Fachartikel zu Prozessautomatisierung: Effizienzsteigerung durch Automatisierung von Geschäftsprozessen​

Das Stichwort? Automatisierung! Durch Automatisierung von Prozessen können Sie Arbeitsabläufe verbessern, Kosten senken und die Effizienz erhöhen.

Es gibt jedoch mehrere Arten von Prozessoptimierungen, die verschiedene Lösungen für jeweils andere Geschäftsbereiche bieten. Welche Vorteile haben Unternehmen durch eine Automatisierung der Prozesse?

Welche Arten der Prozessautomatisierung gibt es und wie können Sie die Automatisierung in der Praxis erfolgreich angehen? In diesem Artikel erhalten Sie Antworten auf diese Fragen. Wir geben Ihnen zudem einen Leitfaden mit auf den Weg und zeigen einige Beispiele von Prozessautomatisierungen auf.

Das Wichtigste in Kürze:

• Bei einer Prozessautomatisierung überführen Sie manuelle Prozesse und Services in einen automatisierten Workflow. Menschliche Eingriffe sind dadurch gar nicht oder so gut wie nicht mehr nötig. Dies erreichen Sie durch den Einsatz von Technologie, Robotern und Softwareanwendungen.
• Es gibt verschiedene Arten der Prozessautomatisierung, zu denen die Geschäftsprozessautomatisierung, die Automatisierung von Roboterprozessen sowie die Industrielle Automatisierung gehören.
• Die größten Vorteile von Prozessautomatisierungen sind: eine höhere Effizienz, schnellere Workflows, Entlastung der Teams, höhere Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeiter:innen, Wettbewerbsvorteile sowie eine stärkere Innovationskraft.
• Bei der Umsetzung sollten Sie den Prozess der Transformation sorgfältig planen und ein Konzept auf die Beine stellen. Automatisierungsprozesse lassen sich am besten für wiederkehrende Routinetätigkeiten erstellen, die ein hohes Volumen haben.
• Unternehmen können individuelle Lösungen schaffen, um Prozesse und Geschäftsprozesse zu automatisieren. Bewährt haben sich Software-Lösungen (z. B. ERP-Systeme), aber auch der Einsatz von Robotern.

Prozessautomatisierung: Was ist damit gemeint?

Unter Prozessautomatisierung versteht man die Überführung von digitalen und manuellen Prozessen oder Dienstleistungen in einen automatisierten Prozess. Der Workflow läuft automatisch ab und Eingriffe von Mitarbeiter:innen sind entweder nicht mehr nötig oder auf ein Minimum reduziert. Prozessautomatisierung wird durch den Einsatz neuer Technologien, Roboter, Programme, innovativer Systeme oder IT-Lösungen im jeweiligen Bereich erreicht.

Den Begriff der Automatisierung sollten Sie jedoch nicht Synonym mit dem Begriff Digitalisierung verwenden. Denn die Digitalisierung hat das Ziel, Informationen in digitale Daten umzuwandeln, während die Automatisierung diese Daten entsprechend nutzt. Die Digitalisierung ist heute eine der Voraussetzungen, wenn es um Prozessautomatisierung geht – zumindest, wenn es sich um eine Geschäftsprozess-Automatisierung handelt.

Und nicht nur das Unternehmen profitiert davon, sondern auch die Kunden und die Beschäftigten. Denn die Automatisierung von Geschäftsprozessen, Routineaufgaben und sich wiederholenden Tätigkeiten (z.B. der Versand des E-Mail-Newsletters) bringt viele Vorteile mit sich.

Welche Arten der Prozessautomatisierung gibt es?

Unternehmen können eine Automatisierung je nach Bereichen auf unterschiedliche Art und Weise angehen. Handelt es sich um die IT, das Management, die Fertigung oder das Lager? Für jeden Bereich werden geeignete Lösungen und Technologien eingesetzt. Die Automatisierung ist dann aufgrund von einer Software, einem Tool, einem Software-Roboter oder Robotern und Maschinen möglich.

Daher können Sie mehrere Arten von Prozessautomatisierungen unterscheiden, von denen wir Ihnen einige etwas genauer vorstellen möchten – denn nicht jede Form kommt für jedes Unternehmen infrage.

Geschäftsprozess-Automatisierung (Business Process Automation).

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen übertragen Sie wiederkehrende Aufgaben, die früher Mitarbeiter:innen übernommen haben, an ein Tool oder an ein System mit entsprechenden Funktionen.

