Der Weg zur intelligenten Dokumentenverwaltung
SmartDocs ist ein von der Consult-SK GmbH entwickeltes SAP Add-On, das speziell für die Verwaltung und Organisation von Dokumenten entwickelt wurde. Es integriert sich nahtlos in die vorhandene SAP-Umgebung eines Unternehmens und erweitert die Funktionalitäten des Systems, um einen umfassenden Dokumentenlebenszyklus zu ermöglichen. Von der Erstellung über die Freigabe bis hin zur Archivierung bietet SmartDocs eine breite Palette von Funktionen, die die Dokumentenverwaltung vereinfachen und automatisieren.
Warum ist der Einsatz von SmartDocs eine sinnvolle Idee?
- Zentrale Datenverwaltung: Mit SmartDocs sind alle Dokumente an einem zentralen Ort bzw. Monitor einsehbar. Dies ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff auf Informationen und reduziert das Risiko von Dokumentenverlusten oder -duplikationen. Mitarbeiter können in Echtzeit auf relevante Dokumente zugreifen, unabhängig von ihrem Standort oder der Abteilung, in der sie arbeiten.
- Automatisierte Workflows: SmartDocs automatisiert den Dokumentenworkflow und optimiert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen. Genehmigungsprozesse werden beschleunigt, da Dokumente automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden, wenn Aktionen erforderlich sind. Das reduziert den manuellen Aufwand, verbessert die Effizienz und vermeidet Verzögerungen.
- Verbesserte Compliance: Die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien ist für Unternehmen von großer Bedeutung. SmartDocs ermöglicht die Implementierung von Sicherheits- und Zugriffssteuerungen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Darüber hinaus können Audit-Trails und Versionskontrollen erstellt werden, um die Nachverfolgbarkeit von Änderungen und Revisionen sicherzustellen.
- Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Optimierung der Dokumentenverwaltung können Unternehmen erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse erzielen. Mitarbeiter:innen müssen weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder der manuellen Bearbeitung von Papierkram verbringen. Stattdessen können sie sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren und die Produktivität steigern.
Zusammengefasst:
SmartDocs bietet Unternehmen eine intelligente Lösung für die Dokumentenverwaltung in der SAP-Umgebung. Mit seinen umfangreichen Funktionen zur zentralen Datenverwaltung, Automatisierung von Workflows, Verbesserung der Compliance und Zeit- sowie Kostenersparnissen ist der Einsatz von SmartDocs eine sinnvolle Investition. Unternehmen können ihre Produktivität steigern, Fehler reduzieren und die Effizienz der Dokumentenverwaltung insgesamt verbessern. Wenn Sie auf der Suche nach einer effizienten Lösung für die Dokumentenverwaltung in Ihrer SAP-Umgebung sind, könnte SmartDocs die richtige Wahl für Ihr Unternehmen sein.
Die Consult-SK GmbH (CSK) mit Sitz in Minden ist seit 2013 deutschland- und europaweit als SAP® Prozessberatung für namhafte Einzelhandelsunternehmen tätig. Zu den Leistungen und Kompetenzen des SAP Silver Partners zählen kundenspezifische Anpassungen von SAP® Addons, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in den Bereichen Purchase2Pay und Order2Cash sowie die Entwicklung eigener SAP® Softwarelösungen.
Consult-SK GmbH
Simeonsplatz 2
32423 Minden
Telefon: +49 (571) 783435-0
http://consult-sk.com
Geschäftsführer
Telefon: +49 (571) 783435-10
E-Mail: stephan.kaup@consult-sk.de
Marketing/Presse
E-Mail: sandra.spoenemann@consult-sk.de
Fiskalisierung und KassenSichV: Dr. POS lädt zur Sprechstunde
Wenn die Finanzbehörden klingeln, sollten Händler spätestens seit dem 1. Januar 2023 in der Lage sein, ihre POS-Daten auf KassenSichV-konforme Weise für eine Überprüfung bereitzustellen. Doch oft ist das leichter gesagt, als getan. Denn: Auch wenn die Technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) im Kassensystem integriert ist, muss das A) nicht heißen, dass sie korrekt funktioniert, und B) ist der vollständige und richtige Daten-Export eine Sache für sich.
