Unsere Datenmanagement-Suite migRaven.24/7 kann mit der Funktion Data Retention zwar schnell und zuverlässig Ihre obsoleten Daten aus dem Blickfeld verschwinden lassen, jedoch können auch Sie bereits zur besseren Übersichtlichkeit auf Ihrem Fileserver beitragen, wenn Sie sich an ein paar Grundregeln halten und Ihre Mitarbeiter darauf verpflichten.

Klare Regeln zur Dateiablage vereinfachen das Ablegen und Auffinden der Daten

Die Consultants der aikux.com arbeiten seit vielen Jahren auf und mit den Fileservern ihrer Kunden. Dabei haben wir die unterschiedlichsten Konzepte zur Organisation dieser zentralen Dateiablage kennengelernt und auch gesehen, wie diese Konzepte sich im jahrelangen Gebrauch bewährt haben oder eben auch nicht.

Fazit: Ein universelles Konzept für eine gut organisierte Dateiablage gibt es wie immer nicht, aber eine Menge vernünftiger Best-Practices, die sich im Einsatz bewährt haben und die wir für Sie auch in unserem neuesten Whitepaper unter https://www.aikux.com/services/whitepapers/ zur Verfügung stellen.

Einige wichtige Punkte aus unserem Whitepaper wollen wir schon an dieser Stelle für Sie zusammenfassen.

Vereinfachung der Ordnerstruktur schafft Übersicht und verkürzt Klickwege

Ein guter erster Schritt ist es, mehr Ordnung in die Ordnerstruktur zu schaffen: Dateien sollten zur besseren Übersichtlichkeit in flachen Strukturen vorliegen, die auch nur die Daten enthalten, die für die tägliche Arbeit notwendig sind.

Optimal ist eine Ordnerstruktur mit 3 Ebenen, auf jeder Ebene sollten wiederum maximal 10 – 20 Ordner liegen, um die Übersicht zu bewahren. Leere Ordner können sofort gelöscht werden. Eine verständliche Namensgebung bei Ordnern ist selbstredend empfehlenswert.

Übersichtlich, nachvollziehbar und schnell sind die obersten Ziele bei der Ordnerstruktur.

Abteilungsverzeichnisse, Projektverzeichnisse, Prozessverzeichnisse: Was kommt wohin? 

Insbesondere Mitarbeiter in Unternehmen mit großer IT-Infrastruktur sind daran gewöhnt, dass es verschiedene Verzeichnisse auf ihrem Laufwerk gibt. Bei dem ein oder anderen stellt sich da schon einmal die Frage, in welches Verzeichnis ein neues Dokument abgelegt werden muss.

Verzeichnisse werden optimalerweise mit dem Fokus auf die Arbeit in Abteilungen, Projekten, Prozessen und Produkten angelegt. In diesen Ordnern sollten nur so genannte „öffentliche Daten“ abgelegt werden, welche der Zusammenarbeit im Unternehmen dienen und auf die jeder mit entsprechender Berechtigung zugreifen soll.

Typische Laufwerke sind Abteilungs- und Projektverzeichnisse, jeder Mitarbeiter hat aber auch ein Homeverzeichnis für die Ablage seiner persönlichen Daten (nicht zu verwechseln mit privaten Daten).

Wie benennt man eine Datei am besten?

Auch zur Dateibenennung gibt es einige Ratschläge, wie beispielsweise auf eine kurze und prägnante Namensgebung ohne Leerzeichen und Umlaute zu achten, sowie ein Datumskürzel vorneweg zu benutzen, damit die Dateien automatisch sortiert sind.

Wenn unterschiedliche User mit einer Datei arbeiten, ist es ratsam, die Änderungen mit einer fortlaufenden Versionierung im Dateinamen zu kennzeichnen. Beispielsweise am Ende des Dateinamens mit „_v1“, „_v2“, etc. Dadurch wird vermieden, dass mit einer falschen Dateiversion gearbeitet wird. Nicht benötigte Dateiversionen sollten gelöscht werden. Unbedingt zu vermeiden ist eine Versionskennzeichnung mit „neu“ oder „alt“. Nur die letzte, endgültige Version sollte mit „final“ gekennzeichnet werden.

Gute Gründe auf dem Fileserver zu bleiben im aikux.com Webinar am Montag, den 13. Mai

Wer sich neben Regeln zur geordneten Dateiablage auch insgesamt für die effiziente Arbeit auf dem Fileserver interessiert, dem sei an dieser Stelle auch unser nächstes Webinar zu dem Thema „7 gute Gründe, auf dem Fileserver zu bleiben“ am Montag, 13.05. um 14:30 Uhr empfohlen. Die Webinaragenda und kostenlose Anmeldung finden Sie unter www.aikux.com/webinare.