GW St. Pölten optimiert Projektmanagement

„Unser Ziel war es, durch ein integriertes System auf Basis von Jira und Confluence die Qualität der Abwicklung von Kleinprojekten zu steigern. Das Expertenteam für Verbesserungen hat jetzt einen guten Überblick über sämtliche relevante Verbesserungsprojekte und deren Status. Das vereinfacht die Zusammenarbeit im Team und mit den Projektauftraggebern enorm. Gleichzeitig erwarten wir uns durch die Standardisierung auch eine weitere Verbesserung in der Qualität der Abwicklung von Projekten“, fasst Josef Müller, MSc, Head of Quality Management, die Erwartungen der GW St. Pölten zusammen.

Optimierung als Daueraufgabe
Der Prozessreifegrad bei der GW St. Pölten ist bereits seit Jahren sehr hoch. Das Unternehmen hat konsequent Mittel und Zeit in das Qualitätsmanagement mit äußerst effizienten Prozessen investiert. Diese sind optimal auf die besonderen Anforderungen eines Industrieunternehmens angepasst, in dem auch auf die speziellen Bedürfnisse der Mitarbeiter/innen geachtet wird.

Die Werkzeugunterstützung zur Abwicklung von Verbesserungsprojekten war bis dato unzureichend. So waren zahllose Excel-Dateien im Einsatz. Hier fehlte jedoch jegliche Integration und auch eine Anpassung der Tools war nicht möglich. Mangels zentraler Datenbasis bestand keine einheitliche Sicht auf die vielen parallel laufenden Projekte, was eine effiziente unternehmensweite Planung, Kommunikation und Abwicklung erschwerte.

Bei rund 60 größeren Kleinprojekten im Jahr, in deren Prozesse unterschiedliche Mitarbeiter/innen eingebunden sind, war das ein Defizit, das es dringend zu beheben galt, um den KVP-Anforderungen weiter gerecht zu werden. Mit Jira und Confluence von Atlassian sah man die Möglichkeit, hier kurzfristig und mit überschaubarem Aufwand für Abhilfe zu sorgen. Die Einführung erfolgte durch das KVP-Experten-Team der GW St. Pölten und wurde von IS4IT, dem führenden Atlassian-Partner in Österreich, betreut.

Rasante Umsetzung in wenigen Wochen
Das Einführungsprojekt begann im Januar 2018, die erste Phase wurde im März erfolgreich abgeschlossen. Erste Resultate werden in den kommenden Wochen aus den Projekten erwartet. Gemäß den kontinuierlichen Verbesserungsprozessen (KVP) will man anhand der dann vorliegenden Erfahrungen weitere Anpassungen und Optimierungen vornehmen.

„Insgesamt fiel nur eine Woche an externer Betreuung an“, sagt Florian Reichl, Atlassian Consultant bei IS4IT. „Das Team hat sehr effizient gearbeitet und bereits bei der Umsetzung zeigte sich, wie wichtig die gemeinsame Sprache und der gleichartige Blick durch ein zentrales System gerade bei Querschnittsprozessen wie dem Qualitätsmanagement für die Zusammenarbeit sind.“

Besondere Konditionen für besondere Unternehmen
In der Umsetzung kamen sowohl Atlassian als auch IS4IT dem integrativen und gemeinnützigen Betrieb, dessen Mission und gesetzlicher Auftrag die Ausbildung und Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ist, entgegen. Die Beratungsleistung seitens IS4IT wurde weit unter dem sonst üblichen Tagessatz verrechnet.

„Wir legen als Unternehmen sehr viel Wert auf soziale Verantwortung. Die Unterstützung der GW St. Pölten war für mich eine gute Gelegenheit, dieser Verantwortung im gemeinnützigen Umfeld gerecht zu werden“, begründet Mag. Johann Kohlbacher die Entscheidung.