Für alle diejenigen, die mit umsatzsteuerrelevanten Kassen arbeiten und SAP® nutzen, bietet die CSK mit Receipt4S® – einem eigenentwickelten und zügig implentierbaren SAP® AddOn – eine Möglichkeit, sorgenfrei in die buchhalterische Zukunft zu blicken. Wenn bei Ihnen noch Fragezeichen über dem Kopf auftauchen, wenn es um die Umsetzung der Kassensicherungsverordnung geht oder Sie ihr Vorgehen sicherheitshalber auf dem Prüfstand stellen wollen, dann vereinbaren Sie eine kostenfreie Sprechstunde mit Dr. POS!
Auf der Receipt4® –Startseite finden Sie die Kalenderansicht für die Buchung freier Slots für eine Erstberatung.
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Real Estate Arena 2023: Die REexpect GmbH stellt sich vor
Zu den Produkten zählt z. B. die SmartDocsSuite, eine innovative Softwarelösung, entwickelt für die Digitalisierung der Korrespondenzen u.a. in der Immobilienverwaltung. Sie bietet eine umfassende Lösung für die automatisierte Verknüpfung und den Versand von Dokumenten, die in der Immobilienverwaltung verwendet werden. Mit der SmartDocs Suite können Immobilienunternehmen ihre Dokumentenerstellung effizienter gestalten, was Zeit und Geld spart und Fehler minimiert.
Die REexpect GmbH ist stolz darauf, ihr Produkt auf der Real Estate Arena in Hannover präsentieren zu können. Die Messe bietet eine großartige Gelegenheit, um mit anderen Unternehmen und Fachleuten in der Immobilienbranche in Kontakt zu treten und sich über die neuesten Entwicklungen und Trends zu informieren. Als Aussteller kann die REexpect GmbH ihre Produkte und Dienstleistungen einem breiten Publikum vorstellen.
Als besonderes Angebot bietet die REexpect GmbH kostenlose e-Tickets für Interessenten an, die die Messe besuchen möchten.
Wenn Sie an einem Ticket – gültig für die Veranstaltung an beiden Messetagen – interessiert sind, dann melden sie sich bei unseren Ansprechpartnern.
ÜBER REEXPECT
Die REexpect GmbH ist ein hundertprozentiges Tochterunternehmen der Consult-SK GmbH und ist auf die Entwicklung und das Customizing in SAP® RE-FX spezialisiert.
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KassenSichV 2023: DSFinV-K und TSE-Exporte
Die Consult-SK GmbH (CSK) ist Experte auf dem Gebiet der Kassendatenarchivierung und -auditierung in SAP®. Bereits 2017 – weit vor dem Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) hat die SAP®-Prozessberatung das AddOn Receipt4S® entwickelt, das als zentraler Einstiegspunkt zu den POS-Daten dient. In dieser Anwendung ist es spielend leicht, Kassendaten inkl. TSE-Signatur und DSFinV-K auf vollständig zu prüfen und diese Daten zur Verfügung zu stellen, wenn das Finanzamt klopft.
Das ein solches AddOn unumgänglich ist, stellt die CSK regelmäßig in HealthChecks mit Einzelhändlern fest. Echte Kassendaten werden ins System eingespielt und in Receipt4S® geprüft. Häufiges Ergebnis: Die Daten sind unvollständig und können nicht passend zueinander exportiert werden. Im Prüfungsfall eine echte Katastrophe!
Um Aufklärungsarbeit zu leisten, wird in diesem Video erklärt wie eine Lösung aussehen kann:
DSFinV-K und TSE-Exporte: Warum hier schwere Fehler gemacht werden
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Umsetzung der KassenSichV: Probleme bei der Fiskalisierung
Die Consult-SK GmbH ist bereits seit 2017 mit dem SAP AddOn Receipt4S® im Einsatz, um Händlern einen zentralen Einstiegspunkt zu ihren Kassendaten zu bieten. Die Lösung befindet sich in stetiger Weiterentwicklung und trägt allen Ergänzungen der KassenSichV und den aktuellen Prüfverfahren Rechnung. Im Laufe der letzten fünf Jahre hat die SAP-Unternehmensberatung ein verlässliches Informationsnetzwerk aufgebaut, z. B. zu Finanzbehörden, Steuerfahndern, den Entwicklern des Prüftools AmadeusVerify und vielen weiteren. Mit der aufgebauten Expertise steht die CSK zuverlässig an ihrer Seite, um auf Kassen-Nachschauen und Außenprüfungen vorbereitet zu sein. Und das nach aktuellstem Kenntnisstand.
