Erhöhte Datenqualität und Material Master Data Governance durch Integration von künstlicher Intelligenz in SAP ERP Landschaften
Die Herausforderung: immer mehr Komplexität
Die Komplexität der Materialstammdaten in großen Beschaffungs- und Supply-Chain-Organisationen nimmt aus verschiedenen Gründen immer mehr zu – von mehrdeutigen oder fehlerhaften Produktkategorisierungen bis hin zu mehrsprachigen und siloisierten Daten in mehreren ERP-Systemen, ganz zu schweigen von der ständig wachsenden Anzahl von Katalogartikeln.
Die Folgen: mangelnde Transparenz
Werfen wir einen Blick auf ein Szenario, das den Erfolg eines Unternehmens stark beeinträchtigen kann: Beschaffungsmitarbeiter*innen wissen aufgrund von Sprachbarrieren und unterschiedlichen Namenskonventionen möglicherweise nicht, dass zwei verschiedene ERP-Materialnummern zu genau demselben Produkt gehören. Wenn Sie nicht wissen, dass Kollegen in anderen Ländern die gleichen Dinge beschaffen, sogar vom gleichen Lieferanten, können Sie Ihre Verhandlungsmacht nicht voll ausspielen. All dies führt zu einem Mangel an Bestandstransparenz und damit zu unnötig hohen Lagerbeständen und gebundenem Kapital. Außerdem ist es in Zeiten von Unterbrechungen der Lieferkette (blockierter Suezkanal, Covid) immer gut zu wissen, dass ein anderes Werk Ihnen mit bestimmten Materialien aushelfen könnte, um Produktionsstillstände zu vermeiden.
Die Lösung: angewandte KI, vollständig integriert in SAP
apsolut Fluid ist eine innovative Plattform, die eine Schicht zwischen Creactives‘ TAM (Technical Attributes Management) und einer Multi-SAP-ERP-Architektur bildet. Damit wird die SAP-ERP-Welt (SAP ECC oder S/4HANA) und TAM zu einer vollwertigen KI-Lösung für Material- und Service-Stammdatenverwaltung (MMD).
- GET CLEAN: Durch Fluid und TAM werden die MMD bereinigt, harmonisiert und angereichert. Duplikate werden identifiziert und über ERP-Systeme, Sprachen, Warengruppen und Kataloge hinweg miteinander verbunden, sodass Sie eine echte Ausgabentransparenz erhalten. Die Bereinigung der Materialdatensätze ist auch vor der Migration eines ERP-Systems auf S/4HANA unerlässlich.
- STAY CLEAN: Stammdaten entwickeln sich täglich weiter, daher ist die Beherrschung dieser Entwicklung unabdingbar, um zu vermeiden, dass man wieder in eine nicht harmonisierte Situation gerät. TAM ist das führende System für die Erstellung und Verwaltung von Material- und Servicedaten. KI-gestützte Automatisierungstools sorgen für konsistent saubere und nicht neu duplizierte Daten. Fluid stellt sicher, dass alle Daten mit der SAP-ERP-Landschaft synchron gehalten werden.
Darüber hinaus bietet Creactives KI-gestützte Datenassistenten für Endanwender zur Erstellung von Bestellanforderungen in SAP-Systemen. Matcher und MG Prompt erleichtern den Bestellern die Suche nach den benötigten Artikeln in bestehenden Stammdaten oder Katalogen. Wenn es keine Übereinstimmungen gibt, kategorisieren sie die neue Bestellanforderung richtig und helfen der Beschaffung, Prozesse und Bestellflüsse zu optimieren, indem sie falsche Kategorisierungen minimieren, die sonst zu Zeit- und Geldverschwendung führen würden.
