Autor: Firma AmdoSoft Systems

Wo Roboterlösungen im Alltag schon zu finden sind

Wo Roboterlösungen im Alltag schon zu finden sind

Wenn man über Roboter, maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz spricht, denken viele noch an ferne Zukunftsszenarien. Doch digitale Automatisierungen und Prozessautomationen durch Software-Roboter sind längst in unserem Alltag angekommen. Wir merken es nur manchmal gar nicht. Dabei könnte eine höhere Transparenz helfen, die Akzeptanz der Bots im Alltag zu erhöhen.

Automatisierung ist nichts Negatives

Im Alltag fällt es vielen Menschen schwer, die Interaktion mit Maschinen als Teil der modernen Gesellschaft zu akzeptieren. Schon Bandansagen am Telefon empfinden manche als unzumutbar. Dabei hilft die maschinelle Sortierung der Anfragen bei der schnellen und effizienten Abwicklung des nachfolgenden Kundengesprächs. Dieses Beispiel ist noch nicht einmal wirkliches RPA, illustriert aber die Widerstände in der Gesellschaft und warum sich Bots heute noch so oft verstecken.

Customer Experience mit Chat-Bots

Gerade im Bereich E-Commerce frisst das Customer Management enorme Ressourcen. Kundenanfragen, Reklamationen und Bestellvorgänge häufen sich selbst bei kleinen Anbietern. Die (semi-)automatisierte Beantwortung der Anfragen ist daher ein Trend, den man als Endkunde mehr und mehr erleben kann. Wer sich heute über einen Stromanbieter informiert, einen neuen DSL-Vertrag abschließen möchte oder auch nur eine schicke Lederjacke sucht, wird vom immer verfügbaren und immer freundlichen Software-Kundenberater per Pop-Up Chatfenster begrüßt und betreut. Die Qualität der Gespräche hat dabei bereits ein erstaunliches Niveau erreicht, da die Chat Bots durch jedes Gespräch dazulernen.

RPA-Lösungen nutzen auch dem Kunden

Bleiben wir beim Thema Customer Experience. Wie schon erwähnt, ist dieser Bereich in einem Unternehmen sehr ressourcenhungrig und hat bis vor wenigen Jahren viele Mitarbeiter beschäftigt. Mit Software-Robotern können allerdings viele dieser Prozesse automatisiert und damit effizienter gestaltet werden, ohne dass die Kundenzufriedenheit sinkt. Im Gegenteil: Oft ermöglichen kluge Software-Implementierungen sogar eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit. Dazu zwei Beispiele aus dem Alltag.

Erstes Beispiel: Abwicklung von Einreichungen bei privaten Krankenkassen

Während früher jede einzelne Abrechnung eines Beleges über Arztbesuche oder Medikamente händisch verarbeitet werden musste, erledigt dies heute in den meisten Fällen eine Software. Die Schwierigkeit bestand zunächst darin, die vielen verschiedenen Formulare und Dokumente für die Maschinen lesbar zu machen. Die Lösung heißt oftmals Optical Character Recognition. Eine Software liest aus einem Scan oder Foto der Arztrechnung die Zeichen heraus und übersetzt das Dokument in ein Standardformat, welches durch klassische RPA-Bots interpretiert werden kann. Bestimmte wiederkehrende Parameter führen dann zu einer schnellen Kostenerstattung oder bei Problemen zu einer Weiterleitung an einen menschlichen Mitarbeiter.

Für Endkunden hat dies die Einreichung enorm vereinfacht. Statt mit Kopien und Belegen zum Briefkasten zu laufen, reicht heute ein Foto, aufgenommen über eine App auf dem Smartphone. Ist die Einreichung ohne Besonderheiten, erfolgt die Verarbeitung und Erstattung nicht selten innerhalb weniger Tage. Früher flatterte der Beleg in dieser Zeitspanne gerade einmal über die Poststelle auf den Tisch des Sachbearbeiters.

Zweites Beispiel: Sendungsverfolgung von Warensendungen

Die Sendungsverfolgung bei bestellten Päckchen und Paketen ist für uns heute eine Selbstverständlichkeit. Der im Hintergrund laufende Prozess ist allerdings gar nicht so simpel. Oft müssen viele Daten aus verschiedenen Quellen zueinander geführt werden – vor allem dann, wenn Speditionen als Dritte involviert sind. RPA-Bots können diese Daten analysieren und verwerten und in das Lagerverwaltungssystem des Transportunternehmens einspeisen. Daran wiederum sind Websites angebunden, auf denen der Kunde rund um die Uhr und ständig aktualisiert den Status seiner Bestellung einsehen kann. Selbst die bestellte Pizza kann so minutiös getrackt werden.

Wie man sehen kann, sind Roboterlösungen und Prozessautomatisierungen auch abseits von Industrie und Produktionsketten längst in der Mitte der Gesellschaft angekommen. Es gilt nun, Berührungsängste abzubauen und zu zeigen, dass Bots nicht per se eine Bedrohung sind, wenn sie zum Wohl von Unternehmen und Kunde gleichermaßen eingesetzt werden. Auch dies ist eine Aufgabe aller beteiligten Kräfte.

Über die AmdoSoft Systems GmbH

AmdoSoft ist ein Softwarehersteller aus München, der sich seit 1998 mit seiner Softwarelösung b4 auf die IT- und Prozessautomatisierung spezialisiert hat.

Mit mehr als 20-Jahren Erfahrung, nennen wir uns Experten wenn es um die Überprüfung von IT-Infrastruktur und Anwendungen, sowie die Automatisierung und Absicherung von IT-gestützen Prozessen geht.
Mit unserer Automatisierungslösungen b4 geben wir unseren Kunden ein intelligentes Tool an die Hand, dass ihre Mitarbeiter von langweiligen Routine-Aufgaben befreit, einen effizienteren Geschäftsablauf sichert und das Arbeitsumfeld verbessert.

Der Kern von b4 ist die Graphical Rules Engine (GRE), eine auf grafischer Modellierung beruhende Regeldatenbank, die durch einfache Regelerstellung die Automation von IT-Prozesse und Korrelation von Daten ermöglicht. Dadurch können Aussagen über die Auslastung und mögliche Engpässe des Systems getroffen werden.

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie die auf den Einsatz von virtuellen Software-Robotern basiert. Unsere b4 Virtual Clients arbeiten auf dem User Interface in einer vergleichbaren Art und Weise wie es ein Mensch tun würde. Dabei werden Tätigkeiten echter Nutzer am Bildschirm simuliert und an definierten Messpunkten objektive Daten zu Verfügbarkeit und Leistung von Anwendungen gesammelt (E2E Monitoring), aber auch strukturierte, sich wiederholende Geschäftsprozesse automatisiert ausgeführt.

Überall dort, wo sich Arbeitsschritte häufig wiederholen und zeitintensiv sind, können Prozesse automatisiert werden und Software-Roboter die Aufgaben erledigen. Ob in der Personalabteilung, Buchhaltung, IT, im Einkauf oder bei der Softwareentwicklung, unsere b4 Virtual Clients sind branchenunabhängig und in allen Unternehmensbereichen einsetzbar.

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AmdoSoft unterstützt die Initiative „Pack ma’s digital“ der IHK München und Oberbayern

AmdoSoft unterstützt die Initiative „Pack ma’s digital“ der IHK München und Oberbayern

Bereits seit etwa zwei Jahren hilft die Initiative „Pack ma’s digital“ der Industrie- und Handelskammer München und Oberbayern vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen bei der digitalen Transformation. AmdoSoft als Anbieter von smarten Automationslösungen hilft da natürlich gerne mit. Also haben wir beschlossen, uns der Initiative anzuschließen und unser Wissen und unsere Expertise einzubringen, um regionale Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Ab sofort ist AmdoSoft stolzer Unterstützer der IHK-Initiative „Pack ma’s digital“!

Viele KMUs tun sich schwer mit der digitalen Transformation

Digitale Strukturen, cloudbasierte Anwendungen und softwaregesteuerte Roboterautomation – viele Unternehmerinnen und Unternehmer fühlen sich oft überfordert mit den neuen Entwicklungen, die in immer schnellerem Tempo vonstattengehen. Kein Wunder, bleibt doch vielen neben dem Tagesgeschäft kaum Zeit, sich umfassend über die neuen Technologien zu informieren. Allerdings werden Unternehmen, die nicht mit der Zeit gehen, bald abgehängt werden. Effizientes Arbeiten und optimierte Prozesse sind nun einmal nur mit modernster Technologie und entsprechendem Know-How möglich. Damit möglichst viele oberbayerische Unternehmen die digitale Transformation optimal in Angriff nehmen können, hat die IHK München und Oberbayern die Initiative „Pack ma’s digital“ ins Leben gerufen, der sich nun auch AmdoSoft angeschlossen hat.

