Autor: Firma BINSERV IT-Solutions
Welche Vorteile digitale Zeiterfassung für Unternehmen bietet

Welche Vorteile digitale Zeiterfassung für Unternehmen bietet

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Excel ist in jedem Unternehmen vorhanden. Trotzdem lohnt sich eine digitale Zeiterfassung. Und das nicht nur, weil nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofes sowohl die Arbeitszeit als auch die Pausenzeit rechtssicher erfasst werden müssen. Gerade für die Arbeit im Homeoffice oder für das hybride Arbeiten bietet eine Lösung wie die imperium® Arbeitszeiterfassung weitere Vorteile: „Hier kann die Arbeitszeit an jedem Ort erfasst werden, egal ob im Homeoffice, bei Kunden oder im Büro gearbeitet wird“, erläutert Rüdiger Jakob, der Geschäftsführer des mittelständischen IT-Unternehmens BINSERV.

Vor allem für Unternehmen, die auf hybrides Arbeiten setzen, eignet sich die imperium® Arbeitszeiterfassung. Denn sie ermöglicht es, die Arbeitszeit nach Aufgaben und Projekten zu erfassen. So hilft sie dabei, Arbeit zu strukturieren. Verschiedene Auswertungen, die datenschutzrechtlich zulässig sind, ermöglichen es der Personalabteilung, wichtige Erkenntnisse zu gewinnen, oder der Buchhaltung Stundennachweise für Projekte automatisiert zu erstellen.

Zusätzlich bietet imperium® die Möglichkeit, alle Abwesenheiten zu erfassen von Krankheit über Elternzeit bis hin zu Teilzeittagen. Da auch Urlaub zur Abwesenheit zählt, kann mit imperium® ebenfalls Urlaub beantragt und genehmigt werden. „Für uns war es wichtig, eine Arbeitszeiterfassung zu entwickeln, die gerne genutzt wird“, erläutert Jakob einen weiteren Pluspunkt von imperium®. „Denn nur wenn die Software intuitiv und einfach zu bedienen ist, wird sie auch von den Mitarbeitern akzeptiert und verwendet.“ Unternehmen haben die Wahl: Sie können die Arbeitszeiterfassungssoftware entweder in der Cloud oder auf einem lokalen Server betreiben. Außerdem haben sie die volle Flexibilität, da sie die Lösung ohne festgelegte Vertragslaufzeiten monatlich mieten können. So profitieren sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter von einer Arbeitszeiterfassung, die täglich gerne genutzt wird.

Über BINSERV IT-Solutions

Die BINSERV Gesellschaft für interaktive Konzepte und neue Medien mbH bietet seit 1991 IT-Dienstleistungen an. Mittelständische und DAX-notierte Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen berät BINSERV individuell und entwickelt softwarebasierte Lösungen. Die Geschäftsprozesse werden so digitalisiert und intelligent. Im Zuge der Expansion hat die BINSERV GmbH ihr Portfolio erweitert und bietet außerdem Lösungen für mehr Nachhaltigkeit mit dem Schwerpunkt auf Klimaneutralität und Sicherheit für eine erfolgreiche Digitalisierung.

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Mehr Klimaschutz durch Energiemonitoring-Software

Mehr Klimaschutz durch Energiemonitoring-Software

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Energiekosten steigen in den letzten Jahren stetig. Hinzukommt die CO2-Steuer, die ebenfalls in den kommenden Jahren steigen wird. Daher lohnt es sich für Unternehmen bereits jetzt, sich Gedanken zu machen, wo und wie sie Energie sparen können. Verlässliche Aussagen lassen sich nur treffen, wenn man eine vernünftige Datenbasis hat. Grundlage dafür sind Messdaten, die die Messtechnik liefert, die direkt an die Energieverbraucher angeschlossen wird. Mit den gewonnenen Messdaten lassen sich die größten Energieverbraucher sicher identifizieren. Dabei hilft nicht nur Messtechnik, sondern auch Software, die die Daten sichtbar und auswertbar macht.

Die Energiemonitoring-Software imperium® bereitet die Messdaten statistisch auf und stellt sie grafisch dar. Auf Knopfdruck lassen sich die Daten auswerten und Reports für Energieaudits erstellen. So können nicht nur Energieverbraucher, sondern auch die Zeiten, wann Energie verbraucht wird, schnell identifiziert werden. Anhand dieser Erkenntnisse lassen sich Maßnahmen entwickeln, um den Energieverbrauch effektiv zu senken.

