Digitalisierung bedeutet eine vollständige Transformation der Prozesse, der Struktur und der Technik eines Unternehmens. Eine so große Aufgabe lässt sich nicht im Vorbeigehen erreichen. Systemhäuser sind hier in der Pflicht, ihre Kunden zu führen. BUSYMOUSE liefert konkrete Tipps, wie sie sich dazu befähigen.

Laut einer aktuellen Studie der Hochschule Würzburg-Schweinfurt mit Unterstützung von SAP Ariba sind sich 83 Prozent der Manager zwar sicher, dass die Digitalisierung einen starken Einfluss auf ihr Geschäft haben wird, aber nur fünf Prozent arbeiten derzeit tatsächlich mit automatisierten Prozessen. Dabei locken konkrete Vorteile: Allein mit der Digitalisierung von Bestell-, Sourcing- und Fakturierungs-Prozessen etwa lassen sich im Schnitt Kosteneinsparungen von 10 bis 15 Prozent erzielen.

Eine Studie der Siemens Financial Services hat dabei die sechs Herausforderungen auf dem Weg zur Digitalisierung identifiziert. Diese sind der Aufbau digitaler Kompetenzen, der Zugang zu angemessener Finanzierung, der Aufbau einer Kooperationskultur, Daten- und Cybersicherheit, Mangel an Fallbeispielen sowie fehlende Planung.

Auch die Marktforscher von Gartner haben sechs Hindernisse identifiziert, setzen die Gewichte aber etwas anders. Für Gartner sind die sechs Übeltäter eine wandlungsresistente Kultur, begrenzter Wille zur Zusammenarbeit, mangelnde Bereitschaft der Firma, nicht genügend Talente, festgefahrene Prozesse und komplexe Technik.

"Zusammenzufassend sind die drei Hauptprobleme der digitalen Transformation also Menschen, Prozesse und Technik", wie Jan Schmidt, Marketing Director von BUSYMOUSE schreibt.

Beratung durch ein Systemhaus an der richtigen Stelle

Selbst in relativ jungen Unternehmen wachsen in kurzer Zeit feste Strukturen heran, in denen es sich die Mitarbeiter bequem machen. Wenn sie plötzlich aufgefordert werden, etwas völlig anderes zu tun, fühlen sie sich gestört und neigen zum passiven Widerstand. Die Digitalisierung verfolgt das Ziel einer vollständigen Umwälzung. Und das passt vielen nicht. Es gibt durchaus gute Gründe, nicht allzu stürmisch vorzugehen und alles über den Haufen zu werfen.

Hier muss die Beratungskompetenz eines Systemhauses ansetzen: Eine Lösungsmöglichkeit ist es, mit der Digitalisierung klein anzufangen. Es gilt, motivierte Personen unter den Kundenunternehmen "herauszupicken", die dem Konzept der Digitalisierung offen gegenüber stehen und aus ihnen Teams zu bilden, die klare und definierte Ziele verfolgen, die in einem angemessenen Zeitrahmen verwirklicht werden können.

Für die Digitalisierung ist die Auswahl der richtigen Mitarbeiter wichtig. Es ist nicht nötig, gleich zu Anfang jeden Mitarbeiter ins Boot zu nehmen. Lieber kleine Pionierteams bilden, die als Vorbilder für die Anderen dienen können, wenn sie erfolgreich unterwegs sind. Auch das Management ist gefordert und sollte Lernfähigkeit an den Tag legen sowie wirklich bereit sein, stärker auf die Bedürfnisse der Angestellten einzugehen und in den Dialog einzutreten.

Es fehlt meist an klarer Planung

Vorsicht auch mit dem Begriff: Digitalisierung ist nur etwas schwer Greifbares. Viele Entscheider wollen einsteigen, ohne klar zu wissen, was sie eigentlich wollen.

Die Lösung besteht in klarer und effizienter Planung, bei denen kompetente Systemhäuser mit Ihrer Erfahrung wesentliche Hilfestellung leisten können. Es sollten realistische Ziele, so genannte konkrete KPIs (Key Performance Indicator), gesetzt werden, die in einem knappen Zeitrahmen (nicht mehr als sechs Monate) erreicht werden können. Es sollte der Gefahr widerstanden werden, sich zu viel vorzunehmen und Projekte zu überfrachten. Es gilt den Geschäftsnutzen im Auge zu behalten und klare Umsatzziele zu verfolgen.

Die Kosten der Digitalisierung werden leicht unterschätzt. Die Methode „Wir bauen eine App und alles ist in Butter“ funktioniert nicht. Die Entwicklung einer Plattform, die Änderung der Organisationsstruktur und die nötige Sicherheit sind komplex und teuer.

Außerdem stehen der komplexen Bedrohungslage interne IT-Abteilungen zunehmend hilflos gegenüber. Managed Services durch kompetente Systemhäuser mit hoher Sicherheitsexpertise können den Gefahren Herr werden und die Bedenken der Mitarbeiter ausräumen.

Technologien sollten innovativ verwendet werden

Ein Hosting-Anbieter, der integrierte Sicherheit mit verschiedenen Antiviren-Engines und regelmäßige Backups für Microsoft-Umgebungen bietet, kann hierfür als Beispiel dienen. Eine ISO 27001 Zertifizierung ist ebenso wichtig und es sollte sichergestellt sein, dass dem Datenschutz genüge getan wird und die Daten in Deutschland bleiben. VPN-Anbindung sollte auch ermöglicht werden, wie Remote Desktops oder Remote Apps.

Grundsätzlich gilt: Das Management muss Antreiber bei der Digitalisierung sein. Aber allein mit der Methode Befehl und Gehorsam wird die digitale Transformation nicht gelingen. Alle Mitarbeiter müssen mitziehen und vom Nutzen der Digitalisierung überzeugt werden. Dies kann gelingen, wenn der eigene Arbeitsplatz freundlicher und effektiver gestaltet wird und mobiles Arbeiten beispielsweise durch Cloud-Lösungen unterstützt wird. Die Akzeptanz von Microsoft Office 365 und verwandten Lösungen ist mittlerweile sehr hoch. Die technischen Voraussetzungen dafür kann ein kompetenter Hosting-Anbieter gewährleisten.

Kooperation statt Befehlskette

Aber auch die menschliche Komponente ist wichtig. Das Zauberwort heißt Kooperation statt Befehlskette. Einwände und Sorgen sollten in jedem Fall ernstgenommen werden und in offenen Gesprächsrunden zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern diskutiert und möglichst ausgeräumt werden. Die digitale Transformation heißt auch, Verantwortung zu teilen. Systemhäuser können diese Prozesse gut koordinieren und moderieren.

"Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern dient dem Geschäftserfolg. Deswegen sollte ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt, bei dem ein Systemhaus mitwirkt, einen Prozess verbessern, ein neues Produkt schaffen oder zumindest das Nutzererlebnis verbessern. Sichtbarer Erfolg motiviert die Mitarbeiter und das Management. BUSYMOUSE als Anbieter für das Reselling von Cloud-Lösungen steht seinen Partnern mit konkreten Digitalisierungslösungen und Clouddiensten mit deutlichen Mehrwerten zur Seite, und unterstützt sie auch dabei, sie in den zugehörigen weichen Prozessen auszubilden", so Schmidt.

Weiterführende Informationen können Sie auch folgenden Beiträgen entnehmen:

• Digitalisierung: Fünf Punkte für den Erfolg in Unternehmen
• Finanzierung, Kompetenzen & Sicherheit: Die 3 Hürden der Digitalisierung