codia setzt seit zehn Jahren auf den PDF Compressor
codia konnte bereits über 300 öffentliche Verwaltungen auf dem Weg zur eAkte unterstützen und das Enterprise Content Management System d.3ecm von d.velop einführen. Wenn es bei den Projekten darum geht, Bestandsakten zu digitalisieren, empfiehlt der eGovernment-Spezialist den PDF Compressor von Foxit Software. Die praxiserprobte Lösung stammt aus dem Hause LuraTech. 2015 wurde aus LuraTech die Foxit Europe GmbH und gehört damit nun zu Foxit Software, die schnelle, günstige und sichere PDF-Lösungen für Endanwender bis hin zu Entwicklern anbietet.
PDF Compressor fördert Effizienz auf der Anwenderseite
Der PDF Compressor wird direkt in die fachspezifischen Lösungen von codia integriert bzw. ist ein Bestandteil von d.3ecm. „Wenn im Rahmen eines eAkten-Projektes große Papieraktenbestände gescannt werden müssen, wächst das zu speichernde Datenvolumen schnell auf mehrere Terabyte an“, sagt Philipp Perplies, Prokurist der codia. „Somit ist ein hoher Speicherbedarf notwendig, der zusätzliche Kosten verursacht, die IT belastet und durch hohe Ladezeiten zu Akzeptanzproblemen beim Anwender führt. Diese Problematik löst der PDF Compressor, indem er gescannte Dateien in hochkomprimierte, volltextfähige PDF/A-Dateien wandelt.“ Diese steigern die Effizienz der Anwender, denn die Dateien stehen aufgrund ihrer geringen Größe sofort zur Verfügung und können problemlos per E-Mail verschickt werden. Darüber hinaus sorgt das PDF/A-Format dafür, dass die Dokumente über Jahrzehnte hinweg beweiswerterhaltend speicherbar sind.
Farbige Dokumente so klein wie Schwarz-Weiß-Dokumente
Insbesondere bei farbigen Dokumenten ist das Kompressionsverfahren des PDF Compressors ein ausschlaggebendes Argument. Sie sind nach der Verarbeitung durch die Lösung von Foxit so klein wie ein vergleichbares Schwarz-Weiß-Dokument im TIFF-G4-Format, ohne dass die Farbinformationen verloren gehen. Diese müssen im elektronischen Dokument aufgrund der Nachvollziehbarkeit erhalten bleiben, denn in Verwaltungen versehen oder unterschreiben Mitarbeiter Papiere oft mit unterschiedlichen Farben. Auch auf Plänen, beispielsweise von Bau- und Katasterämtern, sind regelmäßig Farbinformationen hinterlegt.
Neben der Stadt Wuppertal, wo derzeit das Jobcenter seine Bestandsakten und den Posteingang digitalisiert, gehören unter anderem die Stadt Selm und die Stadt Emsdetten zu den Referenzkunden, die auf d.3ecm und den PDF Compressor setzen.
Über codia Software GmbH:
codia ist seit mehr als 19 Jahren einer der innovativen Lösungsanbieter für das gesamte ECM-Umfeld mit Spezialisierung auf öffentliche Verwaltungen. Der größte Teil der mehr als 300 Kunden besteht dabei aus nationalen Hochschulen, Kommunal- und Kreisverwaltungen verschiedener Größenordnungen im gesamten Bundesgebiet. Seit Unternehmensgründung im Jahre 1999 liegt der Firmensitz in der Kreisstadt Meppen und wird seither durch Laurenz Stecking als Geschäftsführer geführt.
Die von der codia eingesetzten d.gov I Lösungen sind integrierte eAktenlösungen basierend auf dem System d.3ecm der d.velop AG. Sie lassen sich einfach, schnell und kosteneffizient an die jeweiligen Anforderungen anpassen oder in vorhandene Fachanwendungen integrieren. Weitere Informationen: www.codia.de
Über Foxit Software:
Foxit ist ein führender Software-Anbieter für schnelle, günstige und sichere PDF-Lösungen. Foxit ist auf die Bedürfnisse drei unterschiedlicher Markt-Segmente spezialisiert. Für die Endnutzer Produktivität stellt Foxit benutzerfreundliche Desktop-Software, mobile Apps und Cloud-Services bereit, mit deren Hilfe Wissensarbeiter ihre Produktivität noch weiter steigern können. ConnectedPDF ist eine Spitzentechnologie, die Dokumentenverwaltung, eine vernetzte Überprüfung und eine einfache sowie sichere Zusammenarbeit an PDF-Dateien gewährleistet. Im Bereich Enterprise Automation bietet Foxit Lösungen für Server-Software zur umfangreichen PDF-Dokumentenverwaltung und Datenerfassung. Die Entwicklerlösungen von Foxit ermöglichen Entwicklern, leistungsstarke PDF-Technologien in ihre Anwendungen zu integrieren.
