PMO India Awards 2021
The PMO India Awards is an initiative that will bring more visibility to the PMOs and how they can contribute to the successful delivery of the projects and programs. This award will also establish a strong foundation for PMOs which are actively helping their organizations and C-suites in prioritizing and selecting the initiatives and aligning them with the strategy of the organization. PMOs can undoubtedly bring value not only to their clients; but also to the society through their strong and influential community-building practices, hence, improving the effectiveness and sustenance of outcomes. (Reference: Ramamurthy, K. (2021). Project Management Update from Bengaluru and PMOGA India Hub; report, PM World Journal, Vol. X, Issue X, October)
India Hub strongly believes in contributing to the evolution of the Indian PMOs and Project Management community, encouraging organizations and professionals to develop and share their experiences with the local community and the world.
The 2021 PMO India Awards Winners will be appointed to represent India at the 2022 PMO Global Awards (www.pmoawards.org), the world’s largest and most prestigious award for PMOs and PMO Professionals organized by PMO Global Alliance every year. The following are the three award categories of the PMO India Awards 2021.
- PMO OF THE YEAR: The PMO of the Year Award recognizes the best performing PMO organizations in India in 2021. PMOs must be in operations for over 5 years.
- NEWCOMER PMO OF THE YEAR: This award will recognize the best performing Newcomer PMO organizations in India. Newcomer PMOs have to be between 2 and 5 years old.
- PMO LEADER OF THE YEAR: The PMO Leader of the Year Award honors individuals around the world for their outstanding performance leading PMOs based in India.
One winner will be selected from the finalists in each of the above award categories based on the criteria defined by the awards committee and 40+ esteemed judges in the global community. The winners will be announced on Feb 5th, 2022 at 18:00 hours India Standard Time in a live event on LinkedIn and our YouTube channel.
https://www.linkedin.com/video/event/urn:li:ugcPost:6886656277234151424/
Our official sponsor of the PMO India Awards is Can Do GmbH (https://www.can-do.de/en/), a leading project management software company based in Munich, Germany. Can Do helps you to plan projects and resources accurately and reliably – even if you don’t yet have all the key data and parameters.
It leverages AI to make well-founded decisions and supports traditional and agile project planning simultaneously which has become the imperative in the current context. Can Do helps you in resource management and skill management by letting you decide when and for how long you need your team members – but also the skills they should bring to the project. In essence, it is a complete project planning, scheduling, execution, monitoring and controlling software which enhances the productivity and effectiveness by faster decision-making for achieving desired outcomes.
Can Do GmbH
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Wir werden hybrid – und erfolgreich!
Unsere Projekte werden hybrid
Auch später, beim Lunch mit ihrem Kollegen Phillip, wirkt sie eher nachdenklich als optimistisch. „Seit Gründung von ACME-Teamsoft arbeiten wir unsere Projekte mit der gleichen alten Tabellenkalkulations-Datei ab, die immer wieder überschrieben wird. Das hat bisher auch nur geklappt, weil unsere Projekte übersichtlich und nicht besonders riskant waren. Aber jetzt geht’s um wirklich viel Geld, wir haben pünktlich zu liefern, müssen Externe in die Spur bekommen und transparente Zahlen liefern. Wie soll ich das mit unserer hemdsärmeligen Methode denn machen?“
„Aber wir arbeiten nicht nur mit dem Sheet, sondern in den Teams auch mit Jira …“, wirft Phillip ein, der in einem der Projekt-Teams von Laura mitwirkt und dort Scrum Master ist. „Damit sind wir doch ganz gut aufgestellt, und wir in den Teams lieben es. Weil es einfach zu bedienen ist und so ganz unserem agilen Flow entspricht …“
„Das ist es ja!“, entgegnet Laura. „Jira ist für euch toll, aber für mich ist es nicht das richtige Tool. Auf meiner Seite des Projektmanagements sind eher klassische Methoden gefragt. Und wenn ich Jira mit den Funktionen ausstatten will, die ich brauche, müssen wir eine ganze Menge Add-ons kaufen und pflegen. Für Euch in den Teams ist es natürlich super, wenn Ihr nach agilen PM-Methoden arbeiten könnt. Aber mir fällt diese Vorgehensweise jetzt auf die Füße. Weil unser Geldgeber eben anders tickt als Ihr mit Euren Kanban Boards, den Scrum Meetings und dem kreativen Chaos.“
„Naja, und warum nutzt du nicht beides? Also, agile und verstaub… äh, ich meine, klassische Methoden?“, fragt Phillip. Laura wirkt irritiert: „Wie soll das gehen? Netzplantechnik und Scrum sind wie Feuer und Wasser. Man muss sich schon für eine Technik entscheiden …“ – „Tut mir leid, aber ich glaube, da irrst du dich“, sagt Phillip. Ich habe da mal einen Artikel gesehen …“ Er nimmt sein Handy und sucht eine Zeitlang. „Ah, da: Hybrides Projektmanagement mit Can Do und Jira“ Er hält ihr das Handy hin. „Hm?“, macht Laura und überfliegt den Text. Nach zwei Minuten meint sie: „Interessant. Das schau ich mir an. Und falls so etwas wirklich für uns funktioniert, darfst du es als Scrum Master deinem Team in einer Präsentation vorstellen!“
„Na Danke“, lacht Phillip. „Aber zuerst lass ich mir das Ganze mal in Ruhe bei einer Live-Demo zeigen. Bist du dabei?“ – „Auf jeden Fall!“, sagt Laura. „Mach einen Termin und sag denen, was wir brauchen. Ich will aber keine allgemeine Präsentation, sondern die Lösung sehen, die genau zu uns passt.“
Phillip im Auge des agilen Sturms
„Ruhe!“ Zwei Wochen darauf versucht Phillip, sich Gehör zu verschaffen. Aber es ist wie immer bei seinen Scrum Meetings: Sein Team braucht eine Weile, bis es ihm zuhören mag. Also schnappt er sich den großformatigen Ausdruck der „Overview Map zum Hybriden Projektmanagement“, die er bei Can Do geladen hat, und hängt sie über des Kanban Board. Das wirkt: Ziemlich schnell hat er die Aufmerksamkeit auf sich gezogen und kann loslegen. „Wie ihr wisst, haben wir demnächst das größte Projekt in der Geschichte von ACME-Teamsoft zu stemmen. Laura und ich haben uns schlau gemacht, was sich in unserem Projektmanagement ändern muss, um dieses Vorhaben qualitätsvoll und pünktlich hinzubekommen.“ (Bei „ändern“ glaubt Phillip, ein erstes Raunen im Team zu hören.) Dabei sind wir auf das Hybride Projektmanagement gekommen, das wir demnächst einführen wollen. Hybrid bedeutet im Tagesgeschäft vor allem, dass neben Jira nun auch die PM-Software Can Do bei uns eingesetzt wird.