Die IHK und digitale Unternehmen helfen

Die Initiative versteht sich als Bündelung von Kompetenzen von Unternehmen, die selbst die digitale Transformation vorantreiben oder sogar entscheidend mitbestimmen. Dazu gehört natürlich auch AmdoSoft als kompetenter Anbieter von Prozessautomation durch Software-Roboter. In der langen Liste der Unterstützer finden sich aber auch Unternehmen aus den Bereichen Künstliche Intelligenz, Augmented Reality, E-Commerce oder E-Learning, um nur einige zu nennen. Der Vorteil des großen Netzwerks liegt für uns vor allem in den Synergie-Effekten des gegenseitigen Austauschs und dem fruchtbaren Miteinander bei gemeinsamen Projekten und Veranstaltungen. Die IHK  bietet dabei ein professionelles Umfeld und zugleich eine Schnittstelle zwischen Unterstützern und Interessenten.

Viele kostenlose Angebote dank der Digitalisierungsinitiative

Wenn Sie als Unternehmerin oder Unternehmer von der Initiative „Pack ma’s digital“ profitieren möchten, können Sie beispielsweise mit den zahlreichen kostenfreien Angeboten starten. Dazu gehören interessante Youtube-Videos auf dem Kanal der IHK sowie digitale Infos zum Download und nicht zuletzt der informative und aktuelle IHK-Newsletter. Die Initiative und ihre Unterstützer bieten zudem kostenlose Webinare und Workshops an, von denen Sie und Ihr Unternehmen nur profitieren können.

Nicht zuletzt ermöglichen Netzwerkveranstaltungen und ein reger Austausch zwischen den Teilnehmern immer auch konkrete Anwendungen für digitale Strategien oder Technologien. Wenn ein Unternehmen vor einer digitalen Herausforderung steht, findet es bei der Initiative stets den richtigen Partner, um die Aufgabe gemeinsam zu bewältigen. Wenn es um RoboticProcess Automation (RPA) geht, können Sie sich natürlich gern auch direkt an AmdoSoft wenden.

AmdoSoft als Experte in Sachen RPA

Natürlich bringen auch wir von AmdoSoft uns ein und wirken beispielsweise bei einem speziellen Webinar am 14. Oktober 2019 zum Thema Robotic Process Automation mit. Unser Geschäftsführer Mario Griffith erklärt den Teilnehmern die Idee und den Nutzen von RPA und zeigt, wie sich Abläufe automatisieren lassen, ohne dass ein echter Programmieraufwand beim Kunden entsteht. Er erläutert zudem, wo die Chancen und auch Grenzen von RPA liegen und für welche Prozesse sich diese Lösung am besten eignet. Programminhalt und Anmeldungsmöglichkeit zu dieser IHK-Veranstaltung finden Sie hier.

Wir werden auch in Zukunft gern bei Veranstaltungen der Initiative „Pack ma’s digital“ mitwirken und so unseren Beitrag leisten, damit unsere Region sich den Herausforderungen der digitalen Transformation optimal stellen kann. Bleiben Sie auf dem Laufenden und abonnieren Sie am besten den Newsletter der IHK mit aktiviertem Themenschwerpunkt Digitalisierung.

So kann AmdoSoft auch Ihnen helfen

Sie führen ein Unternehmen in München oder Oberbayern und würden gern mehr über die Möglichkeiten roboterunterstützter Prozessautomation erfahren? Dann nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf. Wir finden gemeinsam bei Ihnen Prozesse, die sich effizient optimieren lassen und helfen Ihnen auf Ihrem Weg ins digitale Zeitalter.

Über die AmdoSoft Systems GmbH

AmdoSoft ist ein Softwarehersteller aus München, der sich seit 1998 mit seiner Softwarelösung b4 auf die IT- und Prozessautomatisierung spezialisiert hat.

Mit mehr als 20-Jahren Erfahrung, nennen wir uns Experten wenn es um die Überprüfung von IT-Infrastruktur und Anwendungen, sowie die Automatisierung und Absicherung von IT-gestützen Prozessen geht.
Mit unserer Automatisierungslösungen b4 geben wir unseren Kunden ein intelligentes Tool an die Hand, dass ihre Mitarbeiter von langweiligen Routine-Aufgaben befreit, einen effizienteren Geschäftsablauf sichert und das Arbeitsumfeld verbessert.

Der Kern von b4 ist die Graphical Rules Engine (GRE), eine auf grafischer Modellierung beruhende Regeldatenbank, die durch einfache Regelerstellung die Automation von IT-Prozesse und Korrelation von Daten ermöglicht. Dadurch können Aussagen über die Auslastung und mögliche Engpässe des Systems getroffen werden.

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie die auf den Einsatz von virtuellen Software-Robotern basiert. Unsere b4 Virtual Clients arbeiten auf dem User Interface in einer vergleichbaren Art und Weise wie es ein Mensch tun würde. Dabei werden Tätigkeiten echter Nutzer am Bildschirm simuliert und an definierten Messpunkten objektive Daten zu Verfügbarkeit und Leistung von Anwendungen gesammelt (E2E Monitoring), aber auch strukturierte, sich wiederholende Geschäftsprozesse automatisiert ausgeführt.

Überall dort, wo sich Arbeitsschritte häufig wiederholen und zeitintensiv sind, können Prozesse automatisiert werden und Software-Roboter die Aufgaben erledigen. Ob in der Personalabteilung, Buchhaltung, IT, im Einkauf oder bei der Softwareentwicklung, unsere b4 Virtual Clients sind branchenunabhängig und in allen Unternehmensbereichen einsetzbar.

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Maßnahmen gegen die Angst vor maschinellen Kollegen

Maßnahmen gegen die Angst vor maschinellen Kollegen

Bei Arbeitnehmern herrscht nach wie vor große Abneigung gegen Roboter und Automatisierung. Der Tenor ist dabei immer derselbe: Roboter vernichten Arbeitsplätze, Arbeit sollte für Menschen sein, Roboter sind suspekt. So ganz unverständlich ist die Argumentation nicht. Tatsächlich lassen sich mit RPA-Bots viele Planstellen einsparen und längst nicht alle Büromitarbeiter werden in verantwortungsvolleren Positionen unterkommen. Und dass seelenlose Maschinen, die man nie in der Teeküche trifft, aus sozialer Sicht nicht die optimalen Kollegen sind, ist auch klar. Doch mit offener und ehrlicher Kommunikation können Arbeitgeber gut gegen Vorurteile gegensteuern.

Die Angst vor dem Jobverlust

Verfechter der Automatisierung werden nicht müde, zu betonen, wie vorteilhaft Software Roboter für die Mitarbeiter sein können. Tatsächlich werden viele menschliche Kapazitäten frei und Angestellte von monotonen Tätigkeiten befreit. Außerdem brauchen auch RPA-Bots Wartung und Administration. Dies wiederum benötigt Fachkräfte, die aktuell auf dem Arbeitsmarkt fehlen. Eine kluge Weiterbildung kann schon ausreichen, um einen Mitarbeiter neue Aussichten zu eröffnen, statt ihn um seinen Job bangen zu lassen. Allerdings dürfen Arbeitgeber auch so ehrlich sein, zu sagen, dass Roboter durchaus Menschen ersetzen werden. Und längst nicht jede Schreibkraft wird zum Software Admin. Eine sozial verträgliche Umverteilung des Fachpersonals ist aber auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht immer vorzuziehen. Das den Mitarbeitern klar zu machen, ist leider ein häufiges Versäumnis.

