• Erfolgreiches Pilotprojekt im Rechnungsprüfungsamt
• Anforderungen des E-Government-Gesetzes werden erfüllt
• Hohe Skalierbarkeit der Software als Erfolgsgrundlage

Die Stadt Bielefeld stellt sich den Herausforderungen der Digitalisierung und sagt der Papierakte Lebewohl: In rund 40 Organisationseinheiten der Stadtverwaltung soll nun nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase in Zusammenarbeit mit der Ceyoniq Technology GmbH, dem in Bielefeld ansässigen Spezialisten für digitales Dokumentenmanagement, sukzessiv die E-Akte-Lösung nscale eGov eingeführt werden. Mit dem Produktivstart der Software im Rechnungsprüfungsamt wurde jetzt das erste Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen.

„Die dringend notwendige Digitalisierung von Verwaltungsprozessen stellt für den öffentlichen Sektor eine komplexe Herausforderung dar“, sagt Oliver Kreth, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH. Die Stadt Bielefeld habe die Weichen für die Zukunft rechtzeitig gestellt und jetzt einen ersten großen Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation getan. „Wir sind sehr froh, unsere Heimatstadt Bielefeld bei diesem Prozess begleiten zu dürfen.“

In einem ersten Pilotprojekt hat das Rechnungsprüfungsamt die E-Akte-Lösung nscale eGov der Ceyoniq Technology eingeführt. Das Amt ist somit das erste in Bielefeld, das die Anforderungen des E-Government-Gesetzes der Bundesregierung aktiv umgesetzt hat und zunehmend von papiergetriebenen Verwaltungsprozessen auf die digitale Aktenführung umstellt.

„Die zentrale Herausforderung bei der Implementierung einer E-Akte-Lösung in der Stadtverwaltung besteht in den sehr individuellen Anforderungen einzelner Fachämter“, erklärt Kreth. Hier seien eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit der eingesetzten Software essentiell. Nur so ließen sich die konkreten Verwaltungsabläufe optimal abbilden und zugleich auf einer einheitlichen Plattform zusammenführen.

Ausweitung geplant: 2.000 Mitarbeiter sollen profitieren

Im Ergebnis steht nun jedem Mitarbeiter im Bielefelder Rechnungsprüfungsamt ein auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmtes Werkzeug zur elektronischen Verwaltungsarbeit zur Verfügung. Daraus ergeben sich beschleunigte Prozesse, signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine erhöhte Transparenz rund um das Informationsmanagement.

Die übrigen Organisationseinheiten sollen dem Beispiel des Rechnungsprüfungsamtes schrittweise folgen. Vor der flächendeckenden Einführung wird es vier zusätzliche Pilotprojekte geben. An rund 2.000 Arbeitsplätzen in der Bielefelder Stadtverwaltung soll nach Abschluss des Gesamtprojektes mit der E-Akte-Lösung der Ceyoniq Technology gearbeitet werden.

Weitere Informationen: www.ceyoniq.com

• Neues Expert Center E-Government bündelt Kompetenzen
• Experte für digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung
• Langjährige Erfahrung in IT-Compliance im Public Sector

Die Ceyoniq Technology bündelt ihre E-Government-Kompetenz künftig in einem neuen Expert Center und stellt dieses unter hochkarätige Führung: Als Leiter präsentiert der Bielefelder Software-Spezialist mit Alexander Dörner auf der diesjährigen CEBIT einen ausgewiesenen Experten für Digitalisierungsthemen in der öffentlichen Verwaltung. Dörner ist seit mehr als zehn Jahren auf ITCompliance spezialisiert – mit besonderem Schwerpunkt auf E-Akte-Lösungen und Signaturprozesse. Im folgenden Interview gibt Dörner Einblicke in die strategische Ausrichtung des neu geschaffenen Expert Centers E-Government der Ceyoniq Technology und äußert sich zu den Herausforderungen des digitalen Wandels.

Herr Dörner, warum ist die digitale Transformation im öffentlichen Sektor so wichtig?

Die öffentliche Verwaltung hat es über viele Jahre versäumt, für personellen Nachwuchs zu sorgen. Die dadurch entstandene Lücke lässt sich schlichtweg nicht mehr schließen. Die Digitalisierung ist somit längst alternativlos, um den laufenden Betrieb aufrecht zu erhalten. Die Situation wird dadurch verschärft, dass regulatorische Vorgaben innerhalb der EU eher zunehmen. Wir stoßen also an mehreren Fronten auf Herausforderungen, die sich nur noch mit automatisierten und schlanken Prozessen meistern lassen.

