkeit geben, um zeitlich flexibel zu lernen.
- Mehrere Mitarbeitende bedeuten auch immer ein unterschiedliches Lerntempo. Das Onboarding sollte daher individuell auf Geschwindigkeit der Mitarbeitenden angepasst werden können. Im besten Fall sind die Lektionen sogar wiederholbar und später abrufbar.
LÖSUNG
Die Onboarding-Experten der Digital-Weber erstellten allen Mitarbeitenden von Schmid Industrie einen eigenen Zugang zur Digital-Weber-Lernwelt. In dieser virtuellen Umgebung findet das Software-Onboarding für das Haufe X360 Cloud ERP statt. Ein Lerncoach begleitet den gesamten Prozess und steht den Mitarbeitenden mit hilfreichen Tipps und wöchentlichen Status-Updates zur Seite. Ganz einfach kann so der Lernfortschritt überwacht werden und die Motivation der Lernenden zum Erreichen des gemeinsamen Ziels bleibt hoch.
FLORIAN SCHMID, SCHMID INDUSTRIE GMBH:
„Der Wechsel zu einer neuen Software war ein großer Schritt für uns. Unsere Mitarbeiter haben jahrelang mit dem gleichen System gearbeitet, mit dem sie praktisch blind arbeiten können, so gut kennen sie es. Daher ist es verständlich, dass viele Angst davor hatten, mit der neuen Software nicht umgehen zu können. Die Lernwelt der Digital-Weber war da die perfekte Lösung: Jeder konnte in seinem Tempo üben und keiner war überfordert. Besonders motivierend waren für uns vor allem immer die Cheer-Up-Mails unseres Lerncoachs Katrin – jeder wollte natürlich die Liste der Fleißigsten anführen.“
Mehr Infos zum Einsatz der Lernwelt finden Sie unter: https://die-digital-weber.de/…
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Personalisiertes Retargeting mit einer Schnittstelle zwischen myfactory & HubSpot
Bestandskundschaft sollte personalisiert angesprochen werden
Für ein besseres Kundenbeziehungsmanagement und mehr digitalen Unternehmenserfolg führte Vogel Verpackungen vor Kurzem die Marketing-Lösungen von HubSpot ein. Dazu suchte Vogel Verpackungen ein Tool, das über den Funktionsumfang von myfactory hinausgeht und eine vollumfängliche Marketing-Automation für ein ganzheitliches Kundenerlebnis bietet. HubSpot ist Marktführer in diesem Bereich und erfüllt diese Anforderungen daher komplett.
Zwei unterschiedliche Systeme mussten verbunden werden
Um inaktive Kunden personalisiert und automatisiert ansprechen zu können, mussten dazu die Daten aus dem ERP-System in HubSpot übertragen werden. HubSpot bietet dazu eine offene API, diese gibt es in myfactory jedoch nicht. Der myfactory-Partner von Vogel Verpackungen, ipt solution GmbH, wandte sich dabei an das Team der DIGITAL-WEBER, da deren Software-Experten sich mit beiden Systemen hervorragend auskennen und bereits in der Vergangenheit die beiden Systeme erfolgreich miteinander verbunden haben.
Spezielle Anforderungen:
- Es wurde eine Lösung gesucht, die über die Funktionalitäten einer Standardschnittstelle hinausgeht und die individuellen Prozesse des Unternehmens abbilden kann.
- Es mussten alle notwendigen Daten aus myfactory übernommen werden: Die besondere Herausforderung lag dabei darin, dass die Daten in myfactory in verschiedenen Quellen liegen. Adressinformationen, Interessenteninformationen und Kundeninformationen mussten zusammen in den Kontakt übertragen werden.
- Das Unternehmen in HubSpot musste mit der entsprechenden Adresse in myfactory synchronisiert werden.
Eine Schnittstelle zwischen den Systemen überträgt Daten
Die Schnittstellen-Experten der Digital-Weber entwickelten in enger Zusammenarbeit mit Vogel Verpackungen eine individuelle Schnittstelle zwischen myfactory und HubSpot. Die existierenden Standardschnittstellen passten nicht zu den Prozessen im Unternehmen. Gemeinsam mussten DIE DIGITAL-WEBER und Vogel Verpackungen prüfen, welche Daten sie benötigen, um einen speziellen Use Case abzubilden.
