Besseres Ressourcenmanagement: Can Do im PM World Journal

"Das PM World Journal dient als globale Ressource für kontinuierliches Lernen und Wissensaustausch im Bereich Programm- und Projektmanagement (P/PM). Es soll dazu beitragen, den Berufsstand des Projektmanagements weltweit voranzubringen und professionelles P/PM zu fördern, um eine positive wirtschaftliche, politische und soziale Entwicklung auf der ganzen Welt zu unterstützen." Soweit das Journal selbst zu seiner Mission. In Ausgabe 4 April 2023 findet sich ein Artikel von Thomas Schlereth, CEO von Can Do. Diesen stellen wir den Leser:innen unseres Blogs auch gerne auch hier zur Verfügung:

Maschinen kennen keine Befindlichkeiten: Objektives Ressourcenmanagement 

Thomas Schlereth 

Rose ist in Rage

Menschen sind das wichtigste – und teuerste – Gut in Projekten. Sie sind aber auch das größte Risiko … Das muss Projektmanagerin Rose in ihrer täglichen Arbeit erfahren. Als erfahrener Projektprofi kennt sie natürlich die üblichen Ressourcenrisiken und preist sie in der Planung entsprechend ein. Dazu gehören zum Beispiel: 

• Schätzungen der Ressourcen für Arbeitsaufwände und Zeitbedarfe stellen sich als zu optimistisch heraus. 
• Die Ressourcen werden immer wieder für andere Arbeiten abgezogen. 

• Projektübergreifende Überlastungen werden von den Ressourcen selbst oder von anderen Projektleitern ignoriert. 
• Mitarbeitende fallen immer wieder aus – etwa wegen Krankheit oder Urlaub. 
• Projektparameter wie „Zeit“ oder „Budget“ ändern sich und wirken sich auf den Ressourcenbedarf aus. 

Das alles kann Rose handhaben. Was sie aber verzweifeln lässt und regelrecht wütend macht: Ständig steht sie mit ihren Projekten in Konkurrenz zu anderen Abteilungen und Projekten. Diese buchen Mitarbeitende für ihre eigenen Projekte ein und schenken Rose kein Gehör, wenn sie davor warnt, dass ihre eigenen Projekte zu platzen drohen. Also kauft sie immer wieder freie Externe ein, damit ihre Projekte einigermaßen in der Spur bleiben. Rose beschließt:  So geht das nicht weiter!  

Intransparenz trifft auf Ignoranz 

Projekte in Multiprojekt-Landschaften entwickeln ihre eigene Dynamik und folgen eigenen Gesetzen. Dazu gehört, dass es (je nach eingesetzter Software) an Transparenz mangelt: Oftmals ist völlig unklar, woran Personen arbeiten, welche Arbeiten sie abgeschlossen haben und wie es um ihre Auslastung steht.

Der Grund dafür ist, dass die tatsächlichen Kapazitätsinformationen durch die Ressourcen, Projekt- oder Teamleiter verspätet oder gar nicht digital bereitgestellt werden. Das Ergebnis ist, dass Ressourcen nicht nach wirklichen Notwendigkeiten verteilt werden, sondern danach, wer am lautesten Bedarf anmeldet. Und daraus ist wiederum eine Folge, dass immer wieder Mitarbeitende entweder völlig überlastet sind – oder nichts zu tun haben. 

Diese Situation kennt man natürlich in den PMOs und hat damit gelernt zu leben. Das führt aber dann leider dazu, dass Projektleiter wie Rose schlichtweg ignoriert werden, wenn sie aus guten Gründen vor Falschbesetzungen in den Projekten, Ressourcenmangel und Projekten in Schieflagen warnen. Eine Ignoranz, die im schlimmsten Fall zu negativen Kaskaden-Effekten quer durchs gesamte Unternehmen führt.

Es geht um Fähigkeiten

Die Bedeutung der Menschen für das Projektmanagement wurde schon eingangs beschrieben, aber eigentlich ist diese Einschätzung nicht präzise genug: Tatsächlich dreht es sich im gut funktionierenden Projektmanagement nicht um die Manpower an sich, sondern um die Skills. Eine Mitarbeiterin mit profunden Kenntnissen in der Digitalisierung ist in einem rein mechanisch orientierten Projekt am Shopfloor nicht optimal besetzt – genau wie der HR-Spezialist in einem Supply-Chain-Projekt. Projektleiter wissen das natürlich, sind aber oft genug froh, dass ihnen das Projektmanagement überhaupt Ressourcen in gewünschter Zahl und Einsatzzeit zugewiesen hat … 

Damit große Projektorganisationen mit so wenig Reibungsverlusten wie möglich betrieben werden können, ist es unablässig, das Ressourcenmanagement nicht auf die Quantität (Arbeitskraft und -zeit) zu beschränken, sondern vorwiegend auf die Skills (Arbeitsfähigkeiten) zu achten. Das ist, um wieder zum Faktor Mensch zurückzukehren, nur selten objektiv und unvoreingenommen möglich.

