Der Umzug in die Cloud, Teil 2: Weitergedacht – neue Möglichkeiten
Organisationen sind nicht als statische Gebilde, sondern als wachsende und lernende soziale, ökonomische und technische Organismen zu verstehen. Veränderungen geschehen nicht in voneinander zeitlich und organisatorisch getrennten Schritten, sondern sind ein kontinuierlicher Prozess. Und darauf ist die Cloud besser ausgelegt als On-Premise-Strukturen. Das wiederum bringt neue Möglichkeiten mit sich:
Einfacher Zugang zu spezialisierten Diensten
Vieles, was aktuell selbstverständlich wird, funktioniert nur in der Cloud.
Dazu gehören
- die Nutzung von Big Data Analytics,
- KI- und Machine-Learning-Anwendungen,
- Content Delivery Networks (CDN) für eine globale Verfügbarkeit von Diensten und Daten.
Angenehm für interessierte Organisationen: Diese Dienste müssen nicht aufwändig implementiert werden, sondern können einfach hinzugebucht und so sehr schnell genutzt werden.
Weniger Kosten für Tools und Lizenzen
Cloud-Anbieter streben an, ihren Kunden möglichstein komplettes Eco-System aus Managed Services und allen notwendigen Lösungen für das ERP und allen damit verbundenen Aufgaben zu bieten. Für NutzerInnen bedeutet das: Sie bekommen gebündelte Dienste im Cloud-Angebot zu oft sehr attraktiven Konditionen, sparen sich damit häufig separate Tool-Lizenzen und können auch bei den Schulungskosten für die Mitarbeitenden sparen. EntwicklerInnen profitieren von den, voll in die Cloud integrierten, Entwicklungsumgebungen und damit verbundenen kosteneffizienten Testumgebungen.
Skalierbarkeit, Flexibilität und Multisite-Fähigkeit
Die Leistungsfähigkeit einer eigenen IT-Infrastruktur und der darauf laufenden Software ist begrenzt. Die der Cloud in der praktischen Anwendung nicht: Wird mehr Leistung benötigt, kann einfach mehr Kapazität dazu gebucht werden. Damit lassen sich Prozesse in ihrem Umfang schnell und einfach hoch- und wieder runterskalieren. Ein weiterer Vorteil ist die Multisite-Fähigkeit der Cloud. Ist es mit eigener IT-Infrastruktur on-site erfahrungsgemäß oft eine Herausforderung, weitere Standorte anzuschließen oder nur einen Remote-Zugriff zu ermöglichen, ist das bei Cloud-Anwendungen kein Problem: Da der Zugriff dezentral und über gesicherte Verbindungen von extern erfolgt, können weitere Standorte einfach freigeschaltet werden.
Beschleunigte Entwicklung und vereinfachte Implementierung
Cloud-Anbieter stellen gewöhnlich nicht nur Kapazität auf Servern bereit, sondern auch eine Vielzahl von Services und fertiger Lösungen für viele Aufgaben. Die Nutzung dieser Cloud-Services vereinfacht die bisher oft noch übliche Eigenentwicklung sehr stark.
Gleichzeitig bietet die Cloud eine ideale Entwicklungsumgebungen mit standardisierten Best-Practices und Entwicklungsprozessen, cloud-basierten Testumgebungen, automatisierten Code-Qualitätsprüfungen und integrierten Sicherheitsfunktionen. Damit lassen sich eigene Entwicklungsprojekte deutlich beschleunigen – oft bei gesteigerter Ergebnisqualität.
Fazit: Die Cloud bietet Zugang zu vielen Anwendungen, die On-Premise bisher kaum möglich waren, und bietet ein deutliches Plus an Flexibilität bei Lizenzen. Zudem unterstützt sie die kontinuierliche Weiterentwicklung einer Organisation. Damit hilft die Cloud, langfristig zukunftsfähig zu bleiben.
Die Vorteile der Cloud sind offensichtlich. Es gibt aber auch berechtigte Vorbehalte und Herausforderungen. Welche das sind und wie man damit umgehen kann, erfahren Sie im dritten Teil der Serie: Wer die Risiken kennt, kann auch mit ihnen umgehen.
Mehr zu diesem Thema und zu allen anderen rund um die Digitalisierung erfahren Sie auch unter allgeier-public.eu
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Teil 1: Der Umzug in die Cloud – Die guten Gründe für die Migration
Kosteneinsparung und Kostentransparenz
Digitale Lösungen setzen sich bisher aus zwei großen Kostenblöcken zusammen:
- Lizenzkosten für die Software
- Kosten für die IT-Infrastruktur, bestehend aus der Initialinvestition für die Serverinfrastruktur und den Administrationsaufwänden
Besonders letztere sind schwer zu erfassen, da sie sich oft nicht eindeutig auf Kostenstellen umlegen lassen und sich weniger an den tatsächlichen Aufwänden bemessen, sondern daran, wie viele Mitarbeitende dafür nötig sind.
