Von oben nach unten – oder andersrum?
Ist ja schräg: Da willst du dir mit dem Hybriden Projektmanagement (endlich) ein gut funktionierendes, modernes PM ins Haus holen – aber damit es soweit kommen kann, musst du den Rollout mit den – noch – vorhandenen Mitteln deines PM auf den Weg bringen. Im letzten Blogartikel zum Thema Can Do Rollout haben wir ja bereits erklärt, inwiefern Can Do aus Software-technischer Sicht seine eigene Implementierung unterstützt. Jetzt wollen wir uns genauer ansehen, was du aus Sicht einer sinnvollen Projektplanung heraus tun kannst, um den Rollout deiner neuen Projektmanagement-Software ganz geschmeidig zu gestalten …
Druck von oben? Zug von unten?
Top-Down und Bottom-Up sind zwei unterschiedliche Management-Ansätze, die sich bei Organisation in unterschiedlichsten Bereichen und für diverse Vorhaben finden – auch im Rollout-Management.
Top-Down im Rollout Management
Beim Top-Down-Prinzip formuliert das Management einen abstrakten Plan – die oberste Ebene gibt eine Richtung vor und leitet die ausführenden Tätigkeiten durch die Hierarchien nach unten weiter. Dabei erfährt ein abstrahiertes Ziel der Unternehmensführung eine Wandlung hin zu konkreten Teilschritten in der Unternehmenspraxis. Beispiel: Aus dem vom Management ausgerufenen Ziel "Mehr Effizienz und Erfolg" werden Maßnahmen in einzelnen Bereichen, wie etwa der Einsatz einer neuen PM-Software oder die Kombination aus agilen Teams und klassischen PM-Methoden. Es liegt in der Natur der Sache und der Erwartungshaltung, dass sich dieses Prinzip eher in althergebrachten Unternehmensstrukturen findet und von Management-Ebenen mit einem ebensolchen Autoritätsverständnis gelebt wird.
Bottom-Up im Rollout Management
Bei diesem Prinzip läuft’s genau andersrum: Aus konkreten Maßnahmen auf den unteren Unternehmensebenen wird, gleichzeitig mit dem Durchdringen der Hierarchien nach oben, eine immer größere Gesamtidee. Auch das Beispiel für Bottom-up verläuft retrograd zu dem von Top-Down: Ein agiles Team findet heraus, wie es agil bleiben kann und dennoch die Abläufe im Projektmanagement besser steuerbar werden. Dadurch wird im Projektmanagement oder auch PMO die Idee des Hybriden Projektmanagements etabliert – also die Kombination aus klassischen Methoden und agilen Projekten mit Jira®. Daraus erwächst ein Paradigmenwechsel im gesamten Unternehmen, der schlussendlich zu mehr Erfolg und Effizienz führt. Das Management übt hier keinen Druck aus, sondern motiviert und leitet das Engagement der Mitarbeitenden in Bahnen, die der Unternehmensentwicklung dienlich sind.
In Unternehmen, die (zukünftig) auf Hybrides Projektmanagement und auf agile, eigenverantwortliche Teams setzen, kann man wohl eher davon ausgehen, dass die Initiative zu einem Rollout im Bottom-Up-Prinzip entstanden ist.
Große Explosion oder knisternde Lagerfeuer?
Je nach Branche und Business-Tätigkeit gibt es heute Unternehmen, bei denen sich zurecht behaupten lässt: Alle Mitarbeitenden sind auch AnwenderInnen. Entsprechend groß können die Auswirkungen eines Rollouts sein – und du solltest dir im Vorfeld des Rollouts deiner neuen Projektmanagement-Software im klaren sein: Sollen alle User zugleich mit dem neuen Tool arbeiten oder nur ein Teil?
Big Bang im Rollout Management
Es ist der Alptraum der IT und der Traum des Managements: Am Freitag arbeiten alle im Unternehmen noch mit der alten Software – und am Montag mit der neuen. Dazwischen liegt ein höllisches Wochenende für die IT, und anschließend folgt meist die Erkenntnis: Hat nicht ganz so geklappt. Denn selbst, wenn alles minutiös geplant wurde und die Technik sowie die Software mitspielt, ist der Mensch ein limitierender Faktor im Rollout. Ergebnis: Nach einem Big Bang glüht meist der Helpdesk. Und im schlimmsten Fall verbringt die IT das kommende Wochenende damit, die Sache wieder rückgängig zu machen. Ein Big Bang erfordert aufwändige Planung und Vorarbeit, ein ausgezeichnetes Risikomanagement und eine leidensfähige IT. Aber wenn’s funktioniert, ist der Rollout sprichwörtlich auf einen Schlag durch. Übrigens ist Can Do ein Beispiel für Software, mit der auch ein beschleunigter Rollout geschmeidig ablaufen kann: weil Can Do seinen eigenen Migrator für die Integration bestehender Software-Tools mitbringt und sich damit weitestgehend automatisch in deine Software-Landschaft einbindet.
Iterative Einführung im Rollout Management
Ein Rollout, der dem iterativen Prinzip folgt, ist dagegen eine eher ruhige Angelegenheit. Dabei wird nicht das gesamte Software-Paket auf einmal eingeführt, sondern zunächst kleinere Bestandteile und Tools. Diese werden dann parallel zum bisherigen System genutzt und können genau getestet werden. Der Vorteil dabei ist, dass die User langsam an die Neuerungen herangeführt werden und sich an neue Abläufe gewöhnen können. Außerdem wirken sich Fehler meist nicht so umfassend aus wie beim Big Bang. Der Nachteil: Das dauert. Und wenn sich zum Beispiel während der iterativen Einführung Widerstand bei den AnwenderInnen regt oder die Unternehmensführung einen erneuten Kurswechsel wünscht, ist die neue Software schon wieder Geschichte – noch bevor sie ganz eingeführt wurde.
Ideenfeuer im Rollout Management
Wir bei Can Do haben übrigens die besten Erfahrungen mit einer Abwandlung des iterativen Prinzips gemacht: Bei unserer Best Practice wird nicht die Software selbst peu à peu eingeführt, sondern unternimmt zunächst einen Test Drive bei einer ausgewählten Gruppe an Usern. Also weder Big Bang noch mehrere kleine Glutnester, sondern ein helles Ideenfeuer. Mehr dazu in unserem nächsten Blogpost. Auch hier hilft der erwähnte Can Do Migrator, dass diese Gruppe schnell mit Can Do loslegen kann.
Du magst nicht länger warten und am liebsten gleich mit der Migration der PM-Software Can Do loslegen? Dann vereinbare doch gleich einen Termin und lass dich von uns zur optimalen Einführung von Can Do beraten. Nimm einfach Kontakt auf!
Unsere Blogpost-Reihe in der Übersicht:
- Teil 1: Einfach zum Hybriden PM
- Teil 2: Die richtige Strategie beim Rollout (dieser Beitrag)
- Teil 3: In fünf Phasen zum Hybriden Projektmanagement
- Teil 4: So werden alle vom Hybriden PM begeistert sein
Can Do GmbH
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Ressourcenmanagement und Skill Management – was sind die Unterschiede?
Die Mitarbeitenden im Projektmanagement kennen das: Egal, wie gut ein Projekt vorbereitet wurde – im Projektalltag tun sich dann doch so manche Probleme auf. Am schwersten wiegen dabei wohl Lücken in der Personalversorgung: Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausfallen, weil sie krank sind oder zu dringenderen Projekten abberufen werden, kommt Ihr Projekt schnell in Schieflage. "Kein Problem!", werden Sie sich denken, "Dafür habe ich ja ein Ressourcenmanagement." Ein an sich guter Plan – solange Ihnen Ihr Ressourcenmanagement nicht ungeeignete Team-Mitglieder zuordnet… Wir erläutern, wieso Skill Management die sinnvolle Evolutionsstufe des Ressourcenmanagements ist, wo die Unterschiede liegen und was die Voraussetzungen für effektiv eingesetztes Skill Management sind.
