Traceability von Tabakwaren im Fahrverkauf

Besonders schwer trifft es vor allem Tabakgroßhändler, die neben der üblichen Lagerhaltung auch den Transport und Verkauf via Außendienst erledigen. Dabei stellt gerade das Erfassen und genaue Tracken aller Warenbewegungen und Umverpackungen das größte Problem dar, denn laut TPD 2 muss jede noch so kleine Bewegung rückverfolgbar sein, sei es im Lager der Wareneingang, die Umlagerung oder die Kommissionierung, oder im Außendienst die Ver- und Entladung und der Verkauf an sich. Jeder einzelne Prozess dabei muss strengstens dokumentiert werden und alle wichtigen Informationen enthalten: Welcher Mitarbeiter war beteiligt? Wann erfolgte der Prozess? Wo erfolgte der Prozess und wohin ging er? Welche Charge mit wie vielen Tabakprodukten war betroffen? Wer ist der Zielkunde? All diese Fragen und noch mehr müssen von jedem Tabakhändler beatwortet werden, ehe all diese Informationen an einer zentralen Datenbank der EU übermittelt werden.

Die große Herausforderung stellt vor allem die Entwicklung und Implementierung eines solch komplexen Track and Trace Systems dar, denn zum einen sind noch viele Ungewissheiten nicht geklärt und zum anderen ist viel Know-How, Aufwand und Technologie gefordert. Deswegen kommt es vor allem auf den richtigen Ansprechpartner an, um ein Track and Trace System in diesem Ausmaß zu entwickeln. COSYS als Anbieter moderner Softwarelösungen rund um der mobilen Datenerfassung und dem Supply Chain Management hat die Brisanz der neuen Tabak Produktrichtlinie erkannt und fing vor Monaten mit der Entwicklung eines Tabak Track and Trace Systems an. Zusammen mit vielen großen Tabakhändlern aus Deutschland und dem EU-Ausland wird an einer vollfunktionstüchtigen Track and Trace Lösung gearbeitet, die den harten Anforderungen der EU und des Marktes entspricht.

Die Track and Trace Lösung im Stand-Alone

Im Zuge der kurzfristigen Umsetzung bis zum 20. Mai 2019 ist eine Umsetzung der Anforderungen in einem neuen Warenwirtschaftssystem oder Lagerverwaltungssystem nicht tragbar / realistisch. Um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten kann der COSYS Standalone Client eingesetzt werden, dieser erfüllt die Anforderungen der EU, er meldet Arrivals (Eingänge), Aggregationen (Umverpackungen) und Dispatch (Warenausgänge). Benötigte Daten, etwa Bestellbelege oder Kundenaufträge können per Datenbankanbindung bereitgestellt werden. Kunden setzen auf dotcodefähige Hardware oder nutzen die Kamera des Smartphones, um die Dotcodes zu erfassen. Für die Kameraerfassung bietet das Produkt COSYS Performance Scanning für Android und iOS eine solide Grundlage. Die erfassten Daten werden im COSYS Backend aufbereitet und an die EU-Stellen übermittelt, das COSYS Backend liefert ebenfalls den Pool an SSCC-Nummern und Operator, Facility-IDs. Einsicht auf die Daten erhalten Sie über den COSYS WebDesk.

COSYS Track and Trace Lösung für den Transport

Für Unternehmen die Vorbestellungen von Tabak-Erzeugnissen nur ausliefern, ohne vor Ort den Bedarf zu erfassen sind andere Meldungen notwendig. Hier greifen die COSYS Transport-Module erweitert um die Funktionalität der Tabak-Rückverfolgung. Mitarbeiter buchen im Lager den Dispatch und nehmen die Ware auf das Fahrzeug und melden das Arrival an das COSYS Backend. Wird die Ware an den Zielkunden ausgeliefert und mit Unterschrift quittiert, so wird hier der letzte Dispatch gebucht.

Auch für den Retourenfall können Kunden auf die COSYS Standard-Logiken im Bereich Retouren und Rückbringung der Ware in das Lager vertrauen. Hier ist eine neue Sendungseinheit zu bilden, die über den Sendungsstatus an die EU zurückgemeldet werden.

