Effizientes Vertragscontrolling: KI als Gamechanger im digitalen Management

Beginnen wir mit der Frage: Was ist eigentlich KI? Der Name an sich ist eigentlich irreführend, denn KI hat zunächst einmal nichts mit Intelligenz zu tun, sondern mit Statistik und der Auswertung großer Datenmengen. Wenn man also den Satz formuliert „Die Wiese ist ….“, dann untersucht die KI große Mengen an Datenmaterial und berechnet daraus das Wort, das die Lücke am wahrscheinlichsten füllt. Das kann eine KI viel schneller als jeder Mensch, aber kreativ oder intelligent ist das sicher nicht.

Das erklärt vielleicht auch, warum eine KI derzeit keine wirklich kreativen Texte oder Wortschöpfungen hervorbringen kann. Denn was noch nicht da ist, kann auch nicht statistisch berechnet werden. Kleiner Test? Geben Sie doch einmal die Buchstabenfolge “rthiLeetktce” in eine Text-KI ein und fragen Sie, welches Wort sich daraus bilden lässt. Spontane Antwort bei meinem Test: "Aus den Buchstaben "rthiLeetktce" lässt sich das Wort "Elektricität" bilden. Spannend, oder? „Lichterkette“ wäre das richtige Wort gewesen und woher die KI plötzlich das „ä“ nimmt, ist ebenso eine spannende Frage wie die Schreibweise von Elektrizität oder das Weglassen von Buchstaben. Für Buchstabensalat-Rätsel taugt meine Text-KI also nicht.

Die Trefferquote erhöht sich drastisch, wenn keine allgemeinen Fragen gestellt werden, sondern auf konkrete Inhalte und Dokumente Bezug genommen wird, um z.B. große Textmengen zusammenzufassen oder bestimmte Einzeldaten herauszufiltern. Hier erkennt KI Textzusammenhänge, Strukturen und inhaltliche Schwerpunkte.

Genau diese Stärke der KI kann man sich im Vertragscontrolling zunutze machen. Denn ein Vertragstext steckt voller Informationen, die zum Beispiel in einer Verwaltungssoftware benötigt werden, wie Laufzeitbeginn, Kündigungsregelungen, salvatorische Klauseln. Für einen Menschen ist es ein langwieriger Leseprozess, um alle benötigten Daten herauszufiltern. Für eine KI ist es eine Statistik mit einer begrenzten Datenmenge, also eine einfache und schnelle Aufgabe.

Die manuelle Eingabe von Vertragsdaten in ein Verwaltungssystem ist eine sehr anspruchsvolle Aufgabe, da nicht alle relevanten Daten sofort aus dem Dokument ersichtlich sind, insbesondere wenn es sich um größere Verträge handelt. Hier kann KI mit einer Zusammenfassung des Dokuments eine echte Hilfe sein. Voraussetzung ist natürlich, dass die notwendigen Prompts (Handlungsanweisungen an die KI) richtig formuliert sind. Spannend wird es, wenn konstante, immer wieder verwendete Promptsets die gewünschten Daten standardisiert aus Vertragstexten aller Art herausfiltern. Dies hilft bei der Erfassung in einer digitalen Vertragsverwaltung, aber auch bei der Analyse und dem Vergleich von Dokumenten.

KI ist zwar kein Allheilmittel, aber überall dort, wo viele Daten analysiert und zusammengefasst werden können, kann sie den Anwender unterstützen, z.B. bei der Verwaltung von Verträgen.