Künstliche Intelligenz im Projektportfoliomanagement
Künstliche Intelligenz im Portfoliomanagement
Prinzipiell lässt sich das Portfoliomanagement in zwei Hauptbereiche unterteilen: Zum einen in die Simulation von Projekten, die noch nicht genehmigt sind und sich in der Planungs- oder Ausschreibungsphase befinden. Zum anderen die Überwachung laufender Projekte im Portfolio, was auch als Leitstandfunktion bezeichnet wird, bei dem man den Fortschritt bestehender Projekte in Echtzeit verfolgt. Beide Bereiche konzentrieren sich auf das Management von Ressourcen – den Menschen, die für die Durchführung der Projekte entscheidend sind.
Warum sollten Sie sich das anschauen? Hier sind drei gute Gründe:
Hier sind drei gute Gründe:
- Optimierung der Projektperformance: Erfahren Sie, wie KI-Technologien Ihnen dabei helfen können, Ihre Projekte effizienter zu planen, zu überwachen und zu steuern. Mit präzisen Prognosen und datengestützten Entscheidungen maximieren Sie die Performance Ihres Portfolios.
- Effizientere Ressourcennutzung: Entdecken Sie, wie Sie mithilfe von KI-gestützter Software Ihre Ressourcen optimal einsetzen können. Von der Teamzusammensetzung bis zur Ressourcenallokation – KI ermöglicht eine effiziente Nutzung Ihrer knappen Ressourcen.
- Zukunftssicherheit: Bleiben Sie mit den neuesten Entwicklungen im Portfoliomanagement auf dem Laufenden und positionieren Sie sich für die Zukunft. Die Integration von KI in Ihr Management-Toolkit ist entscheidend, um auch in einer sich ständig verändernden Geschäftswelt erfolgreich zu sein.
Hier geht´s zur Webinar Aufzeichnung
Fazit
Die Zukunft des Portfoliomanagements ist KI-gestützt! Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Portfoliomanagement ist unverzichtbar geworden, da Effizienz und Präzision immer wichtiger werden. Unsere Websession bietet Ihnen einen faszinierenden Einblick in diese Zukunft und zeigt auf, wie Sie von den Vorteilen der KI profitieren können.
Can Do GmbH
Implerstraße 26
81371 München
Telefon: +49 (89) 51265-100
Telefax: +49 (89) 51265-500
http://www.can-do.de
Customer Care & Sales
E-Mail: sawanakusnaw@can-do.de
Wie Sie Ihre knappen Ressourcen effizient einsetzen
Wie Sie Ihre knappen Ressourcen effizient einsetzen
Eine der zentralen Fragen, die wir in diesem Webinar adressieren, lautet: "Wer macht was wann?" Diese Frage mag auf den ersten Blick einfach erscheinen, doch ihre Bedeutung ist weitreichend. Der Ausfall einer einzigen Schlüsselressource kann einen Dominoeffekt nach sich ziehen und das gesamte Projektportfolio eines Unternehmens gefährden. In unserer Webinar-Aufzeichnung tauchen wir tief in diese Thematik ein und zeigen, wie Sie mit Hilfe der fortschrittlichen Technologie von Can Do diesen und anderen Herausforderungen im Projektmanagement effektiv begegnen können.
Was erwartet Sie in der Aufzeichnung?
Diese Aufzeichnung bietet einen umfassenden Einblick in die nächste Generation des Ressourcen- und Projektmanagements. Sie eignet sich hervorragend für alle, die ihr Know-how erweitern und herausfinden möchten, wie sie die Herausforderungen in der Welt des Projektmanagements mit Hilfe von KI-basierter Software meistern können.
- Tiefe Einblicke in die Can Do Software: Lassen Sie sich von Thomas Schlereth, CEO und Leiter der Entwicklung bei Can Do, durch eine interaktive Live-Demo führen. Er zeigt Ihnen, wie Sie die Planung und Steuerung Ihrer Projekte mit unserer Software optimieren können.
- Vorabsimulation von Projekten: Erfahren Sie, wie Sie dank unserer Software nur jene Projekte starten, die auch wirklich realisierbar sind, und so Ihre Ressourcen optimal einsetzen.
- Realistische Planung trotz ungenauer Daten: Entdecken Sie, wie Sie mit der Can Do Software auch bei ungenauen Daten zuverlässige Planungen erstellen können.
- Globale Kapazitätsplanung: Lernen Sie, wie unsere Lösung Ihnen hilft, die Kapazitätsplanung global und standortübergreifend unter Berücksichtigung der Mitarbeiter-Skills durchzuführen.
- KI-basierte Handlungsempfehlungen: Sehen Sie, wie die Software Ihnen hilft, Risiken zu verringern und effizienter zu arbeiten, indem sie intelligente Handlungsempfehlungen bietet.
Hier geht´s zur Webinar Aufzeichnung
Umfrageergebnisse
Zu Beginn des Webinars wurde eine Umfrage unter den Teilnehmenden durchgeführt, an der sich 53% beteiligten. Die drei zentralen Erkenntnisse dieser Umfrage sind:
- Ein beträchtlicher Anteil (46%) der Teilnehmenden hat zwar einen Überblick über die Mitarbeiterauslastung, doch dieser ist manuell erstellt und daher nicht vollständig belastbar.
- Eine überwältigende Mehrheit (87%) sieht in Ressourcenengpässen ein gravierendes Risiko für den Erfolg von Projekten.
- Nahezu die Hälfte (46%) gibt an, dass neue Projekte auch bei vorhandenen Kapazitätsüberlastungen genehmigt werden.
Fazit
Nutzen Sie die Chance, sich durch das Webinar auf den neuesten Stand der Technik im Bereich Projekt- und Ressourcenmanagement zu bringen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann dies ein entscheidender Schritt sein, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und zu stärken.