Die Verlagerung in die Cloud ermöglicht, die eigene IT-Infrastruktur und deren Administrationskosten weitestgehend einzusparen. Denn Aufgaben wie Backup- und Recovery-Prozesse, Kapazitätsmanagement, Monitoring und Logging, Sicherheitsupdates und Compliance-Checks werden damit an den Cloud-Dienstleister ausgelagert, der diese Leistungen durch seine Skalierungseffekte günstiger anbieten kann, als man es im Regelfall unternehmensintern leisten kann.
Arbeiten von überall aus
Home-Office und Remote Work sind in vielen Unternehmen heute Standard. Ermöglicht wurde das durch Cloud-Services. Denn im Gegensatz zu den früher üblichen On-Premise-Lösungen ermöglichen Cloud-Lösungen einen einfachen und sicheren Zugriff auf Unternehmensressourcen von überall aus.
IT-Infrastruktur und Systemarchitektur automatisch auf dem neuesten Stand halten
Eigene IT-Infrastruktur wird normalerweise genutzt, bis diese oft hohe Investition abgeschrieben ist und das Budget für eine neue bewilligt und diese installiert ist. Das bringt fast zwangsläufig mit sich, dass Organisationen wie Unternehmen und Verwaltungen veraltete IT-Infrastrukturen und Systemarchitekturen nutzen – mit allen Einschränkungen, Ineffizienzen und Sicherheitsrisiken.
Cloud-Dienste – insbesondere Software-as-a-Service und Plattformdienste – bieten Zugang zu neuesten Technologien und Architekturen, was die Effizienz steigert und die Wartung vereinfacht. Sie kümmern sich selbstständig darum, alles auf dem neusten Stand zu halten und vereinfachen so auch die Integration innovativer Lösungen.
Die eigene IT entlasten: Sicherheit und Infrastruktur-Management durch Cloud-Provider
Die Sicherheit von Systemen ist und war schon immer ein Wettlauf zwischen Angreifer und Verteidiger. Immer mehr Bereiche werden digitalisiert. Damit wachsen Umfang und Komplexität der Systeme. Und damit wird der Schutz immer aufwändiger – und zu einem komplexen Spezialgebiet, für das viele Organisationen nicht die notwendigen Ressourcen und Detailexpertise bereithalten können.
Für Anbieter von Cloud-Diensten wie Managed Services sind Sicherheit und Infrastruktur-Management keine Aufgaben, die irgendwie neben dem Tagesgeschäft der Administration erledigt werden müssen, wie in vielen Unternehmen, sondern Kernaufgaben. Diese umfassen normalerweise
- die automatische Durchführung von System-Updates und Patches,
- proaktives Monitoring und Problembehandlung,
- garantierte Service Level Agreements (SLAs),
- 24/7 Support durch ExpertInnen des Providers,
- verbesserte System-Redundanz und Ausfallsicherheit durch automatisierte Backups,
- Desaster Recovery, wie sie in diesem Umfang nur die wenigsten Organisationen für Ihre IT aufbringen können.
Fazit: Die Migration in die Cloud bietet eine Reihe von unmittelbaren Vorteilen. Darüber hinaus eröffnet die Cloud aber auch neue Möglichkeiten, wie zum Beispiel den verstärkten Einsatz von Big-Data-Lösungen, KI, eine schnellere Implementierung von neuen Tools oder eine schnelle Skalierbarkeit der Lösungen.
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Die öffentliche Verwaltung der Zukunft: Mit Technologie zu mehr Automatisierung
Technologische Schlüsselkomponenten für die Verwaltung der Zukunft
Technologien wie KI, Cloud Computing, Robotic Process Automation (RPA) und Chatbots bieten der öffentlichen Verwaltung enorme Chancen zur Effizienzsteigerung und Verbesserung des Bürgerservices. Studien, wie die des Instituts für Innovation und Technik, zeigen, dass im öffentlichen Dienst rund 40 % der Arbeitsstunden durch Automatisierung potenziell eingespart werden könnten. Besonders relevant sind hierbei Bereiche wie Datenerfassung, Datenverarbeitung und standardisierte, repetitive Tätigkeiten.
