TravelXpense 3.9 mit erweitertem Datenimport – Dateneingabe demnächst auch per App möglich
TravelXpense 3.9 enthält einen Import für Reisekostenpositionen, mit dem es nun möglich ist, Reisedaten aus Textdateien zu importieren und daraus neue Abrechnungen zu erzeugen. Die reisenden Mitarbeiter werden hierdurch spürbar entlastet, weil sie diese Daten nicht mehr selbst eingeben müssen. Ist beispielsweise bereits ein Zeiterfassungssystem für Außendienstmitarbeiter im Einsatz, kann die Buchhaltung eine daraus ausgeleitete Text-Datei direkt nach TravelXpense importieren. Über die eindeutige Zuordnung, z.B. per Personalnummer, werden in TravelXpense dann die entsprechenden Reisekostenpositionen automatisch erzeugt.
TravelXpense bietet ab Version 3.9 die Möglichkeit, im Bereich der Spesen individuelle Betriebsvereinbarungen abzubilden, die vom deutschen Reisekostenrecht abweichen. Es können nun auch konkrete Angaben zum An-/Abreisetage und zur Übernachtung getätigt werden. Der Spesen-Import wurde um diese individuell konfigurierbaren Länderpauschalen erweitert.
Ein weiterer Schwerpunkt bei TravelXpense 3.9. liegt im Bereich „Bewirtungskosten“: Sowohl die Eingabe als auch die Weiterbearbeitung von Bewirtungskosten gehen nun deutlich leichter von der Hand. Unternehmen können nun bestimmte Anlässe definieren, die dann als Auswahlliste konfiguriert werden, um dem Benutzer die Eingabe zu erleichtern. Auch die Möglichkeit, über vorkonfigurierte Anlässe bestimmte Teilnehmergruppen zur Pflichtangabe zu machen, unterstützt den Anwender beim korrekten Ausfüllen des Formulars.
Über die Konfiguration der Bewirtungskosten kann nun auch vorgeben werden, ob sich der Mitarbeiter, dem die Abrechnung zugeordnet ist, auch als Teilnehmer eintragen muss. Hat ein Mitarbeiter versehentlich Kosten als Bewirtungskostenabrechnung eingereicht, die nach dem Reisekostenrecht jedoch als Auslage gelten, hat die Buchhaltung nun die Möglichkeit, dies umzuwandeln, ohne dass der Mitarbeiter die Daten noch einmal neu eingeben muss.
Zum Endes des ersten Quartals 2018 wird acceptIT die TravelXpense App vorstellen, mit der Reisekosten, Auslagen und Belege dann auch per Smartphone oder Tablet in das System eingegeben werden können. Alle für die Eingabe benötigten Daten (Projekte, Belegarten, Pauschalen etc.) werden aus der TravelXpense Installation in die App übertragen. Die erfassten Daten können in bestehende Abrechnungen zu dem Monat hinzugefügt oder in einer neuen Abrechnung hinterlegt werden. Die TravelXpense App speichert die eingebebenen Daten lokal auf dem Gerät. Die Übertragung an die TravelXpense Installation stößt jeder Benutzer individuell per Knopfdruck an.
acceptIT entwickelt maßgeschneiderte, prozessoptimierte Software-Lösungen für die strategischen Unternehmensbereiche Kommunikation, Information und Prozesse.
Die Schwerpunkte sind Prozess- und Workflow-Management, Software für Geschäftsanwendungen (z. B. CRM, Reisekostenmanagement, Social Business Solutions, Cloud-Solutions), E-Mail-Management, die Entwicklung von individuellen IT-Anwendungen sowie Supportdienstleistungen für bzw. der Betrieb von IBM Domino Infrastrukturen.
Als IBM Gold Business Partner ist acceptIT spezialisiert auf IBM Collaboration Solutions. In diesem Umfeld bietet acceptIT eine umfassende Beratungs-, Planungs-, Implementierungs- und Schulungs-Kompetenz, insbesondere auch für Anwendungen rund um IBM Connections bzw. IBM Connections Cloud.