Ressourcenmanagement: die unverzichtbare Basis
Wer glaubt, dass seine Projekte auch ohne Ressourcenmanagement auskommen, hat wohl noch nie erlebt, was Ressourcenmangel auslösen kann … Tatsächlich ist gutes Projektmanagement ohne ein zugehöriges Ressourcenmanagement kaum denkbar. Das zeigt auch die Definition, die Sie bei Wikipedia finden können: "Ressourcenmanagement als Teil des Projektmanagements dient dazu, Projektbeteiligte (Ressourcen) zu identifizieren, zuzuweisen und möglichst effizient einzusetzen." Das Ressourcenmanagement ist im Multiprojektmanagement von besonderer Bedeutung und erstreckt sich über eine strategische, eine operative und eine taktische Dimension. Zum taktischen Element gehört das Staffing, bei dem Sie Projektrollen auf zuvor ermittelte Ressourcen verteilen. Diese Ressourcenplanung ordnet also Ihrem Projekt jene Menschen zu, die sich dessen Herausforderungen stellen und es zum Ziel bringen sollen. Das Ressourcenmanagement kümmert sich dann während des Projektverlaufs um die passende Verteilung der Ressourcen, reagiert auf Veränderungen und sorgt für optimalen Personaleinsatz.
Das Problem mit den Ressourcen
Bei kleinen Projekten und überschaubar großen Teams ist es meist so, dass das Projektmanagement über die einzelnen (potenziellen) Teammitglieder gut informiert ist. Man kennt sich und weiß, wo die Skills, Kompetenzen und sozialen Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden liegen. So lassen sich bis zu einer gewissen Komplexität sogar schlagkräftige und erfolgsorientierte Projektteams zusammenstellen. Mit zunehmender Unternehmensgröße – oder gar im Multiprojektmanagement – gelangt diese hemdsärmelige Methode aber schnell an ihre Grenzen. Beim anfänglichen Zusammenstellen von Teams verfügen Sie unter Umständen noch über die Zeit, um mit potenziellen Mitgliedern Ihres Teams (oder deren Vorgesetzten) zu sprechen. Wenn aber dann im hektischen Projektalltag schnellstmöglich zusätzliche Ressourcen organisiert werden müssen, geht es schon bald nur mehr um die Ressource an sich. Um Skills und Fähigkeiten abzuklopfen, fehlt die Zeit.
Im schlimmsten Fall kann das dazu führen, dass Sie Projektteams falsch besetzen, was Projekte empfindlich durcheinanderwirbeln kann. Kurz: Sobald Ihre Projekte nicht mehr klein und überschaubar sind, sollten Sie sich ein Skill Management zulegen. Und Sie wissen ja selbst, wie schnell ein Projekt groß und komplex werden kann …
Skill Management: Superkräfte für Projekte
Das ist jetzt doch ein wenig hoch gegriffen, aber: Mit Skill Management identifizieren Sie nicht nur Ressourcen, sondern die Fähigkeiten (und vielleicht sogar Superkräfte), die Ihr Projekt gerade jetzt braucht. Um ein Bild zu verwenden: Beim blanken Ressourcenmanagement bedienen Sie sich bei Leistungsbedarf in einer großen Schublade mit vielen Ressourcen und hoffen, nicht danebenzugreifen. Ressourcenmanagement mit Skill Management dagegen stellen Ihnen keine unsortierte Schublade, sondern einen Werkzeugkasten mit Präzisionswerkzeugen zur Verfügung. Jedes Fach ist sauber beschriftet, und Sie finden sofort die Skills, die Sie brauchen.
Das Problem mit den Skills
Sie haben es sich wahrscheinlich schon gedacht: Ganz einfach ist es nicht, Ihr Ressourcenmanagement auf diese Weise zu optimieren. Um beim Bild zu bleiben: Es braucht schon ein wenig Geduld, bis Sie einen gut sortierten Werkzeugkasten zusammengestellt haben. Außerdem reden wir hier natürlich nicht von Werkzeugen, sondern von Menschen. Und die mögen es nicht immer, wenn man sie bewertet und kategorisiert.
Skill Management benötigt Akzeptanz
Bevor Sie Ihr Projektmanagement mit dem Skill Management anreichern, gilt es also, alle Mitarbeitenden für dieses Konzept ins Boot zu holen. Sie müssen ihnen vermitteln, dass die Zuordnung von Skills keine Wertung darstellt, sondern es möglich macht, Projekte unternehmensweit auf projektdienliche und motivierende Weise zu besetzen. Die eigenen Fähigkeiten im passenden Team einzusetzen und zur richtigen Zeit am richtigen Platz für ein Projekt zu sein, ist nicht nur positiv für das Unternehmen, sondern sorgt schlicht für mehr Freude an der Projektarbeit!
Zudem sind eventuell fehlende Hard oder Soft Skills ja auch ein sehr guter Anreiz, um mit gezielten Schulungen oder Workshops bestehende Fähigkeiten-Lücken zu schließen.
Wenn Sie also die Mitarbeitenden auf Ihrer Seite haben, können Sie eine sogenannte Skills-Bibliothek (Ihren "Werkzeugkasten") aufbauen. Diese dient Ihrem Skill Management als Datenbank, kann aber zum Beispiel auch der HR-Abteilung wertvolle Insights für die weitere Personalplanung bieten.
Bleibt also nur noch die Frage, wie Sie die dabei gewonnenen Daten und Erkenntnisse in Ihr Projektmanagement und Ressourcenmanagement einfließen lassen. Die naheliegende Antwort lautet, wie so oft: Nutzen Sie am besten Can Do, die Software für skillbasiertes Ressourcen- und Projektmanagement!
Can Do und Skill Management
Skill Management ist eine Funktion, die in die Projektmanagementsoftware Can Do integriert ist. Damit ist es für Projektmanager ein Leichtes, sich für jedes Projekt das ideal passende Dream Team zusammenzustellen. Hier einige der Funktionen und Vorteile:
- Ihr Ressourcenmanagement erfolgt auf Basis von Kapazitäten, Rollen und Eignung (Skills).
- Sie haben stets den Überblick darüber, welche Fähigkeiten in Ihren Teams gebündelt sind und wie ausgelastet die Mitarbeitenden sind.
- Sie wissen, welche Skills gerade wo im Unternehmen tatsächlich verfügbar sind und vermeiden so Diskussionen zwischen Projekt und Linie.
- Sie genießen Ressourcenplanung in Echtzeit.
- Der Überblick über Ressourcen, Kapazitäten und Skills gelingt unternehmensweit und auch im Multiprojektmanagement.
Fazit: Ihre eigenen Skills werden skaliert
Es wurde bereits weiter oben thematisiert: In überschaubaren Teams und Objekten kommt auch und vor allem Ihr eigenes Können zum Tragen – Sie kennen Ihre Leute mit ihren Skills und wissen somit meist selbst ganz genau, welche Teams gut funktionieren. Mit Skill Management gelingt es Ihnen, dieses Können gewissermaßen auf größere Projektumgebungen zu übertragen. Selbst im Multiprojektmanagement wählen Sie dank Can Do also nicht einfach Ressourcen aus – sondern die Fähigen für Ihre Projekte.
Sie wollen mehr darüber wissen, was Skill Management in Can Do bedeutet? Fragen Sie uns einfach!
Can Do GmbH
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Revisionssicherheit: So setzt du sie um
Das Projektmanagement gehört in deinem Unternehmen sicher zu jenen Abteilungen, bei denen die meisten Daten anfallen. Hierzu nur einige Beispiele:
- Die Projektdaten, die deine agilen Teams in Jira® eingeben
- Die Datenbasis, auf der die KI von Can Do funktioniert. Dazu gehören zum Beispiel eine Skills-Datenbank, Verfügbarkeitsdaten und andere Daten zu Personalressourcen.
- Urlaubspläne
- Dokumente für die Stakeholder
- Projektpläne, Budgetpläne, Zeitpläne etc. pp.