Das Ergebnis: absolute Verhandlungsmacht
"Dieser Use Case erklärt perfekt, warum wir Fluid eine Innovation Enablement Platform nennen", sagt Oliver Zügel, Principal bei apsolut. "Es ist der Beweis, dass Best-of-Breed-Ecosysteme für die Beschaffung die Zukunft sind." Adriano Garibotto, Chief Sales & Marketing Officer bei Creactives ergänzt: "Aus unserer Sicht ist diese Zusammenarbeit ein Game Changer. Und es geht nicht nur um Einsparungen. Wenn man ein Niveau der totalen Transparenz erreicht, erhält man absolute Verhandlungsmacht."
apsolut und Creactives führen derzeit ein Projekt auf Basis der Fluid/TAM-Architektur für ein weltweit tätiges Maschinenbauunternehmen durch.
apsolut ist ein führendes Beratungshaus für Intelligent Spend Management, Business Network, Procurement, Supply Chain, External Workforce Management und Business Transformation. Unsere Expertise reicht von der technischen Implementierung und Prozessberatung über das IT-Projektmanagement bis hin zur Umsetzung ganzheitlicher Transformationen. Wir sind SAP Gold Partner, mehrfach ausgezeichneter SAP Ariba Partner of the Year, Entwicklungs- und Innovationspartner der SAP sowie Solution Partner von United VARs, der globalen Allianz führender SAP-Lösungsanbieter.
apsolut GmbH
Oelmühlenstraße 30
33604 Bielefeld
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apsolut gewinnt zum ersten Mal und mit großem Abstand den SAP Diamant-Award in der Kategorie IS&BN in Deutschland!
Besonders von der Konkurrenz abgesetzt hat man sich bei den „Innovationen“ und der „Expertise“ – zwei von fünf seitens der SAP erhobenen Dimensionen. Maßgeblichen Anteil an dem Erfolg hatten die erfolgreich durchgeführten Projekte in 2022, Lösungen wie der apsolut eSignatureConnector for DocuSign und die externe Sichtbarkeit mit zufriedenen Referenzkunden in Form von Success Storys sowie als Speaker bei Events.
„Dieser Preis ist ein großartiger Beleg für den Erfolg, den wir im Bereich Intelligent Spend nachweisen konnten und auch in Zukunft erzielen werden. Ohne unser starkes Team wäre so eine Auszeichnung nicht möglich. Wir sind stolz und weiterhin auf dem richtigen Kurs.“, so apsolut CEO und Gründer Thomas Herbst.
apsolut ist ein führendes Beratungshaus für Intelligent Spend Management, Business Network, Procurement, Supply Chain, External Workforce Management und Business Transformation. Unsere Expertise reicht von der technischen Implementierung und Prozessberatung über das IT-Projektmanagement bis hin zur Umsetzung ganzheitlicher Transformationen. Wir sind SAP Gold Partner, mehrfach ausgezeichneter SAP Ariba Partner of the Year, Entwicklungs- und Innovationspartner der SAP sowie Solution Partner von United VARs, der globalen Allianz führender SAP-Lösungsanbieter.
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Mehr Effizienz und Transparenz im Angebotsprozess von Bruker
Bis zur Implementierung des apsolut eSignature Connector for DocuSign war der Unterschriftsprozess in der Angebotserstellung bei Bruker relativ kleinteilig und intransparent: Nach der Anlage eines Dokuments in SAP wurde ein PDF erzeugt, an das eine elektronische Unterschrift manuell angehängt wurde. Dabei konnte der Signierstatus nicht ohne Weiteres nachvollzogen werden. So konnte beispielsweise in einem Krankheits- oder Vertretungsfall nicht auf einfachem Weg überprüft werden, ob ein bestimmtes Angebot bereits unterzeichnet wurde.
