Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung zum Schlanken Büro hat ergeben, dass gut 10 Prozent der Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten in chaotischen Dateiverzeichnissen verschwendet wird. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das vier Stunden – jede Woche, pro Mitarbeiter!

Haben auch Sie in Ihrem Unternehmen Laufwerke, auf denen allein auf der obersten Ordnerebene über hundert Ordner und Dateien abgelegt sind? Wo man gefühlt ewig in dem stets wachsenden Datenberg sucht, bis man fündig wird?

Die Folge des unübersichtlichen Daten-Nudelsalats: Kontrollverlust!

Neben dem steigenden Zeitaufwand und den damit verbundenen Kosten zum Auffinden der richtigen Datei, nimmt die Übersicht ab, die Effizienz im Umgang mit der Dateiablage schwindet und im Ergebnis geht das zu Lasten der Sicherheit.

Deshalb und weil gut zugängliches Wissen ein strategischer Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen ist, sollten Sie für Ordnung auf Ihrem Fileserver sorgen.

Der erste Tipp vorweg: Bereiten Sie sich seelisch darauf vor, sich von 80% ihrer Daten zu verabschieden. Unser Versprechen: Wir sorgen dafür, dass es keinen Trennungsschmerz gibt.

Laut Veritas sind nur noch 15% aller Unternehmensdaten produktive Daten. Während die Anzahl der relevanten Daten gleich bleibt, verdoppelt sich die Datenmenge der redundanten, obsoleten und trivialen (ROT) Daten alle 2 bis 3 Jahre. Seien Sie daher mutig und verabschieden Sie sich von Ihren veralteten Daten, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag nicht benötigen!

Aber keine Angst, sie müssen keinen Datenverlust befürchten, da Sie mit unserer „Exit-Option für Daten“ die obsoleten Daten lediglich aus dem sichtbaren Blickfeld verschwinden lassen, sie jedoch nicht löschen.

Lesetipp: Unser Geschäftsführer, Herr Gomell, erläutert in der FR online das Konzept Data Retention

Gute Regeln für eine übersichtliche Dateiablage

Die Consultants der aikux.com arbeiten seit vielen Jahren auf und mit den Fileservern ihrer Kunden. Dabei haben wir die unterschiedlichsten Konzepte zur Organisation dieser zentralen Dateiablage kennengelernt und auch gesehen, wie diese Konzepte sich im jahrelangen Gebrauch bewährt haben oder eben auch nicht. Fazit: Ein universelles Konzept gibt es wie immer nicht, aber eine Menge vernünftiger Best-Practices, die sich im Einsatz bewährt haben. Diese werden wir Ihnen in Kürze als Whitepaper auf unserer Website zur Verfügung stellen.

Wer sich für gute Regeln zur geordneten Dateiablage interessiert, dem seien an dieser Stelle auch unsere nächsten Webinare zu den Themen „7 gute Gründe, auf dem Fileserver zu bleiben“ und „Data Retention mit migRaven.24/7“ ans Herz gelegt. Anmelden können Sie sich schon jetzt zu den kostenfreien Webinaren unter www.aikux.com/webinare.

Neben einer unübersichtlichen Dateiablage sind jedoch auch insbesondere die großen Datenmengen an sich für den eingangs beschriebenen Kontrollverlust verantwortlich. Zwar kommen täglich neue Dateien auf den Fileserver, doch wie kommen Sie da auch wieder raus?

migRaven.24/7 Data Retention: die Exit-Strategie für Ihre Fileserver Daten

Die Separierung der Daten in einen aktiven und passiven Bereich ist die Aufgabe der Funktion Data Retention in unserer Datenmanagement-Suite migRaven.24/7.

Data Retention erzeugt aus Sicht des Nutzers eine schlanke Verzeichnisstruktur für die effiziente Arbeit mit aktuellen Daten. Alte Ordner und Dateien verschwinden aus dem Sichtfeld, bleiben aber mit einem Klick erreichbar. Über ein Data Owner Web Interface können Mitarbeiter selbstständig Aufräumprozesse anstoßen oder Bereiche markieren, welche über eine Aufbewahrungsrichtlinie automatisch sauber gehalten werden sollen.

Die Vorteile der „Exit-Option für Daten“ liegen auf der Hand: Die Fachbereiche können sich selbstständig Überblick verschaffen und agieren. Durch die übersichtlichere Struktur steigen auch die Zufriedenheit und Effektivität der Mitarbeiter, die Speicherkosten können durch die Lagerung der passiven Daten auf einem anderen Storage gesenkt werden und auch die Sicherheit wird erhöht. Denn: Weniger Verzeichnisse bei einer gleichzeitig flacheren Struktur bedeutet mehr Überblick und somit mehr Sicherheit.

Sie wollen mehr über migRaven.24/7 Data Retention erfahren?

Unter folgenden Links erfahren Sie alles zur Datenmanagement-Suite migRaven und die Funktion Data Retention.

https://www.migraven.com/

https://www.migraven.com/loesungen/data-retention/

https://www.migraven.com/webinare/