Die Angst vor der Maschine

Software-Roboter sind glücklicherweise keine wandelnden Blechkisten mit Greifarmen und metallischer Stimme, die durch die Büroflure wandeln. Sie sind unsichtbar und schon aufgrund der technischen Komplexität schwer zu begreifen. Gerade dies schreckt aber viele ab. Menschen verstehen oft nicht, was sie nicht sehen können. Arbeitgeber tun gut daran, ihren Mitarbeitern zu erklären, dass RPA-Bots kaum mehr als Werkzeuge sind, die nach klaren Vorgaben eindeutig umrissene Aufgaben erfüllen. Interessanterweise steigt übrigens die Angst vor Robotern immer dann, wenn diese allzu menschlich wirken. Roboter mit überzeugenden menschlichen Gesichtszügen und realistischer Mimik werden kritischer bewertet als plumpe bewegliche Puppen. Beim ungewohnten Nebeneinander von Mensch und Maschine ist also auch sozial noch viel zu tun.

Grund der Unzufriedenheit ist oft mangelhafte Kommunikation

Sowohl bei der grundsätzlichen Bedeutung von Automatisierung als Maßnahme als auch bei der individuellen Implementierung von konkreten Lösungen werden Mitarbeiter oft übergangen und vor vollendete Tatsachen gestellt. Führungskräfte glauben häufig, dass RPA-Maßnahmen großartig gelungen sind, weil gewisse Kennzahlen sich positiv entwickeln. Die Angestellten hingegen sehen das oft kritischer und sind unzufriedener, wie eine PWC-Studie herausgefunden hat. Diese gegensätzliche Wahrnehmung befeuert natürlich die Abneigungen gegen die maschinellen Kollegen. Mitspracherecht und rechtzeitiger und transparenter Informationsfluss sind die Devisen. Wenn Unternehmen gemeinschaftlich die neuen Lösungen planen und umsetzen, leidet die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter weit weniger.

Weiterbildung und Urteilsbildung

Je mehr Mitarbeiter über Prozessautomationen, Roboter und künstliche Intelligenzen wissen, umso geringer fallen in der Regel die Hemmschwellen und Abneigungen aus. Leider ist der Wissensstand zu diesen Entwicklungen insgesamt noch sehr gering und von vielen Vorurteilen und Halbwahrheiten belastet. Mit Weiterbildungsangeboten und internen Schulungen können Unternehmen helfen, diese Grenzen abzubauen und Mitarbeiter für die Thematik zu sensibilisieren. Außerdem benötigen die meisten Firmen mittelfristig sowieso mehr Personal, das technologisch geschult ist, um den Einsatz von RPA auch IT-seitig stemmen zu können.

Bildung ist der Schlüssel zum Verständnis und zu einer objektiveren Urteilsbildung über RPA und Co. Natürlich muss nicht jeder Angestellte ein IT-Fachmann werden oder über die Philosophie der Arbeit sinnieren, doch ein Grundwissen zu den neuen digitalen Entwicklungen ist innerhalb des Unternehmens und auch gesamtgesellschaftlich nur förderlich. Dasselbe Ziel verfolgt auch die Bundesregierung im Rahmen des Dialogprozesses Arbeit 4.0. Die gesamte Arbeitswelt befindet sich im Wandel und es ist unser aller Aufgabe, diesen Wandel mitzugestalten.

Sie interessieren sich für die Möglichkeiten von Robotic Process Automation und möchten mehr wissen? Dann nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf und erfahren Sie, ob auch Ihr Unternehmen von RPA profitieren kann.

 

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Der Kern von b4 ist die Graphical Rules Engine (GRE), eine auf grafischer Modellierung beruhende Regeldatenbank, die durch einfache Regelerstellung die Automation von IT-Prozesse und Korrelation von Daten ermöglicht. Dadurch können Aussagen über die Auslastung und mögliche Engpässe des Systems getroffen werden.

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie die auf den Einsatz von virtuellen Software-Robotern basiert. Unsere b4 Virtual Clients arbeiten auf dem User Interface in einer vergleichbaren Art und Weise wie es ein Mensch tun würde. Dabei werden Tätigkeiten echter Nutzer am Bildschirm simuliert und an definierten Messpunkten objektive Daten zu Verfügbarkeit und Leistung von Anwendungen gesammelt (E2E Monitoring), aber auch strukturierte, sich wiederholende Geschäftsprozesse automatisiert ausgeführt.

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Wann ist ein Prozess automatisierbar?

Wann ist ein Prozess automatisierbar?

Wir bei AmdoSoft stehen häufig vor der Herausforderung, genau die Prozesse bei einem Kunden zu identifizieren, die sich per Robotic Process Automation (RPA) automatisieren lassen. Oft finden sich nämlich Prozesse, die dafür ideal sind, die man aber zuvor gar nicht auf dem Schirm hatte. Wie Sie in Ihrem Unternehmen einen Prozess mit Automatisierungspotential finden können, erklären wir Ihnen in diesem kurzen Beitrag.

Welche Prozesse sich eignen

Selten ausgeführte oder sehr abwechslungsreiche Prozesse eignen sich nicht für eine Automatisierung. Das höchste Einsparpotential erreichen RPA-Programme wie unser b4 Bot bei Prozessen, die oft und dauerhaft vorkommen, dabei aber beinahe unverändert ablaufen. Ein Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung. Diese findet normalerweise Monat für Monat aufs Neue statt und enthält dabei annähernd gleichbleibende Inhalte oder Informationen.

Wichtig ist zudem, dass der zu automatisierende Prozess bislang manuell stattgefunden hat. Unser b4 Bot simuliert das menschliche Eingabeverhalten in Computeranwendungen. Das bedeutet, er kann nur solche Prozesse optimieren, die normalerweise manuell am PC ausgeführt werden. Der Bot ist sowohl beim „Lesen“ der Dokumente als auch bei Eingaben und Klicks sehr viel schneller als jeder Mitarbeiter. Deshalb ist das Optimierungspotential dann am höchsten, wenn möglichst viele manuelle Arbeitsschritte ersetzt werden können.

Der Prozessverlauf bestimmt das Potential

Manche Prozesse wiederholen sich zwar regelmäßig, unterliegen aber starken Veränderungen. Das macht den Einsatz von RPA komplexer, da viele Eventualitäten berücksichtigt werden müssen. Am besten eignen sich daher Prozesse für die Automatisierung, die nahezu unverändert stattfinden. Bei Änderungen in der Nutzeroberfläche der verwendeten Software muss der RPA-Bot direkt darauf eingestellt werden. Bei Änderungen des Prozessablaufs kann es Sinn machen, die Implementierung des b4 Bots direkt in die Planung des neuen Prozesses einfließen zu lassen.

Software-Roboter sind nicht kreativ wie menschliche Mitarbeiter. Sie benötigen klare und eindeutige Regeln, um wirkungsvoll zu sein. Sowohl die Informationen, als auch die Vorgaben, was wann zu tun ist, müssen daher eindeutig formuliert werden. Bei allen anderen Prozessen braucht es zumindest die Mithilfe eines Mitarbeiters. Manche RPA-Bots interagieren mit einem Mitarbeiter und stellen direkt Rückfragen bei unklaren Informationen. Am besten arbeitet ein Bot aber immer dann, wenn er dank eindeutiger Regeln komplett autonom agieren kann.

Welche Art von Daten sich eignen

RPA-Software arbeitet am effizientesten mit eindeutigen, strukturierbaren und einfach zu verarbeitenden Daten. Dazu gehören die Standard-Dateiformen wie Word-Dokumente, Excel-Datenbanken, PDFs oder E-Mails. Bei Sonderformen oder branchentypischen Dateien macht es Sinn, zunächst nach einem Weg zu suchen, diese in allgemeinere Datentypen zu konvertieren, sofern dies möglich und wirtschaftlich ist.

Selbst bei sehr regulär ablaufenden Prozessen kann es immer mal wieder zu bestimmten Ausnahmen kommen. Das lässt sich in der Geschäftspraxis auch kaum vermeiden. Der b4 Bot ist aber auch dann noch wirtschaftlich sinnvoll, wenn etwa drei Viertel der Fälle eines Prozesses entwickelt werden können. Etwa ein Viertel dürfen Sonderfälle sein, die der Bot nicht autonom abarbeiten kann. Liegt die Quote für Sonderfälle höher, ist es ratsamer, den Prozess nicht per RPA zu automatisieren. Natürlich handelt es sich um Näherungswerte, die je nach Branche und Prozess variieren können.