Einsatz
Bruker entschied sich für den apsolut eSignature Connector for DocuSign für zunächst zwei Gesellschaften, bei einem jährlichen Volumen von circa 5.000 Angebotsdokumenten. Der neu implementierte Prozess ist skalierbar und kann in weiteren Unternehmen der Gruppe ausgerollt werden. Zunächst erhält der erste im Dokument hinterlegte Unterzeichner eine E-Mail mit einem Link zur Unterschrift in DocuSign. Nachdem alle Unterschriften erfolgt sind erhält der ursprüngliche Bearbeiter automatisch ein Status-Update per E-Mail. Das unterzeichnete Dokument und das Abschlusszertifikat werden wiederum automatisch im SAP Records Management an das Angebotsdokument angehängt. Dabei ist der Status jederzeit über den Angebotsbeleg in SAP einsehbar.
E-Seals auf Rechnungen
Bruker nutzt den eSignature Connector außerdem in seiner Landesgesellschaft in Portugal, wo nun an alle Rechnungsdokumente ein gesetzlich verpflichtendes elektronisches Siegel automatisch angehängt wird.
Business Outcome
- Stark verkürzter Prozess durch automatisierte Arbeitsschritte
- Stark verringerte Fehleranfälligkeit durch Eliminierung manueller Schritte und Medienbrüche
- Transparenz aufgrund jederzeit einsehbarer Status
- 100 Prozent Rechtssicherheit
Kirsten Müller, Senior IT Demand & Project Manager, Bruker Corporation: „Mit seiner intelligenten Toolbox konnte apsolut jede unserer individuellen Anforderungen zügig umsetzen. Dadurch sind wir schnell ins Testing gekommen und haben einen beachtlichen Effizienzsprung gemacht.”
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apsolut und Scoutbee geben ihre Partnerschaft bekannt
apsolut besitzt eine beispiellose Erfahrung bei der Implementierung von SAP-basierten Beschaffungssystemen. Scoutbee bietet eine Plattform für die KI-gesteuerte Lieferantenidentifizierung und Datenharmonisierung. Die neue Partnerschaft eröffnet für Unternehmen, deren Beschaffung auf SAP S/4HANA, SAP Ariba oder SAP SRM basiert, neue Möglichkeiten, neue Lieferanten noch schneller zu finden.
„Mit Scoutbee vergrößern wir das potenzielle Beschaffungs-Ecosystem, das wir für unsere Kunden implementieren können“, erklärt Klaus Bernzen, Senior Partner bei apsolut. „Wir sind uns sicher: Das erfolgreichste Procurement System der Zukunft ist ein hybrides Ecosystem, das einen stabilen Kern mit innovativen und intelligenten neuen Tools verbindet.“
Alex Diebald, Vice President Of Business Development bei Scoutbee ergänzt: “Mit unserem offenen technischen Ansatz im Rahmen des SAP.iO-Programms und dem tiefen Know-how von apsolut bei der Integration von Third-Party-Lösungen in SAP-Landschaften ist diese Partnerschaft ein potenzieller Mehrwert für praktisch alle komplexen Beschaffungsorganisationen.“
apsolut und Scoutbee setzen derzeit ein gemeinsames Projekt für einen Tier-One-Automotive-Lieferanten um. Weitere Projekte für Kunden aus den Bereichen Consumer Products, Healthcare, Discrete Manufacturing und Automotive sind bereits in Planung.
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Bei GESOBAU werden Mietverträge jetzt elektronisch unterzeichnet
Hintergrund
GESOBAU ist ein kommunales Wohnungsunternehmen in Berlin, das rund 45.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten verwaltet. Über eine elektronische Lösung zum Unterschreiben von Mietverträgen dachte das Unternehmen schon länger nach. Die Corona-Pandemie mit ihren einhergehenden Kontaktbeschränkungen gab den letzten Ausschlag, dieses Thema anzugehen.
Einsatz
Mietverträge werden im SAP ECC-System von GESOBAU erstellt und zu DocuSign transferiert. Die Mieter*innen können ihre Mietverträge nach einer Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS vollständig digital unterscheiben. Die unterschriebenen Verträge werden automatisch zum SAP ECC zurückgeschickt.