Die acceptIT GmbH mit Sitz in Paderborn betreut als IBM Gold Business Partner mittelständische Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
acceptIT GmbH
Klingenderstraße 22
33100 Paderborn
Telefon: +49 (5251) 69398-0
Telefax: +49 (5251) 69398-23
http://www.accept-IT.de
Marketing Manager
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E-Mail: mrottschaefer@accept-it.de
acceptIT Contacter macht CRM-Daten bei LIQUI MOLY mobil
Mit rund 4000 Artikeln bietet LIQUI MOLY ein breites Sortiment an Automotiv-Chemie: Motorenöle und Additive, Fette und Pasten, Sprays und Autopflege, Klebe- und Dichtstoffe. Für die tägliche Arbeit benötigen rund 140 LIQUI MOLY Vertriebsmitarbeiter Kundendaten aus dem CRM-System, eine Individualentwicklung auf Basis von IBM Notes/Domino. Doch wenn der LIQUI MOLY Außendienst Kundeninformationen aus dem CRM-System auf dem Smartphone nutzen wollte, war das bis dato eine umständliche Angelegenheit, und einige wichtige Kundeninformationen konnten mobil gar nicht zur Verfügung gestellt werden.
Zwar hat LIQUI MOLY bereits beschlossen, eine neue mobile CRM-Lösung unternehmensübergreifend einzuführen. Doch die Zwischenzeit sollte mit einer intuitiv bedienbaren, performanten und kostengünstigen Übergangslösung überbrückt werden. Schnell kristallisierte sich die SmartApp acceptIT Contacter als ideale Lösung heraus.
Der acceptIT Contacter wurde „reibunglos“ und in enger Abstimmung zwischen der CRM-Entwicklung, der Administration und der acceptIT-Entwicklung eingeführt und konnte schnell an die firmenspezifischen Anforderungen angepasst werden.
Mit der Einführung des acceptIT Contacter konnte LIQUI MOLY nicht nur eine spürbare Arbeitserleichterung im Vertrieb erzielen, sondern gleichzeitig auch die Administration deutlich entlasten. „Mit dem acceptIT Contacter haben das umständliche manuelle Kopieren und der Wildwuchs an parallelen, individuellen Adresstöpfen endlich ein Ende gefunden," umreißt Niclas Kneer, Leiter Innendienst Vertrieb LIQUI MOLY GmbH, die Vorteile der App.
Der acceptIT Contacter muss – wie jede andere App auch – nur auf dem mobilen Endgerät installiert werden. Nach Eingabe der erforderlichen Zugangsdaten startet per Klick die Erstbefüllung, d.h. die App „zieht“ dann alle Informationen aus dem CRM-System auf das Gerät. Nach einem bestimmten, frei wählbaren Zeitraum (vorgegeben sind 14 Tage) wird der Benutzer daran erinnert, die Daten zu synchronisieren. Auch hierfür ist lediglich ein Klick erforderlich.
Ergänzend zu den Adress- und Kontaktdaten stellt der acceptIT Contacter wichtige Zusatzinformationen bereit. Außerdem ist eine Funktion zur Kontakt-Weiterleitung enthalten, die speziell für LIQUI MOLY realisiert wurde. Als sehr hilfreich stellt sich die integrierte Umkreissuche heraus, die mit einem Klick anzeigt, welche Kunden in der Nähe sind.
„acceptIT Contacter ist ein handliches Tool zur flexiblen Kontakt-Koordination, das für einen schnelleren, reibungslosen Informationsfluss sorgt,“ resümiert Niclas Kneer, Leiter Innendienst Vertrieb, die Vorteile für LIQUI MOLY.
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Die Schwerpunkte sind Prozess- und Workflow-Management, Software für Geschäftsanwendungen (z. B. CRM, Reisekostenmanagement, Social Business Solutions, Cloud-Solutions), E-Mail-Management, die Entwicklung von individuellen IT-Anwendungen sowie Supportdienstleistungen und den Betrieb von IBM Domino Infrastrukturen.
Als IBM Gold Business Partner ist acceptIT spezialisiert auf IBM Collaboration Solutions. In diesem Umfeld bietet acceptIT eine umfassende Beratungs-, Planungs-, Implementierungs- und Schulungs-Kompetenz, insbesondere auch für Anwendungen rund um IBM Connections bzw. IBM Connections Cloud.