Gemeinsam mit Dipl. Finanzwirt Tobias Teutemacher, Steuerfahnder in NRW und dem Partner d.velop informierte die CSK im Rahmen des Webinars “Kassenprüfung 2022: Was das Finanzamt jetzt sehen möchte” über die wichtigsten Eckpunkte zum aktuellen Thema. Nach einer kurzen Registrierung steht Ihnen die Webinar-Aufzeichnung hier zur Verfügung: d.velop.de/kassenprüfung-2022
TSE ist vorhanden, funktioniert jedoch nicht
Ein weiteres Problem, welches gehäuft bei der praktischen Umsetzung der Fiskalisierung auftritt ist das nicht ordnungsgemäße Funktionieren der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Beispielsweise in der Form, dass von der TSE generierte Signaturen nicht eindeutig oder sogar mehrfach zugeordnet werden. Die reine Integration einer TSE nützt nichts, wenn kein geeigneter Prüflauf stattfindet, um die korrekte Verknüpfung von POS-Daten mit Signaturen und DSFinV-K Files zu garantieren.
Auch hier gibt es eine Lösung. Im Rahmen eines Workshops prüft die CSK Ihre Daten und stellt fest, wo noch der Schuh drückt. Die SAP-Experten unterstützen Sie sowohl mit dem schnell einsatzbereitem SAP AddOn Receipt4S®, aber auch bei der Erstellung der umfangreichen Verfahrensdokumentation. So bringen Sie Licht in die Datendunkelheit und können sich sicher sein, dass Sie vom Bon bis zum FI-Beleg und zurück, genau wissen, wo Ihre Daten durchfließen und was mit Ihnen passiert.
Geeignetes Archiv für anfallende Massendaten nicht vorhanden
Wer sich bereits etwas mit der Fiskalisierungs-Thematik im eigenen Unternehmen befasst hat, stellt schnell fest: Es entstehen unglaublich viele Daten, die es revisionssicher UND WIEDER ABRUFBAR zu archivieren gilt. Gar nicht so einfach, wenn das eigene System eine solche Datenspeicherung gar nicht oder zumindest nicht in performanter Form hergibt. Und was tun in diesem Fall? In die eigene Infrastruktur investieren und das Speichervolumen erhöhen? Oder doch lieber eine Cloud-Lösung? Wie sicher ist das Ganze dann und was gilt es zu beachten?
In diesem Punkt profitieren Sie mit der CSK an Ihrer Seite wiederum von einem hochkarätigen Netzwerk. Das AddOn ist flexibel einsetzbar und kann problemlos an ihr Archiv oder an ein Cloud-Archiv angeschlossen werden. Welche Anbieter hier in Frage kommen und ob die SAP Business Technology Platform in diesem Zusammenhang bald eine Rolle spielen wird – das erfahren Sie, wenn Sie sich unverbindlich bei der Consult-SK GmbH melden :).
Die Consult-SK GmbH (CSK) mit Sitz in Minden ist seit 2013 deutschland- und europaweit als SAP® Prozessberatung für namhafte Einzelhandelsunternehmen tätig. Zu den Leistungen und Kompetenzen des SAP Silver Partners zählen kundenspezifische Anpassungen von SAP® Addons, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in den Bereichen Purchase2Pay und Order2Cash sowie die Entwicklung eigener SAP® Softwarelösungen.
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SmartDocs ist Teil des ZIA Innovationsradars 2022
Der Immobilienwirtschaft eine umfassende und einheitliche Interessenvertretung geben – das ist das Ziel des Unternehmer- und Verbändeverbandes ZIA. Seit 2017 erstellt das umfassende Netzwerk aus Best-Practice-Berichten ein Innovationsradar, das online frei zugänglich ist: zia-innovationsradar.de. Dieser Überblick gibt allen Branchen entlang der Wertschöpfungskeitte im Immobilienbereich die Möglichkeit, am Puls der Zeit zu bleiben und neue Technologien frühzeitig auf dem Schirm zu behalten.
Im Rahmen des ZIA Innovationskongresses am 24. November 2022 wurden die prämierten Einreichungen für das Radar im Umweltforum Berlin vorgestellt. Geschäftsführer der REexpect GmbH, Yannik Neidiger, nahm an der spannenden Veranstaltung unter dem Motto „Disrupt meets Innovation“ teil. „Ich freue mich sehr darüber, unser noch junges Unternehmen auf einer solchen Veranstaltung platziert zu sehen. Das bestätigt mich darin, dass wir mit SmartDocs auf einem guten Weg sind. Dem ZIA ist ein spannendes Programm gelungen bei dem der Praxis-Input nicht zu kurz kommt“, so Neidiger.
Welche Innovation hat die REexpect GmbH eingereicht?
