Ebenso wie die alte Produktionsstätte einem möglichst effizienten Fertigungsfortgang zunehmend im Wege stand, verhielt es sich mit der sehr heterogenen Software-Landschaft. Die diversen Inselprogramme, meist basierend auf Excel und Access, machten einen konsistenten Datendurchfluss unmöglich. Erschwerend wirkte, dass zwar ein ERP-System im Einsatz war, dieses jedoch als Branchenlösung für Tischler und Schreiner weder die Flexibilität noch den Funktionsumfang besaß, um den Komplexitätsgrad abzubilden, den Akustik & Raum vor allem in Bezug auf die Stücklisten aufweist. „Unsere bisherige ERP-Software eignet sich für die Herstellung von Tischen, Stühlen und Schrankfronten. Wenn es allerdings um umfassendere Stücklisten, die Produktions-, CAD- oder Maschinenanbindung, eine weitreichende Prozessautomation oder auch detaillierte Kalkulationen geht, fehlt dem System die Finesse und die Skalierbarkeit. Vor allem benötigen wir eine viel größere Integrationstiefe“, macht Jonas von Arb deutlich, der die ERP-Implementierung als Hauptverantwortlicher koordinieren und seine bisherige Tätigkeit im Finanzwesen abgeben wird. Dieses Vorgehen mit einer klaren Zuständigkeit hält er für essenziell, schließlich sei eine ERP-Implementierung zu wichtig, da in diesem Rahmen die Weichen für die Zukunft gestellt würden.

Die Anforderungen an die neue Software waren vor allem mit Blick auf die Individualität der Produkte und die Einbindung der vielen Projektpartner sehr hoch. Sie muss alle Informationen von Bauherren, Architekten und Schreinern zusammenführen und bereitstellen können – von der Ausschreibung über die fertigungsbegleitende Konstruktion und der damit einhergehenden unkomplizierten Anpassung von Stücklisten im fortgeschrittenen Verlauf bis hin zum kompletten Kundenbeziehungsmanagement. Es ist laut dem ERP-Verantwortlichen unabdingbar, Material oder Teile auf schnellstem Wege ins System zu bekommen, ohne zuvor mehrere Masken und Listen bearbeiten zu müssen. Einerseits, um Verzögerungen in den folgenden Arbeitsschritten zu vermeiden, und andererseits, um die Motivation der Mitarbeitenden stets hochzuhalten.

Projekt-DNA als Hauptkriterium

Die Projektabwicklung sei vergleichbar mit einem Planungsbüro. „Unsere Projekte wachsen. Sie starten häufig recht überschaubar, werden aber mit allen eingebrachten Plänen, Ideen und Ausführungen immer umfangreicher“, bekräftigt Jonas von Arb. Die Vielfalt der Materialien tue ihr Übriges, weshalb ein statisches System der größte Hemmschuh wäre. Darüber hinaus sollte sich die Software technologisch offen zeigen, was im Falle von Akustik & Raum bedeutet, die speziellen Bearbeitungsmaschinen anzubinden, die im Einsatz sind.

Nachdem der Projektleiter zunächst eine Vorauswahl von ca. zehn infrage kommenden Anbietern getroffen hatte, zog er im weiteren Verlauf einen externen ERP-Spezialisten hinzu, um seine Einschätzungen mit dem reichhaltigen Erfahrungsschatz des unabhängigen Consultants abzugleichen. Infolgedessen blieben vier Softwarehäuser übrig, die zu Präsentationen eingeladen wurden. Die Entscheidung zugunsten der ams.erp Solution AG fiel dann recht zügig, weil der projektbasierte Ansatz sowohl der Software als auch der ams-Experten von Beginn an klar erkennbar war. „Es war die generelle Herangehensweise. Die Software muss dieselbe Projekt-DNA haben wie wir, was etwas anderes ist, als ‚nur‘ Teile zu produzieren“, verdeutlicht Jonas von Arb.

Dieser projektbasierte Ansatz fußt auf der Durchgängigkeit der Daten, weswegen bei den Schweizern fast die komplette Bandbreite der ams-Software-Palette zum Einsatz kommen wird. Diese umfasst neben dem ERP-Kernsystem Module für das Finanzwesen, das Dokumentenmanagement, die Personal- und Arbeitszeiterfassung sowie für die Chargen- und die dynamische Lagerplatzverwaltung. Perspektivisch wird Jonas von Arb auch auf die Business-Intelligence- und Kapazitätsplanungskomponenten sowie den Produktkonfigurator von ams.erp zurückgreifen. Die Grundlage für die übergreifende Vernetzung und damit für die Integration des umfangreichen Maschinenparks bildet die neuentwickelte Programmierschnittstelle ams.API, die die Möglichkeit bietet, alle erdenklichen Drittsysteme- und Anwendungen einzubinden. Programmieranpassungen wird es nicht geben. Das Ziel ist die Nutzung des Software-Standards, um jederzeit releasefähig zu bleiben und von neuen Versionen zu profitieren.

Der ERP-Verantwortliche bei Akustik & Raum ist sich sicher, mit ams.erp die richtige Wahl für die Weiterentwicklung und die übergreifende Digitalisierung des Unternehmens getroffen zu haben. Es sei von Anfang an ersichtlich gewesen, dass die ams-Spezialisten die Prozesse des Unikatfertigers verstanden hätten und dabei eine offene und transparente Kommunikation pflegten. Eminent wichtig findet er in diesem Zusammenhang, auch einmal zugeben zu können, wenn etwas nicht wie angenommen funktioniere, denn dies schaffe Vertrauen. Sein übergeordnetes Ziel besteht darin, der eigenen Belegschaft die Arbeit über die Nutzung des neuen Systems und die daraus resultierende Automatisierung so weit wie möglich zu erleichtern. Das Motto lautet dabei, immer die Qualität der eigenen Produkte in den Mittelpunkt zu stellen. Stehe hingegen die Software im Fokus, dann meist deshalb, weil etwas nicht funktioniere. Dies will Jonas von Arb vermeiden: „Die Software muss im Hintergrund den Takt vorgeben. Sie muss leiten, aber nicht zu fest. Wir müssen unsere Stärke nutzen, flexibel zu arbeiten“, formuliert er seinen Anspruch und schließt mit einem äußerst optimistischen Ausblick: „Wir können und wollen uns nicht jeden Tag mit Software beschäftigen müssen. Dennoch soll sie uns besser machen. Aus diesem Grund haben wir uns für ams.erp entschieden.“