Hybrides Projektmanagement – wer profitiert davon?
Wenn wir das Hybride Projektmanagement mit Jira® in einem Unternehmen etablieren, dann profitieren natürlich zunächst diejenigen Mitarbeiter und Mitarbeiter am meisten von dieser Umstellung, die direkt mit Can Do arbeiten. Aber auch alle anderen Bereiche in der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten werden von den Vorteilen des Hybriden Projektmanagements positiv beeinflusst. Manchmal unmittelbar nach Einführung hybrider Projekte; manchmal Schritt für Schritt. Aber immer für das gesamte Unternehmen nachhaltig. Das Verblüffende: Sogar Projektbeteiligte, die mit Can Do nicht oder kaum in Berührung kommen, sondern wie auch bisher einfach mit Jira® weiterarbeiten, erleben in ihrer täglichen Arbeit die Positiv-Effekte des Hybriden Projektmanagements. Wir betrachten die einzelnen Stakeholder deines Projekts „Umstieg auf das Hybride Projektmanagement“.
Die Can Do-Anwender
Sie sind gewissermaßen die Pioniere in deinem Umstellungs-Projekt – dafür profitieren sie auch unmittelbar. Hier einige der Vorteile für Projektbeteiligte in hybriden Projekten, die von einer anderen klassisch orientierten Projektmanagement-Software auf Can Do umsteigen:
- App Modell mit auf den User zugeschnittenen Funktionen
- Selbst für Simulationen bei über 50.000 Projekten geeignet
- Viele Standard-Schnittstellen zu SAP® und CRM-Systemen
- Echtzeit-Risikoanalyse mit konkreten Handlungsempfehlungen
- Übersicht über alle Ressourcen, verfügbare Kapazitäten und Skills
- Unkomplizierte Abstimmung zwischen Projekt und Linie
- Langfristige Projektplanung, selbst mit agilen Teams
- Echtzeitübersicht zu Budgets und Kosten
- Zeitnahes und übersichtliches Reporting
- Auch ungenaue Planung möglich
- Von einer KI unterstützte Paket- und Kapazitätsplanung
- Automatisierte Analysen wie MTA, Earned Value, Basisplanvergleiche etc.
… kurz: Can Do-User genießen das Beste aus der agilen und der klassischen Projektwelt in einer Einheit!
Die Jira®-Anwender
Anders als die Can Do-Anwender, kommen die Mitglieder agiler Teams im Rahmen des Hybriden Projektmanagements oft nicht einmal mit Can Do in Berührung. Und genau hier liegt tatsächlich ein großer Vorteil: Meist wird in den agilen Teams mit Jira® gearbeitet, und die Integration von Jira® und Can Do ermöglicht dies auch im Rahmen des Hybriden Projektmanagements. Die einzelnen Teams nutzen einfach weiterhin Jira® in jetzt hybriden Projekten. Die größte Veränderung, die sie mit der Zeit bemerken werden, ist sicher, dass es jetzt mehr Freiheiten und Handlungsspielräume gibt. Denn die oft störende Frage der Projektleitung nach verlässlichen Reports und aktualisierter Projektplanung entfällt – das Projektmanagement erhält alle relevanten Daten automatisch von Jira® und kann sie im klassischen Projektumfeld auswerten. Die Teams konzentrieren sich ganz auf ihre eigentliche Projekttätigkeit.
Deine Kunden
Wenn sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Projektmanagement genauso über ganz konkrete Vorteile des Hybriden Projektmanagements freuen wie die einzelnen Teams, dann hat das positive Auswirkungen auf das gesamte Projekt. Und damit auf die sicher wichtigsten Stakeholder, die Projektkunden. Das Hybride Projektmanagement sorgt dafür, dass agile Teams freier, kreativer und zielgerichteter arbeiten, während es in Sachen Projektmanagement für bessere Ressourcenplanung, transparente Kostenkontrolle und optimale Verteilung der Skills sorgt. Das Ergebnis sind Projekte, die schnell und wirtschaftlich ihr Ziel erreichen – ganz im Kundeninteresse!
Fazit: Benefits für alle!
Eigentlich war dieses Fazit von Anfang an klar: Alle Projektbeteiligten profitieren vom Hybriden Projektmanagement – das ist ja auch der Grund, weshalb sich der Umstieg für dich und dein Unternehmen lohnt. Unterschiede gibt es höchstens beim Zeitpunkt, ab dem einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bemerken, dass plötzlich etwas anders – und besser – läuft in den Projekten … Wenn du wissen möchtest, was der Einsatz des Hybriden Projektmanagements für dich und dein Unternehmen bringt, frag uns einfach. Wir beraten dich gerne und ausführlich.
Can Do GmbH
Implerstraße 26
81371 München
Telefon: +49 (89) 51265-100
Telefax: +49 (89) 51265-500
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Customer Care & Sales
E-Mail: sawanakusnaw@can-do.de
Der Jira® Migrator: 5 Anwendungsbeispiele
Zuvor aber nochmals zu den Grundlagen: Wenn du deinen Projekten zusätzlichen Schub durch mehr Planungssicherheit, optimiertes Berichtswesen und KI-gestütztes Ressourcenmanagement verleihen möchtest, dann ist das Hybride Projektmanagement die Lösung. Hierzu migrierst du die Daten deiner Jira®-Systeme nach Can Do – mithilfe des Jira®-Migrators und in folgenden Schritten:
- Ein „leeres“ Can Do-System in der Cloud bereithalten und die Jira®-Systeme erreichbar machen – ob on premise oder in der Cloud.
- Aus einer oder mehreren Jira®-Installationen gezielt die gewünschten Boards, Projekte, Epics und User auswählen.
- In Can Do die automatische Erzeugung von Portfolios, Projekten und Phasen anstoßen.
- Live Betrieb mit der Jira® Migration starten: Alle Änderungen in Jira® werden automatisch in Can Do nachvollzogen.
Auf diese Weise entsteht mit Can Do und dessen Migrator für die Jira® Migration ein Hybrides Projektmanagement, bei dem die einzelnen Teams weiterhin agil bleiben und die Projektsteuerung in Netzplantechnik erfolgt.
Anwendungsbeispiele
- Jira® Migration, um Projekte zu zentralisieren
Wenn du mehrere Jira®-Instanzen auf unterschiedlichen Jira®-Servern einsetzt, kannst du alle Daten mithilfe des Migrators sammeln und in einer einzigen Can Do-Installation managen. - Migration, um Can Do kennenzulernen
Angenommen, du hast in deinem Unternehmen eine IT-Abteilung, die bereits seit langem mit einem Jira®-Server arbeitet. Von der Projektseite her gesehen, klappt das auch ganz gut. Aber nun möchte das Management wissen, ob das IT-Budget gerechtfertigt ist. Es müssen also Möglichkeiten für ein umfassendes Berichtswesen geschaffen werden, das zum Beispiel die Ressourcen und ihre Auslastung, Kostenkontrolle oder Ist-Zeiterfassung umfasst. All das kann Can Do umsetzen. Um nun zu ermitteln, ob Can Do auch alle Erwartungen erfüllt, wird mithilfe des Migrators eine reversible Test-Installation umgesetzt. - Jira® Migration, um Zeiterfassung zu vereinfachen
Gerade im IT-Umfeld ist es üblich, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur stundenweise vor Ort beim Kunden tätig sind, sondern für ganze Projekte und damit längere Zeiträume gebucht werden. Wenn nun das Kundenunternehmen mit Jira® arbeitet, können dort auch die Mitarbeiter des IT-Dienstleisters ihre Zeiterfassung tätigen. Das IT-Unternehmen selbst „zieht“ sich die Zeiterfassung aus dem Jira®-Kundensystem in seine eigene Can Do-Installation und kann sie dort weiterverarbeiten. Weil der Migrator eine Abgrenzung einzelner Projektmitarbeiter erlaubt, ist dabei sichergestellt, dass nur die Zeiterfassungs-Daten der eigenen Mitarbeiter, nicht aber jene des Kundenpersonals, bei Can Do ankommen. - Jira® Migration, um das Demand Management zu automatisieren
Je größer ein Unternehmen ist, umso anspruchsvoller wird das Demand Management. Das gilt insbesondere für international zusammenarbeitende Teams, die aufgrund ihrer Skills länder- und zeitzonenübergreifend zusammengesetzt werden. Auch hier verbindet der Can Do Migrator alle im Unternehmen weltweit verteilten Jira®-Server mit einem zentralen Can Do-System. Das erspart u.a. den Projektleitern das manuelle Fortschreiben der Ist-Stunden und sorgt dafür, dass mit einem Klick alle Phasen (Epics) in den Projekten erzeugt werden. Das Hybride Projektmanagement erspart den Projektleitern hier viel Aufwand und Zeit. - Migration, um Großprojekte transparent zu machen
Sicher kennst du das: Du hast in Jira® mit der Planung für ein größeres Einführungs- oder Entwicklungsprojekt begonnen. Und es wird immer größer – bis mehrere hundert Epics erzeugt wurden, die im Backlog mit Storys gefüllt werden. Nun muss all dies dem Lenkungsausschuss präsentiert werden, und um das Mega-Projekt komprimiert darstellen zu können, hast du auch noch eine ganze Reihe an Add-ons für Jira® installiert. Doch die Projektpräsentation misslingt, weil der Lenkungsausschuss ausgerechnet Fakten erwartet hätte, die das agile Projektmanagement nur unzulänglich – oder gar nicht – liefern kann. Dazu gehören Kapazitätsplanung, Meilensteine, Basispläne, Risikoanalysen, Kostenverläufe oder Prognosen. Diese Dinge zu liefern, ist dank des Jira® Migrators von Can Do einfacher als gedacht: Der Migrator importiert das Projekt als Ganzes, legt Teilprojekte für die Epics an und stellt dem Lenkungsausschuss alle Auswertungen und Analysen in übersichtlichen Dashboards zusammen.