Viele Prozesse bieten großes Einsparpotential

Die Robotic Process Automation hat Leistungsoptimierung und Kostenreduzierung als Kernziele. Das Einsparpotential an Zeit, Arbeit und Kosten muss daher gegeben sein, damit RPA überhaupt Sinn macht. Am einfachsten berechnet sich die Wirtschaftlichkeit durch die Höhe der eingesparten Vollzeitäquivalente. Wenn Sie durch den Einsatz des b4 Bots in Ihrem Unternehmen mindestens 1,5 Vollzeitkräfte einsparen, rechnet sich die Investition üblicherweise in kürzester Zeit. Das Einsparpotential kann natürlich im Einzelfall anders berechnet werden – etwa wenn Effizienzsteigerungen die Marktsituation verbessern, ohne dabei große Personalkosten einzusparen.

Sollen wir auch in Ihrem Unternehmen die infrage kommenden Prozesse einmal genauer unter die Lupe nehmen? Dann nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf und identifizieren Sie Einsparungs- und Optimierungspotential für Ihr Geschäft.

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Der Kern von b4 ist die Graphical Rules Engine (GRE), eine auf grafischer Modellierung beruhende Regeldatenbank, die durch einfache Regelerstellung die Automation von IT-Prozesse und Korrelation von Daten ermöglicht. Dadurch können Aussagen über die Auslastung und mögliche Engpässe des Systems getroffen werden.

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Mit RPA-Bots gegen das Sommerloch

Mit RPA-Bots gegen das Sommerloch

Sommerzeit ist Urlaubszeit. Bei nicht wenigen Unternehmen wirkt sich dies jedoch auf die Strategie, die Produktivität und damit letztlich auch auf die Umsatzzahlen aus. Das gefürchtete Sommerloch stellt vor allem kleine und mittelständische Betriebe oft vor eine harte Probe. Software-Roboter hingegen spielen bei dieser Thematik einen ihrer größten Vorteile aus – sie benötigen keinen Urlaub und auch das Wetter ist ihnen absolut egal. Das hat für Unternehmen, die mit RPA und End-to-End-Monitoring Bots arbeiten, viele Vorteile – es gibt aber natürlich auch enge Grenzen.

Projektstagnation und Rückstände durch Urlaub

Urlaub muss sein, da sind sich Arbeitgeber, Arbeitnehmer und auch der Gesetzgeber weitgehend einig. Der Mensch muss abschalten, sich regenerieren und erholen, wenn er nicht irgendwann krank werden will. Wohlgemerkt: der Mensch. Eine Maschine braucht diese Art Auszeit nicht. In hochgradig automatisierten Fabriken können Fertigungsstraßen mit einem Minimum an Besetzung am Laufen gehalten werden. Bei vielen Backoffice-Prozessen geht dies jedoch nicht. Wenn kleinere Unternehmen zum Beispiel nur eine einzige Fachkraft für die Rechnungsverarbeitung haben, dann ruht der gesamte Bereich oft während der Ferienzeit. Ähnliches gilt für Projektgruppen, bei denen im Sommer immer irgendeiner im Urlaub ist. Stagnation und Rückstau unerledigter Arbeit sind die Folge.

Wie RPA Bots helfen können, das Sommerloch zu schließen

Bekannterweise fallen maschinelle Mitarbeiter nicht unter die gesetzlichen Regelungen zu Urlaub und Arbeitszeiten. Folglich können RPA Bots rund um die Uhr arbeiten, an jedem Tag der Woche und quasi pausenlos, wenn das gewünscht und notwendig ist. Viele sich wiederholende und gleichmäßig ablaufende Prozesse, etwa im Backoffice, profitieren davon, dass es kein urlaubsbedingtes Sommerloch gibt. Es sammelt sich weniger Rückstau an, Kundenanfragen bleiben nicht unbeantwortet liegen und es gibt keinen qualitativen Bruch im Prozess, nur weil eine bestimmte Arbeitskraft zwei oder drei Wochen fehlt.

Vielmehr können die Ferienmonate dazu genutzt werden, bestehenden Rückstau aufzuarbeiten, ohne dass parallel neuer Rückstau entsteht. Je nach Branche kann es oft sein, dass auch Kundenanfragen, Bestellungen und andere Prozesse deutlich zurückgehen. Manchmal fällt da das eigene Sommerloch gar nicht so sehr ins Gewicht. Doch bei anderen Unternehmen kann es sein, dass gerade dann, wenn es eigentlich gut läuft, die halbe Belegschaft aufgrund der fixen Schulferien ein Urlaubsgesuch einreicht. Mit RPA-Bots lässt sich dieses Problem zumindest teilweise umschiffen.

Die besonderen Vorteile der Bots

Wenn man über RPA-Bots und deren Vorteile liest, stößt man in der Regel auf die bekannten Argumente, etwa Fehlerfreiheit, Schnelligkeit und Verfügbarkeit rund um die Uhr. Diese Vorteile lassen sich für die Urlaubszeit nochmals modifizieren. So entstehen beispielsweise keine Leerlaufkosten aufgrund von geringer Produktivität. Zwar kostet ein Bot in der Anschaffung nicht weniger, wenn er wenig arbeitet, doch gerade bei flexiblen Abrechnungsmodellen ist ein Software-Roboter oft beliebig skalierbar. Die Kosten lassen sich so bestens im Zaum halten, wenn das Sommerloch weniger Produktivität benötigt. Zugleich lässt sich der Bot ohne Verzug wieder hochschalten, wenn es nötig sein sollte.

Ein weiterer großer Vorteil ist die optimale Planungssicherheit durch Bots. Weder große Hitze noch eine plötzliche Kältewelle können den Bots etwas anhaben. Produktivitätsausfälle durch eine Grippewelle oder enorme Hitze im Büro sind dann Vergangenheit. Nicht zuletzt ist auch die Motivation des maschinellen Mitarbeiters nie schwankend. Fahrlässigkeit in der letzten Woche vor dem Urlaub oder missmutige Stimmung direkt nach den Ferien sind den Bots fremd – ebenso wie Melancholie bei Regen oder Strandsehnsucht bei Sonnenschein.

Die Art des Prozesses bildet die Grenze des Möglichen

All diese Vorteile spielen RPA Bots natürlich nur im Rahmen der ihnen möglichen Arbeiten aus. Hier liegt auch die Grenze dessen, was Software Roboter in der Urlaubszeit auszugleichen vermögen. Kreative und strategische Prozesse sind und bleiben Sache der Mitarbeiter, ebenso wie die Kontrolle und Wartung der Bots und Maschinen. Doch für repetitive Aufgaben, bei denen RPA Bots ihre Stärken einbringen, wird das Sommerloch in Zukunft keine Rolle mehr spielen.

Ärgern Sie sich über die Nachteile der Urlaubszeit? Möchten Sie Ihr Unternehmen optimieren und lästige Prozesse künftig einem Roboter überlassen? Dann sprechen Sie gern mit uns! Wir analysieren gemeinsam, ob unser b4 Bot in Ihrem Unternehmen helfen kann.

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Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie die auf den Einsatz von virtuellen Software-Robotern basiert. Unsere b4 Virtual Clients arbeiten auf dem User Interface in einer vergleichbaren Art und Weise wie es ein Mensch tun würde. Dabei werden Tätigkeiten echter Nutzer am Bildschirm simuliert und an definierten Messpunkten objektive Daten zu Verfügbarkeit und Leistung von Anwendungen gesammelt (E2E Monitoring), aber auch strukturierte, sich wiederholende Geschäftsprozesse automatisiert ausgeführt.

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Die IT-Trends der Zukunft

Die IT-Trends der Zukunft

Auf der Gartner IT Infrastructure, Operationsand Cloud Strategies Conference in Las Vegas hielt Gartners Chef-Researcher Ross Winser einen vielbeachteten Vortrag zur Zukunft der IT im Bereich Infrastructure und Operations. Neben infrastrukturellen Fragen und dem Wandel der IT im Zeitalter des Internet of Things ging es auch um die Trends bei Automation und KI-Services. Wir bei AmdoSoft haben uns dazu einmal ein paar Gedanken gemacht, die wir gern mit Ihnen teilen möchten.

Server-Freiheit und Network Agility

Nicht nur durch den neuen 5G-Standard verlieren stationäre Strukturen immer mehr an Bedeutung. Auch in puncto Server-Bedarf findet ein Umdenken statt. Immer mehr Unternehmen werden ihre Kapazitäten auslagern, um flexibler zu bleiben. Gleichzeitig werden immer mehr (mobile) Geräte mit immer größerer Leistung ausgestattet werden. Das ermöglicht es Mitarbeitern, schneller, agiler und unabhängiger zu arbeiten. Ohne eigene Server und ausgestattet mit Mobilgeräten mit 5G wird es Unternehmen geben, die physisch völlig unabhängig und remote arbeiten und dennoch hohe Leistungspotentiale haben.

