Poststelle in Unternehmen

Aufgaben der Poststelle

Eine ihrer Hauptaufgaben besteht darin, die eingegangene Geschäftspost zu sortieren und an die entsprechenden Empfänger weiterzuleiten. Dabei gilt es stets einen Überblick darüber zu behalten, welcher Mitarbeiter welche Sendung benötigt – denn schließlich soll nichts Wichtiges verloren gehen oder unnötigerweise doppelt verschickt werden.

Ein weiterer zentraler Aspekt ist das Versenden der ausgehenden Post. Je nachdem wie die Gegebenheiten vor Ort sind, kann es sein, dass dafür Sendungen erst einmal abgeholt werden müssen. Anschließend gilt es diese versandfertig zu machen und an die Post oder den KEP-Dienst zu übergeben.

Oft kommen auch weitere Aufgaben hinzu, wie zum Beispiel die Einlagerung/Aufbewahrung von bestimmten Sendungen oder Artikeln. Ebenso gibt es manchmal die Ausfuhr an andere Standorte innerhalb desselben Unternehmens oder auch anderer Unternehmen (Kunden), die sich auf demselben Gelände befinden.

Wie kann eine Poststelle Ihre Aufgaben optimal erfüllen?

Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden und den Arbeitsalltag optimal zu bewältigen, gibt es unterschiedliche Hilfsmittel für die Poststellenmitarbeiter zur Verfügung stehen: Von einfachen Excel Listen, mit denen man sich behelfen kann, bis hin zu modernster Technik zum Scannen der Sendungen gibt jede Menge Möglichkeiten.

Am besten wählen Sie die Lösung, die am besten zu Ihnen passt. In der Regel sollte Sie aber einfach gehalten sein und alle wichtigen Vorgänge abdecken. Bei der Zustellung der Sendungen setzen sich zum Beispiel vermehrt Paketschränke durch, die durch eine kontaktlose Übergabe für die Poststelle und den Empfänger eine Erleichterung schaffen.

COSYS Komplettsysteme für Ihre Poststelle

Die COSYS Ident GmbH bietet Ihnen eine Komplettlösung, die alle Anforderungen abdeckt. Die Komplettlösung beinhaltet die Hardware (Scanner, Paketschränke, Smartphones…) sowie eine Software, die sich nach Ihren Bedürfnissen richtet und Services für eine optimale Einführung des Systems (Projektmanagement, Schulungen uvm.). Hier nur einige der wichtigsten Funktionen der COSYS Komplettlösung:

• Erfassung der eingehenden sowie ausgehenden Post
• Digitale Foto- und Unterschriftenerfassung
• Automatischer E-Mail Versand für Empfängerbenachrichtigungen
• Dashboards und Detailauswertungen aller erfassten Daten
• Import aller Empfänger aus Ihrem Adressbuch
• Erfüllung Ihrer IT-Vorgaben/Richtlinien

Die Aufgaben der Poststelle sind vielfältig und anspruchsvoll, doch sie erfüllen eine bedeutende Rolle für den reibungslosen Informationsfluss innerhalb des Unternehmens. Daher ist es entscheidend, dass diese Organisationseinheit mit modernster Technik und effizienten Hilfsmitteln ausgestattet wird – um so einen Beitrag zu einer erfolgreichen Geschäftsentwicklung leisten zu können. Möchten Sie nun mehr über unsere Lösung erfahren, informieren Sie sich auf unserer Webseite und sprechen Sie uns direkt an: +49 5062 900 0, Vertrieb@cosys.de