Eine Besonderheit des imperium® Energiemonitorings ist die interaktive Karte. Damit können beispielsweise Maschinen direkt auf einer Karte eingetragen werden anstatt mit kryptischen Kürzeln zu arbeiten. Auch in großen Gebäudekomplexen ist es ratsam, die installierte Messtechnik auf einer interaktiven Karte anzuzeigen. So können die Daten sowohl für ein Gebäude als auch für einzelne Räume angezeigt werden. Gerade wenn mehrere Gebäude oder Maschinen an unterschiedlichen Produktionsstandorten zentral überwacht werden, hat sich dieses Vorgehen bewährt.

Für Energie- und Umweltmanager wird die Arbeit so zum Kinderspiel. Denn sie haben jederzeit den Überblick über die Kennzahlen und die Orte der Verbraucher. So lässt sich der Energieverbrauch noch besser auswerten und analysieren. So wird Energiesparen und Klimaschutz leicht gemacht.

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Big Data – So machen Sie mehr aus Ihren Daten

Big Data – So machen Sie mehr aus Ihren Daten

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Je mehr digitalisiert wird, desto mehr Daten (Big Data) gibt es auch. Schließlich ist nicht nur das papierlose Büro fast überall Realität, hinzugekommen sind Produktion, Logistik und Internet of Thing Lösungen. Auch das Rechnungswesen ist in vielen Unternehmen digital. Dadurch steigen die jährlichen Datenmengen rasant an. Experten schätzen, dass 2025 weltweit 175 Zettabyte an Daten generiert werden.

Was heißt das für Unternehmen? Sie brauchen ein Werkzeug, mit dem sie ihre Daten, also ihr Wissen, managen können. Schlüssel dazu sind ihre Mitarbeiter. Doch auch die Personalfluktuation steigt und nicht immer gelingt eine gute Übergabe. Oft müssen neue Mitarbeiter sich Wissen selbst aneignen. Dabei hilft ihnen ein Tool: Enterprise Search. In eine Enterprise Search Lösung werden in eine Suchmaske der gewünschte Suchbegriff oder Zahlen wie beispielsweise Rechnungsnummern eingegeben. Mit einem Klick wird in den gespeicherten Daten gesucht. Und das unabhängig davon, in welcher Datei oder in welchem System das Wissen gespeichert ist.

Dabei sollten Unternehmen darauf achten, dass sie eine Enterprise Search Lösung wählen, die ihre Daten schützt. Schließlich soll beispielsweise nicht die Aushilfskraft auf Firmengeheimnisse zugreifen dürfen. Das Geheimnis ist ein Berechtigungskonzept. Damit dürfen Mitarbeiter nur auf die Informationen zugreifen, für die sie eine Berechtigung haben.

Worauf sollten Unternehmen noch achten, wenn sie eine Enterprise Search Lösung suchen? Die Software sollte sich leicht an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen, um Kosten zu sparen. Die Enterprise Search Lösung INTRASEARCH® bietet sowohl die oben beschriebene Volltextsuche als auch ein Berechtigungskonzept. Besonders attraktiv sind Lösungen, welche Mietlizenzen nach Datenmenge und Mitarbeiter anbieten. Sie sorgen dafür, dass die gewählte Lösung auch bei steigender Datenmenge und neuen Datenspeichern erweitert werden kann. So lohnt sich die Lösung INTRASEARCH® auch schon für kleinere Unternehmen.

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Warum Enterprise Search für die Digitalisierung unerlässlich ist

Warum Enterprise Search für die Digitalisierung unerlässlich ist

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Rezepte, wie die Digitalisierung gelingt, gibt es viele. Doch welche Zutaten sind unbedingt notwendig? Da scheiden sich die Geister. Fest steht, dass viele Unternehmen ihre Daten trotz Digitalisierung nicht nutzen. Das liegt vor allem daran, dass das Wissen im Unternehmen gar nicht bekannt ist, also nicht explizit vorhanden ist. Denn es wird einfach vergessen und damit zu implizitem Wissen. Schließlich nehmen Datenmengen immer mehr zu. Außerdem bleiben Mitarbeiter deutlich kürzer auf ihren Stellen. Und so wird aus explizitem Wissen schnell implizites Wissen, d. h. es ist da, bleibt aber unbekannt. Es gibt eine Lösung: Enterprise Search.