Was kann der Migrator für dich tun?
Der Jira® Migrator von Can Do ist das perfekte Tool, um deine Jira®-Installationen zu einem Teil des Hybriden Projektmanagements mit Can Do werden zu lassen. Wichtig ist im Vorfeld vor allem, was du dir von der Integration erwartest und welche Herausforderungen das Hybride Projektmanagement für dich meistern soll. Inspiriere uns und lass uns wissen, was du mit deinem Projektmanagement vorhast. Nimm Kontakt auf – wir unterstützen dich gerne!
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Ressourcenmanagement für agile Teams – dank Can Do
Ob fundierte Wirtschaftlichkeitsberechnungen oder Risikobewertungen: In Bezug auf das umfassende Reporting gibt es im agilen Projektmanagement durchaus Defizite. Und das ausgerechnet in Bereichen, die für dich im Projektmanagement wichtig wären und dein Projekt überhaupt erst planbar und gestaltbar machen … Auch bei der Ressourcenplanung und beim Ressourcenmanagement im Unternehmen gilt: Scrum allein wird’s nicht richten.
Ressourcenmanagement – warum ist das überhaupt wichtig?
Agile Techniken wie Scrum schaffen gerade in kleinen Unternehmen und kompakten Teams ideale Voraussetzungen, um ein Projekt schnell zum Erfolg zu bringen: Die Sprints sind überschaubar und erreichbar. Alle Mitglieder eines Teams arbeiten zu 100% in einem Projekt und einem Sprint. Damit wird auch die Ressourcenplanung obsolet. Soweit die Theorie.
In der Praxis sieht das oft ganz anders aus: In Sprints werden nicht alle Storys geschafft, was dazu führt, dass diese Storys einfach in den nächsten Sprint umziehen. Es wird vergessen, dass keine Arbeitskraft exklusiv am Projekt arbeiten kann – die Grundlasten und andere Arbeiten werden ignoriert. Und Urlaub oder Krankheit? Oje …. Kurz: Ausgerechnet die Ressource Arbeitskraft, eigentlich das unverhandelbar Wichtigste an einem Projekt, kommt beim agilen Projektmanagement oft zu kurz.
Je größer ein Unternehmen ist, umso vielschichtiger werden die Probleme bei der Ressourcenplanung und -verteilung. Das gilt umso mehr im Multiprojektmanagement, wenn Mitarbeiter nicht nur an einem Projekt exklusiv arbeiten. Und wenn dann schließlich ein Mitarbeiter wegen Überlastung die weiße Fahne schwenkt oder die Teamleitung Deadlines reißt, ist es meistens schon zu spät.
Darum ist es so wichtig, dass du für dein Projektmanagement ein Tool für das Ressourcenmanagement in Multiprojektorganisationen erhältst, mit dem du die Arbeitskraft in all deinen Projekten jederzeit im Blick behältst, sie steuerst und planst. Can Do ist ein solches Tool.
Hybrides Projektmanagement für deine Ressourcenplanung
Mit Can Do zieht das Hybride Projektmanagement in deine Projekte ein. Hybrid bedeutet hier: Während deine Teams weiter nach agilen Standards, etwa mit Jira®, arbeiten, bleibst du der klassischen Vorgehensweise treu und genießt planerische Projektvorteile wie eine sauber strukturierte Netzplanung, umfangreiches Berichtswesen und sogar eine KI, die sich um Risikoplanung und eben die Ressourcenplanung kümmert. Das Beste daran: Can Do kann sich automatisiert mit Jira® verknüpfen. Deine Teams arbeiten wie gewohnt weiter, und all ihre Daten aus dem Backlog, den Sprints, Storys oder Epics werden automatisiert an Can Do weitergegeben. Dort werden sie so aufbereitet, dass sie in der Netzplanung genutzt werden können. Zum Beispiel für eine umfassende Ressourcenplanung.
Dank KI: Ressourcenplanung de luxe
Sind Jira® und Can Do erst einmal verbunden, stehen dir alle Möglichkeiten der Ressourcenplanung, der Ressourcenverteilung und des strategischen Ressourcenmanagements für deine Projekte zur Verfügung. Und mehr noch: Can Do nutzt eine künstliche Intelligenz, die dich beim Ressourcenmanagement automatisch unterstützt.
- Diese KI greift auf viele miteinander agierende Algorithmen zurück. Somit werden ständig Millionen von Kombinationen berücksichtigt und in realistischen Modellen abgebildet. Die KI zeigt auf, ob bei einer Abweichung von der Projektplanung durch bestehende Ressourcen es nur zu einer unkritischen Störung im Ablauf kommt oder ob die Projektleitung dann doch in eine Situation eingreifen muss.
- Herkömmliches Ressourcenmanagement teilt menschliche Arbeitskraft ähnlich ein, wie es die Belegungszeit von Maschinen handhaben würde – ziemlich starr und unflexibel. Die KI von Can Do dagegen errechnet aus zahllosen Möglichkeiten, wie ein Mitarbeiter seine Arbeit schaffen könnte.
Dafür ist ein von uns entwickelter Algorithmus mit dem Namen "Watermodel®" zuständig. Dieser ermöglicht eine dynamische Ressourcenplanung, die sich deutlich von jener bei linearen Planungsmodellen unterscheidet. Hierzu ein Beispiel: Ein/e Mitarbeiter/in bekommt für ein Projekt 10 Arbeitstage à 4 Stunden zugewiesen. Findet nun an einem dieser 10 Arbeitstage eine 8stündige Schulung statt, würde eine Software mit linearer Planung eine Überlastung anzeigen: Es fehlen vier Stunden, für die ein lineares Modell keine Ausweichmöglichkeit findet. Can Do mit Watermodel® dagegen erkennt automatisch, ob der/die Mitarbeiter/in eine Umverteilung der Aufgaben durchführen kann und damit nicht überlastet ist. Watermodel® berücksichtigt also Selbstorganisation, statt auf starre Zeiträume und Stundenplanungen angewiesen zu sein. - Beim Ausfall einer Ressource, etwa wegen Urlaub, Krankheit oder anderer Aufgaben, erfolgt im Projektmanagement Tool Can Do unmittelbar eine Risikoüberprüfung und -aktualisierung in Echtzeit. Und das projektübergreifend, wenn die Ressource im Multiprojektmanagement an mehreren Projekten mitwirkt. Das geht sogar so weit, dass ein/e Mitarbeiter/in noch während der Antragstellung für den nächsten Urlaub dessen Auswirkungen auf alle betroffenen Projekte angezeigt bekommt.
- Wenn im Multi-Projektmanagement einerseits Engpässe und andererseits Leerläufe entstehen, können mit der KI auch Ressourcen über Projektgrenzen hinweg verteilt und Teams neu strukturiert werden.
- Das Ressourcenmanagement von Can Do kommt auch mit inakkuraten Daten, wie sie in einer realistischen Planung vorkommen, zurecht. So wird berücksichtigt, dass der Zukunftsverlauf grundsätzlich nicht zu 100% sicher planbar ist. Sowohl Zeit als auch Aufwand können inakkurat angegeben werden; Beispiele: „Dauer 6 bis 8 Wochen“ oder „geschätzter Aufwand 80 bis 100 Personentage". Die Software berechnet aus allen möglichen Kombinationen von ungenauen Zeit- und/oder Aufwandswerten ein realistisches Risiko aller Projekte in Portfolios der Gegenwart und der Zukunft.
Fazit: Ressourcenmanagement, jetzt auch in Jira®
Auch, wenn Jira® selbst keine Tools für eine weitgehende Ressourcenplanung zur Verfügung stellt, können agile Teams dank des hybriden Projektmanagements mit Can Do ein ausgeklügeltes, KI-gestütztes Ressourcenmanagement (insbesondere für Multiprojektorganisationen) nutzen. Vor allem für mittlere bis große Unternehmen mit Multi-Projektmanagement gilt: Agiles Projektmanagement braucht, wenn es zum Projektziel führen soll, ein ebenso agiles Ressourcenmanagement. Ohne, dass die einzelnen Teams in ihrer täglichen Arbeit gestört werden. Und genau das ermöglicht das Hybride Projektmanagement mit Can Do.
Can Do GmbH
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Wo findet die Zukunft der Arbeit statt – im Home Office oder im Cubicle?
Schwieriger ist es da schon, die Zukunft der Arbeit vorherzusagen. Wir haben es dennoch versucht, denn auch das Projektmanagement wird an dieser Weiterentwicklung stark beteiligt sein. Vielleicht sogar mehr als andere Abteilungen …
Das Home Office hat während der Corona-Pandemie eine beeindruckende Karriere hingelegt: War es zuvor nur wenigen MitarbeiterInnen vorbehalten, avancierte Arbeiten zuhause in den Jahren 2020 und 2021 schon beinahe zum Normalzustand für Office-Tätigkeiten und war teilweise sogar als erstrangiges Arbeitsumfeld vorgeschrieben. Im Sommer 2021 wurde die Home-Office-Pflicht aufgehoben, und für zahlreiche Unternehmen sowie deren MitarbeiterInnen stellte sich die Frage: "War’s das jetzt? Oder ist das Home Office gekommen, um zu bleiben?"
