Wie die EM gutes Projekt- und Ressourcenmanagement verkörpert
Teamzusammenstellung – Die Grundlage des Erfolgs
Jede erfolgreiche Fußballmannschaft beginnt mit der sorgfältigen Auswahl der Spieler. Ähnlich wie ein Projektmanager das richtige Team zusammenstellen muss, wählt der Trainer Spieler basierend auf ihren Fähigkeiten, ihrer Form und ihrer Fähigkeit, mit anderen Teammitgliedern zu interagieren. Dies entspricht der Ressourcenzuweisung im Projektmanagement, wo jede Ressource (oder Mitarbeiter) basierend auf ihren Fähigkeiten und der Anforderung der Projektphasen zugeteilt wird.
Strategie und Taktik – Der Spielplan
Ein Trainer muss nicht nur die richtigen Spieler auswählen, sondern auch die richtige Taktik festlegen. Dies erfordert ein tiefes Verständnis der Stärken und Schwächen des eigenen Teams sowie der Gegner.
Im Projektmanagement muss der Leiter ähnlich vorgehen, indem er eine Strategie entwickelt, die den Stärken seines Teams entspricht und die Risiken minimiert. Die Fähigkeit, Pläne flexibel anzupassen, ist sowohl auf dem Fußballfeld als auch im Projektmanagement von entscheidender Bedeutung.
Zeitmanagement – Effizienz unter Druck
In einem Fußballspiel ist Zeit ein kritischer Faktor. Jede Halbzeit, jede Minute zählt, ähnlich wie bei Projektfristen. Effizientes Zeitmanagement entscheidet oft über Sieg oder Niederlage. Projektmanager können von Fußballtrainern lernen, wie man unter Druck effizient bleibt und wie man die verfügbare Zeit optimal nutzt, um die Projektziele zu erreichen.
Umgang mit Veränderungen und Unvorhergesehenem
Fußballspiele sind dynamisch; Verletzungen, Wetter oder die Taktik des Gegners können schnelle Anpassungen erfordern. Gutes Projektmanagement ähnelt dem in der Weise, dass stets ein Plan B (oder sogar Plan C) bereitstehen muss. Die Fähigkeit, flexibel und adaptiv zu sein, ist entscheidend, um auf Veränderungen reagieren und dennoch die Oberhand behalten zu können.
Kommunikation – Der Schlüssel zur Koordination
Auf dem Feld ist die Kommunikation entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Spieler als Einheit agieren. Im Projektmanagement ist die klare Kommunikation genauso wichtig, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder und Stakeholder auf dem gleichen Stand sind und Missverständnisse vermieden werden.
Leistungsbewertung – Feedback und Anpassung
Nach jedem Spiel analysieren Trainer die Leistung des Teams, um Stärken zu stärken und Schwächen zu mindern. Im Projektmanagement ist das Sammeln von Feedback und die Durchführung von Nachbesprechungen (Post-Mortems) nach Abschluss eines Projekts unerlässlich, um zukünftige Projekte zu verbessern.
Die Fußball-EM ist mehr als nur ein Sportereignis; sie ist ein Paradebeispiel für exzellentes Projekt- und Ressourcenmanagement. Jedes Spiel reflektiert die umfassende Planung und das taktische Geschick, das auch in der Welt des Projektmanagements von größter Bedeutung ist. Indem wir diese Prinzipien in unsere Projekte integrieren, können wir nicht nur ihre Erfolgschancen erhöhen, sondern auch unser Team zu Höchstleistungen führen.
Fazit
Abschließend ist es wichtig zu betonen, dass die Auswertungen, Analysen und die Planung der Trainer heutzutage sowohl praktisch als auch digital vonstattengehen. Im modernen Fußball, genau wie im Projektmanagement, ist der Einsatz von fortschrittlicher Software nicht mehr wegzudenken. Trainer nutzen komplexe Datenanalysen und digitale Werkzeuge, um Strategien zu entwickeln, Spielerleistungen zu bewerten und Spielzüge zu simulieren. Ähnlich ist es im Projektmanagement unerlässlich, moderne Industriesoftware zu verwenden, um Ressourcen effektiv zu managen, Kommunikationsflüsse zu optimieren und Projektpläne dynamisch anzupassen. Diese digitalen Werkzeuge ermöglichen eine tiefere Einsicht und eine präzisere Steuerung der Prozesse, was entscheidend ist, um in einer immer komplexer werdenden Welt erfolgreich zu sein.
Can Do GmbH
Implerstraße 26
81371 München
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Risiken in Projekten: Identifikation und Management
Häufige Risiken in Projekten
- Zeitliche Verzögerungen: Verzögerungen bei der Erfüllung von Meilensteinen und Endterminen sind ein häufiges Problem in Projekten. Solche Verzögerungen können durch verschiedene Faktoren verursacht werden, wie z.B. unerwartete technische Schwierigkeiten oder unvorhergesehene Änderungen im Projektumfang.
- Budgetüberschreitungen: Budgetüberschreitungen entstehen oft durch unerwartete Kosten, die während der Projektlaufzeit auftreten. Dies kann durch unzureichende Planung, unvorhergesehene technische Herausforderungen oder Änderungen im Projektumfang verursacht werden.
- Ressourcenmangel: Ein Mangel an benötigten Ressourcen und Fachkräften kann ein Projekt erheblich verzögern oder sogar zum Scheitern bringen. Eine unzureichende Verfügbarkeit von Ressourcen kann durch schlechte Planung oder unvorhergesehene Änderungen in der Projektlandschaft verursacht werden.
- Kommunikationsprobleme: Ineffiziente oder fehlende Kommunikation innerhalb des Projektteams kann zu Missverständnissen, Verzögerungen und Fehlern führen. Eine klare und effiziente Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts.
- Technologische Risiken: Probleme mit eingesetzten Technologien, wie Ausfälle oder mangelnde Kompatibilität, können erhebliche Auswirkungen auf den Projektverlauf haben. Technologische Risiken müssen frühzeitig erkannt und gemanagt werden, um den Projekterfolg zu sichern.
- Änderungen im Projektumfang (Scope Creep): Ungeplante Erweiterungen des Projektumfangs durch zusätzliche Anforderungen können zu Verzögerungen und Budgetüberschreitungen führen. Scope Creep ist ein häufiges Risiko in Projekten, das sorgfältig gemanagt werden muss.
- Externe Risiken: Risiken, die von äußeren Einflüssen wie Marktveränderungen oder Lieferantenproblemen ausgehen, können ebenfalls den Projekterfolg gefährden. Solche externen Risiken sind oft schwer vorhersehbar und erfordern flexible und adaptive Managementstrategien.