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KI im Projektmanagement: Jetzt E-Paper downloaden
KI ist jetzt auch kein ganz neues Phänomen mehr – auch, wenn sie noch am Anfang ihrer Möglichkeiten steht. Und während so manches PMO noch überlegt, ob und wie es KI in die tägliche Arbeit integrieren kann, hat Can Do bereits die nächste Generation seiner seit vielen Jahren genutzten eigenen KI im Einsatz. Bei Can Do, genauer beim Leiter der Entwicklung und CEO Thomas Schlereth, findet sich also eine ganze Menge an Expertise zum Thema "Künstliche Intelligenz im Projektmanagement". Sein Wissen und seine Erfahrungen mit der unternehmenseigenen KI hat er nun in einem Paper zusammengefasst. Darin geht er natürlich insbesondere auf die typischen Themen des Projektmanagements ein.
Worum geht’s in dem Paper?
Vor allem behandelt Thomas Schlereth die praktisch umsetzbaren Aspekte Künstlicher Intelligenz für das Projektmanagement – und wie man deren Vorteile ganz einfach ins Projektmanagement integriert. Es erwartet Sie also keine theoretische Abhandlung, sondern ein ganz klare Bewertung der Möglichkeiten von KI, praxisnahe Beispiele ihres Einsatzes – und auch eine Einschätzung, wo KI nur begrenzten Nutzen bringt.
Ein Spoiler sei erlaubt: In diesem Paper kommt Thomas Schlereth zu dem vielleicht überraschenden Schluss, dass ausgerechnet Künstliche Intelligenz vor allem dabei hilft, menschliches Potential besser auszuschöpfen und menschliche Fehleinschätzungen zu minimieren. KI ist also nicht gekommen, um im Projektmanagement Menschen zu ersetzen – sondern ihren persönlichen Beitrag zum Gelingen von Projekten hervorzuheben.
Zur Übersicht über das, was Sie erwarten dürfen, hier drei Punkte aus dem Inhaltsverzeichnis:
- Was bedeutet KI in der Praxis des Projektmanagements?
- KI und Projektplanung: So läuft’s am besten
- Wo hat KI ihre Grenzen im Projektmanagement?
tl; dr
Zwei Wege führen zum Profi-Wissen über Künstliche Intelligenz im Projektmanagement: Der Download unseres Papers oder eine Session mit den Consultants von Can Do!
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Multiple Skill Kombinationen mit Can Do
Was sind Skills in der Ressourcenplanung?
Skills sind die spezifischen Fähigkeiten und Kenntnisse, die Mitarbeitende in ein Projekt einbringen. Sie reichen von technischen Kompetenzen über Soft Skills bis hin zu spezialisiertem Branchen- und Fachwissen. In der Ressourcenplanung, wie Can Do sie umsetzt, geht es darum, nicht nur Personen für Projekte zu finden – sondern Skills unternehmensweit zu identifizieren und strategisch einzusetzen.
Die Bedeutung von Skill Kombinationen
Die richtige Mischung von Skills kann ein Projekt vorantreiben. Ein Team, das sowohl über starke technische Fähigkeiten als auch über ausgeprägte kommunikative Kompetenzen verfügt, ist oft effektiver als ein einseitig talentiertes Team. Diese Kombination fördert Innovation, Problemlösung und effektive Kommunikation im Team – und bringt mehr Drive sowie Qualität in Ihre Projekte.
Tools zur Ressourcenplanung
Digitale Tools wie die professionelle Ressourcenmanagement-Software Can Do können eine große Hilfe sein: Sie ermöglichen es, Skills zu kategorisieren, Verfügbarkeiten zu überwachen und Teams basierend auf Projektanforderungen zusammenzustellen. Ein ganz entscheidender Punkt ist die Kapazitätsbetrachtung der Skills und möglichen Skillkombinationen. Nur so besteht die Möglichkeit, die verfügbaren Kapazitäten optimal zu verteilen.
Herausforderungen und Best Practices
Die Ressourcenplanung ist nicht ohne Herausforderungen. Dazu gehören das Erkennen verborgener Talente und das Ausbalancieren von Teams. Best Practices, wie regelmäßige Skills-Audits und flexible Teamstrukturen, können helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen. Nicht zuletzt kann auch die Unterstützung einer KI, wie sie Can Do bietet, die Ressourcenplanung und das Ressourcenmanagement deutlich vereinfachen.
Zukunftstrends in der Ressourcenplanung
Die Welt verändert sich ständig, und mit ihr die Skills, die in der Arbeitswelt gefragt sind. Bleiben Sie am Puls der Zeit, indem Sie Trends wie KI, Remote-Arbeit und interdisziplinäre Skills im Auge behalten. Je mehr Skills Sie katalogisieren und je besser Sie die Entwicklung weiterer Skills planen (z.B. durch Lehrgänge und Schulungen), umso gezielter können Sie auf die Herausforderungen der Projekte-Zukunft reagieren. Auch die Förderung und Entwicklung von Skills, die später einmal gebraucht werden, gehören zur sinnvollen Ressourcenplanung dazu!
Fazit
Die effektive Nutzung von Skills und Skillkombinationen in der Ressourcenplanung ist eine Kunst, die gelernt und verfeinert werden muss. Es geht darum, die Stärken Ihres Teams zu erkennen und sie so zu kombinieren, dass sie sich gegenseitig ergänzen und verstärken. Mit den richtigen Techniken und Tools können Sie Ihr Projektmanagement auf die nächste Stufe heben. Je größer die einzelnen Projekte werden und je umfangreicher das gesamte Portfolio ist, umso schwieriger ist es, alle verfügbaren Skills im Unternehmen auszumachen, zu fördern und passend einzusetzen. Hier hilft Künstliche Intelligenz, den Überblick zu behalten und Skills auch unternehmensweit / abteilungsübergreifend zu verteilen.
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Die nächste KI-Generation in Can Do ist jetzt für alle User verfügbar
1. Was ist das für eine KI?
Die bisherige KI, die Handlungsempfehlungen ermittelt, ist ein Rule-Based-System mit einem sehr schwachen Lernbereich. Die neue KI dagegen ist vollständig lernfähig und gehört eher zur Kategorie Machine Learning (ML). Genauer: Diese KI funktioniert nach dem IRL (Inverse Reinforcement Learning) Verfahren und lernt von den Anwender:innen.