„Und was habe ich davon?“, meldet sich genau der Entwickler, der in solchen Situationen immer mit einer Frage vorprescht. Phillip ist darauf vorbereitet: „Zuerst einmal wenig, weil es dabei vor allem darum geht, das Projekt besser zu planen, zu kontrollieren und zu lenken. Mittel- und langfristig habt ihr aber sehr viel davon, weil damit alle Projekte besser koordiniert und die Ressourcen optimal eingesetzt werden. Der wichtigste Vorteil für euch ist aber, dass ihr an eurer Arbeitsweise im Projektteam fast nichts ändern müsst.“
Jetzt prasseln die Fragen seiner Kolleginnen und Kollegen auf Phillip ein, die er so oder ähnlich schon erwartet hat:
„Aber was ist mit Jira?“ – „Jira bleibt das Projekt-Tool unserer Wahl in den Teams und wird weiter eingesetzt.“
„Muss ich jetzt noch ein Tool mehr lernen und bedienen?“ – „Im Gegenteil: Die Teams bleiben in der Jira-Welt; es fallen sogar die meisten Add-ons weg.“
„Müssen wir zurück zur starren Netzplantechnik?“ – „Nein, die Teams arbeiten weiter agil.“
„Werden dann endlich die Ressourcen besser verteilt?“ – „Ja sogar KI-gesteuert!"
„Wer arbeitet überhaupt mit der neuen Software?“ – „In erster Linie das Projektmanagement; in unserem Fall aber auch das Unternehmens-Management und einige andere Stakeholder. Auf Ebene unseres Projekt-Teams habe nur ich mit Can Do zu tun, weil es mir bei der langfristigen Planung hilft.“
„Was ist mit der Zeiterfassung und der Fortschrittsmeldung“ – „Werden weiter von Euch in Jira eingegeben.“
Phillip weist nochmal auf die Overview Map hin. „Hier seht ihr, auf welche Unternehmensbereiche das Hybride Projektmanagement Einfluss hat und wo Can Do bzw. Jira eingesetzt wird. Ich habe jedem von Euch auch ein PDF davon gemailt.“
Die Agilen sind zufrieden
„Und, wie lief’s?“, will Laura beim nächsten Treffen mit Phillip wissen. „Wie erwartet ziemlich gut“, erwidert er. „Als mein Team gesehen hat, dass sich im Tagesgeschäft fast nichts ändert, war es einem Teil unverhohlen egal, was wir an Software einsetzen. Nicht wenige waren aber sehr an Can Do interessiert und wollten mehr darüber wissen. Das finde ich natürlich gut, weil es die Akzeptanz steigert. Alles in allem sehe ich seitens der Teams kein Problem für die Umstellung.“
„Sehr schön“, freut sich Laura. „Dann lass uns die nächste Hürde angehen: Unsere IT weiß nämlich noch gar nichts von ihrem Glück …“
In der nächsten Folge der Can Do Erfolgsstory erfährst Du, was IT und Helpdesk bei ACME-Teamsoft vom Hybriden Projektmanagement halten! In der Zwischenzeit kannst auch du dir die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement laden. Und bei Fragen zur Map oder zum Hybriden PM stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung – nimm einfach Kontakt auf!
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Unser erstes Hybrides Projekt
„Hybride Projekte schön und gut – aber was bedeutet das für die einzelnen Rollen der Projekte?“ So oder ähnlich fragen Interessenten, denen wir das Hybride Projektmanagement vorstellen. Klar: Wenn es darum geht, das Hybride Projektmanagement in einem Unternehmen zu etablieren, ist vor allem entscheidend, was es den einzelnen Projektbeteiligten bietet.
Also haben wir uns bei Can Do zusammengesetzt und unsere Expertise sowie Erfahrungen unserer Kunden in eine Geschichte gepackt: Wir erzählen die Erfolgsstory des (fiktiven) Unternehmens ACME-Teamsoft. Das ist ein junger Software-Entwickler, der mit einer neuartigen Mobile-App kurz vor dem ganz großen Durchbruch steht – auch, weil ein Risikokapitalgeber an ACME-Teamsoft glaubt und in das Projekt investiert.
Doch mit dem Erfolg kommen auch Zweifel: Kann ein Projekt von dieser Größenordnung und Bedeutung wirklich wie bisher gemanagt werden? Bislang waren bei ACME-Teamsoft rudimentäres Controlling, eine hemdsärmelige Planung und ein Tabellen-Dokument als zentrales Steuerungsdokument die Regel.
Hybrides PM, wie es wirklich ist
„Die Can Do Erfolgsstory“ ist eine Blogpost-Reihe, die aufzeigt, wie ein Software-Unternehmen sein Projektmanagement professionalisiert und dabei gleich auf Hybrides Projektmanagement als zukunftsfeste Methodik setzt. Das erfolgt nicht abstrakt, sondern erzählerisch und jeweils aus der Perspektive der einzelnen Rollen im Projekt. Von der ersten Inspiration, das Projekt hybrid ins Ziel zu bringen, bis hin zur ersten großen Bewährungsprobe für das Hybride Projektmanagement mit Can Do und Jira® und weiter zum schlussendlichen Projekterfolg. Und so widmen sich auch die einzelnen Folgen der Podcast-Reihe den Projektrollen:
- „Wir werden hybrid – und erfolgreich!“ – Neues für die Projektteams
- „So einfach kann’s gehen“ – Die IT implementiert Can Do
- „Wenn’s knapp wird, hilft die KI“ – Die Projektleiter genießen
Ressourcenmanagement de Luxe - „Alles unter Kontrolle“ – Controlling und QM sind endlich zufrieden
- „Wir zeigen’s allen!“ – Management, Lenkungskreis und Geldgeber freuen sich
über valide Zahlen - Bonusfolge – Warum Hybrides PM auch dem Vertrieb weiterhilft
- Zusammenfassung – Wer alles vom Hybriden PM profitiert und wie es weitergeht
Die Links werden mit der jeweiligen Veröffentlichung laufend aktualisiert. Can Do wünscht viel Lesevergnügen und Inspiration für die eigenen Projekte! Natürlich stehen wir bei Rückfragen und für die Terminvereinbarung deiner persönlichen Live-Demo jederzeit zur Verfügung – nimm einfach Kontakt auf.