SaaS löst IaaS und PaaS ab

Ähnlich wie bei den Servern oder der Infrastruktur verschiebt sich auch das Providing weg von der Bereitstellung von Geräten oder Plattformen hin zur Bereitstellung von Software. Software-as-a-Service (SaaS) wird immer wichtiger werden. Daraus werden anspruchsvolle Aufgaben erwachsen, auf die sich IT-Entscheider zeitnah vorbereiten sollten. Große Datensätze, bezogen von zahlreichen Kunden, bilden eine komplexe Grundlage für jegliche Entscheidungsprozesse.

Kostenkontrolle und Leistungsvermittlung

Die Kosten sind und bleiben einer der entscheidenden Faktoren in jedem Bereich der Unternehmensführung – so auch in der IT. Leider ist dies in der Realität nicht immer der Fall. Die IT versteht ihre Aufgabe oft allein operativ. Doch in einer digitalisierten Welt, in der die IT immer wichtiger wird, wandelt sich auch die Aufgabe der Verantwortlichen. Sämtliche Dienste müssen im Hinblick auf Budget, Leistung und Qualitätsanspruch vermittelbar präsentiert werden. Es reicht nicht mehr allein, „dass es läuft“. Gute und zukunftsweisende IT muss sich selbst nach außen und innen repräsentieren können und dabei stets die Kosten im Blick haben.

Immer mehr KI und Co.

Wachsende IT-Infrastrukturen benötigen zugleich mehr Arbeitsleistung, doch nicht mehr zwingend durch menschliche Mitarbeiter. Künstliche Intelligenzen, Prozess-Roboter und Monitoring-Bots werden die IT massiv verstärken und zugleich Prozesse schneller und fehlerfreier machen. Trotz anfänglicher Investitionskosten werden Software-Roboter mittel- und langfristig kosteneffizienter sein als ein wachsender Mitarbeiter-Pool. Anbieter wie AmdoSoft werden wachsen und als Partner immer wichtiger werden.

Talente finden und fördern

Gleichzeitig bedeutet mehr Komplexität in der IT aber auch die Notwendigkeit, neue und talentierte Mitarbeiter zu finden, die diese neuen Entwicklungen weiter vorantreiben. Software-Roboter werden viele repetitive und klar definierte Aufgaben erledigen, doch wenn es um Entwicklung und Kreativität geht, werden gute Mitarbeiter mit exzellenten Skills buchstäblich unbezahlbar. Schon heute können sich fähige IT-Experten aussuchen, wo und zu welchen Gehältern sie arbeiten möchten. Die Lage auf dem Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte wird sich durch die Entwicklungen der Branche wohl noch weiter zuspitzen. Aufgabe der Unternehmen wird es sein, Talente zu finden, zu fördern und zu binden, um international konkurrenzfähig bleiben zu können.

Den richtigen Partner wählen

Nur gemeinsam ist man stark. Diese Devise wird auch in Zukunft Gültigkeit behalten. Unternehmen werden sich für die Aufgaben der kommenden Jahre starke Partner suchen, die ihnen mit maßgeschneiderten Lösungen helfen, ohne dabei den Budgetrahmen zu sprengen. Dabei geht es nicht allein um das Know-How oder die angebotenen Leistungen, sondern auch um flexible Abrechnungsmodelle. Egal ob Cloud-Server, Backoffice-Software oder RPA-Bot – alles muss frei skalierbar, möglichst ungebunden und flexibel erfolgen.

Wir von AmdoSoft sind bereit für die Aufgaben der Zukunft und freuen uns, Ihnen und Ihrem Unternehmen als starker Partner zur Seite stehen zu dürfen. Kontaktieren Sie uns gern und finden Sie mit uns gemeinsam Optimierungspotentiale und Anwendungsmöglichkeiten für unseren b4 Bot.

 

 

 

Über die AmdoSoft Systems GmbH

AmdoSoft ist ein Softwarehersteller aus München, der sich seit 1998 mit seiner Softwarelösung b4 auf die IT- und Prozessautomatisierung spezialisiert hat.

Mit mehr als 20-Jahren Erfahrung, nennen wir uns Experten wenn es um die Überprüfung von IT-Infrastruktur und Anwendungen, sowie die Automatisierung und Absicherung von IT-gestützen Prozessen geht.
Mit unserer Automatisierungslösungen b4 geben wir unseren Kunden ein intelligentes Tool an die Hand, dass ihre Mitarbeiter von langweiligen Routine-Aufgaben befreit, einen effizienteren Geschäftsablauf sichert und das Arbeitsumfeld verbessert.

Der Kern von b4 ist die Graphical Rules Engine (GRE), eine auf grafischer Modellierung beruhende Regeldatenbank, die durch einfache Regelerstellung die Automation von IT-Prozesse und Korrelation von Daten ermöglicht. Dadurch können Aussagen über die Auslastung und mögliche Engpässe des Systems getroffen werden.

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie die auf den Einsatz von virtuellen Software-Robotern basiert. Unsere b4 Virtual Clients arbeiten auf dem User Interface in einer vergleichbaren Art und Weise wie es ein Mensch tun würde. Dabei werden Tätigkeiten echter Nutzer am Bildschirm simuliert und an definierten Messpunkten objektive Daten zu Verfügbarkeit und Leistung von Anwendungen gesammelt (E2E Monitoring), aber auch strukturierte, sich wiederholende Geschäftsprozesse automatisiert ausgeführt.

Überall dort, wo sich Arbeitsschritte häufig wiederholen und zeitintensiv sind, können Prozesse automatisiert werden und Software-Roboter die Aufgaben erledigen. Ob in der Personalabteilung, Buchhaltung, IT, im Einkauf oder bei der Softwareentwicklung, unsere b4 Virtual Clients sind branchenunabhängig und in allen Unternehmensbereichen einsetzbar.

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Neue Herausforderungen für RPA Anbieter

Neue Herausforderungen für RPA Anbieter

Der Trend ist eindeutig: Robotic Process Automation wird auf viele Branchen in den kommenden Jahren einen deutlichen Einfluss haben. Manche sprechen sogar von einer Revolution innerhalb der Wirtschafts- aber auch der Arbeitswelt. Da liegt es auf der Hand, dass auch die RPA-Lösungen sowie deren Anbieter sich wandeln werden. Angebot, technologischer Fortschritt und die Anforderungen des Marktes führen stets zu einer Wechselwirkung – im Idealfall zum Vorteil aller Beteiligten. Für die RPA-Branche bedeutet dies, durch ständige Anpassungen mit dem Zeitgeist Schritt zu halten. Es eröffnet aber auch großartige neue Möglichkeiten.

Marktmechanismen und Mitbewerber

Je wichtiger und nachgefragter RPA Lösungen werden, umso breiter stellt sich der Markt dafür auf. Mittelfristig werden immer mehr Mitbewerber auf den Markt drängen und so den Innovations- und Servicedruck erhöhen. Auf dem Status Quo wird sich niemand ausruhen können. Mehr Wettbewerb und ein wachsender Markt bedeuten aber meist auch bessere Angebote und eine hohe preisliche Attraktivität. Aufgrund der Komplexität des Produkts dürfte sich die Qualität hingegen nicht verwässern, so wie es oft bei Konsumgütern der Fall ist, wenn viele Mitbewerber um Kunden wetteifern.

Die Erwartungen der Wirtschaft steigen

Die Nachfrage bestimmt das Angebot. Waren RPA-Lösungen vor einigen Jahren noch eine exotische Extravaganz, die häufig auf Ablehnung stieß, sind sie nun flächendeckend nachgefragt. Allerdings geben sich die Unternehmen nicht mehr mit Basislösungen zufrieden. Umso mehr die Entscheider in den Unternehmen über die Möglichkeiten von RPA wissen, umso größer werden die Erwartungen. Kunden möchten nun maßgeschneiderte Lösungen für konkrete Anwendungsfälle, inklusive freier Skalierbarkeit und verifizierbaren Ergebnismessungen.