Die Foxit Europe GmbH mit Sitz in Berlin entwickelt die Server-basierten PDF-Dokumenten- und Datenkonvertierungslösungen PDF Compressor Enterprise und den Rendition Server mit maßgeschneiderten Dienstleistungen und herausragendem Support. Als European PDF Center of Excellence unterstützt das Unternehmen Anwender bei allen Herausforderungen rund um das PDF-Format.
Mehr als 525 Millionen Anwender sowie mehr als 100.000 Kunden in mehr als 200 Ländern haben Foxits Produkte, die den PDF ISO-Standard 32000 erfüllen, im Einsatz. Als Vorstands¬mitglied der PDF Association beteiligt sich Foxit aktiv an der Weiterentwicklung aller PDF-ISO-Standards. Foxit unterhält Niederlassungen in der ganzen Welt, inklusive den USA, Asien und Europa. Weitere Informationen: https://www.foxitsoftware.com/…
codia ist seit mehr als 19 Jahren einer der innovativen Lösungsanbieter für das gesamte ECM-Umfeld mit Spezialisierung auf öffentliche Verwaltungen. Der größte Teil der mehr als 300 Kunden besteht dabei aus nationalen Hochschulen, Kommunal- und Kreisverwaltungen verschiedener Größenordnungen im gesamten Bundesgebiet. Seit Unternehmensgründung im Jahre 1999 liegt der Firmensitz in der Kreisstadt Meppen und wird seither durch Laurenz Stecking als Geschäftsführer geführt.Die von der codia eingesetzten d.gov I Lösungen sind integrierte eAktenlösungen basierend auf dem System d.3ecm der d.velop AG. Sie lassen sich einfach, schnell und kosteneffizient an die jeweiligen Anforderungen anpassen oder in vorhandene Fachanwendungen integrieren. Weitere Informationen: www.codia.de
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codia implementiert eAkte im JobCenter Wuppertal
Die eAkte des d.3ecm-Systems wurde von der codia Software GmbH in das Fachverfahren AKDN-sozial integriert. codia ist ein Lösungsanbieter für Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung, eAkten u.v.m. mit Spezialisierung auf öffentliche Verwaltungen. Mit der eAkte kann das JobCenter Verfahren abkürzen, Bezüge eher auszahlen und Bescheide schneller erteilen. 550 der insgesamt 700 Beschäftigten bearbeiten aktive und passive Leistungen für die aktuellen Fälle inzwischen ausschließlich auf elektronischem Wege.
25.000 Bedarfsgemeinschaften mit etwa 50.000 Leis-tungsbeziehern führt das Jobcenter in elektronischen Akten. Eine Akte kann dabei aus einer bis zu teilweise mehreren Tausend Seiten bestehen. Durch die Aktenstruktur ist der Zugang zu den personenbezogenen Daten deutlich vereinfacht.
Bislang hat die Stadt Wuppertal mit ECM-Lösungen auf Basis des d.3ecm-Systems bereits digitale Akten im Steueramt, in der Stadtkasse und Teilen des Stadtarchivs aufgebaut sowie eine automatisierte Eingangs-rechnungsbearbeitung realisiert. Ein wichtiges Projekt lief auch im Steueramt, wo die elektronische Steuerakte in das SAP-basierte Veranlagungsverfahren GES KA integriert wurde.
Jobcoaches und Grundsicherer mit parallelem Aktenzugriff
Ein weiteres Wesensmerkmal elektronischer Akten ist der Mehrfachzugriff. Jobcoaches aus dem Aktiv- und Grundsicherer aus dem Leistungsbereich müssen für ihre unterschiedlichen Tätigkeiten zum Teil mit densel-ben Akten arbeiten. Die eAkte ist zentral im Archiv abgelegt, und jeder kann sie von überall einsehen, entsprechende Berechtigung vorausgesetzt.
codia ist seit mehr als 19 Jahren einer der innovativen Lösungsanbieter für das gesamte ECM-Umfeld mit Spezialisierung auf öffentliche Verwaltungen. Der größte Teil der mehr als 300 Kunden besteht dabei aus nationalen Hochschulen, Kommunal- und Kreisverwaltungen verschiedener Größenordnungen im gesamten Bundesgebiet. Seit Unternehmensgründung im Jahre 1999 liegt der Firmensitz in der Kreisstadt Meppen und wird seither durch Laurenz Stecking als Geschäftsführer geführt. Die von der codia eingesetzten d.gov I Lösungen lassen sich einfach, schnell und kosteneffizient an die jeweiligen Anforderungen anpassen oder in vorhandene Fachanwendungen integrieren, um ihre Abläufe zu optimieren.