Home Office – von der Notwendigkeit zum Fragezeichen
Während es während der Pandemie sinnvoll oder gar nötig ist, zu Hause zu arbeiten, verschwinden auch danach die Nachteile – oder Vorurteile – nicht, die mit dem Home Office zusammenhängen. Das fängt mit dem privaten Umfeld an ("Kann ich arbeiten, wenn die Kinder rumwuseln?"), geht weiter über die Ergonomie-Probleme an Arbeitsplätzen wie dem Küchentisch und endet noch lange nicht bei den persönlichen Befindlichkeiten von kontrollfreudigen Vorgesetzten. Und dann ist da noch die Arbeitskultur der gegenseitigen Inspiration, die in der Teeküche oder vor dem Kanban-Board einfach besser funktioniert als via Webcam. Auf der anderen Seite birgt die Arbeit zu Hause aber auch enormes Potential. Nicht nur für dein Unternehmen und dich persönlich, sondern sogar gesamtgesellschaftlich. Schließlich sorgt jeder Home-Office-Platz für einen Pendler weniger auf den Straßen oder in der U-Bahn, und die flexible Zeitgestaltung macht ganz neue Modelle des Lebens in der Familie oder Partnerschaft möglich.
Es gibt also durchaus einige Punkte, die für Präsenzarbeit sprechen – und so manches Argument für das Home Office. An der Schwelle zur Rückkehr in die normale Arbeitswelt wollen wir uns ansehen, was die Zukunft der Arbeit für uns alle bereithält:
Die Zukunft der Arbeit – das denken die Anderen
Klar, auch wir bei Can Do befassen uns mit Arbeitsmodellen in der Zukunft. Aber bevor wir von uns selbst reden, hier ein paar Stimmungen und Meinungen zur Zukunft der Arbeit:
- Im Portal "Buten und Binnen" von Radio Bremen kommen in einem Artikel zum Büro der Zukunft vier Experten zu Wort. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass für sie Flexibilität das Schlüsselwort für die Zukunft ist. Das gilt nicht nur für Arbeitgeber und -nehmer, sondern auch für das Arbeitsumfeld – Stichwort Großraumbüros und Coworking-Spaces. Einen kompletten Wechsel hin zum Home Office sehen die Befragten eher nicht; wohl aber den Trend zum hybriden Arbeiten.
- Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt absatzwirtschaft.de: Das Portal veröffentlicht Ergebnisse der Studie "The Future of Work: Productive anywhere" und fasst zusammen: "Arbeitnehmer wünschen sich hybride Modelle". Für engagierte Arbeitnehmer kommt es darauf an, dass sie an jedem Ort die richtigen Voraussetzungen finden, um produktiv zu sein. Ein interessantes Phänomen aus der Umfrage: Während sich 74 % der Generation Z mehr Optionen wünschen, mit Anderen zusammenzuarbeiten, sind es bei der Generation X 66 % und bei den Baby Boomern 68 %. Man kann also nicht pauschal sagen: "Je jünger, umso lieber im Home Office".
"83 % der Arbeiter finden ein hybrides Modell für die Zukunft optimal": Die Studie findest Du bei Accenture.
- Auch die Tagesschau nimmt das Schlagwort auf und titelt "Die Zukunft wird hybrid". Sie präsentiert die Ergebnisse einer Umfrage unter DAX-Konzernen, und auch bei diesen setzt sich die Meinung durch: Die Fünf-Tage-Woche im Büro wird es in der alten Form nicht mehr geben. Es gilt vielmehr, die Stärken der Arbeitspräsenz und des Home Office zu vereinen.
Die Zukunft der Arbeit – das denken wir
Hybrid? Das können wir! Tatsächlich sind wir von Can Do ja schon immer Befürworter von Lösungen, die das Beste aus zwei Welten vereinen. Und während das beim Projektmanagement die Kombination aus agilen und klassischen PM-Methoden betrifft, sind wir auch bei der Arbeitsplatz-Wahl der Meinung: Wenn sowohl gemeinsame Arbeit als auch Home Office ihre eigenen Vorzüge haben – warum sollten man auf eines von beiden verzichten?
Deshalb sind bei Can Do das Home Office und die Büros am Unternehmenssitz gleichberechtigt. Wer von unseren MitarbeiterInnen wann und wo arbeitet, ist stark projektabhängig und wird von den Beteiligten im Team gemeinsam entschieden. Auch für uns gilt: Entscheidend sind Produktivität und Arbeitsqualität – zweitrangig ist, wo die Arbeitsleistung erbracht wurde. Wir schätzen aber auch die Ideen, Inspirationen und Lösungen, die aus gemeinsamem Wirken entstehen. Deshalb befürworten wir es, wenn sich Teams regelmäßig treffen, um sich auszutauschen – und das nicht nur in einem Videocall.
Was uns wichtig ist: Wenn Remote gearbeitet wird, sollen Infrastruktur und Ergonomie passen. Wir achten also auf aktuelle IT-Ausstattung und unterrichten unsere MitarbeiterInnen über die korrekte Arbeitsplatz-Einrichtung.
Auch bei der Wahl des Arbeitsplatzes, der für den/die Einzelne/n am besten funktioniert, setzen wir von Can Do also ganz klar auf das hybride Modell.
Die Zukunft der Arbeit – das leisten wir mit hybridem PM
Die Projektmanagement-Software von Can Do ist als SaaS (Software as a Service) schon von der technischen Seite her für Remote Work und Präsenz im Unternehmen gleichermaßen hervorragend geeignet. Dazu kommt: Can Do unterstützt sowohl klassisches Projektmanagement als auch agile Methoden im Team. Mit diesem hybriden Ansatz im Projektmanagement hast du deine Projekte stets im Griff – egal, ob deine Teams bzw. einzelne MitarbeiterInnen gerade im Unternehmen oder zu Hause sind. Mit Can Do bist du für die hybride Zukunft der Arbeit gerüstet!
Die Zukunft der Arbeit – was denkst du?
Kommt eine Kombination aus Home Office und Cubicle bzw. Großraumbüro auch für dein Unternehmen in Frage? Setzt du ganz auf die Inspirationskraft eurer Büros oder lässt du MitarbeiterInnen auch mal in anderer Umgebung auf Ideen kommen? Wir sind neugierig und würden gern mehr darüber erfahren, wie es bei dir und deinen Projekt-Teams nach der Pandemie weitergeht. Dein Feedback ist wertvoll, denn so können wir Can Do noch besser auf die Anforderungen und Arbeitswelten der AnwenderInnen abstimmen. Nimm Kontakt auf – wir freuen uns, von dir und deinen Plänen zu hören!
Fazit: Nimm, was du kriegen kannst
Wenn Home Office und Präsenzarbeit dir, deinen Projekten und deinen Teams jeweils individuelle Vorteile bieten: Was hindert dich daran, sie alle zu nutzen? Es gibt wohl keinen Grund, sich auf das eine oder andere festzulegen – vielmehr zeichnet sich hybrides Arbeiten als Ideallösung für den Arbeitsplatz der Zukunft ab.
Das hybride Modell ist also nicht etwa der kleinste gemeinsame Nenner für zögernde Unternehmen, die sich nicht entscheiden können – es gibt dir und deinem Projektmanagement vielmehr die Möglichkeit, die Produktivität der einzelnen Teammitglieder in den Vordergrund zu stellen.
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Fünf Kollaborations-Tools fürs Teamwork
Mit dem Trend hin zum Home Office hat auch Collaboration-Software nochmal an Bedeutung zugelegt; aber schon vorher waren die Teamwork-Tools eine wertvolle Hilfe fürs effiziente Zusammenarbeiten. Nachdem wir dir bereits jeweils fünf Beispiele für Zeitmanagement-Tools und To Do-Software vorgestellt haben, geht es heute um die digitalisierte Zusammenarbeit in (Projekt-)Teams. Und Gründe dafür, dich und dein Team von einem Kollaborations-Tool unterstützen zu lassen, gibt es genug:
Gründe für Collaboration-Software
Eigentlich gibt es vor allem einen hauptsächlichen Grund, weshalb du deine Zusammenarbeit im Team mit einer entsprechenden Software unterstützen solltest – und das ist die Kommunikation. Denn schon so manches Projekt ist an mangelnder, fehlerbehafteter oder missverständlicher Kommunikation gescheitert. Unabhängig von ihren zusätzlichen Funktionen bieten alle Collaboration-Tools als wichtiges Feature einen zentralen Kommunikationspunkt an. Hier werden zum Beispiel die Eckdaten eines Projekts für alle zugänglich gemacht. Über einen (archivierbaren) Chat kann man sich jederzeit austauschen, und du als Projektleiter kannst einzelnen oder allen Team-Mitgliedern Dokumente zukommen lassen. Moderne Tools zur Kollaboration sind Plattformen mit einer ganzen Reihe in Funktionen, die schlussendlich auf eine verbesserte Kommunikation innerhalb des Teams abzielen. Hier noch ein paar konkrete Gründe, weshalb du auf Software zur verbesserten Zusammenarbeit setzen solltest:
- Nie mehr Flüsterpost: Dank der zentralen Verwaltungsfunktion von Team Collaboration Software geht keine wichtige Information verloren.
- Nie mehr Meetingzwang: Klar kannst du – und solltest du – dein Team immer wieder treffen; das tut der Projektdynamik nur gut. Dank Team Collaboration Tools musst du aber nicht mehr so oft zu persönlichen Treffen einladen.
- Nie mehr Nine to Five: Tools für die Team-Kollaboration unterstützen Remote Work und befreien Teamarbeit von Raum und Zeit.
- Nie mehr Zeitdruck: Das geneinsame Arbeiten über eine Collaboration-Plattform spart doppelt Zeit: einmal bei der Projektvorbereitung und dann über die gesamte Projektentwicklung hinweg.