Für die Business Process Automation (BPA) kommen je nach Anforderung unterschiedliche Lösungen in Betracht. Unter anderem eignet sich ein ERP-System, das verschiedene Prozesse bündelt, Workflows abbildet und Automationen übernehmen kann. Eine Geschäftsautomatisierung wäre etwa der Versand von E-Mails direkt aus dem System, das automatische Erstellen von Unterlagen oder das Abgleichen und Synchronisieren der Daten.

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Abgrenzug zu BPM:

Neben der Automatisierung von Geschäftsprozessen ist in vielen Unternehmen auch das Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, kurz: BPM) ein Thema. Während das BPA das Ziel hat, Geschäftsprozesse zu automatisieren, entwickelt, überwacht und steuert das BPM die Geschäftsprozesse. Kurz gesagt: Eine Geschäftsautomatisierung ist ein Teil des Geschäftsprozessmanagements.

Automatisierung von Roboterprozessen (Robotic Process Automation).

Bei der Robotic Process Automation (RPA) kommen Software-Roboter zum Einsatz, welche digitale Workflows schaffen. Während bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) oft eine bestimmte Aufgabe automatisiert wird, sind es beim RPA ganze Arbeitsabläufe, die oft vollautomatisch ablaufen oder gar entstehen. Um die Möglichkeiten weiter auszuschöpfen, setzen Unternehmen oft auch künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen ein.

Das Ergebnis von RPA? Die Software-Roboter organisieren die Aktionen selbstständig, was den Zeitaufwand für die Arbeit deutlich reduziert und viele Arbeitsschritte für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überflüssig macht.

Industrielle Automatisierung (Industrial Automation).

In der industriellen Automatisierung werden Maschinen, Computer, Roboter und Steuerungssysteme eingesetzt, um verschiedene Aufgaben zu automatisieren. Dazu gehören unter anderem die Montage, die Verpackung und die Qualitätskontrolle. Anstelle von Menschen führen Roboter die Arbeiten eigenständig aus.

Welche Vorteile bringt die Prozessautomatisierung?

Eine Automatisierung hilft Unternehmen, Herausforderungen zu begegnen oder neue Möglichkeiten im Business zu eröffnen. Damit kann eine Prozessautomatisierung maßgeblich zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen.

Hier ist eine Übersicht der entscheidenden Vorteile:

• Aufwand reduzieren: Automatisierungslösungen und ein entsprechendes Tool können Teams entlasten und damit zum Beispiel Ressourcen für andere Projekte und Aufgaben schaffen. Mitarbeiter:innen erhalten Entlastung bei ihrer Tätigkeit, etwa durch eine Software oder durch Roboter.
• Mitarbeiterzufriedenheit steigern: Monotone Arbeit kann bei einzelnen Mitarbeiter:innen oder sogar im gesamten Team für Unmut sorgen und die Motivation rauben. Durch Automatisierung können Unternehmen diese Aufgaben an eine Anwendung mit entsprechenden Funktionen auslagern. Die Mitarbeiter:innen können sich nun wieder mit anspruchsvollerer Arbeit und spannenderen Aufgaben auseinandersetzen.
• Innovationskraft stärken: Durch den Wegfall von monotonen Aufgaben gewinnen Mitarbeiter:innen mehr Freiraum für Kreativität. Dies fördert Innovationen im Unternehmen, wodurch sie sich auch besser unter Konkurrenzdruck behaupten können.
• Kundenzufriedenheit verbessern: Durch den Einsatz von Software-Robotern (kurz Software-Bot oder Chatbot) können Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten Fragen stellen und Antworten erhalten. Unternehmen können so die Flut von E-Mails und Anrufen besser bewältigen. Auch andere Prozesse und Dienstleistungen für Kunden können automatisiert werden.
• Effizienz erhöhen: Der Einsatz von Tools, Software und Robotern führt zu weniger Fehlern durch menschliche Eingriffe. Durch die Automatisierung können Sie zudem die Geschwindigkeit und die Effizienz der Arbeitsschritte steigern. ERP-Software kann darüber hinaus beispielsweise verschiedene Bereiche des Unternehmens von der IT bis zur HR miteinander verbinden, Informationen transparent bereitstellen und wichtige Prozesse bündeln.
• Kosten senken: Weniger Fehler, weniger manuelle Tätigkeiten, höhere Effizienz und schlankere Prozesse? Prozessautomatisierung kann Unternehmen langfristig dabei helfen, Ressourcen effizient einzusetzen und Kosten in bestimmten Bereichen zu senken.
• Complience Anforderungen erfüllen: Unternehmen müssen Prozesse eindeutig zuweisen, beschreiben und dokumentieren. Da automatisierte Prozesse oft standardisiert und gut dokumentiert sind, können Sie geforderte Anforderungen einfacher erfüllen.