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Projekt 2022
Zunächst aber ein persönliches Wort vom Can Do Team:Wir wünschen dir und allen, die dir wichtig sind, ein erfolgreiches, glückliches, rundum gelungenes und gesundes neues Jahr! Unseren Glückwünschen wollen wir auch gleich die Zusicherung anschließen, dass wir dich auch 2022 als kompetenter, zuverlässiger Software-Partner in deinem Projektmanagement unterstützen werden! Das bringt 2022 deinem Projektmanagement
Hybrides Projektmanagement, Skill Management, KI: Wir bei Can Do durften in den letzten Jahren dazu beitragen, einige der wichtigsten Trends im Projektmanagement voranzutreiben. Viele unserer Ideen haben den PM-Markt durchdrungen und so manche Neuorientierung bewirkt. So werden, unserer Einschätzung nach, unter anderem diese Trends das neue Jahr bestimmen:
- Can Do und Jira® wird zum Standard
Zahlreiche Unternehmen setzen bereits lange Jira® für ihre agilen Teams ein. Nun setzt sich zunehmend die Erkenntnis durch, dass auch agile Teams eine klassisch orientierte Projektleitung brauchen – eine Forderung auch von vielen Stakeholdern. Statt dafür eine große Zahl an Erweiterungen für Jira® einzusetzen (die ja auch gepflegt, verwaltet und bezahlt werden müssen), entdecken Projektleitungen zunehmend die Vorzüge der direkten Jira® – Integration in Can Do. So kann Hybrides Projektmanagement reibungslos implementiert werden. - KI erobert das Multiprojektmanagement
Vernünftig budgetierte und geleitete Projekte sind ein Segen für jedes Unternehmen; aber je größer das Protfolio, umso umfangreicher sind die Aufgaben im Multiprojektmanagement. Schlimmstenfalls verlieren Projektmanagerinnen und Projektmanager den Überblick, und Projekte laufen aus dem Ruder. Die Lösung ist eine künstliche Intelligenz, wie sie bei Can Do eingesetzt wird. Sie automatisiert zahlreiche Vorgänge im Portfolio-Projektmanagement, weist Ressourcen unternehmensweit zu und kann sogar mit ungenauen Planvorgaben umgehen. Dank KI verlieren selbst größte Projektportfolios spätestens 2022 ihren Schrecken. - Skill Management löst Ressourcenmanagement ab
Bei anspruchsvollen Projekten genügt es im Rahmen der Planung nicht mehr, ausschließlich in Arbeitszeit und Zahl der Mitarbeitenden zu denken. Schließlich geht es nicht darum, möglichst viel oder möglichst wenig Projekt-Teammitglieder zu bekommen. Sondern die richtige Zahl mit genau den Fähigkeiten, die dein Projekt voranbringen. Genau das ermöglicht Skill Management, wie es Can Do dir bietet. Spätestens 2022 solltest du also beginnen, eine Skill Datenbank in deinem Unternehmen aufzubauen / aufbauen zu lassen, um vom Skill Management profitieren zu können.
Das bringt 2022 uns bei Can Do
Zweifellos, der Blick nach vorn ist spannend. Aber auch die Rückschau macht uns bei Can Do Freude: Wir konnten in 2021 unsere Stellung auf dem Markt der PM-Software deutlich ausbauen und sind heute der einzige Anbieter einer Projektmanagement-Plattform, die dich mit einer eigens programmierten KI unterstützt, Jira® mit einem eigenentwickelten Migrator "seamless" einbindet und Hybrides Projektmanagement konsequent umsetzt.
Die Akzeptanz unserer Anwender, das Interesse vielzähliger Projektleiter/innen und der Ansporn unserer Neukunden ließen uns auch als Unternehmen wachsen – dafür vielen Dank! In 2022 wird sich Can Do weiter vergrößern, und um unser Wachstum zu stärken, bieten wir zum Jahresbeginn eine große Auswahl an attraktiven Karrieremöglichkeiten in unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Hier geht es zu den aktuellen Stellenangeboten.
Wir freuen uns schon darauf, 2022 mit dir gemeinsam anzugehen und miteinander ein tolles, erfolgreiches Jahr zu gestalten!
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Was Ressourcenmanagement mit Nachhaltigkeit zu tun hat
Das Thema Nachhaltigkeit beschäftigt jedes Unternehmen – und in die Projektteams sowie Projektleitungen ist das Topic ebenfalls vorgedrungen. So behandelt auch "Projektmanagement aktuell" in der Ausgabe 4/2021 den Begriff "Nachhaltiges Projektmanagement". In diesem Beitrag soll es darum gehen, was der PM-Bestandteil Ressourcenmanagement zur Nachhaltigkeit in deinem Unternehmen beitragen kann. Zunächst widmen wir uns kurz der Definition von Nachhaltigkeit.
Nachhaltigkeit: viel mehr als Ökologie
Stoppen der Erderwärmung, CO2-Reduzierung und Naturschutz: Das sind Aspekte, die dir wahrscheinlich als erstes in den Sinn kommen, wenn es um den Begriff der Nachhaltigkeit geht. Tatsächlich sind dies zwar bedeutende Bestandteile nachhaltigen Denkens und Handelns – aber eben nicht die einzigen. Das Drei-Säulen-Modell der der Nachhaltigkeit besteht vielmehr aus den Zielen
- Ökologie
- Ökonomie
- Soziales
Diese drei Bereiche hat wiederum die UN in ihre 17 globalen Nachhaltigkeitsziele (GDS / Global Sustainable Goals) unterteilt – ein wichtiges Signal für die weltweite, gemeinsame Aufgabe, Nachhaltigkeit umzusetzen.
CSR als gelebte Nachhaltigkeit
Einige der von der UN definierten GDS lassen sich auch auf Unternehmens-Ebene umsetzen. Dazu gehören zum Beispiel
- Gesundheit und Wohlergehen
- Geschlechtergleichheit
- Menschenwürdige Arbeit und Wirtschaftswachstum
- Industrie, Innovation und Infrastruktur
- Nachhaltige Produktion
- Partnerschaften zur Erreichung der Ziele
Verantwortungsvolle Unternehmen haben das erkannt und etablieren die Corporate Social Responsibility als Leitlinie für ein unternehmerisches Handeln, das Nachhaltigkeit und sinnvolles Wachstum vereint.
Nachhaltigkeit: ein Projekt ohne Ziel?
Wenn auch dein Unternehmen die Sinnhaftigkeit und den Wettbewerbsvorteil von CSR sowie gelebter Nachhaltigkeit erkannt hat und umsetzen will, kommen du und dein Projektmanagement ins Spiel. Denn zum einen wird auf Dauer das Magische Dreieck des Projektmanagements mit seinen Zielen Qualität, Kosten und Zeit allein nicht mehr ausreichen. Und zum anderen ist natürlich auch die Implementierung der Corporate Social Responsibility ein Vorgang, den du in einem (oder mehreren) Projekten umsetzen wirst.
