Elektronische Rechnungen intelligent verwalten und rechtssicher aufbewahren

Komfortabel lesbar per Mausklick

Zu den Herausforderungen bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen zählt die Darstellung der Inhalte. Native XML-Formate sind rein auf die digitale Verarbeitung ausgerichtet. Auch in Zukunft wird es vielfach aber erforderlich sein, Rechnungen in einem bequem und einfach von Menschen lesbaren Format verfügbar zu machen. Das Live-Archiv EMA bietet dafür zwei Optionen. Zum einen eine native XRechnungs-Ansicht, in der alle relevanten Rechnungsinformationen übersichtlich und strukturiert dargestellt werden. Beim Klick auf eine XML-Rechnung wechselt EMA dazu direkt auf die Ansicht im EMA-Viewer. Zum anderen ist es alternativ direkt aus dem Live-Archiv heraus auch möglich, elektronische Rechnungen in ein klassisches PDF-Dokument zu konvertieren. Eine praxistaugliche Lösung ist dies beispielsweise dann, wenn eine Rechnung ausgedruckt oder zu Informationszwecken per E-Mail verschickt werden soll.

Belegbare Authentizität durch digitale Signaturen

Ein- oder ausgehende XRechnungen werden in EMA automatisch revisionssicher aufbewahrt. Durch die Vergabe digitaler Signaturen lässt sich die Authentizität jederzeit belegen – nachvollziehbar und geschützt vor Manipulationen. Wie sonstige Dokumente, E-Mails, Dateien und Informationen verschiedenster Art lassen sich auch archivierte XRechnungen in EMA komfortabel per Volltextsuche durchsuchen.

„Im Zuge der neuen Pflichten rund um elektronische Rechnungen geht es für Unternehmen nicht nur darum, diese erstellen und empfangen zu können. Ein ganz wesentlicher Aspekt ist auch die dauerhafte, rechtlich einwandfreie Aufbewahrung“, sagt Nils Artishdad, Mitglied der Geschäftsführung der ARTEC IT Solutions GmbH. „In EMA bieten wir unseren Kunden ohne zusätzliche Kosten volle Unterstützung für das Format XRechnung. Die flexiblen Darstellungsoptionen sind zudem an der Arbeitsrealität in Unternehmen orientiert, die auch künftig menschenlesbare Formate erfordern wird.“

Weitere Informationen sowie Erklärvideos zum Umgang mit XRechnungen in EMA finden sich unter https://www.artec-it.com/….

EMA ist als Live-Archiv und globale Suchmaschine für Unternehmensdaten für ein ganzheitliches Informationsmanagement konzipiert. Die Lösung deckt sämtliche Prozesse entlang des Lebenszyklus von Unternehmensdaten ab: Von der zentralen Erfassung über die effiziente, kontrollierte Nutzung bis hin zur sicheren Speicherung und langfristigen, rechtssicheren Archivierung.