2023 Geld & Zeit sparen – wie der Wechsel zum elektronischen Fahrtenbuch gelingt

Das Papierfahrtenbuch scheint bei der ersten Betrachtung die kostengünstigere Lösung, da es hier die einmaligen Beschaffungskosten und danach vermeintlich keine weiteren gibt. In der Regel wird dabei aber außer Acht gelassen, dass die Dokumentation einem hohen zeitlichen Aufwand unterliegt. So ist es nicht unüblich, dass teilweise bis zu dreimal mehr Zeit benötigt wird, als bei der digitalen Dokumentation. Je nach Menge der zu dokumentierenden Fahrten und der Herangehensweise, steigen die Opportunitätskosten dabei schnell in einen dreistelligen Bereich.

Das elektronische Fahrtenbuch übernimmt einen Großteil der Dokumentation für Sie, da Abfahrts- und Ankunftsadresse, Uhrzeiten und die Distanz vollautomatisch erfasst werden. So muss sich der Nutzer lediglich um die Klassifizierung der Fahrt und die Ergänzung etwaiger Informationen, wie Ansprechpartner, Firma oder Fahrtzweck kümmern. Das reduziert den Zeitaufwand dramatisch. Somit dürfte die Entscheidung für das elektronische Fahrtenbuch in den allermeisten Fällen klar sein. Welche Faktoren sind jedoch bei der Suche nach dem richtigen Anbieter zu beachten?
In Folge haben wir einige der Punkte zusammengetragen, die unserer Ansicht nach besonders hohe Gewichtung verdienen. Sollten Sie jedoch auf der Suche nach dem für Sie idealen Produkt noch Fragen haben, stehen Ihnen unsere Experten gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Finanzamtskonformität:

Mitunter der wichtigste Punkt bei einem elektronischen Fahrtenbuch ist, dass es finanzamtskonform ist. Das bedeutet, dass alle Anforderungen seitens der Finanzbehörden erfüllt werden. Unter anderem sind folgende Punkte zu beachten:

• Die zeitnahe Pflege muss sichergestellt sein, beispielsweise dadurch, dass die Fahrten nur bis zu sieben Tage ab Fahrtende bearbeitet werden können. Diese Konkretisierung wurde bereits durch die Oberfinanzdirektion durchgeführt.

• Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Das heißt, dass bereits hinterlegte Informationen (beispielsweise der Fahrtzweck) bei einer Änderung nachvollziehbar dokumentiert werden. Wie im Papierfahrtenbuch, wo Änderungen fein säuberlich durchgestrichen werden müssen.

Neben diesen beiden Punkten gibt es natürlich noch viele weitere Anforderungen an ein ordentliches, elektronisches Fahrtenbuch. Wie FLEETIZE diese Anforderungen erfüllt, können Sie unserer Konformitätserklärung nachlesen.

Bedienung:

Gute Software zeichnet sich durch eine einfache und intuitive Bedienung aus, während die komplexen Aufgaben automatisiert im Hintergrund erfolgen. Immerhin soll die Fahrtenbuchführung nicht daran scheitern, dass die Bedienung des Produktes ein ausgiebiges Studium der Software voraussetzt. Produkte, die sich lange am Markt befinden, zeichnen sich im besten Fall dadurch aus, dass die Bedienung durch Kundenfeedback optimiert wurde.

Bei FLEETIZE punkten wir hier vor allem durch unser hauseigenes Entwicklerteam. Unsere Kolleginnen und Kollegen nehmen Kundenfeedback sehr ernst und beurteilen dieses nach der Allgemeintauglichkeit. Erweist sich eine Funktion oder eine notwendige Änderung als besonders sinnvoll, wird diese von unserem Entwicklerteam sofort umgesetzt. Wie einfach das FLEETIZE-Fahrtenbuch zu bedienen ist, sehen Sie in diesem YouTube-Video in unter zwei Minuten: Das FLEETIZE Fahrtenbuch in zwei Minuten

Vermeiden von Ausfällen und Lücken:

Kommt es zu Lücken in Ihrem Fahrtenbuch, kostet Sie das bares Geld und gefährdet die Anerkennung seitens der Finanzbehörden! Ein schlaues Fahrtenbuch kann somit mehr, als nur hübsch aussehen: Äußere Faktoren wie Netzstörung oder Funkunterbrechungen müssen technisch abgefangen werden. Der FLEETIZE-Tracker besitzt für solche Fälle einen internen Speicher. Sobald wieder eine Netzwerkverbindung besteht, werden die Daten nachträglich übermittelt und vom intelligenten FLEETIZE-System zeitlich korrekt zugeordnet.

Kundenbetreuung:

Das elektronische Fahrtenbuch kann aufgrund der Simplizität theoretisch bedient werden, ohne auch nur einmal mit der Kundenbetreuung in Kontakt zu treten. Wenn es aber doch mal Bedarf an einer Beratung gibt oder Sie von Fragen geplagt werden, ist es schön, einen Ansprechpartner zu haben. Entscheiden Sie sich für ein Produkt, bei dem der Support inklusive ist! Das FLEETIZE-Team unterstützt Sie sowohl am Telefon, als auch im internen Chat-System. Unsere Kunden lieben unseren Support!

Schlaue Funktionen:

Ein ausgereiftes Produkt liefert alle Funktionen, die man benötigt. Und es überrascht mit den Funktionen, mit denen Sie nicht gerechnet haben. Smarte Features, wie die „Meine Orte“-Funktion im FLEETIZE Fahrtenbuch, unterstützen Sie bei der Fahrtenbuchpflege. Wiederkehrende Orte zeichnen Sie einfach mit einem „Geo-Zaun“ in der Google Maps Karte ein. Hierzu definieren Sie einen Fahrtzweck und einen Namen für den Ort. Beispielsweise hinterlegen Sie den Kunden Mustermann und seine Firmenadresse. Jedes Mal, wenn Sie den Kunden besuchen und dabei den Geo-Zaun betreten, erkennt FLEETIZE das. Die Fahrt wird dann direkt mit den angegebenen Parametern im Fahrtenbuch hinterlegt. Beispiel: Fahrttyp „Geschäftlich“, Ansprechpartner „Herr Mustermann“, Fahrtzweck „Kundentermin bei Herrn Mustermann“. Nun müssen Sie die Fahrt nicht mehr manuell pflegen und sparen noch mehr Zeit und somit Geld.

Probieren Sie es einfach aus!

Anbieter, die von Ihrem Produkt überzeugt sind, gewähren in der Regel eine Testphase oder eine Zufriedenheitsgarantie. Immerhin gibt es nichts zu verstecken und das Produkt kann sich sehen lassen. Achten Sie darauf, dass Sie das Produkt im operativen Einsatz testen und sich selbst überzeugen können. Bei FLEETIZE erhalten Sie grundsätzlich eine 14-tägige Zufriedenheitsgarantie. Wenn Sie in dieser Zeit feststellen, dass es nicht das richtige Produkt für Sie ist, senden Sie das Paket einfach zurück. In diesem Fall tragen Sie nur die Versandkosten.

Testen Sie jetzt das FLEETIZE-Fahrtenbuch und sehen Sie, wie einfach Steuern sparen gehen kann. Achtung: derzeit profitieren Sie von 10% Rabatt (Stand 14.12.2022)

Das FLEETIZE Fahrtenbuch