Risikomanagement mit der Software von Can Do:
Die Software von Can Do bietet umfassende Funktionen zur Identifikation, Analyse und Bewältigung von Projektrisiken. Hier sind einige der Schlüsselmerkmale und wie sie zur Risikominimierung beitragen:
- Automatisierte Risikoerkennung: Can Do nutzt fortschrittliche Algorithmen, um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Durch die Analyse historischer Projektdaten und aktueller Projektdynamiken identifiziert die Software Muster, die auf mögliche Risiken hinweisen.
- Risikobewertung und Priorisierung: Die Software bietet Werkzeuge zur Bewertung und Priorisierung von Risiken basierend auf ihrer Wahrscheinlichkeit und ihren potenziellen Auswirkungen. Dies hilft Projektmanagern, sich auf die wichtigsten Risiken zu konzentrieren und entsprechende Maßnahmen zu planen.
- Transparente Ressourcenplanung: Can Do ermöglicht eine detaillierte Planung und Überwachung der Ressourcenauslastung. Engpässe und Überlastungen werden frühzeitig erkannt, sodass rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergriffen werden können.
- Echtzeit-Dashboards und Berichte: Mit Echtzeit-Dashboards und umfassenden Berichtsoptionen bietet die Software eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts und der Risikosituation. Projektmanager haben so jederzeit einen aktuellen Überblick und können schnell auf Veränderungen reagieren.
- Szenario-Analysen: Can Do ermöglicht die Durchführung von "Was-wäre-wenn"-Analysen. Projektmanager können verschiedene Szenarien simulieren und die potenziellen Auswirkungen von Risiken bewerten. Dies unterstützt fundierte Entscheidungsprozesse und die Entwicklung von Risikostrategien.
- Integration von Änderungsmanagement: Die Software integriert Prozesse für das Änderungsmanagement, sodass Änderungen im Projektumfang systematisch erfasst und bewertet werden. Dadurch wird das Risiko des Scope Creeps minimiert und die Projektausführung bleibt planbar.
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Can Do fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Projektteam durch zentrale Plattformen und Tools für den Informationsaustausch. Dadurch werden Missverständnisse reduziert und die Effizienz im Team gesteigert.
Fazit
Die Risiken in Projekten sind vielfältig und können erheblichen Einfluss auf den Erfolg eines Projekts haben. Die Software von Can Do aus München bietet leistungsstarke Funktionen zur Identifikation und Bewältigung dieser Risiken. Durch die Kombination von automatisierter Risikoerkennung, detaillierter Ressourcenplanung und effektiven Kommunikationswerkzeugen unterstützt Can Do Projektmanager dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu managen. Dies führt zu einer höheren Projektsicherheit und trägt maßgeblich zum Erfolg von Projekten bei.
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Warum Mütter die perfekten Multiprojekt- und Ressourcenmanager sind
Kernkompetenz im Multitasking
Mütter jonglieren täglich mit einer Vielzahl von Aufgaben:
- Kinderbetreuung
- Haushaltsorganisation
- Terminmanagement
- Berufliche Verpflichtungen
Diese Fähigkeit zum effektiven Multitasking ist eine der Kernkompetenzen eines erfolgreichen Multiprojekt-Managers. Mütter sind es gewohnt, mehrere Projekte gleichzeitig zu überwachen, Prioritäten zu setzen und schnell zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln.
Exzellente Zeitmanagement-Fähigkeiten
Zeit ist für Mütter eine kostbare Ressource. Sie wissen, wie man jeden Moment optimal nutzt, um die Aufgaben des Tages zu bewältigen. Dieses Zeitmanagement ist entscheidend für die Planung und Durchführung von Projekten.
Ein guter Multiprojekt-Manager muss in der Lage sein, Fristen einzuhalten und die Zeit der Teammitglieder effizient zu koordinieren – genau wie eine Mutter, die den Tagesablauf ihrer Familie organisiert.
Ressourcenmanagement im Alltag
Mütter verwalten nicht nur ihre Zeit, sondern auch finanzielle und materielle Ressourcen. Sie wissen, wie man ein begrenztes Budget plant, Einkäufe effizient tätigt und Haushaltsressourcen optimal nutzt. Diese Fähigkeit zur Ressourcenoptimierung ist direkt auf das Ressourcenmanagement in Projekten übertragbar.
Ein effektiver Ressourcenmanager muss sicherstellen, dass Personal, Budget und Materialressourcen effizient eingesetzt werden, um die Projektziele zu erreichen.
Kommunikationsstärke
Eine erfolgreiche Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg in jeder Führungsrolle. Mütter kommunizieren täglich mit verschiedenen Personen:
- Kinder
- Partner
- Lehrer
- Andere Eltern
Diese ständige Interaktion schult ihre Fähigkeit, klar und effektiv zu kommunizieren. Sie können Informationen schnell weitergeben, Konflikte lösen und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind – wesentliche Fähigkeiten für das Management mehrerer Projekte.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Das Leben mit Kindern ist oft unvorhersehbar. Mütter müssen flexibel und anpassungsfähig sein, um auf unerwartete Situationen zu reagieren.
Diese Eigenschaft ist auch im Multiprojekt-Management von unschätzbarem Wert. Projekte verlaufen selten genau nach Plan, und ein guter Manager muss in der Lage sein, auf Veränderungen und Herausforderungen schnell und effektiv zu reagieren. Mütter haben die Fähigkeit, trotz dieser Unvorhersehbarkeiten Ruhe zu bewahren und konstruktive Lösungen zu finden, was sie zu idealen Krisenmanagern macht.
Empathie und Teamführung
Mütter entwickeln durch ihre Fürsorge und Verantwortungsbewusstsein eine starke Empathie. Sie sind in der Lage, die Bedürfnisse und Gefühle ihrer Kinder zu verstehen und entsprechend zu handeln. Diese Empathie hilft ihnen auch, als Führungskräfte einfühlsam und unterstützend zu sein. Ein Multiprojekt-Manager muss ein Team motivieren und unterstützen können, und Mütter bringen diese natürliche Fähigkeit zur Fürsorge und Teamführung mit.
Problemlösungsfähigkeiten
Jeder Tag als Mutter bringt neue Herausforderungen und Probleme mit sich, die gelöst werden müssen. Ob es darum geht, ein Streitgespräch zwischen Geschwistern zu schlichten oder eine kurzfristige Planänderung zu managen – Mütter entwickeln beeindruckende Problemlösungsfähigkeiten. Diese Fähigkeit, schnell und effektiv Lösungen zu finden, ist auch im Multiprojekt-Management entscheidend.