2. Was ist die Problemstellung bei Ressourcenplanung Tools?
Ein Lösungsansatz für die Projektleitenden im Falle einer überlasteten Ressource ist es, eine andere Person für die Arbeit zu verplanen. Allerdings muss diese Person verschiedene Kriterien erfüllen, damit sie in Frage kommt. Dies sind beispielsweise ausreichende Verfügbarkeit und – vor allem – die notwendigen Fähigkeiten, die Arbeit anstelle einer anderen Person zu übernehmen.
Can Do ist zwar auch eine Skill Management Software, und alle Ressourcen können Skills besitzen. Auch ist es möglich, dass der Projektleitende bei der Zuweisung der Ressource angibt, welche seiner vielen Skills der Mitarbeitende ausführt. Allerdings ist das den Projektmanager:innen oft schlicht zu aufwendig.
Can Do muss also selber herausfinden, welche Person eine andere Person im Falle eine Überlastung ersetzen kann.
Die Abbildung zeigt, dass die KI in dem gesamten Projekt zwei Überlastungen gefunden hat, bei denen die "alte" KI zum "sofortigem Eingreifen" rät.
3. So ermittelt die KI die alternative Ressource
Innerhalb der ersten Schichten der KI sind von uns bereits erste Lernmodelle fest definiert worden. Dies soll verhindern, dass die KI bei der Suche nach Alternativen sämtliche Ressourcen eines Unternehmens berücksichtigt. Bei Installationen mit z.B. 4.500 Anwendern würde das viel zu lange dauern und die Ergebnisse wären fraglich. Daher geht die KI beispielsweise davon aus, dass Personen in der gleichen Abteilung möglicherweise auch über ähnliche Fähigkeiten verfügen. Es gibt noch weitere Annahmen, die der KI helfen, gezielter zu suchen.
3.1 Was ist dann der konkrete Vorschlag?
Die KI hat eine alternative Person ermittelt und deren Verfügbarkeit simuliert. D.h., wenn die alternative Person in Frage kommt und eingesetzt wird, ist die Risikosituation besser als aktuell. Der Vorschlag ist also eine alternative Person, von der die KI vermutet, dass diese Person die Arbeit auch ausführen kann und ausreichend verfügbar ist.
4. Wie ist die Vorgehensweise für Projektplaner:innen?
Die unteren Schichten in Can Do ermitteln und bewerten das Überlastungsrisiko. Sie sprechen eine Empfehlung, z.B. "Eingreifen", aus. Der Projektplanende kann sich nun für dieses spezielle Risiko eine Alternative vorschlagen lassen. Diese kann er akzeptieren (replace) und die aktuelle Risikoressource in diesem Arbeitspaket durch die neue Ressource ersetzen lassen. Dabei wird bereits geleistete Arbeit berücksichtigt.
Lehnt er den Vorschlag der KI ab, wird ihm oder ihr eine weitere Ressource vorgeschlagen. Diese kann genauso gut geeignet sein, aber nicht besser. Es werden maximal 5 Ressourcen vorgeschlagen. Werden alle Vorschläge durch die Projektleitung abgelehnt, ist die KI am Ende ihrer Möglichkeiten und kann hier nicht mehr weiterhelfen.
Der Button unten "KI fragen" löst die neue KI aus: Die KI beginnt nun, alternative Personen zu finden und simuliert auch, ob die Kapazität ausreicht. Wird eine Ressource gefunden, wird diese angezeigt.
4.1 Wie entwickelt sich die KI weiter?
Die Einschätzung, ob eine Person die Arbeit einer anderen Person übernehmen kann, wird am besten durch die Menschen getroffen. Wenn der Projektleitende also einen Vorschlag annimmt oder ablehnt, lernt die KI von ihm. Im Laufe der Zeit lernt die KI die Personen im Unternehmen quasi immer besser kennen und macht immer bessere Vorschläge.
5. Was sind die Vorteile für die Anwender:innen?
Diese Liste ist extrem lang, hier nur eine spontane Aufzählung:
- Zeitersparnis: Die Projektleitung muss nicht selbst recherchieren, welche Ressourcen verfügbar sind.
- Wissen: Projektleitende haben nicht den Überblick über die Fähigkeit aller Ressourcen im Unternehmen; schon gar nicht, wenn das Unternehmen global aufgestellt ist. Die KI bekommt dieses Wissen und schlägt Personen vor, auf die der Projektleitende vielleicht gar nicht gekommen wäre.
- Qualität: Für die Projektleitung wird es wesentlich einfacher, Ressourcenüberlastungen zu lösen und somit das Projekt zu stabilisieren.
- Gleichmäßigere Auslastung: Typische Ressourcen, die immer überlastet sind, können entlastet werden.
- Einfacher Einstieg für neue Mitarbeitende in der Projektleitung: Dieser Personenkreis kennt die Ressourcen einer Firma noch nicht gut – die KI schon.
- Weiterführende Analysen: Beispielsweise können Schlüsselressourcen identifiziert werden.
Weitere Anwendungsbereiche werden in den nächsten Monaten erschlossen.
5.1 Die neue KI hat sich schon bewährt
Wir haben das Modell nun 4 Monate bei uns selbst und bei ausgewählten Kunden aktiviert und verwendet. Das Ergebnis ist erstaunlich: Bereits nach 2-3 Wochen sind die Alternativen, die das neuronale Netz vorschlägt, so gut, dass in 80% der Fälle die ersten beiden Vorschläge von den Projektmanagern oder Abteilungsleitern übernommen werden. Wir hatten mit einer deutlich längeren Trainingszeit gerechnet.
Die Zeitersparnis für die Anwender wird als erheblich eingestuft. Manche Projektmanager berichten von 1-2 Stunden Einsparung pro Woche.