- Nie mehr Mails durchstöbern und mit Apps jonglieren: Daten austauschen, Termine festzurren, Informationen teilen – all das funktioniert dank Team Collaboration Software an einem zentralen Platz. Was auch immer du also in Zusammenhang mit deinem Projekt suchst – in deinem Collaboration Tools wirst du es finden!
- Nie mehr raten müssen: Eine Kollaborations-Software verschafft dir stets den Überblick, wie weit das Team im Projekt gekommen ist.
Welches Collaboration Tool passt zu dir?
Wie üblich bei solchen Produktvorstellungen, wollen wir keine konkrete Empfehlung abgeben: Welches Tool am besten passt, hängt vor allem von dem Umfeld ab, in dem es eingesetzt werden soll – also von deinem Team, deinem Unternehmen, den Projekten und der bestehenden Software-Infrastruktur. Dabei kannst du dich ganz auf die tatsächlichen Bedürfnisse konzentrieren: Weil mittlerweile solche Kollaborations-Software-Lösungen meist als SaaS (Software as a Service) konzipiert sind, stellt sich die Frage nach Systemvoraussetzungen und Administrationsaufwand für deine IT kaum mehr.
Und, auch das ist typisch für moderne Team Collaboration Tools: Üblicherweise kannst du die Software erst einmal testen. Dazu raten wir auch ausdrücklich, denn nur im Praxis- und Alltagstest kann sich herausstellen, ob ihr gut zusammenpasst – du und das Collaboration Tool deiner Wahl.
Collaboration Tools: fünf Beispiele für digital koordiniertes Teamwork1. Der bekannte Exot: Microsoft 365
Unter den vorgestellten Collaboration Tools nimmt MS 365 eine Sonderstellung ein – weil es für die Zusammenarbeit in Teams eine ganze Sammlung an Software-Tools bereitstellt. Dazu gehört in erster Linie Microsoft Teams, das – der Name verrät es – für die Kommunikationsaufgaben in Teams zuständig ist. Aber auch andere klassische Tools des Unternehmens finden sich hier, wie etwa Word, Excel, Outlook, OneDrive oder Access. Sie alle sind auf der Microsoft 365-Plattform auf kollaboratives Arbeiten ausgelegt und bieten die Rundum-Versorgung für dein Team. Der Vorteil von MS 365: In vielen Unternehmen ist es bereits etabliert; dein Team muss es nur noch nutzen. Der Nachteil: Für so manches Team wird der Funktionsumfang unangemessen sein – eine schlanke, einfachere Lösung ist oft besser.
- in vielen Unternehmen vorhanden
- zahlreiche Apps und Funktionen
- Microsoft Teams zur Kommunikation
2. Das fliegende Besprechungszimmer: miro
Was würdest du als erstes tun, wenn du dein Team im Besprechungszimmer versammelt und seine ganze Aufmerksamkeit gewonnen hast? Genau: ans Whiteboard gehen und loslegen! Und weshalb solltest du das online nicht auch genauso handhaben? miro ist ein Online-Whiteboard, das alle Teammitglieder mitgestalten können. Und vor allem agile Teams werden sich mit miro gleich wohl fühlen, denn es beherrscht u.a. Kanban Boards. Ein weiterer Benefit sind die zahlreichen Integrationen, etwa mit GMail, Slack, MS Teams oder Jira.
- Ein Whiteboard! Online!
- ideal für agiles Projektmanagement
- Integrationen, u.a. mit Jira
3. Das Plappermaul: Slack
Quasseln, klönen, übers Projekt reden, ernsthaft kommunizieren – all das umreißt die Kernkompetenz von Slack. Geplaudert oder gruppenbezogen kommuniziert wird dabei in privaten Channels, während der Business-Talk über die Team-Kanäle läuft. Auch Direktnachrichten und Dateianhänge sind möglich. Das Ganze geht natürlich genauso mobil, und wenn du Slack tiefer in deine Abläufe integrieren willst, ist das auch kein Problem: mehr als 2.400 Apps bietet hierfür das Slack-App-Verzeichnis.
- Fokussierung auf Kommunikation und Austausch
- Channels, Nachrichten, Audio- und Video-Calls
- Mehr als 2.400 Integrationen
4. Das Kontaktfreudige: Cisco Webex
Ein interessanter Ansatz für alle, die ihr Team immer gerne sehen. Selbst, wenn es nicht vor Ort ist. Webex ist grundsätzlich einmal eine Plattform für Video-Meetings, dank Live-Übersetzung auch ohne Sprachbarrieren. Weil es aber einen Chat, Anrufe, Einzel- und Gruppen-Messaging, Datei-Freigabe und Whiteboarding auf der Feature-Liste hat, ist Webex auch als umfassendes Kollaborations-Tool nutzbar. Damit steht Cisco Webex für Videocalls mit Teamwork-Mehrwert.
- Videocalls im Zentrum der Kollaboration
- Chat, Nachrichten, Anrufe und Dateifreigaben
- Mit Live-Übersetzung
5. Das Sichere: Mattermost
Zum Schluss noch ein Kollaborations-Tool für Spezialisten sowie Anwender, die auf Datensicherheit und -hoheit besonders viel Wert legen: Das Kollaborations-Tool Mattermost bietet Messaging für Teams und in Channels, Video sowie Screen Sharing und mehr. In Gegensatz zu anderen SaaS-Lösungen entscheidest du, wo es gehostet wird – in der Google Cloud, bei AWS (Amazon Web Services) oder auf einem deiner Server (On Premise). Das gewährleistet auf Wunsch auch die Einhaltung höchster Datensicherheits- und Compliance-Standards und macht Mattermost sogar in sensiblen Branchen einsetzbar. Eine rege Open Source-Community hat etwa 600 Integrationen entwickelt. So lässt sich Mattermost z.B. mit Jira verbinden. Mattermost erfordert also wahrscheinlich dann doch die Mitwirkung deiner IT; dafür bist du damit aber auch in Sachen Team Kollaboration auf der sicheren Seite.
- Open Source-Chat
- On Premise betreibbar
- Alle Daten bleiben im Unternehmen
Fazit: Das war noch nicht alles
Fünf Kollaborations-Tools für Teams und das Teammanagement in einem Artikel: Das ist noch nicht mal die Spitze des Eisbergs dessen, was dir und deinem Team angeboten wird … Wir können dir also nur empfehlen, dich in einer ruhigen Minute selbst auf die Suche zu machen und die Möglichkeiten zum Testen ausführlich zu nutzen. Weiter unten findest du drei Links, aber auch die Suchmaschine deiner Wahl führt dich zu Tests und Vergleichen. Denn eins ist sicher: Falls keines unserer Beispiele für dich und deinen Anwendungsfall nicht passt, wirst du "da draußen" sicher fündig werden. Oder besser: Nimm mit uns Kontakt auf. Wir unterstützen dich gerne dabei, das Collaboration Tool zu finden, das für dich und dein Team am besten geeignet ist.
Quellen und Inspiration: placetel.de, thedigitalprojectmanager.com, ionos.de
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Aus Ernst wird Spaß – Spiele für Führungskräfte und ihre Teams
Wir von Can Do sind der Meinung: "Das Leben ist ein Spiel, und du machst die Regeln!" Und wer auf spielerische Art dafür trainiert, steckt auch den Ernst des Lebens (und des Berufsalltags) besser weg. Also haben wir uns auf die Suche nach Spielen für Projektmanager und andere Führungskräfte sowie deren Teams gemacht. Mögen die Spiele beginnen!
Das ist ja interessant: Wenn man in einer Suchmaschine nach Manager-Spielen sucht, findet man zunächst vor allem digitale Games. Da wären natürlich die üblichen Sport-Manager-Simulationen oder auch die Möglichkeit, einmal "Tycoon" in einem Business deiner Wahl zu sein. Ja, sogar Landwirtschafts-Simulationen tauchen hier auf.
Aber darum soll es heute nicht gehen: Wir haben nach Spielen Ausschau gehalten, die du mit deinen MitarbeiterInnen spielen kannst. Nicht am Rechner, sondern "In Real Life". Dabei haben wir nochmals zwischen Tischspielen und Team-Spielen unterschieden. Zunächst aber noch ein guter Rat.
Manager-Spiele: Mach dich locker.
Wir machen doch nur Spaß: Spiele funktionieren nicht hierarchisch! Und an der Stelle wird’s dann oft verkrampft. Denn wenn sich Vorgesetzte beim gemeinsamen Spiel übertrieben jovial geben, kann das auf die Mitspielenden genauso seltsam wirken, wie wenn die Chefin auch am Spieltisch auf hierarchische Strukturen pocht. Es ist eben gar nicht so leicht, die gelernte Rolle der / des Vorgesetzten zu verlassen. "Locker bleiben" und ganz du selbst sein, lautet die Devise. Das funktioniert natürlich umso besser, je öfter du es trainierst. Du wirst sehen: Wenn du dabei authentisch bleibst, klappt’s auch nach dem Spiel wieder mit dem Rollenwechsel zurück ins Berufsleben.
Noch einfacher fällt das alles, wenn dein Team ohnehin flache Strukturen aufweist. Dann ist der Unterschied zwischen Chef/in und Spielpartner/in auch nicht so groß.
Tabletop-Spiele für Führungskräfte und ihre Teams
Es muss nicht immer das ganz große Remmidemmi im Besprechungsraum sein: Auch am Spielbrett oder mit Karten lassen sich wichtige Erfahrungen machen, Erkenntnisse gewinnen und Lehren ziehen. Wir beginnen unsere Spielevorstellung also mit Gesellschaftsspielen, die Teams und ihren Führungskräften interessante Perspektiven aufzeigen können.