Das Besondere dabei: Wenn Nachhaltigkeit das Denken, Planen und Handeln deines Unternehmens bestimmen soll, ist das kein typisches Projekt mit einem definierten Projektziel. Sondern ein ständiger, begleitender Prozess. Das ist dann auch der Punkt, an dem dein Ressourcenmanagement ins Spiel kommt.
Ressourcenmanagement unterstützt Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeit umzusetzen, ist ein andauernder Prozess – was dazu führen kann, dass die entsprechenden Projekte "nebenbei laufen" und gegenüber anderen Aufgaben in deinem Projektmanagement nachrangig behandelt werden. Das wäre aber kontraproduktiv: Auch, wenn deine Nachhaltigkeits-Projekte nicht so dringend wie deine anderen Projekte sind, spielen sie doch eine entscheidende Rolle für die weitere Unternehmensentwicklung. Hier kann dich Can Do unterstützen: Ein weitgehend automatisiertes Ressourcenmanagement, unterstützt von einer KI, sorgt dafür, dass deinen Nachhaltigkeits-Projekten Ressourcen zugeführt werden, sobald entsprechende Kapazitäten frei sind. Ein solches Ressourcenmanagement unterstützt dich beim Demand Management und funktioniert natürlich auch im Multiprojektmanagement – dort spielt es seine Stärken sogar besonders gut aus.
Mit einem guten Ressourcenmanagement sorgst du also dafür, dass beständig laufende Nachhaltigkeits-Projekte nicht in Vergessenheit geraten. Sondern beinahe zum Selbstläufer werden.
Den Einfluss von Nachhaltigkeit in deinem Unternehmen zu stärken, kann also tatsächlich ein Projekt ohne fixes Ziel sein – dank Can Do ist es aber auf jeden Fall ein Projekt mit greifbaren Ergebnissen!
Skill Management: Musterbeispiel für Nachhaltigkeit
Bislang ging es in diesem Beitrag darum, wie du deine Projekte für mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen mit Ressourcenmanagement effizient leiten kannst. Aber auch deine Projekte selbst können an Nachhaltigkeit gewinnen – ganz unabhängig von ihrem jeweiligen Thema oder Ziel. Und zwar dank Skill Management.
Skill Management ist gewissermaßen die Evolution des Ressourcenmanagements und erlaubt dir eine Projektverteilung der Mitarbeitenden, die nicht auf reiner Kapazität, sondern auf den Fähigkeiten der Einzelnen beruht. Genau diese Besonderheit hat Auswirkungen auf die drei Säulen der Nachhaltigkeit innerhalb deiner Projekte:
- Ökonomie
Wenn die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Projekt arbeiten, kommst du mit deinen Projekten – und dein Unternehmen insgesamt – schneller ans Ziel. - Ökologie
Wieviel Zeit und Energie benötigt ein Projekt? Müssen Team-Mitglieder reisen? Wie groß müssen mein Team und die Meetings sein? Wieviel Rechenpower muss aufgebracht werden? Es sind vielleicht nur Kleinigkeiten, auf die du aus ökologischer Sicht in deinen Projekten Einfluss nehmen kannst – aber auch sie machen den Unterschied. Skill Management ermöglicht effizientere, schlankere Projekte. - Soziales
Beim Skill Management werden Mitarbeitende in einem Projekt-Team ausschließlich aufgrund ihrer projektdienlichen Fähigkeiten ausgewählt. Damit fördert Skill Management Gleichbehandlung im Unternehmen.
Fazit:
Effektives Ressourcenmanagement ist ein wichtiges Instrument, um die Nachhaltigkeits-Projekte in deinem Unternehmen reibungslos umzusetzen – auch und besonders, wenn diese eine lange "Laufzeit" haben. Der nächste Schritt hin zur Nachhaltigkeit ist das Skill Management von Can Do: Damit setzt du Nachhaltigkeits-Prinzipien auch innerhalb all deiner Projekte und unabhängig vom jeweiligen Projekt-Thema um.
Du willst mehr darüber wissen, wie das Ressourcenmanagement von Can Do deine Bestrebungen in Sachen Nachhaltigkeit unterstützt? Frag uns einfach!
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Can Do und sein Risikomanagement
In diesem Moment ist alles möglich: Du hast Dir das „Go!“ für dein neues Projekt geholt und bist hoch motiviert. Nun öffnest du deine Projektmanagement-Software oder Excel (ernsthaft?) und beginnst mit der konkreten Planung … Halt! Jetzt ist genau der optimale Zeitpunkt, um nochmal innezuhalten. Denn, wie gesagt: Genau jetzt ist alles möglich, und zu „alles“ gehören leider auch Fehler, Stolpersteine und Risiken im Projektmanagement (und im Hybriden Projektmanagement). In eben dieser initialen Projektphase ist es wichtig, die Dinge ruhig und überlegt anzugehen.
Brauche ich überhaupt ein Risikomanagement?
Schöne Welt der agilen Projekte: Wenn sich Produktivität und Motivation mit jedem Sprint verbessern, geraten begleitende Aspekte wie Kostenrechnung, Berichtswesen und Risikomanagement schnell aus dem Fokus. Obwohl sie essentiell sind. Das kann sich rächen – insbesondere, wenn im agilen Projekt-Alltag Risikowarnungen fehlen. Und Risiken, die zu tatsächlichen Problemen werden, gefährden den Zeitplan, die Finanzierung und ganz allgemein das Gelingen des Projekts bzw. hybriden Projekts. Die Antwort ist also zweigeteilt: Das agile Team benötigt vielleicht wirklich keine Risikobetrachtung mit Warnfunktion; das übergeordnete Projektmanagement aber umso mehr. Vor allem gilt das im Multiprojektmanagement, wo sich Risiken im Projektmanagement auch noch multiplizieren und Probleme von einem laufenden (hybriden) Projekt aufs andere übertragen werden können.
Also ja: Das Bestimmen und Managen von Risiken gehört zum Projektmanagement unbedingt dazu!
Wann sollte ich an die Risiken in meinem Projekt denken?
Grundsätzlich gilt: Erst kommt die Risikoanalyse, dann das Risikomanagement. Du bestimmst also zunächst, wo die Risiken in deinem (hybriden) Projekt liegen und versuchst dann im laufenden Projekt, diese zu minimieren oder zu umgehen. Es ist daher wichtig, die Risikoanalyse so früh wie möglich bei deinem Projekt zu berücksichtigen. Can Do, die Software für Hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement, gibt dir die Möglichkeit, bereits mit der Projektanfrage die möglicherweise auftretenden Risiken im Projektmanagement für deine hybriden Projekte zu erfassen. Dabei kannst du in beliebig vielen, frei benennbaren Feldern die Art des Risikos (z.B. „Serverlast 100%“) benennen. Zu jedem Feld gehört die Risikobewertung, die sich in Wahrscheinlichkeit und Auswirkung aufgliedert.