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TravelXpense löst bei Brückner Trockentechnik etablierte Reisekostenabrechnung ab
Was macht man, wenn Anwender mit einer Software eigentlich zufrieden sind, die Anwendung in der Wartung aber immer teurer wird, und sogar ein Supportende angekündigt wird?
Bei Brückner Trockentechnik entschied man sich vor diesem Hintergrund zur Einführung einer neuen Software zur Reisekostenabrechnung. "Als weltweit aktiver Systemlieferant für Textilmaschinen ist uns eine anwenderfreundliche Software für Reiseplanung und Reisekostenverwaltung sehr wichtig" so die bei Brückner Trockentechnik mit der die Reisekostenabrechnung betraute Anwendungsprogrammiererin Marga Schneider.
Die Wahl fiel auf TravelXpense des Paderborner Unternehmens acceptIT. Denn TravelXpense ist sehr ähnlich in der Handhabung, weist ein gutes Preis-/ Leistungsverhältnis aus und wird zuverlässig weiterentwickelt und kontinuierlich an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst.
Positiv auf das Konto der Paderborner Software ging außerdem eine mehrwöchige Teststellung, die acceptIT kostenlos zur Verfügung gestellt hatte. So konnte die IT der Brückner Trockentechnik die neue Reisekostensoftware ohne Zeitdruck intensiv auf Herz und Nieren prüfen, eventuelle Aufwände zur Einführung und Anpassung exakt abschätzen und schließlich grünes Licht für die Einführung geben. Die Einführung von TravelXpense verlief dementsprechend schnell und reibungslos.
TravelXpense war der alten Anwendung so ähnlich, dass Brückner Trockentechnik auf externe Schulungen verzichtete. Die Mitarbeiter mit hoher Reisetätigkeit hatten sich umgehend auf das neue Tool eingestellt, und auch bei den seltener reisenden Mitarbeitern waren die anfänglichen Berührungsängste schließlich schnell abgebaut.
acceptIT ist Anbieter von Dienstleistungen und Software-Produkten für Kommunikation (intern und extern), Wissensmanagement und Social Collaboration. acceptIT unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation mit On-Premises-, Cloud- oder auch hybriden Anwendungen.
Im Sinne zukunftsfähiger Kunden-Lösungen beschäftigt sich acceptIT intensiv mit der Anwendung neuster Technologien. Aktuell stehen dabei die Entwicklung von smartApps und die Integration von Cognitive Computing im Fokus.
Geschäftsführer der in Paderborn ansässigen acceptIT GmbH ist Stefan Lage.
acceptIT GmbH
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33100 Paderborn
Telefon: +49 (5251) 69398-0
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acceptIT Cobuddy – smarte App mit IBM Watson Services
acceptIT beschäftigt sich intensiv mit der Integration von kognitiven Komponenten in Geschäftsanwendungen: Bereits Mitte 2016 hatte acceptIT einen Watson-Assistenten in der firmeninternen Rechnungsdatenbank in Betrieb genommen und zuvor mehrere Prototypen entwickelt.
Ein Kollege, den sich wohl jeder wünscht
Wer wünscht ihn sich nicht, den Kollegen, den man fragt, weil man weiß, dass er es weiß. Der etwas besser kann als man selbst, ohne dass man kribbelig wird. Der immer Zeit hat und nie genervt ist und und und… Spätestens bei dem Punkt "immer Zeit haben" steigen Sie aus. Es sei denn, wir reden von einem Cognitive Buddy (Cobuddy), eine Geschäftsanwendung mit kognitiven Fähigkeiten: dem acceptIT Cobuddy.
acceptIT Cobuddy ist gespickt mit kognitiven IBM Watson Services und lädt dazu ein, ganz einfach und intuitiv selbst auszuprobieren, wie sich eine mobile Geschäftsanwendung mit kognitiven Komponenten anfühlt, wie sie sich bedienen und einsetzen lässt. Mit Cobuddy zeigt acceptIT beispielhaft, wie sich Standard IBM Watson Services, zum Beispiel Bilderkennung, Textanalyse, Sprachausgabe, in Business Apps einbinden lassen.
