Berliner Effektengesellschaft AG macht sich mit FibuNet fit für die E-Rechnung

Die FibuNet-Software ist bei der Berliner Effektengesellschaft und den zugehörigen Tochtergesellschaften bereits seit über 25 Jahren erfolgreich im Einsatz. Das Funktionsspektrum wurde im Laufe der Zeit an die sich geänderten Anforderungen sowie der kontinuierlichen Erweiterung des Geschäftsumfangs angepasst, ohne dass Softwareänderungen erforderlich waren. Neben der Finanzbuchhaltung werden die FibuNet-Anlagenbuchhaltung, die FibuNet-Kostenrechnung, der Berichtsdesigner, der Reportgenerator sowie seit Ende letzten Jahres FibuNet webIC für die automatisierte Erfassung und Verarbeitung der Eingangsrechnungen genutzt.

FibuNet ermöglicht in der Finanzbuchhaltung die parallele Bilanzierung nach HGB und IFRS sowie in der Anlagenbuchhaltung parallele Abschlüsse nach Steuerrecht, HGB und kalkulatorisch nach IFRS. Für die bankaufsichtsrechtliche Risikoüberwachung werden bei der Berliner Effektengesellschaft AG und der zugehörigen Tradegate AG die Finanzdaten aus FibuNet jeweils im Tageszyklus übernommen. Der Vorstand wird automatisch über den FibuNet-Reportgenerator mit monatlichen Excel-Berichten, z.B. über den angefallenen Verwaltungsaufwand nach Kostenstellen oder mit Soll-/Ist-Vergleichen, informiert.

Anlass dafür, im Jahr 2024 die Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu digitalisieren, war die mit dem Wachstumschancengesetz verbundene Verpflichtung zur Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich zum 01.01.2025. Wegen der langjährig erfolgreichen Nutzung der FibuNet-Software lag es nahe, FibuNet webIC als Lösung für die Rechnungsbearbeitung in Bezug auf die spezifischen Anforderungen der Berliner Effektengesellschaft zu evaluieren. FibuNet webIC unterstützt die Erfassung von Eingangsrechnungen im geforderten E-Format bereits seit Jahren. Zudem entwickelt und vermarktet die Scopevisio AG, zu der die Scopevisio FibuNet GmbH als Tochtergesellschaft gehört, integrierte Lösungen zur Erstellung von Ausgangsrechnungen im E-Format und zur revisionssicheren Archivierung.

Unmittelbar nach der Entscheidung, FibuNet webIC einzuführen, erfolgte der Projektstart im Juni 2024. Im Rahmen der Einführung waren keine Softwareprogrammierungen erforderlich. Neben der Installation und Schulung bestand die Hauptarbeit in der Erarbeitung und internen Abstimmung der Sollprozesse. Mithilfe des integrierten Workflowdesigners konnten schnell die geforderten Prozessabläufe abgebildet und umgesetzt werden. Bereits im Oktober 2024 erfolgte die Liveschaltung.

FibuNet webIC leitet nun die per E-Mail eingegangenen, elektronisch vollerfassten E-Rechnungen nach einem digitalisierten, rollenbasierten Regelwerk an die zuständigen Stellen zur Bearbeitung weiter. Gesteuert vom integrierten Workflow prüfen bzw. genehmigen insgesamt rund 20 Anwendende die digitalen Rechnungen. Am Ende des Genehmigungsprozesses werden alle buchungsrelevanten Daten einschließlich Kontierungsvorschlag, Rechnungsbelege, Bearbeitungshistorie sowie sämtliche Anhänge auf Knopfdruck in die FibuNet-Finanzbuchhaltung übernommen.

Als nächster Projektschritt soll das Fakturierungsmodul der Scopevisio AG evaluiert werden, um ab 01.01.2026 auch E-Ausgangsrechnungen gesetzeskonform erstellen und versenden zu können. Über die im Standardumfang enthaltene Schnittstelle können dann auch Debitorenstammdaten, Rechnungserlöse, Rechnungsgutschriften sowie Wareneinsatzbuchungen automatisch in FibuNet übernommen werden.

„Als Leiter des Rechnungswesens und Controllings bin ich für den reibungslosen Ablauf im Back-Office und für die Datentransparenz zur Unternehmenssteuerung verantwortlich. Nach über 25 Jahren Zusammenarbeit mit FibuNet wurden wir auch in Bezug auf webIC in der Richtigkeit unserer Entscheidung bestärkt. Hervorzuheben sind vor allem die hohe Zuverlässigkeit und Stabilität der FibuNet-Programme sowie die Fachkompetenz der FibuNet-Kundenbetreuer. Mit FibuNet webIC verfahren wir nun auch bei E-Eingangsrechnungen gesetzeskonform. Zugleich hat sich die Transparenz in den Abläufen und Stati signifikant erhöht und dadurch die Entscheidungssicherheit verbessert“, erklärt Frank Czarnecki, Leiter Rechnungswesen/Controlling bei der Berliner Effektengesellschaft.

 Über die Berliner Effektengesellschaft AG

Die Berliner Effektengesellschaft AG ist eine Finanzholding, unter deren Konzerndach flexible und innovative Konzerngesellschaften ein breit gefächertes Dienstleistungsspektrum rund um den Kapitalmarkt anbieten. Zu den Konzerngesellschaften gehören u.a. die Tradegate AG mit den Marken Berliner Effektenbank und tradegate.direct sowie die Quirin Privatbank AG.

Der jährliche Umsatz der Tradegate AG als Market Specialist für Aktien und Exchange Traded Products (ETPs) an der Tradegate Exchange basiert auf rund 50 Mio. Geschäftsabschlüssen und beträgt über 300 Mrd. Euro. Die Berliner Effektenbank wurde 1998 gegründet, um das wachsende Wertpapiergeschäft des Börsenmaklers Berliner Freiverkehr (heutige Tradegate AG) zu begleiten. Die Effektenbank verbindet traditionelles Private Banking mit höchster Expertise im Finanzmarktgeschäft und bietet am Standort Berlin-Halensee neben der Vermögensverwaltung und der individuellen Vermögensberatung auch eine Nachfolgeplanung sowie das Kreditgeschäft an. Seit Juni 2024 wird mit tradegate.direct erstmals Privatanlegern die Möglichkeit gegeben, kostenlos und direkt an der größten  Retailbörse Europas, der Tradegate Exchange, via App oder Browser zu handeln. Die Quirin Privatbank AG betreut zusammen mit ihrer digitalen Marke quirion etwa 8,1 Mrd. Euro der rund 90.000 Kunden.

Damit haben die Berliner Effektengesellschaft AG, und insbesondere ihr Gründer, in den letzten Jahrzehnten mit ihren Visionen entscheidend zur Gestaltung der deutschen Börsenlandschaft beigetragen.