Das ist an sich kein Problem – kompliziert wird die ganze Sache aber dann, wenn sich die Daten zu Deinem Projektmanagement an unterschiedlichen Orten befinden. Und wenn du nicht weißt, ob diese auch revisionssicher gespeichert bzw. archiviert werden sowie ob darüber eine Verfahrensdokumentation existiert. Das kann unangenehm sein, wenn du eine dringend benötigte Datei nicht mehr findest. Es kann aber auch richtig problematisch werden, falls dein Unternehmen wegen falschen Datenhandlings wichtige Anforderungen – etwa des Handelsgesetzbuches – nicht erfüllt. Um dir solche und ähnliche Probleme zu ersparen und die Gespräche mit deiner Revision in Zukunft angenehmer zu gestalten, haben wir für dich in diesem Beitrag zusammengefasst, was Revisionssicherheit im Allgemeinen bedeutet. Nach diesen Basis-Infos zeigen wir dir im nächsten Blogpost, wie du dein Projektmanagement und Revisionssicherheit leicht und dauerhaft zusammenbringst: mit Can Do, der Projektmanagementsoftware für Hybrides Projektmanagement.
Revisionssicherheit – was ist das?
Bevor wir ins Thema einsteigen, noch eine Anmerkung vorweg: Wir wollen dir mit diesem Blogpost einen Einstieg zum Thema Revisionssicherheit im Projektmanagement ermöglichen und dich mit allgemeinen Informationen versorgen.
Was Revisionssicherheit konkret in deinem Unternehmen bedeutet und welche individuellen Vorschriften deine Branche beim Datenhandling zu beachten hat, können wir natürlich nicht erschöpfend klären – und eine rechtliche Beratung obliegt ohnehin deinem Rechtsbeistand. Wenn dir also das Grundsätzliche klar ist und du mehr über Revisionssicherheit in deinem Projektmanagement wissen willst, wende dich bitte an die entsprechenden Spezialisten – also zum Beispiel an die Revision in deinem Unternehmen oder an eine/n WirtschaftsprüferIn.
Revisionssicherheit – Begriffsklärung
Wie überall anders auch, gibt es in deinem Projektmanagement und deinem Unternehmen eine Unzahl an Dokumenten, Unterlagen und vor allem Daten, die aufbewahrt / archiviert werden. Ein Teil davon, weil man sie zu einem späteren Zeitpunkt brauchen könnte – ein Teil aber auch, weil es schlicht vorgeschrieben ist. Dies Vorschriften sind zum Beispiel im HGB (Handelsgesetzbuch), in der Abgabenordnung, in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sowie in weiteren Vorgaben aus dem Steuer- und Handelsrecht zu finden.
Wenn wir von Revisionssicherheit sprechen, bezieht sich das stets auf eine revisionssichere Archivierung. Also auf ein Datenhandling, das auch der Prüfung durch die Compliance-Abteilung, im Rahmen einer Wirtschaftsprüfung oder eben durch die Revision deines Unternehmens standhält.
Zunächst bezog sich der Begriff der Revisionssicherheit auf Daten/Informationen, die das Steuerrecht und das Handelsrecht berühren. Es dauerte aber nicht lange, um festzustellen, dass eine revisionssichere Systematik nicht nur nötig ist, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen: Auch andere Datenbereiche profitieren logischerweise von einem strukturierten, redundanten Datenhandling bei der Archivierung.
Revisionssicherheit erreichst du, wenn dein Datenmanagement im Wesentlichen diese Merkmale aufweist:
Grundlegende Merkmale revisionssicherer Archivsysteme
Bei der revisionssicheren Archivierung sind Daten bzw. Informationen –
- auffindbar
- nachvollziehbar
- unveränderbar
- verfälschungssicher
archiviert.
Merkmale der Revisionssicherheit nach HGB
Die Vorschriften des HGB lassen sich in folgende Merkmale einer revisionssicheren Archivierung zusammenfassen:
- Korrektheit der Daten
- Vollständigkeit der Informationen
- Sicherheit des gesamten Verfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Schutz vor Verlust
- Nutzungseinschränkung auf Berechtigte
- Wahrung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Lückenlose Verfahrensdokumentation
- Jederzeitige Nachvollziehbarkeit des Verfahrens
- Überprüfbarkeit
Revisionssicherheit – die Maßnahmen
Was eine revisionssichere Archivierung ausmacht, ist damit abgesteckt – jetzt muss sie noch umgesetzt werden. Wie du Revisionssicherheit im Projektmanagement erreichst, hängt von mehreren Faktoren ab; wie etwa:
- deine Branche und dafür geltende rechtliche Vorschriften (inkl. DSGVO)
- die eingesetzte Software
- Nutzung einer Cloud oder einer On-Premise-Lösung
- Etablierte Verfahren und Vorgehensweisen
Das macht die Revisionssicherheit in deinem Projektmanagement zu einem Vorhaben, an dem Wirtschaftsprüfer, IT-Abteilung und du selbst als ProjektmanagerIn gemeinsam arbeiten sollten. Hier ein paar Ansatzpunkte, ohne Gewähr und Anspruch auf Vollständigkeit:
Verfahrensdokumentation
Je mehr Mitarbeitende Zugriff auf Daten und Informationen haben, umso wichtiger ist, dass sie einer einheitlichen Vorgehensweise folgen. Dinge wie eine standardisierte Ordnerstruktur oder auch dedizierte Speicherorte klingen zunächst banal; folgen sie aber keinen Standards, ist das Chaos vorprogrammiert. Datenhandling, Benutzerverwaltung, Backup-Strategie – all das und noch mehr gehört zur Dokumentation der Revisionssicherheit in deinem Projektmanagement.
Software
Sofern du noch nicht das Hybride Projektmanagement mit Can Do und Jira® nutzt, wird die Software-Landschaft in deinem Projektmanagement ziemlich heterogen aufgebaut sein: Die agilen Teams nutzen Jira®; das Projektmanagement entweder eine eigene PM-Software oder, das gibt es noch, eine Tabellenverwaltung. Dazu kommen eventuell noch einige Jira®-Addons und Office-Software, mit der du zum Beispiel Handouts an die Stakeholder verteilst. Wenn du dir ansiehst, wie viele unterschiedliche Tools in deinem Projektmanagement / PMO und in deinen Teams eingesetzt werden, kannst du dir auch vorstellen, dass es eine Unzahl an Datenproduzenten und Speicherpunkten gibt. Hinzu kommt, dass viele Programme ihre Daten nicht mehr datenzentriert verwalten, sondern programmzentriert: Sie lassen sich oft nur über Exportfunktionen in eine bestehende Ordnerstruktur integrieren.
Sollte dein Software-Ökosystem auch so aussehen, gilt es, im Sinne der Revisionssicherheit alle Daten beständig im Blick zu behalten und sie einer ordnungsgemäßen Archivierung zuzuführen – leider keine einfache Aufgabe. Falls möglich, sollest du versuchen, aus den verschiedenen Programmen so viele Daten wie möglich an zentraler Stelle revisionssicher zu speichern / zu archivieren. Noch ein Tipp: Auch Mails sind Daten, die revisionssicher archiviert werden müssen; sie vernachlässigt man aber oft. Achte auch hier auf entsprechendes Datenmanagement.
Hardware
Auch der tatsächliche physische Ort, an dem deine Daten gespeichert sind, spielt eine Rolle bei der Revisionssicherheit im Projektmanagement. Im schlimmsten Fall verfügt dein PM über mehrere Arbeitsgruppen-Server, auf denen Teile der Daten verteilt sind, während sich die anderen Teile stationär auf den Rechnern der Mitarbeitenden befinden – eine solche Nicht-Struktur ist der Alptraum für Revisionssicherheit. Es geht aber noch schlimmer: wenn für die diversen Speicherpunkte keine einheitliche Backup-Strategie genutzt wird – oder sogar teilweise auf Redundanz verzichtet wird. Für viele Unternehmen ist es deshalb sinnvoll, eine Cloud-Lösung zu etablieren: Es gibt Anbieter, die von sich aus eine revisionssichere Archivierung von Daten/Information gewährleisten, für die nötige Redundanz sorgen und auch die Vorgaben der DSGVO erfüllen. Wenn es dann deiner IT gelingt, lückenlos alle Tools „in die Cloud“ zu bringen, wird das deine Arbeit für die revisionssichere Archivierung im Projektmanagement deutlich erleichtern.