Digitale Medien und Technologien nutzen
In der heutigen digitalen Welt sind digitale Medien und Technologien unverzichtbar für effizientes Projekt- und Ressourcenmanagement. Mütter, die oft digitale Tools und Plattformen nutzen, um den Familienalltag zu organisieren, bringen wertvolle Erfahrungen in die Arbeitswelt mit. Sie verwenden:
- Kalender-Apps
- Soziale Netzwerke
- Messaging-Dienste
Diese digitalen Kompetenzen sind in modernen Unternehmen gefragt, um Projekte effizient zu managen und Teams zu vernetzen.
Digitale Werkzeuge für das Management
Mütter, die mit digitalen Medien vertraut sind, können leicht auf professionelle Projektmanagement-Software umsteigen. Diese Tools bieten Funktionen, die den Alltag einer Mutter widerspiegeln:
- Aufgabenverwaltung
- Zeitplanung
- Ressourcenüberwachung
- Kommunikationsplattformen
Die Fähigkeit, diese digitalen Werkzeuge effektiv zu nutzen, macht Mütter zu idealen Kandidaten für Rollen im Multiprojekt- und Ressourcenmanagement.
Fazit
Mütter sind aufgrund ihrer vielfältigen täglichen Aufgaben und Herausforderungen die perfekten Multiprojekt- und Ressourcenmanager. Ihre Fähigkeiten im Multitasking, Zeitmanagement, Kommunikation, Flexibilität, Empathie und Problemlösung machen sie zu herausragenden Führungskräften. Durch ihre Erfahrung im Umgang mit digitalen Medien und Technologien sind sie bestens gerüstet, um in der modernen Geschäftswelt erfolgreich zu sein. Unternehmen, die das Potenzial von Müttern erkennen und nutzen, können von diesen außergewöhnlichen Managementfähigkeiten enorm profitieren. Die Balance zwischen familiären und beruflichen Verpflichtungen stärkt Mütter und macht sie zu unersetzlichen Multiprojekt- und Ressourcenmanagern in jeder Organisation.
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Darum lohnt sich Can Do auch für KMUs
Die entscheidende Rolle von KMUs
Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) spielen eine zentrale Rolle in der Wirtschaft und insbesondere der Mittelstand wird nicht ohne Grund oft als das "Rückgrat der Wirtschaft" bezeichnet. Laut einer Studie des Statistischen Bundesamtes (Stand 2021) beschäftigen KMUs 55% der gesamten Erwerbstätigen in Deutschland und tragen maßgeblich zur wirtschaftlichen Stabilität und Innovation bei.
Herausforderungen für KMUs im Kontext des Projekt- und Ressourcenmanagements
- Komplexität und Umfang von KI-Lösungen: KI erscheint oft zu komplex für KMUs.
- Effektiver Ressourceneinsatz: Ineffiziente Ressourcenplanung führt oft zu Überlastungen oder Unterlastungen.
- Kostenkontrolle und Budgetüberschreitungen: Unvorhergesehene Kosten führen zu Budgetüberschreitungen.
- Datengenauigkeit und -integration: Ungenaue oder fehlende Daten beeinträchtigen Entscheidungen.
- Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen: Schnell wechselnde Marktbedingungen erfordern flexible und anpassungsfähige Managementmethoden.
- Überwindung von Vorbehalten gegenüber neuen Technologien: Skepsis und Widerstand gegenüber der Einführung neuer Technologien, insbesondere KI.
Warum lohnt sich Can Do für Ihr KMU?
Hier sind drei gute Gründe:
- Verbesserung der Projektsteuerung: Entdecken Sie in unserer Websession, wie Can Do durch KI-gestützte Technologien Ihre Projekte effektiver macht. Can Do verbessert Ihre Planungs- und Überwachungsprozesse mit präzisen, datenbasierten Methoden, was zu einer deutlichen Leistungssteigerung Ihres Projektportfolios führt.
- Optimale Nutzung von Ressourcen: Can Do optimiert den Einsatz Ihrer Ressourcen, von Personal bis Material. Durch KI unterstützte Algorithmen sorgen für eine bedarfsgerechte Ressourcenverteilung, wodurch Ihr Unternehmen Kosten spart und effizienter arbeitet.
- Zukunftssicherung Ihres Unternehmens: Can Do hält Sie auf dem neuesten Stand der Technologie und Marktentwicklungen. Diese ständige Anpassungsfähigkeit schützt Ihr Unternehmen vor den Unwägbarkeiten des Marktes und bereitet es auf zukünftige Herausforderungen vor, was langfristigen Erfolg sichert.
Fazit
Die Zukunft des Projektmanagements ist KI-gestützt! Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung von Ressourcen und Projekten ist unverzichtbar geworden, da Effizienz und Präzision immer wichtiger werden. Unsere Websession bietet Ihnen einen faszinierenden Einblick in diese Zukunft und zeigt auf, wie Sie von den Vorteilen der KI profitieren können.
Schauen Sie sich das Webinar an und erfahren Sie, wie Can Do Ihr KMU unterstützen kann, effizienter und zukunftssicher zu werden.
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Anwesenheitszeiten versus Zeitrückmeldungen
Anwesenheitszeit: Definition und Nutzen
Die Anwesenheitszeit bezieht sich auf die Zeit, die ein Mitarbeiter anwesend und für die Arbeit verfügbar ist. Sie wird häufig durch Systeme zur Zeiterfassung registriert, die Beginn und Ende der Arbeitszeit dokumentieren. Dies ist ebenfalls im Arbeitsschutzgesetz geregelt. Generell ist diese Methode in traditionellen Arbeitsumgebungen weit verbreitet und bietet eine einfache Möglichkeit, die Arbeitszeit eines Mitarbeiters zu überwachen.
Anwesenheitszeit:
- Einfache Erfassung: Anwesenheitszeiten lassen sich leicht erfassen und verwalten.
- Transparenz: Die Anwesenheit der Mitarbeiter ist klar dokumentiert.
- Compliance: Hilft Unternehmen, arbeitsrechtliche Vorgaben und Vorschriften einzuhalten.
- Kein Bezug zur Produktivität: Anwesenheitszeiten spiegeln nicht zwangsläufig die Produktivität oder den Beitrag eines Mitarbeiters zu einem Projekt wider.
- Mangelnde Flexibilität: Für Wissensarbeiter, die möglicherweise flexibel arbeiten oder von zu Hause aus tätig sind, ist die reine Anwesenheit oft nicht aussagekräftig.
- Erfasst keine spezifischen Projektzeiten: In Multiprojektumgebungen ist die Anwesenheitszeit nicht hilfreich zur Verteilung der tatsächlich auf Projekte aufgewendeten Zeit.
Zeitrückmeldungen: Definition und Nutzen
Zeitrückmeldungen hingegen beziehen sich auf die detaillierte Aufzeichnung der tatsächlich auf bestimmte Aufgaben oder Projekte aufgewendeten Zeit. Mitarbeiter melden hierbei aktiv zurück, wie viel Zeit sie für konkrete Tätigkeiten verwendet haben. Diese Methode ist besonders im Multiprojektmanagement und im Ressourcenmanagement von großer Bedeutung.