Andere Verantwortliche zeigten sich etwas enttäuscht, da die KI manchmal keine Vorschläge macht. Dies liegt aber eben dran, dass alle Ressourcen, die den überlasteten Mitarbeiter ersetzen könnten ,selbst voll ausgelastet sind. Hier fehlt einfach Personal oder die Zeit ist zu knapp geplant. Hier muss selbst diese künstliche Intelligenz aufgeben, da ist menschliche Intelligenz und Kreativität gefragt.
Wir haben auch die Trainingsdaten in ausgewählten Fällen zurückgesetzt, auszuschließen, dass es sich um Zufall handelte. Das Ergebnis war aber in einer zweiten Trainingsrunde ebenfalls überzeugend.
Diese KI wird nun bis Ende des Jahres in allen relevanten Apps zur Verfügung gestellt (Staffer, Tabellenplaner, Me-App etc.).
6. Was wird die nächste Generation der KI können?
Wir beginnen nun dieses Modell zu erweitern. Es werden einige Funktionserweiterungen vorgenommen, die dem Anwender ermöglichen, nicht nur aus den Vorschlägen zu wählen, sondern selbst Vorschläge zu unterbreiten.
Weiterhin werden wir an einem Modell arbeiten, das dieses Netz als Grundlage hat. Dabei geht es im Wesentlichen darum, dass der Planungsschritt aus einer generischen Planung mit Abteilungen und Fähigkeiten (Skills) eine kopfscharfe Planung zu machen durch KI unterstützt wird.
Author:
Thomas Schlereth
Als Mitglied der Geschäftsführung verantwortet Thomas die operative Leitung der Entwicklung inklusive Konzeption, Design und Weiterentwicklung der Software. Ebenfalls berät er Kunden über Best Practices und begleitet den Roll-Out.
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Der Can Do Jahresrückblick 2023
Gespräch mit Thomas Schlereth, CEO bei Can Do
Thomas, steigen wir mal ganz allgemein ein: Was sind Deine Eindrücke, wenn Du auf die letzten Monate zurückblickst?
Wir merken bei Can Do den gestiegenen Druck auf die Unternehmen: Die digitale Transformation erfordert immer mehr Projekte mit immer weniger Mitarbeitenden in den Firmen. Dadurch sind die Anforderungen an effiziente und realistische Planungen erheblich gestiegen. Wir merken das an den um ein Vielfaches gestiegenen Anfragen bezüglich unserer PM-Software. Für mich als CEO ist das natürlich erfreulich.
Gute Gründe für allgemein gute Laune … Aber, um konkreter zu werden: Was war Dein persönliches Highlight 2023?
Die deutliche Steigerung unserer Kunden- und Anwenderzahl habe ich ja erwähnt. Besonders beeindruckt hat mich die Veröffentlichung der zweiten Generation unserer KI, die auf neuronaler Basis alternative Personen für überlastete Ressourcen vorschlägt. Ich benutze das selbst, und es spart mir locker 2-4 Stunden pro Woche an Arbeit.
Hört sich spannend an! Was macht diese Weiterentwicklung der KI von Can Do denn so außergewöhnlich?
Wir haben bereits vor Jahren das System auf Ressourcenmanagement optimiert. Damals und heute sind die meisten Systeme im Markt "Dokumentationsanwendungen", da wird wenig gerechnet. Unser System war hier anders und hat sich auf menschliches Verhalten, ungenaue Daten und Künstliche Intelligenz konzentriert. Das wurde von anderen zunächst unterschätzt – und heute sind wir führend im Bereich des Skill- und Ressourcenmanagements, nicht nur für Projekte.
Und wie wirkt sich das auf Anwenderseite aus? Hast Du dafür konkrete Praxisbeispiele?
Die Algorithmen simulieren, wie ein Mensch sich bei paralleler Arbeit organisiert. Was kann er überhaupt schaffen? Die Planer müssen also nicht genau vorgeben, wie die Menschen arbeiten sollen, sondern setzen nur Ziele für die Leute. Wenn es nicht geht, warnen wir, und die Überlastung der Mitarbeitenden wird deutlich geringer.
Die KI unterstützt die Anwender mit konkreten Vorschlägen, die auch ein Mensch ermitteln könnte. Manuell würde so etwas aber 1-2 Stunden pro Problem dauern, während die KI das in weniger als 2 Sekunden schafft. So wird erhebliche Arbeitszeit eingespart, und die Projektmanager können sich auf wichtige Dinge im Projekt und im Team kümmern.
Wann wird die "KI 2.0" komplett ausgerollt?
Dies ist für die Cloud-Kunden bereits passiert. Alle On-premise-Kunden erhalten im Rahmen regulärer Updates die neue KI in den nächsten Updatezyklen. Bis Ende des 1. Quartals 2024 sollten alle Anwender mit dieser KI arbeiten können.
Mit der neuen KI hat Can Do mächtig vorgelegt. Da stellt sich die Frage: Gibt es auch 2024 Neuerungen, oder geht der Kurs Richtung Konsolidierung? Müssen sich die Kundinnen und Kunden vielleicht zunächst mit dem neuen Feature vertraut machen?
Alle Algorithmen und Künstliche Intelligenzen orientieren sich am realen Arbeitsverhalten der Menschen. Der Aufwand liegt hier eher im Server, für den Anwender oder die Anwenderin bedeutet das einen oder zwei Buttons. Es gibt hier quasi nichts zu lernen.
Was Neuigkeiten angeht: Wir arbeiten an mehreren Themen parallel. Wir werden in Q1 die Funktionen der Alternativen-KI erweitern, da wir hier hierzu hilfreiche Anregungen von Anwendern erhalten haben. Die anderen Themen sind noch nicht spruchreif; hier geht es immer darum, dass wir mit dem KI-Modell viele Antworten bekommen, aber manchmal die Fragen dazu noch nicht kennen. Konkret: Was ist der Nutzen? Das klingt komisch, ist aber ein wesentlicher Aspekt bei der Entwicklung solcher Modelle.
Auch, wenn die KI-Evolution ganz vorne steht: Was gibt es noch aus 2023 zu berichten?
