Bitkom-Studie: Auf dem Weg zum Digital Office

Große ECM-Investitionsbereitschaft im Mittelstand

Mittelständler wollen das Papier aus ihren Büros verbannen und setzen dabei verstärkt auf Lösungen für das Digital Office. Fast jedes dritte mittelständische Unternehmen mit 20 – 499 Mitarbeitern (30 Prozent) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung tätigen zu wollen. Der Anteil der Unternehmen, die erstmals die Einführung einer integrierten ECM-Lösung planen, liegt mit 23 Prozent sehr hoch (2017: 18%). Das lässt auf ein noch stärkeres Wachstum im Mittelstand schließen als es schon in den letzten beiden Jahren zu verzeichnen war. Offensichtlich werden in den Unternehmen erhebliche Effizienzpotenziale gesehen, die seitens der Unternehmen nun in Angriff genommen werden. Gleichzeitig motivieren steigende Anforderungen zur Datensicherheit und rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten („Compliance“) verstärkt Investitionen in das Digital Office.

Nutzen von ECM-Lösungen für Unternehmen offensichtlich

Die Studienergebnisse lassen den Schluss zu, dass sich diese ECM-Investitionen im Mittelstand lohnen: Mittelständische Unternehmen, die eine Lösung zur Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen einsetzen, bescheinigen ihrer Software einhellig einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen (94%) sowie zur Verbesserung der Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten (78%). Immerhin 70 Prozent der Anwender nehmen die mobile Nutzung ihrer ECM-Software als spürbaren Mehrwert wahr.

Effizienzsteigerungen, besserer „Schutz vor Datenverlust“ und eine verbesserte „Compliance“ sind die Motivationsgründe für diejenigen, die aktuell mit dem Gedanken spielen, in eine ECM-Lösung zu investieren. Aber auch eine „höhere Datenintegration“ findet sich mittlerweile ganz oben auf der Agenda.

Die Umsetzung weitergehender Digitalisierungsansätze, wie die Team-Arbeit an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus („Collaboration“), die durchgängige Automatisierung von dokumentenbezogenen Vorgängen („Workflow Management“) oder gar die Potenziale von „Big Data/Smart Data“ bzw. Künstlicher Intelligenz zur Ermittlung von Verbesserungspotenzialen oder zur Prognose von Geschäftsverläufen besitzen aktuell noch enorme Potentiale, die es in Zukunft auch im Mittelstand verstärkt zu nutzen gilt.

Darüber hinaus bringt die Cloud-Transformation eine neue Dynamik in den Markt, die es vor allem auch mittelständischen Unternehmen ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse digital aufzustellen. Mittlerweile betreiben deutlich über die Hälfte der Unternehmen ihre ECM-Lösungen in der Cloud, wobei das Modell der „Private Cloud“ sehr klar überwiegt. Damit einhergehend haben Cloud-Lösungen seit diesem Jahr im Mittelstand den OnPremise Einsatz (44%) als führendes Betriebsmodell abgelöst, während bei den größeren Unternehmen OnPremise mit 66 Prozent der Installationen derzeit noch überwiegt.

Die Studie zeigt insgesamt, dass die in der Vergangenheit oft festgestellte Zurückhaltung in Sachen ECM-Software von mittelständischen Unternehmen in letzter Zeit abgelegt wurde. Auch wenn der Weg bis zur vollständigen Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen im Mittelstand noch weit ist – der Mittelstand hat in der jüngeren Vergangenheit erste Etappen gemeistert.

Der vollständige Studienbericht steht ab sofort unter www.trovarit.com/studien/marktstudien/ecm-im-mittelstand/  zum Download bereit.

Über die Studie: Die Studie „Digital Office im Mittelstand – Status Quo und Perspektiven von Enterprise Content Management" wurde 2019 vom BITKOM-Arbeitskreis Markt & Strategie bereits zum vierten Mal durchgeführt und auswertet. Dabei wurden die ECM-Experten vom Bitkom von der Trovarit AG unterstützt.

Die repräsentative Studie „Digital Office im Mittelstand“ bietet eine Bestandsaufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand. 613 mittelständische Unternehmen (insgesamt 703) haben an der Studie teilgenommen.