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codia DMSforum 2018 wiederum in Kassel
„Führung in Veränderung“ lautet der Titel der Keynote von Oliver Haas, Partner des Consultingunternehmens Kessel & Kessel GmbH und Experte für die Gestaltung strategischer, organisatorischer Veränderungsprozesse sowie Beratung der damit verbundenen Organisationsentwicklung in öffentlichen und privaten Organisationen. Der erste Veranstaltungstag wartet außerdem mit einem Erfahrungsbericht der Stadt Osnabrück zu deren Digitalisierungsstrategie auf, es gibt Vorträge zu Neuigkeiten des Basis-Systems der d.velop AG sowie der d.gov I Lösungen und eine Podiumsdiskussion, in der d.velop-Vorstandsvorsitzender Christoph Pliete im Dialog mit Praktikern und Beratern der Frage nachgeht, ob sich öffentliche Verwaltungen noch im Tiefschlaf befinden und wie weit man in Deutschland noch vom Ziel entfernt ist.
Der zweite Veranstaltungstag besteht aus parallelen Workshops zur Vertiefung der einzelnen Themen: Vorgangs- und Vertragsmanagement, eAkte, Sitzungsmanagement, Posteingangsbearbeitung, Personalakte, digitale Hochschule, DSGVO-konformes Arbeiten u.v.m. Die Workshops werden z.T. wiederholt, um allen Anwesenden eine Teilnahme zu ermöglichen. Parallel zu allen Vorträgen und Workshops ist das Ausstellerforum der Partner durchgehend geöffnet. Auf der Abendveranstaltung in der Orangerie in Kassel können sich die Besucher/innen untereinander und mit codia-Mitarbeiter/innen austauschen.
Ort der Veranstaltung: Kongress Palais Kassel, Holger-Börner-Platz 1 | 34119 Kassel. Teilnahmegebühr: 69 Euro inkl. MwSt.
codia ist seit mehr als 19 Jahren einer der innovativen Lösungsanbieter für das gesamte ECM-Umfeld mit Spezialisierung auf öffentliche Verwaltungen. Der größte Teil der mehr als 300 Kunden besteht dabei aus nationalen Hochschulen, Kommunal- und Kreisverwaltungen verschiedener Größenordnungen im gesamten Bundesgebiet. Seit Unternehmensgründung im Jahre 1999 liegt der Firmensitz in der Kreisstadt Meppen und wird seither durch Laurenz Stecking als Geschäftsführer geführt. Die von der codia eingesetzten d.gov I Lösungen lassen sich einfach, schnell und kosteneffizient an die jeweiligen Anforderungen anpassen oder in vorhandene Fachanwendungen integrieren, um ihre Abläufe zu optimieren.
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d.velop intensiviert strategischen Fokus auf digitale Verwaltungen
Schon zuvor war der Meppener eGovernment-Spezialist lange Jahre als ausgewiesenes Competence Center der d.velop für Kommunen, Städte, Länder und Universitäten erster Ansprechpartner, wenn es um die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse ging. Die Intensivierung der Zusammenarbeit hat vor allem großen Nutzen für die Kunden.
„Mit unseren Lösungen, die speziell auf die Digitalisierung von Verwaltungen ausgerichtet sind, bedienen wir schon seit Jahren den Markt der öffentlichen Auftraggeber“, erläutert codia-Geschäftsführer Laurenz Stecking. „Im Schulterschluss mit dem Hersteller d.velop, der über mehr als 25 Jahre ECM-Expertise verfügt und mehr als 7.900 Installationen aufweist, bieten wir unseren Kunden neben fachspezifischen Lösungen auch die Sicherheit und den Investitionsschutz, der in diesem sensiblen Bereich der Dokumentendigitalisierung notwendig ist.“
Die d.velop AG hielt bereits zuvor 25,1% der Anteile der Meppener codia Software. Mit der Vertragsunterzeichnung Ende März 2018 liegt nun die Anteilsmehrheit bei dem Software-Hersteller aus Gescher. Auch Christoph Pliete, d.velop Vorstandsvorsitzender, freut sich über diesen neuen Grad der Zusammenarbeit: „Der Public Sektor ist seit langem ein strategischer Schwerpunkt unseres Geschäfts und die profunde Marktkenntnis der codia ist essenziell, um Kunden in diesem Bereich kompetent beraten und bei der Digitalisierung unterstützen zu können. Mit unserem Engagement untermauern wir die Bedeutung dieses Geschäftsbereichs und stellen unsere erfolgreiche Kooperation auch strategisch langfristig auf ein sicheres Fundament.“
Die im Markt etablierte codia wird auch weiterhin in dieser Form agieren und in noch engerer Abstimmung als zuvor bei der Fokussierung der öffentlichen Verwaltungen neben ihren eigenen Lösungen auf das gesamte Portfolio der d.velop zugreifen, um zukünftig noch individueller auf spezifische Anforderungen der Kunden reagieren zu können.