Mit dem Produkt SmartDocs verbessern Sie die internen Prozesse in Immobilienverwaltungen, indem der manuelle Aufwand für das Management diverser (Mieter-)Korrespondenzen verringert wird. SmartDocs ist das SAP® AddOn für die unkomplizierte Korrespondenzausgabe direkt aus Ihrem SAP®-System heraus. Gebündelt und ohne Umwege über Mailprogramme.
Die intelligente Verknüpfung von Dokumenten und die Darstellung unterschiedlichster Korrespondenzarten in einem Monitor, löst gleich mehrere Probleme:
- Sie finden Vorgänge wesentlich schneller wieder, z.B. weil Ihr Kunde bzw. Lieferant die Belege erneut anfragt.
-> Der Neuversand ist nur einen Klick entfernt! - Sie wissen genau, welchen Status zum Versand das Dokument besitzt. Durch die Dokumentenflusskontrolle kann
Ihnen keiner ein X für ein U vormachen. - Eine Statusampel weist Sie darauf hin, wenn es noch etwas zu tun gibt.
Sie können für viele Korrespondenzarten einzelne Module aufschalten, die im SAP® Monitor als zusätzliche Reiter auftauchen. Nach einer gezielten Selektion sehen Sie auf einen Blick, welche Dokumente erzeugt worden sind und haben dank Vollständigkeitsfunktion, Belegfluss und Statusanzeige die Korrespondenzausgabe jederzeit im Griff.
Das klingt für Sie nach einer interessanten Lösung? Ihr Ansprechpartner: Yannik Neidiger, +49(0)571 783435 11, yannik.neidiger@re-expect.de
ÜBER REEXPECT
Die REexpect GmbH ist ein hundertprozentiges Tochterunternehmen der Consult-SK GmbH und ist auf die Entwicklung und das Customizing in SAP® RE-FX spezialisiert.
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EHI Technologietage 2022: Durchgängige Filialprozesse in SAP®
Seit der Gründung des RetailOneSolution Network im Frühjahr 2021 hat sich einiges getan. Erste Erfolge stellen sich ein und das zeigt sich bei den EHI Technologietagen gleich zweifach: Natürlich besteht jederzeit die Möglichkeit, am Stand vor Ort interaktiv zu erleben, warum die Kombination von drei Lösungen (SAP Customer Checkout, Receipt4S® und SAP CAR/Store Solution) für den Einzelhandel ein lohnenswertes Investment ist. Darüber hinaus sprechen die Kunden selbst für das Network!
“Mit konsequenter Digitalisierung von Filial- und Zentralprozessen zum ganzheitlichen Omnichannel-Player”
Dipl.-Ing. Wioletta Dorr, Abteilungsleiterin bei der Freenet Group, steht am ersten Messetag (8. November 2022) um 11.40 Uhr im Saal New York auf der Bühne und berichtet aus erster Hand über die Integration der All In One Lösung. Die Freenet Group macht sich bereit für die Omnichannel-Zukunft und vereint alle digitalen und stationären Kanäle nahtlos in einer Plattform.
Die leichtgewichtigen SAP Fiori Apps unterstützen die Bereiche Zahlungsabwicklung, Filialwarenwirtschaft und revisionssicheres Kassendatenmanagement – alles steuerbar über das Fiori Launchpad. Als Backend-Komponenten kommen SAP S/4 HANA und SAP CAR ins Spiel und sorgen für durchgängige Prozesse und Performanz.
Interessent:Innen sind herzlich eingeladen am Stand Nr. 4 vorbeizukommen und sich den Vortrag von Dipl.-Ing Wioletta Dorr anzuschauen! Erkennbar ist der Stand ganz leicht an seinem interaktiven Holz-Cube.
Wann? 8. bis 9. November 2022
Wo? World Conference Center Bonn | Stand 4
Wer? RetailOneSolution Network
Weitere Informationen zur Veranstaltung finden Sie hier.
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Success Story Freenet: AK Handel der DSAG
Tobias Siltmann (hokona GmbH) und Jürgen Werner (CAS AG) vom RetailOneSolution Network stellten den Case der freenet AG Group vor. Dafür "entsandte" Dipl.-Ing. Wioletta Dorr, Abteilungsleiterin der Freenet Group, die beiden IT-Experten, um stellvertretend für die freenet AG im Vortrag "Filialwarenwirtschaft mit Omnichannel Kassenprozessen – voll fiskalisiert und in der Cloud" von der Umsetzung innerhalb des Unternehmens zu berichten. Unterstützt wurden die beiden mit dem „Dritten“ im Bunde des RetailOneSolution Network: Stephan Kaup (Consult-SK GmbH).
