Bereits 2015 haben die Johanniter mit der Digitalisierung ihrer Krankenhäuser begonnen und dabei alle Kliniken im Akutbereich schrittweise auf eine einheitliche patientenführende Plattform gehoben. „Die vorherrschende Heterogenität im Bereich der patientenführenden Systeme samt anhängiger Prozesse hat eine angemessene und bedarfsgerechte digitale Transformation damals nahezu unmöglich gemacht“, sagt Hans Peter Klaus, Head of Application Management im Geschäftsbereich IT der Johanniter HealthCare-IT Solutions. Mit ORBIS ist es gelungen, eine rund 80-prozentige Vereinheitlichung für die klinische Prozesslandschaft zu erreichen – mit entsprechend positiven Auswirkungen für die Patientenversorgung. „Durch den Einsatz evidenzbasierter Verfahren, State-of-the-Art-Technologien und Innovationen in der prädiktiven Medizin versorgen wir Patienten auf qualitativ höchstmöglichem Niveau. Dementsprechend muss eine gute medizinische Versorgung immer mit einer funktionierenden, unterstützenden IT einhergehen“, ist Klaus sich sicher. Der aktuelle Digitalradar gibt ihm schon jetzt recht: Danach liegen die stationären Einrichtungen der Johanniter weit über dem Bundesdurchschnitt.

Die Johanniter setzen bei der Digitalisierung mit sehr wenigen Ausnahmen auf den holistischen Ansatz. „Damit gewährleisten wir den Anwendern einen leichteren Zugang zu den Informationen und einen durchgehenden Datenfluss. Darüber hinaus lassen sich Standardisierungen trägerweit sehr zügig umsetzen und führen nach kürzester Zeit jeweils zu Ergebnissen“, nennt der Applikationsmanager einige Vorteile des Vorgehens.

Zentrale Drehscheibe für alle Daten

Der Weg zum holistischen System steht jedoch stets unter dem Vorbehalt, dass die Systeme von Dedalus HealthCare auch jeweils sinnvoll für die Anwender sind. Diese Frage stellte sich also auch bei der Auswahl eines neuen Enterprise Content-Managementsystems (ECM). Die Verantwortlichen wollten das bestehende ablösen, weil es sich nicht tief genug in das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) und damit in die Abläufe integrieren ließ. „Nach einer gründlichen Abwägung haben wir erkannt, dass das Verfahren HYDMedia für unsere Anforderungen bestens geeignet ist und uns vielfältige Möglichkeiten der Weiterentwicklung bietet“, sagt Klaus und meint damit eine höhere Durchgängigkeit der Dokumente und Automatismen für die behandelnden Ärzte.

HYDMedia soll nach und nach zu einer Datendrehscheibe für das gesamte Unternehmen ausgebaut werden. Damit würde beispielsweise ein Patient nur einmal im System angelegt und seine Daten wären – vorausgesetzt er hat die entsprechende Vereinbarung unterzeichnet – in allen Einrichtungen abrufbar, in denen er behandelt wird. Dazu gehören neben den administrativen Informationen sämtliche Arztbriefe, Röntgenaufnahmen mit Befunden, die Fieberkurve und der Medikamentenplan, um nun einige zu nennen. Aber bereits daraus lässt sich der Mehrwert für die Patientenversorgung ermessen. Um diesen Mehrwert zu erhöhen, werden auch alle Papierdokumente eingescannt und der digitalen Patientenakte zugefügt.

Langzeitprojekt Datenmigration

Die Einführung des neuen ECM verlief erwartet problemlos. Da das Altsystem parallel weiterlief, bestand die größte Herausforderung darin, IT-seitig die entsprechenden Kapazitäten für Installation und Migration zu schaffen. Betrieben wird HYDMedia – wie alle Lösungen – im eigenen Rechenzentren in Berlin. Auf lokalen Servern halten die Johanniter aus Gründen der Ausfallsicherung die sogenannten Notfalldaten, also Fieberkurve, Medikamentenplan, letzter Arztbrief und Befunde, vor.

Ein Langzeitprojekt war die Datenmigration vom Altsystem. Bis zu ihrem Abschluss sind Terabytes and Daten in das neue ECM gewandert. Anfang März wurde HYDMedia im Johanniter-Krankenhaus Gronau als erstes Haus des stationären Johanniterverbundes in den Echtbetrieb geführt. „Dabei handelt es sich um ein vergleichsweise kleines Haus im Verbund, das bisher kein Archivsystem im Einsatz hatte“, so Klaus. „Die Erfahrungen aus der Inbetriebnahme samt Umstellung der Schnittstellen und Schulungen wollen wir dann für die Ablösungen in den anderen Häusern nutzen. Geplant ist, wenigstens alle zwei Monate eine weitere Einrichtung auf HYDMedia zu migrieren.“ In einem – obligatorischen – nächsten Schritt wird das ECM auch an das Leistungserbringer-Portal des Medizinischen Dienstes angebunden.