Das starke Wachstum in 2023 wird uns technisch dadurch leicht gemacht, dass quasi alle Neukunden die Cloud-Variante verwenden. Inhouse-Installationen werden kaum noch nachgefragt. An unserem Lizenzmodell SaaS kann es nicht liegen, weil das auch für Inhouse-Installationen angeboten wird. Vor 3-5 Jahren war diese Situation noch völlig anders.
Ebenfalls geändert hat sich das Verfahren, wie ein Can Do-System in den Unternehmen ausgerollt wird. Vor 2-3 Jahren wurde alle Anforderungen theoretisch vorher dokumentiert, getestet, die Software angepasst etc. Die Anwender kamen erst, wenn das System fertig war. Das war immer ein langer, aufwendiger und fehlerbehafteter Prozess.
Heute wird agil ausgerollt. Wir haben die ersten Anwender am ersten Tag des Projekt bereits auf dem System. Es wird sofort mit Echtdaten parallel zu den alten Systemen gearbeitet. Jede Woche werden neue Anwendungsfälle eingeführt und trainiert. So ist die Lösung viel früher produktiv und es wird auch wirklich nur das gemacht, was einen Nutzen bringt. Diese agile Vorgehensweise hat sich völlig durchgesetzt.
… und wie sieht die strategische Ausrichtung für die Zukunft aus?
Wir müssen die große Menge der Neukunden auch auf hohem Niveau unterstützen können. Daher wachsen wir und stellen neue Leute ein. Da wir immer mehr Anfragen aus dem Ausland bekommen, werden wir uns auch strategisch mit Partnern positionieren. Und klar ist: Wir wollen die KI auch im nächsten Jahr deutlich erweitern, um die Anwender:innen immer mehr zu entlasten.
Der Jahresschluss ist die Zeit der Wünsche! Was wünscht Du Dir in Bezug auf Can Do?
Die Wirtschaft in unseren Zielmärkten verändert sich dramatisch. Das Thema Künstliche Intelligenz, die Energiewende und Veränderungen in der Globalisierung stellen große Herausforderungen für die Unternehmen dar. Ich wünsche mir, dass wir weiter durch Innovation, Mut und technologische Weiterentwicklungen die Firmen begleiten. Der Schwerpunkt wird sicher die Künstliche Intelligenz sein, und wir werden unsere ethischen Regeln, die wir verfolgen, immer konsequent umsetzen.
Thomas, vielen Dank für die interessanten Einblicke und das offene Gespräch!
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Portfolio vs. Programm
Wir bewerben Can Do, unsere Projektmanagement-Software mit KI, ja oft mit ihrer ausgesprochenen Fähigkeit, selbst umfangreichste Portfolios problemlos im Griff zu behalten – beginnen wir also damit …
1. Portfolio
Im Kontext des Projektmanagements bezieht sich ein Portfolio auf eine Zusammenstellung von Projekten, Programmen sowie anderen Aktivitäten, die von einer Organisation oder einem Unternehmen verwaltet werden. Ein Portfolio kann eine Vielzahl von Informationen enthalten, wie zum Beispiel Projektbeschreibungen, Ziele, Ressourcenallokation, Budgets und Erfolgskennzahlen.
Wird ein solches Portfolio von einer leistungsstarken PM-Software wie Can Do kontrolliert, so können Projektmanager:innen den Überblick über alle laufenden oder geplanten Aktivitäten behalten. Im Falle von Can Do werden sie sogar von einer KI dabei unterstützt, Entscheidungen über Prioritäten, Ressourcenverteilung und Risikomanagement zu treffen. Ein gut gemanagtes Portfolio hilft auch dabei, die Leistung und den Fortschritt der einzelnen Projekte zu verfolgen und zu bewerten. Ein Portfolio …
- bildet die Gesamtheit der Projekte und Initiativen in einem Unternehmen ab.
- sollte vom Projektmanagement so gesteuert werden, dass all seine Projekte und weiteren Inhalte die Unternehmensstrategie stützen und voranbringen.
- muss so geführt werden, dass aus der Vielzahl der Projekte und Programme stets diejenigen im PM-Fokus stehen, deren erfolgreicher Abschluss zum momentanen Zeitpunkt wichtig ist (erfahren Sie mehr darüber wie Portfolios in Can Do visualisiert werden).
- braucht eine sinnvolle Ressourcenplanung und -verteilung, um seine Projekt- und Planungsziele verfolgen zu können.
2. Programm
Ein Programm hingegen bezieht sich auf eine Gruppe von zusammenhängenden Projekten, die gemeinsam verwaltet werden, um bestimmte Ziele zu erreichen. Programme sind in der Regel komplexer als einzelne Projekte und erfordern eine koordinierte Planung und Durchführung. Programme …
- sind die nächstkleineren Strukturen, die in einem Gesamtportfolio gesammelt werden.
- bilden eine ordnende Klammer um Projekte, die inhaltlich bzw. strategisch zusammengehören.
- sind gerade in sehr großen Portfolios mit vielen Einzelprojekten unerlässlich, um den Überblick zu behalten.
- erfordern je nach ihrem Umfang einen eigenen Programm-Manager.
3. Projekt
Ein Projekt ist der kleinste Baustein, auf den sich die hier vorgestellte "Dreier-Struktur" herunterbrechen lässt. Im hochdynamischen Umfeld eines Portfolios bilden Projekte eine verlässliche Größe – mit einem definierten Anfang und Ende, einem Projektziel, einem Budget sowie ihnen zugeordneten Ressourcen. Diese Klarheit verlieren Projekte jedoch oftmals im Arbeitsalltag: Meilensteine müssen verschoben werden, Ressourcen fallen aus, Budgets werden überschritten. Umso wichtiger ist, dass eine Projektmanagement-Software auch diese vermeintlich kleinen Elemente im Blick und im Griff behält. Projekte …
- wirken sich bei Abweichungen erst auf ihr Programm und dann auf das Portfolio aus.
- sind die Stellschrauben, mit denen Programme und Portfolios auf den gewünschten Kurs gebracht werden können.