Die Nachteile? Sie müssen eine Transformation immer sorgfältig planen, damit diese von Ihren Mitarbeiter:innen und Teams akzeptiert und erfolgreich umgesetzt wird. Außerdem kann eine gute Automatisierungslösung je nach Bereich auch eine gewisse Investition bedeuten.

Ein HR-Tool oder ein Software-Roboter, der die IT-Administration unterstützt, ist in der Regel kostengünstiger. Komplexere Roboter, die Aufgaben in der Fertigung oder Produktion übernehmen, sind hingegen teurer. Die Investition lohnt sich jedoch. Schließlich helfen solche Lösungen, Unternehmensziele zu erreichen und Wettbewerbsvorteile aufzubauen.

Wie können Sie eine Automatisierung in der Praxis angehen?

Sie wollen die Vorteile nutzen und Prozesse oder Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren? Bevor Sie jedoch eine Transformation anstoßen, sollten Sie die Aufgaben genau unter die Lupe nehmen und erst dann mit der Umsetzung beginnen.

Tipp: Identifizieren Sie zunächst Aufgaben, die sich automatisieren lassen.

Eine Prozessautomatisierung ist nicht für jede Art von Aufgabe möglich. Ist zum Beispiel die Herangehensweise immer eine andere und ist Intuition gefragt? Das sind Aufgaben, die in die Hände von Mitarbeiter:innen gehören.

Hier sind einige Kriterien, an denen Sie erkennen, dass sich die Aufgabe für eine Automatisierung eignet:

Geeignete Aufgaben sind:

• manuell
• wiederholbar
• regelmäßig
• regelbasiert
• standardisiert
• häufig wiederkehrend

Leitfaden: In 7 Schritten zu automatisierten Prozessen.

Haben Sie sich mit den Kriterien und Voraussetzungen vertraut gemacht, können Sie mit der Umsetzung beginnen.

1. Analysieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und dokumentieren Sie die einzelnen Arbeitsschritte. Mitarbeiter:innen, die diese Aufgaben täglich durchführen, sollten dabei helfen, denn sie kennen die Aufgaben am besten und wissen, wo es Verbesserungsbedarf gibt.
2. Identifizieren Sie wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsschritte, die sich für eine Prozessautomatisierung eignen.
3. Wählen Sie eine Art der Prozessautomatisierung, die zur Aufgabe und zur Kultur des Unternehmens passt. Nach Bedarf können Sie auch mehrere Arten miteinander kombinieren. In der Fertigungshalle eignet sich etwa die industrielle Automatisierung, während in der Finanzbuchhaltung und HR eine BPA oder RPA infrage kommt. Im Lager und im E-Commerce eignet sich ein guter Mix.
4. Legen Sie eine Strategie zur Umsetzung fest und ein Team, das diese Innovation vorantreibt und sich Expertenwissen aneignet.
5. Testen Sie die Automatisierungslösung, bevor Sie diese aufs gesamte Unternehmen ausrollen.
6. Denken Sie bei der Implementierung nicht nur an die Kompatibilität mit anderen Systemen, sondern auch an Schulungen und Weiterbildungen der Angestellten. Diese sollten noch vor der Einführung stattfinden.
7. Überwachen Sie den Betrieb und stellen Sie sicher, dass alles innerhalb geplanter Parameter funktioniert. Sie können den Automatisierungsgrad auch stetig weiter erhöhen.

Prozessautomatisierung: 4 Beispiele aus dem Unternehmensalltag.

Die Automatisierung von Prozessen bietet viele Möglichkeiten. Jedes Unternehmen kann dabei auf IT-Tools und -Lösungen setzen, die den eigenen Anforderungen entsprechen. Lassen Sie uns daher anhand einiger Beispiele betrachten, wie Unternehmen Prozesse und Geschäftsprozesse tatsächlich automatisieren können.

Beispiel 1 – Automatisierung von Geschäftsprozessen im Vertrieb.