Da die DIGITAL-WEBER zu beiden Lösungen Partnerschaften haben und die Systeme daher perfekt kennen, konnten sie basierend auf einer bestehenden Projektlösung eine erweiterte Schnittstelle programmieren, die die entsprechenden Daten fließen lässt.
Eine besondere Herausforderung lag zudem in der Konzeption. Die Erstkonzeption der Datenübertragung war nicht ausreichend, deshalb musste im Laufe der Zusammenarbeit nachkonzipiert werden.
Sascha Vogel, Vogel Verpackungen GmbH & Co. KG
„Für unser Projekt haben wir jemanden gesucht, der sich sowohl mit HubSpot als auch mit myfactory auskennt und sind über unseren myfactory-Partner glücklicherweise auf Matthias Weber und sein Team gestoßen. Die Zusammenarbeit mit den Digital-Webern war wirklich sehr angenehm. Dadurch, dass die Erstkonzeption nicht ausreichend war, gab es hohen Abstimmungsbedarf. Durch ein agiles Vorgehen beim Projektmanagement mit Asana konnten die Aufgaben sehr einfach und übersichtlich bewältigt werden. Mittlerweile fließen die Daten. Sollten wir Unterstützung beim Thema HubSpot benötigen, wissen wir jetzt auch, an wen wir uns mit gutem Gewissen wenden können.“
Erfahren Sie hier mehr über die individuelle Schnittstelle zwischen myfactory & HubSpot…
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Accio Proforma-Rechnung!
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung (manchmal auch Pro-Forma-Rechnung) ist eine Rechnung, die keine Zahlung bzw. Zahlungsforderung zur Folge hat. Sie ist daher eher als eine Art Kostenvoranschlag oder Beleg zu sehen, der lediglich eine bestimmte Summe nennt und nicht zur Zahlung auffordert.
Im Gegensatz zu einer Handelsrechnung wird eine Proforma-Rechnung beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung oder Lieferung in ein anderes Land darzulegen, und dient dann zu steuerlichen Zwecken. So können Sie bei Auslandsgeschäften Ware kostenlos an den Empfänger liefern, die Zollerhebung bleibt dabei unberührt. Aber Vorsicht: Der Zoll legt den für die Ware tatsächlich gezahlten Preis zu Grunde. Es ist daher nicht möglich, im Nachhinein eine andere Rechnung mit einem geänderten Preis auszustellen.
Wofür benötigen Sie eine Proforma-Rechnung?
Sind Sie sich unsicher, wann Sie jetzt genau eine Proforma-Rechnung benötigen? Es ist üblich, dass Kaufende in vielen Ländern Angebote für eine Lieferung in Form einer Proforma-Rechnung verlangen, um Devisen zuzuteilen, Akkreditive zu eröffnen oder eine Importlizenz zu erhalten. Vor allem für Zollzwecke bei Außenhandelsgeschäften finden Proforma-Rechnungen Anwendung. Sie werden im Export als Beleg ausgestellt, um den Warenwert z.B. bei den folgenden Vorgängen zu kennzeichnen:
- bei kostenlosen Ersatzteilsendungen (Garantie, Kulanz etc.). D.h. auch zu einem späteren Zeitpunkt darf keine Berechnung erfolgen.
- für die vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland.
- für kostenlose Mustersendungen.
- Darüber hinaus verlangen Abnehmer in diversen Ländern Angebote in Form einer Proforma-Rechnung. In diesen Fällen ist die Proforma-Rechnung notwendig für die Zuteilung von Devisen, zur Eröffnung eines Akkreditivs oder für den Erhalt einer Importlizenz.
Was muss eine Proforma-Rechnung enthalten?
Wenn Sie erfahren möchten, welche Informationen und Daten eine Proforma-Rechnung enthalten muss, empfehlen wir Ihnen unser kostenfreies Whitepaper zur Proforma-Rechnung.