Spezifikationen
Um den eSignature Connector for DocuSign zu implementieren, hat das apsolut-Team Neuland betreten und zum ersten Mal das in SAP ECC integrierte Modul „Real Estate FX“ mit der DocuSign Cloud verbunden. Auch die Implementierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung wurde auf Wunsch von GESOBAU in den Connector-Standard übernommen und ein benutzerdefiniertes Formulareingabefeld wurde durch apsolut programmiert.
Business Outcome
Durch den automatisierten Prozess konnte GESOBAU signifikante Zeiteinsparungen erzielen. Außerdem werden eine große Menge Papier, Druckerpatronen und Porto gespart. Den neuen Mieter*innen wird ein einfacherer Onboardingprozess ermöglicht.
Sabine Klein, Information Technology – User Support Officer bei GESOBAU: „Natürlich führt man ein neues Software-Tool ein, um Geld zu sparen. Aber beim Connector geht es um mehr: Wir sind viel schneller mit dem Prozess der Vertragsunterschrift und der digitalen Ablage als bisher über den postalischen Weg. Die Vertragsdokumente müssen nicht mehr ausgedruckt werden und am Ende des Prozesses landen die Mietverträge automatisch im Archivsystem. Sämtliche manuelle Tätigkeiten entfallen.”
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apsolut unterstützt JOYNEXT bei Ariba-Transformation
Als im Jahr 2020 ein Carve-Out stattfand und das Vorgängerunternehmen aus seinem damaligen Mutterkonzern herausgelöst wurde, war es an der Zeit, das bisherige SAP SRM-System abzulösen, zumal bereits das Ende des Supports für SRM durch die SAP angekündigt war.
Unter anderem aufgrund der hohen Nutzerfreundlichkeit entschied sich JOYNEXT schnell für SAP Ariba. Kurze Zeit später stand mit apsolut auch der Implementierungspartner fest: „Wir wussten, dass das Projekt ein kleiner Kraftakt wird“, erinnert sich Anne Otto, Business Process Expert, Digital Solutions bei JOYNEXT. „Deshalb wollten wir unbedingt einen Partner, der sich direkt menschlich einbringt und mit uns bis zur letzten Meile geht.”
apsolut wusste nicht nur mit seiner Prozess- und IT-Expertise zu überzeugen, sondern auch auf der menschlichen Ebene.
“Neben der hohen Kompetenz hat mich am apsolut-Team vor allem das enorme Engagement beeindruckt. Wir wurden über alle Etappen sehr gut unterstützt und haben alle Schwierigkeiten gemeinsam gemeistert”, berichtet Anne Otto.
Das Ergebnis der Zusammenarbeit: Im September 2021 konnte JOYNEXT mit Guided Buying erfolgreich in Deutschland live gehen. Ein halbes Jahr später folgte der Go-Live in Polen. apsolut unterstützt JOYNEXT weiterhin bei technischen und prozessualen Fragen im Rahmen eines Support-Budgets.
Aktuell beschäftigt sich JOYNEXT mit SAP Ariba Supplier Risk, um die Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes zu erfüllen. Danach soll die strategische Beschaffung transformiert werden. Auch bei diesen Projekten kann sich das Unternehmen auf eine Unterstützung bis zur letzten Meile sicher sein.
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apsolut digitalisiert die gesamte Lieferkette von Frutura
Da Frutura bereits ein SAP S/4HANA-ERP-System besitzt, fiel die Wahl früh auf die SAP Ariba-Module Supply Chain Collaboration (SCC) und Supplier Lifecycle and Performance (SLP). Nach einem Referenzgespräch mit einem apsolut-Kunden aus dem Lebensmittelhandel fiel die Wahl des Projektpartners auf apsolut. Frutura nutzt die beiden Module in der größtmöglichen Ausprägung, da nicht nur Bestellungen über die neuen Tools abgewickelt werden, sondern sämtliche wichtige Dokumente und Informationen, wie zum Beispiel Lieferscheine inklusive Packvorschriften und Versandlabels, Lieferavise oder Rechnungsstatus. Ein wichtiges Ziel ist außerdem die vollständige Pflege von Stammdaten und Zertifikaten durch die Lieferanten. Droht ein Zertifikat eines Lieferanten abzulaufen, schickt das System frühzeitig einen entsprechenden Alert. Es liegt dann nicht an Frutura, das aktualisierte Zertifikat anzufordern, sondern am Lieferanten, das betreffende Zertifikat zu erneuern.