Eine ERP-Software kann im Vertrieb helfen, Dubletten schnell ausfindig zu machen, Kundendaten und Adressen zu managen oder E-Mails direkt an Kunden zu verschicken. Einige Anwendungen erlauben auch die automatische Erstellung von Vertriebsbelegen. Die Daten über Verkäufe, Provisionen usw. kommen auch der HR zugute.

Für Teams aus dem Vertrieb bedeutet die Automatisierung von Geschäftsprozessen, dass viel manuelle Arbeit entfällt. Die Mitarbeiter:innen müssen zum Beispiel nicht nach doppelt angelegten Datensätzen suchen und zahlreiche Daten abgleichen, sondern können sich sinnvolleren Arbeiten widmen. So können sie die Gespräche mit den Kunden vorbereiten und mehr Zeit in die Kundenakquise investieren. Sie können auch weitere Tools anbinden und Anwendungen verknüpfen, die etwa die Daten automatisch an eine HR-Software weiterleiten und die Abrechnung vereinfachen.

Beispiel 2 – Automatisierung von Roboterprozessen in der Kundenbetreuung.

RPA kann zu einer effizienteren Kommunikation im Kundenservice führen. In einem Call Center kann ein Software-Roboter beispielsweise die Nummer des Kunden erkennen und darauf reagieren. Zum Beispiel indem er die Kundendaten öffnet, den Mitarbeiter:innen sämtliche historischen Kontakte aufzeigt und ggf. Vorschläge unterbreitet. Er kann aber auch selbstständig Datenänderungen in allen Einträgen und Plattformen vornehmen. Die Prozesse laufen im Hintergrund ab, ohne dass Mitarbeiter:innen eingreifen müssen.

Ein weiteres Beispiel ist ein Chatbot mit integrierter KI. Dieser kann Standardfragen rund um die Uhr beantworten, sodass Kunden nicht mehr auf Servicezeiten achten müssen. Gleichzeitig entlastet der Bot das Serviceteam, da weniger Anfragen eingehen.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten sind die Analyse des Kaufverhaltens, personalisierte Angebote und Kaufempfehlungen – und das ganz ohne menschliches Zutun.

Beispiel 3 – Industrielle Automatisierung in der Fertigungsbranche.

Mittlerweile sind Technologien so weit fortgeschritten, dass bei einigen Prozessen in der Wertschöpfung und Fertigung keine Mitarbeiter:innen mehr beteiligt sind. Die Aufgaben innerhalb des Workflows übernehmen Maschinen und Roboter.

So ist die Automobilindustrie die Branche, welche den höchsten Grad der Automatisierung aufweist. Aufgaben wie die Herstellung von Leuchten, Montage von Bedienelementen, Sonnenblendenhaltern, Dachgriffen und weitere Schritte laufen vollautomatisch ab. Der Vorteil? Es kommt zu weniger Fehlern und Unternehmen sparen Personalkosten ein. Die Herstellung kann zudem so gut wie ununterbrochen laufen – auch in anderen Branchen.

Beispiel 4 – Automatisierung von Geschäftsprozessen im E-Commerce.

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen im E-Commerce können Unternehmen verschiedene Aufgaben durch automatisierte Prozesse erledigen lassen. Dazu gehört unter anderem die Möglichkeit, Lagerbestände, Tracking-Nummern oder den Bestellstatus aus verschiedenen Kanälen vollautomatisch in einem ERP-System zu synchronisieren.

Darüber hinaus können Nachbestellungen geplant, Lagerbestände verwaltet, Lagerinventuren erstellt oder verschiedene Shops angebunden werden. Damit haben auch die Mitarbeiter:innen jederzeit Echtzeitdaten, mit denen sie arbeiten können.

Prozesse automatisieren mit DiVA.

Die Automatisierung von Prozessen ist heute ein Schlüsselfaktor für den Erfolg eines Unternehmens. Für Arbeitsschritte in der Produktion ist daher die Robotik auf dem Vormarsch. Wenn es aber um die Verwaltung und die Geschäftsprozesse in den unterschiedlichsten Branchen geht, sind Softwareanwendungen gefragter denn je.

Ein ERP-System wie DiVA hilft Ihnen, Prozesse zu automatisieren und transparent abzubilden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Geschäftsprozesse im Vertrieb, im E-Commerce, im Einkauf, in der Logistik oder in der Finanzbuchhaltung automatisieren wollen. 

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