Das Agile: Magic Maze
Bei projektmagazin.de haben wir einen ausführlichen Bericht über "Magic Maze" gefunden. Das Erstaunliche bei diesem Spiel: Obwohl es ein "normales" Gesellschaftsspiel ist, geht es darum um Teamfähigkeiten, die in agilen Teams besonders gefragt sind. Dazu kommt, dass nur ein multidisziplinäres Team gewinnen kann und das Spiel Zeitdruck aufbaut. Ganz, wie im richtigen Projekt-Leben eben.
Mehr zu "Magic Maze" als Spiel für Führungskräfte bei projektmagazin.de
Das Hektische: Kitchen Rush
Wir haben uns auf spiel-des-jahres.de umgesehen und die Preisträger bzw. Nominierten von 2020 auf ihre Tauglichkeit als Manager- und Team-Spiel hin geprüft. Und wir wurden fündig: Zuerst sind wir auf "Kitchen Rush" gestoßen, das 2020 auf der Empfehlungsliste für das Spiel des Jahres stand. Bei "Kitchen Rush" geht es darum, dass die Mitspielenden kooperativ ein Restaurant leiten und sich gemeinsam um das Wohl der Gäste kümmern. Und das, wie soll es anders sein, unter hohem Zeitdruck. Weil "Kitchen Rush" in zeitlich kurzen Runden gespielt wird, ist es z.B. als Warm-Up vor einem Meeting geeignet.
Mehr zu "Kitchen Rush" bei spiel-des-jahres.de
Das Außergewöhnliche: Die Crew
So etwas hat dein Team wohl noch nie gespielt: "Die Crew" ist ein Stichkartenspiel – aber im Gegensatz zu wohl allen anderen Vertretern dieser Spielegattung ein kooperatives Stichspiel! Ein höchst interessanter Ansatz, der "Die Crew" den Titel "Kennerspiel des Jahres" eingebracht hat und es als ideales Team-Spiel empfiehlt. Was es zu einem echten Gruppenerlebnis macht, ist die Besonderheit, dass ihr euch bei diesem Kartenspiel absprechen dürft – aber nur im Rahmen einer sehr eingeschränkten Kommunikation. Das ist ganz schön nah dran an so mancher Projekt-Wirklichkeit, wo es auch an der Kommunikation hapert und oft das ganze Team raten muss, wo die Reise denn hingeht. Ein cleveres Kartenspiel, das in jeden Besprechungsraum, in jeden Moderationskoffer und in jedes PM-Büro gehört!
Mehr zu "Die Crew" bei spiel-des-jahres.de
Gruppenspiele für Führungskräfte und ihre Teams
Im Projektmanagement versteht man unter Spielen meist Gemeinschaftsaktionen, die unter anderem einem oder mehreren der folgenden Ziele dienen sollen:
- Kennenlernen
- Teambuilding
- Gruppendynamik
- Motivation
Sehr oft werden solche Spiele als Warm-Up vor Besprechungen, als Eisbrecher in Workshops, im Rahmen von Meilensteintreffen oder als flankierende Maßnahme zur Projektnachbesprechung eingesetzt. Sie sind meist überschaubar kurz und üben einen Aha-Effekt auf das Team und sein Management aus. Die Auswahl ist groß, und über unsere Links kommst du zu ganzen Sammlungen von Spielen für Führungskräfte und ihre Teams. Ein paar Teamspiele möchten wir davon herausheben: Nicht als Wertung, sondern weil uns dieses Spiele wegen ihrer Originalität oder eines ungewöhnlichen Spieleprinzips auffielen. Oder auch nur wegen ihres lustigen Namens.
Das Kreative: Crazy Comic
In Gruppen wird ein Comic Strip geplant: Es wird eine Story gefunden und dann festgelegt, wer welches Einzelbild zeichnet. Jetzt wird’s spannend: Gerade, wenn es ans konkrete Zeichnen geht, versiegen alle Kommunikationskanäle, und jedes Gruppenmitglied ist mit seiner Aufgabe, ein Bild des Strips zu zeichnen, auf sich alleine gestellt und muss sich ganz auf die gemeinsame Planung verlassen. Ein Spiel, das Teamarbeit auch remote (per Videocall zum Beispiel) möglich macht.
"Crazy Comic" haben wir gefunden bei "7 unterhaltsame Kommunikationsspiele, die gemeinsames Verständnis fördern" auf userlike.com
Das Realistische: die Schneeflocken-Challenge
Eine Schneeflocke aus Papier schneiden? Das hört sich einfach an. Wenn da nicht all jene Störfaktoren wären, die im Spiel genauso auftauchen wie in Real Life-Projekten: Die Teams müssen sich zusammenraufen. Es gibt strenge Vorgaben, und die Ressourcen sind knapp. Außerdem werden Projektrollen verteilt und die Projektzeit vorgeschrieben. Kurz: Dieses Spiel bildet die Projektwirklichkeit schon fast erschreckend realistisch ab. Und es stellt hohe Ansprüche ans Projektmanagement.
Die "Schneeflocken-Challenge" haben wir bei dieproduktmacher.com gefunden.
Der neue Klassiker: die Marshmallow-Challenge
20 Spaghetti, ein Marshmallow, ein Meter Klebeband und ein Meter Schnur: Das ist das Material, das den konkurrierenden Gruppen in diesem Spiel zur Verfügung steht, um einen möglichst hohen Turm zu bauen. Damit ist dieses Spiel eine originelle Variante des bekannten Teambuilding-Spiels, gemeinsam einen Turm / eine Brücke / etwas Anderes zu bauen. Das Prinzip an sich ist also nicht neu. Aber in dieser Form musst du es unbedingt nochmal ausprobieren!
Die "Marshmallow-Challenge" haben wir gefunden bei "19 geniale Teambuilding Spiele – erlebnisorientiertes Lernen mit jeder Menge Spaß" auf workshop-helden.de
Das Hyperaktive: Empfang der Vorsätze
Ein sehr schnelles Spiel, das Schwung ins Meeting bringt: Du wünschst dir von deinem Team, dass alle Mitglieder aufstehen und so vielen TeilnehmerInnen wie möglich mitteilen, was sie selbst zum Meeting beitragen möchten. Mit diesem Spiel drehst du die Funktion eines Meetings im besten Fall komplett um: Indem die TeilnehmerInnen nicht abwarten, was sie an Infos aus dem Meeting mitnehmen können. Vielmehr verpflichtest du sie, sich aktiv einzubringen. Das ist natürlich ein wenig manipulativ, kann dein Meeting aber immens bereichern … "Empfang der Vorsätze" haben wir gefunden bei "12 geniale Teambuilding-Spiele, die Ihrem Team garantiert Spaß machen" auf wrike.com
Fazit: Führungskräfte sind auch nur Menschen
Der Mensch spielt nun mal gern. Und was bei Kindern Alltag ist, funktioniert auch bei Erwachsenen: Am besten lernt man spielerisch. Es wäre also grundlegend falsch, Spiele für Teams und Führungskräfte einfach nur als Spielerei oder Kinderkram abzutun: Es steckt sehr viel zielführender Ernst in diesem Spaß – und er unterstützt dich beim Team Management!
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KI perfektioniert hybrides Projektmanagement
Herr Schlereth, hybrides Projektmanagement gilt derzeit als Allzweckwaffe für das Projektmanagement. Braucht es da überhaupt noch so etwas wie Künstliche Intelligenz?
Um diese Frage zu beantworten, lassen Sie mich bitte in Sachen hybrides Projektmanagement etwas ausholen: In den letzten Jahren ließ sich ganz eindeutig der Trend zu agilen Projekten ausmachen. Lange, klassische Projekte mit der Wasserfallmethode schienen gänzlich aus der Zeit gefallen. Mittlerweile hat man aber festgestellt, dass rein agiles Vorgehen, beispielsweise mit Scrum, für viele Projekte auch nicht die alleinige Lösung darstellen kann; schon deswegen, weil hier die mittel- und langfristige Planungssicherheit fehlt. Während also Entwicklungsabteilungen meist auf agile Methoden wie Scrum schwören, stellt diese Vorgehensweise Projektmanager und Portfoliomanager in der Planung vor unlösbare Aufgaben: Sie wissen nicht, ob und wann die agilen Teams die Arbeiten für das Projekt umsetzen. Ebenfalls fehlt die Kapazitätsplanung in agilen Methoden, was das unternehmensweite Ressourcenmanagement des Portfoliomanagers erschwert. Das hybride Projektmanagement ist angetreten, um Informationsdefizite auszugleichen und es möglich zu machen, dass Projekte gleichzeitig sowohl klassisch als auch agil abgewickelt werden: Das Projektmanagement arbeitet klassisch, die einzelnen Teams agil.
Mit hybridem Projektmanagement egalisieren wir Hürden innerhalb eines Projekts, die beim Anwenden einer einzigen Methode auftreten würden, und verkürzen den Weg zum Projektziel. Aber: Das gilt eben für ein einzeln betrachtetes Projekt. Wenn in einem Unternehmen jährlich mit mehreren tausend Projekten jongliert wird, hat das Projektmanagement noch immer alle Hände voll zu tun – selbst, wenn das alles hybride Projekte sind. Und genau hier setzt KI im Projektmanagement an.
Inwiefern? Wie kann KI hier das Multi-Projektmanagement unterstützen?
Künstliche Intelligenz basiert auf einem lernenden System, das sämtliche Vorgänge der Projekte analysiert und daraus Schlüsse zieht, wo und wann das Projektmanagement eingreifen soll. Ich würde sagen, dass KI und clevere Algorithmen bereits heute die Arbeit im Projektmanagement um etwa 50% reduzieren. Und dabei sparen sie nicht nur Zeit, sondern treffen auch sehr verlässliche Vorhersagen.
Können Sie das an einem Beispiel erklären?