Eine große Herausforderung bei diesem Projekt ist die Verpflichtung der Lieferanten, sich auf der neuen Plattform zu registrieren. Zu diesem Zweck stellt Frutura zahlreiche Schulungsvideos und FAQs zur Verfügung, es bedarf aber weiterhin viel Kommunikation.
Die neu implementierten Prozesse decken die hohen Anforderungen, die Frutura an seine Lieferanten richtet, komplett ab. Bis zum Ende des Jahres 2022 sollen schon die 100 wichtigsten Lieferanten im Netzwerk sein. Längerfristig werden immer mehr Effizienzvorteile der Lösung sichtbar werden. Der gesamte Bestellprozess wird beschleunigt. Auch Wareneingang und Qualitätskontrolle sind nun enger verzahnt. Außerdem schafft Frutura eine hohe Transparenz entlang der Lieferkette, wovon schlussendlich auch die Lieferanten profitieren.
Gerald Goldgruber, strategischer Leiter für Prozessmanagement und SAP bei Frutura, ist davon überzeugt, dass die geplanten Effizienzen auch erzielt werden:
„apsolut hat uns nicht nur sehr professionell und proaktiv durch das Projekt geführt. Entscheidend ist, dass uns apsolut in die Lage versetzt hat, das neue Tool selbständig zu betreiben und die nächsten Schritte selbst zu steuern. Außerdem konnten wir uns dank apsolut das richtige Netzwerk aufbauen, auch zu den richtigen Ansprechpartnern der SAP Austria. Das Projekt ist ein großer Erfolg und zum apsolut-Team ist ein schon fast freundschaftliches Verhältnis entstanden.”
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apsolut mehrfach von SAP ausgezeichnet
Mit der erneuten Auszeichnung als „SAP Partner of the Year MEE“ würdigt SAP die herausragenden Leistungen von apsolut im Bereich „Intelligent Spend & Business Network“. In diese Bewertung flossen erfolgreich durchgeführte Kundenprojekte, hochwertige Referenzen und erzielte Vertragsverlängerungen in der Region Mittel- und Osteuropa ein.
„Es ist eine Ehre, mit einem starken, engagierten und zuverlässigen Partner wie apsolut zusammenzuarbeiten“, kommentiert Ellen Förster, Senior Vice President, SAP Intelligent Spend & Business Network for Middle & Eastern Europe, die aktuelle Ernennung von apsolut. „Ich freue mich darauf, unseren gemeinsamen Erfolgskurs im laufenden Jahr und darüber hinaus weiterzuführen!“
Auch bei den SAP Quality Awards überzeugt
Überzeugen konnte apsolut auch bei den SAP Quality Awards, mit denen alljährlich die bestgeführten SAP-Projekte prämiert werden. So schafften es in der „Ariba-Solution“-Kategorie gleich zwei apsolut-Kunden unter die Top 3.
Einer davon ist die KUKA Deutschland GmbH, die mit Unterstützung von apsolut einen neuen Lieferantenmanagementprozess mit der Lösung SAP Ariba Supplier Lifecycle Management and Performance erreichte. Dieser wurde mit dem eigenen MDM-Business-Partner- Prozess in SAP S/4HANA integriert.
