Myfactory: Fünf Tipps zur ERP-Einführung bei KMU

Vorbereitung ist alles. Das gilt nicht nur bei Reisen, sondern auch im Arbeitsalltag. Ein passendes Beispiel dafür ist die Einführung eines ERP-Systems. Wer hier ohne Fahrplan startet, landet schnell in einer Sackgasse – und das kann teuer werden. Um die Reise erfolgreich zum Ziel zu führen, braucht es eine Karte, die Station für Station den Weg zeigt. Was diese Karte alles beinhalten sollte, hat David Lauchenauer – Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe – für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland zusammengefasst. Die ausführliche Version ERP-Einführung in KMU steht hier kostenlos zum Download bereit.

Tipp eins: Rahmenbedingungen festlegen

Im Internet suchen und wahllos Anbieter anschreiben, ist der zügigste, aber nicht der beste Weg. Im Gegenteil. Er führt schnell zur Ernüchterung und kostet nur Zeit sowie Ressourcen. Wonach es deshalb verlangt, ist eine Projektdefinition. Hier gilt es, Ziele festzulegen, Verantwortliche zu definieren und Rollen zuzuweisen. Das Ergebnis ist ein Rahmen für das anstehende Projekt. Dieser umfasst auch alle Anforderungen, die das System erfüllen muss – ein sogenanntes Lastenheft.

Tipp zwei: Anbieter suchen

Stehen Rahmen und Lastenheft, geht es nun um die Suche des richtigen Herstellers. Idealerweise beschränken sich Firmen dabei auf drei bis fünf Anbieter. In persönlichen Gesprächen wird dann die Lösung präsentiert und gezeigt, was die Software per se kann und was noch angepasst werden muss. Bei der Wahl ist neben den Kosten auch auf das Zwischenmenschliche zu achten – stimmt die Chemie nicht, nützt auch das beste Angebot nichts.

Tipp drei: Lösung testen

Direkt nach der Auswahl des Anbieters ist der Aufbau einer Testumgebung zu empfehlen. Sie dient als zentrale Entwicklungs- und Überprüfungsinstanz und wird agil angepasst. Der Vorteil: Änderungswünsche lassen sich direkt umsetzen und die Beteiligten identifizieren sich schneller mit “ihrer” Lösung. Entspricht das ERP-System den Vorstellungen, wird es abgenommen. Es folgt die Datenübernahme und die Vorbereitung in den Live-Betrieb, der zwingend von einer umfassenden Schulung für alle Nutzer begleitet werden muss.

Tipp vier: Software optimieren

Sind die Mitarbeiter geschult und alle Prozesse etabliert, beginnt die Phase der Optimierung. Ziel ist es, schnell auf Änderungen oder externe sowie interne Einflüsse reagieren zu können. Gerade im digitalen Wandel ist diese Flexibilität und Agilität essentiell, um Wettbewerbsvorteile und Effizienzgewinne zu erzielen. Das erfordert allerdings auch wieder einen vertrauensvollen Partner, der schnell und zuverlässig die gewünschten Anpassungen vornimmt.

Tipp fünf: Projekt bewerten

Die Einführung eines ERP-Systems ist für alle Beteiligten eine immense Herausforderung, an der die gesamte Organisation wachsen kann. Aus dem Grund ist es wichtig, nach der Einführung das Projekt zu evaluieren. Dazu bieten sich sogenannte Retrospektiven an. Hier bringt jeder vor, was negativ, was positiv war und was man gelernt hat. Diese Erkenntnisse helfen wiederum bei kommenden Projekten, eine noch bessere Karte zu erstellen und schneller an das Ziel zu gelangen.