Bei der Einführung eines neuen Rechnungswesens geht es immer um drei zentrale Fragen: Wann soll sie zur Verfügung stehen? Was soll übernommen und was kann verbessert werden? Und welche Software passt am besten in das Unternehmen?

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?

Dies ist eine der wichtigsten Fragen. Viele Unternehmen wünschen, den Echtstart mit dem Geschäftsjahreswechsel vorzunehmen. Somit müsste der Prüfer nicht ein Geschäftsjahr in zwei Systemen prüfen. Dies ist auch der von den Steuerberatern bevorzugte Umstellungszeitpunkt. Rechtlich ist jedoch jeder andere Zeitpunkt genauso zugelassen und von den Prüfern akzeptiert. Die Abstimmung und Datenübernahme läuft zu jeder Zeit immer gleich ab. Weshalb sollte man dann unbedingt zu Geschäftsjahreswechsel umstellen, wenn man sowieso mehr Arbeitsaufkommen im Rechnungswesen mit den Jahresabschlussarbeiten hat? Zusätzlich darf nicht übersehen werden, dass vor dem Echtstart ggf. noch Tests und Schulungen stattfinden müssen und das neue System noch nicht so beherrscht wird wie das alte und die Tätigkeiten somit mehr Zeit in Anspruch nehmen. Die Erfahrung zeigt, dass die Mehrheit der Anwender, welche auf den Echtstart zum Geschäftsjahreswechsel bestanden, nachträglich zugestimmt haben, dass eine Verschiebung des Echtstarts (zwei bis drei Monate vor oder nach dem Jahresabschluss) besser gewesen wäre. Diese Frage kann ggf. auch für die einzelnen Module im Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling) ganz unterschiedlich beantwortet werden.

Was soll migriert und was optimiert werden?

Das Rechnungswesen ist heute mehr als nur Finanzbuchhaltung. Somit stellt sich natürlich auch die Frage, was alles in das neue System übernommen werden soll. An dieser Stelle lassen sich bereits Optimierungen umsetzen, wenn ggf. Daten und Prozesse verschlankt werden. Dabei müssen alle rechtlichen Anforderungen wie Aufbewahrungspflichten mit Prozessoptimierungen abgeglichen werden. Hinsichtlich Daten gibt es zwei Möglichkeiten: Die schlanke Variante umfasst offene Posten und Salden zu einem Stichtag. In der umfassenden Variante können historische Daten der letzten x Jahre übernommen werden. Nun muss man sehen, ob eher eine komplette Übernahme oder ein bestimmter Stichtag und aktuelle Belegung mehr Sinn ergeben. Da kommt es ganz auf die individuelle Situation an. Rechtlich gesehen muss man das alte System fünf Jahre vorhalten, deshalb empfiehlt es sich auch, seinen Wirtschaftsprüfer auf das Vorhaben anzusprechen. Wenn bis zum Vorjahr geprüft wurde, so reicht es nämlich in der Regel völlig aus, diese Daten in elektronischer Form als  GDPdU-Ausgabe bereitzuhalten. Dafür kann man ganz einfach einen Export speichern. Alternativ ist auch eine Sicherung des alten Systems möglich.

Welchen Unterschied macht die Software? Welche passt am besten?

Mit einer modernen, offenen Software für Rechnungswesen sind Unternehmen deutlich flexibler, sei es durch die moderne Oberfläche, die Java-Technologie oder ganz neue Schnittstellen. Unternehmen sollten genau unter die Lupe nehmen,  inwieweit die Software, ihre Funktionalitäten und die Ergonomie, aber auch die Philosophie des Herstellers zum Unternehmen passen. Im Gespräch überzeugt man sich live, wie die Software aussieht – und ob man sich unter wirtschaftlichen, technischen und ergonomischen Gesichtspunkten vorstellen kann, auf diese Lösung umzusteigen. Auch Besuche bei anderen Anwendern machen die Entscheidung leichter. Vor Ort kann man sehen, inwieweit Unternehmen, die in gleicher Situation waren, Verbesserung erzielt haben. Danach folgt meist eine Einsatzanalyse, man nimmt unter die Lupe, wie eine Firma jetzt arbeitet, wie sich dies im neuen System abbilden lässt, welche Geschäftsprozesse wie aufgenommen, abgebildet, angepasst oder weggelassen werden sollen. Auf dieser Basis macht der IT-Anbieter dann ein Angebot, welches den finanziellen Aufwand zeigt. In der Einsatzanalyse werden auch die bestehenden Prozesse einer Prüfung unterzogen. In der Regel lässt sich der Wechsel eines Rechnungswesens schnell und geräuschlos vollziehen.

Auch Hürden meistern: Finanzen in mehreren Ländern steuern

Für Unternehmen, die in mehreren Ländern aktiv sind, muss das Rechnungswesen noch mehr Bedingungen erfüllen. Hier empfiehlt sich ein Multisite-basiertes Rechnungswesen, das unterschiedliche rechtliche Vorgaben berücksichtigen kann. Bereits bei den Stammdaten muss es einen Spagat meistern: Einerseits stehen einheitliche Stammdaten über alle Länder hinweg bereit. Andererseits gibt es landesspezifische Daten, um der jeweiligen Gesetzgebung zu genügen. Im Idealfall gibt es eine Basis von Stammdaten, die dann länderspezifisch erweitert werden kann. Das gleiche Prinzip eines Spagats zwischen zwei Anforderungen gilt auch für die Erfassung von Zahlungsbedingungen. Diese stehen generell allen Firmen zur Verfügung, aber das Sachkonto für die Buchung von Skonto ist eine firmenindividuelle Einstellung. Auch hier wird der Spagat zwischen einer ganzen Organisation und einzelnen Firmen gemeistert. Auch hinsichtlich Sachkontenplan oder länderübergreifenden Berichten und Analysen ist die Finanz-Software besonders gefordert. Zudem muss sie eine revisionssichere Berichterstattung nach mehreren Rechnungslegungsvorschriften ermöglichen und auch hinsichtlich Sprachen und Währungen flexibel zu sein, was etwa über parallele Hauswährungen umgesetzt werden kann.

Wechsel kann sich schnell lohnen

Mit einem modernen Rechnungswesen können Prozesse digitalisiert und automatisiert werden, was wiederum die kostbarsten Ressourcen einspart: Geld, Zeit, Papier und Nerven. Zudem kann die neben der Effizienz auch die Transparenz auf einfache Art verbessert werden.

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