Künstliche Intelligenz (KI): Datenanalyse und intelligente Entscheidungsfindung
KI ermöglicht die Analyse großer Datenmengen in kürzester Zeit, erkennt Muster und liefert fundierte Handlungsempfehlungen. Dies ist besonders wertvoll in Bereichen wie Stadtplanung (z. B. Optimierung von Ampelschaltungen durch Verkehrsdatenanalyse), Sozialverwaltung (z. B. Entwicklung bedarfsgerechter Unterstützungsangebote durch Auswertung sozialer Daten) oder Umweltmanagement (z. B. Analyse von Umweltdaten zur Entwicklung von Schutzmaßnahmen). KI kann auch zur Betrugserkennung, Risikobewertung und personalisierten Bürgerdiensten eingesetzt werden. Dabei ist es wichtig, die Risiken im Umgang mit KI zu kennen, wie wir in unserem Artikel über die Vielfalt von KI-Technologien und deren Auswirkungen auf Gesellschaft und Verwaltung ausführlich erläutern.
Robotic Process Automation (RPA): Automatisierung von Routineaufgaben
Robotic Process Automation (RPA) ist eine leistungsstarke Technologie, die repetitive Aufgaben in digitalen Systemen automatisiert. Durch den Einsatz von Software-Robotern können Behörden ihre Prozesse effizienter gestalten und Mitarbeitendenressourcen schonen. Ein Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von RPA ist die Bearbeitung von Corona-Soforthilfeanträgen. RPA-Bots hätten in diesem Kontext Aufgaben wie das Extrahieren von Daten, die Prüfung auf Vollständigkeit und die Berechnung von Auszahlungshöhen übernehmen können, was die Bearbeitung der Anträge beschleunigt und MitarbeiterInnen entlastet hätte.
Der große Vorteil von RPA liegt darin, dass Lösungen ohne tiefgehendes technisches Know-how implementiert werden können. Mit „Click-Recording“-Funktionen können Nutzer durch einfaches Klicken auf die Benutzeroberfläche Arbeitsschritte aufzeichnen, die dann in automatisierte Workflows umgewandelt werden. Dies ermöglicht eine schnelle Einführung von RPA-Lösungen ohne umfangreiche Programmierung. Zudem sorgt die nahtlose Integration zwischen verschiedenen Systemen dafür, dass Antragsdaten automatisch in Verwaltungssysteme überführt werden. So werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Fehler minimiert und die Effizienz der gesamten Prozesskette gesteigert – besonders bei hohem Antragsvolumen.
Chatbots: 24/7-Bürgerservice und effiziente Kommunikation
Chatbots bieten einen rund um die Uhr verfügbaren Bürgerservice. Sie beantworten Fragen, helfen bei der Beantragung von Dokumenten und leiten Anfragen an die zuständigen Stellen weiter. Dies entlastet die Mitarbeitenden und verbessert die Erreichbarkeit der Verwaltung. BürgerInnen können so beispielsweise Informationen zu Öffnungszeiten, benötigten Unterlagen oder dem Bearbeitungsstatus ihres Antrags per Chatbot abrufen. Die Entwicklung eines Verwaltungs-Chatbot für die jeweilige Behörde ist mit geringem Aufwand möglich. Eine Herausforderung dabei ist jedoch der Datenschutz, der hohe Anforderung an das Training der KI stellt.
Cloud Computing: Flexible, sichere und skalierbare IT-Infrastruktur
Cloud Computing bietet eine flexible und skalierbare IT-Infrastruktur, die es zulässt, Verwaltungsdienste sicher und effizient online anzubieten. Dies ermöglicht BürgerInnen den bequemen Zugriff auf Verwaltungsleistungen von überall und zu jeder Zeit. Zudem ermöglicht die Cloud eine bessere Zusammenarbeit zwischen Behörden und eine schnellere Implementierung neuer digitaler Dienste. Ein gutes Beispiel für die Umsetzung ist das Wirtschaftsserviceportal in Nordrhein-Westfalen, das Cloud Computing nutzt, um Unternehmen und GründerInnen den Zugang zu einer Vielzahl von Verwaltungsdiensten zu ermöglichen. Über das Portal können Unternehmen schnell und einfach auf Informationen, Formulare und Antragsverfahren zugreifen, wodurch die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit der öffentlichen Verwaltung erheblich verbessert wird.
Ausblick und erste Schritte zur digitalen Transformation
Die genannten Technologien bieten enorme Chancen, den Herausforderungen wie Fachkräftemangel und Erwartungsdruck von außen zu begegnen und den Fortschritt auch im Kontext der öffentlichen Verwaltung spürbar zu machen.
Die Einführung dieser Technologien stellt Behörden jedoch vor Herausforderungen, insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit. Eine durchdachte Digitalisierungsstrategie ist unerlässlich, um diese Aspekte zu adressieren und langfristig von den Vorteilen der Technologie zu profitieren.