Global Player steigen ein

Viele Anbieter von RPA-Lösungen sind eher kleine bis mittelständische Nischenanbieter. Doch die großen Global Player wie etwa SAP steigen nun vermehrt mit ein und holen sich Expertise ins Haus – etwa durch Übernahmen kleinerer RPA-Firmen oder den Aufbau eigener Teams. Auch Outsourcing Anbieter beginnen mit Kooperationen mit RPA-Unternehmen, um klassisches Outsourcing mit roboterbasierten Prozessen zu unterstützen. Beide Entwicklungen werden einen katalysierenden Effekt auf die Branche haben und RPA-Lösungen weiter befruchten.

Mehr Daten durch intelligentere Algorithmen

Immer mehr Unternehmen wollen immer mehr Daten immer spezifischer ausgewertet haben. Konventionelle Automatisierungssoftware stößt dabei an ihre Grenzen. Daher entwickeln sich viele Lösungen in Richtung KI und Cognitive Capture – wie etwa auch unser b4 Bot von AmdoSoft. Intelligente Systeme erfassen auch unspezifische Daten – etwa Bilder und Scans – und wandeln sie in analysierbare Daten um. Das eröffnet völlig neue Möglichkeiten und kann Unternehmen bei vielen zusätzlichen Prozessen massiv entlasten.

Mehr Support durch neue Spezialisten

Jede neue Technik braucht Mitarbeiter, die sie pflegen und weiterentwickeln. Je mehr RPA genutzt wird, umso stärker wachsen auch die zugehörigen Berufsbilder. IT-Techniker, Systemadministratoren und Software-Entwickler werden sich auf RPA-Lösungen spezialisieren und damit mehr Support für Anbieter und Kunden gleichermaßen bieten. Viele Unternehmen dürften in Zukunft eigene Stellen für solche Fachkräfte ins Leben rufen und damit sowohl den RPA- als auch den Arbeitsmarkt beflügeln.

Mehr Flexibilität durch serverunabhängige Lösungen

Je individueller die Anforderungen an eine standardisierte RPA-Lösung, umso flexibler muss diese auch sein. Unternehmen sind auch in dieser Hinsicht anspruchsvoller geworden. Lösungen ohne dezidierte Server, frei skalierbare Werkzeuge und nicht zuletzt mobil zu bedienende Schnittstellen sind nur einige der Entwicklungen, die sich in jüngster Zeit angedeutet haben. Mit dem neuen Mobilfunkstandard 5G dürften RPA-Lösungen in Zukunft sehr viel freier bedienbar werden – weltweit, sicher und ohne Verzögerungen.

Mehr Ersparnis durch effizientere Lizenzmodelle

Letztlich sind die Kosten immer ein entscheidendes Argument für oder gegen eine neue Technologie. Noch tun sich viele Entscheider schwer, doch in naher Zukunft dürften auch die Preise für RPA-Technologien attraktiver werden. Der Wettbewerbsdruck wird zu effizienteren Standardisierungen mit besserer Kapazitätenauslastung führen und damit auch zu günstigeren Preisen. Zugleich wird es flexible Lizenzmodelle geben, etwa durch die exakte Berechnung verbrauchsabhängiger Kosten.

Robotic Process Automation steht gerade erst am Anfang einer Entwicklung, die unsere Geschäftswelt auf eine neue Stufe der Effizienz heben wird. Wenn Sie Teil davon werden möchten, freuen wir von AmdoSoft uns über eine Kontaktaufnahme.

Über die AmdoSoft Systems GmbH

AmdoSoft ist ein Softwarehersteller aus München, der sich seit 1998 mit seiner Softwarelösung b4 auf die IT- und Prozessautomatisierung spezialisiert hat.

Mit mehr als 20-Jahren Erfahrung, nennen wir uns Experten wenn es um die Überprüfung von IT-Infrastruktur und Anwendungen, sowie die Automatisierung und Absicherung von IT-gestützen Prozessen geht.
Mit unserer Automatisierungslösungen b4 geben wir unseren Kunden ein intelligentes Tool an die Hand, dass ihre Mitarbeiter von langweiligen Routine-Aufgaben befreit, einen effizienteren Geschäftsablauf sichert und das Arbeitsumfeld verbessert.

Der Kern von b4 ist die Graphical Rules Engine (GRE), eine auf grafischer Modellierung beruhende Regeldatenbank, die durch einfache Regelerstellung die Automation von IT-Prozesse und Korrelation von Daten ermöglicht. Dadurch können Aussagen über die Auslastung und mögliche Engpässe des Systems getroffen werden.

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie die auf den Einsatz von virtuellen Software-Robotern basiert. Unsere b4 Virtual Clients arbeiten auf dem User Interface in einer vergleichbaren Art und Weise wie es ein Mensch tun würde. Dabei werden Tätigkeiten echter Nutzer am Bildschirm simuliert und an definierten Messpunkten objektive Daten zu Verfügbarkeit und Leistung von Anwendungen gesammelt (E2E Monitoring), aber auch strukturierte, sich wiederholende Geschäftsprozesse automatisiert ausgeführt.

Überall dort, wo sich Arbeitsschritte häufig wiederholen und zeitintensiv sind, können Prozesse automatisiert werden und Software-Roboter die Aufgaben erledigen. Ob in der Personalabteilung, Buchhaltung, IT, im Einkauf oder bei der Softwareentwicklung, unsere b4 Virtual Clients sind branchenunabhängig und in allen Unternehmensbereichen einsetzbar.

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b4 Bot von AmdoSoft live in Aktion auf der aitomation conference

b4 Bot von AmdoSoft live in Aktion auf der aitomation conference

Erfahrungsaustausch und Wissenstransfer standen bei der eineinhalb tägigen aitomationconference am 09./10.05.2019 in Hamburg im Vordergrund. Dabei konnten wir von AmdoSoft auch unseren b4 Bot in Aktion präsentieren. Zuvor hatten wir schon zahlreichen spannenden Vorträgen und Diskussionen beiwohnen dürfen, denn die Konferenz in der Hafenstadt Hamburg war vollgepackt mit interessanten Themen, Rednern und Gesprächspartnern. Zudem konnten sich  IT-Entscheider und Fachbereichsleiter zum Thema Einsatz von Automation und KI austauschen.

So lief die aitomation in Hamburg

Begonnen hatte die aitomation bereits am 09.05.2019 mit einleitenden Begrüßungsworten von Heinrich Vaske, dem Chefredakteur der Computerwoche und des CIO-Magazins. Gleich der erste Vortrag zog viele Hörer in seinen Bann, berichtete doch Prof. Dr. med. Michael Forsting, der medizinische Leiter der Zentrale Informationstechnologie am Uniklinikum Essen, über die praktische Arbeit mit Algorithmen in der Radiologie und Psychologie. Bereits jetzt wurde deutlich, dass der gesamte Themenkomplex KI und Automatisierung längst im Alltag angekommen und nicht mehr nur bloße Theorie oder Anwendung auf Probe von einigen wenigen Pionieren ist.

Der zweite Konferenz-Tag bot ein vielfältiges Angebot an Workshops und Vorträgen. Sven Munk vom Softwareanbieter Informatica zeigte uns, wie man durch AI-gestützte Datensammlung und -aufbereitung die Customer Journey als Bezugspunkt für Absatzprognosen instrumentalisieren kann. Das Projekt BioSonicHand zeigte uns, wie eine künstliche Hand durch Reinforcement Learning komplexe Greifaufgaben lernen kann, um eines Tages menschlichen Handeinsatz entlasten zu können. Mit einem interessanten Einblick in die Erfordernisse der Versicherungskammer Bayern durch Dr. Peter Boße näherte sich die aitomation dann unserer Kernkompetenz an, der RoboticProcess Automation (RPA).

Am zweiten Tag zeigte sich AmdoSofts b4 Bot in Aktion

Direkt im Anschluss an eine sehr angeregte Diskussion über RPA, die Bedeutung für den Arbeitsmarkt und das immer noch zu konservative politisches Denken im Hinblick auf die Digitalisierung hielt Unternehmerin und KI-Expertin Dr. Anastassia Lauterbach einen engagierten Vortrag zum Thema KI und Geldverdienen und dem fatalen Rückstand Deutschlands auf diesem Gebiet. Genau das richtige thematische Umfeld also, um unseren b4 Bot zu präsentieren. Denn direkt danach kamen wir von AmdoSoft und unsere Partner von SYSback zum Zuge. Unser Thema war der nutzwertige Einsatz von RPA, OCR und Runbook Automation im Bereich der Human Ressources. Damit wir dies anschaulicher machen konnten, hatten wir unseren b4 Bot auf eine konkrete Anwendung vorbereitet.