Wahrscheinlichkeit
Hier wird in Prozent angegeben, wie wahrscheinlich es ist, dass das beschriebene Szenario in deinem hybriden Projekt eintrifft.
Auswirkung
Auch dieser Wert erfolgt in Prozent. 100% bedeutet dabei: Wenn das Problem auftritt, wird es unausweichlich das gesamte Projekt zum Scheitern bringen. Aber zum Glück gibt es auch Schwierigkeiten, die man ausgleichen kann und die sich auch im schlimmsten Fall nur begrenzt auswirken. Hier ist die Erfahrung des Projektmanagements gefragt, wenn es um die realistische Einschätzung der Prozentzahlen geht.
Je genauer, detaillierter und im Projektverlauf frühzeitiger du also die Risikoanalyse durchführst, umso besser bist du im weiteren Projektfortschritt für das Risikomanagement im Projektmanagement mit Can Do gerüstet. Und dann gibt es ja auch noch die Künstliche Intelligenz …
Welche Ansätze verfolgt Can Do beim Risikomanagement?
Can Do fährt beim Risikomanagement im Projektmanagement zweigleisig: Zum einen gibt es die beschriebene Möglichkeit, bereits mit dem Projektantrag die eventuellen Projektrisiken zu erfassen und sich schon dadurch das Risikomanagement im Projekt zu vereinfachen. Zum anderen setzt Can Do in seinem Hybriden Projektmanagement eine eigene Künstliche Intelligenz (KI) ein, die dein Projekt laufend bewertet, den Projektfortschritt ständig im Blick hat und das Risikomanagement zu großen Teilen automatisiert. Das ist vor allem im Multiprojekt-Management von enormer Wichtigkeit, da du hier je nach Anzahl der parallel verwalteten Projekte schon mal den Überblick über eventuelle Risiken verlieren kannst.
Das KI-gestützte Risikomanagement von Can Do unterstützt dich – unter anderem – bei einem Punkt, der bei großen Projekten am schwierigsten manuell zu kontrollieren sein dürfte: Die Ressourcenplanung. Die KI von Can Do überwacht ständig Projektziele und -fortschritt sowie die Auslastung und Verteilung der Ressourcen. Um den Ist-Zustand des Projekts sowie seine weitere Entwicklung möglichst genau abbilden und bewerten zu können, bewertet die KI von Can Do fortlaufend Millionen von möglichen Szenarien. Dabei werden automatisch Kosten berechnet, damit du dein Budget / deine Budgetplanung anpassen kannst, und eine Kapazitätsanalyse wird durchgeführt. Findet die Künstliche Intelligenz potentielle Probleme oder Risiken, wird das dem Projektleiter sofort mitgeteilt. Die KI warnt dich aber nicht nur, wenn sich ein Problem anbahnt – sie kann dir auch gleich eine entsprechende Handlungsempfehlung für dein Hybrides Projektmanagement geben. Und das in einer Bandbreite von „Ignorieren und laufen lassen“ bis hin zu „Sofort an dieser und jener Stelle eingreifen!“
Das KI-gestützte Ressourcenmanagement ist auch eines der Features, die das Hybride Projektmanagement von Can Do so stark machen: Jira® als agiles Projekt-Tool alleine beherrscht kein Ressourcenmanagement – im Rahmen des Hybriden Projektmanagements, das Jira® und Can Do zusammenbringt, kann hingegen auch das Projektmanagement agiler Projektteams vom automatischen Ressourcenmanagement profitieren.
Als Projektmanager hast du nun die Wahl: Du kannst dich vollumfänglich auf die KI verlassen, die vor allem beim Ressourcenmanagement eine echte Unterstützung ist. Du kannst aber auch zusätzliche Risiken im Projektmanagement definieren, kontrollieren und managen, die du selbst im Auge behalten möchtest – in beliebiger Granularität.
Fazit
Die Künstliche Intelligenz bei Can Do, die sich (auch) um das Risikomanagement im Projektmanagement kümmert, nimmt dem Projektmanagement eine ganze Reihe an Sorgen ab. Gerade im Multiprojekt-Management und bei der projektgerechten Ressourcenverteilung spielt sie ihre Stärken aus und berücksichtigt deutlich mehr Aspekte, als es der Mensch könnte. Dennoch gilt: Wenn du bereits zu Beginn deiner Projektplanung zusätzlich die Möglichkeiten der manuellen Risikoeingabe von Can Do nutzt, erhöhst du die Erfolgschancen deiner Projekte nochmals deutlich.
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Can Do und Jira®: Best Practice
Die grundsätzliche Aufteilung im Hybriden Projektmanagement mit dem Projektmanagement Tool Can Do und Jira® ist klar: Die einzelnen Projekt-Teams arbeiten agil und nutzen weiter Jira®, während das Projektmanagement die Daten aus Jira® – automatisiert angeliefert – im klassisch strukturierten Umfeld von Can Do auswerten und weiterverarbeiten kann. Die Realität in Unternehmen sieht aber deutlich heterogener aus: Es gibt nicht nur ein Team mit ein paar Mitarbeitern und eine Projektleiterin, sondern zahlreiche Rollen innerhalb des Projektportfolios. Ähnliches gilt für die Softwarelandschaft: Im Projektmanagement und in den Projektteams wird nicht nur mit einem agilen und / oder klassischen Tool für Projektmanagement gearbeitet, sondern mit einer Vielzahl an digitalen Werkzeugen; allen voran SAP® und dessen Module.
Als kleinen Wegweiser also hier unser Musterbeispiel im Rahmen eines idealen Hybriden Projektmanagements:
Best Practice – Jira® und Can Do in deinem Unternehmen
Technologien & Rahmenparameter
Can Do verfügt mit seinem eigenen Migrator über ein Integrations-Tool, das aus einer bestehenden Jira®-Installation heraus eine vollständige „Can Do-Welt“ erzeugt. Dabei können sich auch mehrere Jira® Systeme – ob in der Cloud oder on premise – in Echtzeit mit Can Do synchronisieren. Dabei werden die Jira®-Daten nur gelesen, es gibt kein „Write-back“. Das macht es möglich, dass die einzelnen Teams weiter mit den laufenden Jira®-Installationen arbeiten können.
Can Do kann über seine Schnittstelle – API – aber nicht nur mit Jira® kommunizieren, sondern auch mit anderen Tools; hier ist sogar kundenindividuelles Customizing möglich. Mit am bedeutendsten für Unternehmen dürften dabei die Echtzeitschnittstellen zu SAP®-Modulen wie HR, BW, SUS sowie CRM-Systemen sein. Das ist vor allem für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von HR und Controlling interessant.