Services nutzen, Datenhoheit behalten
Manche der IBM Watson Services mögen auf den ersten Blick wie ein „alter Hut“ erscheinen, kennt man sie doch als frei verfügbar über Google und Co. Der wesentliche Unterschied für Unternehmen stellt bei den in Business-Applikationen integrierbaren Watson Services die Datenhoheit dar: die Daten verlassen den Unternehmensbereich nicht und sind daher vor fremden Zugriff sicher. Einige Services werden bereits im deutschen Rechenzentrum in Frankfurt zur Verfügung gestellt, wie z.B. Text-to-Speech, weitere werden folgen.
Die in der App verwendeten IBM Watson Services werden über die Cloud-Plattform (PaaS) IBM Bluemix zur Verfügung gestellt. IBM Bluemix stellt aktuell über 120 Cloud-Services – unter anderem für Mobilgeräte, Internet der Dinge (Internet of Things, IoT) und IBM Watson – bereit. Eine Abrechnung der Bluemix-Services erfolgt meist per API-Aufruf oder per Nutzung (Pay-per-use). Endkunden können Bluemix-Kontigente über IBM Business Partner erwerben. Entwickler erhalten über IBM Bluemix einen sofortigen Zugriff auf die Rechenkapazität und Services, die sie benötigen.
Das steckt drin in acceptIT Cobuddy:
In acceptIT Cobuddy wurden expemplarisch fünf Services integriert: die Bild-/Gesichtserkennung (IBM Watson Visual Recognition Service), Wetterdaten inkl. 48 Stunden Vorhersage (IBM Watson Insights for Weather), die Sprachausgabe für Texte (IBM Watson Text to Speech Service), die Tweetsuche (IBM Watson Insights for Twitter) und die Textanalyse, z. B. zur automatischen Verschlagwortung (IBM Watson Natural Language Understanding). Es handelt sich dabei um die die kostenlosen Basis-Varianten, die nur einen Teil des umfangreichen IBM Angebots abdecken. IBM verbessert und erweitert diese Services kontinuierlich. Die Integration von Services hat daher einen großen Vorteil: jede Optimierung wird sofort in allen Anwendungen produktiv, so dass eine kontinuierliche Verbesserung unmittelbar und ohne Änderung in der Applikation gegeben ist.
IBM Watson Services mit App zum Ausprobieren!
IBM Watson Services gehen auch mit App – es kann jetzt kostenlos und unverbindlich ausprobiert werden. acceptIT Cobuddy steht in den entprechenden Stores kostenlos für Smartphone oder Tablet zur Verfügung. Zur Nutzung ist eine Registrierung erforderlich, sowie ein IBM Bluemix-Konto.
acceptIT entwickelt maßgeschneiderte, prozessoptimierte Software-Lösungen für die strategischen Unternehmensbereiche Kommunikation, Information und Prozesse.
Die Schwerpunkte sind Prozess- und Workflow-Management, Software für Geschäftsanwendungen (z. B. CRM, Reisekostenmanagement, Social Business Solutions, Cloud-Solutions), E-Mail-Management, die Entwicklung von individuellen IT-Anwendungen sowie Supportdienstleistungen für bzw. der Betrieb von IBM Domino Infrastrukturen.
Als IBM Gold Business Partner ist acceptIT spezialisiert auf IBM Collaboration Solutions. In diesem Umfeld bietet acceptIT eine umfassende Beratungs-, Planungs-, Implementierungs- und Schulungs-Kompetenz, insbesondere auch für Anwendungen rund um IBM Connections bzw. IBM Connections Cloud.
Die acceptIT GmbH mit Sitz in Paderborn betreut als IBM Gold Business Partner mittelständische Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
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Gesamtmetall optimiert E-Mail-Ablage
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) war bei Gesamtmetall bereits seit Jahren im Einsatz. Doch mit dem Support der vorhandenen Lösung war Gesamtmetall IT-Leiter Werner Meyer zu Ermgassen zunehmend unzufrieden. Weitere Kritikpunkte waren die mangelnde Flexibilität des Systems sowie fehlende Möglichkeiten zur Abbildung ganzer Vorgänge.