Es geht um Objektivität 

Das Gerangel um Ressourcen, mit dem es auch unsere Projektmanagerin Rose zu tun hat, liegt meist in Befindlichkeiten begründet: Weil sich – zum Glück! – jeder Projektmanager für seine Projekte voll und ganz ins Zeug legt, werden schon auch mal mehr Ressourcen angefordert als eigentlich nötig sind. Für alle Fälle, sozusagen. Dass dann Skills bei anderen Projekten fehlen, ist nicht unbedingt von Interesse. Hier benötigt man vor allem im Portfoliomanagement eine objektive, unbestechliche Instanz, die kein Projekt einem anderen vorzieht. Auch hier gilt: Eine solche Instanz kann kaum menschlich sein – eine KI aber schon! 

Künstliche Intelligenz für menschlichere Projekte

Die Bedeutung von Software-Unterstützung beim Ressourcenmanagement wurde nun schon mehrmals erwähnt; hier nochmal eine Zusammenfassung, weshalb die Schlüsse einer künstlichen Intelligenz dabei klar der menschlichen Entscheidungsfindung vorzuziehen sind: 

• Eine KI, die entsprechend trainiert ist, unterstützt keine Partikularinteressen. Sie ist vielmehr am gemeinsamen Erfolg sämtlicher Beteiligter „interessiert“. 
• Eine KI hegt keine Sympathie oder Antipathie gegenüber Personen und bewertet Risiken immer „sachlich“. 

• Eine KI kann sich anpassen. 
• Eine KI verliert auch bei größten Portfolios niemals den Überblick. 
• Eine KI wird Projektrisiken stets faktenbasiert einordnen und weder überbewerten noch „unter den Teppich kehren“. 

Im Ergebnis kann man also sagen: Es ist ausgerechnet der Einsatz digitaler High-Tech wie spezieller Algorithmen oder Künstliche Intelligenz, die Projekte und Portfolios „menschlicher“ machen, denn:  

• Ressourcen werden objektiv und gerecht verteilt. 
• Team-Mitglieder werden gefördert und gefordert, nicht aber überlastet. 
• Das Projektmanagement kann sich auf seine Projekt-Kompetenz konzentrieren statt sich Konkurrenzkämpfen auszusetzen. 
• Aufwendige Analysen von Problemen werden durch die Maschine vorgenommen. Der Mensch bekommt nur das finale Problem zur Lösung vorgelegt. 
• Die Kernformel der „Projektevolution“ lautet nicht mehr „Survival of the fittest“, sondern „Success for the best teams“.

Was macht Rose?

Rose setzt zukünftig auf eine Projektmanagement-Software, die das bisherige „Ressourcenmanagement auf Zuruf“ durch ein Skill Management ersetzt, das auf einem spezialisierten Algorithmus basiert und eine KI einsetzt. Das verschafft ihr gleich mehrere Vorzüge:

1. Ihre Teams sind immer optimal besetzt und kommen effizient ins Projektziel.
2. Die Teammitglieder sind so ausgelastet, dass sie ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten können – und das gerne und motiviert.
3. Das KI-gesteuerte Risikomanagement hält kleinere Probleme, die sich erfahrungsgemäß von selbst erledigen, von Rose fern. Dafür werden jene Risiken nach vorne gerückt, die ihre volle Aufmerksamkeit erfordern.
4. Der konsequente Einsatz von Algorithmen und KI gibt Rose eine faktenorientierte Basis für ihre Projektentscheidungen an die Hand.
5. Die Empfehlungen und Risikohinweise der KI können von Rose umgesetzt werden – müssen es aber nicht. Vor allem: Sie kann sich stets auf eine objektive Bewertung der Ist-Situation berufen und muss ihre Projekte nicht mehr unternehmensintern verteidigen.
6. Die Projektmanagement-Software macht aus Projektdaten hilfreiche Informationen, die direkt mit den Stakeholdern geteilt werden können.

Fazit

Rose hat es richtig gemacht: Durch den Einsatz moderner PM-Software werden ihre Projekte transparenter, ihre Entscheidungen bekräftigt und ihre Projekte effizienter. Während sie das Standing ihrer Teams im Unternehmen optimiert, stärkt sie fast nebenbei auch alle anderen Projekte sämtlicher Abteilungen, weil die KI der Software sie bei Ressourcenverteilung und Risikobewertung im gesamten Portfolio unterstützt.

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