Was zeichnet eine moderne Verwaltung aus?

Eine moderne Verwaltung zeichnet sich durch ihre Effizienz und Bürgernähe aus. Nur durch die digitale Vernetzung kann eine Stadt den wachsenden Ansprüchen und Bedürfnissen ihrer Bürger noch gerecht werden. So geht ohne E-Verwaltungsarbeit künftig nichts mehr. Und ohne eine funktionierende IT mit attraktiven Anwendungen, die einen modernen Arbeitsalltag ermöglichen, wird man keinen Verwaltungsnachwuchs finden – den man so dringend braucht.

Wie müssen IT-Lösungen für den öffentlichen Sektor beschaffen sein, damit Digitalisierungsprojekte gelingen?

Damit dem öffentlichen Sektor die flächendeckende digitale Transformation von Verwaltungsprozessen gelingt, müssen führende IT-Lösungen wie eine E-Akte möglichst geringe Einstiegshürden bieten. Kurze Implementierungsphasen, eine schlanke Administration und allen voran eine leichte Bedienung sind deshalb entscheidende Voraussetzungen entsprechender Systeme. Wer hier punktet, schafft von Beginn an eine hohe Akzeptanz bei den betroffenen Mitarbeitern – und die ist von zentraler Bedeutung bei erfolgreichen Transformationsprozessen.

Wie sieht Ihr Angebot für den öffentlichen Sektor aus?

Mit unserem Produkt nscale eGov modernisieren wir die E-Verwaltungsarbeit im großen Stil, vom E-Akte-Basisdienst, wie ihn das Land NRW einsetzt, bis zur Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung in der Stadt Bielefeld. Ergänzend hierzu bieten wir eine Vielzahl von Fachanwendungen, die unsere Government-E-Akte optimal ergänzen: von der Rechnungseingangsbearbeitung, der Personal- und Vertragsakte bis hin zu Speziallösungen für CAD-Zeichnungen. Die Anwendungen – allesamt TR-Resiscan und TR-ESOR-konform – lassen sich in beliebiger Größe implementieren und sind deshalb für alle Verwaltungsebenen attraktiv, sei es für kleinste Kommunen, große Bundesbehörden oder ganze Bundesländer.

Wie fällt Ihre Bilanz zur diesjährigen CEBIT aus?

Die Ceyoniq Technology hat in diesem Jahr ihren Fokus in noch nie dagewesener Konsequenz auf den Public Sector gelegt. Mit dem Resultat sind wir hochzufrieden. Das Feedback etwa zu unserem neuen Webclient für die E-Akte-Lösung nscale eGov war hervorragend. Insgesamt haben wir zahlreiche vielversprechende Gespräche geführt und eine Vielzahl neuer Geschäftskontakte geknüpft. Wir blicken sehr zufrieden auf die diesjährige CEBIT und die Chancen stehen sehr gut, dass wir im kommenden Jahr wieder dabei sind.

Weitere Informationen: www.ceyoniq.com

Über Alexander Dörner, Leiter Expert Center E-Government:

Alexander Dörner leitet den Geschäftsbereich E-Government bei der Ceyoniq Technology GmbH. Er ist seit mehr als zehn Jahren IT-Compliance Specialist, berät Hersteller, Dienstleister und Anwender aus Industrie und Verwaltung in Signatur- und Digitalisierungsfragen. Dörner schreibt Fachkonzepte, ist Co-Autor der DIN 31647 und Mitglied im DIN, BITKOM und TeleTrust. Im Rahmen einer E-Akte-Einführung entwickelte er den ersten eIDAS-konformen Signaturprozess mit Langzeitspeicherung nach BSI TR-ESOR.

• Neue Kooperation zwischen Ceyoniq und Arvato CRM Solutions
• Mobile Scan-Lösung für die sichere Digitalisierung sensibler Dokumente
• Showcase für ganzheitliche Archivlösung

Bis zu 100.000 DIN-A4-Seiten täglich: Der Arvato Scan-Truck bringt die Digitalisierung sensibler Dokumente auf die Überholspur. Die auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisierte Ceyoniq Technology GmbH bietet dank einer neuen Partnerschaft mit Arvato CRM Solutions künftig eine ECM-Lösung auf Rädern. Welche Vorteile sich insbesondere mit Blick auf das Thema Datenschutz für die Kunden ergeben, zeigt Ceyoniq vom 12. bis 15. Juni auf dem open air d!campus der CEBIT in Hannover mit einem Showcase im Arvato Scan-Truck – dem ersten mobilen Digitalisierungsservice Deutschlands.

