Ein effektiver Ablauf der Eingangspostbearbeitung

Der tägliche Posteingang – eine Zeitfalle?

Der tägliche Posteingang ist für viele Unternehmen eine Zeitfalle. Jeden Tag kommen neue Sendungen und Pakete an. Die meisten Unternehmen wissen nicht, wie sie mit dem täglichen Posteingang effektiv umgehen sollen. Dies führt dazu, dass der Posteingang immer weiter anwächst und sich ein großer Stau bildet.

Doch es gibt Hoffnung! Es gibt effektive Möglichkeiten, den täglichen Posteingang zu bewältigen und den Paketstau zu vermeiden. Mit ein paar einfachen Tipps und Tricks können Sie Ihren Posteingang in den Griff bekommen und sich endlich von dem ständigen Stress befreien.

Wie kommt man dem Paketstau auf die Spur?

Wenn Sie den Verdacht haben, dass es in Ihrem Unternehmen zu einem Paketstau kommt, ist es wichtig, dass Sie zunächst einmal genau hinschauen und herausfinden, wo das Problem liegt. Dazu können Sie beispielsweise folgende Fragen stellen:

• Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis ein Paket von der Poststelle an die richtige Abteilung weitergeleitet wird?
• Wie viele Pakete bleiben täglich liegen?
• In welchen Abteilungen kommt es am häufigsten zu Verzögerungen bei der Weiterleitung der Pakete?

Wenn Sie diese Fragen beantworten können, haben Sie schon einmal einen guten Überblick darüber, wo das Problem liegt. Jetzt gilt es nur noch, eine Lösung für das Problem zu finden.

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Softwarelösungen, um den Paketstau zu beheben

Es gibt einige Lösungen, um den Paketstau zu beheben. Vor allem digitale Varianten, also spezielle Software, kommt oft zum Einsatz.
Hier werden die Pakete von Ihren Mitarbeitern gescannt und direkt in eine Datenbank übertragen. Auch die Zwischenlagerung und der Lagerplatz können mit einer geeigneten Paketsoftware für die Eingangspostbearbeitung erfasst werden. So werden zukünftig keine Pakete mehr vergessen oder gehen verloren. Ebenfalls ein Vorteil einer Softwarelösung ist, dass die internen Prozesse der Postbearbeitung standardisiert werden. So werden stark voneinander abweichende Arbeitsweisen und daraus entstehende Fehler wie unvollständige Paketinformationen vermieden.

Kommt es trotz der Nutzung einer geeigneten Software zu einem Paketstau, müssen Sie nicht erst mühsam und langwierig die Gründe hierfür recherchieren. Mit den Informationen, die bei jedem Scan der Sendungen gespeichert werden, lassen sich Auswertungen und Analysen abbilden, die Ihnen innerhalb von Sekunden eine Übersicht über die Durchlaufzeiten der Sendungen geben. Die Differenz zwischen erhaltenen und zugestellten Sendungen anzeigt und welche Abteilung oder Person die meisten Sendungen erhält. Dies ist nur ein kleiner Teil der Auswertungen, die mit der Nutzung einer Paketsoftware möglich sind. Wenn Sie mehr über die Stärken und Vorteile einer Paktsoftware mit Analysefunktion erfahren wollen, dann schauen Sie doch auf der COSYS Ident GmbH Webseite vorbei. Gerne Beraten wir Sie persönlich am Telefon unter: 49 5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de oder über den Livechat auf unserer Webseite.

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