Anwenderbericht zur TOPIX Zeiterfassung

Referenz cenvis: Flexible Zeiterfassung und verbesserte Urlaubsplanung

Sie investieren in die Zukunft und sind echte Energie-Experten: Die cenvis berater GmbH & Co. KG ist ein renommiertes Beratungsunternehmen mit über 12 Jahren Erfahrung in der Beschaffung von Fördermitteln im Bereich Energieeffizienz und Umwelt auf Bundes- und Länderebene. Mit ihrer branchenübergreifenden Expertise und langjähriger Erfahrung bearbeitet cenvis aktuell ca. 600 Förderanträge unterschiedlichster Größen und Komplexitäten für Kunden aus Industrie und Wirtschaft, Handwerk, Handel und Immobilienverwaltung. Das Beratungsangebot reicht von der Durchführung von Energieanalysen und -audits über die Auswahl geeigneter Energieträger bis hin zur Entwicklung einer individuellen Förderungsstrategie.

Die Ausgangssituation

Mit der steigenden Nachfrage im Energiesektor und dem erhöhten Interesse an entsprechenden Fördermitteln legt das Beratungsunternehmen schnell an Wachstum zu und stellt 2016 erstmals feste Mitarbeiter ein. Zeitgleich setzte sich cenvis das Ziel, im Büroalltag maximal digital und somit papierlos zu arbeiten und suchte für die Umsetzung eine passende Softwarelösung.

Bei Geschäftsführer Thomas Koch von cenvis berater GmbH & Co. KG haben wir nachgefragt, warum sie sich für TOPIX entschieden hat und bei welchen Prozessen TOPIX unterstützt. Das komplette Interview können Sie auch hier als PDF herunterladen.

cenvis im Interview

cenvis Berater GmbH & Co. KG (cvsb)
Branche: Beratung und Beschaffung von Fördermitteln im Energiesektor
Hauptsitz: Engen, Baden-Württemberg
Gründung: 2009 als Energieberatung SDL, 2017 Umfirmieren in cvsb
Mitarbeiter: 4 Angestellte, 1 Geschäftsführer
Interviewpartner: Thomas Koch (Geschäftsführer cenvis berater GmbH & Co. KG)
TOPIX Anwender seit: 2017

Eine flexible Zeiterfassung und einfachere Urlaubsplanung

Das Wachstum im Unternehmen spiegelte sich auch in der Mitarbeiteranzahl wider, sodass cenvis im Jahr 2018 das TOPIX-Programm um die Zeiterfassung erweitern ließ, um auch die Aufgaben der Zeiten- und Urlaubsplanung möglichst effizient und einfach handhaben zu können. Das TOPIX-System bietet dem Unternehmen dabei die größtmögliche Flexibilität bei der Erfassung und Verwaltung ihrer Arbeitszeiten. Die verschiedenen Arbeitszeitmodelle mit minutengenauer Abrechnung, sowohl mit Festangestellten als auch mit freien Mitarbeitern, können mit der Benutzerverwaltung ideal abgebildet werden und sind problemlos veränderbar. Zuletzt erst wechselte das Unternehmen im Januar 2023 grundlegend auf eine 4-Tage-Woche im Betrieb.

Warum haben Sie sich für TOPIX entschieden?

„Da wir mit Apple und Microsoft arbeiten, waren wir auf der Suche nach einem System, welches mit beiden Betriebssystemen funktioniert und sind so zu TOPIX gekommen. Mit TOPIX haben wir sukzessive unsere Geschäftsprozesse optimiert und nach kurzer Zeit auch die Zeiterfassung für unsere Mitarbeiter eingeführt. Das ging bequem und schnell, da wir TOPIX ja bereits im Einsatz hatten.“

Welche Vorteile sehen Sie in der Anwendung der TOPIX Zeiterfassung?

„TOPIX bietet einfach eine enorme Flexibilität. Wir haben recht viele Arbeitszeitmodelle, die wir bei Änderungen schnell anpassen können. Unsere Mitarbeiter stempeln ihre Zeiten bequem über den Desktop in meinTOPIX, egal ob im Büro oder im Homeoffice. Und selbst bei Terminen außer Haus ist das dank Mobile-App kein Problem. Auf unsere Daten können wir somit jederzeit zugreifen.

Neben der Zeiterfassung nutzen wir aber auch die Urlaubsverwaltung für einen besseren Überblick über die Abwesenheiten im Team und konnten uns in der gesamten Urlaubsplanung tatsächlich verbessern. Die Beschäftigten mussten erst sensibilisiert werden, dass nicht nur feststehende Urlaube beantragt, sondern vor allem im Voraus gut geplant werden müssen, um eine ideale Jahresurlaubsplanung durchführen zu können. Im letzten Jahr hat es zum ersten Mal so richtig gut funktioniert.“

Wie sind Ihre aktuellen Erfahrungen zur Zusammenarbeit mit TOPIX?

„Ich bin begeistert vom Support. Das Team ist immer gut erreichbar und steht bei Fragen und Problemen hilfsbereit zur Verfügung. Diesen Vorteil weiß man erst zu schätzen, wenn man Kunde ist. Gerade für mich, als Verantwortlicher für IT und Software und mit den Erfahrungen von anderen Support-Teams, stellt das einen wertvollen Nutzen dar. Zudem ist TOPIX ein System, welches sich durch die individuelle Zusammenstellung von Modulen perfekt auf unsere Bedürfnisse anpassen lässt und mit uns mitwachsen kann.“

Den kompletten Anwenderbericht können Sie hier als PDF herunterladen.