- sind als Nachfrager von Ressourcen, Zeit und Budget sowohl Erfolgs- als auch Risikofaktoren für die Unternehmens-Strategie.
Fazit
Ein Portfolio umfasst eine Sammlung von Projekten und Programmen, während ein Programm eine Gruppe von zusammenhängenden Projekten ist. Beide Konzepte dienen dazu, strategische Ziele zu erreichen, jedoch auf unterschiedlichen Ebenen der Projektverwaltung.
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KI im Projektmanagement: Follow-Up zum PMI® Austria Event
Für Thomas Schlereth war das wieder eine willkommene Gelegenheit, Can Do und die Fähigkeiten der eigens entwickelten KI zu zeigen: "Die theoretischen Vorzüge der KI in unserer Projektmanagement-Software sind bereits beeindruckend – aber einen richtigen Einblick in ihr Potenzial erhält man am besten im Rahmen einer Live-Demo. Erst dann wird deutlich, welche Auswirkungen unsere KI auf das tägliche Geschäft im Projektmanagement hat." Und so führte Thomas Schlereth am 12.10. beim Follow-Up Event für das PMI® Chapter Austria vor, wie sich u.a. diese Funktionen von Can Do in der PM-Praxis gestalten:
- Sowohl die Projekte selbst als auch Ressourcen (Mitarbeitende) können auch auf Basis ungenauer Daten geplant und gemanagt werden.
- Die Künstliche Intelligenz von Can Do kann das typische Arbeitsverhalten von Menschen planerisch berücksichtigen.
- Wahrscheinlichkeiten bezüglich des Eintreffens von Risiken in einer ungenauen Zukunft werden ebenfalls durch die KI berechnet.
- Die KI analysiert Überlastungen von Personen sowie deren Fähigkeiten und schlägt Handlungen und Alternativen vor.
- Mit seiner exklusiven KI sorgt Can Do für eine realistische Projektplanung und unterstützt dabei, Überlastungen von vornherein zu vermeiden.
Für Thomas war diese Erfahrung natürlich nicht überraschend, aber ich war erstaunt, wie neu diese Aspekte einer Projektmanagement-Software für viele der am Event Teilnehmenden waren. Auch hat, so war mein Eindruck, so mancher seine Meinung über Künstliche Intelligenz revidiert und über die Einführung von Can Do mit seiner nutzbringenden KI im eigenen Unternehmen nachgedacht.
Zusammengefasst
Das PMI Austria Chapter Event war erneut ein voller Erfolg, dieses Mal in virtueller Form. Im Juni tauchte Thomas in die spannenden theoretischen Aspekte von Künstlicher Intelligenz im Projektmanagement ein, und das weckte das Interesse an der praktischen Anwendung in der Can Do Software. Die Teilnehmer, seien es PMI-Mitglieder oder andere Interessierte, konnten live erleben, wie KI in unserer Software in Aktion tritt. Die Diskussionen und Fragen waren äußerst bereichernd, und die offene Atmosphäre trug zu einem gelungenen Abend bei. Bei Can Do schätzen wir den laufenden Austausch mit Experten aus dem Projektmanagement. Die Zukunft bleibt aufregend, und obwohl oft die Frage nach dem "Wie" gestellt wird, bleibt der Maschinenraum von Can Do ein gut gehütetes Geheimnis.
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Aufzeichnung: Can Do Websession im Projektmagazin
Künstliche Intelligenz im PM: Portfolio-management auf einem neuen Level
Gerade für umfangreiche Projekt-Portfolios mit aufwändiger Ressourcenplanung und -verteilung gilt: Wenn auch nur ein Teammitglied ausfällt oder länger als ursprünglich geplant bei einem bestimmten Projekt eingebunden bleibt, kann das negative Auswirkungen sowohl auf einzelne Projekte als auch auf das gesamte Portfolio haben. Wenn man dann auch noch mit herkömmlicher Ressourcenverteilung – statt wie bei Can Do mit Skill-Management – arbeitet, gesellt sich ein weiteres Problem hinzu: Der Ersatz für die Mitarbeiterin / den Mitarbeiter benötigt Zeit für die Einarbeitung in das Projekt, muss sich Projektfähigkeiten erst noch aneignen und rückt damit mindestens ein Projektziel auf dem Zeitstrahl nach hinten. Doch soweit muss es nicht kommen: Die KI von Can Do plant Ressourcen auf Basis ihrer Skills ein, kommt dabei sogar mit ungenauen Zieldaten (z.B. "3. oder 4. Quartal") zurecht, und errechnet den Eintritt möglicher Risiken lange bevor zu auftreten. Hört sich gut an für Sie? Dann laden wir Sie herzlich dazu ein, diesem Link zur Aufzeichnung unserer Websession zu folgen!
Sie wollen zunächst mehr über die KI von Can Do wissen? Dann haben wir gleich hier und jetzt ein paar wertvolle Infos für Sie und Ihr Projektmanagement:
Was genau macht die KI in Can Do?
Ob einige parallel laufende Projekte oder ein riesiges Portfolio im Enterprise-Maßstab: Die in Can Do integrierte Künstliche Intelligenz betrachtet und analysiert unablässig eine Vielzahl von Szenarien, wie sich die weitere Projekt-Entwicklung gestalten könnte und welche Auswirkungen das auf einzelne Projekte sowie das gesamte Portfolio haben kann. Ergeben sich aus diesen Simulationen potenzielle Risiken, werden Sie noch vor deren Eintreffen gewarnt. Sie erhalten darauf basierend priorisierte und konkrete Handlungsempfehlungen.
Damit hören die Benefits der Künstlichen Intelligenz in Can Do aber noch nicht auf: Die umfassenden Simulations-Fähigkeiten der Software unterstützen Sie nicht nur während der laufenden Projekte, sondern sogar bereits vor deren eigentlichem Start. Sie erfahren mehr über die grundsätzliche Machbarkeit von Projekten sowie eventuell auftretende Risiken – und verfügen damit über eine fundierte Entscheidungsgrundlage, ob der Start eines Projekts unter Berücksichtigung des bereits laufenden Portfolios und der darin gebundenen Kapazitäten überhaupt realistisch und sinnvoll ist. Und das ganz ohne zeitaufwändige Abstimmungen, Gespräche, Nachfragen bei den Stakeholdern und Besprechungen.