Dort erhalten Sie weitere interessante Informationen zu diesem Thema sowie eine Checkliste.
Fazit
Internationaler Handel muss nicht zwingend kompliziert sein. Wenn Sie wissen, wann Sie eine Proforma-Rechnung benötigen und welche Angaben diese enthalten muss, gelingt er Ihnen im Schlaf.
Die DIGITAL-WEBER stehen für digitales Unternehmenswachstum – wir sind mehr als nur IT-Berater.
Als Full-Service-Dienstleister liefern wir umfassende Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen und begleiten Sie auf ihrem persönlichen Weg ins DigiTAL.
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NUBIUS optimiert den internationalen Tele-Sales mit dem myfactory CRM
Aufgabenstellung
Das internationale Sales-Team bearbeitet regelmäßig neue und bestehende Kundenadressen, um die verschiedenen Services anzubieten. Bei einem so großen Kundenstamm wird es mitunter schwierig, den Überblick zu behalten. Um die Prozesse im Tele-Sales zu optimieren, wurde daher ein CRM-System mit starker E-Mail- und Template-Integration benötigt. Nur so kann das gesamte Team an einem gemeinsamen Adress-Stamm aktiv arbeiten sowie automatisiert und standardisiert auf Anfragen antworten.
Herausforderungen
- 360-Grad-Übersicht zur Kundschaft
- Gemeinsame Bearbeitung in Live-Zeit
- Verwaltung einer großen Adressdatenbank
- Internationales OnBoarding für ein mehrsprachiges Team
Lösung
Die ERP-Experten der DIGITAL-WEBER implementierten in enger Absprache und Zusammenarbeit das myfactory CRM. Besonders die Funktionen „E-Mail-Vorlagen“ war dabei besonders relevant. Zusätzlich kann die Response der Kundschaft schnell wieder eingelesen werden. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei der Kontaktmanager in myfactory. In diesem sind beispielsweise alle Kontakte, Verkaufsbelege, Verträge, Geräte oder Ansprechpartner hinterlegt, sodass die Mitarbeitenden eine 360-Grad-Übersicht auf die Kundschaft erhalten.
Um dem internationalen, mehrsprachigen Team den Einstieg in die Software zu erleichtern, erfolgte die Schulung daher auf Englisch. Da sie rein über Microsoft Teams stattgefunden hat, konnte sie aufgezeichnet werden und später immer wieder angesehen werden. Zusätzlich erstellte das Team der DIGITAL-WEBER ein ERP-Handbuch, wie es im Rahmen der Prozessdokumentation in jedem Projekt enthalten ist.
Das Tele-Sales-Team von NUBIUS konnte ohne großen Supportaufwand sehr schnell damit arbeiten. Mittlerweile ist das neue System seit mehreren Monaten erfolgreich im Einsatz. Neue Mitarbeitende können durch die Materialien der sehr gut dokumentierten Schulung schnell ongeboardet werden.
Dominik Frey, NUBIUS GROUP Präsizionswerkzeuge GmbH:
„Wir standen schon länger vor der Herausforderung, unseren internationalen Tele-Sales zu optimieren. Wir haben uns bei der Auswahl auf unseren langjährigen Partner DIE DIGITAL-WEBER verlassen, weil sie uns einfach genau kennen und wissen, was wir brauchen. Mittlerweile können wir uns blind auf ihre Kompetenzen verlassen und müssen keine Ressourcen für die Suche nach der passenden Software mehr verschwenden.
Zu Zeiten des alten Systems waren viele Prozesse unnötig kompliziert: Es war ständig ein manuelles Eingreifen notwendig, und unser Tele-Sales-Team war dadurch viel langsamer und weniger effizient. Unsere Anforderungen konnten wir damit nicht mehr realisieren. Für uns war eine leistungsfähige Lösung wichtig.
Das myfactory CRM hat sich über die Jahre etabliert. Insbesondere mit Features wie dem Kontaktmanager hat NUBIUS damit eine Software-Lösung, die eine gewisse Sicherheit für die Zukunft garantiert.“
Weitere Informationen und die Lösung im Detail finden Sie hier.
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