Die interne Postverteilung im Wandel

Noch vor wenigen Jahren wurden Sendungen, die in Unternehmen eingetroffen sind, im besten Fall manuell, zum Beispiel auf Papierdokumenten erfasst. Hierbei beschränkte man sich auf einige wenige Daten wie den Empfängernamen und vielleicht die Sendungsnummer. Verstaut wurden diese Informationen in Akten, um sie bei Bedarf abrufbar zu machen. Solange ein Unternehmen nur wenig Sendungen erhält, ist diese Vorgehensweise auch heute kein Problem. Doch sobald die tägliche Anzahl an Sendungen steigt, ist die manuelle Dokumentation nicht nur ein Zeitfresser, sondern bietet ein hohes Fehlerpotenzial. Ein Zahlendreher hier, ein falscher Name dort und schon lassen sich Sendungen nicht mehr zuordnen, geschweige denn nachverfolgen. Besonders unangenehm ist der Verlust von Sendungen, wenn es sich um Pakete handelt, die wichtige Arbeitsmaterialien wie Proben oder Muster enthalten. Manch eine dieser Sendungen hat einen Wert, der im vier- bis fünfstelligen Bereich liegt. Fällt dann zu spät auf, dass die Sendung ihr Ziel nicht erreicht hat, lassen spärlich erfassten Sendungsinformationen keine verlässliche Nachverfolgung zu.

Im Bereich der internen Postverteilung hat daher in den vergangenen Jahren ein Umdenken stattgefunden. Weg von analoger papierbasierter Dokumentation hin zu einer digitalen Erfassung der Sendungen. Ein Anbieter für die digitale, softwaregestützte Postverteilung ist die COSYS Ident GmbH.  Nutzer erhalten hier die Möglichkeit, ihre intern Postverteilung zu digitalisieren und alle wichtigen Sendungsinformationen jederzeit abzurufen.

Wie funktioniert die COSYS Software für die interne Postverteilung?

Die COSYS Software für die interne Postverteilung basiert auf neuster Barcodescanner Technologie. Sendungen, die in einem Unternehmen ankommen, werden mithilfe von mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE-Geräte), Smartphones oder Tablets gescannt und einem Mitarbeiter zugeordnet. Ist dieser Arbeitsschritt getan, erhält der Empfänger automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung und kann sich auf die von ihm gewählte Art der Zustellung vorbereiten.

Hierbei kann unterschieden werden zwischen der Selbstabholung, der internen Zustellung oder der Abholung aus einem Paketschrank. Um die Zustellung so individuell wie möglich zu halten, bietet die implementierte Foto- und Schadensdokumentation der COSYS Software eine perfekte Grundlage. Ihre internen Zusteller können einfach ein Foto vom Ablageort machen und der Empfänger erhält das Foto inklusive eines Hinweises, wo das Paket abgelegt wurde.

Mehr Übersicht mit dem COSYS WebDesk

Neben der Anwendung auf den verschiedenen Hardwaregeräten haben unsere Kunden Zugriff auf den COSYS WebDesk. Dieser ist über den Browser abrufbar und bietet im administrativen Bereich eine Benutzer- sowie Stammdatenverwaltung. Darüber hinaus bietet er eine Übersicht aller Sendungen, die im Unternehmen eingetroffen sind. Durch praktische Filterfunktionen zum Beispiel nach Paketnummern oder Empfängerdaten lassen sich einzelne Sendungen schnell abrufen. Angezeigt werden hier neben den verschiedenen Status, die es bisher durchlaufen hat, auch Fotos sowie digitale Unterschriften.

Kennzahlenanalyse und Dashboard für die interne Postverteilung

Um unseren Kunden noch mehr Transparenz zu bieten und Verbesserungspotenziale schneller zu erkennen, haben wir COSYS Prozessdatenanalyse (PDA) entwickelt. Die verschiedenen Kennzahl-Auswertungen verschaffen Ihnen einen genauen Einblick in die Funktionalität und Effizienz Ihrer Prozesse. Mithilfe der verstellbaren Detailebenen bilden Sie bei Bedarf große Zeiträume ab. So erhalten Sie die Möglichkeit Prognosen zu saisonalen Unterschieden im Paketaufkommen zu treffen und vorab für genügend Kapazität zu sorgen. Das Dashboard wiederum verschafft Ihnen eine genaue Übersicht der IST-Situation. So erkennen Sie Prozesseinschränkungen, bevor sie großen Schaden anrichten.

Folgende Auswertungen stehen Ihnen visuell aufbereitet zur Verfügung.

• Anzahl der Sendungen nach Paketdienst
• Beschädigungsquote nach Paketdienst
• Bestandsänderungen
• Durchschnittliche Durchlaufzeiten
• Top-Empfänger

Die COSYS Ident GmbH macht’s möglich

Sie haben in den letzten Absätzen nicht die Funktionen gefunden, die Sie für Ihre interne Postverteilung benötigen?

Kein Problem! Auf unserer Webseite finden Sie weitere Informationen zu unserer Software für die interne Postverteilung sowie der Prozessdatenanalyse. Gerne beraten wir Sie auch persönlich und geben Ihnen einen Einblick in unsere Software. Sie erreichen uns schriftlich per Mail an Vertrieb@cosys.de oder telefonisch unter +49 5062 900 0.

Wenn Sie sich erst einmal selbst ein Bild von der Funktionalität unserer Lösung machen wollen, können Sie dies kostenlos und unverbindlich mit der Demo App für die interne Postverteilung machen. Diese steht für Sie sowohl im Google Playstore als auch im Apple App-Store zum Download bereit.