SAP und Microsoft Teams eine neue Form der Zusammenarbeit und des Austausches

Änderung bringen die Lösungen von smart-plm Aigner GmbH & Co. KG.

Die Kollaboration über MS Teams ist in den letzten Jahren entscheidend vorangeschritten. Neben den elementaren Funktionen zur Kommunikation, ist im Rahmen der Kollaboration auch der Austausch von Dokumenten von zentraler Bedeutung. Einige Dokumente wie bspw.  Konstruktionszeichnungen, liegen allerdings nicht in der Microsoft Cloud, sondern im SAP-System – meistens weiterhin on Premise.

"Deshalb haben wir nach Lösungen gesucht, um diese Lücke zu schließen und sind begeistert unseren Kunden zwei Ansätze anbieten zu können" – so Christian Fürstinger, Produktmanagement des SAP DMS Add Ons bei smart-plm Aigner.

⇒ Dokumente können direkt im SAP-System für eine MS-Teams Gruppe frei gegeben werden. Jeder Microsoft Account, der dieser MS Teams Gruppe angehört, hat dadurch (lesenden) Zugriff auf die entsprechenden SAP-Dokumente.

Bei dieser Variante, werden die Dokumente im SAP-System und auf dem Content Server belassen. Über eine App, die sich als zusätzliche Registerkarte in MS Teams integriert, greifen berechtigte Anwender über Ihre Microsoft Accounts auf die freigegebenen Dokumente zu.

⇒ Im zweiten Ansatz werden Dokumente kontrolliert aus SAP ausgeleitet und in Microsoft Sharepoint Online repliziert. Für den Zugriff auf die Dokumente, nutzen die Anwender dabei die bekannte Registerkarte in MS Teams für Dateien.

Microsoft stellt für MS Teams unterschiedliche Clients für den Desktop-PC, Smartphones, Tablets und eine Web-App für den Browser zur Verfügung. Somit ist geräteunabhängig auch der Zugriff auf die SAP-Dokumente möglich.

Beispiele aus der Praxis:

Anwendungsfall in der Produktion – Ihr Raum für Zusammenarbeit:

Die zentrale Datenbasis für produktionsbegleitende Dokumente ist SAP. Nicht jeder Mitarbeiter im Werk verfügt über einen SAP-Zugang, besitzt aber einen Microsoft Account. Damit sind oft manuelle Schritte erforderlich – oder es werden komplexe Systemschnittstellen aufgesetzt, um Konstruktionszeichnungen, Prüfberichte oder Arbeitsanweisungen diesem Anwenderkreis zur Verfügung zu stellen. Mit dem Ansatz von smart-plm Aigner ist es möglich Dokumentinfosätze oder Ordnerstrukturen für eine MS-Teams Gruppe freizugeben. Das könnte bspw. die MS Teams Gruppe "Arbeitsvorbereitung im Werk Passau" sein. Dieses Szenario kann ausgezeichnet auf Produktionsprozesse mit Fremdbearbeitung oder Lohnbearbeitung ausgerollt werden. Hier ist der logistische Prozess meist sauber modelliert, die Dokumente aber werden teilweise noch stiefmütterlich behandelt – oft auch heute noch ausgedruckt. Mit der Lösung von smart-plm Aigner schafft MS Teams einen Raum zur Zusammenarbeit, mit externen Fertigungspartnern. Über Microsoft-Gast-Zugänge können Geschäftspartner direkt freigegebene SAP-Dokumente abrufen.

Anwendungsfall im Maschinen- und Anlagenbau – direkter Zugriff ohne SAP-Zugang:

Dem Kunden wurde eine Maschine oder ein Produkt geliefert. Mit der Auslieferung wird dem Kunden auch ein Satz begleitender Dokumente zur Verfügung gestellt. Mit der Lösung von smart-plm Aigner wird das Dokumentenpaket in SAP abgelegt und dem Kunden über eine MS-Teams-Gruppe zur Verfügung gestellt. Auch Service-Mitarbeiter im Büro oder im Außendienst, sind Mitglied dieser MS-Teams-Gruppe und besitzen deshalb direkten Zugriff auf die begleitenden Dokumente. Es müssen keine SAP-Zugänge für externe Partner zur Verfügung gestellt werden und den Anwendern bleibt der Systemwechsel, sowie die zeitintensive Suche der Dokumente erspart.