„Viele wissen gar nicht, was das ist“, erläutert Rüdiger Jakob, Geschäftsführer von BINSERV IT-Solutions. „Aber, wenn wir erklären, dass es eine Art Google für die Daten im Unternehmen ist, sind unsere Kunden begeistert.“ Dieser Vergleich zeigt, dass sich mit einer Enterprise Search Lösung wie INTRASEARCH® Daten durchsuchen lassen, damit Informationen gefunden werden. Wissen wird so zugänglich gemacht. Dank Volltextsuche spielt es dabei keine Rolle, wie eine Datei benannt wurde, INTRASEARCH® findet sogar Informationen in Dateien. „Unsere Kunden überzeugt, dass sie mit einem Klick, sekundenschnell alle gesuchten Informationen finden“, so Jakob.

Bedenken, ob die Daten mit dieser Lösung wirklich sicher sind, kennt der Software-Entwickler BINSERV IT-Solutions. „Oft werden wir gefragt, ob jetzt ein Praktikant alles finden kann“, erläutert Jakob die Befürchtungen seiner Kunden. Er stellt aber klar: „Mit unserer Lösung sind die Daten sicher und geschützt, da INTRASEARCH® Berechtigungen berücksichtigt.“ So können nur die Informationen gefunden werden, auf die ein Mitarbeiter ohnehin zugreifen darf.

Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen können INTRASEARCH® im BINSERV Online-Shop so zusammenstellen, wie es ihren individuellen Anforderungen entspricht. Damit bezahlen sie nur das, was sie auch brauchen. Eine feste Vertragslaufzeit gibt es nicht, die Nutzung kann monatlich gekündigt werden. So ist das Wissensmanagement Tool auch für kleine Unternehmen ein wichtiger Baustein für die Digitalisierung.

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Enterprise Search Software INTRASEARCH® online kaufen

Enterprise Search Software INTRASEARCH® online kaufen

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Die Nachfrage nach Enterprise Search Lösungen steigt an. Ein Grund dafür ist die Arbeit im Homeoffice, so die Beobachtung des IT-Unternehmens BINSERV IT Solutions. Vor allem Unternehmen, die auf hybrides Arbeiten setzen, also den Wechsel von Homeoffice und Präsenzarbeit, brauchen vermehrt Lösungen, die eine Zusammenarbeit ermöglichen. „Vor allem im Mai 2021 ist die Nachfrage nach unserer Enterprise Search Lösung INTRASEARCH® sprunghaft angestiegen“, so Rüdiger Jakob, Geschäftsführer BINSERV IT-Solutions. Denn durch das hybride Arbeiten sind einige Kollegen auf dem Weg zur Arbeit, während andere bereits nach Informationen suchen. Mit einer Enterprise Search Lösung werden dank Volltextsuche Informationen sofort mit einem Klick gefunden.

Bislang setzen eher größere Unternehmen auf den Vorteil von INTRASEARCH®. „Wir möchten aber gerade den Mittelstand mit INTRASEARCH® unterstützen. Mit der Suchmaschine für das digitale Büro werden sie der Datenmenge Herr und verbessern die interne Zusammenarbeit“, erläutert Jakob die Beweggründe für das neue Angebot. „Mit einer Mietversion auf monatlicher Basis profitieren mittelständische Unternehmen, denn sie kaufen nur das, was sie wirklich nutzen.“ Im neuen Online-Shop können Unternehmen ihre individuelle INTRASEARCH® Lösung zusammenstellen. Dank der einfachen Installation kann schon nach einem Tag die Suche genutzt werden.

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Perfekter erster Eindruck dank digitalem Besuchermanagement

Perfekter erster Eindruck dank digitalem Besuchermanagement

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Die Homeoffice-Pflicht ist beendet und die Mitarbeiter kehren in die Unternehmen zurück. Auch die Zahl der Dienstreisen steigt wieder an. Für Unternehmen heißt es jetzt wieder, dass der Empfang die Visitenkarte des Unternehmens ist und den ersten Eindruck bestimmt. Gerade in Corona-Zeiten hat der Empfang besonders viel zu tun, da die Kontaktdaten dokumentiert werden müssen. Und Besucher sind sensibler für den Datenschutz als noch vor einigen Jahren.