Gerne: Wir selbst haben hybrides Projektmanagement in Kombination mit einer KI als Basis für digitale Projektentwicklung in der Nearshore-Softwareentwicklung eingesetzt. Dabei kamen sowohl unser eigenes PM-Tool für das hybride Projektmanagement als auch JIRA® innerhalb der agilen Projektteams zum Einsatz. Nun ist Softwareentwicklung ein fließender, dynamischer Prozess, der sich kaum in fixe, zeitliche Raster pressen lässt. Dem Projektmanagement fehlen also oft verbindliche Termine, mit denen die Projektplanung umsetzbar wäre. Stellen Sie sich folgende Vorgabe vor: „Unser Projekt soll innerhalb des ersten Quartals abgeschlossen werden. Es müssen alle Ressourcen so geplant werden, dass Urlaube berücksichtigt werden und Mitarbeiter mit bestimmten Skills genau dann schnellstmöglich von anderen Abteilungen abgezogen werden, wenn sie dort mit ihrem anderen Projekt fertig sind. Im Krankheitsfall muss schnellstmöglich reagiert werden – dann gilt es, Mitarbeiter mit ähnlichen Fähigkeiten ins Team zu bringen und beim parallelen Projekt für adäquaten Ersatz zu sorgen.“
In einer solchen Situation können Sie sich als Projektmanager/-in erst einmal sehr, sehr lange hinsetzen und alle Szenarien durchspielen. Oder Sie lassen – wie wir in diesem Beispiel – das die KI von Can Do übernehmen. Eine KI übrigens, die bereits mehrfach gezeigt hat, dass sie Skill-basierte Ressourcenplanung und flexibles Projektmanagement auch bei mehreren tausend parallelen Projekten beherrscht. Das bekommt ein menschliches Team bei realistischem Personaleinsatz einfach nicht mehr hin. Und bei unserem eigenen Projekt hat sich gezeigt: Hybrides Projektmanagement schöpft erst im Zusammenspiel mit KI sein Potenzial so richtig aus. Wir haben unser Projekt jedenfalls im Zeit- und Budgetrahmen abgewickelt. Und konnten bezüglich der passenden Skills stets „aus dem Vollen schöpfen“.
Wenn KI im Projektmanagement so sinnvoll ist, ist sie doch sicher auch stark verbreitet?
Das könnte man meinen – aber die Realität sieht anders aus. So hat die IPMA zusammen mit PwC eine Studie über KI und ihre Auswirkungen auf das Projektmanagement durchgeführt. Als Ergebnis ergibt sich eine deutliche Diskrepanz: 90% der befragten PM-Fachleute sind von der Anwendung von KI in Projekten und im Projektmanagement überzeugt. Sie sehen enormes Potenzial in den kritischen Bereichen Zeit und Qualität. Und dennoch haben nur 23% der Befragten bisher Erfahrungen mit Künstlicher Intelligenz gesammelt. Die Akzeptanz ist also da, aber die Umsetzung hinkt hinterher.
Und wie lässt sich die Umsetzung beschleunigen?
Ich kann es gar nicht oft genug sagen: Man muss es selbst und an den eigenen Projekten erleben, wie diese an Verlässlichkeit und Pünktlichkeit gewinnen, sobald sie in Echtzeit von der KI in Can Do überwacht werden. Dies gilt umso mehr, je größer die Zahl der parallel verwalteten Projekte ist. Und natürlich braucht auch diese KI eine gewisse Zeit, um zu lernen. Ihre Vorhersagen und Empfehlungen werden jeden Tag besser.
Sie erwähnen die KI von Can Do. Was unterscheidet diese von „normalen“ Algorithmen?
In erster Linie ihre planerische Flexibilität: Unsere KI benötigt keine absoluten Zeitangaben, um arbeiten zu können. Sie kann, ganz ähnlich wie der Mensch, mit ungenauen und relativen Daten umgehen. Also zum Beispiel „Wir brauchen den Prototypen bis spätestens Oktober“ oder „Projekt B muss acht Wochen nach Projekt A fertig sein.“ Auch bei solchen Vorgaben spielt unsere KI ihre Stärken bei der Ressourcenplanung und im Skills Management aus.
Was wird die Zukunft in Sachen PM und KI bereithalten?
Bereits heute ist praktisch angewandte KI so stark, dass sie Projektmanager und Teammitglieder wirkungsvoll unterstützen kann. Derzeit beschränkt sie sich aber noch auf Ratschläge und Empfehlungen. Die Entscheidung trifft also immer noch der Mensch. Der nächste große Schritt wird daher die automatische Anpassung und Optimierung von Projektplänen durch KI sein. Und dies auf einem extrem hohen Niveau bezüglich Präzision, Effizienz und Vorausplanung.
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Incentives nach Corona: diesmal aber richtig
"Nicht schon wieder Hochseilgarten, Seifenkistenrennen, Bogenschießen oder ein Floß bauen!" Von diesem kollektiven Aufschrei blieben die Teams in Zeiten von Corona verschont. Aber in der Zeit nach der Pandemie werden auch solche Veranstaltungen wieder auf dich und dein Team zukommen. Damit bei der Verkündung der nächsten Teamarbeit in ungewohnter Kulisse ein Freuden- und kein Verzweiflungsschrei angestimmt wird, haben wir uns in der Can Do-Redaktion gedacht: "Lasst uns doch was über wirklich neue, coole Incentives schreiben!". Und sind dabei in eine gedanklich-sprachliche Falle getappt. Ein Fehler, über den wir trotz aller Peinlichkeit berichten wollen. Denn er hat uns auf ein grundsätzliches Problem mit Incentives und Events aufmerksam gemacht.
Ein Incentive ist kein Team-Event. Und umgekehrt.
Wir sind bei unserer Ideenfindung zunächst einer falschen Fährte gefolgt, weil wir Team-Events mit Incentives in einen Topf geworfen haben. Die eingangs erwähnte Hochseilgarten-Tour hielten wir, wie üblich auf unseren reichen Schatz an Anglizismen vertrauend, also für ein Incentive. Dir als Projektmanagement-Profi wäre das vermutlich nicht passiert, aber irgendwo da draußen gibt es sicher so manche Teams und Teamleiter/innen, die das ganz ähnlich wie wir sehen würden (Irgendwoher muss unser Irrglaube ja kommen). Also, nochmal ganz allgemein zur Auffrischung:
Incentives
- Der Begriff "Incentive" bedeutet (u.a.) Anreiz, und genau darum geht es: Ein Incentive schafft einen Anreiz, um ein zuvor festgelegtes Ziel zu erreichen. "Prämie" wäre also ein guter alternativer Begriff.
- Der Anreiz ist meist materieller Art; das muss aber nicht sein. Heute bedeutet ein Incentive oft nicht einen Bonus oder mehr Urlaubstage, sondern zum Beispiel Kultur-Events oder Erlebnisreisen.
- Wird ein Incentive in Form eines Events ausgelobt, hat dieses (trotz Beteiligung von Kollegen) immer einen nicht-beruflichen Charakter.
Team-Events
- Teambuilding-Events bzw. Team-Events sind meist so gestaltet, dass Spaß und gemeinsames Erleben im Vordergrund stehen.
- Dennoch sind sie immer zweckgerichtet und dienen der Teambildung bzw. Teamentwicklung.
- Probleme bei der Kommunikation, Kooperation oder Motivation sind beispielhafte Aufgabenstellungen, an denen im Rahmen eines Team-Events gearbeitet werden kann.
Die Unterschiede sind also ganz klar. Und wenn man sich ansieht, dass ein Team-Event trotz Spaß und gelebtem Teamgeist durchaus ernsthafte (unternehmerische) Ziele verfolgt, wird auch klar, warum es um deren Beliebtheit nicht immer zum Besten gestellt ist.
Auf Worte folgen Taten
Die Sprache bestimmt das Denken. Wenn also ein/e Vorgesetzte/r zum "Bogenschießen-Incentive" einlädt, dann entsteht eine Kluft zwischen Begrifflichkeit und Inhalt. Und das nicht von ungefähr: Bei "Incentive" denkt man eben eher (zurecht) an eine Belohnung. Damit will man den Team-Mitgliedern wohl die anstehende Arbeit an der Teamentwicklung versüßen – das führt aber auch dazu, dass diese mit Pfeil, Bogen und einer gänzlich falschen Erwartungshaltung in die Natur starten. Im schlimmsten Fall wird das Teambildungsziel genauso verfehlt wie die Zielscheibe, und zu den anderen Teamproblemen gesellt sich die Enttäuschung über einen vermeintlichen Belohnungs-Ausflug.
Das schönste Mitarbeiter-Incentive: Aufrichtigkeit
Wenn du ein Incentive auslobst, um mit deinem tollen Team den jüngsten Projekterfolg zu feiern, dann tu das! Aber mach daraus kein vergiftetes Lob, indem du den Anreiz mit einer Teamaufgabe kombinierst. Es geht ausschließlich um eine Belohnung, und die sollen alle Teammitglieder ungetrübt genießen können.
Anders herum: Wenn du der Meinung bist, dass mit einem Event der Teamgeist neu belebt werden soll oder du damit Reibungsverluste im Team konkret angehen möchtest, dann kommuniziere das deutlich. Und besprich vor dem eigentlichen Event die Ziele mit deinem Team: "Wir gehen nächste Woche gemeinsam in die Kletterhalle, weil …" Du wirst sehen: Wenn du dein Team einbindest und Probleme offen ansprichst, wird so manche/r auch schnell mit eigenen Anregungen ums Eck kommen.
