Let’s chat!

Dass die Zukunft der Branche in ihrer Fähigkeit liegt, sich zu digitalisieren, zeigen die ersten Unternehmen, indem sie ihre komplexen, vielschichtigen Prozesse durch digitale Systemverknüpfungen mit dem Fleet Monitor organisieren und so Kosten und Zeit sparen. Die Implementierung aller bestehenden Systeme in einer Schnittstelle sorgt dafür, dass keine Informationen verloren gehen und mögliche Probleme im Fahrzeuglebenszyklus frühzeitig erkannt und behoben werden können. Die besondere Stärke liegt darin, dass alle am Prozess Beteiligten wie Dienstleister, Logistiker, Gutachter, Mitarbeiter in der Fahrzeugabwicklung sowie in Administration und Vertrieb in Echtzeit Zugriff auf alle für sie jeweils relevanten Informationen haben. Finden nebenbei jedoch Absprachen auf unterschiedlichen Kanälen wie beispielsweise Telefon oder E-Mail statt, so sind diese Informationen ggf. im Nachhinein oder für Dritte nicht mehr nachvollziehbar. Um auch in diesem Bereich Transparenz und Revisionssicherheit zu gewährleisten, bietet der Fleet Chat daher die Möglichkeit, innerhalb des Fleet Monitors auf der jeweiligen digitalen Fahrzeugakte zu kommunizieren.

„Bei der Implementierung des Fleet Monitors und in der engen Zusammenarbeit mit unseren Kunden wie der Santander Consumer Bank hat sich gezeigt, dass ein starker Bedarf für eine fahrzeugaktenbezogene Kommunikation besteht. Systembrüche durch viele verschiedene Mitarbeiter, Dienstleister und Partner sowie die Vielzahl an zu bearbeitenden Fahrzeugen in großen Unternehmen sind eine Herausforderung für die Transparenz innerhalb aller Prozesse. Deshalb haben wir bereits früh die Chatfunktion als sinnvolle Ergänzung zu unserer Systemlösung entwickelt“, erklärt Anders Faergemann Jensen, Head of Client Projects bei Autorola. Das Anwenden des Fleet Chats ist als Ersatz für Kommunikation außerhalb des Autorola Fleet Monitors gedacht, z.B. über E-Mail oder Telefon. Mit dem Tool wird sichergestellt, dass Informationen effektiv kommuniziert werden und für alle Anwender einseh- und nachvollziehbar sind. So wird die richtige Balance zwischen relevanter Information und „Information-Overload“ gewährleistet. Auf diese Weise können Anfragen sowie Bemerkungen an alle oder gezielt an bestimmte Anwender gestellt werden. Kommunikationsverläufe werden zu jedem Fahrzeug festgehalten und in der Fahrzeugakte gespeichert. Alle Prozessbeteiligten, die auf das jeweilige Fahrzeug Zugriff haben, haben somit automatisch Zugang zum Fleet Chat. Alle berechtigten Anwender können die gesamte Kommunikationshistorie einsehen und so vorangegangene Vereinbarungen nachvollziehen.

Die Funktionsweise des Chats orientiert sich an gängigen Tools wie Microsoft Teams oder Slack. Da in der heutigen Arbeitswelt – und insbesondere seit der Pandemie auch im Privatbereich – diese Funktionen bereits erlernt sind, ist der Fleet Chat weitestgehend intuitiv zu bedienen. Pro Fahrzeug existiert ein Chat-Kanal, zu dem entweder Anwendergruppen automatisch zugeordnet oder zu dem diejenigen Personen hinzugefügt werden können, welche die jeweilige Fahrzeugakte bearbeiten. Des Weiteren können Channel-Mitglieder, wenn nötig, weitere Beteiligte einladen. „So gewährleisten wir, dass jeder Beteiligte zwar alle relevanten Informationen hat, darüber hinaus aber nicht mit für ihn irrelevanten Fahrzeuginformationen überflutet wird“, sagt Faergemann Jensen. Für diejenigen, die den Fleet Monitor nicht ganztägig geöffnet haben, besteht die Möglichkeit, eine E-Mail-Benachrichtigung für relevante Chats einzurichten.

„Der Fleet Chat hat sich bei unseren Kunden bereits in unterschiedlichen Situationen bewährt. Zum einen werden Prozesse effizienter und Systembrüche verhindert, beispielweise bei einem verzögerten Gutachten oder der Koordination von Reklamationen. Zum anderen wird die Revisionssicherheit der fahrzeugbezogenen Prozesse gewahrt, denn der Chatverlauf bleibt bis zur endgültigen Löschung einer Fahrzeugakte erhalten“, fasst der Digitalisierungsexperte zusammen.