Um die digitale Transformation erfolgreich zu starten, sollten Behörden klare Ziele definieren und priorisieren, welche Prozesse am besten für erste Erfolge geeignet sind. In dieser Phase unterstützt Allgeier Public mit umfassendem Know-how und langjähriger Erfahrung im öffentlichen Sektor. Gemeinsam entwickeln wir eine maßgeschneiderte Strategie und helfen bei der Auswahl der passenden Technologien. Mit Projekten auf kommunaler, Landes- und Bundesebene bietet Allgeier Public klassische Strategieberatung an, die auch Prozessoptimierung sowie die Begleitung von Rollout-Projekten umfasst. Durch diesen breiten Ansatz stellen wir sicher, dass wir die spezifischen Bedürfnisse jeder Verwaltungsebene berücksichtigen.
Um die digitale Transformation erfolgreich voranzutreiben, ist die Auswahl der richtigen Technologien entscheidend. Robotic Process Automation (RPA) und Cloud-Lösungen bieten sich als hervorragende Einstiegsmöglichkeiten an, da sie schnell und kostengünstig implementiert werden können und sofortige Effizienzsteigerungen ermöglichen. Allgeier Public unterstützt Sie in dieser Phase mit fundierter Beratung und hilft Ihnen, maßgeschneiderte, skalierbare Lösungen zu finden, die Ihre Prozesse digital transformieren.
Als zupackender, agiler IT-Dienstleister mit mehr als 30 Jahren Erfahrung überzeugen wir unsere Kunden mit einer kompetenten und nachhaltigen Beratungsleistung sowie individuellen, ganzheitlichen Services. Wir machen die Mehrwerte einer vernetzten Welt für unsere Kunden nutzbar und stehen als vertrauenswürdiger Full-Service-Partner bei allen Digitalisierungs-Projekten zuverlässig zur Seite – für den öffentlichen Sektor wie auch für die Privatwirtschaft.
Unsere Leistungen im Überblick:
Projektmanagement
Mit unseren Projektmanagern und -managerinnen bleiben Ihre IT-Projekte immer auf Kurs. Durch Erfahrung, Flexibilität und maximaler Transparenz behalten wir Timings und Kosten im Griff.
Managed Services
Outsourcing ist Vertrauenssache. Deswegen können Sie sich auf unsere Managed Services jederzeit verlassen und sich voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Service Desk
Bei Bedarf 24/7 erreichbar, kompetent und immer hilfsbereit. Unsere Support-Agents sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Kunden IT-Services jederzeit so nutzen können, wie sie es sollen.
IT-Infrastruktur
Immer auf der sicheren Seite bei IT- Infrastrukturlösungen. Von der Migration bestehender Systeme mit tausenden Clients bis hin zum bundesweit aufgestellten Field Service haben wir IT-Security und Datenschutz jederzeit im Blick.
Software-Entwicklung
Unser Haus verlässt nur Software, die exakt auf Ihre Bedarfe zugeschnitten ist. Branchenlösungen passen wir so an, dass sie genau Ihren Vorstellungen entsprechen. Vom Funktionsumfang bis zur UX für eine optimale Nutzerfreundlichkeit im Tagesgeschäft.
Cloud Services
Ganz gleich, ob hybride Cloud-Stacks oder Multi-Cloud-Umgebungen, wir begleiten Sie vom On-Premises-Betrieb bis zu Ihrer schlüsselfertigen Cloud-Lösung. Und wenn es darauf ankommt, auch mit völlig neu gedachten Integrationsmodellen.
Allgeier Public
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Telefon: 089/356200
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Allgeier Public stärkt die digitale Infrastruktur der Bundesagentur für Arbeit
Die BA ist mit rund 113.000 Beschäftigten (Stand: 2023) und einem Netz aus 150 Agenturen für Arbeit, 600 Niederlassungen, 300 Jobcentern sowie rund 100 Familienkassen eine der zentralen Institutionen im öffentlichen Dienst. Die komplexen Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Systemverfügbarkeit erfordern einen hochprofessionellen IT-Support, der sowohl den reibungslosen Betrieb als auch die Einhaltung regulatorischer Vorgaben sicherstellt. Mit dem Zuschlag für den UHD der BA wird das Vertrauen in die Expertise und Zuverlässigkeit von Allgeier Public erneut bestätigt.