Obwohl das Johanniter-Krankenhaus Bonn als Pilothaus für alle weiteren Kliniken bereits sehr weit digitalisiert ist, wird der Weg in den nächsten Monaten mit dem ICU Manager und der elektronischen Pflegedokumentation fortgesetzt.

Integration ist gefragt

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Einführung der PatientXCare Suite samt Entlass-Management Care-Bridge. „Hier wollen wir auch das Krankenhauszukunftsgesetz nutzen, um diese auch strategisch für uns wichtigen Themen voranzutreiben. Patienten erwarten heute mindestens eine zeitgemäße Art der Terminvereinbarung, die bieten wir ihnen im ersten Schritt bereits mit dem Portal. Zudem entlasten wir die Sekretariate von Telefonaten und erwarten eine Verkürzung der Wartezeiten für die Patienten“, so Klaus zu den Vorteilen der Lösung, die im Johanniter-Krankenhaus und dem Waldkrankenhaus Bonn bereits eingesetzt wird.

Auch als ein Baustein beim JohanniterPatientenportal war die PatientXCare Suite nicht automatisch gesetzt. „Wir haben uns verschiedene Lösungen angeschaut und die Leistungen verglichen, dann aber schnell festgestellt, dass sie sich nicht so tief in ORBIS integrieren lassen. Deshalb haben wir uns am Ende mit voller Überzeugung für die Lösung unseres langjährigen Partners entschieden“, fasst der Applikationsmanager die Auswahl zusammen. Ein wichtiger Aspekt war wieder der nahtlose Datenfluss in das Portal und zurück ins KIS. Spätestens wenn in einem weiteren Schritt der Dokumentenaustausch realisiert ist, kommt diesem Aspekt eine besondere Bedeutung zu. Nicht zuletzt hat das Entlass-Management Care-Bridge eine Rolle bei der Systemauswahl gespielt.

Für die Online-Terminvereinbarung hat eine interne Projektgruppe die unterschiedlichen Kalenderstrukturen analysiert und mit den Sekretariaten entsprechende Zeitslots definiert, die von außen gebucht werden dürfen. Ebenso wurde das Verfahren der Terminbestätigung sowie -verschiebung oder -absage festgelegt und in der PatientXCare Suite abgebildet. „Nun sind wir gespannt, wie die Patienten das neue Angebot annehmen“, so Klaus.

Von der Terminbuchung bis zur Weiterbehandlung

Die Terminvereinbarung kann über die Website der Krankenhäuser aufgerufen werden. Der Patient wählt das entsprechende Krankenhaus und die Fachrichtung aus, gibt seinen Versicherungsstatus an und kann dann einen Termin vereinbaren. Den bestätigt das System automatisch per Mail. Seine Daten werden zwar zentral gespeichert, sind aber ausschließlich in dem Haus abrufbar, in dem er seinen Termin wahrnimmt. Vor der Buchung greift eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aus Kennwort und Bestätigung, die per Mail, SMS oder später in der App erfolgt.

In der nächsten Ausbaustufe – geplant ab April – kann der Patient dann auch Unterlagen ins Portal hochladen, beispielsweise eine Überweisung, einen Arztbrief, Voraufnahmen und -befunde oder den Medikationsplan. Diese Dokumente werden dann in der Plattform dargestellt und der Arzt entscheidet individuell, welche für die Behandlung relevant sind und welche er übernimmt. Die werden daraufhin automatisch in die Patientenakte im KIS übernommen und stehen den weiterbehandelnden Ärzten zur Verfügung. Nach der Behandlung kann der Patient alle Dokumente, die während seines Klinikaufenthaltes entstanden sind, in die App herunterladen und mit den weiterbehandelnden Medizinern teilen. Ebenso kann mit dem Einverständnis des Patienten auch sein einweisender Arzt auf die Dokumente zugreifen.

Am Ende, wenn die PatientXCare Suite in allen Kliniken verlässlich läuft, werden noch die Anmeldung der Patienten an einem speziellen Terminal sowie ein Wegeleitsystem über das Mobiltelefon implementiert.

Vom Ende her denken

Worauf sollten nun andere Krankenhäuser achten, die ebenfalls vor der Einführung eines Patientenportals stehen? „Zuerst einmal sollte man sich die Frage beantworten, welche Use Cases umgesetzt werden sollen und welche Ziele man mit dem Portal erreichen möchte. Davon hängt dann maßgeblich auch die Auswahl ab. Nicht zuletzt bestimmen die Antworten den notwendigen Integrationsgrad der Lösung in das patientenführende System“, zieht Klaus seine Schlüsse aus den eigenen Erfahrungen.

Gewohnt positiv waren die in Bezug auf die Zusammenarbeit mit Dedalus HealthCare. „Ich persönlich kenne und schätze das Unternehmen nun bereits seit rund 20 Jahren. Viele Ansprechpartner begleiten mich bereits eine lange Zeit, was die Kommunikation und den Austausch natürlich erleichtert. Gerade in der Entwicklung und Implementierung neuer Lösungen werden wir sehr gut unterstützt und können so den einen oder anderen Stolperstein gemeinsam aus dem Weg räumen“, so Hans Peter Klaus.