5 Erfolgsfaktoren der Einführung von Microsoft Teams
Erfolgsfaktor 1: Vision
Wer das Kommunikation- und Kollaboration-Tool optimal nutzen möchte, muss sich zuerst einmal über seine Ziele klar werden, also eine Vision darüber entwickeln, wohin die Reise gehen sollte. Die Einführung von Microsoft Teams verändert grundlegend die Art und Weise der internen und externen Kommunikation. Diese Veränderungen können mitunter Widerstand bei Mitarbeitern und Partnern auslösen. Darauf und auf eine behutsame und doch zielführende Strategie bei der Umsetzung muss man daher im Veränderungsprozess unbedingt achten. Schliesslich ist ein Microsoft-Teams-Projekt nicht nur ein technisches, sondern vor allem auch ein organisatorisches Projekt, in das viele Unternehmensbereiche eingebunden sind.
Erfolgsfaktor 2: Prozess Innovation
Mit der Microsoft-Teams-Einführung werden sich die Prozesse im Unternehmen verändern. Das kann je nach Situation und Projektumfang eine Reihe von Tätigkeiten und Prozessen bis hin zum grundlegenden organisatorischen Veränderungsprozess umfassen. Sehen Sie sich daher genau an, welche Prozesse wirklich betroffen sind und in welcher Art und Weise sie sich verändern. Mit dem Umkrempeln von Prozessen gehen auch organisatorische Veränderungen einher. Diese müssen – so sie erfolgreich sein sollen – von allen betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern mitgetragen werden.
Erfolgsfaktor 3: Technologie
Microsoft Teams ist ein überaus leistungsstarkes Werkzeug. Bevor Sie damit loslegen, sollten Sie sich klar darüber werden, wie genau Sie die Technologie in Ihrem Unternehmen einsetzen und nutzen möchten. Klären Sie die Fragen, wie Teams innerhalb der Firma eingesetzt und welche Anwendungen und Lösung im Detail genutzt werden sollen! Auch an das wichtige Thema Sicherheit sollten Sie bei Ihren Überlegungen rund um die technischen Möglichkeiten denken.
Erfolgsfaktor 4: Top Management
Ein weiterer und sehr wichtiger Erfolgsfaktor ist die Unterstützung von Seiten des Top-Managements. Daher sollte immer ein Mitglied der Geschäftsleitung das Projekt begleiten und sozusagen unter seine Schirmherrschaft nehmen. Nur dann, wenn die Unterstützung ganz von oben kommt, werden das Projekt und die Strategie wirklich erfolgreich sein.
Erfolgsfaktor 5: User Akzeptanz
Ein essentieller Erfolgsfaktor ist die Akzeptanz der Benutzer. Um hier erfolgreich zu sein, empfiehlt es sich, den Veränderungsprozess erst einmal mit einem kleinen Team zu testen. Das gilt sowohl für kleine wie auch für grössere Unternehmen. Dieses „Start-Up“ sollte breit gefächert sein und möglichst viele Tätigkeitsbereiche, Generationen und Menschentypen vereinen, um Ihre Organisationsstruktur möglichst gut abzubilden. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass Ihr „Testteam“ nicht zu gross ist.
Stellen Sie ein gut gemischtes interdisziplinäres Team zusammen, das möglichst aus den folgenden Mitgliedern bestehen soll:
- Einem Projektleiter als Koordinator und Leiter des Projekts
- Einem IT- Verantwortlichem, der sich um alle technischen Fragen und um den optimalen Betrieb der Lösung kümmert
- Einem „Schirmherrn“ als Unterstützer aus dem Top-Management (siehe Erfolgsfaktor 3)
- Nutzer, Entscheider, Beeinflusser, Prozessverantwortliche und auch Kritiker. Der Umfang des Teams ist je nach Grösse der Organisation unterschiedlich.
Das Projektteam entscheidet, wann und in welcher Form das Projekt auf die gesamte Organisation ausgerollt wird. Der Rollout sollte in kleinen und flexiblen Schritten umgesetzt werden, damit der Prozess besser angenommen wird und die Benutzerfeedbacks wieder in den Entwicklungsprozess einfliessen können (Erfolgsfaktor 1). Nur in kleinen Schritten können Sie in einem Prozess der Veränderung Ihre Ziele erreichen und nicht mit einer Einführung sozusagen über Nacht.
Als kompetenter Begleiter in allen praktischen Fragen haben wir aus unserem Erfahrungsschatz einen Fragenkatalog zusammengestellt, der Ihnen bei der Analyse der Situation in Ihrem Unternehmen hilft. Er gibt Ihnen erste Einblicke und zeigt Ihnen auf, welche Strategien erfolgversprechend sind. Wir stehen Ihnen als erfahrener Partner bei allen Fragen rund um die Microsoft-Teams-Einführung gerne zur Seite und unterstützen Sie mit unserem Know-how bei der Implementierung.