Testierung
Wenn du alle Maßnahmen zur Revisionssicherheit eingeführt hast und die Abläufe eingespielt sind, solltest du dir von deinem Wirtschaftsprüfer ein Testat bzw. eine Zertifizierung über die getroffenen Maßnahmen zur Revisionssicherheit erstellen lassen. So kannst du jederzeit nachweisen, in deinem Projektmanagement alle Maßnahmen zur Revisionssicherheit getroffen zu haben.
Fazit: Es gibt viel zu tun. Oder auch nicht.
Revisionssicherheit im Projektmanagement ist ein komplexes Thema, das von ProjektmanagerInnen oftmals unterschätzt wird. Oder verdrängt – schließlich frisst die Umsetzung eine ganze Menge an Zeit- und Personalressourcen, wenn man sie ernsthaft umsetzt. Aber wir wollen diesen Artikel nicht schließen, ohne dir eine clevere Alternative gezeigt zu haben – nämlich die Umstellung auf das Hybride Projektmanagement mit Can Do und Jira®. Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:
- Dein Projektmanagement macht einen großen Sprung in Sachen Effizienz, Planbarkeit und Stakeholder-Zufriedenheit.
- Du kannst einen Großteil bislang eingesetzter Tools wegrationalisieren. – Du bekommst eine revisionssichere Datenverwaltung und -archivierung; fast ganz ohne weiteres Zutun!
Was den letzten Punkt angeht, kannst du auf unseren nächsten Blogpost warten – der zeigt auf, wie Revisionssicherheit im Projektmanagement mit Can Do konkret umgesetzt wird. Oder, du lässt dir von uns persönlich zeigen, was Can Do zur revisionssicheren Archivierung beiträgt: Nimm einfach Kontakt auf.
Can Do GmbH
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Telefax: +49 (89) 51265-500
http://www.can-do.de
Customer Care & Sales
E-Mail: sawanakusnaw@can-do.de
Can Do macht Revisionssicherheit einfach
Ob Projektdaten, Skills-Datenbank, Projekt-, Budget- und Zeitpläne, Dokumentation für die Stakeholder, Urlaubspläne oder vieles andere mehr: Im Projektmanagement fällt eine Vielzahl an unterschiedlichsten Daten an, und sie alle müssen revisionssicher verwaltet und archiviert werden. Was die Angelegenheit besonders schwierig macht: All diese Daten werden von diversen Programmen produziert. Und wenn sie nicht programmzentriert ohne nachvollziehbare Struktur gespeichert werden, liegen sie an den unterschiedlichsten Speicherpunkten. Als wäre dieses Durcheinander nicht genug, gibt es auch noch Mitarbeitende, die „mal schnell“ etwas lokal speichern und sich nicht an die (hoffentlich vorhandene) Verfahrensdokumentation halten.
Dementsprechend umfangreich und schwierig kann es werden, für Revisionssicherheit im Projektmanagement zu sorgen. Im letzten Blogpost haben wir die einzelnen Schritte hierzu in folgenden Kapiteln erläutert:
- Revisionssicherheit – was ist das?
- Revisionssicherheit – Begriffsklärung
- Revisionssicherheit – die Maßnahmen Heute wollen wir dir zeigen, wie du dir den Weg zur Revisionssicherheit im Projektmanagement deutlich vereinfachst.
So viel sei schon jetzt gesagt: Es ist sogar eine Abkürzung … Deshalb fällt auch dieser Beitrag zur Umsetzung der revisionssicheren Archivierung mit Can Do deutlich kürzer aus als die Auflistung der Maßnahmen beim letzten Post.
Verfahrensdokumentation mit Can Do
Auch, wenn du das Hybride Projektmanagement mit Jira® und Can Do einsetzt, kommst du um eine Verfahrensdokumentation nicht herum. Es braucht auch hier konkrete Handlungsanweisungen für alle Projektbeteiligten, wie sie mit den anfallenden Daten umzugehen haben. Der große Vorteil ist aber: Im Hybriden Projektmanagement setzt du nicht eine Vielzahl von Tools und Add-ons ein, die allesamt ihre eigenen Daten produzieren. Vielmehr benötigst du vor allem nur mehr Jira® und Can Do. Es gibt also deutlich weniger Software, bei denen du und deine Mitarbeitenden Regeln etablieren und umsetzen müssen. Zudem verfügt Can Do über Integrationen und Schnittstellen zu anderen Programmen (etwa Office- oder Vertriebstools), so dass Can Do auch für diese die zentrale Datenkontrolle übernehmen kann. Hierzu mehr auch im nächsten Punkt:
Datenpunkte und Speicherorte mit Can Do
Can Do ist der Software-Mittelpunkt deiner Arbeit im Hybriden Projektmanagement – und der Ort, an dem die zugehörigen Daten Deines Projektmanagements abgelegt und verwaltet werden. Das gilt für dich genauso wie für alle Mitarbeitenden im PM, die Can Do nutzen. Can Do ist als Software as a Service (SaaS) konzipiert und führt alle Projektdaten an einem zentralen Speicherort zusammen – auch die Daten aus diversen Jira®-Instanzen oder aus anderen integrierten Programmen. Das macht die „Datendisziplin“ für alle Projekt-Beteiligten einfach und erleichtert dir die revisionssichere Archivierung von Daten: die erfolgt bei Can Do nämlich automatisch. Auch um die Redundanz kümmert sich Can Do:
Redundanz mit Can Do
Can Do lässt sich ganz nach Wunsch als On-Premise-Installation (also bei dir vor Ort auf einem Server) oder in der Cloud (via AWS) betreiben. Dabei überwiegen für die meisten Unternehmen und ProjektleiterInnen die Vorteile der Cloud-Version, wie etwa:
- Keine Server-Hardware, mit der die Systemvoraussetzungen von Can Do erfüllt werden, nötig
- Automatische Updates
- DSGVO-Konformität
Vor allem aber sorgt Can Do in der Cloud eigenständig für die Redundanz deiner Daten – ohne weiteres Zutun von deiner Seite. Das Thema Daten-Backups kannst du also, was Can Do und seine Daten angeht, bei der Cloud-Version abhaken.
Testierung mit Can Do
Weil Can Do im Mittelpunkt der Datenverwaltung und -archivierung in deinem PM steht und alle Daten an einem zentralen Punkt speichert, ist es auch für deine / deinen Wirtschaftsprüfer/in einfacher, die Revisionssicherheit deines Projektmanagements zu testieren und zu zertifizieren.
Fazit: Can Do macht’s dir leicht
Revisionssicherheit im Projektmanagement ist ein Thema, das eine Menge Arbeit erfordert – oder einfach den Einsatz der richtigen Software fürs Projektmanagement! Can Do ist das Herz deines Hybriden Projektmanagements und nimmt dir die Aufgaben rund um Revisionssicherheit größtenteils ab. Dazu kommt eine vereinfachte Zertifizierung der Maßnahmen zur Revisionssicherheit. Auch, wenn dir Can Do einen der schnellsten und direktesten Wege zur Revisionssicherheit bietet, bleibt diese dennoch ein komplexes Thema. Ansprechpartner für die revisionssichere Archivierung im Projektmanagement ist zunächst dein/e Wirtschaftsprüfer/in. Und wenn es um die tägliche Umsetzung im Hybriden Projektmanagement geht, natürlich wir. Wir beraten dich gerne bei allen Anwender-Fragen zur Revisionssicherheit mit Can Do: Nimm einfach Kontakt auf.