COSYS Track and Trace Lösung für den Außendienst

COSYS bietet mit „CRM und Sales Management“ die Lösung für Außendienstmitarbeiter und Fahrverkäufer, die dank Track and Trace für den Transport und Verkauf von Tabakwaren verwendet werden kann. Durch einen modularen Aufbau kann eine perfekt abgestimmte Lösung geschaffen werden, die sich den verschiedensten Unternehmensabläufen anpasst.

Bei Track and Trace von Tabak ist es besonders wichtig alle einzelnen Transport- und Belieferungsprozesse genau mit einem MDE-Gerät zu begleiten und zu erfassen.

Gerade bei der Verladung bzw. der Umlagerung in das Auto. Ware, die bereits bestellt und kommissioniert wurde, wird aus dem Warenausgang auf den Transporter / LKW geladen, dazu wird jede einzelne Einheit, die vom Lagerort in das Fahrzeug gepackt wird, über den Palettencode gescannt. Durch das einzelne Scannen wird so die Menge gezählt um eine händische Eingabe zu verhindern.

Beim Kunden angekommen beginnt die Auslieferung oder auch der Warenausgang, indem der Außendienstmitarbeiter in das Geschäft des Kunden geht und dort den Bedarf mit dem MDE-Gerät aufnimmt. Dazu kann er das Modul „Auftragserfassung“ benutzen und die Artikelnummern der benötigten Waren scannen und die benötigte Menge eingeben. Daraus wird automatisch ein Auftrag, der vom Außendienstmitarbeiter / Verkaufsfahrer abgearbeitet werden kann. Ist dies erfolgt, kehrt der ADM zu seinem Lieferfahrzeug zurück und kommissioniert dort die benötigten Waren. Das erfolgt durch scannen eines DataMatrixCodes oder DotCodes jeder einzelnen Einheit. Nun können die Tabakwaren in den Markt geliefert werden, wo der Einzelhändler die Ware bereits erwartet. Eine Unterschrift auf dem digitalen Lieferschein später, wird dieser automatisch an die zentrale EU Datenbank übertragen.

Sollte der Kunde nicht zufrieden sein mit seiner Lieferung, kann zur „Retoure“ gegriffen werden, die eine reibungslose Reklamation von Kundenaufträgen ermöglicht. Dazu scannt der ADM den Track and Trace Code der Retoure und erfasst durch mehrfaches Scannen die Menge der reklamierten Ware. Für jede weitere Warenbewegung muss immer der Track and Trace Code erfasst und gemeldet werden. Danach können die erfassten Daten an die Warenwirtschaft übertragen werden, damit schnellstmöglich eine Gutschrift erfolgt. Wie mit der reklamierten Ware umgegangen wird, ist bei jedem Unternehmen unterschiedlich. Selbstverständlich kann COSYS auch dafür die passende Software entwickeln.

Da jede Lieferung, Rechnung und jeder Zahlungseingang meldepflichtig sind lassen sich diese Daten einfach an das COSYS-Tracking-System schreiben. Die Datensätze werden dann auf logische Fehler geprüft und bei abgeschlossener Prüfung an den EU-Router übertragen.

Ein Ansprechpartner für das Gesamtsystem

COSYS ist nicht nur Entwickler von komplexen mobilen Datenerfassungssystemen und Komplettlösungen, sondern bietet auch umfangreiche Dienstleistungen sowie umfassenden Pre-und After-Sales Services.

Mittels WebService und ERP-spezifischem Importer/Exporter werden COSYS mobile Lösungen an das jeweilige Warenwirtschaftssystem angebunden. Jahrelange Erfahrung im Supply Chain Bereich sind bereits diverse Schnittstellen für ERP-Systeme in COSYS Software integriert. So z. B. Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Navision, Infor, SAP und weitere.

Sollte der Umfang von COSYS Lösungen nicht ausreichen, kann auch auf Wunsch Individualsoftware entwickelt und bereitgestellt werden, damit jedes Unternehmen eine maßgeschneiderte Software verwenden kann, auf die sich verlassen lässt.