Zeitrückmeldungen:
- Genaue Ressourcenzuordnung: Zeitrückmeldungen ermöglichen eine präzise Zuordnung der Arbeitszeit zu spezifischen Projekten und Aufgaben.
- Erhöhte Transparenz: Projektmanager erhalten einen klaren Überblick über den Fortschritt einzelner Projekte und den Aufwand, der dafür betrieben wird.
- Optimierung der Ressourcenplanung: Durch die genaue Erfassung der aufgewendeten Zeit können Ressourcen effektiver geplant und eingesetzt werden.
- Erhöhter administrativer Aufwand: Die detaillierte Erfassung und Rückmeldung der Arbeitszeit erfordert zusätzliche Zeit und Disziplin von den Mitarbeitern.
- Potenzial für Ungenauigkeiten: Wenn Mitarbeiter ihre Zeiten nicht zeitnah oder korrekt erfassen, können die Daten ungenau werden.
- Erfordert Schulung und Akzeptanz: Mitarbeiter müssen geschult und zur konsequenten Nutzung des Systems motiviert werden.
Der ideale Ansatz: Eine Kombination aus beiden Methoden
In der betrieblichen Praxis erweist sich die Kombination von Anwesenheitszeiten und Zeitrückmeldungen als besonders wirkungsvoll. Anwesenheitszeiten geben Aufschluss über die grundsätzliche Verfügbarkeit von Mitarbeitern, während Zeitrückmeldungen detaillierte Einblicke in die tatsächliche Arbeitszeit und -leistung geben.
Fazit
Die richtige Balance zwischen Anwesenheitszeit und Zeitrückmeldungen ist entscheidend für ein effektives Multiprojektmanagement und Ressourcenmanagement. Durch die Implementierung einer kombinierten Strategie können Unternehmen ihre Ressourcen optimal nutzen und den Erfolg ihrer Projekte sicherstellen.
Lesetipp: Mehr zum Thema "Hilfestellung beim Zeitmanagement" beim IAPM.
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Engpässe im Ressourcenmanagement mit KI vorhersagen – manage it
Hier geht es zum Fachartikel in der manage it
Warum sich das Lesen lohnt
Der Artikel ist insbesondere für Führungskräfte und Projektmanager aufschlussreich, die ihre Ressourcenplanung optimieren möchten. Er bietet Einblicke in:
- Anwendungen von KI im Ressourcenmanagement: Wie KI genutzt wird, um Engpässe zu prognostizieren und effizient auf sie zu reagieren.
- Anpassung an neue Arbeitsmodelle: Die Bedeutung der KI in der Unterstützung moderner Arbeitsformen wie Remote und Hybrid.
- Entscheidungshilfen für Technologieinvestitionen: Beratung zur Auswahl der richtigen Tools für dynamisches Ressourcenmanagement, einschließlich Aspekten der DSGVO-Konformität und der Innovationsfreudigkeit.
Fazit
Der Fachartikel liefert wichtige Informationen über die Implementierung von KI in das Ressourcenmanagement. Er gibt Einblicke in die praktische Anwendung und theoretische Grundlagen, die für effiziente Ressourcenplanung und -verwaltung nützlich sind. Für Unternehmen, die ihre operative Effizienz steigern und proaktiv auf Marktveränderungen reagieren möchten, bietet der Artikel wertvolle Erkenntnisse.
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Diese Projektmanagement-Probleme löst Can Do
Wenn ich im Austausch mit Interessent:innen zu unserer Projektmanagement-Plattform Can Do stehe, geht es natürlich auch um die "Unique Selling Points", also die einzigartigen Vorzüge, der Software – wie die eigene KI und spezielle Algorithmen oder den innovativen Ansatz des unternehmensweiten Skill Managements. Im Vordergrund des Austauschs steht jedoch immer die Frage "Wo drückt der Schuh?"
Dabei hat sich im Laufe der Jahre herauskristallisiert, dass zwar jedes Unternehmen mit seinen ganz eigenen Schwierigkeiten zu kämpfen hat, es aber auch eine ganze Menge an Überschneidungen gibt. Diese lassen sich in fünf Themenfelder untergliedern, und wenn Sie weiterlesen, werden Sie sicher feststellen: Nicht wenige der Punkte gehören auch zu den "Pain Points" in Ihrem Projektmanagement bzw. Ihrem Unternehmen:
Fünf "Problemzonen", fünf Lösungen
Die fünf übergeordneten Themen, bei denen in fast jedem Unternehmen Optimierungsbedarf herrscht, sind:
- Ressourcen und Skills
- Projekt- und Portfoliomanagement
- Künstliche Intelligenz und Methoden
- Controlling und Risikobewertung
- Probleme seitens der Anwender:innen
Sehen wir uns das im Detail an:
Ressourcen & Skills
Das Ressourcenmanagement ist, wie wir bereits öfter geschrieben haben, die Königsdisziplin des Projektmanagements. Doch gerade hier gibt es oftmals Defizite, gegen die es anzugehen gilt:
- Die Mitarbeiterauslastung ist unklar und nicht transparent dargestellt; es kommt zu (oft undokumentierten) Überlastungen.
- Es gibt keine globale mittel- und langfristige Kapazitätsplanung.
- Die Koordination zwischen Projekt und Linie gestaltet sich kompliziert und ist aufwändig.
- Neue Projekte und Ressourcenaufteilungen werden ohne Vorab-Simulation gestartet.
- Die Urlaubsplanung erfolgt entkoppelt und berücksichtigt nicht die Projektbelastung.
- Auf Projektebene erfolgt keine Zeiterfassung.
- Bei kurzfristigen Kapazitätsproblemen werden als erstes teure externe Lösungen eingekauft.
All diesen Punkten begegnet Can Do mit seinem KI-gesteuerten Ressourcen- und Skill-Management: Die Kapazitätsplanung und Ressourcenverteilung erfolgen transparent, projektübergreifend und unternehmensweit. Teams werden nach Skills und Kapazitäten zusammengestellt. Projektsimulationen erleichtern die Projektplanung, und sowohl die Urlaubsplanung, weitere Grundlasten als auch die Zeiterfassung sind in die PM-Plattform integriert.
Projekt- & Portfoliomanagement
Kleine Projekte, kleine Herausforderungen – große Projekte, große Herausforderungen: Das Portfoliomanagement bringt noch einmal ganz andere Themen mit sich. Dazu gehören unter anderem:
- Es fehlt oftmals der Echtzeit-Überblick über laufende Projekte.
- Statusaktualisierungen erfolgen nicht automatisiert, sondern manuell.