„Mit dem Einsatz des Arvato Scan-Trucks schaffen wir entscheidende Mehrwerte für unsere Kunden“, sagt Carsten Maßloff, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology. Der Bielefelder Software-Spezialist und Anbieter der Informationsplattform nscale ebne durch die neue Zusammenarbeit den Weg, um bereits bei der initialen Digitalisierung von Dokumenten für einen reibungslosen Prozess zu sorgen. „So können unsere Kunden auch große Volumina hochsensibler Dokumente zuverlässig auf dem eigenen Firmengelände scannen und komfortabel nach nscale exportieren – auf Wunsch beweiskräftig nach TR-Resiscan und TR-ESOR.“

Der entscheidende Vorteil des Scan-Trucks: Viele Unternehmen und öffentliche Institutionen haben es mit Dokumenten zu tun, die einem hohen Schutzbedarf unterliegen. Wer nicht über eine eigene Fachabteilung mit moderner Hardware verfügt, musste unter diesen Umständen bislang mit langwierigen und kostspieligen Prozessen rechnen, um entsprechende Dokumente zu digitalisieren.

Scannen im Sekundentakt

Damit macht der 16 Meter lange und 450 PS starke Arvato Scan-Truck nun Schluss. An elf integrierten Arbeitsplätzen lassen sich die Dokumente für die Digitalisierung der Akten vor Ort vorbereiten. Der angebundene Hochleistungsscanner verarbeitet bis zu 100.000 A4-Seiten täglich. Dabei können auch weniger gängige Formate wie etwa DIN-A0 verarbeitet werden. Das Fahrzeug kann bis zu fünf Tage autark mit einem eigenen Dieselgenerator betrieben werden. „Für uns ist die neue Partnerschaft mit Arvato CRM Solutions ein weiterer Schritt vom Plattformhersteller hin zum spezialisierten Lösungsanbieter, der die individuellen Problemstellungen seiner Kunden im Blick hat“, sagt Maßloff.

Die Möglichkeiten der Kooperation erschöpfen sich nicht beim initialen Einscannen: Ceyoniq wird den Arvato Scan-Truck dauerhaft an das eigene Leistungsportfolio anbinden und seinen Kunden einen mobilen und effizienten Export digitalisierter Dokumente direkt in die End-to-End-Archivlösung nscale ermöglichen. Anwendern steht dabei die Option offen, die Dokumente auf einem lokalen Datenträger oder in der Cloud zu speichern.

Die Ceyoniq Technology präsentiert im Rahmen der diesjährigen CEBIT auf dem DATABUND-Stand (Plätze 05 + 06) in Halle 14 außerdem ihr breites Lösungsportfolio rund um das digitale Dokumentenmanagement – in diesem Jahr mit einem besonderen Fokus auf die Problemstellungen des öffentlichen Sektors.

Weitere Informationen:

www.ceyoniq.com und www.scan-truck.de

Über Arvato CRM Solutions:

Arvato CRM Solutions schafft einzigartige Serviceerlebnisse für eine Vielzahl der renommiertesten Marken der Welt. Auf Basis von Technologie bietet das Unternehmen Auftraggebern sowohl klassische Kundenkommunikation als auch digitale Lösungen – von Social Media- und Online-Kanälen bis hin zu Robotic Process Automation, Chatbots und Analytics. Arvato CRM Solutions beschäftigt weltweit rund 45.000 Mitarbeiter, die an über 100 Standorten in 27 Ländern und in 35 Sprachen für zufriedene Kunden sorgen. Arvato CRM Solutions ist ein Teil von Arvato, dem drittgrößten Business Process Outsourcing (BPO) Anbieter der Welt mit einem Umsatz von 3,8 Milliarden Euro. Arvato bietet Dienstleistungen in den Bereichen Financial-, CRM-, SCM- und IT-Solutions und ist eine Division der internationalen Mediengruppe Bertelsmann. Weitere Informationen unter: crm.arvato.de