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Warum Hybrides PM auch dem Vertrieb weiterhilft
Lauras Projekt zieht Kreise
„Hi Laura, ich störe hoffentlich nicht?“ Freundlich lächelnd, steckt Claus seinen Kopf durch Lauras Bürotür. "Nein, nein!", erwidert sie. "Komm rein." Laura ist ihre Überraschung anzusehen: Claus hat eine Schlüsselstellung im Vertrieb von ACME-Teamsoft inne – und vom Vertrieb kommt eigentlich fast nie jemand beim Projektmanagement vorbei. "Danke", sagt Claus, setzt sich und kommt auch gleich zum Punkt: "Dein Hybrides Projektmanagement hat ziemlich Furore gemacht. Und ich bin heute hier, weil ich den Vertrieb gerne einbinden möchte." Laura ist erstaunt. "Den Vertrieb? Ins Projektmanagement einbeziehen? Das ergibt doch gar keinen Sinn. Schließlich sind unsere Software-Tools schon aus dem Projektstadium raus, bevor sie verkauft werden." Claus nickt und erwidert: "Ja, das galt bislang. Aber in Zukunft werden wir wohl mehr miteinander zu tun haben. Und das soll auch durch die Software unterstützt werden. Ich erklär’s dir."
Hybrides PM bringt Ordnung in den Vertrieb
Tatsächlich waren Entwicklung und Vertrieb bei ACME-Teamsoft (wie so Manches …) bislang eher chaotisch organisiert. Meist haben die Entwicklerteams neue Features oder eine gänzlich neue Software entwickelt und zur Marktreife gebracht – und dann war es Aufgabe des Vertriebs, diese den Interessenten und Kunden anzubieten und zu verkaufen.
Mit dem Projekt, das eine Intralogistik-Software als neues Produkt hervorbrachte, soll sich bei ACME-Teamsoft einiges ändern: So werden auch alle zukünftigen Projekte als Hybride Projekte mit Can Do und Jira® umgesetzt. Außerdem ist dieses jüngste Software-Projekt so modular aufgebaut, das es leicht auf andere Branchen anpassbar ist.
"Das ist auch der Grund, weshalb bei uns der Vertrieb eine ganz neue Aufgabe übernimmt: Wir stehen in Zukunft, je nach Produkt, auch mal ganz am Anfang der Kette und verkaufen eine neue Software, noch bevor sie projektiert wird." – "Das ist ja spannend!", sagt Laura. "Und deshalb benötigt Ihr mehr Einblicke ins Projektmanagement?"
"Genau", antwortet Claus und fährt fort: "Unsere neue Software kann relativ einfach an andere Branchen und für andere Problemlösungen angepasst werden. Wir werden also im Marketing und Vertrieb in Zukunft die potenzielle Nachfrage innerhalb einer Zielbranche abchecken und bei vorhandenem Bedarf eine adaptierte Version anbieten – sobald sich der Aufwand rechnet." Laura unterbricht ihn: "Ah, alles klar. Und Can Do kann Euch zeigen, wann dieser Rentabilitäs-Punkt erreicht ist." – "Richtig. Wenn möglich, wäre es für uns ideal, wenn wir wissen, wie hoch die Projektkosten in einem Vergleichsfall waren, wieviel Zeit nötig ist und ob Ihr überhaupt Ressourcen habt. So könnten wir unter anderem bestimmen, wie hoch unser Angebot ausfallen muss und welche Lieferzeit wir zusagen können. Meinst Du, das geht?" Laura nickt fröhlich: "Ich glaube, ich habe da sehr gute Nachrichten für Dich und Deine Abteilung …" Sie zieht einen Ausdruck der Can Do Overview Map aus der Ablage und deutet auf einen bestimmten Punkt des Diagramms.
Can Do spricht mit dem Vertrieb – z.B. mit Salesforce®
Was Laura im Sinn hat (und worauf sie zeigt), ist eine Verknüpfung von Can Do und dem CRM-Tool, das bei ACME-Teamsoft eingesetzt wird: Claus und seine Mitarbeitenden arbeiten mit Salesforce®, und dafür gibt es bei Can Do eine eigene Schnittstelle. Die Vorteile einer solchen Integration ins Projektmanagement, die sich daraus für den Vertrieb (und den Service) ergeben, liegen auf der Hand:
- Ohne langwierige Rückfragen können Fragen der Kundinnen und Kunden zum Projektfortschritt direkt beantwortet werden.
- Auf einen Blick ist absehbar, ob für neue Aufträge und Projekte genug Kapazitäten vorhanden sind.
- Wenn die Projektkosten zu stark steigen, kann frühzeitig reagiert werden.
- Die Angebotskalkulation kann viel praxisnäher erfolgen.
- Es findet eine automatische Zuordnung von Projekten zu Kunden statt.
- Wenn seitens des PM ein Kundenkontakt nötig ist, kann dies der Vertrieb direkt übernehmen.
- Durch Zugriff auf die Projektdaten erhalten Interessenten schon früh detaillierte Informationen.
Hybrides PM macht Leads zu Kunden. Und mehr.
Zugegeben: Die Behauptung in dieser Zwischenüberschrift geht ziemlich weit. Tatsächlich kann Hybrides Projektmanagement mit Can Do, das mit deinem CRM verknüpft ist, einen Großteil zur Conversion beitragen. Denn der stetige Informationsfluss zwischen Projektmanagement und Vertrieb sowie die wertvollen Insights im Projektverlauf sorgen dafür, dass die Mitarbeitenden im Vertrieb den Leads gegenüber bestens informiert und stets lösungsorientiert auftreten – was die Abschlusschancen erhöht.
Ebenso kann die Angebotserstellung transparenter und nachvollziehbarer erfolgen. Aber auch nach der Konversion zum Kunden ist die Verknüpfung mit Can Do wertvoll: Weil sie den Vertrieb, die Kundenbetreuung oder den Service dabei unterstützt, umgehend zufriedenstellende Antworten zum laufenden Projekt geben zu können.
Bei Laura hat die Einführung des Hybriden Projektmanagements mit Can Do und Jira® also dazu geführt, dass nicht nur die Projekte selbst optimiert werden, sondern auch der Vertrieb seine Arbeit zielorientierter und effizienter erledigen kann. Selbst neue Geschäftsfelder öffnen sich. Für ACME-Teamsoft hat sich die Umstellung aufs Hybride PM also gleich in mehrfacher Hinsicht gelohnt und wird dazu beitragen, das Unternehmen, seine Projekte und seinen Erfolg solide zu skalieren.
Auch du kannst dir die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement laden. Und bei Fragen zur Map oder zum Hybriden PM stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung – nimm einfach Kontakt auf!
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Blogreihe Hybrides PM –Fazit
Hybrides PM und die Projektrollen
Die Entscheidung, Hybrides Projektmanagement mit Can Do und Jira® einzuführen, ist zunächst einmal eine Sache des Projektmanagements bzw. der Projektleitung. Tatsächlich bietet Hybrides PM aber Benefits für alle Projektrollen bzw. Projektbeteiligten, wie unsere Reihe gezeigt hat:
- Die agilen Teams arbeiten weiter mit Jira®.
- Das Projektmanagement bekommt die Daten aus Jira® direkt und in Echtzeit in Can Do übermittelt und kann diese mit klassischen Methoden weiterverwenden, auswerten und in die Netzplantechnik integrieren.
- Das KI-gesteuerte Ressourcenmanagement von Can Do sorgt für die Projektleitung dafür, dass Teams optimal nach ihren Skills zusammengestellt werden und Ausfälle bestmöglich kompensiert werden.
- Das Projektmanagement kann den Projektfortschritt, das genutzte Budget, Ressourcen-Verwendung und andere Reportings einfach "per Klick" erstellen.
- Die Stakeholder erhalten jederzeit die relevanten Insights in das laufende Projekt – übersichtlich aufbereitet und in diversen Dateiformaten.
- Das Management, der Lenkungskreis und Geldgeber können Planung und Rentabilitäts-Einschätzung auf eine valide Zahlenbasis stellen.