Stefan Binkowski (SAP) zeigte im vorhergehenden Vortrag sehr passend auf, welche Herausforderungen im Handel existieren und was beachtet werden sollte. Der Titel des Vortrages „Intelligente Filiale und intelligente Warenwirtschaft – alles aus einer Hand?“ passte dazu genauso gut, wie auch der ad hoc im Termin aufgenommene Begriff des Unified Commerce.
Die Freenet Group macht sein Business bereit für die Zukunft und revolutioniert die Filialwarenwirtschaft und die Kassenlösung in den Stores der Gravis und mobilcom-debitel. Vereint auf einem gemeinsamen technischen Level werden dabei alle digitalen und stationären Omnichannel-Kanäle nahtlos in einer Plattform verknüpft. Leichtgewichtige SAP Fiori Apps ermöglichen in Kombination mit den Backend-Komponenten des SAP S/4HANA und SAP CAR (Customer Activity Repository) eine Durchgängigkeit der Prozesse, intuitive und spaßbringende Bedienung – unabhängig von Touchpoint und Kaufverhalten. Und das Ganze dann auch noch voll fiskalisiert mit dem SAP AddOn Receipt4S®. Damit sind wir bei Unified Commerce angekommen.
Über das RetailOneSolution Network
Das RetailOneSolution Network ist ein Zusammenschluss von drei SAP-Partnern, die sich technologisch und strategisch optimal ergänzen, um gemeinsam DIE EINE Lösung für das Handling von Verkaufs- und Warenwirtschaftsdaten anzubieten. Mit der Verschmelzung von Kasse (SAP Customer Checkout) und Filialwirtschaft (SAP CAR) in Echtzeit – integriert bis ins Backend hinein – schaffen CAS AG und hokona GmbH eine solide Basis, um Einzelhändler für komplexe Customer Journeys zu rüsten.
Omni-Channel-Warenwirtschaft und Kundenmanagement sind jedoch nur eine Seite der SAP-Medaille, denn auch die Buchhaltung beschäftigt sich mit POS-Daten, die sowohl für das interne Controlling als auch für die Finanzbehörden aufbereitet werden müssen. Hier kommt der 3. Netzwerkpartner ins Spiel: die Consult-SK GmbH. Mit ihrer Lösung Receipt4S® bietet die CSK den zentralen Einstiegspunkt zur Auditierung, Verwaltung und Archivierung von Bondaten und des Gesamtprozesses gemäß GoBD und Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
Die Softwarelösungen der Netzwerkpartner greifen problemlos ineinander und sorgen im Endergebnis für qualitativ besseren Kundenservice, Transparenz und Komfort in Bezug auf (prognostizierte) Warenbestände und Revisions- bzw. Rechtssicherheit im Prüfungsfall. Damit ist das RetailOneSolution Network in seiner ganzheitlichen Lösungsorientierung konkurrenzlos im DACH-Raum.
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Drucken aus SAP – Korrespondenzen intelligent verknüpfen
SmartDocs Suite, so heißt das SAP® AddOn der CSK zum Beschleunigen des Korrespondenzdrucks. “Suite” deswegen, weil die CSK den Überblick über die unterschiedlichsten Korrespondenzarten in EINEM Monitor gewährleistet. Egal ob es um Ausgangsrechnungen, Avisen, Mahnungen oder Lastschriftankündigungen geht: Im SmartDocs Monior sehen Sie auf einen Blick alle Dokumente, die zu einem Vorgang gehören. Die intelligente Verknüpfung findet automatisiert statt und Sie ersparen sich den Weg über das Aufrufen diverser SAP® Transaktionen. Sie können zusammengehörige Dokumente gebündelt drucken und/oder versenden.
Zusätzlich entfällt der Weg über Ihr Outlook oder andere Mailprogramme, denn SmartDocs ermöglicht den Versand direkt aus SAP®. Kein Medienbruch, mehr Zeit für Sie! Und durch die Kombination von Automatisierung und Direktversand ergeben sich keine Aufzeichnungslücken. Sie sind jederzeit in der Lage allein im SmartDocs Monitor zu erkennen, wann Dokumente gesendet wurden. Besonders, wenn es zu Diskussionen kommt und Sie normalerweise Ihr Mail-Postfach umkrempeln müssten, um etwas nachzuweisen, sind Sie mit unserem AddOn klar im Vorteil.