- Es wird nicht simuliert, wie sich neue Projekte auf das Gesamtgefüge des Portfolios auswirken. Mit dem Ergebnis, dass Projekte freigegeben werden, die die Organisation mit den vorhanden Kapazitäten und Skills niemals schaffen kann.
- Die Projektprioritäten wechseln häufig und sind unklar.
- Die Darstellung fachlicher Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projekten erfolgt nur diffus.
Hier macht es sich bemerkbar, dass das Projektmanagement von Can Do faktisch beliebig skalierbar ist: Alles zum Thema Ressourcen- und Skill-Management, das im vorherigen Kapitel gesagt wurde, gilt uneingeschränkt auch für umfangreichste Portfolios.
Künstliche Intelligenz & Methoden
Während viele Firmen noch überlegen, ob Künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement hilfreich ist, nutzt Can Do sie schon seit Jahren erfolgreich. Zum Jahreswechsel haben wir die verbesserte Version der KI für unsere Projektmanagement-Software für alle unsere Kunden veröffentlicht (Hier geht es zum Artikel). Zusätzlich nutzen wir auch andere technische Lösungen, die zum Beispiel helfen, andere Software leicht zu integrieren. Firmen, die solche Technologien im Projektmanagement noch nicht nutzen, stehen vor einigen Herausforderungen.
Hinzu gesellen sich weitere technische Methoden, die z.B. eine nahtlose Integration von bereits eingesetzter Software ermöglichen. Unternehmen, deren Projektmanagement noch nicht auf KI und solche Methoden setzen, müssen u.a. mit diesen Einschränkungen umgehen:
- Es fehlt eine Schnittstelle zwischen agilem und klassischem Projektmanagement.
- Es erfolgt keine umfassende technische Integration mit anderen Systemen wie SAP® oder SalesForce®.
- Es muss auf KI-basierte Methoden wie "ungenaue Planung" oder die Ressourcenverteilung nach Watermodel® verzichtet werden.
Controlling & Risikobewertung
Jederzeit die Kontrolle über ein Projekt zu haben, eventuelle Risiken korrekt einschätzen und bei der Projektplanung möglichst alle Eventualitäten im Blick haben: Das ist nicht nur schwierig, sondern mit herkömmlichem Projektmanagement kaum zu bewältigen. Unternehmen, die noch nicht Can Do einsetzen, berichten oftmals über u.a. diese Schwierigkeiten im Bereich Controlling und Risikobewertung:
- Projektabschlüsse sind oft unpünktlich und fallen kosten- sowie aufwandsintensiver aus als geplant.
- Planungsabweichungen sind nicht quantifizierbar und führen nicht zu den nötigen Learnings.
- Planänderungen setzen unklare, intransparente Prozesse in Gang.
- Im Vergleich zu Aufwand und Kosten ist der Nutzen oft ungewiss.
- Kurzfristige Projektverschiebungen haben negativen Einfluss auf andere Projekte und stören die Stakeholder.
- Manuelle Risikoeinschätzungen erfolgen oft ohne Berücksichtigung objektiver Risiken.
Auch in diesen Bereichen kommen die Software-eigenen Algorithmen und die KI von Can Do zum Einsatz. Sie erkennen drohende Projektrisiken und geben klare Handlungsempfehlungen. Sie erstellen Projektsimulationen mit hoher Aussagekraft und unterstützen bei der langfristigen, projektdienlichen Ressourcenplanung und -beschaffung.
Probleme seitens der Anwender:innen
Eigentlich ist es ganz klar, wird aber leider viel zu oft vernachlässigt: Jede Software kann ihre Vorzüge und Fähigkeiten nur dann ausspielen, wenn sie von den Anwender:innen akzeptiert wird und diese sie gerne und zielorientiert einsetzen. Der Software-Alltag in vielen PMOs sieht aber noch viel zu oft ganz anders aus: In einem heterogenen Umfeld existieren Projektplanung per Excel®-Sheet, Datenpflege mit weiteren Programmen und "Projektmanagement" per Zettel nebeneinander – und stehen sich mehr gegenseitig im Weg, als sich sinnvoll zu ergänzen. In solchen Fällen ist dringend "Großreinemachen" angesagt: Wenn auf die einheitliche (und benutzerfreundliche!) PM-Plattform Can Do umgestellt wird, fallen zugleich eine ganze Reihe an Hindernissen und Ärgernissen im Projektmanagement weg, wie etwa:
- Eine Projektplanung ohne digitale Faktenbasis führt zu niedriger Akzeptanz oder gar Misstrauen.
- "Zur Vorsicht" wird parallel eine Schattenplanung in Excel® durchgeführt.
- Weil kein einheitliches Vorgehen erkennbar ist, wird die Planung ignoriert und die Projektdatenerfassung unzuverlässig durchgeführt.
- Die Datenpflege ist aufwendig und ungeliebt.
- Daten werden doppelt oder mehrfach in verschiedenen Systemen erfasst.
- Es existieren verschiedene Planungssysteme, die aber unkoordiniert umgesetzt werden.
Fazit: eines für alles
Erkennen Sie in den oben genannten Beispielen die Herausforderungen, denen Ihr Unternehmen oder Ihr Projektmanagement gegenübersteht? Sie sind nicht allein! Viele Unternehmen stoßen immer wieder auf diese problematischen Stellen im Bereich Projekt- und Portfoliomanagement. Die erfreuliche Nachricht ist, dass Can Do Sie dabei äußerst effektiv unterstützen kann. Zögern Sie nicht uns anzusprechen! Gemeinsam können wir schnell eruieren, ob Can Do ein passendes Werkzeug für Ihre Herausforderungen ist oder nicht.
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Zeitersparnis durch Can Do
1. Projektleiter: Planen von Projekten
Durch den Einsatz von Vorlagen und Bausteinen kann ein ganzes Projekt erzeugt oder zusammengesetzt werden. Die Besonderheit bei Can Do ist, dass in den Vorlagen bereits Anforderungen und Mengen an Ressourcen, Abteilungen oder Fähigkeiten vorgegeben sind. Der Projektleiter sieht in Echtzeit, ob das Projekt oder diese Teile so überhaupt machbar sind. Die Zeitersparnis ist erheblich, wenn ganze Projekte oder Teile in verschiedenen Projekten immer wieder vorkommen. Wenn nur 25% des Projektes "Routine" ist kann auch der Planungsprozess um 25% zeitlich reduziert werden.