Hybrides PM und die Unternehmenssteuerung
Agile und klassische Projektmethoden, Einsatz von KI, vereinfachtes Controlling: Hybrides Projektmanagement bringt nicht nur mehr Effizienz ins Projektmanagement, sondern kann mit seiner Funktionsweise eine bedeutende Vorbildfunktion auf alle Abläufe und Prozesse im Unternehmen ausüben. Elemente wie Skill Management, transparentes Controlling und sauberes Reporting sind Vorzüge, von denen auch andere Abteilungen profitieren. Um diesen Anspruch auch auf technischer Ebene zu unterstreichen, verfügt Can do unter anderem über eine Schnittstelle zu SAP® und dessen Tool zur Unternehmenssteuerung.
Auch bei Laura hat die Einführung des Hybriden Projektmanagements mit Can Do und Jira® mehr als "nur" die Professionalisierung der Projekt-Prozesse gebracht: ACME-Teamsoft hat dadurch viel wertvolle Inspiration für die anderen Abteilungen erhalten – und zum Beispiel auch den Vertrieb an Can Do angebunden. Und das alles hat damit begonnen, dass ein Kollege von Laura ihr eine Overview Map von Can Do und seinen Integrationen gezeigt hat …
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Wir zeigen’s allen – Valide Zahlen für die Stakeholder
Lauras Projekt wird auf den Kopf gestellt
„Komm bitte gleich!“ Die Botschaft von Phillip, dem Scrum Master eines Entwicklerteams, ist eindeutig. Und so macht sich Projektleiterin Laura auch gleich auf in den Besprechungsraum, wo sie von Phillip und einigen Teammitgliedern mit ernsten Mienen erwartet wird. „Wir haben ein Problem“, eröffnet Phillip. „Oder vielleicht auch nicht.“ – „Hä?“, wundert sich Laura. „Was soll das heißen?“
Phillip blickt auf eine Mitarbeiterin. „Anna hat herausgefunden, wie wir unserer neuen Intralogistik-Software ein richtiges Killer-Feature verpassen können. Wie du weißt, hat jeder größere Hersteller von Gabelstaplern und Flurförderzeugen bereits eine Software und App, mit der die Geräte vernetzt werden können.“ – „Ja, und?“ Laura sieht noch nicht, was das alles mit ihrem Projekt zu tun haben soll. „Na ja“, fährt Phillip fort, „Anna weiß, wie wir zusätzlich zu unseren Lösungen noch eine Schnittstelle bauen können, die mit all diesen Lösungen kommuniziert. Damit könnte unser Tool zum de facto-Standard in der Intralogistik werden.“ – „Aber das ist doch toll! Wo liegt denn da ein Problem?“ Anna erklärt es ihr: „Diese Schnittstelle ist alles andere als trivial. Wir können es zwar schaffen, aber nicht in der geplanten Zeit: Die Entwicklung würde ein gutes Stück länger dauern.“ Laura versteht und nickt. „Und damit teurer werden."
Can Do leistet Überzeugungsarbeit
Später sitzt Laura mit Phillip in ihrem Büro. „Da habt Ihr echt was Großartiges geleistet! Aber die neue Planung sprengt jeden finanziellen Rahmen unseres Projekts. Auf die neue Schnittstelle verzichten will ich aber auch nicht: Damit verschaffen wir uns eine herausragende Markstellung, und diesen Vorteil will ich nicht verspielen. Mir bleibt also fast nichts anderes übrig, als bei unserem Risikokapitalgeber um einen Nachschlag zu bitten. Keine Ahnung, wie das gehen soll.“
Phillip meint dazu nur: „Na, lass das doch Can Do machen!“ Laura lacht: „Deine Begeisterung für dieses Tool in Ehren, und dein Tipp fürs Hybride Projektmanagement war wirklich goldrichtig. Aber wie soll die Software hier helfen?“
Phillip erklärt es ihr: „Entscheidend ist doch, dass du dem Geldgeber – und überhaupt allen Stakeholdern – einen schnellen, einfachen Überblick über den aktuellen Projektstand und die zukünftige Entwicklung verschaffst. Fundierte Fakten, abgesicherte Prognosen: So überzeugst du ihn am besten.“
Laura ist nicht überzeugt: „Aber wie soll der Stakeholder diese Infos bekommen? Ich kann ihn ja schlecht an meine Can Do-Lizenz setzen; da kennt er sich ja nicht aus.“ – „Kein Problem: Dank der Integration von zum Beispiel MS Office ist es mit Can Do möglich, Infos verständlich darzulegen und in Formaten wie PDF oder Word-Doks zu verteilen.“
Laura stellt die Projekt-Weichen neu
Ein paar Tage darauf hat Laura zusammen mit der Geschäftsführung einen Termin bei dem Stakeholder, der über das weitere Vorgehen des Projekts bestimmt. Weil er es mit seinen finanziellen Mitteln in der Hand hat, ob das neue Tool von ACME-Teamsoft als echter Game Changer auf den Markt kommt. Noch vor kurzem hätte Laura kein so gutes Gefühl bei der Sache gehabt; aber dank der Unterstützung von Can Do hat sie auf ihrem Tablet eine saubere Präsentation von umfassenden und überzeugenden Projekt-Informationen, die schnell erfassbar dargelegt sind. Jetzt ist sie zuversichtlich, dass sie einen finanziellen Nachschlag aushandeln kann. Diese Einstellung verschafft ihr natürlich entsprechendes Selbstvertrauen – und damit einen weiteren Verhandlungsvorteil.
So ist es kaum verwunderlich, dass Laura bei ihrem Termin richtig gute Überzeugungsarbeit leistet. Sie erreicht, dass auch für die Entwicklung der neuen Schnittstelle ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung gestellt werden.
Can Do informiert die Stakeholder
Zur Versorgung der Stakeholder mit für sie relevanten Informationen verfügt Can Do über passende Schnittstellen, etwa zu MS Office. So können die Zahlen, die für weitere Entscheidungen und die Planung benötigt werden, so aufbereitet werden, dass sie der jeweilige Adressat gut erfassen und interpretieren kann. Das gilt zum Beispiel für
- Projektlisten
- Reportings
- Budgetplanung
- Kostenanalysen
- KPIs
- Meilensteintrendanalysen (MTA)
- Basisplanvergleiche
- Earned Value-Analysen
Wie geht es weiter?
Vereinfachte Projektleitung, perfektioniertes Controlling, KI-gestütztes Skill-Management, durchgängiges Qualitätsmanagement und überzeugte Stakeholder: Dank Hybridem Projektmanagement mit Can Do und Jira® hat Laura mit ihrer Projektleitung die optimalen Bedingungen geschaffen, um ihr bislang wichtigstes Projekt pünktlich ins Ziel zu bringen.
Aber wir geht’s dann weiter? Was, wenn das Produkt marktreif ist? Lassen sich die Tools von Can Do nicht auch in der folgenden Vertriebsphase nutzen? Mit diesen Fragen beschäftigt sich die Bonus-Folge unser Can Do-Erfolgsstory, die es schon bald in unserem Blog zu lesen gibt …
In der Zwischenzeit kannst du dir die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement laden. Und bei Fragen zur Map oder zum Hybriden PM stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung – nimm einfach Kontakt auf!
Can Do GmbH
Implerstraße 26
81371 München
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Telefax: +49 (89) 51265-500
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Alles unter Kontrolle – QM und Controlling sind zufrieden
Lauras Projekt: Was sagen die Mitarbeitenden?
Als Projektleiterin hat Laura seit der Umstellung auf Can Do und Jira® nur gute Erfahrungen beim Projektmanagement gemacht. Vor allem das KI-gesteuerte Ressourcenmanagement macht ihr den Alltag leichter und hat in einem Fall sogar dazu beigetragen, das Projekt vor dem Kippen zu retten.