Bison IT Services schafft Lösungen für KMUs und Grossunternehmen, welche ihre Marktposition mit der IT zusätzlich stärken wollen. Unsere Kunden schätzen die enge und persönliche Zusammenarbeit und wissen, dass sie einen Partner an der Seite haben, der ihre Herausforderungen bis ins Detail versteht. Unser Antrieb besteht darin, die Wettbewerbsfähigkeit unserer Kunden zu erhöhen. Das bedeutet: Wir geben alles, um Ihren Nutzen zu steigern und so Ihre Kosten zu optimieren.
Die Bison IT Services mit Hauptsitz in Sursee beschäftigt rund 200 Mitarbeitende. Weitere Standorte befinden sich in Basel, Bern und Winterthur. Die Kernkompetenzen der Bison IT Services liegen in den Bereichen Consulting, Engineering und Operations von IT-Infrastrukturen.
Das Lösungsportfolio umfasst die Themen Netzwerk, Storage, Virtualisierung, Cloud Computing, Security, Unified Communications, Retail und Digital Signage Solutions. Qualifizierte Spezialisten in Software-, System- und Kommunikationstechnologie beraten Kunden im Hinblick auf eine langfristig sinnvolle und anpassungsfähige IT-Umgebung. Ein umfassender Service Desk und ein eigenes Repair Center garantieren höchste Verfügbarkeit und schnelle Reaktionszeiten.
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Drei Use Cases: Datensicherheit und vertrauliche Daten
Azure Information Protection (AIP) deckt viele solche Anforderungen moderner Datensicherheit ab. Wir zeigen Ihnen typische Herausforderungen in drei besonders praxisrelevanten Use Cases:
Use Case 1: Human Resources (HR)
Sensible Daten von Mitarbeitern liegen aktuell auf dem zentralen Fileserver. Nur das RBAC-Modell von Windows schützt gegen unbefugten Zugriff (role-based access control). Mithin haben nur Fileserver-Administratoren und die HR-Usergruppe Zugriff auf die entsprechenden Dateien.
In dieser Situation irritiert, dass Administratoren zugreifen können. Ein entsprechender Zugriffsversuch soll an einem geschützten Ordner, «Confidential», scheitern.
Als Ziel verschlüsseln sich automatisch alle in Confidential befindlichen Daten – mit entsprechendem Label «HR» und RMS-Schutz (Rights Management Service): Zugriff auf «HR» haben nur HR-Mitarbeiter. Weiter erfährt die lokale AD-Gruppe der HR-User ein Monitoring, das das Anfügen beziehungsweise Entfernen eines Mitglieds meldet.
Use Case 2: IT
Die IT-Abteilung soll alle unternehmensrelevanten Dokumentationen, etwa System-Netzwerk-Pläne, mittels RMS schützen. Dafür sollen ebenfalls alle Dokumente im IT-Staff-Ordner automatischen Schutz und das Label «Confidential/IT» erhalten. IT-Mitarbeitern muss es zudem möglich sein, selbst erstellten Dokumenten das Label «Confidential/IT» zu geben.
Sobald IT-Mitarbeiter ausserhalb des Unternehmensnetzwerks auf ein AIP-geschütztes Dokument zugreifen wollen, erfolgt eine Vorauthentifizierung per SMS und/oder Anruf.
Use Case 3: Finance
Die Finanzdaten des Unternehmens enthalten verschiedene Stichwörter, etwa Kreditkartennummern oder IBAN beziehungsweise Swift-Codes. Diese Daten ruhen aktuell ungesichert in einem Datentopf mit Zugriff der Finanz-Gruppe.
Die Gruppe möchte automatisch sämtliche Files mit enthaltenen Kreditkartendaten sowie IBAN und Swift-Nummern per Label «Confidential/Finance» schützen. Weiter sollen diese Dokumente ein Wasserzeichen, «Confidential», erhalten. Zudem soll Drucken und Weiterleiten jener Dokumente unmöglich werden.
Autor: Sandro Bachmann, Senior System Engineer
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Bison IT Services schafft Lösungen für KMUs und Grossunternehmen, welche ihre Marktposition mit der IT zusätzlich stärken wollen. Unsere Kunden schätzen die enge und persönliche Zusammenarbeit und wissen, dass sie einen Partner an der Seite haben, der ihre Herausforderungen bis ins Detail versteht. Unser Antrieb besteht darin, die Wettbewerbsfähigkeit unserer Kunden zu erhöhen. Das bedeutet: Wir geben alles, um Ihren Nutzen zu steigern und so Ihre Kosten zu optimieren.