HR und Controlling
Für die Abteilungen Human Resources und Controlling sowie deren Workforce Management, sowohl intern als auch extern, sind die Integrationen von Can Do mit z.B. SAP PS, CATS, BI wertvoll. Sie ermöglichen zum Beispiel:
- Planen des künftigen Bedarfs an Skills
- Echtzeitübersicht über Budgets und Kosten
- Real Time-Auswertungen des Earned Value
Benefit: Bestmögliche Personalplanung & Übersicht über die Finanzen.
Unternehmen / Management
Das Management hat Zugriff auf Can Do – und damit auf die Tools des klassischen Projektmanagements. Weil die einzelnen Teams aber mit Jira® arbeiten, eröffnen sich zusätzliche Möglichkeiten:
- Agile Projekte erhalten eine bessere Langfrist-Planung.
- Die einzelnen Teams können sich ganz auf ihre Stories und Sprints konzentrieren; sie sind weniger überlastet.
- Das Reporting erfolgt sowohl zielgerichtet als auch zeitnah.
- Weil Prozesse systemweit automatisiert werden, ergibt sich eine entsprechende Kostenersparnis.
- Die Teams sind schlicht motivierter.
Benefit: Das Unternehmen profitiert vom Besten aus zwei Welten – und das ist auch das Beste für die Kunden.
Projektleiter
In der Projektleitung kommen sowohl Can Do als auch Jira® zum Einsatz – ja nach Projektrolle und -aufgabe.
- Der Product Owner arbeitet mit Can Do.
- Der Scrum Master erledigt die operative Planung mit Jira® – klar. Für die langfristige Planung greift er aber auf Can Do zurück.
- Die strategische Kapazitäts- und Meilensteinplanung ist wiederum eine Domäne von Can Do.
- Die Projektleitung profitiert von einem übergreifenden Ressourcenmanagement.
Benefit: Hohe Projektqualität durch agile Methoden, die aber genau geplant und gesteuert werden.
Jira® Teams
Hier ist das Zuhause von Jira®: Die einzelnen Teammitglieder arbeiten gerne mit Jira® – und auch beim Hybriden Projektmanagement können sie ihr bewährtes Tool weiter nutzen. Daraus ergeben sich die bekannten Vorzüge:
- Einfache Zeiterfassung und Fortschrittsmeldung
- Schnelle Übersicht über alle persönlichen Aufgaben und Termine
Die Sprint-Planning Meetings werden parallel mit Can Do begleitet
Benefit: Die Skills und die Team-Auslastung werden exakt dargestellt.
Praxisbeispiel
Can Do und Jira® sind das Dream Team, das Hybrides Projektmanagement perfekt macht – das zumindest behaupten wir. Aber wir können es auch belegen: mit Praxisbeispielen von Kunden, die Can Do einsetzen und damit zusätzlich von KI im Projektmanagement profitieren. Nach unserem Blick auf eine ideale Projektwelt nun also noch ein Bericht aus dem ganz realen Projektalltag:
Softwareschmiede im Wachstum
Nur fünf Mitarbeiter, aber anspruchsvolle Projekte und ein erstklassiger Kundenstamm: Ein Software-Unternehmen steht kurz vor einer umfassenden Expansion. In der Vergangenheit und Gegenwart kam und kommt man hervorragend mit der Scrum-Methode zurecht. Doch jetzt soll die Belegschaft zulegen und das Unternehmen wachsen. Für die langfristige Planung und berichtgestützte Überwachung dieses Wachstums reicht Jira® allein als Projektmanagement Tool jedoch nicht aus.
Also hat man sich für eine SaaS-Instanz von Can Do entschieden, die mit dem ebenfalls in der Cloud befindlichen Jira®-Server des Softwarehauses verbunden wird. Zunächst sollten in Can Do nur einige Grundfunktionen genutzt werden. Auch das hat dazu geführt, dass binnen einer Woche das Hybride Projektmanagement eingeführt werden konnte. Mit zunehmender Unternehmensgröße können dann weitere Can Do-Funktionen aus dem klassischen Projektmanagement genutzt werden – wie die Portfolioplanung, Kosten- und Budgetplanung, strategische Skillplanung oder das Ressourcenmanagement. Und natürlich die Künstliche Intelligenz im PM. Je nach Bedarf können diese (und viele weitere) Can Do-Module schrittweise und mit „Learning by doing“ eingesetzt werden.
Lesetipp
Wir haben übrigens in einigen Case Studys dargelegt, wie unsere Kunden ganz konkret das Hybride Projektmanagement umsetzen und KI im Projektmanagement einsetzen. Auf dieser Seite findest du sie!
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Ist mein hybrides Projekt noch wirtschaftlich?
Hybrides Projektmanagement, wie es die PM-Software Can Do beherrscht, bringt beide Projektwelten zusammen: Während die einzelnen Teams agil tätig sind und ihre gewohnte Software – meist Jira® – einsetzen, bleibt das Projektmanagement klassisch orientiert und kann sich dank Can Do aus einer umfangreichen Toolbox bedienen, die ihm die harten Fakten zugänglich machen. Funktionen wie ein KI-gestütztes Ressourcenmanagement, Kapazitätsplanung, Risikobewertung oder auch die Wirtschaftlichkeit eines Projekts sind für das Projektmanagement essenziell, werden aber in der rein agilen Welt nicht abgebildet.
Das macht Hybrides Projektmanagement mit Jira® und Can Do so stark: Can Do verschafft Klarheit über jene Projekt-Aspekte, die Jira® alleine seinen Anwendern vorenthalten würde. Zum Beispiel die Frage nach der Wirtschaftlichkeit. Mit Can Do kannst du im Projektmanagement Kosten kalkulieren (und in der Planungsphase eine realistische Budgetplanung aufstellen), während deine agilen Teams weiter wie gewohnt mit Jira® arbeiten.
Wirtschaftlichkeit von Projekten
Die Wirtschaftlichkeit eines Projekts ergibt sich durch das Verhältnis aus Kosten und Nutzen – soweit klar und logisch. Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass es grundsätzlich zwei unterschiedliche Arten von Projekten gibt:
Marktbezogene Projekte lösen einen tatsächlichen Cash Flow aus. Hier wird ein Produkt oder eine Dienstleistung (bzw. jeweils mehrere davon) projektiert, um im Anschluss verkauft zu werden.
Bei internen Projekten geht es weniger um einen pekuniären Erlös, aber auch ihr Projektziel lässt sich ökonomisch beziffern – zum Beispiel, indem bestimmt wird, zu welcher Kosteinsparung ein Projekt führt.