„Das Projekt“, mit dem man bei ACME-Teamsoft das Hybride Projektmanagement einführte, ist das bislang größte Vorhaben des Softwarehauses: Es geht darum, eine Intralogistik-Verwaltungssoftware zu programmieren und damit ACME-Teamsoft einen Stück vom „Industrie 4.0“-Kuchen zu sichern. Der Aufwand dafür ist groß, und so hat Lauras Arbeitgeber nicht nur erstmals einen externen Kapitalgeber ins Boot geholt, sondern eben auch Hybrides Projektmanagement etabliert.
Nachdem das Projekt nun schon seit einiger Zeit die Spur hält und seine Meilensteine zuverlässig erreicht, findet Laura Gelegenheit, um über den Tellerrand ihrer eigenen täglichen Arbeit zu blicken und lädt andere Projektbeteiligte zu einem gemeinsamen Gespräch ein, um sich auszutauschen. Bei einem Projekt dieser Bedeutung ist es für sie wichtig, vor allem vom Qualitätsmanagement und Controlling zu erfahren, was sie vom Hybriden Projektmanagement halten.
Hybrides PM und das Qualitätsmanagement
„Was ich vom Hybriden Projektmanagement halte? Kann ich Dir sagen: Ich find’s großartig!“, eröffnet Daniel, der das QM bei ACME-Teamsoft leitet, den gemeinsamen Austausch wenige Tage später. „Und das kann ich sogar belegen. Schließlich bin ich ja auch noch für unsere älteren Projekte zuständig, die wir im laufenden Betrieb noch nicht auf Hybrides PM umgestellt haben. Und der Unterschied ist enorm: Du weißt ja, bei mir geht’s immer um das Magische Dreieck, bei dem ich Zeit, Kosten und Leistung im Griff haben und gegeneinander abwägen muss.
Bislang musste ich mir Arbeitsnachweise und Tabellen aus den unterschiedlichen Abteilungen zusammensuchen, um zumindest einen ungefähren Überblick über den aktuellen Stand eines Projekts zu haben. Mit dem Hybriden Projektmanagement und Can Do hat sich das deutlich geändert: Ich kann die aktuelle Teamleistung jederzeit direkt aus den Jira®-Daten heraus abfragen, und über die Kosten informiert mich das Reporting aus Can Do.“ Laura freut das natürlich, und sie möchte von Daniel noch wissen, ob er auch die Künstliche Intelligenz von Can Do nutzt. „Ja, klar! Das ist für mich sogar ein wichtiges Instrument geworden. Denn die KI hilft mir, die unterschiedlichen Szenarien zu bewerten, die sich ergeben, falls sich eine Spitze meines magischen Dreiecks bewegt. Das Einzige, was mich am Hybriden Projektmanagement und Can Do stört, ist: Warum haben wir es nicht schon längst eingeführt?“
Hybrides PM und das Controlling
Ganz ähnlich äußert sich Vanessa, die für das Projektcontrolling zuständig ist: „Beim Controlling habe ich grundsätzlich ganz ähnliche Erwartungen wie Daniel im QM. Bei mir kommt aber noch etwas Anderes hinzu: Im Controlling bevorzugen wir klassische Methoden wie die Netzplantechnik. Das Geradlinige, Objektive solcher PM-Techniken entspricht einfach mehr unserer Arbeitsweise. Und beim Hybriden PM kann ich bei genau diesen klassischen Techniken bleiben, während die Teams weiter agil arbeiten. Win-win, würde ich mal sagen.“ Von Laura angesprochen auf ihr Lieblings-Feature, muss Vanessa nicht lange nachdenken: „Ganz klar die Revisionssicherheit, die Can Do bei seinen Schnittstellen mitbringt! Darauf legen wir natürlich besonderen Wert.“
Zusammenfassung: Can Do Benefits für Controlling und QM
Für das Projektcontrolling und das Projekt-Qualitätsmanagement bietet das Hybride Projektmanagement mit Jira® und Can Do zahlreiche Vorzüge. Auf Seite von Can Do sind das unter anderem folgende:
- Durch Echtzeit-Abgleich mit Jira® hat das Controlling via Can Do jederzeit Einblick in die Team-Daten.
- Durch bidirektionale Schnittstellen wird Can Do in die Unternehmenssteuerung mit SAP eingebunden.
- Controlling und QM (sowie HR und Management) arbeiten im Can Do Netzplan und profitieren von dessen Risikomanagement, Budget- & Kostenverwaltung sowie Portfoliomanagement.
- Can Do macht aus grober Kapazitätsplanung eine detaillierte, phasenorientierte Planung.
- Can Do meldet drohende Probleme oder Risiken.
Alles gut also bei ACME-Teamsoft, dank Hybridem Projektmanagement mit Jira® und Can Do? Grundsätzlich schon, denn Projektleitung, QM und Controlling haben die Sache im Griff. Das Schlimmste, was dem Projekt jetzt noch zustoßen kann, wäre, dass ihm der eigene Erfolg auf die Füße fällt. Und genau das passiert in der nächsten Folge unserer Can Do-Erfolgsstory …
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So einfach kann’s gehen – Can Do wird integriert
Hybrides Projektmanagement und die IT
ACME-Teamsoft ist jung, hip, agil – aber was die IT-Infrastruktur angeht, ist man dort ganz ähnlich aufgestellt wie viele andere Wirtschaftsunternehmen auch:
- Alle Mitarbeitenden nutzen Confluence® als Unternehmens-Wiki.
- MS Office® wird wie überall sonst auch genutzt – vor allem zur Kommunikation und für Präsentationen.
- Der Vertrieb koordiniert Verkauf und Kundenbeziehungen mit Salesforce®.
- Die gesamte Unternehmenssteuerung erfolgt mit SAP®.
- Die Entwicklerteams arbeiten agil mit Jira®.
Wo ist in diesem Gebilde noch Platz, um Can Do zu integrieren – und zwar möglichst einfach und mit nur einer kurzen Unterbrechung des Tagesgeschäfts?
Teammanagerin Laura hat sich darüber bereits informiert, um ihren Admin Marcel von der Sinnhaftigkeit der Can Do-Integration zu überzeugen. Sie sorgt auch für eine wichtige Argumentationsstütze – und bringt Marcel Kuchen mit …
Can Do – der neue Nachbar in der IT-Landschaft
„Soso“, meint Marcel zwischen zwei Bissen Kuchen, „Du möchtest also eine neue Projektmanagement-Software nutzen, und ich soll sie in unsere bestehende IT integrieren?“ – „Genau!“, erwidert Laura. „Aber ihr habt doch diese tollen Tabellen-Sheets, die ich euch gebaut habe!“, meint Marcel – „Ja, und die funktionieren bisher auch ganz prima. Aber bei großen Projekten kommen wir damit an die Grenze. Und für sauberes Controlling oder vernünftiges Ressourcenmanagement sind sie auch nicht geeignet. Vor allem, wenn wir weiter skalieren wollen, ist Hybrides Projektmanagement unverzichtbar. Außerdem – solltest nicht gerade du als unser Admin Interesse an Automatisierungen und KI haben?“ Laura hofft, dass Marcel diesen Köder schluckt. Aber er bleibt skeptisch:
„Moment mal. Was soll das sein, dieses Hybride Projektmanagement?“ Laura kennt die Frage natürlich bereits von anderen Kollegen und hat die Antwort parat. „Hybrides Projektmanagement bedeutet, dass einerseits unsere Projekt-Teams weiter agil bleiben können. Andererseits erhalte ich als Projektmanagerin aber bewährte klassische Tools wie die Netzplantechnik, um Projekte optimal zu steuern und unsere Stakeholder mit bestens aufbereiteten Infos zum Projektstand zu versorgen. Das versteht man unter hybriden Projekten.“ „Und das geht? Interessant“, räumt Marcel ein. „Aber wo soll dieses Can Do dann bei uns andocken?“ Auch darauf ist Laura vorbereitet und zeigt Marcel auf ihrem Tablet die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement von Can Do. „So kann das auch bei uns aussehen.“ Marcel liest, vergrößert und wischt – und währenddessen murmelt er seine Fragen vor sich hin.