2. Ressourcen vorschlagen lassen
Die Anforderungen an Arbeiten in Projekten sind anfangs meistens ganze Abteilungen oder Fähigkeiten. Die Prognosefunktion in der Projektplaner-App nimmt diese Vorgabe, sucht alle Personen heraus, die diese Vorgabe erfüllen und simuliert ob für das ausgewählte Planungsobjekt eine Überlastung entstehen würde. Sie zeigt vor allem freie und passende Personen an. Ein Nachfragen bei den Personen (oder Führungskräften) oder ein "Ausprobieren" entfällt. Dies kann im Staffing eines Projektes mehrere Tage Aufwand während der Projektlaufzeit einsparen.
3. Alternativressourcen von der KI vorschlagen lassen
Diese spektakuläre Funktion ist eine der am meisten verwendeten Features in Can Do. Im Falle einer überlasteten Ressource sucht ein neuronales Netz eine Alternative die ausreichend verfügbar ist und schlägt diese vor. Durch die Entscheidungen des Projektleiters lernt das Netz immer bessere Vorschläge zu machen. Projektmanager berichten uns, dass Sie damit mehrere Stunden pro Woche an Arbeit einsparen lassen.
4. Dashboards und Berichte als Link an die Empfänger senden
Der Link im Browser in Can Do verweist nicht nur auf die App selber, sondern auch auf die Daten die aktuell in der App geladen sind. Dieser Link kann mit einer integrierten Mailfunktion beispielsweise an den Lenkungsausschuss oder das Management geschickt werden. Wenn die Empfänger nun auf den Link klicken, wird nicht nur die App geladen, sondern auch der Bericht, das Projekt oder die Analyse. Dadurch ist ein manuelles Berichtswesen mit Exports nach Excel oder PDF nicht mehr notwendig. Wenn sich die Empfänger diesen Link auch noch als Favorit im Browser speichern, können Sie die Analyse jederzeit bei Bedarf abrufen und müssen nicht den Projektleiter fragen. Die Ersparnis auf beiden Seiten, Projektleiter/Abteilungsleiter und Management, können sich auf mehrere Stunden pro Monat belaufen und sind bei vielen Firmen die Can Do einsetzen Standard.
5. Risikoanalyse bei der Urlaubsbeantragung oder Genehmigung
Dieses Feature erscheint auf den ersten Blick als wenig relevant, aber durch die Vielzahl von Urlaubsanträgen und Genehmigung kommt im Laufe eine Jahres eine Zeitersparnis von mehreren Tagen zusammen. Bereits beim Urlaubsantrag kann der Mitarbeitende prüfen, ob der Urlaub in den Projekten ein Problem verursachen könnte. Er kann den Urlaub aber trotzdem beantragen und der "Genehmiger" sieht das Problem ebenfalls. Durch diese Funktion kann nun der Projektmanager frühzeitig informiert werden und entsprechend reagieren. Beispielsweise wird der Urlaub verschoben oder der Projektleiter weicht aus. Die Zeitersparnis ist erheblich, da alle beteiligten den Konflikt vorher nicht manuell prüfen müssen. Ein Klick reicht aus und alle Beteiligten wissen bescheid.
6. Die Jira-Integration
Diese erhebliche Zeitersparnis tritt nur bei Firmen ein, die hybrid parallel mit Jira arbeiten. Da die Schnittstelle jede Aktion in Jira in Echtzeit in Can Do spiegelt ist eine manuelle Synchronisierung nicht notwendig. Das Berichten an den Projektleiter entfällt auf dieser Ebene ebenfalls. Hier werden häufig 2-3 Stunden pro Sprint (ca. 2 Wochen) eingespart. Hier gibt es mehr Informationen zur Jira-Integration.
7. Anbindung von SAP, AP+ oder anderen ERP-Systemen
Ein ähnlicher Effekt entsteht durch diese Standardschnittstellen. Egal ob das Auftragswesen von SAP in Can Do automatisch Projekte oder Budget erzeugt oder Zeiterfassungen in Can Do gezielt zur Abrechnung nach SAP-PS oder AP+ gespielt wird. Eine manuelle Übertragung und Doppelterfassung entfällt. Je nach Geschäftsprozessen in den Unternehmen, spart ein Projektleiter dadurch bis zu einem Tag pro Monat ein. Außerdem sinkt die Fehlerquote erheblich.
8. Fortschrittsmeldungen und Zeiterfassungen durch die Projektmitarbeiter
Nicht nur die App die den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt wird sondern gerade die mobile App für Iphone und Android führt zu erheblichen Zeitersparnissen für die Mitarbeiter und den Projektleiter. Die Mitarbeiter können sehr schnell und einfach ihre Arbeitsfortschritte, Verzögerungen oder Arbeitszeiten in Echtzeit melden. Der Projektleiter sieht das unmittelbar (und auch die Auswirkungen bei Abweichungen) und muss nicht manuell den Status der Arbeiten aufwendig bei den Kollegen einfordern. Dies spart einige Stunden pro Monat für alle Beteiligten ein.
9. KI-Analysen und Projekte und Portfolios
Natürlich sparen die hochentwickelten Modelle der künstlichen Intelligenz die meiste Zeit ein, sind sie doch menschlichen Analysenverfahren nachempfunden und lernen dabei, nur millonenfach schneller.
Eine manuelle Analyse über den aktuellen Verlauf eines Projekts oder zukünftige Risiken ist immer nur dann sinnvoll, wenn das Risiko auch vom Projektleiter richtig eingeschätzt wird. Da Projekte häufig viele potentielle Risiken, gerade bei der Überlastung von Personen, enthalten, kommt es darauf an, jede dieser Überlastungen richtig zu beurteilen. Genau das macht die KI von Can Do.
Die Empfehlungen wie "Eingreifen" oder "Ignorieren" geben dem Projektleiter genaue Hinweise ob er etwas tun muss. Die Analyse benötigt wenige Sekunden durch die KI, eine manuelle Analyse auf dieser Ebene ist extrem aufwendig und eigentlich fast unmöglich. Projektmanager berichten uns, dass die 3-4 Stunden an Arbeit pro Woche einsparen.
10. Das Echtzeitverhalten spart Zeit
Alle Informationen in Can Do liegen in Echtzeit vor. D.h. wenn ein Mitarbeiter einen Urlaub genehmigt bekommt und dadurch ein Problem entsteht, wird dies in weniger als einer Sekunde live im Projektplan oder der Kapazitätsübersicht des Abteilungsleiters im Tabellenplaner angezeigt. Alle Anwender können sich immer darauf verlassen, dass alle Daten aktuell sind. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und Auskunftsfähigkeit aller beteiligten Personen. Soll beispielsweise ein Arbeitspaket um zwei Wochen verlängert werden (weil man sich verschätzt hat), kann der Projektleiter dies im Plan einfach durchführen. Ob das zu einem Problem wird, sieht er in weniger als einer Sekunde. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter im Auftrag des Kunden nachfragt, ob ein neues Projekt auch 2 Monate früher begonnen werden kann, wird das einfach mit der Maus durchgeführt. Bleibt die Lampe grün, passt alles, falls sie rot wird kann die KI anzeigen, welches Problem vorliegt. Die Auskunft und Entscheidung erfolgt in wenigen Sekunden.