Wir in der Can Do-Redaktion sind im Rahmen unserer Recherchen auf einen Artikel gestoßen, der sinngemäß wie folgt überschrieben war: "Teambildung-Aktivitäten im Rahmen des Betriebsausflugs". Das ist unserer Meinung nach also genau das, was du nicht tun solltest.
Die Sache mit der Intrinsischen Motivation
"Intrinsische Motivation"? Wo kommt das dann jetzt auf einmal her? Nun, nachdem wir die Sache mit der richtigen Wortwahl für Incentives und Team-Events erwähnt haben, wollen wir uns noch einer Kernaufgabe von Events und Incentives widmen: Motivation. Und im Anschluss haben wir ihn dann endlich geschafft, den Bogen hin zu den besten Events und Incentives für die Zeit nach Corona. Versprochen!
Wenn du dein Team mit einem Incentive belohnen oder einem Event optimieren möchtest, dann geht es dir ziemlich sicher darum, die Mitarbeiter/innen zu herausragenden Leistungen zu motivieren. Und dabei kommt der sogenannten intrinsischen Motivation eine besondere Rolle zu. Damit ist das Handeln aus inneren Antrieben heraus gemeint: Teammitgliedern, die intrinsisch motiviert sind, dient die (erfüllende) Tätigkeit selbst als Motivationsgrund. Als Projektmanager sollte dir also gelegen sein, möglichst auf die intrinsische Motivation zu setzen. Dabei unterscheidet man zwischen zwei Quellen der intrinsischen Motivation:
- Intrinsische Prozessmotivation: Diese Motivation führt vereinfacht gesagt dazu, dass jemand seine Arbeit deshalb gut erledigt, weil sie ihm Spaß macht und ihn erfüllt – unabhängig von einer Belohnung.
- Internes Selbstverständnis: Eine Motivation, die sich aus dem Verhalten und den Werten einer Gruppe speist. Der Ansporn entsteht, weil man in dieser und mit dieser Gruppe etwas bewirken möchte.
Hört sich gut an, oder? Bleibt nur die Frage, wie dein Team aus diesen Quellen der intrinsischen Motivation schöpfen kann. Und somit sind wie bei unserer ursprünglichen Redaktionsaufgabe angelangt: die besten Incentives und Team-Events für die Zeit nach Corona!
Die besten Incentives und Events für 2021
Bei unseren Recherchen ist uns aufgefallen: Bezüglich der Incentives gibt es zwar schon länger den Trend weg von rein monetären Anreizen und hin zu Erlebnissen. Das ändert aber nichts daran, dass ein Incentive dann immer noch eine extrinsische Motivationsquelle darstellt – also eine von außen auf die Teammitglieder einwirkende Motivation. Gleiches gilt für Team-Events: Aktionen wie gemeinsames Schafe hüten (wer lacht da?) oder ein Krimi-Dinner sind zwar origineller als der Hochseilgarten – aber auch sie kommen dem Ideal einer intrinsischen Quelle zur Teambildungsmotivation nur teilweise näher.
Also gibt es diesmal keine Top Five mit Link-Tipps zu externen Seiten; wir nehmen die Sache mal lieber selbst in die Hand. Und haben daher keine konkreten Vorschläge, sondern jeweils eine grundlegende Idee, die du selbst umsetzen kannst.
Die Can Do Incentive-Idee für 2021
Wenn dir die Idee der intrinsischen Motivation gefällt, kannst du dein nächstes Event darauf abstimmen. Denn warum sollten zum Beispiel Windkraft-Ingenieure gegeneinander Kart fahren? Such dir einen Anreiz, der etwas mit der Arbeit deines Teams zu tun hat. Wenn dein Team zum Beispiel ausgerechnet Steuerungs-Software für eine Achterbahn entwickelt, ist die Ideenfindung natürlich einfach; je nach Branche ist vielleicht mehr Kreativität gefragt. Nehmen wir mal uns selbst als Beispiel: Als Entwickler einer Projektmanagement-Software mit KI könnte ein Team zum Beispiel an einem Exit-Game mit Bezug zu KI oder mit Verschlüsselungen im Sinne von Alan Turing teilnehmen.
Es kommt also nicht auf das tatsächliche Event oder den Veranstaltungsort an. Entscheidend ist, dass das Incentive eine inhaltliche Verbindung zur Arbeit der Teilnehmer hat und diese damit erlebbar und wertvoller macht. Aber dabei nicht vergessen: Ein Incentive soll vor allem Spaß machen!
Die Can Do Team Event-Idee für 2021
Das intrinsische Thema 2021: Werde selbst zur Eventagentur! Denn das Grundprinzip bei Team-Events ist ja, dass man gemeinsam etwas unternimmt (oder baut), das den Teamgeist stärkt. Es geht also, genau, um ein Projekt. Nun könnest du dich einmal mit deinen Teammitgliedern über ihre private Interessen unterhalten – und ganz sicher finden sich dabei Hobbys und Freizeitaktivitäten, aus denen sich ein Projekt machen lässt. Einige Beispiele:
- Nehmt mit einem eurer Hobbymusiker einen Song in einem Tonstudio auf. Wer kein Instrument spielt, bekommt in einem Workshop einen einfachen Part erläutert
- Kocht mit einer begeisterten Köchin ein Drei-Gänge-Menü.
- Dreht gemeinsam ein Video – vom Drehbuch bis zum Hochladen.
Ein auf dein Team zugeschnittenes Event lässt sich übrigens hervorragend mit sozialem oder ökologischem Engagement verbinden:
- Übernehmt mit einer Freizeit-Handwerkerin ein paar Verschönerungen im nahegelegenen Kindergarten.
- Führt ein Theaterstück (einen Zaubertrick, eine Akrobatikshow …) in einem Seniorenheim auf.
- Baut für euer Bürodach ein Insektenhotel.
Auch dabei wird vor allem die intrinsische Motivation gestärkt: Ihr müsst euch nicht als Team den Vorgaben eines Event-Planers beugen, sondern setzt gemeinsam um, was jemand von euch besonders gut kann – und der vorlebt, wie es ist, eine Aufgabe mit Begeisterung umzusetzen. Es geht also um Verhalten und Werte der Gruppe. Damit dürfte der Impact des Events auf dein Team deutlich verstärkt werden!
Ganz solltet ihr aber auch dabei nicht auf Unterstützung verzichten: Eine professionelle Moderation und Nachbesprechung eures Events ist immer nützlich!
Fazit: Nutze die Corona-Chance zur Trennung!
Wenn es nach der Pandemie wieder losgehen kann, solltest du verinnerlicht haben, dass Incentives und Team Events zwar beides sehr wertvolle Werkzeuge für die Teamführung und das Projektmanagement sind – aber ganz unterschiedlich eingesetzt werden. Dementsprechend solltest du sie inhaltlich (und sprachlich) voneinander trennen. Und wenn du dann noch das Prinzip der intrinsischen Motivation berücksichtigst, wirst du feststellen: Deine Events und Incentives sind nach Corona ganz anders. Und zwar besser – weil wirksamer und nachhaltiger.
Quellen und Inspiration: wikipedia.de, nochmal wikipedia.de
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Höllisch sinnvoll: das Teufelsquadrat
Wer die geplante Projektzeit unterschreiten will und dabei das Budget nicht anrühren möchte, der muss zwangsläufig an der Qualität sparen: Das ist eine der Lehren, die das Magische Dreieck für das Projektmanagement bereithält. Doch was für das Projektmanagement ein gutes Tool ist, kann zum Beispiel für Projekte in der Software-Entwicklung vom Dreieck zum Teufelskreis mutieren:
Die Grenzen des Magischen Dreiecks in der Software-Entwicklung
Wenn das Projektmanagement eines Software-Entwicklungs-Projekts das Magische Dreieck anwendet, dann jongliert es mit den Eckpunkten Kosten, Leistung und Zeit. Nun kann man in der Theorie immer dann, wenn eine Ecke aus der schönen Dreiecks-Formation abdriftet, die anderen beiden nachjustieren, um das Projekt in Balance zu halten. In der PM-Praxis, vor allem in der Software-Entwicklung sieht es aber meist so aus:
- Die Ecken Zeit und Kosten sind unverrückbar: Das Release-Datum bzw. der Abgabetermin beim Kunden steht ebenso fest wie das Budget.
- Wenn die Zeit ausgeht, muss also zwangsläufig an der Leistung gespart werden.
- Wenn das Budget ausgeht, muss ebenso unverhinderbar an der Leistung gespart werden.
Für dich als Projektmanager/in sind das aber meist keine besonders guten Optionen: Eine Software-Entwicklung, die auf ein Produkt mit verminderter Leistung bzw. Qualität abzielt, bedeutet schlussendlich nach dem Launch dann doch wieder mehr Kosten und/oder mehr Zeit, um die im Projektablauf entstandenen Leistungsdefizite wieder einzufangen. Was also tun?
Mach aus dem Dreieck ein Viereck!
Es muss ja nicht gleich die Quadratur des Kreises sein: Um das oben beschriebene Dilemma zu lösen, genügt es eigentlich, aus dem Dreieck ein Viereck zu machen. Oder eben das Teufelsquadrat, das der Software Engineer Harry Sneed entwickelt hat. Die zusätzliche Ecke entsteht, indem der Punkt "Leistung" zweigeteilt wird – in Qualität und Inhalt (bzw. Umfang). Das verschafft dir die Möglichkeit, den Qualitätsaspekt deines Projekts wie geplant zu halten. Selbst, wenn dir zum Beispiel die Zeit ausgeht. Im Gegensatz zu ihrer Namensgebung darf man also behaupten: Diese vierte Ecke hat nicht der Teufel gemacht – vielmehr ist sie ein Geschenk des Projektmanagement-Himmels …
Was kann das Teufelsquadrat?
