Effiziente Rechnungsprozesse für Konzernstrukturen

Individuelle Anpassung für multinationale Unternehmensstrukturen

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die flexible Anpassung der elektronischen Rechnungsverarbeitung an verschiedene Organisationseinheiten in SAP, wie z.B. Buchungskreise. Diese bilden jeweils rechtlich eigenständige Einheiten, was insbesondere für international agierende Unternehmen von großer Bedeutung ist. Jede Finanztransaktion, einschließlich der elektronischen Rechnungsverarbeitung, wird einem bestimmten Buchungskreis in SAP zugeordnet. Dies stellt sicher, dass die Transaktion in der richtigen Bilanz erfasst wird.

Diese Strukturen können im Rahmen der inPuncto-Lösung bei Bedarf spezifisch angepasst werden. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit mehreren rechtlichen Einheiten oder internationalen Strukturen. Die Lösung ermöglicht es, neue Geschäftseinheiten einfach zu integrieren, bestehende Strukturen zu konsolidieren und Prozesse für unterschiedliche geografische oder geschäftliche Einheiten effizient zu optimieren. In SAP S/4HANA wurde das Konzept der "Geschäftsbereiche" erweitert. Mit dem Schwerpunkt auf individueller Berichterstattung bietet SAP erweiterte Möglichkeiten zur Abbildung komplexer organisatorischer Anforderungen.

Automatisierte Zuordnung von Rechnungen und Workflow-Steuerung

Dank des digitalen Posteingangsservers biz²ScanServer, erfolgt die automatische Zuordnung von Rechnungen zu den entsprechenden Buchungskreisen. Basierend auf vordefinierten Prozessen startet für jede Rechnung ein spezifischer Workflow zur digitalen Rechnungsprüfung in SAP. Dies gewährleistet eine hohe Prozesssicherheit und Transparenz.

Buchungskreisspezifische Anpassungen für maximale Compliance

Die elektronische Rechnungsverarbeitung erfordert die Berücksichtigung zahlreicher buchungskreisspezifischer Anforderungen:

• Steuerliche Anforderungen: Anpassung an länderspezifische Vorgaben für Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
• Rechnungsformate: Unterstützung von Formaten wie ZUGFeRD, XRechnung (Deutschland), FatturaPA (Italien) und ebInterface (Österreich) gemäß EN16931. Es muss sichergestellt werden, dass die technischen Systeme diese Formate erzeugen und verarbeiten können.
• Plattformanbindung: In einigen Ländern ist die Anbindung an nationale Rechnungsportale oder Plattformen obligatorisch, z. B. Peppol oder lokale Regierungsportale wie SDI in Italien. Es kann erforderlich sein, dass für entsprechende Buchungskreise spezielle Schnittstellen implementiert werden müssen, um den reibungslosen elektronischen Versand von Rechnungen sicherzustellen.
• Rechtliche Vorschriften: E-Rechnungen müssen länderspezifischen Vorschriften entsprechen, wie etwa der Pflicht zur digitalen Signatur, Archivierung oder Fristen für den Rechnungsaustausch. Diese Anforderungen können buchungskreisspezifische Anpassungen in den SAP-Prozessen und Workflows erforderlich machen.
• Sprache und Datenfelder: Berücksichtigung sprachlicher Vorgaben und länderspezifischer Währungs- und Datenformate. In diesem Zusammenhang sind die länderspezifischen Anpassungen essenziell, um sicherzustellen, dass die z.B. SAP-Buchungskreise den gesetzlichen und technischen Anforderungen der elektronischen Rechnungsverarbeitung entsprechen. Diese Anpassungen betreffen sowohl die Systemkonfiguration als auch die organisatorischen Prozesse in den jeweiligen Buchungskreisen.

Effizienzsteigerung und Rechtssicherheit mit inPuncto

Die inPuncto Software für die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet ein breit gefächertes Funktionsangebot und kann in den verschiedenen Ausprägungen umgesetzt werden, unter Berücksichtigung der Organisationsstrukturen, Stammdaten sowie länder- und kundenspezifischer Anforderungen. Dabei werden alle gesetzlichen Vorgaben problemlos und effizient umgesetzt, was Unternehmen entlastet und ihnen ermöglicht, sich auf ihre Kernprozesse zu konzentrieren.

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Das inPuncto-Team steht Ihnen für alle Fragen zum Thema “automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP für komplexe Konzernstrukturen” jederzeit zur Verfügung.