In aller Regel, haben die Projektmanager und Abteilungsleiter Can Do immer als Tab in ihrem Browser. Kommen manuell Änderungen oder Erweiterungen des Projekts von außen, werden diese direkt in Can Do nachgezogen. Ob gehandelt werden muss, zeigt Can Do sofort an, da eben nicht nur Überlastungen von Ressourcen, sondern auch verpflichtende Termin, Budgets etc. überwacht werden. Die Zeit die ein Projektmanager oder Abteilungsleiter pro Woche aufbringen muss um alles zu koordinieren und abzustimmen reduziert sich deutlich. Dieser Personenkreis spart nach eigenen Angaben bis zu einem Arbeitstag pro Woche ein.
Fazit
Die häufig angeführte Befürchtung, dass durch die Einführung von Can Do mehr Verwaltungsarbeit entsteht ist völlig unbegründet. Diese Verwaltungs- und Führungsarbeit muss in den Unternehmen auch ohne Can Do durchgeführt werden. Mit Can Do reduziert sich aber diese Arbeitsmenge erheblich. Vor allem, weil durch die künstliche Intelligenz und andere Funktionen eher "langweilige" Routineaufgaben übernommen werden. Wir kalkulieren bei neuen Kunden eine Zeitersparnis von ca. 50% bei Projektmanagementaufgaben um den Nutzen von Can Do zu berechnen.
Can Do GmbH
Implerstraße 26
81371 München
Telefon: +49 (89) 51265-100
Telefax: +49 (89) 51265-500
http://www.can-do.de
Customer Care & Sales
E-Mail: sawanakusnaw@can-do.de
6 Vorteile für die Geschäftsführung
Die Vorteile von Can Do speziell für die Geschäftsführung
Can Do transformiert die Art und Weise, wie die Geschäftsführung eines Unternehmens ihre strategischen Ziele erreicht, Risiken managt und operative Effizienz steigert. Durch die Integration fortschrittlicher Technologien und datengetriebener Analysen ermöglicht Can Do eine präzise und dynamische Steuerung aller Unternehmensprozesse. Dieses Tool rüstet Führungskräfte mit den notwendigen Informationen und Einblicken aus, um informierte Entscheidungen zu treffen, die direkt auf die Verbesserung der Geschäftsergebnisse abzielen. Hier eine detaillierte Ausführung der spezifischen Vorteile, die Can Do speziell für die Geschäftsführung bietet:
Vorteil 1: Strategische Entscheidungsfindung basierend auf Echtzeitdaten
Die Geschäftsführung kann den Status laufender Projekte in Echtzeit überwachen. Dies ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise kann ein CEO erkennen, dass ein wichtiges Projekt Gefahr läuft, seine Fristen zu verfehlen, und kann umgehend Ressourcen neu zuweisen oder zusätzliche Unterstützung bereitstellen.
Dazu stehen umfangreiche Portfolioanalysen die auch wichtige Kennzahlen wie Fortschritt, Earned-Value oder Soll-Ist-Vergleiche zur Verfügung.
Die Analysen werden, neben tabellarischen Ansichten, in Grafiken visualisiert. Besonders beliebt sind hier sog. Bubble-Charts die beispielsweise auf der X-Achse das Risiko des Projekts und auf der Y-Achse den Nutzen anzeigen.
Vorteil 2: Detaillierte Projekt-Simulationen für zukünftige Vorhaben
Der schwerwiegendste Fehler der von der Geschäftsleitung oder dem mittleren Management gemacht werden kann, ist die Freigabe von neuen Projekten, die die Organisation mit der verfügbaren Kapazität und den vorhandenen Fähigkeiten der Mitarbeitenden (Skills) nicht realisieren kann. Da das Personal aber versucht, das Projekt doch zu realisieren, werden meisten auch andere Projekte durch diese Überlastungen gefährdet. Eine gefährliche Abwärtsspirale, die dann droht permanent zu werden. Vor dem Start neuer Projekte kann die Geschäftsführung in Can Do detaillierte Simulationen durchführen, um das Erfolgspotenzial und die möglichen Risiken besser zu verstehen. So kann ein CFO verschiedene Budgetszenarien durchspielen, um die finanzielle Tragfähigkeit neuer Initiativen zu bewerten. Weiterhin werden die verfügbaren Ressourcen simuliert. Dies geschieht häufig auch durch unterschiedliche Wahrscheinlichkeitswerte für jedes Projekt, was vor allem bei Kundenprojekten aus einer Sales Pipeline (Salesforce, MS-Dynamics, etc.) wichtig ist.
Vorteil 3: KI-gestützte Risikobewertung und Handlungsempfehlungen
Die Geschäftsführung erhält durch KI-gestützte Analysen Einblick in potenzielle Risiken und kann so präventive Maßnahmen ergreifen. Ein Risikomanager könnte beispielsweise Warnungen über Ressourcenengpässe oder Markttrends erhalten und entsprechend vorsorgen. Die KI konzentriert den Blick des Managements auf die wirklich relevanten Themen die ein Eingreifen durch das Management erfordern. Unendliche Listen, unübersichtliche Tabellen und sinnlose PowerPoint-Folien werden vermieden. Das spart erheblich Zeit und schafft Transparenz.
Vorteil 4: Analyse interner Fähigkeiten und Bedarfsermittlung
Can Do hilft der Geschäftsführung zu erkennen, welche Fähigkeiten im Unternehmen bereits vorhanden sind und welche für zukünftige Projekte benötigt werden. Dies unterstützt strategische Entscheidungen in der Personalplanung sowie die notwendigen Weiterbildungsmaßnahmen zu dimensionieren. Auch "make or buy"-Entscheidungen können so sicher getroffen werden. Langfristige Personalengpässe werden deutlich vorher sichtbar und können abgewendet werden.
Vorteil 5: Umsatzsteigerung durch Effizienzverbesserung
Durch die Optimierung der Mitarbeiterauslastung und die Verbesserung der Arbeitsprozesse kann die Geschäftsführung die Effizienz des Unternehmens steigern, was letztlich zu einer Umsatzsteigerung führt. Integrierte Nutzen-Analysen, die in Scores (siehe Erläuterung des Scores im Can Do Wissensbereich)abgebildet werden, bieten weiterführende Einblicke.