Unternehmen sollten daher darüber nachdenken, ob und wie sie den Dreiklang zwischen Besucher, Empfang und internen Mitarbeitern optimal gestalten. Mit der imperium® Besucherverwaltung können Kundentermine direkt intern geplant werden. Zeitgleich mit der Einladung können per E-Mail Räume gebucht und der Empfang informiert werden. Da ein System vom Empfang und den internen Mitarbeitern genutzt wird, können beide auf die gleichen Informationen zugreifen. Änderungen werden automatisch mitgeteilt. Die Kontaktdaten inklusive der Besuchszeit werden automatisch erfasst und liegen damit vor, falls das Gesundheitsamt diese Daten anfordert. Zugleich sorgt ein Berechtigungskonzept dafür, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen dürfen. Mit einer automatisierten Löschung ist gewährleitet, dass die Anforderungen der DSGVO umgesetzt werden.

„Eine digitale Besucherverwaltung ist für alle Unternehmen mit vielen Besuchern empfehlenswert“, so Rüdiger Jakob, Geschäftsführer von BINSERV IT-Solutions. „Mit der imperium® Besucherverwaltung können viele Aufgaben automatisiert werden. Dies entlastet alle Beteiligten. Ein freundlicher, reibungsloser und persönlicher Empfang wirkt sich positiv auf den weiteren Besuch und damit auf die Zusammenarbeit aus.“

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Energiemanagement für mehr Klimaschutz mit BAFA-Förderung

Energiemanagement für mehr Klimaschutz mit BAFA-Förderung

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Bis 2030 muss die Industrie ihre CO2-Emissionen um 50 Prozent reduzieren. Der CO2-Ausstoß soll dann nur noch bei rund 140 Mio. Tonnen liegen. Den Weg dahin unterstützt der Bund unter anderem mit Fördermaßnahmen für Energie- und Ressourceneffizienz. Beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) können Fördergelder beantragt werden. BAFA-Förderung erhalten Unternehmen sowohl für Messtechnik als auch für Software, die beim Energiemanagement hilft. Förderfähige Energiemanagement-Software (EnMS) ist auf der Website der BAFA aufgeführt. Seit kurzem gehört dazu auch die Software imperium®, mit dem Baustein Energiemanagement dazu. Mit dem imperium® Energiemanagement können Unternehmen ihren Energieverbrauch visualisieren, überwachen und analysieren. So erkennen Unternehmen schnell, wo viel Energie verbraucht wird. Erst wenn der Energieverbrauch bekannt ist, können Maßnahmen zum Energiesparen entwickelt werden. Anschließend kann mit dem imperium® Energiemanagement der Erfolg der Maßnahmen überprüft werden. „Unternehmen profitieren von der BAFA-Förderung, da sie ihre Investitionskosten um bis zu 40 Prozent reduzieren. So rechnen sich Einsparungen von Energiekosten für Unternehmen noch schnel­ler“, erläutert Rüdiger Jakob, Geschäftsführer BINSERV IT-Solutions, die Vorteile der BAFA-Förderung. Im Vergleich zu anderen EnMS-Lösungen bietet imperium® eine interaktive 3-D-Karte. Damit können Unternehmen beispielsweise direkt auf die Verbrauchsdaten einer einzelnen Maschine zugreifen. Zusätzlich bietet imperium® weitere Bausteine, mit denen auch andere Daten aus dem Unternehmen mit dem EnMS verknüpft werden können, sodass das Energiemanagement noch besser genutzt werden kann.
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Warum es sich lohnt, Arbeitsmittel digital zu verwalten

Warum es sich lohnt, Arbeitsmittel digital zu verwalten

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Arbeitsmittel werden in Unternehmen täglich verwendet. Dabei können sie ganz unterschiedlicher Art sein: Laptops, Handys, aber auch die persönliche Schutzausrüstung, Schlüssel und Zugangskarten oder Vollmachten, all dies sind Arbeitsmittel, die für die Sicherheit von Unternehmen relevant sind. Für Unternehmen ist es daher wichtig, darüber den Überblick zu behalten. So weiß man, wer wann welche Arbeitsmittel bekommen hat. Aber auch Mitarbeiter profitieren davon, wenn die Ausgabe und Rückgabe geregelt ist und lückenlos dokumentiert wird.

Werden Arbeitsmittel über Papierlisten oder Excel-Listen verwaltet, dann wird schnell mal ein Schritt vergessen. Mit digitalen Lösungen ist dies nicht der Fall. Hier wird jeder einzelne Schritt dokumentiert. Selbst defekte Arbeitsmittel können über eine solche Arbeitsmittelverwaltung reklamiert werden.