Ganz so trivial ist die Sache mit der Wirtschaftlichkeit also nicht: Der Projektmanager muss zum einen die Kosten eines Projekts genau erfassen können (im Projektmanagement Kosten kalkulieren). Hier wird unter Umständen die Unterstützung von HR nötig – schließlich geht es in Projekten nicht nur um Sachkosten, sondern auch um Personalaufwendungen. Zum anderen muss das Projektmanagement auch den Nutzen eines Projekts quantifizieren können. Das ist dann leicht, wenn das Projekt zum Beispiel die Entwicklung und Produktion einer einzigen Maschine für einen Kundenauftrag umfasst. Geht es aber um ein internes Projekt oder um die Entwicklung des Massenprodukts, benötigt das Projektmanagement externe Unterstützung. So muss etwa bei internen Projekten die auftraggebende Abteilung mitteilen, in welcher Höhe sie Einsparungen erwartet. Und bei langfristigen, marktbezogenen Projekten ist die Hilfe der Marktforschung nötig, die Auskunft über die zu erwartenden Verkäufe geben kann.
Wenn das Projektmanagement neben dem täglichen Brot der Projektsteuerung, Ressourcenverwaltung und Risikoabwendung also auch die Wirtschaftlichkeit im Blick behalten möchte und im Projektmanagement kosten kalkulieren will, gibt es viel zu tun. Aber auch hier hilft wieder einmal das Hybride Projektmanagement mit Can Do weiter …
Can Do und die Projektwirtschaftlichkeit
Wäre es nicht vorteilhaft, wenn sich du und dein Projektmanagement-Team jederzeit im Projektablauf per Mausklick über den aktuellen Stand der Wirtschaftlichkeit informieren könnten? Und das am besten noch übersichtlich grafisch aufbereitet? Auf Basis einer fortlaufenden Wirtschaftlichkeitsprüfung im Projektmanagement? Genau das kann Can Do für dich leisten!
Die Kosten
Ob Sach- oder Personalkosten, Sonderkosten und Fremdleistungen: Bei vielen dieser Kostenfaktoren, etwa bei den Personalkosten, genügt es, wenn du einmal die Basisdaten eingegeben hast. Can Do errechnet zu jedem Projektstand die aktuell aufgelaufenen Kosten. Zahlreiche Posten können auch ganz bequem über der SAP®-Schnittstelle von Can Do importiert werden.
Die Erträge
Große externe Projekte sind oft mit einem Zahlungsplan, also Teilzahlungen, verbunden. Ein solcher Zahlungsplan kann in Can Do als „Finanz-Meilensteine“ hinterlegt werden. Ebenso ist auch auf der Ertragsseite die Anbindung an SAP® möglich.
Projekt-Wirtschaftlichkeit in Echtzeit
Aus der Übersicht von Kosten und Erträgen in Can Do ergibt sich neben der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auch die Möglichkeit der besseren Finanzplanung: Du kannst zum Beispiel in der Zeitschiene erkennen, wie hoch der Vorfinanzierungsbedarf – etwa an Personalkosten – ist, bevor die erste Zahlung erfolgt.
Extra hervorzuheben ist die Fähigkeit von Can Do, solche Betrachtungen in Echtzeit und unabhängig von Zahlungsplänen oder Cash Flow möglich zu machen. Auch hierzu ein Beispiel zum Thema Wirtschaftlichkeitsprüfung im Projektmanagement:
Du und dein Team arbeiten sechs Monate lang an einem Projekt, für das ein Zahlungsplan festgelegt ist, der eine Teilzahlung nach 4 Monaten und eine nach Projektabnahme vorsieht. Würde nun deine Projektmanagement Software lediglich nach tatsächlichem Zahlungseingang vorgehen, wäre die Wirtschaftlichkeit einen Tag vor der ersten Zahlung noch immer bei 0. Das stimmt aber so nicht ganz, denn der Beitrag wird bei diesem Kunden zuverlässig und pünktlich eintreffen. Und auch, wenn du den Restbetrag erst nach Abnahme erhältst, wird dein Projekt rechnerisch schon vorher die Gewinnzone erreichen – irgendwo zwischen Teil- und Schlusszahlung.
Can Do kann auch für ein unfertiges Produkt und noch nicht erfolgte Zahlungen eine Wirtschaftlichkeitsanalyse durchführen: Künftige Zahlungen werden als Obligo betrachtet und gleichmäßig auf die gesamte Projektzeit verteilt. So kann Can Do unabhängig vom Cash Flow die Wirtschaftlichkeit bewerten und den Break Even bestimmen. All das übrigens bilanztechnisch aufbereitet und aktivierbar.
Zusammenfassung
Die Wirtschaftlichkeitsberechnung ist ein weiteres Thema, das Projektmanagern durch das Hybride Projektmanagement mit Can Do leicht zugänglich gemacht wird. Zu jedem Projekt-Zeitpunkt lässt sich bestimmen (und grafisch darstellen), wie es um das Verhältnis aus Kosten und Ertrag in deinen Projekten bestellt ist – sogar unabhängig vom Cash Flow und außerdem bilanzierungskonform. Damit ermöglicht Hybrides Projektmanagement eine ökonomische Kontrolle, wie sie beim agilen PM, solange es alleine eingesetzt wird, so nicht darstellbar ist.
Can Do GmbH
Implerstraße 26
81371 München
Telefon: +49 (89) 51265-100
Telefax: +49 (89) 51265-500
http://www.can-do.de
Customer Care & Sales
E-Mail: sawanakusnaw@can-do.de
PM-TOOL MEETUP21 – Nachlese
Virtuelle Messen haben unbestreitbar ihre Vorzüge, und das MEETUP21 hat viel aus den digitalen Möglichkeiten gemacht. Ein digitales Meetup hat aber auch den Nachteil, dass es dann zeitlich vielleicht doch nicht in den Büroalltag passt – und die Teilnahme an einer virtuellen Messe ist schneller vergessen als die Reise zu einer Präsenzmesse. Damit alle, die nicht mit dabei sein konnten, von unseren Websessions zum MEETUP21 profitieren können, stellen wir die Aufzeichnungen an dieser Stelle zur Verfügung.
MEETUP21-Videos von Can Do
Die einzige Projektmanagement-Software mit KI
In dieser Websession erfährst du mehr über die einzigartige KI von Can Do – und was sie deinen Projekten bringt.
Die Zukunft! Hybride Projektplanung mit Can Do und Jira®
Das Charmante am Hybriden Projektmanagement ist, dass Deine agilen Teams weiter mit Jira® arbeiten können. Diese Websession erklärt, was die Kombination aus Can Do und Jira® so stark macht.
Wer sich tiefer mit dem Hybriden Projektmanagement beschäftigen möchte, kann sich bei Can Do zur ausführlichen Masterclass anmelden.