Ihr Zukunfts-Ich sagt dann einfach: “Ich sehe hier, dass ich Ihnen alle Dokumente am 15. März geschickt habe. Aber ich sende sie Ihnen gerne noch einmal zu :). Erledigt, abgeschickt!” Denn der Neuversand wird ebenfalls wesentlich einfacher, wenn Sie Korrespondenzen historisiert und verknüpft im SAP®-System vorfinden.
Benefits in der Zusammenfassung
- Sie finden Vorgänge wesentlich schneller wieder, z.B. weil Ihr Kunde bzw. Lieferant die Belege erneut anfragt. Der Neuversand ist nur einen Klick entfernt!
- Sie wissen genau, welchen Status zum Versand das Dokument besitzt. Durch die Dokumentenflusskontrolle kann Ihnen keiner ein X für ein U vormachen.
- Eine Statusampel weist Sie darauf hin, wenn es noch etwas zu tun gibt.
Sie können für viele Korrespondenzarten einzelne Module aufschalten, die im SAP® Monitor als zusätzliche Reiter auftauchen. Nach einer gezielten Selektion sehen Sie auf einen Blick, welche Dokumente erzeugt worden sind und haben dank Vollständigkeitsfunktion, Belegfluss und Statusanzeige die Korrespondenzausgabe jederzeit im Griff.
Integrierbare Module
- FI-Avisen
- FI-Mahnungen
- FI-Lastschriftsanküdigungen
- Rechnungsausgang
- Mietkorrespondenz RE-FX
Das hat Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie gleich Kontakt auf!
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Leiter Projekte und Support
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Kassenprüfung in SAP®: Checkliste für den Datenabruf
Es klingelt an der Tür und die Finanzbehörde möchte gerne Deine Kassendaten sehen. Kein Problem, denn Dein Kassenanbieter hat eine TSE integriert und Du hast jede Menge Dateien auf USB-Sticks und externen Festplatten, die du rausgeben kannst? Oh haua ha… Leider hat das so gar nichts mit revisionssicherer Datenarchivierung zu tun.
Summen nennen zu können, reicht außerdem nicht. Es besteht die Pflicht zur Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls. Und das gemeinsam mit der entsprechenden TSE-Signatur. Du musst nachweisen, durch welche Systeme die Kassenbelege geflossen sind, wer Zugriff auf die Dateien hat, dass das Archiv manipulationssicher ist und einiges mehr. Auch Aufzeichnungslücken bzw. -fehler, z. B. bedingt durch einen Systemausfall, sind zu protokollieren und zu erklären.
Und hast Du vorab selbst geprüft, ob alle Daten vollständig vorhanden sind? Mit unserer 8-Punkte-Checkliste kannst Du selbst rausfinden, ob es noch offene Fragen gibt. Sollte das so sein, dann melde Dich bei uns und wir finden gemeinsam eine Lösung!
KassenSichV-Checkliste: Bist du bereit für eine Kassennachschau?
- Du hast eine TSE integriert und überprüft, dass die Signaturen korrekt den Vorgängen zugewiesen werden.
- Der Kassenbon fließt im Original (XML-Dokument) in dein Archiv. Du kannst ihn aber auch in lesbarer Form anzeigen lassen.
- Du kannst den Weg des Bons bis zum FI-Beleg nachverfolgen und anderen problemlos aufzeigen.
- Wenn es nötig ist, Daten für eine bestimmte Filiale für einen spezifischen Zeitraum zu exportieren (inkl. TSE-Signatur und DSFinV-K Files), weißt Du genau was zu tun ist.
- Du hast Dir viel Mühe gegeben, die verpflichtende Verfahrensdokumentation zu erstellen. Dort hast du fest gehalten welche Hard- und Software genutzt wird, bist auf den Umgebungsschutz eingegangen und weist den Kauf einer zertifizierten TSE nach.
- Kommt es bei Systemausfällen und -überlastungen oder Softwareproblemen zu Schwierigkeiten bei der lückenlosen Aufzeichnung, weist Dich dein System daraufhin und Du protokollierst den Grund für fehlende Nachweise.
- Du nutzt bereits eine Software, um den Prüfungsfall zu simulieren, damit Du nicht in Schwierigkeiten gerätst, wenn es zur Kassennachschau mit AmadeusVerify und IDEA kommt.
- Wenn die Finanzbehörden den Z1-, Z2- oder Z3-Zugriff auf deine Kassendaten benötigen, gibt dein Archiv diese Möglichkeit her.
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