Das neue System sollte nicht nur ein leichteres Handling der abgelegten E-Mails und klarere Ablage-Informationen bieten, sondern auch im Preis-/Leistungsverhältnis punkten. Schnell war der SWING PDF Converter als passende Lösung gefunden und das System für die Key-User eingeführt.
Umwandeln und Archivieren
Der SWING PDF Converter kann E-Mails (und anderere IBM Domino Dokumente) in PDFs umwandeln und leitet sie direkt in ein Datei-System oder Archiv.
Die Bedienung des PDF Converter ist denkbar einfach. Direkt über ein PDF-Symbol in der IBM Notes Symbolleiste kann die Konvertierung gestartet werden. Dabei kann in einem Schritt eine einzelne E-Mail, mehrere E-Mails oder sogar ganze Ordner auf einmal ausgewählt und konvertiert werden, wahlweise in einzelne PDF-Dateien oder in eine umfassende PDF-Datei.
Bereits in der Einführungsphase zeigten sich alle Beteiligten so zufrieden mit dem PDF Converter, dass man die Lizenz aufstockte, um allen 50 Mitarbeitern das Arbeiten mit der neuen Lösung zu ermöglichen. IT-Leiter Werner Meyer zu Ermgassen ist mit dem PDF Converter sehr zufrieden: „Nicht oft kommen Mitarbeiter bei mir vorbei und loben ein Produkt, so wie hier…“
"Mit dem SWING PDF Converter ist die E-Mail-Ablage deutlich transparenter und flexibler geworden. Bereits in der Einführungsphase waren alle Mitarbeiter sehr zufrieden." Werner Meyer zu Ermgassen, Leiter Informations- und Kommunikationstechnik Gesamtmetall
acceptIT ist Partner von SWING SOFTWARE und offizieller Händler für SWING PDF Converter.
acceptIT entwickelt maßgeschneiderte, prozessoptimierte Software-Lösungen für die strategischen Unternehmensbereiche Kommunikation, Information und Prozesse.
Die Schwerpunkte sind Prozess- und Workflow-Management, Software für Geschäftsanwendungen (z. B. CRM, Reisekostenmanagement, Social Business Solutions, Cloud-Solutions), E-Mail-Management, die Entwicklung von individuellen IT-Anwendungen sowie Supportdienstleistungen für bzw. der Betrieb von IBM Domino Infrastrukturen.
Als IBM Gold Business Partner und Experter für Collaborative Solutions bietet acceptIT eine umfassende Beratungs-, Planungs-, Implementierungs- und Schulungs-Kompetenz, insbesondere auch für Anwendungen rund um IBM Connections bzw. IBM Connections Cloud.
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acceptIT Crawler postet Infos bei Gesamtmetall
Um Mitarbeiter und Verbandsmitglieder mit aktuellen Informationen zu versorgen und die Zusammenarbeit zu verbessern, hatte der Arbeitgeberverband die Collaboration Software IBM Connections eingeführt. Obwohl den Anwendern die Vorzüge der neuen Lösung klar waren, ließ die Akzeptanz zu wünschen übrig. Dies konnte mit acceptIT Crawler nun deutlich verbessert werden.
Der Arbeitgeberverband Gesamtmetall stellt Mitarbeiten und Verbands-Mitgliedern wichtige Informationen in Blogs und Foren von IBM Connections zentral und topaktuell zur Verfügung. Trotzdem reagierten die Mitarbeiter zurückhaltend. Zum einen sei das Veröffentlichen von Informationen (beispielsweise aus iOS-Anwendungen, Web-Sites oder Diensten wie Google Alert) zu kompliziert. Zum anderen wurde der Informationsgehalt der Anwendung als zu dünn empfunden.
Mit acceptIT Crawler hat Gesamtmetall diesen „Teufelskreis“ aus „wäre es einfacher, würde ich mehr Informationen veröffentlichen“ und „wären mehr Informationen veröffentlicht, würde ich es mehr nutzen“ jetzt durchbrochen.
acceptIT Crawler bietet vielfältige Möglichkeiten, um Informationen aus vorhandenen IBM Notes-/Domino-Anwendungen direkt in Blogs, Foren oder in den Activity Streams von IBM Connections zu posten. Bei Gesamtmetall überzeugte das Tool durch seine Funktionalität und sein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Bei Gesamtmetall entschied man sich für die ebenso einfache wie effektive Nutzung von E-Mail-Konten. Das hat den Vorteil, dass die Benutzer eine wohlvertraute Anwendung – das E-Mail-Programm – nutzen können, um IBM Connections mit wichtigen Informationen schnell zu befüllen.