Case Scenario: Automatisierte Krankheitsmeldungen

Krankheitsmeldungen von Mitarbeitern sind ein häufiger und oft sehr ähnlich strukturierter Prozess im Bereich des HRM. Oft geht so eine Krankmeldung per E-Mail ein und muss dann von einem Mitarbeiter gelesen, weitergeleitet und eingetragen werden. Zudem muss auch der entsprechende Teamleiter informiert werden. Ein idealer Prozess, um die Vorteile von RPA zu demonstrieren. Unser b4 Bot erkennt in eingehenden Mails Krankmeldungen anhand von klar definierten Schlüsseltermen sowie eindeutigen Anhängen und liest die entsprechenden Informationen aus den Dokumenten aus. Die Angaben zum Mitarbeiter, dem Ausfallgrund und der voraussichtlichen Ausfallzeit werden in Sekundenschnelle in die erforderlichen Formulare und Datenbanken eingetragen und zugleich der zuständige Supervisor informiert. Der ganze Prozess verläuft fehlerfrei, dauert nur wenige Sekunden und spart somit wertvolle Zeit und Ressourcen, damit die vormals damit beschäftigten Mitarbeiter sich wichtigeren Aufgaben widmen können.

Positive Resonanz und Zukunftsaussichten

Während unseres Vortrags und auch danach im Zuge des lockeren Ausklangs der aitomationconference haben wir viel Zuspruch und vornehmlich positive Resonanz zu unseren anwendungsorientierten Lösungen erhalten. Der b4 Bot ist also bei den Kennern der Branche gut angekommen. Nun muss sich aber zeigen, wie die Unternehmenswelt insgesamt auf die immer schnellere Entwicklung im Bereich Cloud, KI und RPA reagieren wird. Wir von AmdoSoft glauben fest daran, dass in Technologien wie unserem b4 Bot die Zukunft liegt, die hiesige Unternehmen auch in den kommenden Jahrzehnten wettbewerbsfähig halten wird.

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Mit unserer Automatisierungslösungen b4 geben wir unseren Kunden ein intelligentes Tool an die Hand, dass ihre Mitarbeiter von langweiligen Routine-Aufgaben befreit, einen effizienteren Geschäftsablauf sichert und das Arbeitsumfeld verbessert.

Der Kern von b4 ist die Graphical Rules Engine (GRE), eine auf grafischer Modellierung beruhende Regeldatenbank, die durch einfache Regelerstellung die Automation von IT-Prozesse und Korrelation von Daten ermöglicht. Dadurch können Aussagen über die Auslastung und mögliche Engpässe des Systems getroffen werden.

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie die auf den Einsatz von virtuellen Software-Robotern basiert. Unsere b4 Virtual Clients arbeiten auf dem User Interface in einer vergleichbaren Art und Weise wie es ein Mensch tun würde. Dabei werden Tätigkeiten echter Nutzer am Bildschirm simuliert und an definierten Messpunkten objektive Daten zu Verfügbarkeit und Leistung von Anwendungen gesammelt (E2E Monitoring), aber auch strukturierte, sich wiederholende Geschäftsprozesse automatisiert ausgeführt.

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10 Dinge, um RPA zu verstehen

10 Dinge, um RPA zu verstehen

RPA und Software Roboter sind in aller Munde. Doch das heißt nicht, dass das Prinzip bereits von allen verstanden wurde. Wie bei allen recht neuen Dingen überwiegen anfangs Skepsis und Unverständnis. Das ist ganz natürlich und auch richtig, denn nicht alle Innovationen sind sinnvoll und zukunftsfähig. Gleichzeitig folgt auf Unverständnis aber häufig auch vorschnelle Ablehnung. Wenn Sie nichts, aber auch gar nichts von RPA wissen, dann ist dieser kleine Beitrag genau das Richtige für Sie, damit Sie nicht den Fehler machen und diesen zukunftsweisenden Trend an sich vorbeiziehen lassen.

Was bedeutet RPA?

RPA ist die Abkürzung für Robotic Process Automation und meint die Integration eines Software-Roboters in einen oder mehrere Arbeitsprozesse in einem Unternehmen. Dazu wird in die bestehende IT-Struktur ein Programm eingefügt, welches sich auf denselben Nutzeroberflächen bewegt wie sonst die menschlichen Mitarbeiter. Es ist also kein in sich abgeschottetes eigenes Programm, sondern die digitale Simulation eines leistungsfähigen Mitarbeiters.

Wie funktioniert so ein Software Roboter?

Ein RPA-Bot ahmt menschliches Verhalten nach. Er steuert sozusagen die virtuelle Maus ganz so, wie Sie es mit Ihrer Hand und einer haptischen Maus tun würden. Allerdings kann ein Bot dies viel schneller, ohne Pausen und mit wesentlich weniger Fehlern. Das bedeutet, dass vor allem sich ständig wiederholende und strukturell gleichbleibende Prozesse von einem RPA-Roboter wesentlich effizienter ausgeführt werden können.

Heißt das, der Roboter kann denken?

Nein. Ein RPA-Bot ist nicht zu verwechseln mit einer künstlichen Intelligenz, die dazulernt. Der Roboter kann nur das tun, was ihm für seine Aufgabe aufgetragen wurde. Weicht der Prozess ab oder sind Informationen nicht zu verarbeiten, kann der Bot nicht improvisieren oder selbständig Lösungen finden. Das hat den Vorteil, dass sich ein Roboter immer 100% an Compliance-Vorgaben und Prozessregeln hält.

Ist RPA dasselbe wie Prozessoptimierung?

Jein. Bei der herkömmlichen Prozessoptimierung werden im Normalfall ganze Prozesse oder Prozessteile umfassend auf ihre Effizienz untersucht und gegebenenfalls angepasst. Ein RPA-Bot verändert den Prozess an sich nicht, sondern arbeitet ihn nur effizienter ab. Allerdings kann man die Implementierung eines Software-Roboters selbst als Prozessoptimierung sehen, da der Prozess durch den „neuen“ Bearbeiter wesentlich effizienter wird.

Warum reden gerade alle über RPA?

Im Zuge der Digitalisierung und einer globalisierten Weltwirtschaft stehen Wachstum und Kosteneffizienz ganz oben auf der Liste der strategischen Entscheidungen. Jedes zukunftsorientierte Unternehmen sieht in der Robotik das größte Potential für mehr Effizienz und größte Einsparungen – erst recht vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels.

Ist RPA nicht einfach nur ein Mittel zur Personalreduzierung?

Nein. Ein RPA-Roboter kann einen Mitarbeiter nicht ersetzen, sondern ihm nur die Aufgaben abnehmen, für die er im Normalfall sowieso überqualifiziert ist. Gemeint sind einfache, sich wiederholende Tätigkeiten, etwa im Backoffice oder der Kundenbetreuung. Sobald ein Sachverhalt komplexer wird, muss der Mensch ran – und hat dann viel mehr Zeit für kreative Lösungen oder emotional fordernde Aufgaben.

Und was bringt mir das dann?

In erster Linie Entlastung – personell sowie bezüglich der Kosten. Alle Aufgaben, die ein RPA-Bot erledigt, werden schneller, fehlerfrei und zu Stoßzeiten auch ohne Pause, Urlaub oder Krankheitsausfall erledigt. Die Mitarbeiter stehen mittlerweile für wichtigere Aufgaben zur Verfügung. Durch die vergleichsweise geringen Kosten eines RPA-Bots ist die Amortisation schnell erreicht.

Wie erkennt man einen geeigneten Prozess?

Jeder Prozess, der arbeits- und zeitintensiv ist, dabei aber recht einfach, regel- und datenbasiert abläuft, ist wie geschaffen für RPA. Das betrifft beispielsweise Zahlungs- und Rechnungseingänge, die jeden Monat aufs Neue in immer dergleichen Form eintreffen und auf immer dieselbe Weise verarbeitet werden müssen.

Wie aufwändig ist die Implementierung einer RPA?

Da der RPA-Bot keine eigene Schnittstelle braucht, sondern nur die Eingaben der Mitarbeiter nachahmt, ist die Software meist schon wenige Wochen nach der ersten Planung einsatzbereit. Meist werden auch nur sehr wenige Schulungen benötigt, um die Mitarbeiter auf den neuen Kollegen vorzubereiten.

Kann ich das überhaupt bezahlen?