Die 1992 gegründete d.velop AG mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren. Mit der Ausweitung des etablierten ECM-Portfolios rund um Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflows auf mobile Apps sowie standardisierte und Custom-SaaS-Lösungen bietet der Software-Hersteller auch Managed Services an. Dabei sind die Rechtssicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dank eines ausgereiften Compliance Managements gewährleistet.
d.velop stellt digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten. So hilft der ECM-Spezialist Unternehmen und Organisationen dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten. Ein starkes, international agierendes Netzwerk aus rund 150 spezialisierten Partnern macht d.velop Enterprise Content Services weltweit verfügbar. d.velop-Produkte – on Premises, in der Cloud oder im hybriden Betrieb – sind branchenübergreifend bislang bei mehr als 7.900 Kunden mit über 1,8 Millionen Anwendern im Einsatz; darunter Tupperware Deutschland, eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH, Parker Hannifin GmbH, Nobilia, Schmitz Cargobull, FingerHaus GmbH, die Stadt Wuppertal, die Basler Versicherung, DZ Bank AG, das Universitätsklinikum des Saarlands oder das Universitätsklinikum Greifswald.
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Kommunale 2017: codia zeigt digitale Akte am DATABUND-Gemeinschaftsstand
Elektronische Aktenführung mit d.3ecm
Als „egovernment competence center“ der d.velop AG informiert die codia Software GmbH detailliert über die „Digitale Akte“ mit dem d.3ecm. Die eAkte fungiert als Plattform für effiziente Vorgangsbearbeitung und Zu-sammenarbeit. Sie stellt einen zentralen Sammelort für sämtliche Informationen entlang des Verwaltungsprozesses dar und erleichtert damit die tägliche Arbeit in den öffentlichen Verwaltungen.
Mit dem Thema „Digitale Akte“ sollten sich öffentliche Verwaltungen inzwischen dringend beschäftigen. Der Grund: Behörden aller Ebenen sind laut verschiedener E-Government-Gesetze verpflichtet, ihre Akten künftig elektronisch zu führen.
Die Anforderungen aus dem E-Government-Gesetz (EGovG) lassen sich mit dem d.3ecm einfach umsetzen. Durchlaufzeiten von Dokumenten werden verkürzt und die einzelnen Bearbeitungsschritte lassen sich transparent darstellen. Weiterhin ist der Einsatz der eAkte ein Schritt in die richtige Richtung, um im digitalen Wandel langfristig zukunftsfähig zu bleiben.
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codia DMSForum 2017 in Paderborn
Die Besucher/innen des codia DMSforums 2017 erwartet wieder ein anwenderorientiertes Programm: So werden Vorträge zu Neuigkeiten des d.3ecm-Systems und den d.velop eGovernment solutions der codia sowie Erfahrungsberichte von Anwendern über die Einführung und Nutzung des d.3ecm-Systems geboten.
Key Note Speaker ist in diesem Jahr Dr. Ingo Dahm. In seinem Vortrag „Untergang des analogen Abendlandes“ legt er ungefiltert dar, was getan werden muss, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten. Der Spezialist für künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen ist Erfinder eines Grundlagenpatents für mobile Ticketings und arbeitete an zahlreichen Digitalisierungsprojekten mit.
Nicht nur in Deutschland ist die Digitalisierung des öffentlichen Sektors ein Thema. Lone Skak-Nørskov vom Königlich Dänischen Generalkonsulat gibt den Besucher/innen des DMSforums einen Einblick, wie in Dänemark die Digitalisierung des öffentlichen Sektors vorangetrieben wird. Wolf Steinbrecher von der Common Sense Team GmbH stellt in Paderborn die DMS-Einführung mit agilen Projektmethoden vor und Christoph Pliete, Vorstandsvorsitzender der d.velop AG, zeigt in seinem Vortrag den Weg in die Cloud aus der eGovernment Perspektive auf.