Für den Administrator ist der Aufwand ebenfalls denkbar gering: Er muss lediglich entsprechende Postfächer anlegen und den acceptIT Crawler so konfigurieren, dass er die gesendeten Informationen in den entsprechend vordefinierten Ort in IBM Connections veröffentlicht. Dabei kann acceptIT Crawler zum Beispiel zusätzlich auch nach Absender oder Betreff der E-Mail differenzieren.
Aktuell arbeiten bei Gesamtmetall rund 30 Personen mit IBM Connections und dem acceptIT Crawler.
Werner Meyer zu Ermgassen, Leiter Informations- und Kommunikationstechnik bei Gesamtmetall, sieht eine höhere Akeptanz bei den Anwendern und zeigt sich mit den bisherigen Ergebnissen zufrieden. Sehr positiv bewertet er auch die Zusammenarbeit mit acceptIT und hebt den „völlig problemlosen“ Support, die sehr freundliche Art und die gute Erreichbarkeit der Mitarbeiter hervor.
Gesamtmetall über acceptIT Crawler: "Der Einsatz von acceptIT Crawler hat die Veröffentlichung von Informationen in den Blogs und Foren von IBM Connections deutlich vereinfacht und die Akzeptanz der Benutzer spürbar verbessert." Werner Meyer zu Ermgassen (Leiter Informations- und Kommunikationstechnik Gesamtmetall)
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Als IBM Gold Business Partner ist acceptIT spezialisiert auf IBM Collaboration Solutions. In diesem Umfeld bietet acceptIT eine umfassende Beratungs-, Planungs-, Implementierungs- und Schulungs-Kompetenz, insbesondere auch für Anwendungen rund um IBM Connections bzw. IBM Connections Cloud.
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TravelXpense 3.8 ab sofort verfügbar
Die selbständige Konfiguration von Datenexporten ist für TravelXpense-Kunden längst eine Selbstverständlichkeit. Schließlich optimiert die acceptIT Reisekostensoftware den Abrechnungsprozess abteilungsübergreifend und stellt die Abrechnungsdaten optimal für das jeweils eingesetzte Buchhaltungssystem zur Verfügung.
Ergänzt wurde der individuelle Datenexport nun durch Ausführungsroutinen, die den Export automatisch ausführen, zum Beispiel täglich, wöchentlich oder am Ende des Monats. Außerdem erlaubt es TravelXpense 3.8 projektspezifisch Exporte zu konfigurieren, die nur Angaben zu einem bestimmten Projekt beinhalten. Somit können die einzelnen Kostenarten zu einem bestimmten Projekt ausgewertet und gegebenenfalls einfacher weiterberechnet werden.
Auch die Darstellung der individuellen Exporte in den Export-Ansichten wurde bei TravelXpense 3.8 verbessert.
TravelXpense 3.8 kann nun auch eine vorhandene Fuhrparkverwaltung besser unterstützen. Wenn ein Reiseantrag genehmigt wird, in dem ein Firmenfahrzeug ausgewählt wurde, verschickt das neue Release jetzt automatisch eine entsprechende Meldung an das Fuhrparkmanagement. Dies ist ganz einfach im Setup-Dokument hinterlegt. Weitere Features wurden für einen optimierten Abrechnungs-Workflow angepasst.
Auch das neue Release von acceptIT TravelXpense steht konsequent dafür, individuelle Kundenbedürfnisse mit Softwarestandard in Einklang zu bringen. So bleibt jede individuell konfigurierte TravelXpense-Anwendung voll upgrade-fähig. Sichergestellt wird hierdurch auch, dass stets nach aktuellen Pauschalen und steuerlichen Vorschriften abgerechnet wird – und das ohne zusätzlichen Programmieraufwand beim Kunden.
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