Die Bison IT Services mit Hauptsitz in Sursee beschäftigt rund 200 Mitarbeitende. Weitere Standorte befinden sich in Basel, Bern und Winterthur. Die Kernkompetenzen der Bison IT Services liegen in den Bereichen Consulting, Engineering und Operations von IT-Infrastrukturen.
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Microsoft Ignite 2017: Neuigkeiten des Modern Workplace in Unternehmen
Mobile first, cloud first
Dieses Motto, das Satya Nadella zu Beginn seiner Zeit als CEO verkündete, ist auch heute noch der Kern der Entwicklung des Unternehmens. Die digitale Transformation – den Wandel vom klassischen Arbeitsplatz zu einem Workplace, der sehr IT-orientiert und Cloud-gesteuert orientiert ist – ist in vollem Gang und wendet Konzepte aus Mixed Reality (Stichwort: HoloLens), der Cloud und künstlicher Intelligenz an.
Bevor wir uns die Neuigkeiten genauer ansehen, sehen wir uns noch kurz den Unterschied vor und nach der Transformation an:
- In traditionellen IT-Umgebungen existieren Geräte in Unternehmen, die ihre Daten vor Ort von einem lokal vorhandenen Server beziehen. Alle Geräte gehören dem jeweiligen Unternehmen, das eigene Netzwerk wird selbst betrieben. Treten Fehler auf, ist der ebenfalls hauseigene IT-Support in der Verantwortung.
- Der Modern Workplace hingegen zeichnet sich durch Mitarbeiter aus, die auf mehrere Geräte zugreifen und daher plattformunabhängige Software benötigen und verwenden. Support wird proaktiv geleistet. Self Service und Automatisierung nimmt Administratoren einen Großteil der Arbeit ab – und Daten wie auf Apps kommen aus der privaten oder öffentlichen Cloud.
Vereinfachte Einbindung von Unternehmenskonfigurationen
Bereits seit längerer Zeit ist es möglich, einen Windows Client aus dem Fachhandel ohne komplette Neuinstallation des Betriebssystems in einen Zustand zu versetzen, der vom Unternehmen gefordert ist. Diese Provisioning Packages lassen sich mit dem Windows Configuration Designer erstellen. Kleiner Nachteil daran: Damit die Transformation des Devices gelingt, muss der Nutzer dafür eine Aktion ausführen. Mit einem neuen Produkt namens Windows AutoPilot kann jener Windows Client jedoch automatisch konfiguriert werden – und das funktioniert so:
- Der Windows AutoPilot ist eine Cloud-Technologie, welche die eindeutige ID der Hardware erfassen und darauf reagieren kann. Bestellen Unternehmen bei einem OEM-Händler etwa neue Geräte, können die entsprechenden Geräte ID’s erfasst und die gewünschte Konfiguration zugewiesen werden.
- Bei Lieferung der Ware können Mitarbeiter die Geräte sofort in die Hand nehmen und einschalten. Die IT-Abteilung des Unternehmens muss sich nicht um die Konfiguration und die Installation bestimmter Software kümmern.
- Nach Einschalten des Geräts und Verbindung mit dem Internet erkennt Windows AutoPilot die ID des Geräts. Anschließend wird ein Wizard gestartet, der den Windows Client in das Azure Active Directory einbindet und ein Auto Enrollment in Microsoft Intune ausführt.
- Alle Konfigurationen und Sicherheitsrichtlinien werden umgesetzt und die im Unternehmen benötigte Software wird automatisch installiert. Der Anwender muss während dieser Zeit nicht einschreiten.
Dieses Beispiel zeigt, wie simpel die Einbindung neuer Geräte durch Azure und die dahinterstehenden Cloud-Services sein kann.
Microsoft Intune etabliert sich weiter als Cloud Device Management Lösung
Mit Intune als Lösung für Cloud Device Management lassen sich iOS, Android und Windows verwalten. Eine lokale Verteilung neuer Software ist jedoch noch immer häufig gefordert, meist über den Configuration Manager. Damit dies in Zukunft einfacher klappt und die Transformation hin zu mehr Cloud-Diensten realisierbar wird, erhält der System Center Configuration Manager ein Co-Management Funktion. Bestimmte Funktionen können Unternehmen dann in die Cloud auslagern – wie zum Beispiel Windows Update. Jene Updates müssen dann nicht mehr zentral verteilt werden, sondern sie erhalten sie direkt von Microsoft. Über kurz oder lang soll das Co-Management für eine stärkere Nutzung von Cloud-Services sorgen und schrittweise weitere Funktionen in die Cloud auslagern.