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So planst du deinen Umstieg zum Hybriden Projektmanagement
Es soll ja tatsächlich noch Projektleitungen geben, die auf die Vorteile des Hybriden Projektmanagements verzichten. Deshalb zur Einleitung nochmals dessen Benefits, knapp zusammengefasst: Im Gegensatz zum alleinig eingesetzten agilen Projektmanagement kann das Hybride Projektmanagement mit Can Do …
- agile Projektarbeit und klassische Projektplanung vereinen
- eindeutige Wirtschaftlichkeitsanalysen durchführen
- umfangreiche Risikobewertungen abgeben
- Ressourcen mit einer KI planen und verteilen
- Revisionssicherheit gewährleisten
- unterstützen, die richtigen Projektentscheidungen zu treffen
- auch in Multiprojekt-Umgebungen den Überblick behalten
- mit realistischen, ungenauen Zeitangaben arbeiten
- Daten aus anderen Anwendungen wie SAP® nahtlos integrieren
- Projekt-Teams aufgrund der einzelnen Skills zusammensetzen
- zahlreiche Add-Ons von Jira® mit einer Software ersetzen
Das Beste am Umstieg zum Hybriden Projektmanagement ist aber: Deine agilen Projekt-Teams musst du erst gar nicht überzeugen, denn diese arbeiten einfach mit ihrer gewohnten PM-Software weiter. Sehr oft ist das Jira®, und mit diesem Tool klappt auch die Zusammenarbeit mit Can Do ausgezeichnet. Auf Projektmanagement-Ebene dagegen nutzt du zukünftig Can Do mit einer Echtzeit Jira®-Integration und profitierst von den planerischen und administrativen Vorteilen, die das klassische Projektmanagement mit Netzplantechnik dir bietet.
Bevor es aber damit losgehen kann, gibt es ein paar Dinge zu planen und vorzubereiten. Wir haben dir eine kleine Roadmap zusammengestellt:
Das brauchst du fürs Hybride Projektmanagement
1. Die Software
Wenn wir vom Hybriden Projektmanagement sprechen, dann meinen wir dabei immer den kombinierten Einsatz von Jira® und Can Do. Es ist also logisch, dass du beides brauchst. Und es ist sicher hilfreich, wenn du bereits in beide Tools eingearbeitet bist. Nötig ist diese Erfahrung aber nicht: Hybrides Projektmanagement mit Jira® und Can Do funktioniert so logisch und intuitiv, dass auch „Learning by doing“ umsetzbar ist.
Eine strategische unternehmerische Entscheidung hinsichtlich der Software ist dann noch jene, ob du Jira® als On-premise-Lösung auf eigenen Servern unterhalten willst oder lieber auf die SaaS-Variante in der Cloud setzt. Can Do setzt, insbesondere für die Berechnungen seiner KI, eine leistungsstarke Serverumgebung voraus. Deshalb wurde die Software für das Projekt- und Ressourcenmanagement in der Vergangenheit vor allem von großen Unternehmen mit entsprechender Serverinfrastruktur eingesetzt. Seit 2018 ist Can Do als SaaS erhältlich und ist damit auch für Unternehmen mit einer weniger aufwändigen IT-Landschaft geeignet. Die Nutzung der jeweiligen SaaS-Version von Can Do und Jira® erscheint uns mit Blick auf Zukunftssicherheit, Investitionsplanung und Integration anderer cloudbetriebener Tools am sinnvollsten.
2. Das Team
Auch, wenn das Hybride Projektmanagement auf der technischen Seite problemlos einzurichten ist und das hybride Daily Business bei unseren Kunden bestens funktioniert: Wir sprechen hier schon von einem gewissen Kulturwandel im Projektmanagement. Es ist also unerlässlich, dass alle Beteiligten vom Projektteam-Mitglied bis hin zum Lenkungsausschuss das Prinzip des Hybriden Projektmanagements mittragen. Es sollte aber auch nicht zu schwer sein, deine Leute ins Boot zu bekommen: Bei den einzelnen Teams ändert sich ohnehin nichts, da diese weiter mit Jira® arbeiten. Im Projektmanagement kommt es aus unserer Erfahrung immer gut an, dass weniger Arbeit anfällt – weil erhebliche Teile der detaillierten Planung vom Scrum Team erstellt und direkt in Can Do importiert werden. Und weil die KI das Ressourcen- und Risikomanagement weitestgehend automatisiert.
Ein Tipp noch: Durch die Integration von Jira® und Can Do könnte sich das Scrum Team „überwacht“ vorkommen. Nötiges Controlling passt halt manchmal nicht ins agile, eigenständige Selbstverständnis. Hier ist es hilfreich, rechtzeitig vorzubauen und seitens des Managements zu verdeutlichen, dass ein gewisses Maß an Transparenz und Kontrolle einfach notwendig ist – sowohl für den Projekterfolg als auch für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.
3. Die Schnittstelle
Can Do ist in der Lage, über eine Schnittstelle alle Projektdaten deiner Jira®-Projekte zu importieren und für das klassisch strukturierte Projektmanagement mit Netzplantechnik und Portfoliomanagement verfügbar zu machen. Hierbei kann die Can Do-Schnittstelle sogar auf mehrere Jira®-Server zugreifen – selbst auf Seite deiner Kunden, falls deine Mitarbeiter direkt in Kundenprojekte integriert sind.
- Bei der Jira®-Schnittstelle ist die Integration von Multi-Server-Szenarien genauso möglich wie die von Jira® als SaaS-Lösung.
- Die Verbindung mit dem Jira®-Server erfolgt über einen eigens in Jira® angelegten Can Do Schnittstellen-User. Du musst in dessen Nutzerberechtigungen festlegen, auf welche Daten dieser User in Jira® zugreifen darf – denn seine verfügbaren Daten werden auch an das Projektmanagement via Can Do übertragen.
Alles weitere erledigt der Migrator von Can Do, unser Schnittstellen-Tool, selbstständig. Auf dessen Features, Konfiguration und konkreten Einsatz gehen wir noch in einem späteren Beitrag ein.
Fazit
Hybrides Projektmanagement mit Can Do und Jira® auch in deinem Unternehmen einzuführen und zu etablieren, ist kein Hexenwerk. Aber diesen grundsätzlich einfachen Vorgang kannst du nochmals harmonischer gestalten, wenn du dir im Vorfeld ein paar Gedanken dazu machst.
Schwerpunkt deiner Vorbereitung sollte sein, an die menschliche Komponente zu denken und alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Boot zu holen: Auch das beste Projektmanagement-Konzept kann nur funktionieren, wenn es von deinen Leuten mitgetragen wird. Begeistere die Projektbeteiligten für das Hybride Projektmanagement – was dir nicht allzu schwer fallen dürfe, bei dessen offensichtlichen Vorteilen …
Bei deinen Vorbereitungen bist du nicht allein: Nimm einfach Kontakt zu uns auf. Die Can Do-Spezialisten für Hybrides Projektmanagement unterstützen dich gern beim Umstieg!
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