„Es gibt also eine Anbindung zu SAP®?“ – „Yepp.“
„Auch Salesforce® oder Microsoft Office® können wie gewohnt weiter genutzt werden?“ – „Genau.“
„Unsere Jira®-Instanzen bleiben am Laufen?“ – „Richtig.“
„Ich kann auch Eigenentwicklungen anbinden?“ – „Ja, auch da machen Web Services und XML-Interface vieles möglich.“
Marcel ist durchaus begeistert, gibt das aber erst einmal nicht zu. „Schön und gut, aber um das alles am Start zu haben, muss ich Can Do ja erst einmal implementieren …“ Laura lacht. „Und das, mein Lieber, ist überhaupt das Beste!“ Sie reicht ihm noch ein Stück Kuchen und beginnt zu erklären.
Der Can Do Jira® Migrator und dein Admin: beste Freunde!
Laura zeigt mit dem Finger auf eine Stelle der Overview Map. „Das hier ist die Schnittstelle, auf die es ankommt: nämlich die zwischen Jira® und Can Do. Die Herausforderung ist, dass unsere Teams nahtlos mit Jira® weiterarbeiten können und alle dort eingegebenen Daten in Echtzeit mit Can Do abgeglichen werden. Für eine schnelle Integration verfügt Can Do über einen eigenen Jira® Migrator. Der erledigt das Wichtigste automatisch – sogar bei mehreren Jira®-Servern. Und auch die restlichen Anbindungen und Verknüpfungen sind ein Klacks … vor allem für Dich.“ Marcel lacht. „Du und dein Kuchen, ihr habt gute Argumente. Ich glaube, in drei Monaten –…“ Laura unterbricht ihn. „Du hast leider nur zwei Wochen. Aber glaub mir, das genügt.“ Marcel schaut verdrossen drein, aber Laura sieht ihm an, dass er die Deadline für machbar hält.
Can Do läuft … und keiner merkt’s. Außer dir.
Zwei Wochen später treffen sich Marcel und Laura wieder. „Na zufrieden?“, fragt Marcel. „Sagenhaft!“, freut sich Laura. „Seit vorgestern arbeite ich mit Can Do, aber außer dem Projektmanagement hat das noch keiner mitbekommen. Einfach, weil der Rest wie gewohnt weiterläuft! Morgen kann ich alle Projektbeteiligten und die Stakeholder informieren, dass wir bereits seit einigen Tagen Hybrides Projektmanagement umsetzen – unterm Radar, quasi. Die werden staunen! Aber natürlich werden jetzt auch alle genauer hinsehen. Kann also schon sein, dass du in der nächsten Zeit noch Anfragen oder Optimierungswünsche bekommst.“
„Kein Thema“, erwidert Marcel. „Solange du Kuchen mitbringst …“
In der nächsten Folge der Can Do Erfolgsstory blickst du Laura beim täglichen Einsatz von Can Do über die Schulter. Und du erlebst mit, wie sie durch ihre erste größere Projektkrise steuert. In der Zwischenzeit kannst auch du dir die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement laden. Und bei Fragen zur Map oder zum Hybriden PM stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung – nimm einfach Kontakt auf!
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„Wenn’s knapp wird, hilft die KI“ – Can Do erlebt seine Feuerprobe
Lauras Projekt kommt in Schieflage
Laura kennt das natürlich aus dem Projektalltag in der Software-Programmierung: Immer wieder kommt es zu kleineren Störungen in Projektablauf. Ehrlich gesagt, war das in der leicht chaotischen Truppe von ACME-Teamsoft sogar Alltag. Da wurde schon mal ein Meilenstein gerissen oder eine Produktveröffentlichung verschoben …
Bei ihrem derzeitigen Projekt, dem bislang größten in der Unternehmensgeschichte, soll das aber nicht passieren. Und bis heute lief’s auch bestens: Ihre agilen Teams arbeiten wie gewohnt nach Scrum, und Jira® gibt alle erfassten Daten über eine Schnittstelle direkt an Can Do weiter. Dort kann Laura den aktuellen Projektstand und die weitere Planung nach klassischen Methoden, wie der Netzplantechnik, auswerten.
Aber jetzt ist etwas passiert, dass sich jeder Kontrolle und Planung entzieht: Zwei Entwickler sind am gleichen Tag erkrankt und wurden für mindestens eine Woche krankgeschrieben. Kurz nach Eingabe dieser Ausfälle wird Laura dann auch von der Echtzeit-Risikoanalyse in Can Do gewarnt: Wenn sie nicht umgehend handelt, kann das nächste Projektziel nicht erreicht werden. Aber was soll sie tun?
Can Do bringt Lauras Projekt wieder auf Kurs
Nach dem ersten Schreck entspannt sich Laura erstmal: Schließlich hat man ihr damals in der Live-Demo versprochen, dass die KI von Can Do von sich aus Handlungsempfehlungen gibt, um Projekte aus einer Risiko-Situation zu führen. Voraussetzung für diese gewissermaßen automatisierte Problemlösung sei eine sauber geführte Skill-Datenbank aller am Projekt Beteiligten. Um diese hat sich Laura auch gleich nach Einführung von Can Do gekümmert, und so wartet sie ab, was passiert. Und tatsächlich: Can Do empfiehlt ihr, Mitarbeitende aus zwei anderen Projekten noch zusätzlich in ihrem Projekt mithelfen zu lassen. Laura weiß, dass sie sich auf diese Empfehlung auch verlassen kann: Can Do managet Personalressourcen nicht einfach auf Zeitbasis, sondern berücksichtigt auch die Skills der Einzelnen. So werden Lauras Projekt nur Mitarbeiter zugeführt, die auch wirklich hilfreich sind.
Außerdem verwendet Can Do beim Ressourcenmanagement ein Zeitmodell, das nicht von starren Mustern im Sinne von „X Stunden pro Tag bzw. Woche und Person“ ausgeht, sondern Arbeitszeiten flexibel und realitätsnah verwaltet. Auf dieses Weise lassen sich alle Ressourcen bestmöglich nutzen.
Laura sieht sich also die Handlungsempfehlung von Can Do an. Hier und da justiert sie noch ein wenig nach, und ein Meilenstein darf nach hinten rücken. Aber dann ist sie zufrieden, und die Risikoanalyse von Can Do steht wieder auf Grün. Ganz ohne Stress.
Can Do Jira® unterstützt Laura nicht nur bei Problemen
Die KI-unterstützten Handlungsempfehlungen von Can Do sind nützlich, wenn ein Projekt in eine riskante Phase rutscht. Can Do spielt seine Stärken jedoch nicht nur in Problemsituationen aus, sondern auch im ganz normalen Projektalltag. Von diesen Stärken hat Laura auch bereits profitiert, und diese sind u.a.:
- ca. 40% weniger Planungs- und Steuerungsaufwand im Vergleich zu ihrer vorherigen Tätigkeit
- hybride Planung mit einem Kapazitätsbild, das der tatsächlichen Ressourcenplanung entspricht
- Planung mit praxisnahen, ungenauen Vorgaben wie „im ersten Quartal“
- Klassische Planung mit Phasen und Meilensteinen auf einer Zeitachse für agile Teams
- Exakter Überblick über das gesamte Projekt
- Die Phasen der Can Do-Projekte werden einmalig mit Epics verbunden und laufend aus Jira® heraus aktualisiert
Für Laura und ihr Projektmanagement war der Wechsel weg von ihren alten Tabellen-Charts und hin zu Can Do also eine goldrichtige Entscheidung. Und auch ACME-Teamsoft als Unternehmen profitiert – weil Projekte verlässlicher, transparenter und realistischer planbar werden. Nicht zuletzt sind auch die anderen Stakeholder, wie Auftraggeber oder externe Kapitalgeber, Nutznießer von Can Do. Wieso das so ist und welche Auswirkungen das auf Lauras Projekte hat, erfährst du in der nächsten Folge der Can Do Erfolgsstory …
In der Zwischenzeit kannst auch du dir die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement laden. Und bei Fragen zur Map oder zum Hybriden PM stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung– nimm einfach Kontakt auf!
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