Eine solche digitale Lösung ist die imperium® Arbeitsmittelverwaltung, die vor allem auf sicherheitsrelevante Sach- und Arbeitsmittel ausgerichtet ist. Sie bietet Unternehmen viele Vorteile. Nicht nur die Ausgabe, Reklamation und Rückgabe aller Arbeitsmittel ist einfach und rechtssicher dokumentiert. Dank unterschiedlicher Rechte sind alle Daten sicher und geschützt. Denn Führungskräfte, Personalverantwortliche oder Facility Manager erhalten in imperium® unterschiedliche Rechte je nach ihrer Zuständigkeit. Unternehmen können selbst entscheiden, ob sie die imperium® Arbeitsmittelverwaltung in der Cloud nutzen wollen oder lieber auf dem eigenen Server einsetzen. Da der Zugriff über einen Browser erfolgt, ist die imperium® Arbeitsmittelverwaltung unabhängig von allen Betriebssystemen.

„Für mittelständische und kleinere Unternehmen lohnt es sich, ihre Arbeitsmittel digital zu verwalten, denn dies schafft Rechtssicherheit und sichert wertvolle Ressourcen“, so Rüdiger Jakob, Geschäftsführer von BINSERV IT-Solutions. Die imperium® Arbeitsmittelverwaltung kann mit weiteren Bausteinen zu einer digitalen Datenanalyseplattform ausgebaut werden. Die Plattform imperium® eignet sich unter anderem für das digitale Büro.

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Ein Analyse-Plattform für alle Daten im Unternehmen

Ein Analyse-Plattform für alle Daten im Unternehmen

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Daten werden wahlweise als das neue Gold oder das neue Öl bezeichnet. Denn Unternehmen produzieren viele Daten. Aber die wenigsten Unternehmen nutzen ihre Daten. Das fängt bei der Sammlung der Daten an. Oft sind sie entweder separat in Datensilos oder gesammelt in Datenseen gespeichert. Mit beiden Lösungen können die Daten jedoch nicht genutzt werden.

BINSERV IT-Solutions hat deshalb eine Plattform namens imperium® entwickelt. Dank Schnittstellen können Daten und Informationen unterschiedlicher Art seien es Messdaten seien es Dateiformate (PDF, Word, Excel, Powerpoint, …) seien es Schnittstellenformate (ModBus, MQTT, …) in der Plattform imperium® gesammelt, gespeichert, vernetzt und analysiert werden. Eingesetzt werden kann imperium® vor allem für die Aufgaben im Office Management, in der Produktion sowie im Smart Building. Überall dort entstehen vielen Daten. Werden sie vernetzt, können Unternehmen mit ihnen einen Mehrwert schaffen. Denn mit imperium® können sie für weitere Aufgaben genutzt werden. Außerdem lassen sich viele Aufgaben durch imperium® sogar automatisieren. Dank intelligenter Suchfunktion können Mitarbeiter alle Informationen des Unternehmens mit einem Klick sofort finden. Eine interaktive 3-D-Karte sorgt dafür, dass Informationen einzelnen Locations (Räumen, Gebäude u.a.) zugeordnet werden können. Dies vereinfacht vor allem Prozesse in der Produktion und im Smart Building. Oberste Priorität hat bei allen Funktionen die Datensicherheit und der Datenschutz. Dafür sorgt ein Berechtigungskonzept auf Nutzerebene. Zusätzlich lassen sich Daten pseudonymisieren oder anonymisieren. Wenn die Aufbewahrungsfrist von personenbezogenen Daten abgelaufen ist, dann werden sie automatisch gelöscht. So werden Mitarbeiter von Routine-Aufgaben entlastet, denn es muss sich keiner mehr um Löschfristen kümmern. Da Fristen nicht mehr vergessen werden können, sorgt dies zusätzlich für mehr Rechtssicherheit.

Dank Imperium® ist die Geschäftsführung jederzeit über alle Vorgänge im Unternehmen informiert, da alle Daten und Informationen vernetzt werden. Und die Mitarbeiter wissen jederzeit, was sie wann zu tun haben. Imperium® eignet sich sowohl für kleine als auch mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen. Denn es ist eine Cloud-Lösung. Imperium® ist modular aufgebaut wie ein Baukasten. So können einzelne Bausteine ausgewählt werden, die im Unternehmen benötigt werden. Für imperium® müssen keine Lizenzkosten bezahlt werden, sondern es wird als Software as a Service angeboten. Dadurch entstehen nur Kosten für die Software, die wirklich gebraucht wird. Ein Vorteil, der viele Kunden von imperium® überzeugt hat. Weitere Informationen zur Plattform inklusive Anwendungsbeispielen finden Sie unter www.imperium-plattform.de.  

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