Die Implementierung der Software ist eine einmalige Investition, die sich je nach Effizienzsteigerung sehr schnell auszahlt. Verbunden mit den einhergehenden Kosteneinsparungen, den geringeren Ausfällen durch Urlaub und Krankheit sowie der Möglichkeit, angesammelte Aufgaben abzuarbeiten, fallen die Kosten verglichen mit anderen Optimierungsmethoden sehr gering aus.

Haben Sie nun eine bessere Vorstellung davon, was RPA bedeutet? Dann lassen Sie uns gemeinsam ergründen, ob unser b4 Bot auch Ihrem Unternehmen helfen kann. AmdoSoft freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme.

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AmdoSoft ist ein Softwarehersteller aus München, der sich seit 1998 mit seiner Softwarelösung b4 auf die IT- und Prozessautomatisierung spezialisiert hat.

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Der Kern von b4 ist die Graphical Rules Engine (GRE), eine auf grafischer Modellierung beruhende Regeldatenbank, die durch einfache Regelerstellung die Automation von IT-Prozesse und Korrelation von Daten ermöglicht. Dadurch können Aussagen über die Auslastung und mögliche Engpässe des Systems getroffen werden.

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RPA Roboter von AmdoSoft entwickelt sich in Richtung Künstliche Intelligenz

RPA Roboter von AmdoSoft entwickelt sich in Richtung Künstliche Intelligenz

Vor wenigen Wochen hat unser AmdoSoft b4 Bot ein bedeutendes Software-Update erhalten. Mit der Version v7.2 wurde eine OCR Technologie implementiert, die es dem b4 Bot ermöglicht, Schriftzeichen auch in Bildern und Dokumenten zu erfassen, wenn diese Schrift nicht eindeutig als Textzeichenfolge deklariert ist. Damit macht unser RPA-Roboter einen wichtigen Schritt in Richtung Künstliche Intelligenz, denn Programme mit OCR (optical character recognition) lernen mit jeder Interpretation dazu. Technisch ist dies ein bedeutender Unterschied zu rein algorithmisch operierenden Systemen, die starr nach vorgefertigten Vorschriften agieren.

Was ist eigentlich künstliche Intelligenz?

In der öffentlichen Diskussion wird sehr verallgemeinernd und inflationär von Künstlicher Intelligenz gesprochen, wenn Software bestimmte Aufgaben übernimmt, die vorher ein Mensch ausführte. In den meisten Fällen stimmt dies aber gar nicht. Wenn ein Software Roboter beispielsweise Rechnungen ausliest, Summen extrahiert und diese in eine Tabelle einfügt, so geschieht dies zwar schnell und fehlerfrei, ist aber letztlich doch nur das Ausführen relativ einfacher Vorgaben. Künstliche Intelligenz im eigentlichen Sinne meint jedoch, dass das Programm aus eigenem Handeln neue Vorgaben für künftige Operationen ableitet. Es lernt mit jedem Vorgang dazu und befolgt nicht einfach nur starr die Befehle, die ihm einprogrammiert wurden.

Wo eindeutige Anweisungen an ihre Grenzen stoßen

Das exakte Ausführen vorher sehr eindeutig formulierter Befehle ist keinesfalls eine Schwäche von RPA Software Robotern, sondern sogar ihre große Stärke. In unserem gerade erwähnten Beispiel von den Rechnungssummen schafft es der b4 Bot, große Mengen an Dokumenten mit immer der gleichen Genauigkeit zu bearbeiten. Er kennt keine Interpretationsspielräume und macht daher auch keine Fehler. Somit kann ein repetitiver Prozess, der klaren Regeln folgt, theoretisch unendlich lange und ohne Pause bearbeitet werden.

Das funktioniert allerdings nur, solange das zugrundeliegende Datenmaterial eindeutig interpretierbar ist – in unserem Beispiel also als unmissverständliche Anzahl Zeichen in einem Textdokument. Was aber, wenn eine Rechnung als PDF oder Scan vorliegt? Für die Software ist dies wenig mehr als ein einziges Bild, aus dem es keine Informationen extrahieren kann. Da der Bot bislang über keine Künstliche Intelligenz verfügte, konnte die zugewiesene Aufgabe nicht ausgeführt werden. Mit der OCR Technologie ändert sich dies.

Update auf v7.2 – Unser b4 Bot wird schlauer

Unser b4 Bot nutzt mit dem neuesten Update die Tesseract OCR Technologie von Google, die zu den führenden Erkennungstechnologien gehört. Damit lassen sich Zeichenketten aus Bildern und Dokumenten lesen und in ein Textformat konvertieren, mit dem der b4 Bot dann normal weiterarbeiten kann. Im Prinzip tippt der Bot mit OCR also den Text aus einem PDF in ein Textdokument ab – nur wesentlich schneller und fehlerfreier als jeder Mensch. So werden auch Rechnungen als PDF oder Scan lesbar und können weiterverarbeitet werden, ohne dass der Prozess angehalten und manuell unterstützt werden muss. Das klingt profan, ist aber technisch unglaublich komplex für eine Maschine, die ja nicht in dem Sinne lesen kann wie wir. Es reicht schließlich nicht mehr, der Software zu sagen, welches Zeichen im Text welche Bedeutung hat. Nun muss der Bot aus einem Bild interpretieren, welches Zeichen sich jeweils hinter diesem Bildausschnitt verbirgt.

So lernt der Bot das Lesen

Zunächst einmal wird das Programm mit einer großen Anzahl unterschiedlicher Zeichenformen gefüttert, mit denen es die ausgelesenen Abschnitte aus dem Bild vergleichen kann. Es bekommt also tausend verschiedene As. Dann vergleicht es das Symbol aus dem Bild und wenn es genügend strukturelle Übereinstimmungen gibt, interpretiert die Software daraus: Ja, das ist wohl ein A. Die Lernkomponente kommt allerdings erst dann zum Tragen, wenn es eben nicht genug Übereinstimmungen gibt. Dann beginnt der Roboter nämlich, zu schätzen. Anders als bei rein algorithmischen Bots gibt es dabei auch Fehler. Doch genau daraus lernt der Bot. Anders gesagt: Mit jedem neuen A, das er erkennt und auch mit jedem vermeintlichen A, das dann doch eine 4 ist, lernt der b4 Bot dazu und seine Datenbank wächst und wächst.

Mit OCR ist unser b4 Bot also nochmal schlauer und für unsere Kunden nochmals wertvoller geworden. Möchten Sie mehr über unsere RPA-Lösungen wissen? Dann zögern Sie nicht, mit uns Kontakt aufzunehmen. Wir freuen uns auf Sie!

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Mit mehr als 20-Jahren Erfahrung, nennen wir uns Experten wenn es um die Überprüfung von IT-Infrastruktur und Anwendungen, sowie die Automatisierung und Absicherung von IT-gestützen Prozessen geht.
Mit unserer Automatisierungslösungen b4 geben wir unseren Kunden ein intelligentes Tool an die Hand, dass ihre Mitarbeiter von langweiligen Routine-Aufgaben befreit, einen effizienteren Geschäftsablauf sichert und das Arbeitsumfeld verbessert.

Der Kern von b4 ist die Graphical Rules Engine (GRE), eine auf grafischer Modellierung beruhende Regeldatenbank, die durch einfache Regelerstellung die Automation von IT-Prozesse und Korrelation von Daten ermöglicht. Dadurch können Aussagen über die Auslastung und mögliche Engpässe des Systems getroffen werden.

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie die auf den Einsatz von virtuellen Software-Robotern basiert. Unsere b4 Virtual Clients arbeiten auf dem User Interface in einer vergleichbaren Art und Weise wie es ein Mensch tun würde. Dabei werden Tätigkeiten echter Nutzer am Bildschirm simuliert und an definierten Messpunkten objektive Daten zu Verfügbarkeit und Leistung von Anwendungen gesammelt (E2E Monitoring), aber auch strukturierte, sich wiederholende Geschäftsprozesse automatisiert ausgeführt.

Überall dort, wo sich Arbeitsschritte häufig wiederholen und zeitintensiv sind, können Prozesse automatisiert werden und Software-Roboter die Aufgaben erledigen. Ob in der Personalabteilung, Buchhaltung, IT, im Einkauf oder bei der Softwareentwicklung, unsere b4 Virtual Clients sind branchenunabhängig und in allen Unternehmensbereichen einsetzbar.

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