Worum ging es bei der Websession?
Wie auch die Vertreter:innen vieler anderer Branchen, werden Projektmanager:innen angesichts der Entwicklung von Künstlicher Intelligenz mit vielen Fragen konfrontiert – unter anderem:
- Kann mich KI hilfreich unterstützen oder macht sie mich gleich überflüssig?
- Welches Know-how muss der oder die Einzelne im Projektmanagement mitbringen, und welche Bereiche kann eine KI bereits heute abdecken?
- Wo liegen (aktuell noch) die Grenzen der KI? Wohin wird sie sich entwickeln?
Im der Aufzeichnung unserer kostenlosen September-Websession auf projektmagazin.de geht Thomas Schlereth diesen und anderen Fragen rund um Künstliche Intelligenz im Projektmanagement nach und beantwortet sie auf Basis des aktuellen Wissensstands zu KI. Außerdem zeigt er Ihnen direkt in der Software, wie Sie deren KI am sinnvollsten nutzen und wie Sie mit Hilfe dieser KI fundierte Entscheidungen treffen, Skills bestmöglich verteilen sowie Ihre Projektziele erreichen – in time, in quality, in budget.
Fazit: anschauen!
Schon lange bevor KI zum Nachrichtenthema wurde, hat Can Do sie effizient für das Projektmanagement, die Ressourcenplanung und die Risikobewertung in Projekten eingesetzt. Aus der Erfahrung zahlreicher Kundeninstallationen mit Tausenden Einzelprojekten lässt sich sagen: Künstliche Intelligenz ist gekommen, um zu bleiben – nicht nur, aber insbesondere im Projektmanagement. Wenn Sie also Ihr Projektmanagement zukunftsfest aufstellen möchten, sollten Sie sich unsere Websession zum Thema "KI im Projektmanagement" nicht entgehen lassen!
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Projektmanagement neu gedacht: Strategien für Projekterfolg
Ich wette, dass Ihr Projekt im Rückstand ist
Im Buch "Bärentango", einer Abhandlung über Risikomanagement für Projekte, geht der Autor Timothy Lister eine Wette mit dem Leser ein: Er wettet, dass der Leser mit seinem aktuellen Projekt im Rückstand ist, obwohl er nichts über dessen Projekt weiß. Und dann erläutert Lister, wieso er in den meisten Fällen seine Wette gewinnen wird. Leider geben dem Autor nahezu alle Umfragen über Projekterfolg Recht.
In der dynamischen Welt der Projektarbeit sind Krisen unvermeidlich. Sie können durch eine Vielzahl von Faktoren ausgelöst werden, von unvorhergesehenen Herausforderungen bis hin zu internen Missverständnissen. Laut Project Management Institute (PMI) scheitern 14% der IT-Projekte vollständig, und 43% überschreiten ihr ursprüngliches Budget. Die Zahlen der Standish Group von 2015 zeichnen ein noch düstereres Bild. Und das, obwohl wir mehr über Projektmanagement wissen als je zuvor. Und weit bessere Methoden und Tools zur Verfügung haben.
1995 machte Martin Cobb, damals CIO einer amerikanischen Finanzbehörde, folgende Aussage:
"Wir wissen, warum Projekte scheitern. Wir wissen, was man dagegen tut. Warum also scheitern Projekte?" Die Hauptgründe sind nach meiner Erfahrung:
- Mangelnde Offenheit: Nicht alle Themen kommen auf den Tisch.
- Blinder Fleck: Wichtige Themen werden – unabsichtlich – ausgeblendet.
- Dominanz: Kritische Themen sind tabu.
- Optimismus: Themen werden unterschätzt.
- Subjektivität: Der Mensch handelt nicht rational.
- Vielfalt: Projekte sind mittlerweile so komplex, dass man nicht alle wichtigen Themen proaktiv steuern kann.
Und es geht doch!
Aber was, wenn es einen strukturierten, ganzheitlichen Ansatz gibt, um solche Krisen zu erkennen und zu bewältigen? Was wird damit erreicht?
- Zuverlässigkeit: Kosten und Termine sind von Beginn bis zum Abschluss im grünen Bereich.
- Konstruktivität: Sind erste Abweichungen erkennbar, werden sie gemeinsam analysiert und es wird nach Lösungen gesucht.
- Offenheit: Alle Themen dürfen angesprochen werden – und werden es auch.
- Gemeinsamkeit: Alle ziehen am selben Strang. Und in die gleiche Richtung.
- Stimmung: Im Team herrscht eine positive Grundstimmung. Jede Meinung zählt und jeder trägt bestmöglich dazu bei, das Ziel zu erreichen.
Dieser ganzheitliche Ansatz darf nicht nur die Projektarbeit selbst berücksichtigen, sondern auch alle Einflussfaktoren, beginnend bei der Definition des Projektumfangs über die Projektsteuerung, das Projektumfeld bis hin zum Betrieb und dem Betriebsmodell.
Mach Deinen Feind zum Freund!
Wenn es also nicht machbar ist, alle wichtigen Themen so zu steuern, dass das Projekt gut ins Ziel kommt, dann gilt es, den Spieß umzudrehen. Gehen wir einfach von vornherein davon aus, dass etwas schief geht. Die Frage ist nur, was es im Einzelfall ist. Und wann es auftritt.
Also gehen wir folgendermaßen vor:
- Analyse: Wir brauchen ein Bild der Situation. Dabei interessieren folgende Fragen am meisten:
– Was kostet uns Zeit?
– Was kostet uns Geld?
– Was kostet uns Qualität? - Bewertung: Welche Auswirkungen haben die Problempunkte, die wir identifiziert haben?
