Optimierte Dokumentenverarbeitung und –archivierung in SAP mit inPuncto-Software bei einem deutschen Automobilzulieferer

Seitdem wurden von inPuncto verschiedene SAP-Add-ons in das bereits vorhandene SAP-System implementiert und so der Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess beim Kunden automatisiert. Darüber hinaus wurden mit inPuncto-Lösungen das Scannen, Archivieren, sowie der Rechnungsworkflow von Lieferantenrechnungen und deren Anhänge realisiert.

Software-Komponente und Implementierungsphasen des SAP-Projektes

Insgesamt bestand das Projekt aus vier Phasen, in welchen inPuncto jeweils ein weiteres Szenario umgesetzt hat. In der ersten und zweiten Projektphase wurden das Workflow-management-Tool biz²DocumentControl, die Scanner Software biz²Scanner, der Post-eingangs-Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer, biz²WebServer installiert, um den Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess zu automatisieren.

inPuncto Kunde erhält täglich zahlreiche Rechnungen (z.B. Frachtbriefe, Lieferscheine, Handelsrechnungen etc.), entweder in Papierform oder per Email mit PDF-Anhang. Anhand eines Multifunktionsgerät oder eines lokalen Scanners werden die Papierrechnungen mit dem biz²Scanner digitalisiert. Von dort aus werden die Rechnungsscans an den Massenverarbeiter biz²ScanServer weitergeleitet.

Dabei wird die direkte Weiterleitung der E-Mails mit PDF-Rechnungen durch einen weiteren Eingangskanal an dem biz²ScanServer ermöglicht. Das Auslesen der Rechnungen (ohne Anhänge) erfolgt per OCR, wobei sowohl ESR- als auch zukünftig QR-Codes erkannt werden können.

Im nächsten Schritt stellte inPuncto dem Kunden eine Lösung bereit, die ihn beim Abruf und Verarbeitung von E-Mails mit PDF-Rechnungen aus einem Google E-Mail-Account unterstützt. Die Weiterleitung der Email-Rechnungen erfolgt direkt an den biz²ScanServer. Das Dokument aus dem E-Mail-Anhang wird mit einem speziellen Szenario bearbeitet und hier wird anschließend SAP-seitig auch ein Barcode generiert.

Im Anschluss wurde ein Szenario zum späten Archivieren mit Barcode in SAP realisiert. Für den Automobilzulieferer stand hierbei im Fokus die Optimierung, sowie die Revisionssicherheit für die Abläufe des Archivierungsprozesses von Belegen in der Versand- und Zollabteilung.

Zum Archivieren von Dokumenten werden den in SAP erstellten Dokumenten spezielle Barcodes vergeben. Anschließend werden die Belege via Multifunktionsgeräte eingescannt. Dabei wird der gesamte Scanstapel via E-Mail oder Share an den biz²ScanServer zur Massenverarbeitung übergeben.

Nach der Unterschrift der Verantwortlichen werden die Dokumente automatisch erfasst, verknüpft und archiviert. Mit den inPuncto-Add-Ons kann der Automobilzulieferer außerdem externen PDFs bearbeiten und archivieren.

Optimierte Rechnungsverarbeitung und Bestellfreigabe in SAP

Nun hat sich der Kunde von der papierbasierten und manuellen Rechnungsverarbeitung und Bestellfreigabe verabschiedet. Dank der tief in SAP integrierten Lösungen vom IT-Partner inPuncto können dort Eingang- und Ausgangrechnungen ganz schnell und bequem automatisch gescannt, verarbeitet, freigegeben und archiviert werden.

Dank inpuncto-Konzept, bei dem für die unterschiedlichsten Szenarien dieselben Tools angewandt werden, konnte sich der Automobilzulieferer den Schulungsaufwand auf ein Minimum reduzieren und eine schnelle Mitarbeiterakzeptanz im Unternehmen erreichen. Nun können sich dessen Mitarbeiter mehr auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und noch effizienter und komfortabler um die Belange ihrer Kunden kümmern.