Das Teufelsquadrat ist also so etwas wie ein "Magisches Dreieck plus". Wie beim Magischen Dreieck, kommt es auch beim Teufelsquadrat darauf an, die Fläche des Vierecks gleich groß zu halten, auch wenn sich die Ecken verschieben und die quadratische Ausgangsform verlassen wird. Weil du aber jetzt vier Ecken verschieben kannst, ist es leichter, auf Veränderungen im Projektverlauf zu reagieren. Am besten zeigt sich der positive Effekt des Teufelsquadrats bei Software-Entwicklungs-Projekten, bei denen die Ecken "Zeit" und "Kosten" bestenfalls starr sein sollen. Jetzt hast du mit der Ecke "Inhalt" (bzw. Umfang) die Möglichkeit, dein Projekt auch unter widrigen Bedingungen ohne Qualitätseinbußen ans Ziel zu bringen. Indem du zum Beispiel zum Release ein paar Funktionen weniger implementierst, die du (im Rahmen eines separaten, nachgelagerten Projekts) mit einem späteren Update nachliefern kannst. Und das ganz ohne Einbußen bei der Qualität.
Wie setzt du das Teufelsquadrat sinnvoll um?
Mit dem Wissen um die Projektzusammenhänge, die das Teufelsquadrat aufzeigt, hast du zwar ein sinnvolles Navigationsinstrument zur Projektplanung und -steuerung zur Hand. Aber wie hältst du dich über den aktuellen Projektstand auf dem aktuellen Stand? Wie erfährst du, wo sich deine vier "Ecken" aktuell befinden, um entsprechend reagieren zu können?
Hier kommt eine moderne Projektmanagement-Software wie Can Do ins Spiel: Sie unterstützt dich dabei, alle Parameter deiner Projekte im Blick zu behalten, die Anforderungen der Stakeholder zu erfüllen und mit aktuellen Reports stets über die relevanten KPIs informiert zu sein.
Fazit: Warum zum Teufel dieser Name?
Gut, es kann verteufelt verzwickt sein, das Teufelsquadrat deines Projekts so nah wie möglich an seiner Idealform zu halten. Davon abgesehen, hat dieses Modell aber gar nichts Diabolisches an sich. Vielmehr gibt es dir sogar die Möglichkeit, den Teufelskreis "Weniger Zeit und/oder knappes Budget führt immer zu weniger Qualität" zu durchbrechen. Oder zumindest die Qualitätsauswirkungen einzugrenzen.
Gerade für den Bereich Software-Entwicklungs-Projekte ist das Teufelsquadrat ein Tool für das Projektmanagement, das dem Magischen Dreieck seinen Zauber nimmt – weil es nochmals praxisnäher ist.
Quellen und Inspiration: "the native web GmbH" auf YouTube.de, projekte-leicht-gemacht.de
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Entzaubert: Das magische Dreieck im PM
Ein bisschen Feenstaub hier, etwas magisches Wunschdenken dort – und schon lösen sich alle Probleme des Projektmanagements wie … ja, genau: wie von Zauberhand. Ach, wäre das magische Dreieck im Projektmanagement doch nur halb so zauberhaft, wie es sein Name verspricht!
Dabei kommt es in seiner unbarmherzigen Art, die Folgen von Projektmanagement-Fehlern sofort aufzuzeigen, eher einem Warndreieck gleich. Macht aber nichts, wenn du das magische PM-Dreieck als das nutzt, was es ist: ein sinnvolles, richtig praktisches Werkzeug im Projekt-Alltag. Und das ist mehr wert als der ganze Hokuspokus.
Was ist das magische Dreieck im Projektmanagement?
Ist ein Projekt dann erfolgreich, wenn es so schnell wie geplant abgeschlossen wird? Oder wenn die Vorgabe deiner Budgetplanung eingehalten – vielleicht sogar unterschritten – wird? Oder ist es dann ein Erfolg, wenn die Leistung bzw. die Qualität des Erreichten stimmt?
Die Antwort liegt auf der Hand: Dein Projekt ist dann ein voller Erfolg, wenn alle drei genannten Faktoren innerhalb der vorgegeben Parameter bleiben. Diese Faktoren nochmal der Reihe nach:
- Zeit – also der Zeitrahmen, innerhalb dessen ein Projekt abgeschlossen werden soll.
- Kosten – damit sind auch Sachmittel sowie die Kosten für internes und externes Personal gemeint.
- Leistung bzw. Qualität – die Vorgabe, in welcher Qualität ein zu entwickelndes Produkt vorliegen muss bzw. welcher Leistungsumfang zum Projekt gehört.
Das magische Dreieck stellt diese Punkte optisch in Beziehung zueinander und wird so zur bildhaften Darstellung der Abhängigkeiten, die innerhalb eines Projekts bestehen.
Warum gibt es das magische Dreieck im Projektmanagement?
Vor allem ist es eine Erinnerung (oder Mahnung): Du sollst nicht glauben, dass Ziel, Aufwand und Dauer eines Projekts einfach geändert werden können, ohne dass eines das andere beeinflusst. Stell dir das magische Dreieck als eines mit drei gleichen Seiten vor. Dauert zum Beispiel dein Projekt länger als geplant (ziehst du also an der Zeit-Ecke), dann verschiebt sich die Dreiecksform und verlässt ihren Idealzustand.
Um nun wieder ein gleichseitiges Dreieck zu erhalten, musst du eine weitere Ecke verschieben – die der Kosten. Damit wird das Dreieck (und dein Projekt) größer, kostet mehr und dauert länger. Anders herum: Wenn du gewillt bist, die Qualität niedriger anzusetzen, können auch die Ecken Zeit und Kosten hin zur Dreiecksmitte wandern.
Ergebnis: Das Dreieck ist wieder gleichseitig; es kostet weniger, dauert weniger lang und bietet weniger Qualität. Ziel deines Projektmanagements sollte also grundsätzlich sein, die Gesamtfläche des magischen Dreiecks in der gewünschten Größe zu halten.
Wie nutzt du das magische Dreieck im Projektmanagement?
Im Projektmanagement kommt das magische Dreieck vor allem in der Disziplin Risikomanagement vor. Durch die Abbildung von Verbindungen und Abhängigkeiten im Projekt, zeigt es nämlich auf, wo Spannungsfelder oder Risiken entstehen können. Die Konstellationen, die es im magischen Dreieck gibt, sind:
- Zeit vs. Kosten
- Zeit vs. Qualität
- Qualität vs. Kosten
Dabei verhalten sich diese Paare folgendermaßen: Wenn einer der Punkte verändert wird, dann nimmt auch der Widerpart automatisch einen höheren oder niedrigeren Wert ein. Also:
- Dein Projekt dauert länger? Dann kostet es mehr Geld.
- Dein Projekt muss schneller fertig werden? Dann geht das zulasten der Qualität.
- Die Qualität muss gesteigert werden? Dann kostet das mehr.
Es ist deine Aufgabe, diese Wechselwirkungen im Blick zu haben und gegebenenfalls gegenzusteuern. Und hier kommt dann doch etwas Magie ins Spiel – nämlich, wenn es darum geht, dass du als Projektmanager/in doch noch von irgendwoher etwas mehr Zeit, etwas mehr Manpower oder etwas mehr Budget aus dem Hut zauberst …
Wenn du es aber beherrscht, das magische PM-Dreieck dynamisch in Form zu halten, dann kannst du damit z.B. …
- deine Projekte ausgewogen planen
- Risiken frühzeitig erkennen und in deine Projektberichte einfließen lassen
- auf Änderungen im Projekt verzögerungsfrei reagieren
- am Ende des Projekts das Erreichte mit den geplanten Zielen vergleichen
Reicht das magische Dreieck im Projektmanagement noch aus?
Zeit, Kosten und Leistung – das sind natürlich wichtige Zieldimensionen im Projektmanagement. Aber je komplexer dein Projekt und je größer deine Organisation sind, umso eher wirst du an die Grenzen des Modells vom magischen Dreieck stoßen.
Denn Themen wie Risiko, Nutzen, spezielle Stakeholder-Interessen, Kundenzufriedenheit und auch Nachhaltigkeit oder unternehmerische Ethik klammert es aus – obwohl auch sie eine Rolle im Risikomanagement (oder im Stakeholder-Management) deines Projekts spielen. Das bedeutet aber nicht, dass du aus dem Dreieck ein Fünfeck oder einen mehrzackigen Stern machen sollst …
Es genügt, wenn dir das Grundprinzip des magischen Dreiecks hilft, die Wechselwirkungen zwischen Projektzielen zu verstehen und sie im täglichen Prozessmanagement zu verinnerlichen.
Darüber hinaus solltest du, statt die vermeintlichen Projektmagie einzusetzen, mit einem modernen Projektmanagement Tool wie Can Do zaubern. Sie hilft dir, im Risikomanagement deines Projekts (oder deiner Projekte) stets alle Aspekte im Auge zu behalten – und die entsprechenden Stellschrauben zu bedienen –, die einen Einfluss auf den Projekterfolg haben können.
Fazit: Ein neuer Name für das magische Dreieck im Projektmanagement
Es wäre auch zu schön gewesen – aber irgendwie steckt nicht sehr viel Magie im magischen Dreieck des Projektmanagements. Weil es aber ein gutes Sinnbild für die grundsätzlichen Abhängigkeiten innerhalb eines Projekts darstellt , sollte es einen festen Platz in deinem PM-Werkzeugkoffer haben. Zwar nicht unbedingt als magisches, aber doch als ziemlich praktisches Dreieck.
Quellen und Inspiration: hubspot.de, projektmagazin.de, management-circle.de, projekte-leicht-gemacht.de
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