Unser Erfolg ist Teamarbeit
Dieser Meilenstein ist das Ergebnis des Engagements und der Expertise unseres Teams. Ein besonderer Dank gilt Barbara Schmatz, Christian Wendt, Waqas Meyer, Michael Meyerhoff, Julian Ulbrich, Steffi Plohmann, Aileen Schaible, Kai Simmendinger sowie weiteren engagierten Kolleginnen und Kollegen, die entscheidend zu diesem Erfolg beigetragen haben.
„Unsere langjährige Erfahrung im Expert IT-Service Desk hat den Unterschied gemacht. Die Qualität unserer Dienstleistungen und unsere durchdachten Konzepte haben die BA überzeugt und zeigen einmal mehr, dass wir ein führender Partner für IT-Services im öffentlichen Sektor sind,“ betont Christian Wendt, Director IT Service Desk.
Ausbau in Nürnberg: Regional noch stärker aufgestellt
Durch die Erweiterung unseres Standorts in Nürnberg verstärken wir unsere Kapazitäten und ergänzen unsere etablierten Expert IT-Service Desks in Düsseldorf und Hamburg. So schaffen wir eine noch stärkere Basis, um die anspruchsvollen Anforderungen der BA auf höchstem Niveau zu erfüllen.
„Mit der Erweiterung in Nürnberg bauen wir unsere regionale Präsenz weiter aus und setzen ein klares Zeichen für unsere Partnerschaft mit der BA und unser Engagement für erstklassigen IT-Service“, erklärt Barbara Schmatz, Director Sales.
Zuverlässige IT für die Herausforderungen von morgen
Öffentliche Institutionen wie die Bundesagentur für Arbeit sehen sich heute mit einer Vielzahl dynamischer und zunehmend komplexer Herausforderungen konfrontiert. Regulatorische Vorgaben, wachsende Anforderungen an Sicherheit und der steigende Bedarf an hochverfügbaren, flexibel skalierbaren IT-Systemen bilden die Grundpfeiler einer zukunftsorientierten digitalen Infrastruktur.
Themen wie die Registermodernisierung, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und die Einführung moderner Online-Verfahren sind von großer Bedeutung, um den hohen Ansprüchen einer modernen Verwaltung gerecht zu werden.
Als verlässlicher Partner unserer KundInnen verbinden wir technologische Exzellenz mit tiefgreifender Branchenexpertise und entwickeln Lösungen, die höchsten Anforderungen an Sicherheit, Effizienz und Nachhaltigkeit gerecht werden.
Sie möchten mehr über unsere IT-Services für den öffentlichen Sektor erfahren? Kontaktieren Sie uns und entdecken Sie, wie wir Ihre digitale Infrastruktur mit maßgeschneiderten Lösungen zukunftssicher gestalten.
Als zupackender, agiler IT-Dienstleister mit mehr als 30 Jahren Erfahrung überzeugen wir unsere Kunden mit einer kompetenten und nachhaltigen Beratungsleistung sowie individuellen, ganzheitlichen Services. Wir machen die Mehrwerte einer vernetzten Welt für unsere Kunden nutzbar und stehen als vertrauenswürdiger Full-Service-Partner bei allen Digitalisierungs-Projekten zuverlässig zur Seite – für den öffentlichen Sektor wie auch für die Privatwirtschaft.
Unsere Leistungen im Überblick:
Projektmanagement
Mit unseren Projektmanagern und -managerinnen bleiben Ihre IT-Projekte immer auf Kurs. Durch Erfahrung, Flexibilität und maximaler Transparenz behalten wir Timings und Kosten im Griff.
Managed Services
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Service Desk
Bei Bedarf 24/7 erreichbar, kompetent und immer hilfsbereit. Unsere Support-Agents sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Kunden IT-Services jederzeit so nutzen können, wie sie es sollen.
IT-Infrastruktur
Immer auf der sicheren Seite bei IT- Infrastrukturlösungen. Von der Migration bestehender Systeme mit tausenden Clients bis hin zum bundesweit aufgestellten Field Service haben wir IT-Security und Datenschutz jederzeit im Blick.
Software-Entwicklung
Unser Haus verlässt nur Software, die exakt auf Ihre Bedarfe zugeschnitten ist. Branchenlösungen passen wir so an, dass sie genau Ihren Vorstellungen entsprechen. Vom Funktionsumfang bis zur UX für eine optimale Nutzerfreundlichkeit im Tagesgeschäft.
Cloud Services
Ganz gleich, ob hybride Cloud-Stacks oder Multi-Cloud-Umgebungen, wir begleiten Sie vom On-Premises-Betrieb bis zu Ihrer schlüsselfertigen Cloud-Lösung. Und wenn es darauf ankommt, auch mit völlig neu gedachten Integrationsmodellen.
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Telefon: 089/356200
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