Vorteil 6: Gesamtüberblick über das Unternehmen
Can Do bietet einen ganzheitlichen Überblick über alle Unternehmensbereiche, was der Geschäftsführung hilft, das große Ganze im Auge zu behalten und entsprechend zu handeln. Dazu kann sich die Geschäftsleitung auch von Can Do automatisch informieren lassen, wenn Ereignisse in Projekten oder Portfolios eintreten, die eine solche Relevanz haben, dass es die Geschäftsleitung wissen sollte. Die können erhebliche Abweichungen, erhöhte Risiken in Projekten oder Portfolien etc. sein.
Fazit
Diese spezifischen Vorteile erleichtern es der Geschäftsführung, das Unternehmen sicherer, klarer und strategischer zu führen, indem sie wichtige Entscheidungen auf der Grundlage von umfassenden Informationen treffen kann.
Can Do GmbH
Implerstraße 26
81371 München
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Der richtige Zeitpunkt für eine Softwareimplementierung
In den vergangenen Monaten wurde Can Do vermehrt bei Neukunden eingeführt, um u.a. deren Krisengroßprojekte – wie zum Beispiel die Implementierung von SAP S/4HANA – zu strukturieren und die Einführung solcher Systeme zu ermöglichen. Diese Erfahrungen bestätigen, dass Can Do nicht nur theoretische Vorteile bietet, sondern auch in der Praxis eine erhebliche Unterstützung bei der Bewältigung komplexer Projektvorhaben leistet.
Auslöser für die Notwendigkeit einer Einführung von Can Do
Im Wesentlichen gibt es Unternehmen, die derzeit keine integrierte Lösung nutzen und sich stattdessen auf Werkzeuge wie Excel verlassen, sowie Unternehmen, bei denen die vorhandene Lösung entweder nicht mehr den Anforderungen entspricht oder an ihre Leistungsgrenzen stößt. In beiden Fällen können folgende Situationen die Einführung von Can Do rechtfertigen:
1. Wachsende Komplexität der Projekte:
Wenn die Projekte eines Unternehmens in Umfang, Teamgröße oder Komplexität zunehmen, kann Can Do helfen, den Überblick zu behalten und die Koordination zu verbessern.
2. Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Fristen:
Häufige Verzögerungen oder das Verfehlen von Fristen können ein Zeichen dafür sein, dass das aktuelle Projektmanagement-System ineffizient ist. Can Do kann helfen, Überlastungen von Ressourcen zu vermeiden sowie realistische Planungen aufzubauen.
3. Probleme mit der Kommunikation und Kollaboration:
Wenn Teams Schwierigkeiten haben, effektiv zusammenzuarbeiten oder Informationen auszutauschen, kann Can Do die Kommunikation zentralisieren und den Informationsfluss verbessern.
4. Zunehmende Arbeitslast und Ressourcenmanagement-Herausforderungen:
Wenn ein Unternehmen wächst, kann es schwierig werden, Ressourcen effizient zu verwalten. Can Do bietet die umfangreichsten Möglichkeiten aller Produkte im Markt, Ressourcen, Abteilungen und Fähigkeiten KI-gestützt zu planen und zu verfolgen.
5. Bedarf an besseren Berichts- und Analysefunktionen:
Der Wunsch nach detaillierteren Einblicken in Projektfortschritte, Budgets und Ressourcennutzung kann ein Treiber für die Implementierung von Can Do sein. Hier geht es aber nicht darum, eine riesige Anzahl von Tabellen und Grafiken zu erzeugen, die zwar sehr schön aussehen, aber kaum Mehrwert bieten. Vielmehr wird in Can Do durch Algorithmen und KI die umfassende Informationsmenge analysiert und bewertet. Es werden dadurch bevorzugt Informationen angezeigt, die den jeweiligen Nutzern dazu dienen, zentrale und unmittelbare Risiken zu erkennen. Weiterhin werden Lösungsvorschläge unterbreitet, die erhebliche Arbeitszeit für das Management und die Mitarbeiter einspart.
6. Anforderungen an Compliance und Dokumentation:
In regulierten Branchen oder Projekten, die eine umfassende Dokumentation erfordern, kann Can Do helfen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und den Dokumentationsaufwand zu reduzieren. Can Do ist vollständig Revisionssicher und kann bei einem Audit helfen. Es wird sichergestellt, dass die Informationen gerade für Geschäftsleitung nicht manuell erstellt oder verändert wurden. Eine manuelle Einschätzung des Projektrisikos durch den Projektleiter in Excel kann für das Management sehr problematisch werden, wenn Schäden für das Unternehmen durch ein gescheitertes Projekt entstehen.
7. Skalierung des Unternehmens:
Während ein Unternehmen wächst, werden die Grenzen manueller oder einfacher Systeme schnell erreicht. Can Do kann skalieren, um den wachsenden Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden, da die zunehmende Komplexität durch Algorithmen und KIs immer auf ein verständliche Niveau gebracht wird. Can Do kennt auch keine Begrenzung in der Anzahl der Anwender oder des Nutzungsumfangs. Die Cloud-Plattformen auf den die Can Do-Lösung installiert ist, passt sich dynamisch den steigenden Anforderungen an.
8. Strategische Neuausrichtung oder Transformation:
Bei der Durchführung von Transformationsprojekten oder einer strategischen Neuausrichtung kann eine Projektmanagementsoftware entscheidende Unterstützung bieten, um den Überblick zu behalten und Ziele zu erreichen. Gerade in der aktuellen Zeit stehen Unternehmen vor Herausforderungen wie der "digitalen Transformation", einem "sich verändernden Weltmarkt" und dem permanenten Problem des "Fachkräftemangels". Es ist sehr widersprüchlich, wenn Unternehmen ein Problem mit der Anzahl von Fachkräften haben und dann diese Fachkräfte mit einfachen manuellen Systemen wie Excel steuern. Gerade jüngere Mitarbeitende erwarten vom Arbeitgeber, dass professionelle Lösungen für die Planung von Ressourcen eingesetzt werden und sie nicht immer an die Grenze der eigenen Belastung geführt werden.
Fazit – die optimale Zeit für die Einführung
Der ideale Zeitpunkt für die Einführung von Can Do ist, bevor die oben genannten Probleme kritisch werden. Die Planung der Einführung in einer Phase, in der das Unternehmen die Kapazität für Schulung und Anpassung hat, ist entscheidend. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, die Software vollständig zu integrieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter geschult sind und den maximalen Nutzen aus Can Do ziehen können.
Auch die Einführungsmethode "RampUp" erleichtert eine schnelle und unkomplizierte Live-Schaltung der Lösung. Dabei wird auf den schnellen Nutzen, die Praxisnähe und Kostenoptimierung geachtet.
Die Entscheidung sollte strategisch getroffen werden, mit einer klaren Vorstellung davon, wie Can Do die spezifischen Herausforderungen des Unternehmens adressieren kann und wie sie in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert wird, um eine reibungslose Implementierung und Akzeptanz zu gewährleisten.
Can Do GmbH
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