- Priorisierung: Je nach Rahmenbedingungen sind in dem einen Projekt die Termine am wichtigsten, im nächsten die Kosten und im übernächsten sind beide gleich kritisch. Dementsprechend muss auf die priorisierten Themen fokussiert werden.
- Lösungen erarbeiten: Zu den priorisierten Themen werden Lösungen erarbeitet und alle comitten sich, ihren Teil dazu beizutragen.
Klingt einfach. Warum also machen das nicht alle? Weil’s nicht so einfach ist:
- Ganzheitlichkeit: Man muss immer alle Themen bewerten. Sonst übersieht man etwas. Dazu braucht man eine vollständige Checkliste aller relevanten Themen.
- Offenheit: Um der Angst entgegenzuwirken, eine unangenehme Wahrheit zu sagen, braucht man den Schutz der Anonymität.
- 360°: Es müssen alle betroffenen Gruppen an den Tisch (Projektleitung, Management, Stakeholder). Die Themen, bei denen diese Gruppen unterschiedliche Meinungen haben, sind fast wichtiger als diejenigen, bei denen sich alle einig sind. Diese Analyse bringt organisatorischen Aufwand mit sich.
- Methodik: Für alle 4 Schritte des oben genannten Vorgehens muss man genau wissen, was man tut, mit welchem Ziel und auch wie.
Der Normalfall ist die tägliche Beschäftigung mit der Soll-Ist-Abweichung
Dieses Vorgehen wirkt alles andere als einfach. Ganzheitlichkeit, Anonymität, Beteiligung verschiedener Stakeholdergruppen: Das geht nicht mal so nebenbei. War auch nie meine Rede.
Nach meiner Erfahrung sind Unternehmen eher bereit, einen Millionenbetrag in die Rettung eines Krisenprojekts zu stecken oder gar ein Projekt komplett aufzugeben und so weit mehr als nur diesen Betrag zu verlieren, anstatt einen 4- oder 5-stelligen Betrag zu investieren, damit die Krise gar nicht erst stattfindet.
Zugegeben, der oben beschriebene Ansatz ist nicht trivial und deshalb nur für Projekte ab einer gewissen Größe geeignet. Ich würde 500 PT als Grenze ansetzen, wo sich der Einsatz massiv lohnt. Es muss toolgestützt sein, um die Anonymität sicherzustellen und entsprechende Analysemöglichkeiten zu bieten. Zudem bringt ein Tool die Möglichkeit, dass die Teilnehmer nicht zur selben Zeit im selben Meeting sein müssen. Weiterhin kann es skalierbar gestaltet werden:
- Die Liste der abgefragten Themen kann verschiedenartig an die Situation, Größe und Art des Projekts angepasst werden.
- Das Ergebnis kann variieren von der Aussage großer/geringer/kein Handlungsbedarf über einen One-Pager mit den wichtigsten Analysen auf einen Blick bis hin zu einer interaktiven Detail-Analyse der Problemsituation mit ggf. Fahrplan für die nachgelagerte Lösungsfindung.
Alles in allem wird dem Projektteam damit die Möglichkeit gegeben, dezidiert und zielgerichtet auf die aktuelle Situation einzugehen.
pro:accel – Projektkrisen abwenden, bevor sie entstehen!
Ein Tool, das diese Möglichkeiten mitbringt, ist pro:accel. Es verfügt über einen umfangreichen Fragebogen, um alle relevanten Themengebiete einzubeziehen.
Der Online-Fragebogen bietet Anonymität. Lediglich die Zuordnung jedes Teilnehmers an einer Bewertung zu einer der 3 Gruppen Projektteam, Manager und Stakeholder dient dazu, im Rahmen der Analyse festzustellen, ob es bei bestimmten Themen gravierende Unterschiede zwischen diesen Gruppen gibt.
Die – derzeit noch moderierte – Analyse bietet nicht nur den Rückblick, um zu erkennen, wodurch Zeit oder Geld potenziell verbrannt wird, sondern sorgt mit einer Simulationsmöglichkeit auch direkt dafür, dass man erkennt, wie sich die Auswirkungen der bestehenden Risiken auf Kosten, Termine etc. verändern, wenn man bestimmte Themen behandelt und ganz oder teilweise beseitigt.
Damit hat man ein Werkzeug an der Hand, um ein Projekt aus Krisen heraus bzw. um Krisen herum zu navigieren.
Übrigens: Für Anwender:innen von Can Do gibt es Vorzugskonditionen. Für Details und Ihr persönliches Angebot schreiben Sie mir bitte eine E-Mail: peter.burgey@pro-accel.de
Gerne beantworte ich auch Ihre Fragen zu pro:accel im Speziellen oder zu den oben aufgeführten methodischen Ansätzen im Allgemeinen!
Über den Autor
Peter Burgey ist seit über 30 Jahren in leitenden IT-Positionen (CIO, Head of IT) tätig. Seit 2001 ist er – mit 2 kleinen Unterbrechungen – selbständig. Sein Schwerpunkt sind Krisenprojekte und Krisensituationen im IT-Bereich. Von der Bewältigung über die Vermeidung bis hin zur Prävention.
Er hat das IT-Geschäft von Grund auf gelernt. Nach einem Informatik-Studium in Karlsruhe hat er bei Daimler die Stufen vom Anwendungsentwickler bis hin zum Leiter einer IT-Abteilung durchlaufen. Danach hat Peter Burgey bei Bosch eine zentrale SAP-Koordination aufgebaut und als Bereichsleiter die CIO-Rolle im Geschäftsbereich Power Tools eingenommen. 2001 kam der Schritt in die Selbständigkeit als Berater und später als Interim Manager.
Peter Burgey lebt seit 35 Jahren im Großraum Stuttgart. Er ist zum zweiten Mal verheiratet, hat 2 erwachsene Kinder und eine Enkelin. Er kocht gern und dazu gibt’s meist einen guten Tropfen aus seiner Heimat, der Pfalz. Beim Spazierengehen/Wandern und auf dem Fahrrad bekommt er den Kopf frei, um sich dann wieder voller Leidenschaft und Zielstrebigkeit seinen Aufgaben zu widmen.
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