Individuelle Dokumentenmanagementlösungen nach Maß

By Firma IT-HAUS | 27. September 2021

Moderne Dokumentenmanagementsysteme erleichtern Unternehmen den Büroalltag. Sie sparen Zeit und Kosten und entlasten zudem die Umwelt. Maßgeschneiderte DMS-Lösungen – vom intelligenten Scannen über die Datenverarbeitung bis hin zur mobilen Nutzung vollständiger Enterprise Content Management (ECM) Systeme – können die Geschäftsprozesse optimieren und den Aufwand deutlich minimieren.

Dokumentenmanagementsysteme bilden Aktenstrukturen nach, um gescannte und gedruckte Dokumente wie z.B. Verträge, Auftragsbestätigungen uvm. elektronisch abzulegen. Durch diese Digitalisierung der Daten erlangt man schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen, z.B. über die Volltextsuche nach Stichworten. Hiermit lassen sich wichtige Dokumente schnell und sicher finden.

Die automatisierte Posteingangsbearbeitung erlaubt beispielsweise das Sortieren und Verteilen sowie das sichere fachliche Zuordnen des Dokuments. Rechnungen können so auch automatisch an einen bestimmen Empfänger weitergeleitet werden. Bei der Rechnungseingangsprüfung können zudem Kunden- und Auftragsnummer erkannt werden, um die Rechnung einem bestimmten Kunden zuzuordnen. Beim Eingang von Bestellungen ist der Abgleich mit dem Angebot möglich. Weiterhin ermöglichen Formularmanagementlösungen die flexible Nutzung von Daten für Rechnungen, Anschreiben oder andere Dokumente.

IT-HAUS entwickelt gemeinsam mit dem Kunden ein individuelles System, das den Workflow automatisiert. Hierzu erfolgt zunächst eine Analyse der IST-Situation, um davon abzuleiten, wie sich die individuellen Strukturen mit einem Dokumentenmanagementsystem abbilden lassen. Daraus erstellen wir ein Konzept, nachdem die Umsetzung geplant wird. Zunächst erfolgt eine Testphase zur Erprobung des Konzepts, bevor das DMS im gesamten Unternehmen implementiert wird.

Über die IT-HAUS GmbH

Die IT-HAUS GmbH ist eines der führenden IT-Systemhäuser in Deutschland. Kunden aus dem B2B-Geschäftsumfeld partizipieren von umfangreichen Full-Service-Konzepten und -Lösungen, um die IT sowie deren anhängende Prozesse – im Hinblick auf die unternehmensweite Wachstumsstrategie – zukunftsfähig auszurichten. Diese reichen von Managed Print Konzepten über Cloud-Lösungen bis hin zu Digital Signage Anwendungen am Point-of-Sale. Dabei stellen proaktive technische Services eine essenzielle Ausrichtung im Hinblick auf Industrie 4.0 und die digitale Transformation dar. Durch ein flächendeckend globales Netzwerk ermöglicht IT-HAUS seinen Kunden die Integration weltweiter Beschaffungsstrategien und Kostenvorteile durch optimierte Prozesse.

In den vergangenen fünf Jahren wurde die IT-HAUS GmbH drei Mal in Folge als Bestes Systemhaus ausgezeichnet und erreichte auch in 2020 eine Top-Platzierung als bester Managed Service Provider Deutschlands.

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