Der zweite Veranstaltungstag lädt zu Workshops ein, welche aktuelle Spezialthemen vertiefen. Erstmalig werden in diesem Jahr Vorträge wiederholt, damit sich jeder Teilnehmer noch flexibler durch die Workshops bewegen bzw. Vortragsslots aussuchen kann. Parallel zu allen Vorträgen und Workshops ist das Ausstellerforum der beteiligten Partner durchgehend geöffnet.
Veranstaltungsort:
Heinz Nixdorf MuseumsForum
Fürstenallee 7, 33102 Paderborn
Teilnahmegebühr: 59,00€.
Weitere Informationen und Anmeldung unter www.codia.de/codia/anmeldung-codia-dmsforum-2017
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codia Software GmbH: Großes Interesse an mobiler Aktenführung auf der CeBIT 2017
Besonderen Anklang fand die hohe Integrationsfähigkeit der ECM-Lösungen auf Basis des d.3ecm-Systems in alle gängigen Fachverfahren und Anwen-dungssysteme wie Microsoft Outlook. Dies beeindruckte u.a. Sabine Smentek, mit der Modernisierung der Berliner Verwaltung betraute IT-Staatsekretärin der Bundeshauptstadt, die sich bei codia eingehend über elektronisches Dokumentenmanagement mit mobilen Lösungen informierte.
Bernd Busemann, Präsident des Niedersächsischen Landtages, freute sich als gebürtiger Emsländer insbesondere über die kontinuierlich positive Geschäftsentwicklung der codia, die seit Anfang 2017 bereits sechs neue MitarbeiterInnnen eingestellt hat und damit inzwischen 60 Beschäftigte zählt.
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codia informiert auf der CeBIT 2017 über eAkte und den Wandel vom DMS zum ECM
Am DATABUND-Gemeinschaftsstand wird das d.velop egovernment competence center den Thementag „eAkte“ am 22. März mitgestalten. Mit einem Barcamp soll der Wandel vom reinen Dokumenten-Management-System zum Enterprise-Content-Management erörtert werden. Im Anschluss sind Interessierte zu einem Anwenderbericht sowie einem Vortrag der codia im Forum Marktplatz Kommune (15.30 und 16.00 Uhr) eingeladen, bei denen das Thema, unter dem Slogan „d.3ecm – mehr als ein DMS“, näher beleuchtet wird.
Elektronische Aktenführung mit d.3ecm
Vor dem Hintergrund, dass Behörden aller Ebenen laut verschiedener E-Government-Gesetze verpflichtet sind, ihre Akten elektronisch zu führen, sollten sich die betroffenen Behörden schon jetzt dringend mit dem Thema „Digitale Akte“ beschäftigen. Die eAkte auf Basis des d.3ecms fungiert als Plattform für eine effiziente Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit. Sie stellt einen zentralen Sammelort für sämtliche Informationen entlang des Verwaltungsprozesses dar und erleichtert damit die tägliche Arbeit in öffentlichen Verwaltungen. Die Anforderungen aus dem E-Government-Gesetz (EGovG) lassen sich damit einfach umsetzen, Kundenzufriedenheit und Effizienz erhöhen sich. Weiterhin ist der Einsatz der eAkte ein Schritt in die richtige Richtung, um im digitalen Wandel langfristig zukunftsfähig zu bleiben.
Die codia Software GmbH ist ein in den kommunalen Anwendungsbereichen Dokumenten Management, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und eGovernment spezialisierter Anbieter von ECM-Lösungen und Projektdienstleistungen. Die Lösungen werden auf Basis der ECM-Plattform d.3ecm der d.velop AG realisiert. Der größte Teil der mehr als 200 direkt und indirekt betreuten Kunden besteht dabei aus Kommunalverwaltungen verschiedener Größenordnungen im gesamten Bundesgebiet. Der Firmensitz ist seit Unternehmensgründung 1999 in Meppen.
Die codia Software GmbH ist ein in den kommunalen Anwendungsbereichen Dokumenten Management, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und eGovernment spezialisierter Anbieter von ECM-Lösungen und Projektdienstleistungen. Die Lösungen werden auf Basis der ECM-Plattform d.3ecm der d.velop AG realisiert. Der größte Teil der mehr als 200 direkt und indirekt betreuten Kunden besteht dabei aus Kommunalverwaltungen verschiedener Größenordnungen im gesamten Bundesgebiet. Der Firmensitz ist seit Unternehmensgründung 1999 in Meppen.
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