Papierlos am Logistik-Schreibtisch – Umlaufmappe ade

Eine Umlaufmappe für die Transporte, Belege ausdrucken, bei Auftragsänderungen die Mappe suchen und die entsprechenden Seiten austauschen – auf die Art läuft die Verwaltung von Logistikaufträgen und Containeranfragen in vielen Logistik-Unternehmen. Trotz vorhandener Software war es bei der Bremer BD Containerhandel und Logistik GmbH ähnlich. Dann stieg Ole Brümmer im letzten Herbst in das Unternehmen seines Vaters als Niederlassungsleiter und nachfolgender Geschäftsführer ein. Auf der Suche nach einer Lösung für effizientere und digitale Prozesse hörte er von Indiwa Digitale Kommunikation GmbH aus Bremen. Als Anbieter von Logistik-Software war ihr spezialisiertes Produktangebot aus Contado als TMS-Software für Containertransporte und Tarico als Ratenmanagement-Software interessant. „Geschäftsführer Ingo Litek nahm sich Zeit, um uns alles zu erklären und um dann seine Softwareprodukte dank eines Baukastensystems genau auf unseren Bedarf anzupassen. Ich bemerkte die Erfahrung im Team, sowohl als Softwareentwickler und darüber hinaus deutlich die als ehemalige Logistiker. Die anschließende Einführung und Schulung im Unternehmen begleitete Indiwa, so dass es vom ersten Tag an lief. Die ganze Umstellung war easy und hat weniger Zeit gekostet, als wir gedacht hätten.“

Erleichterung durch Digitalisierung

Eine Software kann nur mit dem arbeiten, was zuvor eingegeben wurde. Gerade an dem Punkt macht Ole Brümmer seinen Branchenkollegen Mut zur Digitalisierung am Schreibtisch: „Ja, die erste Auftragsmappe zu digitalisieren dauerte 15 Minuten. Danach ging es immer schneller. Das Ergebnis erleichtert unsere Arbeit enorm. Jetzt können wir den Stand aller Aufträge und Anfragen von jedem Arbeitsplatz aus einsehen, können Daten digital ändern und vor allem funktionieren einige Prozesse, wie das Erstellen der Rechnung, automatisch per Tastenklick. Das anschließende Archivieren ist nun absolut simpel, ohne volle Regale. Das Arbeiten mit unseren Subunternehmern wurde ebenfalls einfacher und für alle übersichtlicher.“

Ole Brümmer freut sich auch über den ökologischen Aspekt, weil Druckertinte und Papier gespart werden, wenn jetzt vom Auftragserhalt bis zur Abrechnung im Bremer Büro alles papierlos erfolgt. Die neue Transparenz und Effizienz, die er als Spediteur und Dienstleister seiner Meinung nach heute benötigt, wird noch ergänzt um die gute Erfahrung einer unterstützenden Zusammenarbeit mit dem Geschäftspartner Indiwa. „Zeitgleich mit der Software-Umstellung haben wir eine zweite Niederlassung eröffnet. Auch hier hat Indiwa mit uns und für uns die Situation gelöst, so dass wir beispielsweise die gleiche Mail oder Info mit verschiedenen Absendern standortübergreifend zeitgleich verschicken können und nirgendwo Chaos entsteht.“

Brümmers Fazit: „Trotz aller Automatisierung ersetzt die Software nicht das Denken, aber erleichtert das Handeln. Es ist zunächst eine Investition, die sich nach Risiko anfühlt. Doch am Ende ist meiner guten Erfahrung nach, die Digitalisierung für alle Beteiligten im Logistikprozess ein Gewinn.“