Effizienter zusammenarbeiten: Kollaboration im Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinaus

„Was bei der Zusammenarbeit heute am meisten nervt? Das Suchen in den Emails!“. Wer selbst schon einmal diesen Leidensdruck verspürte, weiß dass es Zeit ist etwas zu ändern. „Kollaboration“ ist dazu der passende Schlüsselbegriff. Viele unterschiedliche Messaging Dienste bis zu auftragsbezogene prozessorientierte Programme sind dazu bereits auf dem Markt und immer noch werden es mehr. Wer sich damit beschäftigt findet sehr schnell rein cloudbasierte Angebote wie Slack, Confluence, Asana, Trello, Basecamp (um um einige zu nennen) oder auch PC/Mac Programme wie OneNote oder Younox, die Daten teilweise im eigenen Netzwerk speichern können und zusätzlich über die Cloud sichern, austauschen und organisieren. Doch mit Software ist es noch nicht getan …

Kollaborationskultur als Schlüsselfaktor

Warum soll sie eingesetzt werden und wie soll damit gearbeitet werden? Ein in der Organisation eingesetztes Kollaboration-Programme verbindet Personen, die räumlich voneinander entfernt sind, so dass eine Zusammenarbeit in Form bestimmter Funktionen ermöglicht. Diese können eine verbindliche Auftragsbearbeitung sein, gemeinsame strukturierte Projektarbeit abbilden oder als unternehmensinterner Wissensspeicher und zum Gedankenaustausch (Chat) genutzt werden.

Sich Zeit zu nehmen und eine fundierte Beratung bei der richtige Softwareauswahl anzunehmen, ist von unschätzbarem Vorteil. Denn die Frage heißt, welche Software passt zum Unternehmen? Dazu wird hinterfragt werden müssen, was verbindliche, aufgaben- und prozessorientierte Zusammenarbeit für das Unternehmen beinhalten muss. Denn der weitaus wichtigere Punkt bei allen Kooperations- und Kommunikationsinstrumenten besteht darin, dass sie in die Unternehmenskultur passen. Leidvolle Erfahrungen mit der Einführung von Software hat wohl schon jeder getan. Nur ein neues Softwaretool installieren und anzuweisen, dass diese anstelle von E-Mail verwendet werden soll, funktioniert nicht. Selbst eine Schulung ist kein Garant effektiver Arbeit. Um ein Kollaboration-Tool erfolgreich einsetzen zu können, sind die alltäglichen Prozesse zu hinterfragen und alle wichtigen Akteure des Team müssen motiviert werden. Die Vorteile der neuen Arbeitsweise müssen klar erkannt werden, die Basis der Zusammenarbeit vereinbart sein und so der Einsatz der Kollaborationssoftware zur Unternehmens- und Arbeitskultur werden – wie es einst bei der Email der Fall war.

Die Vorteile der Kollaboration über das Internet

Wenn Einführung und Umsetzung vollzogen ist und die Arbeitsweise gelernt und akzeptiert wurde, wird das Unternehmen deutlich flexibler und sich schnell verändernden Herausforderungen stellen können. Kommunikation, die Kooperation und die Koordination der Ressourcen stehen im Mittelpunkt. In Worte ausgedrückt bedeutet das:

• Service ID und referenzierte Inhalte für alle Vorgänge
• Genau adressiert Aufträge mit selbstbestimmten Prozessstrukturen
• Vertragliche Grundlagen und Informationen sind sofort greifbar (Aufgabe / Auftrag)
• Eigene Position und Aufgabe werden sofort sichtbar (Auftraggeber, Dienstleister, Nutznießer)
• Zeitachse, nachvollziehbarer Status für Abrechnung und eine spätere Auswertung
• Prozessgebunden, skalierbar arbeiten und zu gesicherten Arbeitsergebnissen kommen
• Garantiert eindeutig und verfälschungssicher

Kollaborations-Anwendung – Formen der Zusammenarbeit

Zusammenarbeit kennt jeder. Der Handwerker, der einen Auftrag für einen Kunden ausführt, der Kaufmann, der für einen Kunden oder Mitarbeiter seines Unternehmens Aufträge vergibt, Absprachen tätigt und Ergebnisse kontrolliert. Doch auch das Entwicklerteam mit rein internen Prozessen, die eigene Buchhaltung, die dem Steuerbüro Unterlagen sendet, der niedergelassene Arzt, der seinen Patienten zum Spezialisten überweist und die Ergebnisse schnell und sicher zurückbekommen will und viele, die einen Tisch im Restaurant oder Karten im Theater bestellen. Alles sind Formen von Zusammenarbeit, Austausch und Beauftragung. Mit der gezielten Nutzung des Internets wurden die Möglichkeiten immer breiter. Leider wuchs auch die Anzahl an Tools, Plattformen und mit ihr die Vielzahl der Bedienungsvarianten.

Verbindlichkeit im Verhältnis zueinander ist in einem Unternehmen von nur fünf oder sechs Personen jedoch genauso wichtig, wie in einer großen Organisation mit hoher Fluktuation.

Eine All-in-One Lösung oder begrenzt auf einen definierten Arbeitsprozess

Es gibt unterschiedliche Qualitäten der selbst- und fremdbestimmten Zusammenarbeit. Doch welche Dimensionen des kollegialen Miteinanders gilt es für das Unternehmen zu planen und zu regeln? Neben Urlaub, Arbeitserlös und Parkplatz vor dem Haus, sind hier die wichtigsten
Planungen und Kollaborationen aufgelistet.

• Arbeitsabläufe und Ressourcenbereitstellung
• Interne Arbeitsplanung im Bezug auf Kundenaufträge und Budget
• Bereichsübergreifendes Arbeiten, Zeiterfassung und Abrechnung
• Wissensbasierte Forschung und Entwicklung (F&E)
• Umgang mit skalierenden Volumen (nicht planbare Zu- bzw. Abnahme der Auftragsmenge)
• Nach Extern vermittelte Aufträge
• Einkauf von Ressourcen und Verbrauchsmitteln
• Zusammenarbeit von Buchhaltung, Lohn- und Steuerbüro
• Interne Kommunikation, Belehrungen sowie Aus- und Weiterbildung

Zu Beginn heißt es die Prozesse aufzunehmen und sie zu bewerten. Dabei hilft der externe darauf spezialisierte Berater. Er kann mit zeitgemäßen Beispielen und Kenngrößen entsprechende Lösungsvorschläge erarbeiten und umzusetzen helfen.

Wie man genau startet und welches die richtige Lösung für eine Organisation in KMU und Kommune sein kann, berät z.B. Ralf Hasford. Seine Herangehensweise beschreibt er wie folgt: „Lösungsorientiert und auf den nachhaltigen Unternehmenserfolg fokussiert, werden die Anforderungen mit dem Unternehmensinhaber bzw. Unternehmensleitung besprochen, die Prozesse erfasst und bewertet. Dann wird die richtige Software gewählt und mit allen Beteiligten die Einführung umgesetzt und der Einsatz in den Alltag begleitet.“