„Digitalisierung funktioniert anders“, haben sich Tobias Stracke von freiblick GmbH und Dr. Marc Stein von AMC Holding GmbH gedacht und ein gemeinsames Projekt für die eigenen Krankenhauskunden aufgesetzt. „Die notwendigen Informationen sollten durchgehend digital erhoben werden und zeitgleich in der digitalen Patientenakte unseres Krankenhausinformationssystems CLINIXX® verfügbar sein“, sagt Dr. Stein.

Mit der entwickelten Lösung formintelligence können die Formulare ganz nach den individuellen Wünschen und Anforderungen gestaltet werden. Schnell, ohne zusätzlichen Personalaufwand, ohne Zeit- und ohne Datenverlust. Patienten füllen die Fragebögen während des Klinikaufenthaltes oder bereits vor der Aufnahme aus, bequem zuhause, über eine verschlüsselte Internetverbindung. Ein einfacher Webbrowser auf einem Laptop, Tablet oder Handy reicht aus. Die Beantwortung kann jederzeit pausiert und an gleicher Stelle wieder auch von einem anderen Gerät aus fortgesetzt werden. Der Datenschutz kommt hierbei nicht zu kurz: Die Patienten müssen sich zusätzlich authentifizieren, es werden keinerlei Patientendaten übertragen. Zudem können die Formulare in mehreren Sprachen ausgegeben werden.

Krankenhausmitarbeiter mit entsprechenden Zugriffsrechten können die Formulare den spezifischen Anforderungen entsprechend verändern oder erweitern. Es können automatische Abläufe definiert und hinterlegt werden. „So bekommt jeder Patient individuell zugeschnittene Formularpakete.“, erklärt Tobias Stracke. Die Daten aus den Formularen stehen zur Weiterverarbeitung für beispielsweise Befunde oder Arztbriefe im Krankenhausinformationssystem CLINIXX® zur Verfügung.

Das Pilotprojekt im Gemeinschaftskrankenhaus Havelhöhe wurde zum Anlass genommen, um darüber hinaus auch noch für mehr Transparenz zu sorgen und die einzelnen Workflows aller beteiligten Ärzte, Therapeuten und Pflegekräfte zu optimieren. Durch den Einsatz spezifischer Fragebögen und Formulare im Rahmen einer elektronischen Datenerfassung wird zudem eine automatische Berechnung der relevanten Daten und Auswertungs-Scores ermöglicht. Eine schnelle Erfassung aller wichtigen Parameter, die systemweit zu Verfügung stehen, und eine systematische Therapieplanung für den Patienten werden unterstützt und vorbereitet. Die gut strukturierte Erfassung von Symptomparametern bei der Aufnahme ermöglicht zudem eine schnelle und fundiertere Reaktion in Akut- und Krisensituationen gegenüber dem Patienten. Eine reibungs- und lückenlose Dokumentation in der Patientenakte im Krankenhausinformationssystem CLINIXX® ist gegeben.

Ein konkretes Beispiel ist hier insbesondere die schnellere und frühzeitige Diagnostik in der Schmerztherapie. Die Patienten aus der Schmerzabteilung erhalten, bevor sie stationär aufgenommen werden, etliche Formulare und Fragebögen vorab auf digitalem Weg und können diese „von zu Hause aus“ bzw. weltweit ausfüllen. Dies spart enorm Zeit in der Aufnahme-Diagnostik, da, sobald ein Klinikbesuch ansteht, direkt auf diese Informationen zugegriffen werden können und eine zügige Behandlung ermöglicht wird. Patienten, die keine technischen Möglichkeiten haben, von zu Hause aus Fragebögen auszufüllen, da sie bspw. keinen Computer oder ein Tablet besitzen, können die Fragebögen auch vor Ort in der Klinik digital ausfüllen.

In beiden Fällen gelangen die Daten direkt ins Krankenhausinformationssystem. Somit kann eine schnellere Diagnose und dementsprechend auch eine schnellere Behandlung erfolgen.

„Ein weiterer Vorteil ergibt sich für das Gemeinschaftskrankenhaus Havelhöhe durch die Möglichkeit, dass sich einzelne Abteilungen schnell und unkompliziert eigene spezifische Fragebögen oder Formulare erstellen können“, berichtet Moritz Vorbrodt, Organisations- und Prozessmanager des Gemeinschaftskrankenhauses Havelhöhe. „Es besteht auch die Möglichkeit Mitarbeiterbefragungen durchzuführen.

Durch die zusätzliche die Anbindung eines Unterschriftenpads an CLINIXX® können die Fragebögen um die digitalisierte Unterschrift angereichert werden: der Patient unterschreibt direkt auf dem angeschlossenen Pad. Das System speichert die Zeit der Übertragung und die Art des Schriftzuges. Im Zweifel kann damit die Echtheit der Unterschrift nachgewiesen werden.