Vereinfachter Update von Windows 10 Build
Der Umstieg etwa von Windows 7 auf die 10er-Version war bislang an erheblichen Aufwand für die IT geknüpft. Um diesem Problem zu begegnen, forcieren die Microsoft-Entwickler weiter das Prinzip hinter Windows as a Service: Komplett neue Builds von Windows, die für gewöhnlich ebenso umfangreiche Installationszeiten beansprucht haben, sollen in Zukunft auch während des laufenden Betriebs ausgerollt werden. Microsoft möchte durch den neuen Service „Windows Analytics“ ermöglichen, dass Inkompatibilitäten frühzeitig bekannt sind, Probleme mit Hardware oder Software erkannt werden und überwacht werden kann, ob die Geräte über die aktuellsten Updates verfügen. Mit der Verarbeitung von Big Data will das Unternehmen drei Produkte in Windows Analytics antreiben:
- Upgrade Readiness analysiert Hardware und Software auf bestehenden Geräten. Werden Inkompatibilitäten zwischen diesen beiden Punkten und einer neuen Windows-Version festgestellt, reagiert das System darauf und weist auf das Problem hin.
- Die Update Compliance prüft den Compliance-Status vom Antivirus, Updates und Upgrades.
- Device Health ist letztendlich dafür verantwortlich, die Performance von Client-Geräten zu überwachen und eventuelle Systemfehler aufzudecken. Software- oder Hardwarefehler lassen sich so schneller finden.
Fazit
Durch verbessertes Cloud Device Management, der Anbindung von Clients an Azure und die verbesserte Verteilung von Konfigurationen und Programmen macht Windows 10 einmal mehr einen großen Schritt nach vorne.
Autor: Daniel Kaufmann, ICT Architect, Bison IT Services AG
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Bison IT Services mehrfach ausgezeichnet von der Initiative Mittelstand
Die Initiative Mittelstand prämiert mit dem INNOVATIONSPREIS-IT Firmen mit innovativen IT-Lösungen mit hohem Nutzwert für den Mittelstand. Besonderes Augenmerk richtet die Initiative Mittelstand auf die Förderung und Stärkung des Innovationspotenzials deutschsprachiger Firmen: Seit 2004 verleiht die Initiative jährlich auf der weltweit grössten Computermesse CeBIT den INNOVATIONSPREIS-IT für die innovativsten und mittelstandsgeeignetsten IT-Lösungen und Produkte.
Unter diesem Motto MISSION. INNOVATION. haben sich mehrere tausend Unternehmen mit ihren innovativen IT-Lösungen beim INNOVATIONSPREIS-IT 2017 beworben und sich dem Urteil der Fachjury gestellt. Die hochkarätig besetzte Experten-Jury hat die Firma Bison IT Services mit Bison Smartwork Enterprise in der Kategorie IT-Services mit dem Prädikat BEST OF 2017 ausgezeichnet und gehört somit zur Spitzengruppe. In der Kategorie Smart Data wurde die Bison IT Services mit der Lösung Customer Analytics als Finalist ausgezeichnet und gehört somit zu den besten drei Lösungen im DACH-Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz).
«Der Award im Bereich IT-Services ist die konsequente Weiterführung der bisherigen Auszeichnungen zu Cloud: Nach Erstellung des Werkzeuges in Form von Bison Smartwork wurde unser Angebot erfolgreich um neuartige Use Cases für unsere Kunden erweitert. Die Smartdata-Auszeichnung – ebenfalls beruhend auf einem Cloud-Ansatz – ist der Lohn für die konsequente Umsetzung einer ‘zündenden Idee’ und im Schaffen eines neuen Ecosystems mit spezialisierten Unternehmen für BI und mit Fuhrer & Hotz für Ladenkonzepte.», so Oliver Schalch, CEO der Bison IT Services AG
Bison IT Services schafft Lösungen für KMUs und Grossunternehmen, welche ihre Marktposition mit der IT zusätzlich stärken wollen. Unsere Kunden schätzen die enge und persönliche Zusammenarbeit und wissen, dass sie einen Partner an der Seite haben, der ihre Herausforderungen bis ins Detail versteht. Unser Antrieb besteht darin, die Wettbewerbsfähigkeit unserer Kunden zu erhöhen. Das bedeutet: Wir geben alles, um Ihren Nutzen zu steigern und so Ihre Kosten zu optimieren.
Die Bison IT Services mit Hauptsitz in Sursee beschäftigt rund 200 Mitarbeitende. Weitere Standorte befinden sich in Basel, Bern und Winterthur. Die Kernkompetenzen der Bison IT Services liegen in den Bereichen Consulting, Engineering und Operations von IT-Infrastrukturen.
Das Lösungsportfolio umfasst die Themen Netzwerk, Storage, Virtualisierung, Cloud Computing, Security, Unified Communications, Retail und Digital Signage Solutions. Qualifizierte Spezialisten in Software-, System- und Kommunikationstechnologie beraten Kunden im Hinblick auf eine langfristig sinnvolle und anpassungsfähige IT-Umgebung. Ein umfassender Service Desk und ein eigenes Repair Center garantieren höchste Verfügbarkeit und schnelle Reaktionszeiten.
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