Die BITZER Kühlmaschinenbau GmbH führte die Lösung SAP Ariba Buying und Guided Buying gemeinsam mit Partner apsolut ein und setzte damit eine neue Warengruppen-Sachkontenstruktur um. Zugleich wurden ein Serviceauftragsprozess sowie OPEX- und CAPEX-Bestellprozesse abgebildet.
Mit Wachstumsstrategie auf richtigem Kurs
Für apsolut sind die aktuellen SAP-Auszeichnungen eine Bestätigung der internationalen Wachstumsstrategie. „Wir haben die Vision, bis 2026 die unangefochtene Nummer 1 in den Bereichen Intelligent Spend Management und Digital Business Transformation zu werden“, unterstreicht Thomas Herbst, Mitgründer und Geschäftsführer von apsolut. „Die aktuellen Auszeichnungen von SAP zeigen, dass wir auf dem richtigen Weg sind.“
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FOCUS Money: apsolut besitzt die zweithöchste Reputation unter allen deutschen SAP-Beratungen
Thomas Herbst, Gründer und Geschäftsführer von apsolut: „Dieses erfreuliche Ergebnis ist für uns die Bestätigung, dass wir auf dem Weg zu unserer Vision 2026 die richtigen Schritte gehen. Diesen hervorragenden Ruf möchten wir in den kommenden Jahren weiter verbessern und uns somit als unumstrittene Nummer Eins in den Bereichen Intelligent Spend Management und Digital Business Transformation positionieren.“
Die nach Branchen sortierten Ergebnisse der Studie Höchste Reputation 2022 können hier abgerufen werden.
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apsolut weiterhin auf stabilem Wachstumskurs
Dass dieses Resultat trotz der gesamtwirtschaftlich schwierigen Situation inmitten der Corona-Pandemie zustande kam, verwundert laut Thomas Herbst, Geschäftsführer und Gründer von apsolut, nur auf den ersten Blick: „Wir haben die richtigen Antworten auf die Probleme unserer Kunden geliefert. Die weltweiten Lieferketten sind durch die Pandemie, Kriege wie aktuell in der Ukraine und die daraus resultierenden Produktions- und Transportschwierigkeiten nach wie vor sehr stark beeinträchtigt. Mit unserer Unterstützung können Einkaufsorganisationen leichter alternative Beschaffungswege finden und Effizienzpotenziale freisetzen. Außerdem setzt sich unsere globale Wachstumsstrategie wie geplant fort.“
Mit der angesprochenen Expansion bezieht sich Herbst zum einen auf die neuen apsolut-Niederlassungen in Warschau, Prag, Paris und Dubai. In allen vier Metropolen hat apsolut rund um den Jahreswechsel neue Vertriebs- und Beratungsorganisationen geschaffen. Sowohl in Frankreich als auch in Osteuropa und in der Golfregion konnten die ersten lokalen Projekte gewonnen werden. Zum anderen wirken sich Projekte aus weiteren Weltregionen positiv auf das Ergebnis aus. So konnte apsolut in Südamerika und Australien neue Kooperationspartner gewinnen, um sein Know-how als Co-Innovator der SAP auch in diesen Regionen anzubieten.
Für das laufende Jahr 2022 peilt die Unternehmensgruppe ähnliche prozentuale Zugewinne bei Umsatz und Mitarbeiter*innen an.
apsolut ist ein SAP & SAP Ariba Partner für On-Premise-, Cloud- und Hybrid-Beschaffungslösungen. Unsere Expertise reicht von SAP Ariba und SAP Fieldglass bis hin zu SAP S/4HANA. Gegründet im Jahr 2005 haben wir uns schnell einen Namen als Pionier im SAP-basierten eProcurement gemacht. Wir sind SAP Gold Partner, mehrfach ausgezeichneter SAP Ariba MEE Partner of the Year, Entwicklungs- und Innovationspartner von SAP sowie Solution Partner von United VARs, der globalen Allianz führender SAP-Lösungsanbieter.
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